Dokumentejer: Ole Steensberg Øgelund Side 1 af 8
Indholdsfortegnelse Forord... 3 Systemstruktur... 4 Overordnet vision, målsætninger og politik for Vand og Affald... 5 Organisationsplan... 6 Ansvar og beføjelser... 6 Instruktioner, vejledninger / hjælpeværktøjer... 7 Virksomhedsmodel... 7 Begrundelse for udeladelser i forhold til standarder... 8 Dokumentejer: Ole Steensberg Øgelund Side 2 af 8
Forord Vand og Affald er ansvarlig for forsyning af drikkevand, håndtering af regn og spildevand og vidtgående spildevandsrensning samt sortering og håndtering af affald. Ledelseshåndbogen omfatter alle aktiviteter i forbindelse med forsyning og servicering af forbrugerne inden for vores forsynings og forretningsområde. Placeringen af vore anlæg fremgår af den indledende kortlægning under punktet oversigtsbillede over virksomheden. Ledelseshåndbogen skal bruges til at dokumentere hvordan vi: Igennem vores virke styrer nogle af samfundets vigtigste miljøopgaver. Styrer kvaliteten af vores ydelser. Herunder drikkevands og spildevandssikkerheden. Forebygger risici. Styrer arbejdsmiljøet til en sikker og sund arbejdsplads. Forebygger og retter fejl. Måler vores indsats. Skaber forandringer og forbedringer. Ledelseshåndbogen indledes med vores vision og en beskrivelse af vores overordnede politikker. Herefter beskriver vi de forretningsprocesser, som samlet udgør de få, men nødvendige regler der sikre at vi i Vand og Affald lever op til vores interne visioner, målsætninger, politikker, gældende lovgivning og myndighedskrav samt ISO standarderne for ledelsessystemer til styring af: Miljø ISO 14001, Arbejdsmiljø OHSAS 18001, Kvalitet ISO 9001, Drikkevandssikkerhed ISO22000 (Haccp) samt energiledelse ISO 50001. Vi fastlægger vores indsatser igennem en årlig evaluering og strategilægning med efterfølgende handlingsplaner. Vi vurderer vores præstationer i forhold til Vand og Affalds indledende kortlægning. Der gennemføres herudover jævnligt intern og ekstern audit af virksomheden som også omfatter en gennemgang af om vores indsats er effektiv i forhold til at reducere og eliminere de væsentlige risici. Ledelseshåndbogen er vores interne værktøj Dokumentejer: Ole Steensberg Øgelund Side 3 af 8
Systemstruktur Håndbogen opererer med to niveauer: Niveau 1 beskriver vores: Overordnede målsætninger og politikker for vand og affald Organisationens struktur Fordeling af ansvar og beføjelser Virksomhedsmodel med valg af 6 forretningsprocesser og dokumenthåndtering Niveau 2 1. Proces Ledelse, styring og personale 2. Proces Kommunikation, kunder og aftaleindgåelse 3. Proces Drift og overvågning 4. Proces Vedligehold og service 5. Proces Indkøb og lager 6. Proces Projekt og nyanlæg 7. Dokumenthåndtering Systemet er dokumenteret på TeamShare og på intranettet, hvor disse planlægningsværktøjer er tilgængelige. Alle ledende medarbejder har elektronisk adgang til værktøjerne. Niveau 1 udleveres på opfordring til vore samarbejdspartnere og interessenter. Niveau 2 er kun til internt brug. Dokumentejer: Ole Steensberg Øgelund Side 4 af 8
Overordnede målsætninger og politik for Vand og Affald Vand og Affald ønsker at have kvalitet, miljø, arbejdsmiljø, energi og drikkevandssikkerhed som én samlet og integreret del af vores ledelsessystem. Vand og Affalds produkt består primært af rent vand, forsvarlig afledning og rensning af spildevand samt sikker sortering og genanvendelse af affald. Vand og Affalds værdigrundlag afspejler sig gennem en overordnet ejer strategi, og de overordnede værdier er: Helhed i opgaveløsning, Kunden i centrum, Læring og udvikling samt Trivsel. I strategiplanen 2012 2016 er vores strategiske nøgleord styrkelse af processer, samarbejder, kompetencer og synlighed. Vores mission er at øge nytten via en gennemgribende bæredygtig tilgang. Med bæredygtighed mener vi; Forretning: Vi udvikler og driver en god og sund