Afrapportering uanmeldt kommunalt tilsyn 2011 Plejecenter: Birkegården, Anlægsgade 2, 7850 Stoholm Dato / Tidspunkt: 10. november 2011 i tidsrummet kl. 9.00 12.30 Tilsynet er udført af den fælles tilsynsenhed i Job & Velfærd, Viborg kommune ved tilsynsførende Marianne Villekold. Tilsynet indledes med, at plejecentrets ledelse blev orienteret om formålet med besøget og hvordan det skulle foregå. Der vil af tilsynet blive udarbejdet en skriftlig rapport, som i første omgang vil blive sendt til plejecentret til gennemlæsning og kommentering med henblik på at sikre, at der ikke er faktuelle fejl i rapporten. Viborg kommune ønsker at offentliggøre tilsynsrapporten på Kommunens hjemmeside samt på Tilbudsportalen. Tilbagemelding til tilsynsenheden skal ske senest 5 hverdage efter modtagelsen af rapporten. Overordnet beskrivelse af plejecentret, herunder den fysiske beliggenhed: Plejecentret er nyrenoveret/ombygget i 2006/2007, og består af to Leve/Bo miljøer, Æblehaven og Stokrosen med hver ti 2-rums boliger. Lejlighederne ligger ud til fællesrum, hvor der er mulighed for indtagelse af alle måltider. Der spises varm mad om aftenen. Derudover er der på 1. sal, Udsigten med ti midlertidige pladser. Dette afsnit har egen ledelse. Resume af anbefalinger fra sidste års tilsynsbesøg, samt evt. opfølgning på disse: At døgnrytmeplaner revideres hvert halve år. At ikke aktuelle døgnrytmeplaner gøres passive At samtykke altid indhentes forud for lægekontakt og at dette dokumenteres i journalen. At relevante problemområder beskrives i handleplaner og at disse benyttes som et dagligt arbejdsredskab, til dokumentation og udvikling af plejen. Deltagere i tilsynet: Der er lavet interview med en beboer fra hver gruppe, 1 medarbejdere fra hver gruppe og samt centerleder. Desuden indgår en uformel samtale med en anden beboer i rapporten. Hvordan er deltagerne udpeget: Beboerne er tilfældigt udvalgt. Personalet er udvalgt efter hvem, der var på arbejde og havde mulighed for at gå fra. Konklusion herunder vurdering, sammenfattende indtryk af tilbuddet den pågældende dag: Denne tilsynsrapport er en konklusion på interviewene, indtrykkene under besøget samt gennemgang af det skriftlige dokumentationsmateriale. Tilsynets samlede indtryk af det pædagogiske, pleje- og omsorgsmæssige arbejde og den generelle faglige indsats er at Birkegården er et velfungerende plejecenter. Den dokumentation tilsy- 1
net fik indsigt i, lever ikke op til de dokumentationskrav der stilles. Dette bør der fremadrettet være opmærksomhed på. Der er tale om et fleksibelt, engageret og omsorgsfuldt personale som har meget fokus på beboernes trivsel og tilfredshed. Tilsynet får på tilsynsdagen oplevelsen af at de medarbejdermæssige forhold er tilfredsstillende. Medarbejderne giver udtryk for stor tilfredshed i arbejdet og leder er opmærksom på medarbejdernes vilkår. De organisatoriske forhold hvor lederen skal varetage ledelsen på to plejecentre, giver ikke anledning til problemer for hverken leder eller medarbejdere. I forhold til videreudvikling ser tilsynet følgende opmærksomhedspunkter: Tilsynet opfordrer generelt til at man fortsætter den gode udvikling stedet bærer præg af. Dokumentationsområdet er fortsat et indsatsområde der bør prioriteres. Plejecenteret Birkegården er at finde på Tilbudsportalen. Navn på leder, oplysninger om ledelsesressourcerne og det juridiske grundlag er ikke opdateret og svarer ikke til de faktiske forhold i tilbudet, hvilket ikke er i overensstemmelse med Bekendtgørelse nr. 1580 af 16. december 2010 om Tilbudsportalen. Vurderingsterminologi: Det samlede indtryk af tilsynet vurderes værende meget tilfredsstillende. Forslag om opfølgning: (tilsynsmyndigheden kan på baggrund af konklusionen beslutte sig for at foretage et uddybende tilsyn). Tilsynet foreslår, ud fra dette tilsyn, at der laves det lovmæssige kommunale