Til ledelser i Region Midtjylland Generel information om Region Midtjyllands nye fælles it-platform På it-styregruppens (SIT) møde 26. juni 2014 blev der efterspurgt en uddybende beskrivelse af, hvad man får med Ny fælles it-platform. På hjemmesiden til Ny fælles it-platform kan man finde mere beskrivelse af platformens elementer, referater, status, planer, nyheder, kontakter, vejledninger mv.: http://faellesit.rm.dk. 28. november 2014 Anne C. Abildgaard It-stab Tel. +45 2945 8909 Annabi@rm.dk Forord 2 Side 1 Hvorfor en fælles it-platform? Nødvendigt projekt vedligehold og modernisering 3 Den brugeroplevede gevinst: Stor tidsbesparelse ved log-in 3 Ensartethed på tværs af geografi og organisation 3 Platformens elementer Fleksibel og mobil adgang til it (Citrix mm.) 4 4 kategorier til it-arbejdspladser 5 Baseret på Windows 7 5 Fælles filstruktur og fælles printerkatalog 5 Konsolidering af systemer 6 Oppetider og performance 6 Ét fælles domæne (AD) i regionen i stedet for ti forskellige 6 Rammer og vilkår Computere/hardware 7 Økonomi finansiering og driftsomkostninger 7 Ekstra sikkerhedskontrol ved hjemmearbejde 8 Implementeringen Overgangsperioden for en stor organisation (1-2 år) 8 Tidsplan og metode for implementering 8 Pilotprojekt i gang 9
Forord Et sammenhængende, moderne it-fundament Sammenhængende og moderne it er en af de vigtigste forudsætninger for en region, der skal levere sundhedsydelser af høj standard til gavn for borgere og samfund. It, der kører hurtigt, stabilt og effektivt på tværs af organisation, geografi og systemer, er med til at løfte kvaliteten i sundhedsydelserne. I dag er den store udfordring, at Region Midtjyllands fundamentale og nødvendige it-infrastruktur nedenunder systemerne ikke er etableret. Det vil sige, at vi ikke har én fælles og standardiseret it-infrastruktur, men at hvert hospital, regionshusene og institutionerne i dag har separate, forskelligartede og efterhånden forældede it-infrastrukturer. Det giver udfordringer med den grundlæggende drift, support og vedligehold af it en, og derfor har vi nu projektet med at etablere den nye, fælles it-platform i Region Midtjylland, som du kan læse om i dette dokument. Side 2 Med den fælles it-platform skaber vi grundlaget for - at programmerne kan komme til at snakke bedre sammen, - at it en generelt bliver mere brugervenlig - at der bliver bedre it-support - og at driftsstabiliteten bliver bedre. Dermed siger vi også, at et forældet it-program ikke nødvendigvis kører bedre på en moderne platform. For brugerne vil den nye it-platform konkret synliggøre sig som et nyt skrivebordsudseende på deres computere. Derudover vil brugeren opleve nem og tidsbesparende adgang til sine programmer, og man vil opleve, at It hurtigere kan installere programmer og nye version hos brugeren, at vi kan yde hurtigere it-support, at driftsstabiliteten bliver bedre, at it-arbejdspladsen bliver lettere at tilgå og uafhængig af sted, med mere. Det skyldes, at en ny, moderne og ensartet it-infrastruktur giver it-afdelingen helt andre forudsætninger for at drive vores servere, overvåge netværket, administrere brugere og software, yde it-support, fejlsøge og meget mere, som altså kommer brugeren og den samlede organisation til gavn og i sidste ende de borgere, vi er her for. Venlig hilsen Lars Ole Dybdal It-direktør, Region Midtjylland 2
Hvorfor en fælles it-platform? Nødvendigt projekt vedligehold og modernisering Regionens nye fælles it-platform er et tvunget træk, idet den er en nødvendig opgradering og modernisering og dermed ikke et it-projekt, der kan til- eller fravælges, ejheller et rent besparelsesprojekt. Opgradering af styresystemet (Windows 7) på alle ca. 30.000 computere i regionen er nødvendigt. Det styresystem, som regionens computere og programmer i dag kører på, er officielt udgået (Windows XP), hvilket indebærer problemstillinger med sikkerhed, opdateringer, vedligehold, drift, support, udvikling, overholdelse af lovgivning og rigtig anvendelse af ressourcer. Opgradering af styresystem er en omfattende opgave, som