Referat Deltagere: Jens Andersen (formand) (Afbud), Marianne Evers, Kim Leck Fischer, Jenny Heinrichs, Margit Siig Mortensen, Jes Hansen, Gunhild Krogager Carlsson, Richard Faarup, Dorethe Bay Christiansen Sekretariat: Karin Winther Side 1 af 17
Indholdsfortegnelse 1. Godkendelse af dagsorden...3 2. Godkendelse af referat... 4 3. Implementering af ny MED-aftale... 5 4. Retningslinje for valg til arbejdsmiljøgrupper og MED-udvalg... 9 5. Arbejdsmiljøpuljen - omdisponering fra restpuljen til Mening og Sundhed... 11 6. Projekt Tillid og Samarbejdes tillidsunderstøttende initiativer 2014-2015... 13 7. Gensidig orientering... 15 8. Eventuelt... 17 Side 2 af 17
Sag nr.: 1 Journalnummer: 12-002880 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. Side 3 af 17
Sag nr.: 2 Journalnummer: 12-002880 2. Godkendelse af referat Godkendelse af referat fra møde i Personalepolitisk underudvalg den 11. marts 2014. Personalepolitisk underudvalgs behandling Referatet blev godkendt. Side 4 af 17
Sag nr.: 3 Journalnummer: 12-002880 3. Implementering af ny MED-aftale Resumé Region Sjælland har indgået ny MED-aftale, der skal implementeres med virkning fra 1. januar 2015. Der skal gennemføres en række aktiviteter. Dialogproces i forbindelse med implementering af ny MED-aftale, der blev vedtaget på møde i MED-Hovedudvalget den 17. december 2012, indgår i denne sagsfremstilling Sagsfremstilling/bilag På møde i MED-Hovedudvalget den 17. december 2012 blev det besluttet at afsætte OK11 midler til formidling af ny MED-aftale, herunder en dialogproces i MED-systemet. I dette projekt indgik også formidling af kendskabet til Region Sjællands personalepolitiske ramme. MED-Hovedudvalget godkendte business case for projektet med den bemærkning, at der skulle være opmærksomhed på, at alle medarbejdere skal have kendskabet til politikkerne - ikke kun MED-organisationen. Den godkendte business-case fremgår af bilag 1. Succeskriterierne for projektet er, jf. business casen: MED-aftale At kommunikere MED-aftalen til alle Område-MED Samarbejdsform At synliggøre formålet med samarbejdet i Region Sjælland Personalepolitisk grundlag At præsentere personalepolitikkerne således at politikkerne er nemme at finde og kan anvendes ved behov Fremadrettet At Område-MED kan fortsætte dialogprocessen i de underliggende niveauer At udarbejde materialer, der kan anvendes i forbindelse med den fremadrettede præsentation af MED-aftalen og MED-systemet, eksempelvis ved introduktion af nyansatte Side 5 af 17
Forudsætningen for at kunne igangsætte projektet var, at der skulle være indgået en ny MED-aftale. I forhold til vedlagte business case er ambitionsniveauet for kommunikation af MED-aftale udvidet i denne sagsfremstilling, idet der lægges op til kommunikation af MED-aftalen til alle ansatte og ikke kun til Område-MED. MED-Hovedududvalget vil på mødet i oktober få fremlagt forslag til plan for modernisering af personalepolitikkerne, hvor blandt andet tillid skal indarbejdes. Forslag til konkret indhold i dialogproces om MED-aftale Der foreslås en dialogproces, der er delt i to, og gennemføres før henholdsvis efter 1. januar 2015: 1. Dialog/kommunikation om det konkrete indhold i den nye MED-aftale (Gennemføres før 1. januar 2015). 2. Dialog/forankring af MED-aftalen i de nye Område-MED (Gennemføres efter 1. januar 2015). Dertil kommer generel kommunikation i øvrigt om Region Sjællands MEDaftale. - Ad 1) Dialog/Kommunikation om det konkrete indhold i den nye MED-aftale I andet halvår 2014 foreslås det, at der sker kommunikation af indholdet i Region Sjællands nye MED-aftale på dialogmøder for alle ansatte på geografierne Holbæk, Roskilde, Køge, Næstved, Ringsted, Slagelse og Nykøbing F. Formålet er: At MED-aftalen implementeres i Region Sjællands virksomhedsområder og tværgående centre og medvirke til, at alle arbejder aktivt med de værdier, holdninger og intentioner, der er beskrevet i MED-aftalen At ansatte har kendskabet til, at der findes en MED-aftale og ved, hvad MED er At ansatte ved, hvilket MED-udvalg, de kan få medindflydelse igennem At skabe kendskab til MED-strukturen, herunder MED- Hovedudvalgets rolle At skabe kendskab til hvor man kan få information om MEDsamarbejdet / dagsordener og referater fra møder i MEDorganisationen At skabe kendskab til det personalepolitiske grundlag, der er vedtaget i MED-Hovedudvalget. At kommunikere der kan opnås yderligere information og sparring i Koncern HR. Målgruppen er: Alle ansatte i Region Sjælland Side 6 af 17