tilsyn i 2012. Uddybende oplysninger som rapportens konklusion er baseret på: Beboertrivsel/tilfredshed: Tilsynet interviewede 2 beboere, samt havde en uformel samtale med en anden beboer på gangen. Beboerne deltog aktivt i tilsynet og gav samstemmende udtryk for overordnet at være tilfredse med forholdene på plejecentret. Den ene beboer var bekendt med at have en fast kontaktperson, men oplyste at denne ikke længere var ansat på stedet. Alle beboere oplevede hele personalegruppen som værende meget søde og flinke og at alle var kendte. De oplevede alle at blive behandlet med respekt og udtrykte tilfredshed med omgangstonen på stedet. De havde følelsen af at have indflydelse på deres egen hverdag, og tilrettelæggelsen af den. En beboer nævnte at hun ikke ønskede aftenskaffen i fællesrum og derfor fik den serveret i lejligheden. Alle beboere var tilfredse med egen bolig og fællesfaciliteterne. De oplevede at der er overensstemmelse mellem deres behov for hjælp og de leverede ydelser. De gav alle udtryk for at få den nødvendige og aftalte hjælp i forhold til personlig pleje, praktisk bistand, træning og aktivitetstilbud. Der var stor tilfredshed med maden og med den måde måltiderne foregår på. Rammerne indbyder til omgang med øvrige beboere og giver mulighed for socialt samvær. De adspurgte beboere havde alle kendskab til ledelsen på stedet og havde en positiv oplevelse af denne. Ingen af de adspurgte kunne påpege noget, de ønskede skulle være anderledes. 2
Ledelsen: Det oplyses at der siden tilsynet sidste år er ansat en centersygeplejerske. Denne er ansat pr. 1. november 2011. Det er planen at denne skal være tilknyttet både Birkegården og Sjørup Ældrecenter med fordelingen 2 dage på Birkegården og 3 dage i Sjørup. Formålet er bl.a. at højne dokumentationsområdet som ved forrige års tilsyn indgik som et indsatsområde. Af andre nye tiltag oplyses det, at der er fokus på inddragelse af frivillig arbejdskraft og der skal annonceres efter interesserede. Leder oplyser at de f.eks. vil kunne bidrage til at beboerne kan komme mere ud Leder oplyser at der på stedet er skriftlige instrukser for ansvars-, kompetence- og opgavefordeling og at instrukserne er kendte og tilgængelige for medarbejderne. Medarbejderne er opdelt i 2 teams, hhv. Æblehaven og Stokrosen med 8 medarbejdere i hvert team. Teamene fungerer selvstændig som to team med hvert sit personale men hjælper hinanden efter behov, f.eks. v. sygdom. Der er meget fokus på samarbejdet teamene i mellem og der er nedsat en arbejdsgruppe mhp. at fremme og have fokus på dette. Leder fortæller at hun bl.a. varetager formidling af information og beslutninger til medarbejdere via månedlige nyhedsbreve. De dage hun starter er på Birkegården, går hun en morgenrunde i afdelingerne og møder her personale og beboere. Leder oplyser at hun forsøger at møde ind fast to dag om ugen på hvert af de to plejecentre hun er leder for. Der er fast procedure for indberetning af utilsigtede hændelser. Der er primært tale om medicinforglemmelser. Vedr. arbejdsmiljø oplyser leder at hun har meget fokus det fysiske og psykiske arbejdsmiljø, herunder på medarbejdernes sundhed. Trioèn er inddraget i dette arbejde. Trioen består af sikkerheds og tillidsrepræsentanter. Der skelnes mellem kan og skal opgaver i prioriteringen af opgaver og leder fortæller at hun oplever sine medarbejdere som meget ansvarsfulde og kompetente. Der afholdes personalemøde hver 3. måned dog lidt hyppigere i år da der har været behov herfor. Desuden deltager lederen i møde med gruppekoordinatorerne og fagkoordinatoren hver 4. uge. Dette møde foregår på tværs af de to centre, som lederen har ansvaret for. Desuden er der separat møde med nattevagterne, ligeledes på tværs. Teamene afholder møde hver 4. uge hvor der er rammer og muligheder for vidensdeling. Leder oplyser at hun umiddelbart mener