1 KY-kontering... 2 1.1 Bevilling... 3 1.1.1 Attributter... 3 1.2 Økonomisk effektueringsplan... 3 1.2.1 Attributter... 4 1.3 Bevilget ydelse... 5 1.3.1 Attributter... 5 1.4 Bevillingsmodtager... 5 1.5 Økonomisk ydelseseffektuering... 5 1.5.1 Attributter... 6 1.6 Ydelse... 6 1.6.1 Attributter... 6 1.7 Klassifikation... 7 1.7.1 Attributter... 7 1.8 Konteringsregel... 7 1.8.1 Attributter... 8 1.9 Kontoplan... 8 1.9.1 Attributter... 8 1.10 Artskonto... 8 1.10.1 Attributter... 8 1.11 Postering... 9 1.11.1 Attributter... 9 1.12 Organisation... 9 1.13 Kontomapning... 9 1.14 Personkonto...10 1.14.1 Attributter...10 1
1 KY-kontering Når der foregår noget i et ydelsessystem, der har betydning for kommunens økonomi, skal det bogføres - også selv om der endnu ikke er foretaget en udbetaling. Eksempelvis vil en bevilling påvirke kommunens fremtidige budget og dermed bør den fremgå af posteringen på en "skyldig"- konto. Og hver gang der effektueres, skal der ligeledes ske posteringer i regnskabet. Konteringsreglerne, der er knyttet til ydelserne, beskriver hvordan den enkelte ydelse skal konteres. Eksempelvis kan samme ydelse konteres på forskellige konti afhængigt af, om ydelsesmodtageren er over eller under 18 år eller på forskellige konti, afhængigt af, hvor længe en person på sygedagpenge har været syg. Kontering er delt op i 2 adskilte dele. I ydelsesområdet har vi ikke artskonti (dem der posteres på), men udelukkende typer af posteringer. Eksempelvis kan en type være Sygedagpenge+Syg under 14 dage. I kontomapningen, sker en mapning mellem typerne og de konkrete konti i den kommune, der afvikler sygedagpenge. På den 2
måde sikrer vi stabilitet i ydelsessystemet og sørger samtidig for, at kommunerne kan anvende forskellige kontoplaner. Anvendes et standard bogføringssystem, vil den funktionalitet oftest være indbygget. 1.1 Bevilling En bevilling er et udtryk for en aftale mellem en person/virksomhed og kommunen/staten. En bevilling omfatter en række bevilgede ydelser, som kan være af forskellig art: Økonomiske ydelser (penge) Ressourceydelser (tid) Fysiske ydelser (ting) Alle bevilgede ydelser, hørende til samme bevilling, skal tidsmæssigt ligge inden for rammen af bevillingen. Et positivt tilsagn fra myndigheden (her kommunen) om at borgeren/virksomheden har fået bevilget en eller flere ydelser. Bevillingen er en tilkendegivelse af "retten til at få" og betragtes som en kontrakt mellem borgeren og myndigheden. Bevillingen består af en række bevilgede ydelser 1.1.1 Attributter BevillingStartDato BevillingSluttDato Begrundelse Datoen for bevillingens start. Datoen for bevillingens slut. Bevillingens begrundelse Hver bevilling en person eller virksomhed får, gives af en eller anden grund. Denne begrundelse kan noteres her. Bemærk at der er særskilte begrundelser på de bevilgede ydelser, så på dette niveau, er der tale om den samlede, fælles begrundelse. 1.2 Økonomisk effektueringsplan En plan for, hvorledes en bevilget økonomisk ydelse skal effektueres. Indeholder en plan for hvorledes den bevilgede ydelse skal effektueres (udbetales, leveres eller udføres). Ofte er økonomiske ydelser kendetegnet ved gentagen udbetaling af et beløb - eksempelvis en gang månedligt, startende på en bestemt dag. Effektueringsplanen (for økonomisk ydelse) indeholder således informationer som: - startdato - frekvens (måned, uge etc.) 3
- udbetalingsdag ("sidste bankdag", "sidste torsdag i måneden" etc.) - beløb (et "alt andet lige"-beløb, som ændres, hvis forholdene ændres) - 1.2.1 Attributter Beregningsfrekvens Et udtryk for den frekvens, som den bevilgede ydelse beregnes i: forud-bagud Daglig (dækker også engangsydelser) Ugentlig 14 dage Månedlig Kvartårlig? Betales ydelsen forud eller bagud i forhold til den periode, hvori den er beregnet? Dispositionsdag Værdisæt: Forud eller Bagud Et udtryk for den dag pengene skal være til disposition på modtagerens konto: ydelsesbeløb SkalManueltGodkendes F.eks.: Sidste bankdag i perioden Første bankdag efter perioden Første bankdag i perioden (ved forud) Sidste bankdag før næste periode (ved forud)? Det beregnede beløb, som dækker en beregningsfrekvens for en bevilget ydelse. Alt andet lige, vil dette beløb være det samme for alle ydelsesperioder i hele bevillingsperioden. Angiver om effektueringerne i planen manuelt skal godkendes af en sagsbehandler, inden de effektueres. 4