Aktører i dialogen: F.eks. Administrerende direktør/formand for MED-Hovedudvalget eller HR-direktøren F.eks. Næstformand for nuværende MED-Hovedudvalg Sekretariatet for MED-Hovedudvalget / Koncern HR. Dialogmøderne afholdes i perioden september - december 2014. - Ad 2) Dialog/forankring af MED-aftalen i de nye Område- MED Sideløbende med ovennævnte dialog om indholdet i ny MED-aftale gennemføres der valg til arbejdsmiljøgrupper og MED-udvalg i efteråret 2014, således at arbejdsmiljøgrupper og MED-udvalg kan påbegynde deres arbejde i den nye MED-struktur fra 1. januar 2015. Det forventes at MED-udvalgenes 1. halvår er dedikeret til forankring af MEDudvalgene i enhederne. Koncern HR vil udarbejde et konkret tilbud til støtte til Område-MED i denne proces. Eksempler på indhold: MED-aftalens ramme MED-aftalens værdier, holdninger og intentioner Område-MEDs opgaver Information og drøftelse i MED Forretningsordenens indhold Indhold i årshjul. Det er tanken, at Område-MED frit kan plukke i indholdet, så støtte skræddersys til Område-MEDs ønsker og behov. - Ad generel kommunikation i øvrigt om Region Sjællands MED-aftale Der udarbejdes en MED-aftale - kort fortalt eller tilsvarende, der på en kort og lettilgængelig måde kommunikerer hovedbudskaberne i MED-aftalen og informerer generelt om samarbejdet i MED-organisationen. Der pågår overvejelser om at gennemføre andre kampagneelementer, der kan synliggør MED. Bilag 1: Business case for dialogproces om MED-aftalen. Indstilling At Personalepolitisk underudvalg drøfter forslag til dialogproces og implementering af ny MED-aftale i Region Sjælland. Side 7 af 17
Personalepolitisk underudvalgs behandling Ledelsen indledte drøftelsen med at anføre, at medarbejdersidens bemærkninger til sagsfremstillingen er vigtige for den forestående opgave med at implementere MED-aftalen, herunder at få skabt opmærksomhed om MED i organisationen. Der var enighed om, at formidlingen af den nye MED-aftale er en opgave som ledelse og medarbejderrepræsentanter/tillidsvalgte er fælles om at løfte. Medarbejderne havde følgende bemærkninger til sagsfremstillingen: Information om MED/indholdet i MED-aftalen bør også tænkes ind i de introduktionsprogrammer for nye medarbejdere, der gennemføres i enhederne. I forhold til moderniseringen af personalepolitikkerne bør Personalepolitisk underudvalg drøfte forslag til plan for moderniseringen forud for behandlingen i MED-Hovedudvalget i oktober måned, herunder også processen for, hvorledes MED- Hovedudvalget får præciseret de elementer vedr. tillid, der overordnet kan indarbejdes i politikkerne. Business-case for dialogprocessen bør forud for behandlingen i MED- Hovedudvalget den 18. august 2014 opdateres i forhold til rammen for projektet i dag. MED-Hovedudvalget bør godkende det konkrete materiale, der skal støtte Område-MED i forankringen af MED-samarbejdet. Der var en drøftelse af, hvorvidt 7 møder på 7 geografier var tilstrækkelig til at sikre information til alle medarbejdere om Region Sjællands nye MED-aftale. Da det ikke er muligt at nå ud på alle arbejdspladser i regionen, er det vigtigt at præcisere i invitationen til informationsmøderne, at et møde ikke kun er for de ansatte, der arbejder på den geografi, hvor informationsmødet bliver afholdt. Det blev aftalt, at der i materialet til MED-Hovedudvalget den 18. august