Fællesindkøb Fyn UDBUDSMATERIALE VEDRØRENDE: EU-UDBUD 2008 INDKØB AF BILER TIL NYBORG KOMMUNES HJEMMEPLEJE M.FL. Fællesindkøb Fyn Graabjergvej 3A 5856 Ryslinge Ansvarlig indkøbskonsulent: Bjarne S. Petersen Tlf.: 72 53 11 82/ Mobil: 72 53 11 92 E-mail: bp@faaborgmidtfyn.dk 1
Indholdsfortegnelse: 1. Indledning...3 1.0 Disposition af tilbud...3 1.1 Ordregivende myndighed...3 1.2 Udbudsform...4 1.3 Leverancens art og omfang...4 1.4 Tro- og love erklæring...5 1.5 Service- og vedligeholdelse...5 1.6 Garanti...6 1,7 Kravspecifikation...6 1.8 Betalingsbetingelser...7 1.9 Kontraktgrundlag...7 2.0 Tildelingskriterier...7 2.1 Øvrige oplysninger...8 2.2 Tilbudsfrist...8 2.3 Tilbud skal sendes til...8 Bilag 1, Tro- og loveerklæring Bilag 2, Tilbudsskema 2
1. Indledning Fællesindkøb Fyn er et indkøbsfællesskab mellem fem kommuner på Fyn. De deltagende kommuner er, Assens, Faaborg-Midtfyn, Kerteminde, Nordfyn og Nyborg med i alt ca. 180.000 indbyggere. Kommunerne har fælles indkøbspolitik med et koordinerende indkøbskontor beliggende på Graabjergvej, 3A i Ryslinge. Kontoret er bemandet med fem medarbejdere. Til opfyldelse af indkøbspolitikkens formål vedrørende indkøb på de økonomisk mest fordelagtige vilkår, skal der i forbindelse med udbud skabes de bedst mulige betingelser for optimal konkurrence mellem de potentielle leverandører. Der søges indgået aftaler med leverandørerne med henblik på: at opnå de bedst mulige priser for den rette kvalitet at opnå leveringssikkerhed og bedst mulige leveringsbetingelser at opnå den bedst mulige service at opnå mindst mulig miljøbelastning at sikre udbredelsen af e-handel at skabe en totaløkonomisk optimering 1.0 Disposition af tilbud Samtlige punkter i nærværende udbudsmateriale skal besvares og/eller accepteres. Eventuelle forbehold skal tydeligt fremgå. Udbudsmateriale kan evt. rekvireres som fil på mail: bp@faaborgmidtfyn.dk besvarelsen kan herefter skrives direkte i udbudsmaterialet med rød skrift. 1.1 Ordregivende myndighed Nyborg Kommune Att.: Dorrit Møllegaard Torvet 1 5800 Nyborg Sekretariat for udbuddet: Fællesindkøb Fyn Att.: Bjarne S. Petersen Graabjergvej 3A 5857 Ryslinge 3
1.2 Udbudsform Indkøb af biler til brug i den kommunale hjemmepleje i Nyborg Kommune i henhold til nærværende udbudsmateriale med bilag samt i henhold til Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 og bekendtgørelse nr. 937 af 16. sept. 2004 om fremgangsmåden ved offentlige udbud af varekøb i EU. 1.3 Leverancens art og omfang Indkøbet er betinget af godkendelse- og frigivelse af økonomiske midler af Kommunalbestyrelsen i Nyborg Kommune. a. 54 fabriks nye biler egnet til brug i Nyborg Kommunes hjemmepleje. b. Tilbud afgives som minimum i henhold til kravspecifikationer. c. Tilbud afgives i DKK på samlet leverance (biler + vinterhjul). Benyt bilag 2. d. Der skal afgives tilbagekøbspris og tilbagekøbsgaranti ekskl. moms. på de leverede biler. Således at bilerne (54 stk. biler) kører i én pulje med et gennemsnit på 30.000 km. pr. år i fire år regnet fra leveringsdato. e. Der skal oplyses pris ekskl. moms pr. km. for henholdsvis over og- underkørte km. (>/< 30.000 km/år pr. bil). f. Der skal oplyses pris i DKK ekskl. moms