Afbureaukratisering anbefalinger til jobcentrenes modtagelse

Transkript

1 NOTAT 13. juni 2008 Afbureaukratisering anbefalinger til jobcentrenes modtagelse Baggrund for afbureaukratiseringen Reglerne på beskæftigelsesområdet er over mange år blevet ændret og justeret gennem politiske aftaler. Der er for eksempel indført særlige regler for mange specifikke målgrupper. Ændringerne har hver især haft et klart formål, men tilsammen har de med tiden skabt et kompliceret system, der er svært for de ledige at forstå og svært for medarbejderne i jobcentrene at administrere. For at skabe større sammenhæng mellem det politiske mål at få de ledige hurtigt i job og dagligdagen i jobcentrene lancerede regeringen i begyndelsen af 2007 et projekt, der skal forenkle reglerne og mindske bureaukratiet på beskæftigelsesområdet. Beskæftigelsesministeriet indledte projektet med at spørge medarbejderne i jobcentrene, hvor der er størst behov for at forenkle reglerne og afbureaukratisere. Beskæftigelsesministeriet fik 169 forslag fra medarbejderne, og mange af dem er allerede ført ud i livet. På Arbejdsmarkedsstyrelsens hjemmeside kan man læse om status på de forskellige forslag. Derefter udarbejdede konsulentfirmaet Deloitte analyser på fire områder som har et stort forenklingspotentiale: ungeområdet, sanktionsområdet, sygedagpengeområdet og jobcentrenes modtagelse af borgere. Baggrund for afbureaukratiseringen på modtagelsesområdet Formålet med at afbureaukratisere modtagelsen i jobcentrene er at skabe de bedst mulige rammer for den aktive beskæftigelsesindsats både for jobcentermedarbejdere og for ledige. Og det er vigtigt, at rammerne understøtter målsætningen om øget jobfokus. Ved at forenkle og lette jobcentrenes procedurer og arbejdsgange, når de modtager borgere i de tre første måneder af ledighedsforløbet, kan jobcentrene yderligere målrette indsatsen mod at hjælpe ledige hurtigt i job. Modtagelsen skal først og fremmest bruge ressourcerne på at hjælpe borgene til at søge job, så de hurtigst muligt kommer ud af offentlig forsørgelse og i job. De ledige skal have målrettet rådgivning og støtte til at finde og søge job med gode beskæftigelsesmuligheder. Samtidig skal borgeren og jobcenteret ikke bruge unødig tid på registrering af oplysninger, som hurtigt viser sig at være irrelevante. Hermed får jobcenteret flere ressource til at hjælpe de borgere, der har behov for mere intensiv hjælp. Forslagene På baggrund af Deloittes anbefalinger i modtagelsesrapporten fremlægger regeringen nedenstående forslag til afbureaukratisering af jobcentrenes modtagelse. Jobcentrenes modtagelse adskiller sig væsentligt fra de øvrige områder i afbureaukrati-

2 seringsprojektet, idet langt størstedelen af anbefalingerne vedrører organiseringen lokalt i jobcentrene, bedre oplysning om, hvilke muligheder der findes inden for den eksisterende lovgivning og it-understøttelsen af jobcentrenes arbejde. Mange af disse tiltag er i deres natur lokalt forankret. Men der er også anbefalinger, som bl.a. Arbejdsmarkedsstyrelsen vil skulle gennemføre administrativt. En del af anbefalingerne kræver både lokal og central implementering. Ud over de tiltag, der kan gennemføres administrativt, fremlægger regeringen to forslag, som kræver ændringer i lov om den aktive beskæftigelsesindsats. Anbefalinger, som kræver lovændringer Deloitte har i modtagelsesrapporten identificeret regler, som enten er overflødige eller uhensigtsmæssige i forhold til jobcentrenes modtagelse. Derfor foreslår regeringen følgende to ændringer