Indholdsfortegnelse. Registrer faktura som betalt Kreditnota Rapporter Resultatopgørelse Balance

Transkript

1 BRUGERVEJLEDNING

2 Indholdsfortegnelse Indledning Generelle bogføringsprincipper Kontoplan Installation af Abaque Slet Abaque Opret dit første regnskab Kassekladde Oprettelse af bilag Beskrivelse Dato Faktura nr. Billede Postering af bilag på konto Bogfør bilag Kontoplan Kontotyper Tekstkonti Driftskonti Statuskonti Sumkonti Moms Afstemningskonto Afgiftsfri Anvendelse Modposteringskonto Tilpas kontoplan Oprettelse af konto Slet konto Adressekartotek Oprettelse af leverandør eller kunde Kundenummer Kunde / Leverandør Adressedetaljer Leveringsadresse Noter Produkter / varer Varegrupper Varer Tilbud, ordre og faktura Tilbud Ordre Faktura Registrer faktura som betalt Kreditnota Rapporter Resultatopgørelse Balance Moms Indstillinger Indstillinger Kassekladde Faktura Egenskaber Firmaets stamdata Momskoder Regnskabsperioder Låsning af regnskab Enheder Bilagsnumre startværdier Eksport af data Indeks Vilkår og betingelser DENNE SOFTWARE LEVERES "SOM DEN ER" UDEN GARANTIER AF NOGEN ART. AQURI S.M.B.A. OG DETS LEVERANDØRER, FRASKRIVER SIG I VIDEST MULIGT OMFANG TILLADT VED LOV, ALLE GARANTIER, HERUNDER GARANTI FOR SALGBARHED, GARANTI FOR IKKE- KRÆNKELSE AF TREDJEMANDS RETTIGHEDER, OG GARANTI FOR EGNETHED TIL ET BESTEMT FORMÅL. AQURI S.M.B.A. OG DETS LEVERANDØRER GIVER INGEN GARANTIER OM NØJAGTIGHED, PÅLIDELIGHED, FULDSTÆNDIGHED ELLER AKTUALITET AF MATERIALET, TJENESTER, SOFTWARE, TEKST, GRAFIK OG LINKS. UNDER INGEN OMSTÆNDIGHEDER VIL AQURI S.M.B.A. VÆRE ANSVARLIG OVERFOR NOGEN PART FOR EVENTUELLE SKADER HVERKEN DIREKTE, INDIREKTE, SPECIELLE, FØLGESKADER ELLER ANDRE FOR BRUG ELLER MANGLENDE EVNE TIL AT BRUGE DENNE SOFTWARE, HERUNDER, UDEN BEGRÆNSNING, NOGEN ERSTATNING FOR TABT FORTJENESTE, DRIFTSTAB, TAB AF PROGRAMMER ELLER ANDET, SELV HVIS VI UDTRYKKELIGT ER BLEVET UNDERRETTET OM MULIGHEDEN FOR SÅDANNE SKADER. Program udvikling og design: Aquri S.M.B.A. CVR: DK Copyright 2014 Aquri S.M.B.A. Version 2.1.0, Juni 2014 Der tages forbehold for trykfejl, ligesom der kan være foretaget ændringer i softwaren efter udgivelsen af denne manual. Programmet leveres som det er, uden ansvar. Der vil løbende være opdateringer tilgængelige gennem Mac App Store