typisk tager flere år for store virksomheder. Konsolidering af systemer er ligeledes nødvendigt. Økonomisk og kvalitetsmæssigt er det ikke hensigtsmæssigt at anvende flere forskellige programmer (og leverandører) til at løse den samme opgave inden for samme virksomhed. Den øvelse, der er gjort med at implementere én, fælles EPJ i Region Midtjylland, skal i princippet gøres for alle systemer. Dette er også en del af Region Midtjyllands it-strategi (http://intra.rm.dk/it/it+strategi). Side 3 Ensartethed på tværs af geografi og organisation Uanset hvilket hospital eller hvilken lokalitet medarbejderen besøger, vil man med en fælles it-platform have fornemmelsen af, at hele regionen er én virksomhed it-mæssigt. Brugerne har alle steder i regionen samme grænseflade, og der er bedre forudsætning for deling af data på tværs af regionen. Dels når programmerne løbende bliver konsolideret, og dels fordi, infrastrukturen er én fælles, se mere om ét fælles domæne på side 6. Roller og rettigheder i adgangen til programmerne bliver med den nye platform også standardiserede på tværs af regionen, og it-arbejdspladserne (typer af computere) ligeså. Det vil forbedre brugerens oplevelse og kvaliteten af brugeradministrationen i regionen. Den brugeroplevede gevinst: Stor tidsbesparelse ved log-in Den største og mest mærkbare gevinst for brugerne i det daglige arbejde bliver hurtig, fleksibel og nem adgang til programmerne (login). Dette gælder for kliniske medarbejdere på Region Midtjyllands hospitaler, som logger ind og ud på flere forskellige pc er i løbet af en dag, se mere på næste side. Der vil også blive andre brugeroplevede gevinster i form af mere stabil drift og bedre it-support, se mere på side 6 (kun ét domæne). 3
Platformens elementer Fleksibel og mobil adgang til it: - Citrix, sessionsfastholdelse og Single Sign On Citrix er en grænseflade på skærmen, som indeholder alle brugerens programmer. Citrix er brugerens nye skrivebord. Når programmer åbnes og anvendes igennem Citrix-grænsefladen, er de ikke installeret fast på selve computeren. Alle programmerne ligger i stedet på servere, og skal derfor ikke vedligeholdes på den enkelte computer. Dette er der mange fordele ved. Eksempelvis vil computere med den nye it-platform have længere levetid end computere med fast installerede programmer. Citrix giver også mulighed for, at brugeren kan tilgå sine programmer fra flere forskellige computere også ipad s og ikke kun én computer (dog ikke de programmer, som er licensieret pr. computer og ikke pr. bruger). Der bliver løbende videreudviklet på Citrix-konceptet, eksempelvis omkring adgang fra en computer i udlandet og fra forskellige typer af computere. På http://faellesit.rm.dk er Citrix-skrivebordet præsenteret i en kort film. Side 4 Sessionsfastholdelse er muligheden for at sætte sine åbne programmer på pause i op til 8 timer. Når brugeren logger på igen på en anden eller samme computer, vil alle programmerne automatisk åbne op, som man forlod dem. Det er brugerens ansvar, at Citrix er sat på pause, når man forlader computeren også selv om det kun er for et kort øjeblik. Single Sign On betyder, at brugeren kun logger sig ind ét sted (Citrix) med sit regionsid, og kan derfra åbne programmerne uden skal skulle logge yderligere ind. Der er i dag mange programmer, som ikke er tilknyttet Single Sign On, og dermed kræver særskilt log-in, eksempelvis Klinisk Logistik. Der vil løbende blive tilknyttet flere programmer til Single Sign On. Centrale programmer, som benyttes af mange brugere i regionen, vil blive prioriteret først. I dag er MidtEPJ, Impax, SpeechMax og Service Desk tilknyttet Single Sign On. Brugeren kan til- og fravælge genveje til programmer i Citrix-skrivebordet 4