af lov om den aktive beskæftigelsesindsats. Helhedsvurderingen efter lov om den aktive beskæftigelsesindsats (LAB) 20 afskaffes Efter 16 i LAB skal der under kontaktforløbet afholdes individuelle jobsamtaler med fokus på konkrete job og jobsøgning. Kontaktforløbet og indholdet i beskæftigelsesindsatsen skal tilrettelægges i samarbejde med den ledige og med udgangspunkt i den enkeltes ressourcer i forhold til arbejdsmarkedet. Efter 20 i LAB skal der under den første jobsamtale med kontanthjælpsmodtagere efter senest 3 måneders ledighed ske en helhedsvurdering af den pågældendes beskæftigelsessituation og behov på længere sigt. Personen skal have skriftlig besked herom. Bestemmelserne om helhedsvurdering i LAB 20 vurderes som overflødige. Det er ikke længere nødvendigt at stille krav om en helhedsvurdering efter lige præcis 3 måneder, da jobsamtalerne i hele kontaktforløbet dækker samme arbejdsmarkedsrelaterede helhedsvurdering som 20. Regeringen foreslår derfor at afskaffe helhedsvurderingen efter LAB 20. Mulighed for at stille krav om udarbejdelse af CV tidligere end én måned fra tilmelding til jobcentret Forslaget indebærer en ændring af LAB, så jobcentrene kan stille krav om, at en arbejdsmarkedsparat borger skal udarbejde et CV tidligere end efter én måned. Det vil kunne spare nogle jobcentre for en ekstra samtale, hvor eneste formål er at godkende borgerens CV. Anbefalinger, som Arbejdsmarkedsstyrelsen gennemfører administrativt Deloitte har en række anbefalinger om præcisering af de eksisterende krav i lovgivningen. F.eks. krav til indhold i samtaler og minimumskrav til registrering. Baggrunden for anbefalingerne er bl.a., at jobcentrene i visse tilfælde tror, at der er langt flere krav til f.eks. registrering, end det faktisk er tilfældet. Præciseringerne vil ske via Arbejdsmarkedsstyrelsens hjemmeside, hvor der allerede findes et særligt tema om afbureaukratisering. 2

3 Modtagelsespjece til jobcentrene Anbefalingerne har ført til, at Arbejdsmarkedsstyrelsen er ved at udarbejde en modtagelsespjece til jobcentrene. Pjecen kommer med 10 gode råd til jobcentrenes modtagelse, som er inspireret af modtagelsesrapporten og dialogen med jobcentrene. I pjecen er der bl.a. eksempler på, hvordan nogle jobcentre har organiseret deres modtagelse. Pjecen forventes tilsendt alle jobcentre primo juli Adskillelse af job og ydelse i parallelle spor Jobcentrene kan organisere sig, så ydelsen afklares senere i ledighedsforløbet dog inden dage, så der kun bruges tid på afklaring af borgere, der ikke finder et job hurtigt, Dette vil ikke have betydning for borgerens retssikkerhed og rettidig udbetaling af ydelser. Arbejdsmarkedsstyrelsen vil præcisere, at der i praksis kan ske en adskillelse af job og ydelse, så den jobrettede indsats kan iværksættes før den endelige ydelsesafklaringen har fundet sted. Kontrol af dokumentation inden samtale Arbejdsmarkedsstyrelsen vil videregive ideer til hvordan jobcentret kan understøtte en effektiv ydelsesafklaring i ydelsescentret, f.eks. ved at udlevere materiale til borgerne, som lister den dokumentation, som de skal medbringe til samtalen i ydelsescentret. Præcisering af rammer for ydelsesrådgivning og udlevering af ansøgningsskema i jobcentrene For at sikre en mere ensartet praksis præciseres det, hvor meget rådgivning om ydelser borgerne kan modtage i jobcentret. Arbejdsmarkedsstyrelsen vil beskrive, i hvilket omfang jobcentret kan assistere ydelseskontoret. Tydeliggørelse af formålet med straksmatchet i Arbejdsmarkedsportalen Formålet