Ja eller Nej 1.3 Bevilget ydelse En bevilget ydelse er et udtryk for 1 ydelse der er bevilget til en person/virksomhed. Der kan være en eller flere bevilgede ydelser til 1 bevilling. Hver bevilget ydelse beregnes for sig efter de regler, der gælder for den. Udbetalingen vil ofte følge bevillingen, hvor de bevilgede ydelser vil fremgå som linier på udbetalingsmeddelelsen. 1.3.1 Attributter bevilgetydelsestartdato bevilgetydelseslutdato Begrundelse Datoen for start på den bevilgede ydelse. Datoen for slut på den bevilgede ydelse. Den bevilgede ydelses begrundelse Tilbagebetalingspligtig Hver bevilget ydelse en person eller virksomhed får, gives af en eller anden grund. Denne begrundelse kan noteres her. Angiver hvorvidt ydelsen er tilbagebetalingspligtig for den, som modtager ydelsen. Ja eller Nej 1.4 Bevillingsmodtager Den person/virksomhed, en eller flere ydelser er bevilget til. Det er ikke altid bevillingsmodtageren, der modtager ydelsen. Det er Ydelsesmodtager der gør det. Det vil dog ofte være den samme. 1.5 Økonomisk ydelseseffektuering Den faktiske udførte handling, som det fremgår af planen. Er der tale om ydelser med gentagelse (eksempelvis pension), vil der være mange effektueringer til sammen effektueringsplan. Effektueringerne er således et udtryk for hvad der er sket (til forskel fra effektueringsplanen, som fortæller hvad der skal ske) 5
Effektueringen vil ofte synliggøres i form af en udbetalingsmeddelelse eller en udbetalingsanmodning til et udbetalingssystem. 1.5.1 Attributter YdelsesperiodeStartDato YdelsesperiodeSlutDato Dispositionsdato ydelsesbeløb Et udtryk for en beregnet periode: 1/1-2012 - 31/1-2012 Folkepension grundbeløb kr. 5714,00 YdelsesperiodeStartDato er den første dag i perioden Et udtryk for en beregnet periode: 1/1-2012 - 31/1-2012 Folkepension grundbeløb kr. 5714,00 YdelsesperiodeSlutDato er den sidste dato i perioden Den faktiske dispositionsdato, som beregnes fra periode til periode ud fra Dispositionsdag. Dispositionsdatoen er den dato, hvor pengene skal være til rådighed på modtagerens konto. Det beregnede beløb, som dækker en beregningsfrekvens for en bevilget ydelse. Alt andet lige, vil dette beløb være det samme for alle ydelsesperioder i hele bevillingsperioden. 1.6 Ydelse En ydelse er det, det offentlige kan bevilge til deres borgere. Der er grundlæggende 3 typer ydelser. - Økonomiske ydelser: Eksempelvis kontanthjælp, pension osv. - Ressourceydelser: Ydelser, der trækker på arbejdskraft. Eksempelvis rengøring, græsklipning osv. - Fysiske ydelser: Noget man får udleveret fysisk. Eksempelvis en kørestol, krykker osv. 1.6.1 Attributter Ydelsesnavn Ydelsesdefinition et på en given ydelse Definition af ydelsesbetegnelsen. Tilbagebetalingspligtig Eks: "behandling/træning, der rettes mod en familie og har til formål at bevare familien samlet" Angiver hvorvidt ydelsen er tilbagebetalingspligtig for den, 6
som modtager ydelsen. Ja eller Nej 1.7 Klassifikation Klassifikation er ordning af "objekter" i klasser. Objekter kan være ting, begreber, dokumenter eller hvad som helst. I den kommunale verden og den offentlige sektor generelt, benyttes klassifikationer for at kunne holde en fælles referenceramme og tale det samme sprog. Klassifikationer sikrer, at vi mener det samme, uanset udgangspunktet, (det forudsætter naturligvis at klassifikationen forstås af begge parter). Fælles i kommunen anvendes klassifikationer som KLE (Kl's opgaveklassifikation), Økonomi og Indenrigsministeriets kontoplan osv. og i fagområderne vil der findes klassifikationer af eksempelvis bygningstyper, stillingstyper osv. 1.7.1 Attributter BrugervendtNøgle Brugervendt identifikation, der er unik inden for myndigheden. KlassifikationKaldenavn Klassifikation KlassifikationOphavsret BrugervendtNøgle tildeles ved oprettelse af dokumentet og må efterfølgende ikke ændres. Ved eksport fra én myndighed og import til en anden myndighed risikerer man dog, at den brugervendte nøgle ikke længere er unik. Betegnelse for klassifikationssystem - Officiel, i forbindelse med anvendelse af standard klassifikationssystem fra en klassifikationssystemleverandør. Uddybende beskrivelse af klassifikationssystem. Angivelse af evt. ophavsret for klassifikation. 