4 kategorier til it-arbejdspladser It har sammen med en brugergruppe indtil videre defineret fire forskellige kategorier, som it-arbejdspladser (computertyper) vil blive opdelt i (navnene ligger ikke endeligt fast endnu): 1. Basis funktions-computer: Der er kun adgang til programmer via Citrix. På basis funktions-computer skal brugeren kun logge ind i Citrix. Man kan ikke installere lokalt. Vil udgøre langt størstedelen af pc er i regionen. 2. Avanceret funktions-computer: fx til BDA er (billeddiagnostik) eller til klinisk logistik. Det er computere, der løser helt specielle opgaver. 3. Basis personlig computer: Mulighed for via It at få installeret programmer og software lokalt på computeren ved siden af Citrixmiljøet. Fx mobilt bredbånd, hvis brugerne har behov for netadgang på steder, hvor der ikke er trådløst netværk (fx ved hjemmebesøg hos patienter). 4. Avanceret personlig computer: En pc, som brugeren har stor frihed til selv at administrere. Det betyder omvendt, at der kun er meget begrænset support fra It på denne type. Installation af sådan en pc kræver en særlig aftale, da det skal afklares, hvilke sikkerhedsmæssige udfordringer, den giver. 5. Der udvikles fortsat på, hvilke typer computeropsætninger, der skal ligge i kategorierne i takt med erfaringer fra bl.a. pilotprojektet på AUH. Side 5 Baseret på Windows 7 Region Midtjyllands nye it-platform er baseret på styresystemet Windows 7. I dag kører vi på det forældede Windows XP. Dette skift er en af kerneopgaverne i den nye it-platform, og opgraderingen vil løse mange nuværende, mindre daglige udfordringer, som primært skyldes sikkerhedsaspekter, for eksempel omkring Java-software, der indgår i mange af regionens programmer. Læs mere i denne nyhed. Regionssekretariatet og Koncernøkonomi har i december 2013 finansieret 25.000 licenser til Windows 7. Der blev indgået en 3-årig aftale med Microsoft (udløber 31.12.2016). Det er en serviceaftale med vedligehold, som bl.a. indebærer, at regionen kan opgradere til nyere styresystem uden beregning inden for aftalens 3-årige periode. Har vi i regionen et merforbrug udover de 25.000 licenser, vil dette blive faktureret ud i forretningsenhederne efter forbrug. Microsoft sender en årlig regning på merforbruget til Region Midtjylland. Den første vil komme i december 2014. Opgradering af styresystem fra Windows XP til Windows 7 består konkret i, at ca. 800 programmer i Region Midtjylland rent teknisk modnes, pakkes og testes til Windows 7-styresystemet. På denne side kan man løbende følge med i fremdriften på, hvor mange af programmerne, der er færdige til platformen. Fælles filstruktur og fælles printerkatalog Den nye it-platform medfører én fælles filstruktur/mappestruktur i Region Midtjylland, hvor der i dag er mange forskellige i regionen. På samme måde vil der også være ét fælles printerkatalog med fælles navngivning af alle ca. 2500 netværksprintere i Region Midtjylland. 5
Oppetider og performance Der arbejdes i øjeblikket på at etablere en overordnet SLA (Service Level Agreement) mellem It og regionens forretningsenheder, som skal fastlægge oppetid og driftsaftaler på hele platformen. Heri bliver der også defineret aftalt driftstid for Citrix, som den nye it-platform er baseret på. Med Citrix som indgang til alle brugerens daglige programmer, bliver oppetid for netop Citrix yderst kritisk et Single Point of Failure. It har igangsat forskellige aktiviteter, som adresserer denne kritiske sårbarhed for regionen. EPJ s performance igennem Citrix er for mange kliniske brugere helt afgørende. EPJ har i flere år været anvendt igennem Citrix på det gamle Aarhus Sygehus, hvilket har givet erfaringsgrundlag til projektet. Med et helt nyt og moderne Citrix-miljø til den nye it-platform er det It s klare forventning, at EPJ s svartider og performance vil leve fuldt op til de garantier, som i dag er aftalt. Optimering af EPJ s performance er generelt noget, som It hele tiden arbejder med, og er en kombination af flere indsatser. En af indsatserne er et projekt med Systematic om at optimere anvendelsen gennem Citrix. Side 6 Ét fælles domæne (AD) i regionen i stedet for ti forskellige Ét fælles domæne i Region Midtjylland er kernen i ny fælles it-platform. Det er den helt store gevinst, som vil give It helt andre forudsætninger for at kunne yde it-service i fremtiden. I dag anvender de enkelte regionshospitaler (ikke hospitalsenheder) forskellige såkaldte domæner eller AD (Active Directorys), som er en it-afdelings livsnerve til at styre brugerkonti (rettigheder, adgange mv.), printere, filer, sikkerhedsopsætninger og meget mere. Med én it-platform placeres alle ca. 30.000 brugere i Region Midtjylland i det samme AD/på det samme domæne (OneRM). Vedligeholdet og de manglende tekniske sammenhænge mellem ti forskellige domæner/ad er i regionen er i dag kilde til mange udfordringer. Udpluk af gevinster ved at have ét domæne frem for mange forskellige: Nemmere for brugeren at forny og oprette digital signatur Nemmere for It at fejlsøge på de fejl, som brugerne registrerer Færre driftsproblemer, fordi der kan opstå flere fejl på mange domæner Bedre proces for brugeroprettelse i regionen Nemmere for It at installere nye computere hos brugerne It kan hurtigere rulle ny software ud dvs. brugeren kan hurtigere få installeret sine bestilte programmer, nye versioner mm. Systemer til specialeområder mm. konsolideres - én opgave, ét system Konsolidering af it-programmer er en del af projektet med den nye it-platform. Det betyder, at hvor der i dag er to eller flere forskellige it-systemer, som løser den samme opgave på forskellige hospitalsenheder, skal der kun være ét fremadrettet. Der er udarbejdet over 30 anbefalingsrapporter til hvert specialeområde, serviceområde mm. om, hvilket system, der bør satses på fremadrettet som det fællesregionale, hvilke der bør udfases og om der evt. skal findes et helt nyt via udbud. Se alle rapporterne her. 6
Konsolideringen af systemer kører sideløbende og til dels uafhængigt af udrulningen af selve platformen. Implementeringsplanen afventer således ikke, at alle systemer er konsoliderede, da konsolideringerne vil tage længere tid, men ruller med de programmer, som aktuelt er i brug hos brugerne på udrulningstidspunktet. Rammer og vilkår Computere/hardware Det er som udgangspunkt ikke nødvendigt at udskifte en computer, for at den kan køre med den nye it-platform. Dog vil der være ældre computere (typisk mere end tre år gamle), som ikke kan, fordi de ikke kan opgraderes til Windows 7. En computer kan med sikkerhed opgraderes til den nye itplatform, hvis den er købt på regionens indkøbsaftale inden for de sidste tre år. Side 7 Når den enkelte afdeling skal i gang med at tage it-platformen i brug, vil projektet gennemgå afdelingens computere og andet udstyr. Her vil projektet give en anbefaling til, hvilke computere der konkret bør udskiftes i den pågældende afdeling. Afdelingerne skal selv betale for nye computere. De pc-modeller, som i dag findes i Region Midtjyllands indkøbskatalog, er alle godkendte til den nye it-platform. Se pc-modeller her. Økonomi finansiering og driftsomkostninger Finansiering Den nye fælles it-platform er overordnet finansieret igennem Kommuneleasing med 125 mio. kr., som tilbagebetales over de næste fem år. I 2015 falder det første afdrag således på 25 mio. kr., som fordeles mellem forretningsenhederne (hospitaler mv.) i regionen. Ud af de 125 mio. går de ca. 61 mio. kr. til finansiering af Citrix-teknologien. Gevinstrealisering Revisionsfirmaet PricewaterhouseCoopers (PwC) har udarbejdet en rapport til Region Midtjylland om gevinster ved den nye it-platform. Rapporten blev drøftet i Lederforum for Økonomi 8. oktober 2014. Referat fra mødet og PwC s rapport om gevinster kan ses på intranettet her. Der blev nedsat en arbejdsgruppe med formandskab ved Koncernøkonomi, som nu dykker yderligere ned i og kvalificerer rapportens konklusioner. Rapporten fremstiller blandt andet gevinster for forretningen på fire områder: Driftsstabilitet Effektiv systemadgang Rollebaseret systemadgang Informationssikkerhed Årlig driftsomkostning Et oplæg til driftsbudget blev også behandlet i ovenstående møde i Lederforum for Økonomi. Den nedsatte arbejdsgruppe har også fået som opgave at kvalificere den årlige driftsomkostning for 2016 og frem. 7