med straksmatchet i Arbejdsmarkedsportalen præciseres. Straksmatch er en vurdering af, om den ledige har andre problemer end ledighed, Straksmatchet skal sikre, at jobcentrene på det umiddelbart foreliggende grundlag kan foretage en vurdering af, om borgeren står til rådighed for arbejdsmarkedet. Der vil blive udarbejdet en sådan præcisering. Registrering af arbejds-/opholdstilladelse i Arbejdsmarkedsportalen Det præciseres, at der alene skal registreres, hvorvidt borgeren oplyser at have arbejds-/opholdstilladelse, da det er borgeren, der er ansvarlig for at oplysningerne er korrekte. Anbefalinger, som kræver ændringer i Arbejdsmarkedsstyrelsens itunderstøttelse Deloitte har udover de anbefalinger, som Arbejdsmarkedsstyrelsen vil skulle gennemfører administrativt, en række anbefalinger, som kræver ændringer i itsystemerne. Disse vil over tid kunne implementeres af Arbejdsmarkedsstyrelsen. Tydeligt formål med profilskift på Arbejdsmarkedsportalen Formålet med at skifte brugerprofil mellem statslige og kommunale medarbejdere i it-systemer bør tydeliggøres for jobcentrene. Brugerprofilskift et pt. nødvendigt, fordi kommunen og staten er to forskellige myndigheder. Når en medarbejder be- 3

4 handler sager for kontanthjælpsmodtagere, skal brugerprofilen derfor være kommunal medarbejder. Profilskiftet, som skyldes krav fra Datatilsynet, kan overflødiggøres med en it-løsning, som p.t. overvejes. Adgang til CPR-oplysninger for alle medarbejdere Deloittes udredning har vist, at en række medarbejdere ikke har kendskab til muligheden for at give alle medarbejdere adgang til samme CPR-oplysninger. Derfor skal det skal sikres, at jobcentrene har kendskab til denne mulighed. Uaktuelle job skal slettes fra Jobnet Jobcentrene organiserer arbejdet i modtagelsen på en måde, der sikrer, at Jobnet er opdateret, og kun aktuelle job findes på portalen. Jobopslag fjernes automatisk, når de er udløbet og kan endvidere højest ligge 5 uger på Jobnet. Det er dog den enkelte arbejdsgivers ansvar at fjerne uaktuelle jobopslag, fx fordi stillingen er blevet besat. Arbejdsmarkedsstyrelsen vurderer dog ikke problemet med uaktuelle jobopslag som værende stort. Arbejdsmarkedsstyrelsen udarbejder information om jobopslag på Jobnet inden udgangen af Push-strategi for viden om arbejdsmarked og job Arbejdsmarkedsstyrelsen fortsætter udviklingen af værktøjer og metoder, der kan understøtte medarbejdernes viden om arbejdsmarkedet på en let tilgængelig måde gerne it-understøttet. Som løsning er der udviklet og idriftsat en jobvejviser på Arbejdsmarkedsportalen, der giver information om, inden for hvilke områder der er gode beskæftigelsesmuligheder. Anden understøttelse ventes udviklet, herunder mulighed for at medarbejderne kan foretage en interessesøgning på ledige job, og en model, så jobcentrene hurtigt kan give virksomheden et realistisk bilede af muligheden for at skaffe arbejdskraft inden for en given branche. Lettere adgang til eksisterende relevante oplysninger om borgeren Ved første henvendelse skal der være lettere elektronisk adgang til eksisterende relevante oplysninger om borgeren, og særligt oplysninger i Arbejdsmarkedsportalen vedrørende borgere, der flytter fra én myndighed til en anden. Der er nu fundet en løsning, så adgangen til oplysninger fra en anden myndighed i Arbejdsmarkedsportalen bliver lettet fra august Modernisering af stillingskategorier i CV et og styrket mulighed for matche ledige med relevante job Den igangsatte modernisering af stillingsbetegnelserne i CV'et på Jobnet fortsætter. Moderniseringen var gennemført ved udgangen af april Fremover vil der ske vedligeholdelse af stillingsbetegnelserne hvert andet år. Forbedret design og mulighed for individuelle løsninger ved opsætning af CV på Jobnet Designet af CV'et på Jobnet forbedres via bl.a. form, opsætning og fleksibilitet. Der er gennemført en undersøgelse af brugervenligheden, der har givet input til forbedringer af CV et. Disse forbedringer gennemføres i efteråret

