Referat af Bestyrelsesmøde (lægges på hjemmesiden) Dato: Torsdag d. 19. marts 2015 Tid: kl. 10.00 13.00 - Forretningsudvalgsmøde kl. 9.30 10.00 Sted: OBS: Bispegården, Thulebakken 1, 9000 Aalborg med efterfølgende rundvisning i Folkekirkens Hus, Gammeltorv 4, 9000 Aalborg Deltagere: Ketty Sørensen, Ernst Hørlück (suppl. for Rune Drejer), Jette Madsen, Ole Brinth, Henning Toft Bro, Bodil Abildgaard, Henriette Hoppe, Poul Skjølstrup Larsen, Birthe Christiansen, Karen Stranddorf og Winnie Sleiborg Andersen Fraværende: Michael Bundgaard, Rune Dreier Referat: Winnie S. Andersen Dagsordenspunkt Referat /Beslutning 1. Godkendelse af dagsorden Dagsorden blev godkendt med tilføjelse af to punkter (se punkt 9a): Ansøgning om Driftsbevilling 2016 Ansøgning om midler til arbejdet med fælles kontoplan + analyse af arbejdsgange i administrationen 2. Valg af referent Winnie S. Andersen 3. Velkomst Evt. meddelelser ved formanden 4. Bestyrelsens medlemmer Henvendelse fra Michael Bundgaard - se bilag 1 Formanden bragte en hilsen fra Folkekirkens Hus. De glæder sig til at Vestervig Kirkemusikskole bliver en del af huset. Repræsentant fra Musikkonservatorierne har ønsket at udtræde af bestyrelsen. Bestyrelsen tager beslutningen til efterretning og kirkemusikskolen henvender sig til konservatoriet mhp en ny repræsentant. Landsforeningens plads Der mangler fortsat en repræsentant i bestyrelsen fra Landsforeningen. Skolen må hurtigt følge op på den manglende plads. Ketty Sørensen tager det med på bestyrelsesmøde i Landsforeningen i april. 1
Bodil Abildgaard foreslår en fælles henvendelse til ministeriet ang. de manglende pladser. Skolen afventer endelig beslutning fra både konservatoriet og Landsforeningen først. 5. Orientering om kirkemusikskolens virksomhed se bilag 2 - orientering ved konst. rektor: Undervisning Ole Brinth orienterede om kirkemusikskolens virksomhed ud fra bilag 2: Der har i skoleåret 2014/2015 været en total på 139 studerende fordelt med 79 organister, 57 kirkesangere og 3 korledere. Ole Brinth orienterede om forskellige forløb. Ansøgere Optagelsesprøver Eksamen De reviderede studieplaner Skolen har modtaget i alt 58 nye ansøgninger primært på orgeluddannelsen. Tilgangen af ansøgere er rekordstor. Der er planlagt optagelsesprøvedatoer og der arbejdes med den nøjere planlægning. Der er lavet udkast til eksamensplan og der er sendt bestilling på udefrakommende censorer til Gwyn Hogdson. Skolen afventer den endelige godkendelse af 2. udgaven Ministeriet har godkendt under forudsætning af indføjelse af to bemærkninger af teknisk art. Synliggørelse / Netværk / Repræsentation / samarbejde Ole Brinth redegjorde for skolens synliggørelse, netværk, repræsentation og samarbejde på tværs, f.eks.: Inspirationsdag/rekrutteringsdag i Holstebro 24/1 Folkekirkens Ungdomskor, som Ole Brinth har en bestyrelsespost i Kirkemusikalsk Kompetencecenter, hvor Vestervig Kirkemusikskole deltager på lige fod med de to øvrige skoler Kirkemusikalsk Studiecenter, hvor skolen har en plads i bestyrelsen 2
Sangcenter THY Advisory Board for Sangens Hus, hvor skolerne er repræsenteret af Sjællands Kirkemusikskoles rektor Thy flygelselskab, som skolen er blevet medlem af FUV-Kirkemusikskole-relation, hvor der arbejdes på oprettelse af et evt. flere forum/fora for samarbejde omkring kirkemusikalske og teologiske uddannelser Skolernes samarbejde, hvor der samarbejdes om ny fælles hjemmeside, ny fælles administrationssystem, ny fælles kontoplan, fælles annoncering, fælles mål i resultataftaler, ensartethed i årsrapporter Forum musik-teologi (FMT), hvor skolen sammen med de andre to skoler og FUV har givet en underskudsgaranti for skolernes vedkommende beløbende sig til max. 5.000 kr. pr. skole Administrationen Råd og udvalg Bibliotek Administrationen er underbemandet og det betyder, at der er opgaver, der ikke nås. Samarbejdet med ADF (Folkekirkens ADministrative Fællesskab) om økonomistyring er under stadig udvikling. Ole Brinth orienterede om råd og udvalg på skolen: SU (samarbejdsudvalg)/amo (Medarbejderudvalg), som afløser samarbejdsudvalget og er nyetableret. Birgitte Søndergaard er valgt som sikkerhedsrepræsentant Lærerrådet, hvor Karen Stranddorf er valgt som formand DSR (De Studerendes Råd), Der arbejdes på at fremtidssikre biblioteks-registreringerne ved en overgang til DanBib. Skolens bibliotekar Hans Henrik Gramstrup Larsen har været på kursus i at håndtere systemet. 3