Den nye og moderne it-platform vil årligt koste mere at drive, end det nuværende it-set up i Region Midtjylland. Det skyldes primært udgifter til licenser. Til gengæld vil der også være store gevinster at høste fremadrettet, som nævnt ovenfor samt på side 6. I 2015, som er et overgangsår med drift af både gamle og ny platform, er der kortlagt en samlet meromkostning på 16 mio. kr., hvoraf 8 mio. vil blive afregnet med forretningsenhederne fra det tidspunkt, man tager platformen i brug og antal brugere. Ekstra sikkerhedskontrol ved hjemmearbejde Region Midtjylland er den eneste af de fem danske regioner, der endnu ikke anvender såkaldt 2-faktor autentifikation ved log-in på virksomhedens systemer uden for virksomhedens netværk. Det betyder i praksis, at brugeren skal indtaste tre koder, når man logger på hjemmefra, i stedet for kun den ene, vi indtaster i dag. Brugeren vil skulle indtaste sit regionsid (brugerid og adgangskode) ligesom i dag, og derudover en firecifret selvvalgt kode samt en længere kode af unikt genererede tal, som enten kommer fra en sms eller en token (lille plast-display, man fx har i sit nøglebundt). Der er en årlig licensudgift forbundet med denne log-in-løsning, som bliver indregnet i driftsbudgettet, se ovenfor. Side 8 Implementeringen Overgangsperioden for en stor organisation (1-2 år) Selve implementeringsperioden indtil alle brugere er på vil kræve noget af organisationen. I en periode vil nogle brugere arbejde på en gammel platform, mens deres kollegaer måske er kommet over på den nye. Sådan vil det være i en overgangsperiode, indtil alle knap 30.000 brugere i regionen har skiftet platform. Dertil kommer, at nogle afdelinger allerede i forvejen i kraft af hospitalsfusioner arbejder på to forskellige platforme, og vil dermed blive tilført en tredje platform i afdelingen. Tidsplan og metode for implementering Der er i dag ikke en endelig vedtaget tidsplan for implementeringen af platformen i hele regionen. For at kunne fastlægge en endelig tidsplan, har vi brug for flere erfaringer og at have implementeret lidt mere, end vi har lige pt. Den tidligere vedtagne og udmeldte rækkefølge for ibrugtagning af platformen gælder fortsat. Planen for ibrugtagning kan følges på denne side, hvor den løbende udbygges med flere detaljer. Ambitionen er, at implementering er påbegyndt på alle forretningsenheder i Region Midtjylland inden udgangen af 2015. Ambitionen og prioriteringen er også at implementere så hurtigt som muligt med respekt for, at det er en omfattende opgave - både for It og for forretningen. Ibrugtagningen af den nye it-platform sker med base i tæt dialog med afdelingsledelsen, hvor den enkelte afdelings overgang fra gammel it-platform 8
til den nye it-platform planlægges i et samarbejde. Projektet har udarbejdet drejebøger, brugervejledning mm. Implementeringen understøttes af et support-rejsehold, der er sammensat af såvel lokale ressourcer (lokalt sundheds-it-personale og superbrugere) som centrale it-ressourcer. Det igangværende pilotprojekt på AUH skal evaluere metoden i december. Pilotprojekt november 2014 I øjeblikket er pilotprojektet i sin slutfase, og it-platformen er således taget i brug hos omkring 300 brugere på Patienthotellet og Afdeling G, AUH. Der vil blive udsendt en bred nyhed herom primo december. Erfaringerne fra pilotprojektet vil blive delt og bearbejdet, inden platformen bliver udrullet i større skala. Grundlæggende viser pilotprojektet, at it-platformen fungerer tilfredsstillende, og at der er opstået behov for at rette enkelte tekniske fejl, hvilket forlængede pilotprojektets varighed. Fejlene er løst og vil således ikke opleves for kommende afdelinger. Pilotafdelingerne har også aktivt deltaget i input til diverse tilpasninger, som skal forbedre brugeroplevelsen af it-platformen yderligere. Side 9 Spørgsmål til den nye it-platform kan stilles til Henrik Overgaard, programleder for Ny fælles it-platform. På projektets hjemmeside http://faellesit.rm.dk findes desuden uddybende information om it-platformen, referater, status på fremdrift, nyheder - og der bliver snart publiceret film om it-platformen. Websiden bliver løbende opdateret. 9