for et komplet sæt vinterhjul pr. bil. Vinterhjulene skal skiftes ca. ultimo oktober og ca. ultimo marts hvert år. Skiftning af hjul sker på foranledning af leverandøren/ værkstedet i samarbejde med Nyborg Kommune. Kontaktperson oplyses ved levering. Vinterhjul/sommerhjul skal opbevares af værkstedet, når de ikke er monteret på bilerne. g. Der skal oplyses fast pris for skift af sommer/vinterhjul i DKK ekskl. moms. Prisen kan reguleres i henhold til nettoprisindekset første gang april, 2009. h. Bilerne 13 stk. skal leveres fredag, den 28. marts 2008 og de resterende 41 skal leveres fredag, den 25. april 2008, på adresse i Nyborg Kommune. Adressen oplyses senere. Såfremt bilerne ikke leveres på den/de angivne dag(e), forbeholder Nyborg Kommune sig ret til for leverandørens regning, at leje biler i tilsvarende antal som evt. ikke kan leveres - indtil levering finder sted. i. Følgende seks af Nyborg Kommune ejede biler skal indgå i handlen. Afleveres/afhentes mandag, den 28. april 2008. Specifikation på bilerne: Alle service er overholdt. Bilen er i de forløbne år benyttet af hjemmeplejen til kørsel i landdistrikt. 4
Bilerne kan besigtiges ved henvendelse til Leif Andersen, telefon, 2172 3537. Ligeledes kan den aktuelle km. samt stand, oplyses. Mærke Farve Reg. Nr. Årgang Km. pr. 7.dec. Stand 2007 1. Nissan hvid ST 54.416 26.01.1996 190.000 pæn Almera 1.2 2. Nissan Grå XX 32. 229 11.03.1997 120.000 pæn Almera 1.2 3. Toyota Rød VD 21.630 17.01.2003 155.000 pæn Yaris 1.0 4. Toyota Rød VT 54.519 11.03.2004 145.000 pæn Yaris 1.0 5. Nissan Rød XK 42.070 8.03.2005 79.000 pæn Micra 1.2 6. Nissan Micra 1.2 Rød VC 34.842 11.05.2006 60.000 pæn j. Priserne på brugte biler skrives ind på vedlagte bilag 2 k. De nye biler købes kontant og finansieres af Nyborg Kommunes leasingpartner. Leasingpartner hvortil faktura skal sendes, meddeles ved kontraktunderskrivelse. l. Tilbudet skal være gældende i 30 dage fra tilbudsfrist. 1.4 Tro- og love erklæring Medsendte tro og love erklæring vedrørende evt. ubetalt forfalden gæld til det offentlige, skal udfyldes og medsendes tilbudet. (bilag1) 1.5 Service- og vedligeholdelse a. Af hensyn til service og driftsikkerhed stilles der krav om, at leverandørens servicepartner ligger inden for en radius af max. 20 km. fra Nyborg Rådhus, Torvet 1, 5800 Nyborg. Således der uden forudgående aftale og ved behov, kan udføres mindre akutte reparationer i bilens normale kørselsområde. b. Der skal oplyses værkstedets normale timepris i DKK ekskl. moms. Der skal ligeledes oplyses om der gives rabat på timeprisen og reservedele. c. Endvidere er leverandøren forpligtet til, at stille erstatningsbil til rådighed og aflevere/ afhente den på én af Nyborg Kommune nærmere angivet adresse. d. Der skal oplyses pris for lån/afhentning/aflevering af erstatningsbil i DKK ekskl. moms. Ved lånebil/erstatningsbil skal bilens tank være fyldt, når bilen afleveres af reparatør/forhandler. 5