6. Budgetanalysen se bilag 3 Arbejdet i styregruppen v. formanden Henning Toft Bro er formand for styregruppen, der har været samlet én gang d. 21.8.2014 i Roskilde og afventer melding fra ministeriet om arbejdsgruppens arbejde. Arbejdet i arbejdsgruppen v. konst. rektor Ole Brinth orienterede om status på budgetanalysen ud fra bilag 3. Et notat, der giver status på de fem faser: Analysetema 1: Den historiske arv og status i dag for kirkemusikeruddannel-sen Der er udsendt en spørgeskemaundersøgelse blandt skolens tidligere og nuværende studerende. Pt tages der stilling til om svarprocenten er tilfredsstillende. Analysetema 2: En beskrivelse af kirkemusikerne i dag Der arbejdes på at få et overblik over hvilke data som FLØS (lønsystemet) kan levere. Evt. ny kravspecifikation på vej. Analysetema 3: Økonomien i kirkemusikeruddannelsen Nøgletalsdefinitionen er under udarbejdelse på baggrund af 2012-tal, og der arbejdes med beskrivelser af typiske studieforløb. Analysetema 4: Kirkemusikeruddannelsen i relation til musikeruddannelser generelt Det undersøges om taxameterstyring og sammensætning af taxametre i praksisuddannelser kan give inspiration. Deadline: afventer færdiggørelsen af tema 2 og 3 Analysetema 5: Et fremtidsscenarie for folkekirkens aktiviteter i et kirkemusikalsk perspektiv Der udarbejdes et udkast til beskrivelse med henvisning til scenarier, sociologi, struktur m.v. Der udarbejdes ligeledes en kort præsentation til styregruppen. 4
7. Ledelsessituationen, herunder opslag af rektorstillingen - orientering ved formanden Henning Toft Bro har talt med i Kirkeministeriet, der anbefaler at skolen arbejder på stillingsopslag til ny rektor. Arbejdsgrupperne indsender deres bidrag til stillingsopslag til administrationen, som sammenskriver og rundsender til bestyrelsen. Vi afventer budgetanalysen forventer den ligger klar med udgangen af april, hvorefter den skal forelægges styregruppen, der skal videresende til ministeriet. Efter denne proces vil rektorstillingen kunne blive opslået. Bodil Abildgaard beder bestyrelsen overveje, hvordan og om bestyrelse og skole kan forholde sig til, at skolen ligger i udkantsdanmark, og om bestyrelsen kan inddrage ministeriet i overvejelser af denne art. Karen Stranddorf, lærerrepræsentant, gør opmærksom på at alle incl. ministeriet må have fokus på den frustration, det skaber blandt skolens ansatte, at skolen mangler en fastansat rektor. Ketty Sørensen er blevet kontaktet af Thisted Kommunes borgmester, som har været kontaktet af politikere fra Christiansborg. Der er udtrykt bekymring for skolens fremtid. Ole Brinth har talt med ministeriet, som er glade for samarbejdet med skolerne og for samarbejdet mellem skolerne. Der foreligger ikke nogen udmeldinger fra ministeriet, der tyder på intentioner i retning af ændringer i den kendte struktur med tre kirkemusikskoler, tre rektorer og tre bestyrelser. Mulige ændringsforslag for den fremadrettede virksomhed kan muligvis omfatte en anden filialstruktur på de enkelte skoler. 5
Flere i bestyrelsen herunder formanden - giver udtryk for, at det er af vigtighed, at alle på skolen i den nuværende udfordrende, løbende proces forholder sig til det, der vides. Henning Toft Bro kontakter Kirkeministeriet ang. forlængelse af konst. rektorstilling fra 1/6 2015 og frem. 8. Årsrapport 2014 Fremlægges til godkendelse - se bilag 4A for årsopgørelse - se bilag 4B for udkast til årsrapport 9. Skolens økonomi 2015 - orientering ved konst. rektor: Ramme Forventninger Filmprisen Gabriel se bilag 5 Ole Brinth gennemgik redegørelserne for målopfyldelse i Årsrapport 2014 og redegørelserne for årets økonomiske resultat. Nettoresultatet giver et overskud på 211.000 kr. Ledelsen vurderer at såvel målopfyldelse som det økonomiske resultat, herunder udnyttelsen af den bevilgede ramme, er fuldt tilfredsstillende. Bestyrelsen godkendte årsrapporten. Rektorerne har aftalt indbyrdes, at opgørelse til årsrapporten af antallet af studerende udregnes som et vægtet gennemsnit ud fra 3 forskellige tidspunkter på skoleåret (1. august, 1. januar og 1. juni). Ole Brinth orienterede om den