skal tilføjes yderligere et par dialogmøder (Sorø og Vordingborg). Såfremt der viser sig stort fremmøde til dialogmøderne, er ledelsen desuden åbne for, at der kan arrangeres yderligere dialogmøder ind i 2015. Det blev drøftet, at der i tilrettelæggelsen af informationsmøderne skal fokus på, hvordan MED får opmærksomhed hos den enkelte medarbejder. Informationen skal være vedkommende for den enkelte, og MEDs betydning i forhold til arbejdspladsens arbejdsmiljø skal sikres plads på informationsmøderne. MED kort fortalt får en central rolle både i forbindelse med informationsmøder og løbende i forhold til nyansatte medarbejdere. Side 8 af 17
Sag nr.: 4 Journalnummer: 12-002880 4. Retningslinje for valg til arbejdsmiljøgrupper og MED-udvalg Resumé Retningslinje for valg til arbejdsmiljøgrupper og MED-udvalg drøftes på dagens møde med henblik, at MED-Hovedudvalget kan godkende retningslinjen på mødet den 18. august 2014. Sagsfremstilling/bilag Med Region Sjællands nye MED-aftale er det nødvendigt at ændre Retningslinje for valg af arbejdsmiljørepræsentanter og arbejdsmiljøledere : Der er aftalt ny MED-struktur, der bør afspejles i retningslinjen for valg Nye regler i arbejdsmiljøloven om organisering af arbejdsmiljøgrupper, der nu også fremgår af Region Sjællands nye MED-aftale, bør desuden fremgå af retningslinjen. Den nuværende retningslinje samt udkast til ny retningslinje fremgår af bilag 2 og 3. Bilag 2: Bilag 3: Nuværende retningslinje for valg af arbejdsmiljørepræsentanter og arbejdsmiljøledere Udkast til ny retningslinje for valg til arbejdsmiljøgrupper og MED-udvalg Indstilling at Personalepolitisk underudvalg drøfter udkast til ny retningslinje for valg til arbejdsmiljøgrupper og MED-udvalg Personalepolitisk underudvalgs behandling Indledningsvis orienterede ledelsen om, at udkast til ny retningslinje for valg til arbejdsmiljøgrupper og MED-udvalg er udarbejdet med udgangspunkt i nuværende retningslinje, men med øje for de spørgsmål og forslag til ændringer, der løbende har været nævnt for Koncern HR. Side 9 af 17
Retningslinjen blev gennemgået side for side. Der var en række forslag til tekstjusteringer, som efterfølgende bliver indarbejdet i den version af retningslinjen, der fremlægges for MED-Hovedudvalget den 18. august 2014. Her forventes retningslinjen vedtaget uden større bemærkninger. Af hensyn til de forestående valg skal retningslinjen udsendes til enhederne hurtigst muligt efter vedtagelsen i MED-Hovedudvalget. Side 10 af 17
Sag nr.: 5 Journalnummer: 12-002880 5. Arbejdsmiljøpuljen - omdisponering fra restpuljen til Mening og Sundhed Resumé I sagsfremstillingen foreslås, at 1 mio. kr. fra arbejdsmiljøpuljens restpulje omdisponeres til projekt Mening og Sundhed, så projektet kan imødekomme en øget efterspørgsel på deres aktivitetstilbud. Sagsfremstilling På møde i MED-Hovedudvalget den 25. november 2013 blev det besluttet at reservere 2 mio. kr. i en restpulje, som enhederne kan ansøge i forbindelse med omstillingsprojekter/forandringsprocesser. På nuværende tidspunkt er der - til trods for at puljen er annonceret på intranettet 2 gange - alene indkommet 5 ansøgninger til restpuljen. Der er udmøntet kr. 275.000 fordelt på 3 ansøgere. De 2 afviste ansøgere har fået afslag med den begrundelse, at der ikke var tale om omstillingsprojekter/ forandringsprocesser. Det er således ikke realistisk at få restpuljen udmøntet i 2014, selv om Koncern HR har kendskab til et par enheder, der forventer at sende ansøgning til puljen i nærmeste fremtid. Forslag til omdisponering af 1 mio. kr. fra restpuljen til projekt Mening og Sundhed : Mening og Sundhed har oplevet en overvældende stor interesse for projektets tilbud i det sidste halve år. Det har betydet mange henvendelser om lokale arrangementer, således at der på nuværende tidspunkt er planlagt afholdelse af lokale arrangementer langt ind i det næste projektår. Den overvældende interesse betyder også, at flere kurser er blevet fyldt op kort tid efter lancering, således at projektet nu opererer med ventelister. Koncern HR vurderer at det ikke vil være muligt at imødekomme efterspørgslen efter Mening og Sundheds tilbud medmindre at der tilføres yderligere økonomiske ressourcer til projektet i 2014, og det foreslås derfor at der omdisponeres 1 mio. kr. af de afsatte midler i restpuljen til aktiviteter i projekt Mening og Sundhed. Med denne omdisponering vil der fortsat være kr. 625.000 tilbage i restpuljen. Side 11 af 17