e. Bilerne vil/skal serviceres efter fabrikkens forskrifter, således alle service vil være overholdt når bilerne tilbageleveres efter 4 år. Bilerne vil ligeledes blive afleveret uden store buler og i en stand som må forventes med hensyn til kørte km. og alder. f. Skader på bilerne skal udbedres hos servicepartneren. Der skal stilles erstatningsbil med opfyldt tank til rådighed under reparationen. g. Alle skader, service og reparationer skal udføres uden unødig ventetider og efter aftale med Nyborg Kommune. h. Alle oplyste servicepriser kan reguleres efter nettoprisindekset, første gang, april 2009. 1.6 Garanti Garanti på såvel service som køb er som minimum efter Købeloven. Såfremt leverandøren tilbyder garanti ud over Købeloven, skal dette tydeligt fremgå af tilbudet. 1,7 Kravspecifikation Køb af 54 stk. fabriks nye biler på gule/hvide plader som diesel/benzin. Bilerne skal være velegnet til brug i hjemmeplejen. Der kan afgives pris på flere varianter, men kravspecifikationerne skal som minimum overholdes. Varerum/kabine adskilt med gennemsigtig skillevæg (Gule plader). Vinduer hele vejen rundt/godt udsyn hele vejen rundt. Radio. Elektronisk parkeringsskive. Måtter på gulv i førerkabine. Varme i begge forsæder. Varme i spejle. El-sideruder i førerkabine. Centrallåsesystem. Servostyring. ABS-bremsesystem. Airbags på fører- og passagerside. Nem ind og udstigning. Forsinket slukning af kabinelys/lys i bagagerum Indstilleligt sæde. Justerbar rat/ratstamme. Farve: Lys farve (den tilbudte farve skal vedlægges tilbuddet). Priser skal oplyses på vedlagte tilbudsskema. 6
Prisen skal opgives som vores pris i DKK pr. bil ekskl. moms. Inkl. levering, vinterhjul og evt. andre omkostninger. Prisen skal ligeledes specificeres med afgifter, leveringsomkostninger osv. Samtidig skal der opgives tilbagekøbspris og tilbagekøbsgaranti. Serviceinterval skal oplyses. Adresse på serviceværksted skal oplyses. Ud fra foreløbig analyse af de indkomne tilbud, vil der blive rekvireret prøvebil fra én eller flere tilbudsgivere. Prøvebil skal stilles til rådighed for vurdering af kvalitet/funktionalitet i op til fem dage for tilbudsgivers regning. Evt. brochuremateriale vedlægges tilbudet. Hvis der er væsentligt ekstraudstyr inkl. i prisen - ud over minimumskrav - skal dette oplyses i tilbudet. F.eks. klimaanlæg eller lign. 1.8 Betalingsbetingelser Bilerne købes og betales formelt af Nyborg Kommunes leasingpartner. Faktura skal derfor i givet fald udstedes til kommunens leasingpartner som oplyses, når der er truffet beslutning om endelig levering. Ved service på værksted er betalingsbetingelserne Lb. måned + 30 dage ved fremsendelse af elektronisk faktura. EAN-nr mv. oplyses senere. 1.9 Kontraktgrundlag Kontraktgrundlaget er vort udbudsmateriale samt tilbudet fra den vindende leverandør. 2.0 Tildelingskriterier I vurderingen af tilbud vil der blive lagt vægt på det økonomisk mest fordelagtige tilbud vurderet ud fra følgende vægtede kriterier: Totaløkonomi (kontantpris, tilbagekøbspris, vægt/miljø afgift, vinterhjul pris, brændstoføkonomi, servicepris, pris for brugt biler). Vægtet 50 %. Kvalitet (bilens funktionalitet ved afprøvning, evt. ekstraudstyr i forhold til kravspecifikation, sikkerhed/crash test, garanti). Vægtet 50 %. 7
