SOLRØD KOMMUNE TEKNIK OG MILJØ NOTAT Emne: Til: Kontrolbudsberegning og prisloft til brug for udbud af driften på vej og park området Byrådet Dato: 19.december 2012 Sagsbeh.: Sagsnr.: KPMG, Økonomiafdelingen og Formation Consult ApS har sammen udarbejdet en kontrolberegning af omkostningerne til drift af veje og grønne områder i Solrød Kommune. En kontrolberegning viser, hvilke omkostninger kommunen hidtil har haft til drift af et givent område. Beregningen bruges til at udregne den maksimale pris, som kommunen ønsker at betale for at få den givne opgave løst (prisloft). Der er ikke fastlagt regler for, hvordan en kontrolberegning udarbejdes. Derfor anvendes reglerne for kontrolbud. Disse regler fremgår af "Bekendtgørelse om kommuners og regioners beregning og afgivelse af kontrolbud" (bekendtgørelse nr. 607af 24/06/2008 - i daglig tale "Kontrolbudbekendtgørelsen"). Kontrolbudsbekendtgørelsen kan findes på retsinformation. Der er endvidere udarbejdet en officiel vejledning til bekendtgørelsen, altså til beregning og afgivelse af kontrolbud. Denne vejledning findes ligeledes på retsinformation. Sidst i dette notat ligger en skematisk oversigt med kontrolbudsberegningen, som har taget afsæt i budget 2013, idet det dog er henset til de faktiske forhold for 2011 og 2012. Beregningen er i første kolonne opdelt i direkte omkostninger, som svarer til budgettet for 2013 og indirekte omkostninger, som er afskrivninger, overhead, arbejdsskadeforsikring mv. De indirekte omkostninger fremgår ikke af kommunens budget. F.eks. er kommunen selvforsikret og har derfor ikke en arbejdsskadeforsikring. Men i forbindelse med en kontrolbudsberegning skal dette medregnes. For at sikre at kontrolbudsberegningen er foretaget i overensstemmelse med bestemmelserne i bekendtgørelsen for udarbejdelse af kontrolbud, har KPMG udarbejdet beregningen, som således har en revisorpåtegning. Den udarbejdede kontrolbudsberegning viser følgende omkostningsfordeling: Hovedleverancen: Grøn, renhold, akut og service 8.878.778 Ejendomscenterets grundejerforpligtelsesomkostninger til vinter 184.934 Vinter- udførelsesdelen 1.923.416 Rådhus og bibliotek 129.073 Natur 745.391 Vandløb 211.595 I alt (direkte og indirekte omkostninger) 12.173.187
Optioner: Ejendomscenter 1.504.443 Idræt 591.425 I alt 2.095.869 Øvrige beregninger: Vinterudkaldsfunktionen / vintervagten, som forbliver i kommunen 1.116.913 Opgaver, som udføres for Gymnasiet m.fl. 286.077 Slamsugning (der skal indhentes tilbud på den fremtidige løsning) 171.392 Ejegården 107.243 Vej&GIS (slidlag, belysning, bygherrematerialer mv.) 7.720.501 I alt 9.402.126 Beregning af prisloft Hovedleverancen: Kontrolbudsberegning 12.173.187 Kontraktstyring, koordinering og opfølgning (1 årsværk (1 x 516.000-516.000 kr. inkl. pension mv.) Overheadomkostninger (Vej&Parks andel af -367.923 administrationsomkostninger på rådhuset) Omkostninger til renovering af brønde mv., som hidtil har været -300.000 udført af Vej&Park eller eksterne entreprenører, inkl. drift og vedligeholdelse af ny digital styringsredskab Buffer til uforudsete hændelser, som det ikke er muligt at beskrive på -300.000 forhånd i kontrakten, men som Vej&Park hidtil har løst, samt pris for aftale med beredskabet til akutte opgaver udenfor arbejdstid. Prisloft 10.689.264 Prisloftet på hovedleverancen betyder, at tilbudsgiverne ikke kan give et økonomisk bud på den udbudte opgave, som overstiger prisloftet. Inden for prisloftet vil der være særlige forhold omkring vinterudførelsesopgaven. Denne opgave er beregnet i forhold til opgaveomfanget i vinteren 2011. Såfremt vinteren bliver