forretning, der sikrer de bedste processeer, services og den nyeste viden til vores kunder. Miljø: Vi arbejder på at skabe de bedste og miljømæssig mest forsvarlige løsninger i vores produktion og service, ligesom vi formidler den gode praksis. Socialt: Vi giver vores medarbejdere de bedste muligheder for trivsel og udvikling, ligesom vi arbejder på at skabe bedre forudsætninger for andre, både lokalt og internationalt. Når Vand og Affald taler om kvalitet, miljø og energi tænker vi også samfundsansvar. Derfor har Vand og affald forpligtet sig til løbende, at fortage forbedringer i forhold til kvalitets, miljø og energiforhold og ledelsessystemets effektivitet og som minimum overholde alle gældende love og krav på området. Overstående målsætning skal opnås ved: at informere nuværende og kommende kunder, naboer, kommunen samt andre myndigheder om virksomhedens kvalitets, miljø og energiforhold, økonomi og fremtidsplaner, at stille krav til vores leverandører og partnere om at være miljø og energibevidste, at optimere virksomhedens energiforbrug, at optimere virksomhedens vandforbrug og formindske virksomhedens spildevand, at øge fokus på arbejdsmiljø at alle medarbejdere er informeret og har den rette træning og uddannelse, at foretage de nødvendige foranstaltninger mht. risikobetonede aktiviteter, at opretholde produkternes høje kvalitet og at optimere virksomhedens eget affald i form af sortering således, at mest muligt kan genanvendes. De øvrige interne politikker fremgår af de enkelte procesbeskrivelser under kolonnen hensigt Dokumentejer: Ole Steensberg Øgelund Side 5 af 8
Organisationsplan Vand og Affalds organisation er vist i nedenstående diagram: Ansvar og beføjelser Alle medarbejdere har ansvar for og beføjelser til at: Følge systemet regler for eget område Identificere interne og eksterne fejl. Medvirke til stadige forbedringer af miljø, energiforbrug, arbejdsmiljø, vandkvalitet og sikkerhed Deltage i løsningen af forbedringsprojekter. DDS teamet og KMES teamet og arbejdsmiljø teamet med den ledelseskoordinatoren (Finn Kallehauge) og arbejdsmiljølederen (Jakob Juhl) har ansvar for og beføjelser til at: Vedligeholde og videreudvikle ledelsessystemet sammen med ledelsen. Iværksætte nødvendige forbedringer, såfremt kravene i ledelsessystemet ikke overholdes. Planlægge, styre og gennemføre intern systemopfølgning gennem interne audits. Registrere og rapportere resultater, samt opfølgning på forbedringer. Koordinere den samlede indsats via deltagelse i ledermøder Koordinere nødvendig træning og uddannelse af teammedlemmerne Direktøren for Vand og Affald har ansvar for og beføjelser til at: Udarbejde målsætninger, mål med tilhørende handlingsplaner og politikker for Vand og Affald. Sikre at målsætninger og politikker er kendt og forstået af alle i organisationen. Sørge for tilstrækkelige og relevante ressourcer, således at målene kan nås og politikkerne kan efterfølges. Substituere den systemansvarlige. Dokumentejer: Ole Steensberg Øgelund Side 6 af 8
Evaluere Vand og Affalds system i samarbejde med de procesansvarlige og den øvrige ledelse. Ansvar for at vi øger nytten dokumentet bliver styret korrekt efter vejledningen til vi øger nytten dokumentet. De procesansvarlige har ansvar for og beføjelser til: At sikre at procedurerne stemmer overens med de udførte aktiviteter At sikre at procedurerne med tilhørende hjælpeværktøjer er udtryk for de nødvendige regler for hensigtsmæssig adfærd. At der iværksættes opfølgende handlinger, som retter eventuelle fejl og afvigelser i forbindelse med gennemgangen af systemet. Deltagerne i ledergruppen har ansvar for og beføjelser til: At sikre at DDS teamet hele tiden er kompetent bemandet i forhold til at styre drikkevandssikkerheden Løbende sikre nødvendige ændringer, som følge af erfaringer, fejl eller forbedringer Løbende at orientere og om nødvendigt træne