3 Indledning Generelle bogføringsprincipper Abaque anvender princippet for dobbelt bogføring. Det vil sige at et beløb altid skal posteres på en debet konto, og mod posteres på en kredit konto. Der er i indstillingerne mulighed for at vælge saldo visning; hvis det foretrækkes, i saldo visningen lægges beløbet til en konto, men tages ud fra en anden konto. For eksempel varesalg, det posteres med kr på konto 1010 Varesalg, da salget går ud af varesalgs kontoen, og beløbet tilføres i konto 8000 kasse, da pengene går i kassen. Et årsregnskab er opdelt i to dele, en drifts del (resultatopgørelsen) og en status del (balancen). Resultatopgørelsen viser årets indtægter og udgifter, og summen af disse giver årets resultat. Balancen viser en oversigt over virksomhedens aktiver/formue og virksomhedens passiver/gæld, for alle de år virksomheden har eksisteret. Kontoplan Alle bevægelser i regnskabet skal konteres på en konto. Kontoen skal have et navn, der beskriver kontoens anvendelse. Kontoplanen skal indeholde alle de konti, der skal anvendes i regnskabet. I Modulet Kontoplan kan du selv redigere henholdsvis tilføre / slette konti. Dog kun indtil der er posteret på kontoen. Installation af Abaque Abaque kan udelukkende købes i Mac App Store. Efter køb og betaling i Mac App Store, bliver programmet automatisk installeret. Slet Abaque Sletning af programmet sker ved at trække programmet til papirkurven. Opret dit første regnskab Du kan oprette et nyt regnskab, ved vælge Arkiver- >Ny, herefter vises velkomstvinduet: ABAQUE version2 3

4 Figur 1 Velkomst billedet, der giver mulighed for at oprette nyt regnskab med udgangspunkt i en forud defineret kontoplan. I velkomstvinduet, er der mulighed for at oprette et nyt regnskab, hvor der tages udgangspunkt i nogle forud definerede kontoplaner. De mulige kontoplaner fremgår af listen i programmet. Det er ligeledes muligt at oprette et nyt regnskab, uden kontoplan. Ønskes den mulighed vælges Opret blankt rengskab, uden kontoplan. Kassekladde I modulet Kassekladde bogføres virksomhedens indtægter og udgifter. Når et bilag er bogført, tildeles bilaget et bilagsnummer af programmet. Bilagene nummereres i rækkefølge startende med nummer 1. Oprettelse af bilag Et nyt bilag, kan være en faktura fra en leverandør, eller andre regninger der skal betales. Et nyt bilag oprettes ved at trykke på Tilfør på værktøjslinjen. 4 ABAQUE version2

5 Figur 2 Kassekladde Beskrivelse I feltet Beskrivelse, skrives en kort beskrivelse af billaget, det kan for eksempel være Varme Juni Dato Her angives bilagets dato. Alle tilhørende posteringer får denne dato. Faktura nr. Her kan leverandørens faktura nummer angives; hvis det ønskes. Billede Såfremt du ønsker at gemme billaget i Abaque, kan du trække en pdf fil eller billede fil (typisk jpg, eller png fil) over feltet markeret Træk billedet hertil. Bilaget gemmes nu sammen med regnskabet, for at se billaget i stort format, klikkes på billedet med musen. Postering af bilag på konto For hvert bilag skal der foretages et antal posteringer. Programmet anvender princippet for dobbelt bogføring, det vil sige at hver gang et beløb trækkes på en konto, skal de lægges til på en anden. Således at summen bliver 0. Der er to hjælpe tekster i vinduet: Bogført Mangler Bogført viser hvor stort et beløb der er lagt på konti, Mangler viser hvor meget der mangler. Når mangler er 0, kan bilaget bogføres. ABAQUE version2 5

6 Bogfør bilag Når alle beløb er posteret korrekt, vil feltet Mangler vise 0, herefter kan bilaget posteres, hvilket gøres ved at trykke på Bogfør i værktøjslinjen. Et bogført bilag markeres i kassekladden med et grønt ikon i venstre kolonne. Et bogført bilag kan ikke ændres. Hvis der er lavet en fejl, og et bogført bilag skal ændres, er der kun en mulighed, at lave et nyt bilag, med samme transaktioner, men med modsat fortegn. Dermed udlignes bilaget, og det kan posteres på ny; ved oprettelse af nyt bilag. Kun bogførte bilag vises i resultatopgørelsen og balancen. Kontoplan For ethvert regnskab er kontoplanen noget af det vigtigste. Med Abaque følger nogle skabeloner til kontoplaner. Ved oprettelse af et nyt regnskab vælges den kontoplan som passer bedst til din virksomhed. Prøv dig lidt frem inden du bestemmer dig for en kontoplan. Der er ligeledes mulighed for at lave en kontoplan fra bunden. Kontotyper Abaque opererer med fire typer som er følgende: Tekst Drift Status Sum Kun drift og status konti er konti, der kan bogføres på. 6 ABAQUE version2