at personalesammensætning tilgodeser behovet hos beboerne. Der er dog et ønske om ansættelse af flere socialassistenter. Lederen har opfordret de ansatte social og sundhedshjælpere til at tage videreuddannelse med mulighed for orlov fra deres stilling. Ingen har på nuværende tidspunkt ønsket, at tage mod dette tilbud. Der er ikke sket ændringer i forhold til personalesammensætningen i løbet af det seneste år. Der er afholdt MUS samtaler med alle medarbejdere på nær 2 indenfor det seneste år. De resterende er planlagte. Der arbejdes med kontinuerlig opgaveglidning og uddelegering. I forhold til ændringer i forhold til beboer sammensætningen, oplyser leder at der er mange demente i Æblehaven og at aktivitetstilbudene og niveauet afspejler dette. Leder oplyser at det er hendes opfattelse at reglerne om magtanvendelse overholdes, herunder registrering og indberetning, samt udarbejdelse af handleplaner og at disse er kendte af personalet. Det er i øvrigt hensigten at fagkoordinatoren på demensafsnittet på Sjørup Ældrecenter kan bidrage med sin viden til medarbejderne på Birkegården. Medarbejderne har stort set ingen omgang med beboernes økonomi. Dette varetages af pårørende. Ved forespørgsel på hvorvidt Tilbudsportalen er opdateret, gør leder opmærksom på, at opgaven er uddelegeret til administrativ medarbejder. 3
Der er rammer og muligheder for kursus / efteruddannelse for personalet. Leder oplyser, at der har været afviklet interne medicin - og demenskursus. Desuden har alle medarbejdere været på team kursus. Der er et velfungerende samarbejde med interne / eksterne samarbejdspartnere. Birkegården har lige afsluttet et svært forløb med det palliative team, hvor samarbejdet har været rigtig godt. Lederen oplever, at den generelle omgangstone på stedet fungerer godt. Dette værende sig gældende både mellem ledelse og medarbejdere, mellem medarbejdere og beboere/pårørende. Leder oplyser at det er en udfordring for økonomien og et svært styringsredskab, at de ikke afregnes når der er ledige boliger. Det er svært i disse perioder at få medarbejderudgifterne til at svare overens med den aktuelle økonomi, selvom medarbejder i disse perioder afvikler evt. afspadsering m.m. Tilbudsportalens oplysninger skal afspejle de faktiske forhold på stedet. Medarbejdere: Tilsynet interviewede 2 medarbejdere. Medarbejderne fortæller at Birkegården har et velfungerende arbejdsmiljø og at det er et godt sted at arbejde og være ansat. Der er skriftlige instrukser for ansvars-, kompetence- og opgavefordeling og instrukserne er kendte og tilgængelige for medarbejderne. Medarbejderne oplever at få tilstrækkelig med information og beslutninger fra ledelsen og er meget glade for formidlingen via nyhedsbreve. De interviewede medarbejdere har været inviteret til MUS samtale indenfor det seneste år. Vedr. normeringen, fortæller medarbejderne at de som hovedregel, i hvert team, er 2 faste personer i dagvagt. Herud over kan der være elev eller anden person med tilskud. I aftenvagten er der i alt 3 personer, en i hvert team samt en flyver. Nattevagten varetages af 1 person, som skal dække hele Birkegården (incl. Udsigten med de midlertidige). Nattevagten kan få assistance af den udekørende nattevagt. I weekenden er der 2 personer i hvert team. Ang. brug af vikarer oplyses det, at der er en fast gruppe af afløsere som er kendte for beboerne. Der kaldes ikke ind ved 1. dags sygdom, her må teamene hjælpe hinanden på tværs. Nyt personale (inkl. afløsere og vikarer) oplæres og introduceres i forhold til plejen og dokumentation af plejen. Der benyttes et introprogram for at sikre, at man kommer omkring det hele. Medarbejderne er introduceret til og anvender handleplaner i dokumentationen. Der pågår i øjeblikket undervisning. Tilrettelæggelsen af dagen planlægges i et enkelte team af de medarbejdere, der er på arbejde den pågældende