Samlet overblik over økonomien i arbejdsmiljøpuljen 2014 med de forslag, der er til disponering: Aktivitet Reserveret beløb i arbejdsmiljøpuljen November 2013 Reserveret beløb i arbejdsmiljøpuljen efter omdisponering juni 2014 Ansøgninger til arbejdsmiljøpuljen, 2,5 mio. kr. 2,5 mio. kr. jf. arbejdsgruppens prioritering Videreførelse af projekt Mening og 2,0 mio. kr. 3,0 mio. kr Sundhed 3 problemstillinger, som kræver særlig indsats: 1,0 mio. kr. 1,0 mio. kr TTA - tilbage til arbejdet Intelligent træning Reduktion af fravær i forbindelse med graviditet. Reserveret til omstillingsprojekter 2,0 mio. kr. 1,0 mio. kr. Diverse arbejdsmiljø i øvrigt (systemunderstøttelse, arbejdsmiljøuddannelse/- konference og øvrige lovpligtige indsatser) 1,6 mio.kr. 1,6 mio.kr. Kurser i vold- og konflikthåndtering 1,3 mio. kr. 1,3 mio. kr. samt aftale om krisehjælp I alt 10,4 mio. kr. 10,4 mio. kr. I 2014 udgør arbejdsmiljøpuljen i alt 10,8 mio. kr. Indstilling At Personalepolitisk underudvalg drøfter omdisponering i arbejdsmiljøpuljen med 1 mio. kr. til projekt Mening og Sundhed, så projektet kan imødekomme en øget efterspørgsel på projektets aktivitetstilbud. Personalepolitisk underudvalgs behandling Personalepolitisk underudvalg tilsluttede sig indstillingen, og anbefaler MED- Hovedudvalget endeligt at godkende omdisponeringen på mødet den 18. august 2014. Der blev udvekslet synspunkter om behovet for og indholdet i evalueringerne af arbejdsmiljøprojekter. Side 12 af 17
Sag nr.: 6 Journalnummer: 12-002880 6. Projekt Tillid og Samarbejdes tillidsunderstøttende initiativer 2014-2015 Resumé Projekt Tillid og Samarbejde drøftes med henblik på, at personalepolitisk underudvalg kan bidrage med synspunkter, holdninger og ideer til projektet. Sagsfremstilling Under overskriften Tillid konkretiserer den politiske vision og handleplan 2014-2017, hvilke indsatser, der skal realiseres. Det betyder, at: tillid indarbejdes i regionens personalepolitikker, referenceramme for ledelse og ledelsesgrundlag. der iværksættes et projekt med særligt fokus på konkrete og tillidsunderstøttende initiativer, med overskriften»tillid og samarbejde«. MED-Hovedudvalget blev på sit møde den 23. juni 2014 orienteret om Koncern HR s forslag til realisering af den politiske målsætning. Initiativerne vil i 2014-2015 bestå af seminarforløb for ledere i»tillidsskabende ledelse«og udvikling af tillidsfremmende kursus-, proces- og temaforløb. De forskellige tilbud vil tilbydes i form af såkaldte pakkeløsninger i 3 størrelser. Pakkerne designes som forskellige former for lokal processtøtte (f.eks. seminarer, konferencer, oplæg, dialoger, procesbistand, kurser eller lignende). Alle tilbud realiseres tæt på praksis med respekt for de konkrete forhold i de enkelte afdelinger, enheder og afsnit i regionen. De tillidsfremmede initiativer i pakkeform tager afsæt i 3 afprøvede og kendte metoder: social kapital, relationel koordinering og selvledelse. Projektet finansieres i 2014/15 af de 3 millioner, der er afsat til tillidsunderstøttende initiativer i budgetaftalen 2014. De forskellige initiativer tilrettelægges som et samlet projekt under overskriften Tillid og Samarbejde. Det gennemføres i 2014-2015. Projektets forskellige elementer skal udvikles i samarbejde med interne og eksterne konsulenter. Undervejs i processen inddrages målgrupperne for at kvalitetssikre de forskellige tiltag. MED-hovedudvalget orienteres løbende og får mulighed for at levere input i projektets levetid. Side 13 af 17