medarbejdere i ændringer/ tiltag i ledelsessystemet. Aktivt gennem deres ledelse at støtte og forbedre ledelsessystemet. Bidrage til løsning af forbedringsprojekter. Instruktioner, vejledninger / hjælpeværktøjer Ledelsessystemets 6 procedurer understøttes af nogle få instruktioner, skilte, vejledninger og blanketter. Disse værktøjer fremgår af henvisninger i den enkelte procedure. Til at understøtte træningen og uddannelsen af medarbejdere udarbejdes der løbende træningsmaterialer der alene dokumentstyres med dato og navn, men som ikke indgår i selve ledelsessystemet. De enkelte ledere er selv ansvarlige for dette materiale. Virksomhedsmodel Vand og Affalds virksomhedsmodel består af i alt 6 forretningsprocesser : Vores hovedforretningsprocesser er: Hovedprocesser kan beskrives som de processer, hvor en ændring vil have en direkte effekt på kunden. Ledelse /styring og personale Kommunikation og Kunder Aktiviteter der måler på og sætter mål for ledelse, kvalitet, sikkerhed, miljø, energi sundhed, planlægning, ressourcestyring, informationsspredning, medarbejderinddragelse, kundetilfredshed og forbedringer. Omfatter også de handlinger som sikrer rigtig medarbejder på rigtigt sted rigtigt informeret, med den rigtige viden, færdighed, kultur og holdning. Aktiviteten omfatter kompetenceudvikling af medarbejderen De aktiviteter som sikrer at vi og kunderne er enige om det aftalte, at vi styrer at sikkerheden er i orden, og at vi kender vores kapacitet før end vi lover noget. Processen rummer også de aktiviteter som styrer korrekt Dokumentejer: Ole Steensberg Øgelund Side 7 af 8
information til vores kunder, herunder henvendelser og spørgsmål. Drift, overvågning De aktiviteter der, planlægger alle styrende aktiviteter igennem risikovurdering og valg af styrende parametre i forhold til specifikationer, løbende følger op og korrigerer undervejs. Vedligehold og service De aktiviteter som sikrer at vores anlæg virker som det skal og at nedbrud hurtigt repareres uden risiko for kunden og for sikkerheden. Til processen hører også aktiviteter som sikrer at vores måle og sikkerhedsudstyr fungerer rigtigt. Projekter og nyanlæg Vore understøttende processer er: Indkøb, Lager De aktiviteter som omfatter ændringer og udvidelser af anlæg, maskiner, processer og måleudstyr, herunder risikovurderinger og forebyggende handlinger som følge heraf. De understøttende processer er de aktiviteter der understøtter hovedprocessen. Dækker alle aktiviteter vedrørende vores valg og vurdering af leverandører og produkter. Herunder de aktiviteter som skal sikre at leverandører som handler på Vand og Affalds s vegne har styr på det. Begrundelse for udeladelser i forhold til standarder Bemærkninger til kravene i DS/EN ISO9001:2008. Punkt 7.3 udvikling og konstruktion. Vand og Affald udvikler alene nye ydelser i forhold til specifikationer og krav som er fastsat af myndighederne. Grundlæggende er de behov vi opfylder over tid de samme: At levere rent drikkevand, bortlede spildevand, og sikre kunderne en stabil miljøvenlig afhentning og håndtering af affald. Udvikling i standardens forstand indebærer at vi sætter os for at dække helt nye kundebehov med nye produkter. Der kan forekomme tilpasning af vores serviceydelser, men ikke fundamentale ændringer I måden, som vi dækker behovene på. Kravene i punkt 7.3 i standarden er således ikke relevante for Vand og Affald. Processen Projekter og nyanlæg er beskrevet i systemet for at sikre, at der er styr på tværgående projekter generelt, og i særlig grad den type projekter som indfører ændringer i driften I forbindelse med udvidelse af anlæg. Såfremt tilpasninger af vores serviceydelse har en sådan karakter at det kræver et Projekt, styres dette af samme proces, og denne proces overholder i princippet samme krav, som der stilles i standardens punkt 7.3 Dokumentejer: Ole Steensberg Øgelund Side 8 af 8