7 Tekstkonti Tekst konti anvendes som overskrift, primært i resultatopgørelsen og balancen. Kontonummeret på tekstkonti benyttes kun til at bestemme placeringen i resultatopgørelsen henholdsvis balancen. Der kan ikke posteres på en tekst konto. Driftskonti Drift konti anvendes til at postere indtægter og udgifter på. Drift konti bliver kun vist i resultatopgørelsen. For hvert regnskabsår bliver summen af indtægter og udgifter overført til balancen. I menuen Egenskaber vælges, hvilken status konto beløbet skal konteres på. Kontoen vælges en gang og gælder for alle regnskabsår. Statuskonti Statuskonti viser virksomhedens beholdning, når noget sælges konteres beløbet på kassebeholdningen; der går penge ind. Når noget købes går der penge ud af beholdningen. Større investeringer, fx driftsmidler der ikke straks afskrives skal konteres på en statuskonto. Saldoen på en statuskonto, videreføres fra år til år. Sumkonti Sumkonti beregner summen af flere drift og status konti i et interval. En Sumkonto defineret som fra konto beregner summen af posteringer i de konti. For eksempel kan en sumkonto lægge alle indtægtskonti sammen, således fås et overblik over virksomhedens indtægter. Moms Inden du går i gang med at postere dine bilag, skal momsindstillingerne sættes korrekt i kontoplanen. Det er ikke muligt at ændre momsindstillingerne når først, der er bogført nogle bilag på en konto. For hver konto, hvor der skal beregnes moms, vælges den tilhørende momskode. Oprettelse af momskoder sker i Egenskaber- >Momskoder se side 17. Afstemningskonto En afstemningskonto, er en konto som findes i virkeligheden, for eksempel en bank konto, eller kassebeholdningen. En afstemningskonto benyttes til at afstemme at saldoen på afstemningskonto stemmer overens med den virkelige konto. Der sættes flueben ved afstemningskonto, men kun konti der er af typen Status, og markeret til anvendelse på Aktiver, kan markeres som afstemningskonto. Ved postering af nyt bilag, kan påvirkningen af eventuelle afstemningskonti ses i feltet Afstemningskonti. Afgiftsfri Udover moms kan fradragsberettigede afgifter indgå som en del af momsangivelsen. Klik på firkanten i kolonnen afgiftsfri, for at markere kontoen til momsrapporten, og saldoen på de konti vil nu indgå i momsangivelsen. Markeringen fjernes ved at klikke på fluebenet igen. Anvendelse Kontoen kan anvendes til flere formål, og det angives ved at vælge mellem følgende: Indtægter ABAQUE version2 7

8 Udgifter Aktiver Passiver Alle fire anvendelsestyper angiver i hvilken kolonne på resultatopgørelsen eller balancen kontoen skal vises. En konto med anvendelsen sat til Aktiver vises i aktivsiden på balancen. Modposteringskonto Såfremt Automatisk modpostering er aktiveret i Indstillinger, visses kolonnen Modposteringskonto. Modposteringskonto angiver de konto som der skal modposteres på, automatisk. For eksempel, hvis Varesalg har modposteringskonto Kasse vil der, hver gang der posteres et beløb på Varesalg, blive oprettet en tilsvarende modpostering på Kasse, og beløbene bliver synkroniseret. Ønskes der en anden modpostering, kan det blot ændres, men beløbene synkroniseres kun, hvis modposteringskontoen er angivet. Bemærk: Der kan kun vælges Modposteringskonto på konti af typen Drift, og kun konti af typen Status kan vælges. Tilpas kontoplan Det første du skal gøre, når du opretter et regnskab, er at tilpasse kontoplanen dit aktuelle behov. Generelt i Abaque kan alle felter redigeres ved, at dobbelt- klikke på teksten, ligeledes tilpasse nummer og beskrivelse ved at dobbelt- klikke på nummer henholdsvis beskrivelsen i kontoplan oversigten. Oprettelse af konto En konto oprettes ved at vælge Tilfør i værktøjslinjen. Bemærk ved tilføjelse af ny konto, oprettes den altid i bunden af regnskabet, det kan derfor være nødvendigt at scrolle ned i kontoplanen for at se den nyoprettede konto. Slet konto Slet en konto sker ved at vælge Slet i værktøjslinjen. Adressekartotek Adressekartoteket indeholder stamdata på virksomhedens kunder/debitorer og leverandører/kreditorer. 8 ABAQUE version2