dag. Sygeplejeydelserne dokumenteres i omsorgssystemet, når disse er varetaget. Derudover er der afkrydsningsskemaer på den enkelte beboer til øvrige opgaver. Medarbejderne oplyser, at de er meget fleksible med hvornår ydelserne foregår hos den enkelte beboer. Ønsker en beboer f.eks. ikke bad den dag det oprindelig er planlagt, flyttes dette gerne til en anden dag. Der er fokus på at inddrage beboernes egne ressourcer i indsatsen samt deres selvbestemmelse og medindflydelse. Medarbejderne giver dog udtryk for ønske om at kommende beboere på Birkegården, har flere ressourcer, så de kan indgå og deltage i flere aktiviteter. I øjeblikket er der ikke mange beboere, der kan deltage i f.eks. tilberedningen af maden. Beboerne bidrager bl.a. til udarbejdelse af madplaner samt inddrages i borddækningen. Der arbejdes med kontinuerlig opgaveglidning og uddelegering og medarbejderen oplever, at få den nødvendige oplæring til at varetage opgaverne hos borgerne. 4
De adspurgte medarbejderne oplyser at de er bekendt med reglerne om magtanvendelse, og ved, hvor de kan få hjælp og sparring. Medarbejderne oplever, at der er rammer og muligheder for videndeling blandt personalet. Dette foregår bl.a. på de månedlige teammøder. Medarbejderne fortæller at den generelle omgangstone på stedet fungerer godt. Der er store roser til ledelsen. Medarbejderne oplever ikke det er et problem at hun har ledelse på to centre da hun hendes telefonlinie altid er åben. Medarbejderne fremhæver desuden samarbejdet med de sagsbehandlende ergoterapeuter. Medarbejderne er desuden glade for de nye forflytningsinstruktører/ambassadører og oplever at de har været medvirkende til det gode samarbejde vedr. hjælpermidler. Medicinhåndtering: Jf. Vejledning om ordination og håndtering af lægemidler (Sundhedsstyrelsen), forefindes der generelle instrukser og procedurer for medicinhåndtering De lovmæssige retningslinier for medicinhåndtering og medicinadministration, herunder dosispakket medicin følges Medicinen blev gennemgået ved to beboere og her var medicinæsker og bokse er relevant mærket og medicinskemaet er udfyldt efter gældende retningslinier. Der er overensstemmelse mellem den på medicinskemaet beskrevne medicin og den doserede Tilsynet blev oplyst om, at eventuelle utilsigtede hændelser i forbindelse med medicin dokumenteres. Medarbejderne der har omgang med beboernes medicin er alle sundhedsfaglig uddannet personale. Beboernes økonomi: Medarbejderne har sparsom omgang med beboernes økonomi. Denne varetages af pårørende. Beboerne betaler til en kostkasse hver måned og leder oplyser at denne giver overskud så der vil formentlig blive tale om en betalings fri måned. Dokumentation: Dokumentationen er gennemgået hos to beboere. Der foreligger ingen skriftlige opdateret døgnrytmeplaner på nogen af beboerne. Viborg kommunes dokumentationskrav foreskriver, at der skal udarbejdes døgnrytmeplaner hos alle beboere i plejebolig samt hos komplekse borgere. Målene i døgnrytmeplanerne skal være rettet mod beboerens sociale liv, samt beboerens fysiske og psykiske velbefindende. Målene udarbejdes tværfagligt og i samarbejde med brugeren og evt. pårørende. Døgnrytmeplanerne laves på baggrund af den sundhedsfaglig status. Planerne evalueres efter behov og ved ændringer, dette minimum hvert halve år. Der skal kunne ydes en kvalificeret pleje ud fra døgnrytmeplanen. Der foreligger en skriftligt sundhedsfaglig status på begge beboere. Disse er dog ikke opdateret som dokumentationskravene foreskriver. Den sundhedsfaglige status skal revurderes minimum hvert halve år, når der samtidig laves en ny døgnrytmeplan. SSA og sygeplejerske er ansvarlig for, at der bliver lavet en sundhedsfaglig status. De udarbejdes på de beboere, hvor der er lavet døgnrytmeplan (komplekse borger og beboere i plejebolig). 5