Indstilling At Personalepolitisk underudvalg drøfter forslaget Tillid og Samarbejde med henblik på at bidrage med synspunkter, holdninger og ideer Personalepolitisk underudvalgs behandling Ledelsen orienterede indledningsvis om, at status for projektet er, at der i øjeblikket udvikles pakkeløsninger til enhederne. Samtidig afsøges konsulenter, der kan bistå den mere konkrete udvikling og udmøntningen i enhederne. Alle pakker skal realiseres tæt på praksis med deltagelse af alle enhedens medarbejdere og med øje for enhedernes udfordringer. Derfor vil der også være mulighed for tilpasning af pakkerne indenfor rammen. Tilpasning sker i dialog mellem enheder og konsulenter. Pakkerne udmøntes efter først-til-mølle-princippet. Det er forventningen, at efterspørgslen efter pakker vil overstige det tildelte budget. I forhold til ledelsesudvikling udbyder Koncern HR allerede kurset tillidsskabende ledelse med pt. 700 tilmeldte ledere fra regionen. Det blev drøftet, at et pakkeforløb over nogle dage ikke isoleret set kan forventes at skabe større resultater i forhold til eksempelvis den sociale kapital, der kræver vedholdende indsats over en længere periode. Derfor er det nødvendigt med forventningsafstemning, herunder præcisering af, at der skal arbejdes videre med indsatsen i enheden efter gennemførelse af pakkeforløbet. Side 14 af 17
Sag nr.: 7 Journalnummer: 12-002880 7. Gensidig orientering Fælles vejledning om inddragelse af arbejdsmiljø i byggeprojekter. Som en del af indsatsområdet Planlægning af nye arbejdspladser i bygge-processer og ved indretning er en nedsat arbejdsgruppe i samarbejde med KU-byg, som bekendt er i gang med at udarbejde en fælles vejledning om inddragelse af arbejdsmiljø i byggeprojekter. Vejledningen bliver målrettet alle i byggeriet - lige fra rådgivere, arkitekter, projektgrupper, brugergrupper etc. (og ikke kun arbejdsmiljøgrupper). Med vejledningen får Region Sjælland et produkt, som ingen anden region har; nemlig en fælles vejledning til alle i hele byggeriet. I og med at vejledningen nu ikke kun har arbejdsmiljøgruppen som målgruppe - men alle interessenter i byggeriet, skal flere involveres i processen med udarbejdelse. Derfor forventes vejledningen først færdig i starten af 2015. Foreløbige overvejelser om modernisering af Region Sjællands personalepolitikker Personalepolitisk underudvalgs gensidige orientering Uddybende vedrørende Fælles vejledning om inddragelse af arbejdsmiljø i byggeprojekter. Der blev spurgt til, hvem der deltager i den arbejdsgruppe, der arbejder med udarbejdelse af den fælles vejledning. Det var ikke muligt for ledelsen at svare på spørgsmålet. Det blev aftalt, at der vil blive givet en status på det kommende møde i MED-Hovedudvalget den 18. august 2014. Side 15 af 17
Vedrørende foreløbige overvejelser om modernisering af Region Sjællands personalepolitikker MED-Hovedudvalget vil på mødet i oktober få fremlagt forslag til plan for modernisering af personalepolitikkerne, hvor blandt andet tillid skal arbejdes. Forud for dette møde, drøftes forventningerne til arbejdet i Personalepolitiske underudvalg. Side 16 af 17
Sag nr.: 8 Journalnummer: 12-002880 8. Eventuelt Til kommende møde MED-Hovedudvalget, blev der aftalt drøftelse af følgende punkter: Omfanget af gennemførte tjenestelige samtaler i dag - set i forhold til tidligere. Kan det opgøres? Omfanget af afskedigelser på baggrund af sygefravær i dag - set i forhold til tidligere. Kan det opgøres? Konsekvensen af FOA sag om omplacering, herunder spørgsmålet om afledte ændringer i praksis for personaleprocesser i fremtiden. Der blev peget på, at indhold og omfang af punkter under Gensidig orientering i MED-Hovedudvalgets dagsordener bør være et opmærksomhedspunkt ved udarbejdelsen af de fremtidige dagsordener. Side 17 af 17