9 I vinduet Adressekartotek, kan ses de posteringer der er gennemført på en leverandør/kunde. Figur 3 Adressekartotek Oprettelse af leverandør eller kunde Tryk på knappen Tilfør i værktøjslinjen Kundenummer Adressekartoteks kortet skal have et nummer, og det må kun bestå af tal. Anvend en nummerserie startende ved for eksempel , eller anvend for eksempel kunden/leverandørens telefonnummer. Kunde / Leverandør Marker om adressen er kunde og/eller leverandør Adressedetaljer Udfyld firmanavn, adresse etc. Leveringsadresse Angiv en alternativ leveringsadresse. (Feltet er en forberedelse til en fremtidig version af programmet) Noter Skriv, noter eller kommentarer til firmaet Produkter / varer Varer der oprettes i programmet, kan tilknyttes en varegruppe. Varegruppe oversigten viser i bunden af billedet, de produkter der er tilknyttet gruppen. ABAQUE version2 9

10 Varegrupper Varegrupper oprettes ved at vælge varegrupper, og tilfør. Det kan kun angives et navn for varegruppen. Tilknytning af produkter til varegruppen sker i Varer. Figur 4 Oprettelse af en varegruppe, samt tilknyttede varer Varer Registrering af varer som virksomheden sælger. Der kan registreres et ubegrænset antal varer i programmet. Oprettelse af varer sker ved at vælge Vare efterfulgt af Tilfør. Hvis varen kan sælges, vælges fanen Salg og Salg markeres som vist på Figur 5. Der kan angives en pris, og prisen kan angives for en periode. Ved fakturering tjekker programmet, hvilken pris er gyldig på tidspunktet for oprettelse af fakturaen. Der kan også registreres en aktuel indkøbspris, i fanen indkøb. Under fanen Andet kan angives varens EAN nummer; hvis der skulle være behov for det. 10 ABAQUE version2

11 Figur 5 Varer Tilbud, ordre og faktura Programmet kan håndtere tilbud, ordre og fakturering. Af hensyn til sporbarheden i programmet betragtes tilbud, ordrer og faktura som tre uafhængige registreringer, forstået på den måde, at et tilbud kan konverteres til en ordre, men der sker blot en markering af tilbuddet, at det er accepteret, og der oprettes en ordre. Ligeså for fakturaer. Tilbud, ordre og faktura anvender samme layout når de udskrives, blot med den forskel at der står tilbudsnummer, henholdsvis ordrenummer på udskriften. Det er muligt at ændre layoutet af tilbud, ordre og faktura, men det kræver indgående kendskab til HTML. På findes en vejledning i tilpasning af layout, som kan downloades. Tilbud Ved oprettelse af tilbud udfyldes formularen til venstre. Hvis tilbuddet accepteres af kunden, kan det konverteres til en ordre. Det gøres ved at markere tilbuddet i listen og vælge menuen Konverter tilbud til ordre i menuen, der kommer frem ved at klikke med højre tast på musen (eller Ctrl- Musse klik). ABAQUE version2 11