udmeldte økonomiske ramme for 2015. Rammen er ensdannet med rammen for 2014 fradraget de 2%, der henlægges til omprioriteringspuljen. Den givne økonomiske ramme giver mulighed for opretholdt drift i 2015. Bestyrelsen ønsker ikke at støtte Filmprisen Gabriel økonomisk 9a Ansøgning om Driftsbevilling 2016 Ole Brinth redegjorde for, at bevillingsrammen for 2014 og 2015 rummer et aftalt bevillingsløft. Med bevillingsramme for 2016 gælder, at det må forventes, at den - pga. bortfald af aftalt bevillingsløft - vil udvise et markant lavere niveau. Bestyrelsen gav Ole Brinth mandat til at søge om løft af driftsbevilling for 2016 i lighed med det bevilgede bevillingsløft for 2014 og 2015, så der kan sikres et 6
Ansøgning om midler til arbejdet med fælles kontoplan + analyse af arbejdsgange i administrationen opretholdt aktivitetsniveau i 2016. Ole Brinth sender anmodning til ministeriet. Det er i skolernes interesse, at der i forbindelse med årsrapport, budgetopfølgning m.m. forelægges ministeriet sammenlignelige tal fra kirkemusikskolerne. Derfor har der i gennem de senere år været arbejdet med ny fælles kontoplan og fælles/bedre arbejdsgange i administrationen. Ole Brinth orienterede om, at Steen Halk Petersen, konsulent for FUV (Folkekirkens Uddannelses- og Videnscenter) gerne vil hjælpe de tre kirkemusikskoler med at lave en fælles kontoplan. Bestyrelsen vedtog, at der skal arbejdes videre med fælles kontoplan og analyse af arbejdsgange i administrationen og gav Ole Brinth mandat til, sammen med de andre to skoler, at søge midler til denne proces. 10. Skolens lokaler Ole Brinth orienterede om lokalesituationen på skolen: Aalborg Århus Vestervig Alt godt i Aalborg. Glæder sig til at få fast bolig i Folkekirkens Hus. Domsognet i Århus har givet afslag om leje af lokaler. Ole Brinth vil vedligeholde kontakten, under indtryk af den meget belastende lokalesituation i Århus. Restaurering på bygningerne i Vestervig fortsætter i 2016 og 2017. Bestyrelsen bakker fortsat op om denne proces, til hvilken der søges midler i anlægsfonden. 11. Nyt administrationssystem og ny hjemmeside - orientering ved konst.rektor Seneste møde (11.3.2015) 12 Efteruddannelse - orientering ved konst. rektor: Afslutning af rapport Ole Brinth orienterede om, at der for tiden pågår et intenst arbejde mellem de tre kirkemusikskoler og IT-kontoret med at færdigudvikle et nyt fælles administrationssystem. Herudover arbejdes der med en ny hjemmeside. Vi kobles på www.folkekirken.dk et godt og billigt system. Ole Brinth eftersender rapporten. 7
Rapport foreligger fremlægges på mødet 13. Efteruddannelse / videreuddannelse - se bilag 6 - orientering ved konst. rektor: Nyt projekt Der er modtaget 635.000 til et to-årigt projekt med videre arbejde med efteruddannelse / videreuddannelse 14. Kurser 2015 - orientering ved konst. rektor: - se bilag 7A (Vestervigs kurser) - se bilag 7B (Fællesannonce om kurser) 15. Samarbejdsprojekt: Børn- Unge- Orgel - se bilag 8 Der er modtaget 600.000,- til et treårigt projekt 16. Evt. herunder næste møde(r) 22. juni 2015 i Vestervig Punktet udspringer af punkt 12. Det nye projekt åbner mulighed for videreuddannelse ud fra KVU-niveau, som skolens kandidater opnår. (KVU: Kortere Videregående Uddannelse Der er enighed om, at det er et vigtigt indsatsområde med efteruddannelse. Bestyrelsen udtrykker glæde over, at kirkemusikskolerne tilgodeses af Kompetencesekretariatet / ministeriet ift projektmidler til udvikling. Ole Brinth orienterede om kursusudbud i efteråret 2015 samt om fællesannoncen over kurser over hele landet, udbudt af kirkemusikskolerne. De tre kirkemusikskoler har i fællesskab søgt om midler til projekt Børn-Unge-Orgel et rekrutterings- og udviklingsprojekt. Kirkeministeriet har givet 600.000 kr. over tre år til projektet. Sjællands Kirkemusikskole er projektansvarlig. Katrine Immerkjær Kristiansen er ansat som landsdækkende koordinator. Der arbejdes på en international inspirationsdag i København i august. Karen Stranddorf efterlyser en konkret behovsoversigt over, hvor mange og hvilke lokaler skolen har behov for i Århus. Bestyrelsen roste konst. rektor Ole Brinth for hans arbejde. Bestyrelsen finder at man er godt opdateret ift hverdagen på skolen og arbejdet med budgetanalyse m.m. 8
9