Digital Bogføring i Stackss (demo) Brugervejledning, Stackss

Transkript

1 Denne vejledning viser dig, hvordan du bruger løsningen Digital Bogføring (Bilagsscanning) i Stackss. Bemærk, vejledningen er henvendt til demo-versionen. Digital Bogføring i Stackss (demo) Når du logger ind på Stackss, starter du automatisk op i et demoregnskab med Digital Bogføring. Når du logger ind med brugernavn og password, kan du på Startsiden se, hvilken rolle du har samt hvilket regnskab du står i. I dette eksempel er rollen Stackss Bogholder, og vi står i regnskabet DEMO Regnskab. Eksport af eksisterende kreditorer til ReadSoft-programmet Denne ReadSoft-proces er foretaget i demoversionen, men er beskrevet heri, for at vise mulighederne i funktionen. Stå på Startsiden og vælg Eksporter kreditorer på båndet. Du har nu eksporteret eksisterende kreditorer til Readsoft-programmet, og disse behøves derfor ikke oprettes derovre. Kontering: Gå tilbage til Startsiden i Stackss. Når bilagene er verificeret i ReadSoft-programmet, skal de hentes ind i Stackss til kontering og bogføring. Denne proces er foretaget i denne demo, men er med for at give det fulde billede af processen. Side 1 af 13

2 Vælg Hent Dokumenter på båndet. Du får herefter en beskedboks, der fortæller, at importen er fuldført, samt hvor mange nye dokumenter og kreditorer, der er oprettet. Oversigt og kontering Gå til Startsiden og tryk på den blå flise Alle Dokumenter for at få en oversigt over alle de validerede dokumenter. Side 2 af 13

3 Her kan du se alle informationer, der er læst ind, samt et billede af skanningen. Trykker du Vandret billede eller Lodret billede, åbnes Dokument-kortet. Opdater kreditoroplysninger Er der tale om en ny leverandør, kan stamdata automatisk opdateres ved at trykke på knappen Opdater kreditoroplysninger. Funktionen kigger på cvr-nummeret og slå kontaktoplysningerne op derfra. Side 3 af 13

4 Bemærk, det er kun kreditor stamoplysninger, der hentes ind. Så du skal selv som minimum sætte Kreditorbogføringsgruppe og Betalingsbeting.kode. Når de oplysninger er tastet ind, trykker du igen Opdater kreditoroplysninger. Så opdateres kreditorstamkortet med de nye oplysninger. Finanskontoopsætning - kreditor For at du kan postere fakturaen, er du nødt til at tilknytte den rigtige finanskonto. Vælg Finanskonto opsætning kreditor. Dette vindue åbnes: Her udfylder du et eller flere finanskontonumre, som bruges til kontering af den givne kreditor. Såfremt du ønsker, at poster fra en kreditor automatisk konteres på en bestemt konto, kan du sætte flueben i feltet Standard. Du kan kun sætte en linje som standard. Er der flere finanskonti tilknyttet, og de alle skal bruges, så sæt en konto til standard. Side 4 af 13

5 Totalbeløbet vil i første omgang tilføres kontoen, som er sat til Standard, men når du taster beløbene på de andre linjer, vil systemet selv fratrække beløbene fra Standard kontoen. Gå tilbage ved at klikke X på dit tastatur. Når opsætningen er på plads, trykker du Frigiv (Er automatisk frigivelse slået til, er denne handling udført automatisk): Modulet foreslår nu de relevante linjer direkte i finanskladden (øverst). Kontrollér at indtastningen stemmer. Tryk derefter på Bogfør. Såfremt der ikke er fejl, bogføres den, og den næste post hentes ind. Rettelse af forkert bogføring Skulle du komme til at bogføre noget, der ikke er korrekt, kan du lave en tilbageførsel af transaktionen. Find posten du vil tilbageføre. Tryk på Leverandører (Kreditorer). Vælg den kreditor med posten, der skal rettes. Gå under Handlinger og Finansposter. Side 5 af 13

6 Stå på posten og vælg Tilbagefør transaktion : Vælg Tilbagefør Side 6 af 13

7 Vælg Ja Nu er posten tilbageført på kreditoren, og bilaget ligger nu tilbage i den samlede oversigt over ubehandlede dokumenter. Import og bogføring af bankposter Efter bogføring af dokumenter skal alle ind- og udbetalinger posteres. Disse posteringer sker ved brug af bilagsscanningkladde, som findes under Udvidet Bilagsscanning og Bilagsscanningkladde. Side 7 af 13

8 Bemærk, i demoversionen er bankkontoudtoget allerede indlæst. Men i denne vejledning beskrives hele processen for at give den bedst mulige forståelse. Indlæsning af bankposteringer Vælg Importer bankkontoudtog. Tryk Vælg... Side 8 af 13

9 I Stifinderen findes den fil fra banken, der skal importeres. Tryk Åbn Herefter får du en oversigt over det importerede. I nedenstående eksempel giver den fejl: Beløb er opgivet til at stå i kolonne rækkefølge nr. 3 i stedet for nr. 4: I Kolonne rækkefølge skrives blot 4, i stedet for 3, på den sidste linje Beløb. Side 9 af 13

10 Så snart du retter det, forsvinder den røde tekst ERROR. I stedet skrives beløbet i kolonnen Validering. Du kan nu trykke OK. Automatisk udligning af bilag Når bankposter er indlæst, trykker du på Udligning automatisk Specifik. Alle posteringer, som kan udlignes, kommer frem med visning af, hvordan de er matchet. Side 10 af 13

11 Tryk Ok Systemet vil fortælle, hvor mange ud af de samlede linjer, der er fundet match til. Alle de posteringer, som systemet har fundet match til og kan udligne automatisk, bliver grønne. Side 11 af 13

12 Vælger du Bogfør, står der kun dem tilbage, som ikke umiddelbart er genkendte (ikke markeret grønne). Har du en tekst, du genkender og vil have systemet til det samme, kan du bruge knappen Knyt tekst til konto. Fremadrettet vil systemet kende posten ud fra den valgte tekst og tilknytte den finanskonto, du har opsat. F.eks. Bankgebyr og Renter i denne kladde. Stå på den linje, som du ønsker at knytte en konto til. Tryk Knyt tekst til konto. I koblingsteksten vil forslaget være den tekst, der står på kontoudtoget. Er der en dato eller anden variabel tekst i koblingsteksten, slettes det, da systemet kigger på den præcise tekst. Tilføj den ønskede konto i både kolonnen Debetkontonr. og Kreditorkontonr. Tryk herefter igen på Udlign automatisk specifik. Side 12 af 13

13 Da der ikke er nogen poster, der skal udlignes, kan du kun trykke Annuller. Nu vil de to konti, du har opsat Knyt tekst til konto på, være grønne og klar til bogføring. De resterende poster bliver liggende til bilagene kommer ind via bogføringen. Tryk igen Udlign automatisk specifik. Det er en rullende proces og du kan altid se, hvilke poster der mangler, i forhold til bankafstemningen. Når du har brug for at importere et nyt kontoudtog, gør du det i samme kladde, og posterne vil ligge i datoorden i kladden. Side 13 af 13