2.1 Øvrige oplysninger Der ydes ikke tilbudsgiverne vederlag for de fremsendte tilbud. Sidste frist for modtagelse af skriftlige spørgsmål (gerne pr. mail bp@faaborgmidtfyn.dk) er den, 16. januar 2008 kl. 12.00 2.2 Tilbudsfrist Onsdag, den 23. januar 2008 kl. 12.00 2.3 Tilbud skal sendes til Tilbudet fremsendes eller afleveres i ét eksemplar og mærkes tydeligt EU-udbud biler Nyborg, må ikke åbnes i poståbningen til.: Fællesindkøb Fyn Att.: Bjarne S. Petersen Graabjergvej, 3A 5856 Ryslinge Tilbud, der modtages efter tilbudsfristens udløb, vil ikke blive taget i betragtning og returneret uåbnet. Tilbudsgiver har adgang til at overvære åbningen af tilbudene, men der vil ikke blive givet oplysninger om de afgivne tilbudspriser. Tilbudsgiver kan også pr. telefon eller mail, efter tilbudsfristens udløb få oplysninger om antal af indkommende tilbud samt navn, på hvilke firmaer der har afgivet tilbud. Resultatet af dette udbud forventes meddelt primo uge 7, 2008. Med venlig hilsen Bjarne S. Petersen Indkøbskonsulent 8
Bilag 1. Erklæring om ubetalt forfalden gæld til det offentlige. ERKLÆRING PÅ TRO OG LOVE. om ubetalt forfalden gæld til det offentlige. - - - I henhold til lov nr. 1093 af 21. december 1994 samt efterfølgende lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændring af visse andre love, erklærer undertegnede hermed ikke at have ubetalt forfalden gæld til det offentlige. overstigende 100.000 kr.. Virksomhedens navn og adresse samt CVR nr. Ved enkeltmandsvirksomhed erklæres det i øvrigt, at indehaveren ligeledes ikke har ubetalt forfalden gæld til det offentlige overstigende 100.000 kr.. Dato og underskrift 9
Bilag 2 På nedenstående skema skal tilbudte priser samt diverse væsentlige oplysninger specificeres (med rød skrift) for den/de pågældende gul/hvid plade model(ler): Der udfyldes et bilag for hver variant der tilbydes. Bilag mærkes herefter 2a, 2b osv. SPECIFIKATION Tilbudte bil: model, type, farve Farveprøve vedlægges Grundpris pr. bil ekskl. moms Registreringsafgift pr. bil ekskl. moms Leveringsomkostninger ekskl. moms Evt. andre omkostninger ekskl. moms Vinterhjul pr. bil: Type, mærke og pris eks. Moms Tilbudte pris på gaden ekskl. moms TILBUDSGIVER Moms Montering af sommer/vinterhjul pris ekskl. moms Navn og adresse på serviceværksted Værksted timepris i kr. inkl. evt. rabat Evt. rabat på materialer og reservedele Evt. udvidet garanti på biler ud over købeloven Tilbagekøbspris i pulje med 30.000 km/år pr. bil i gennemsnit eks. moms (Pr. bil 30.000 km. i gns.kr.) Pris pr. km for både over- og underkørte km. med 30.000 km. i gennemsnit pr. bil (pulje) eks. moms 1. Pris i DKK på brugt bil ekskl. moms 2. Pris i DKK på brugt bil ekskl. moms 3. Pris i DKK for brugt bil ekskl. moms 4. Pris i DKK for brugt bil ekskl. moms 5. Pris i DKK for brugt bil ekskl. moms 6. Pris i DKK for brugt bil ekskl. moms Pris i alt 6. stk. brugte biler ekskl. moms Pris for erstatningsbil pr. dag ekskl. moms Serviceinterval (km./år) på tilbudte biler Kr. Kr. pr. overkørt km pr. underkørt km. 10
Vægt/grøn ejerafgift på tilbudte bil Væsentligt ekstraudstyr ud over minimumskrav Brændstoføkonomi (km/l) for tilbudte bil Crash-test kategori E-mail adresse til evt. kommunikation Andre relevante oplysninger eller omkostninger, herunder forbehold. Tilbudsgivers navn og adresse, cvr nr. samt kontaktperson.. Dato og underskrift 11
12