5 Forbedret driftsstabilitet på Arbejdsmarkedsportalen Driftsstabiliteten på Arbejdsmarkedsportalen forbedres væsentligt fra juni 2008, hvor der etableres et nyt portalmiljø. Anbefalinger, som jobcentrene kan gennemføre lokalt Deloitte har en række anbefalinger til, hvordan jobcentrene kan tilrettelægge modtagelsen lokalt i jobcentrene. En del af anbefalingerne bliver illustreret med eksempler i en pjece fra Arbejdsmarkedsstyrelsen om modtagelsen, som udsendes til jobcentrene primo juli Nem adgang til ressourcepersoner i jobcentret med indgående viden om og kontakt til virksomheder Det anbefales, at der altid er mindst én medarbejder i modtagelsen, som har indgående kendskab til det lokale erhvervsliv og der kan derudover evt. være specialister i modtagelsen med særlig viden om eksempelvis unge. De skal sikre, at de øvrige medarbejdere har nem adgang til særlig viden. Styrkede kompetencer og viden om arbejdsmarkedet Det anbefales, at der sættes yderligere fokus på jobcentermedarbejdernes kompetenceudvikling og på, at medarbejderuddannelse rettes mod medarbejdernes viden om arbejdsmarkedets og virksomhedernes behov. Dette gælder både på det lokale og centrale niveau. Mere entydigt jobfokus ved samtale om job inden første registrering i Det digitale RegistreringsVærktøj (DRV) m.v. Det anbefales, at borgeren ved første fremmøde i jobcentret opfordres til at benytte centrets faciliteter til intensiv jobsøgning frem mod den første jobsamtale. Fokus skal være på jobsøgning og ikke på registrering af oplysninger, som hurtigt kan vise sig unødvendige. Registrering i DRV foretages først efter første jobsamtale, og kun såfremt borgeren ikke på det tidspunkt allerede har fundet et job Lokale retningslinier og tilrettelæggelse, der sikrer, at der er jobfokus i den første samtale Det anbefales, at jobcentrene udarbejder lokale retningsliner for den første samtale, der indebærer, at fokus er på borgerens ressourcer frem for begrænsninger. Bedre styring af flowet mellem ydelseskontor og jobcenter Det anbefales, at jobcentre og ydelseskontorer i fællesskab sikrer en tilstrækkelig planlægning og styring af personaleressourcer som basis for en effektiv afvikling af samtaler. Effektivisering af afholdelse af samtaler i jobcenter og ydelseskontor i forbindelse med opstart af kontanthjælp Det anbefales, at jobcentrene implementerer en række forslag til at effektivisere afholdelsen af samtaler, herunder mulighed for tilkaldevagter, opsamlingsdage for borgere, der melder afbud. 5

6 Effektiv anvendelse af fælles informationsmøder Det anbefales, at jobcentrene overvejer at gøre brug af fællesmøder til brug for fælles information ved første henvendelse og opstart af kontanthjælpssagen. Styrket jobfokus i første jobsamtale via færre indholdsmæssige krav til samtalen Jobcentrene bør kun afklare og registrere, hvad loven som minimum kræver ved den første samtale. Arbejdsmarkedsstyrelsen vil understøtte anbefalingen ved at præcisere, hvad kravene er. På længere sigt vil der evt. blive udviklet ny itunderstøttelsen, der vil formindske