1.8 Konteringsregel Regel for kontering af den konkrete ydelse. Nogle ydelser skal blot konteres på et bestemt kontonummer, mens andre har mere komplicerede regler. Eksempelvis kunne en regel være at en ydelse skal konteres på en konto, hvis personen er under 18 år og på en anden, hvis personen er over 18 år. 7
En anden regel kunne være bestemt af, hvorvidt der er statsrefusion i den givne situation eller ej. 1.8.1 Attributter Konteringsregel Regel for kontering af den konkrete ydelse. Nogle ydelser skal blot konteres på et bestemt kontonummer, mens andre har mere komplicerede regler. Eksempelvis. kunne en regel være at en ydelse skal konteres på en konto, hvis personen er under 18 år og på en anden, hvis personen er over 18 år. En anden regel kunne være bestemt af, hvorvidt der er statsrefusion i den givne situation eller ej. 1.9 Kontoplan Kontoplanen er den samling af konti, der tilsammen udgør grundlaget for kontering. En organisation (eks. kommune) kan have flere kontoplaner, der anvendes til forskellige formål. 1.9.1 Attributter Kontoplannavn et på den pågældende kontoplan 1.10 Artskonto Den konkrete konto, der kan posteres på. Den samlede kontoplan består af en samling af artskonti. 1.10.1 Attributter Artskontonummer Konto i det eksterne regnskab. Artskontotype Artskontotekst Artskontiene er opdelt i drifts- og statuskonti og afspejler den formålsvendte dimension, der benyttes ved bogføringer. Detaljeringsgrad bestemmes af brugeren. Er det en debet eller kreditkonto et/beskrivelsen af den pågældende konto 8
1.11 Postering Posteringen er den enkelte registrering på en konto. Der posteres altid på en kredit og en debetkonto i samme transaktion. 1.11.1 Attributter Bilagsdato Bogføringsdatoen er registreringsdatoen for posteringen. Bilagsnummer Bilagstype Hvis der skal bogføres et bilag i foregående måned, skal bogføringsdatoen dog dateres tilbage til denne måned Automatisk tildelt, fortløbende nummer på posteringen. Nummeret sikrer, at der ikke "forsvinder" posteringer, da der ikke må være huller i nummereringen. Inddeler bilag i forskellige forretningsmæssige bogføringer (Kunder, Leverandører, Hovedbogen, supplement osv.) herudover tilknyttes der nummerserier til bilagstypen, hvilket ligeledes muliggør en inddeling af de forskellige konteringstyper.. DebetKreditmarkering Markering for om posteringen er en debet- eller kreditpostering Beløb Det posterede beløb med 2 decimaler Valuta Den valuta, det posterede beløb er i. 1.12 Organisation En organisation er alene den juridiske enhed (den formelle præsentation i forhold til omverdenen). Der er tale om en myndighed (ministerium, styrelse, kommune, ) eller en virksomhed (med cvr-nummer). 1.13 Kontomapning Her beskrives mapningen mellem, på den ene side, ydelser og konteringsreglerne og på den anden side de konkrete konti, der anvendes i den pågældende kommune. På ydelsessiden arbejder vi med klassifikationer og konteringsregler, som definerer en "type" og på økonomisiden, skal vi have dette mappet til de konkrete konti en kommune vil benytte ifm. kontering i deres økonomisystem. Dette vil nogle økonomisystemer kunne "out of the box" 9
1.14 Personkonto Definition af hvilken/hvilke konti en given part (person, virksomhed) har i kommunens økonomisystem. De anvendes i forbindelse med personbogføring for de fagområder, der har behov for det. 1.14.1 Attributter Artskontonummer Konto i det eksterne regnskab. Artskontiene er opdelt i drifts- og statuskonti og afspejler den formålsvendte dimension, der benyttes ved bogføringer. Detaljeringsgrad bestemmes af brugeren. 10