Der ses umiddelbart handleplaner for alle relevante indsatsområder. Der er dog flere journalnotater vedr. problemstillinger hvor der er oprettet handleplaner. Disse kan med fordel samles i den aktuelle handleplan. Ikke alle handleplaner vurderes værende aktuelle. På den ene beboer ses handleplaner vedr. træning der ikke er ajourført siden juli 2010. I de aktuelle handleplaner vurderes der at være sammenhæng mellem status, handleplaner og indsatsområder. Der er ved tilsynet observeret, at samtykkereglerne anvendes og dokumenteres i nogle tilfælde. Der ses beskrevne lægekontakter hvor der ikke er dokumenteret samtykke. Døgnrytmeplaner udarbejdes og revideres hvert halve år. Sundhedsfaglig status revideres hvert halve år. At det konsekvent dokumenteres, at Sundhedslovens krav om, at der forud for lægekontakt, med henblik på pleje og behandling, foreligger et samtykke fra beboeren. At handleplanerne bruges i det daglige, således at oplysningerne samles et sted og plejen derved bliver fremadrettet. At ikke aktuelle handleplaner gøres passive. Fysiske rammer: Der er adgang til udendørsfaciliteter (have, terrasser). Udendørsfaciliteterne er handicapvenlige Der er indkøbsmuligheder i nærmiljøet og adgang til offentlige transportmidler. Der er fælles opholds arealer, som giver mulighed for at samles til aktiviteter, spisning mm. Der er i de fysiske rammer taget hensyn til borgere med særlige behov, herunder gangbesværede, demente. De fysiske rammer vurderes generelt at være egnede i forhold til målgruppen. Rengøringsstandard af fællesarealerne vurderes at være tilfredsstillende. Der forefindes rum, hvor der er mulighed for at medarbejderne kan afholde møder. Der er mulighed for håndhygiejne, tilgængelighed af flydende sæbe, engangshåndklæder, håndsprit mm. Metode og baggrund for det kommunale uanmeldte tilsyn på Ældreområdet: Som led i tilsynsforpligtelsen efter servicelovens 151, stk. 2 skal kommunalbestyrelsen hvert år foretage mindst ét uanmeldt tilsynsbesøg i plejehjem eller lignende boliger. Da tilsynet er uanmeldt, har plejecentret og de udvalgte beboere ikke har kendskab til datoen for tilsynet. På baggrund af gældende lovgivning, Viborg kommunes kvalitetsstandard og centralt udstukne retningslinjer er der udarbejdet skabeloner til brug ved tilsynsbesøgene. Disse anvendes som ramme til udarbejdelse af tilsynsrapporten. Målet er at synliggøre og sikre en ensartet tilbagemelding til plejecentrene. Formålet med det uanmeldte besøg fremgår af Socialministeriets vejledning om retssikkerhed og administration på det sociale område. At opgaverne indenfor pleje og praktisk hjælp samt aktivitet og træning løses bedst muligt og i overensstemmelse med Viborg kommunes vedtagne kvalitetsstandard. At bestemmelser i Lov om Social service om afgørelser, beskrivelse af tildelte ydelser, handlingsplaner og tilrettelæggelse og levering af hjælpen opfyldes samt at understøtte, at der på plejecentrene arbejdes målrettet ud fra given lovgivning. 6
At sikre, at der er fokus på Sundhedsloven og Lov om Social service, herunder specielt kapitel 24 om magtanvendelse. At der på det enkelte plejecenter ud fra besøgets indhold, bliver diskuteret mulige løsninger af opgaver og problemstillinger. Ved tilsynsbesøget blev der foretaget et dialogbaseret interview med ledelsen, medarbejdere og et udvalgt antal borgere beboere i forhold til stedets størrelse. Desuden blev tilsynsførende vist rundt i fælleslokalerne og interviewene med beboerne foregik i deres boliger. Samtlige interviewede blev informeret om tilsynets formål samt om rammerne for afrapportering, herunder at afrapportering foregik anonymt for beboerne og medarbejdernes vedkommende. Under tilsynet, bevæger de tilsynsførende sig frit omkring på plejecentret uden ledsagelse, med det formål at opnå et generelt indtryk af stedet og gældende praksis. Derudover gennemgås relevant dokumentation via stikprøver. 7