12 Figur 6 Tilbudsformularen Ordre I ordre oversigten registreres alle ordrer, og der kan udskrives en ordrebekræftelse. Når ordren skal faktureres kan den konverteres til en faktura. Det gøres ved at vælge Konverter ordre til faktura i menuen der kommer frem ved at vælge ordren i listen og klikke med musens højre tast. Figur 7 Ordre formularen 12 ABAQUE version2

13 Faktura Figur 8 Fakturaviser, hvordan en faktura oprettes. Fakturaen bliver låst, når den bliver Bogført, også bliver beløbene konteret på de konti der er angivet i vare- linjerne, og summen bliver konteret på den konto som er angivet i Egenskaber. Figur 8 Faktura Registrer faktura som betalt Når en faktura er blevet betalt, skal den registreres som betalt i programmet. Marker den pågældende faktura Vælg Marker som betalt i værktøjslinjen Udfyld pop- up vinduet, og tryk på Bogfør Tjek at de rigtige konti er valgt Fakturaen er nu markeret som betalt og bogført I feltet Betalt beløb angives det faktiske betalte beløb. Hvis beløbet er større eller mindre end faktura beløbet, skal du manuelt korrigere andetsteds i regnskabet. ABAQUE version2 13

14 Figur 9 Registrer betaling af faktura Kreditnota Hvis summen på en faktura er negativ, bliver fakturaen til en kreditnota. Det kan bl.a. gøres ved at skrive en negativ mængde på varerne tilknyttet fakturaen. Rapporter Programmet har tre forskellige rapporter, resultatopgørelse, balance og moms. Resultatopgørelsen viser resultatet af virksomhedens drift over en given periode. De perioder der ønskes oversigt over, skal oprettes i Egenskaber- >Regnskabsperioder. Her defineres virksomhedens regnskabsperioder, og for disse perioder kan der vises en opgørelse over drift resultatet. Balancen viser en oversigt over virksomhedens beholdninger og gæld. Perioderne der kan vælges mellem er de regnskabsperioder, der er defineret i Egenskaber. Moms viser en opgørelse over moms, her kan der frit vælges periode, men der tages udgangspunkt i den betaling der er valgt i Egenskaber. Resultatopgørelse For adgang til resultatopgørelsen vælges Rapporter- >Resultatopgørelse i venstre side. Øverst vælges den aktuelle regnskabsperiode, såfremt der ikke er defineret en regnskabsperiode, gøres det i Egenskaber. 14 ABAQUE version2

15 Hver gang resultatopgørelsen køres, opdateres Årets resultat, og posteringen på Årets resultat opdateres. Figur 10 Resultatopgørelse Balance Balancen viser virksomhedens balance, for den regnskabsperiode, der er valgt i boksen øverst i rapporten. Nye perioder indstilles i Egenskaber- >Regnskabsperioder ABAQUE version2 15

16 Balancen dannes på baggrund af den kontoplan, der er defineret i regnskaber, ændringer til linjerne skal således ske i kontoplanen, se afsnit 6. Figur 11 Balance Moms Rapporten Moms viser hvor meget du skal betale henholdsvis have refunderet i moms. Du skal selv poster det beløb som du betaler i moms. Figur 12 Momsangivelse 16 ABAQUE version2

17 Indstillinger Brugeren har mulighed for at lave visse tilpasninger i programmet. I Abaque er det inddelt i to grupper: Indstillinger Egenskaber Indstillinger De indstillinger der kan vælges i indstillinger, er kun gyldige på den computer, hvor de er indstillet. Det betyder at når datafilen åbnes på en anden computer vil indstillingerne ikke nødvendigvis være de samme. Indstillinger omfatter typisk, indstillinger i forbindelse med skærmvisning og eksport af data. Figur 13: Indstillinger Figur 14 Indstillinger gældende for Kassekladden, Tilbud, Ordre og Faktura Kassekladde Saldo, Debit / Kredit Skifter mellem Saldo visning i en kolonne med +/- for angivelse af Debit / Kredit. Skjul posterede bilag Skjuler alle posterede bilag i kassekladden. Kan ligeledes vælges ved at trykke CMD + muse tast i kassekladden. Aktiver Automatisk modpostering Aktiverer automatisk modpostering, og modposteringskonto bliver synlig i kontoplanen. Se afsnittet Modposteringskonto på side 8, ABAQUE version2 17