hårdere end 2011 vil kommunen få en ekstraregning. Hvis vinteren bliver mildere end 2011 vil kommunen skulle betale mindre for at få opgaven løst. Det er derfor vigtigt, at der også lægges et prisloft særligt på vinteropgaven. Vinteropgavens andel af kontrolbudsberegningen udgør 15,8 %. Andelen af kontraktstyring og overheadsomkostninger udgør således 139.518 kr. ((1.923.416/12.173.187)*(516.000+367.000)). Det betyder, at 1.783.898 kr. (1.923.416 kr. 139.518 kr.) af prisloftet vedrører vinteren. Tilbudsgivers bud på vinteropgaven (2011 niveau) kan således ikke overstige 1.783.898 kr. Optioner (ejendomme og idræt) Kontrolbudsberegning 2.095.869 Kontraktstyring, koordinering og opfølgning (forventes uændret) 0 Overhead (Vej&Parks andel af administrationsomkostninger på -72.246 rådhuset) Prisloft 2.023.623 Engangsudgifter Restferie (pr. 1.10: 2,7 uge pr. medarbejder) 310.000 kr. 2
Optjent ferie (pr. 1.10: 4 uger pr. medarbejder) Salg af maskiner og materiel Omkostninger i forbindelse med udtrædelse af 5 leasingaftaler 460.000 kr. Vurdering sker i januar Uafklaret, men muligheden for at udtræde er indført i kontrakten Sammenfatning i forhold til udbuddet: Prisloft på hovedleverancen: Prisloft på vinteren: Prisloft samlet på hovedleverancen: Prisloft på optionerne: 8.905.366 kr. 1.783.898 kr. 10.689.264 kr. 2.023.623 kr. 3
Grøn, renhold, akut, service Ejendomscenter Vinter - grundejerforpligtigelse Vinter - udførelse Rådhus, bibliotek Natur Vandløb Ejendomscenter Idræt Vinter - udkald, tilsyn Ikke kommunale (gymnasiet, renseanlæg, krudthuset) Slamsuning Ejegården Vej og GIS SOLRØD KOMMUNE TEKNIK OG MILJØ Nedenfor vises resultatet af kontrolbudsberegningen Hovedleverance Option Forbliver i kommunen Udenfor Direkte omkostninger Materielomkostninger 1.436.429 32.257 211.774 22.513 110.722 36.907 262.410 100.978 68.631 49.899 29.895 591 27.238 Personaleomkostninger 5.895.322 131.966 1.118.352 92.105 452.974 150.991 1.073.548 413.112 425.110 204.140 122.303 2.416 111.432 Administrationsomkostninger 86.566 1.944 12.762 1.357 6.673 2.224 15.814 6.085 3.906 3.007 1.802 36 1.641 Varekøb: Naturområder 110.605 Afvandingselementer 195.800 Asfalt 198.560 200.000 Asfalt, slidlag og kørebaneafmærkning 1.575.605 Beplantning 19.124 Bortskaffelse af affald 290.000 Brolægning 189.306 Vejbelysning 4.617.049 Byinventar, skilte, pullerter mv. 514.047 Vintertjeneste - eksterne 457.317 Vintertjeneste - Salt 458.681 Vintertjeneste - materiel 50.127 Stranden 96.559 Strandlaug 237219
Grøn, renhold, akut, service Ejendomscenter Vinter - grundejerforpligtigelse Vinter - udførelse Rådhus, bibliotek Natur Vandløb Ejendomscenter Idræt Vinter - udkald, tilsyn Ikke kommunale (gymnasiet, renseanlæg, krudthuset) Slamsuning Ejegården Vej og GIS Hovedleverance Option Forbliver i kommunen Udenfor Varekøb korrigeret med overført løn 59.575-1.368-8.979-955 -4.696-1.565-11.126-4.281-2.748-2.116-1.268 103.859-1.155 Indirekte omkostninger Aktiver 120.315 2.702 17.738 1.886 9.274 3.091 21.979 19.501 69.700 4.179 2.504 26 33.481 Overhead 285.580 6.413 42.103 4.476 22.013 7.338 52.170 20.076 12.885 9.920 5.943 117 5.415 Bygningsudgifter 387.742 8.707 57.165 6.077 29.888 9.963 70.834 27.258 17.494 13.469 8.070 159 7.352 Forrentning 15.877 357 2.341 249 1.224 408 2.900 2.573 9.198 552 330 3 4.418 Arbejdsskade 87.110 1.956 12.843 1.365 6.715 2.238 15.913 6.124 3.930 3.026 1.813 36 1.652 Samlede omkostninger 8.978.778 184.934 1.923.416 129.073 745.391 211.595 1.504.443 591.425 1.116.913 286.077 171.392 107.243 7.720.501 Antal timer 19.460 437 2.869 305 1.500 500 3.555 1.368 878 676 405 8 369 2