registreringskravene. Anbefalinger, som kan gennemføres af KL og kommunale it-leverandører Da nogle af anbefalingerne i modtagelsesrapporten omhandler it-understøttelsen i de kommunale it-systemer, vil Arbejdsmarkedsstyrelsen tage initiativ til drøftelser med KL og kommunale it-leverandører om, hvordan man bedst muligt sikrer itunderstøttelsen i jobcentrene. Mulighederne for styrket it-understøttelse af kommunikation mellem jobcenter og ydelseskontor undersøges Arbejdsmarkedsstyrelsen vil indgå i dialog med de kommunale it-leverandører om problemstillingen, hvilket sker i juni Arbejdsmarkedsstyrelsen kan ikke løse problemstillingen direkte, da der er tale om et anliggende for jobcentrene og de kommunale it-leverandører, som vil have ansvaret for implementeringen. Forlængelse af 10-dages fristen for afmeldelse i Arbejdsmarkedsportalen Der er indbygget en automatisk frist i it-systemet så borgere, der er registreret som ledige, automatisk afmeldes efter 10 dage, hvis ikke de er godkendt som kontanthjælpsberettigede. Baggrunden for fristen er, at rigtig mange tilmelder sig, men aldrig søger om kontanthjælp. Før fristen blev indført, var der derfor registreret mange personer i systemet, som ikke var ledige. Det anbefales, at 10-dages fristen forlænges, fordi kommunerne i visse tilfælde ikke har mulighed for at foretage ydelsesafklaring inden 10 dage. Anbefalingen skal reducere de fejlagtige afmeldinger i Arbejdsmarkedsportalen. Derfor vil Arbejdsmarkedsstyrelsen i sommeren 2008 indgå i dialog med Kommunernes Landsforening om en eventuel udvidelse af fristen til 20 dage. Dobbeltregistrering i KMD Aktiv og i jobcentrenes it-værktøjer minimeres Kommunikationen mellem jobcenter og ydelseskontor er ikke it-understøttet i tilstrækkeligt omfang. Det foreslås derfor, at der arbejdes på en højere grad af itunderstøttelse, så registrering af samme oplysninger i forskellige it-systemer undgås. På den baggrund vil Arbejdsmarkedsstyrelsen indgå i dialog med de kommunale it-leverandører om problemstillingen, hvilket sker i juni Arbejdsmarkedsstyrelsen kan ikke løse problemstillingen direkte, da der er tale om et anliggende for jobcentrene og de kommunale it-leverandører, som vil have ansvaret for implementeringen. 6

7 Genåbning for kontanthjælpsmodtageres mulighed for tilmelding og fremmøde på første ledighedsdag Kontanthjælpsmodtagere kan ikke længere tilmelde sig som ledige på Jobnet. Det giver unødvendigt arbejde for jobcentrene, der skal foretage og hjælpe med registreringen af de borgere, der kan selv. Arbejdsmarkedsstyrelsen vil inden sommeren 2008 indgå i dialog med Kommunernes Landsforening om, hvorvidt der med fordel kan genåbnes for kontanthjælpsmodtageres mulighed for selv at tilmelde sig som ledig. Konklusion Modtagelsesrapporten indeholder kun få anbefalinger om lovændringer. Derimod har rapporten mange anbefalinger om, hvordan modtagelsen af de ledige konkret kan tilrettelægges og forbedres. En del af disse anbefalinger vil kunne gennemføres lokalt ude i jobcentrene, og jobcentrene kan derfor inddrage rapportens anbefalinger i deres fremtidige videreudvikling af deres modtagelse. Arbejdsmarkedsstyrelsen vil snarest udsende en pjece med gode råd om modtagelsen, som jobcentrene kan hente inspiration i. Desuden vil Arbejdsmarkedsstyrelsen præcisere de lovgivningsmæssige krav til modtagelsen via temahjemmesiden om afbureaukratisering. Endelig er der er en række anbefalinger til bedre it-understøttelse, hvoraf nogle vil skulle gennemføres af KL og de kommunale it-leverandører. 7