18 Figur 15 Valg af separationstegn ved eksport Faktura Valg af skabelon til Tilbud, Ordre og Faktura, vælges i Indstillinger Faktura: Figur 16 Valg af skabelon til Tilbud, Ordre og Faktura Egenskaber De indstillinger der laves i egenskaber er gyldige på alle computere, som data filen åbnes på. Egenskaber omhandler indstillinger, der er regnskabsafhængige. Det kan for eksempel være følgende: Virksomhedens navn og adresse Oprettelse af moms koder, og afregningskonto Definering af regnskabsperioder Angivelse af Enheder til varerne Startnumre i forbindelse med bogføringer Firmaets stamdata Egenskaber - > Firma, her oplyses firmaets stamdata. De indtastede værdier benyttes i tilbud, ordrer og fakturaer. 18 ABAQUE version2

19 Figur 17: Egenskaber Momskoder Såfremt virksomheden er momsregistreret, skal momskoderne oprettes i Egenskaber- >Momskoder. Når momskoden er oprettet skal den efterfølgende angives i kontoplanen. Værdien angivet i Betaling anvendes som udgangspunkt i den periode momsangivelsen beregnes for jævnfør afsnittet Moms på side 16. Figur 18 Definition af momskoder Regnskabsperioder Programmet kan regne med flere regnskabsperioder, og de skal defineres i Egenskaber- >Regnskabsperioder. Årets resultat vises i kolonnen Årets resultat, og kan ikke ændres. Værdien beregnes for et regnskabsår, ved bogføring af et bilag. Værdien kan også gen- beregnes ved at klikke på et regnskabsår, og vælge punktet Genberegn årets resultatet, i menuen der kommer frem ved at trykke på højre musetast. Låsning af regnskab Det er ligeledes muligt at låse regnskaber således der ikke kan posteres bilag før en given dato. En regnskabs periode er åben, indtil der angives i værdi i Første posteringsdag. Løbende henover regnskabsperioden kan den dato ændres; hvis man ønsker at benytte den funktion. Der kan kun angives værdier indenfor den valgte regnskabsperiode, og værdien kan ikke ændres når først den er indtastet. Figur 19 Indstilling af regnskabsperioder ABAQUE version2 19

20 Enheder Ved oprettelse af varer i varekatalogen, kan enheden (kg. Stk. Liter etc) for den mængde der sælges angives. Definitionen af enhederne skal oprettes først i Egenskaber- >Enheder. Figur 20 Indstilling af enheder til varer Bilagsnumre startværdier Inden det første bilag posteres, eller den første faktura bogføres, er der mulighed for at indtaste startnummeret for tilbud, bilag, ordre og faktura. Det er kun aktuelt, hvis man fortsætter regnskabet i Abaque, fra et andet regnskabssprogram. Figur 21 Indstilling af bilags- og faktura numre, samt standard konti til bogføring af fakturaer Eksport af data Du kan eksportere kassekladden, kontoplanen og adressekartoteket til brug for revisor, et regneark eller i et andet økonomiprogram. Vælg Arkiver- >Eksporter efterfulgt at det ønskede modul, der skal eksporteres. Eksport er i CSV (kommasepareret) format. Tegn til adskillelse af kolonner, kan vælges i Egenskaber, men er som standard komma; hvilket kan importeres i de fleste regneark og økonomiprogrammer. 20 ABAQUE version2

21 Indeks Afgiftsfri, 7 afstemningskonto, 7 Automatisk modpostering, 8, 17 Balance, 14 Faktura, 5, 13, 17, 18 kontoplan, 6, 16, 17 leverandør, 4, 9 Modposteringskonto, 8 Moms, 16 Ordre, 18 Regnskabsperioder, 14, 15 resultatopgørelsen, III, 6, 7, 8, 14, 15 Tilbud, 18 ABAQUE version2 21