Rapportering for 3. kvartal 2017 Udbygning af Sydvestjysk Sygehus, Esbjerg Udarbejdet den 31. oktober 2017
Indholdsfortegnelse 1 Indledning... 3 2 Kortfattet status... 3 3 Rapportering... 4 3.1 Byggeriets fremdrift... 5 3.1.1 Byggeriets fremdrift, Fase 1... 6 3.1.2 Byggeriets fremdrift, Fase 2... 6 3.1.3 Byggeriets fremdrift, Fase 3... 8 3.2 Projektets økonomi... 9 3.2.1 Projektets økonomi, Fase 1... 9 3.2.2 Projektets økonomi, Fase 2... 10 3.2.3 Projektets økonomi, Fase 3... 10 3.3 Risikovurdering... 11 3.3.1 Opretholdelse af sikker sygehusdrift i forhold til de mange byggerier som pågår... 11 3.3.2 Øget omfang presser budgettet for ny sengebygning... 12 3.3.3. Forurening, PCB, bly og asbest, tværgående... 12 3.3.4 Koordinering af facaderenovering og byggeri under Generalplanen... 13 3.3.5 Påbud overfor arbejdsgange og bygningsrammer... 13 3.3.6 Dårligt indeklima i trappe- og elevatortårn i ny sengebygning... 14 3.3.7 Forsinkelse af tidsplan, Ny sengebygning... 14 3.3.8 Risiko for fugtproblemmer, Ny sengebygning... 15 Risici afklaret siden sidste rapportering... 15 3.4 Kvalitet og indhold... 16 3.4.1 Kvalitet og indhold, Fase 1... 16 3.4.2 Kvalitet og indhold, Fase 2... 16 3.4.3 Kvalitet og indhold, Fase 3... 17 4 Generelle principper... 17 Bilag 1: Tidsmæssig fremdrift... 18 Bilag 2: Scoring af risici... 19 2
1 Indledning Formålet med Generalplanen for Sydvestjysk Sygehus Esbjerg er at omdanne et specialesygehus til et akutsygehus, som et led i regionens samlede akutplan. Generalplanen for Sydvestjysk Sygehus blev vedtaget af regionsrådet 1. marts 2010 og blev indledningsvist besluttet opdelt i 3 faser med flere underliggende projekter. Projektet er ikke et kvalitetsfondsprojekt, men er målt på formål og investeringens størrelse sammenlignelig hermed. Derfor udarbejder Sydvestjysk Sygehus i lighed med kvalitetsfondsprojekterne en kvartalsrapport for Generalplanen. Udbygningen af Sydvestjysk Sygehus er inddelt i 3 faser: Fase 1: Fase 2: Fase 3: Omfatter etablering af Fælles Akut Modtagelse (FAM), ny- og ombygning af laboratoriehus, nybygning af dialyse, etablering af en ambulatorie- og forskningsklynge, udvidelse af nuklear medicinsk afdeling (NME) og en række andre ombygninger og rokader. Består primært af opførelse af en ny sengebygning. Indeholder renovering og ombygning af den eksisterende administrationsbygning, etablering og samling af ambulatorier i blandt andet den eksisterende sengebygning samt en opgradering og modernisering af forholdene ved dagkirurgisk center. Undervejs i planlægningen af Generalplanen er det i et samarbejde mellem regionen og sygehuset lykkedes at optimere flere af projektforløbene ved fremrykning af projektetaper planlagt udført i fase 3. Undervejs i forbindelse med udførelsen af generalplanen er renoveringen af facaderne på eksisterende behandlingsbygning (01) og sengebygning (02), der er finansieret af den centrale pulje til udvendig vedligehold, blevet tilknyttet koordinationsmæssigt for at at sikre, at alle byggerierne gennemføres på en sådan måde, at omfanget af driftsgener i forhold til sygehusdriften minimeres. 2 Kortfattet status Figur 1: Projektets status Samlet status Fase 1 Fase 2 Fase 3 Økonomi Uændret Uændret Uændret Uændret Tid Uændret Uændret Uændret Uændret Kvalitet Uændret Uændret Uændret Uændret Forklaring: Uændret Forbedret Forværret Projektet er indenfor rammerne Projektet er indenfor rammerne, men der skal være ekstra opmærksomhed Projektet har overskredet rammerne, eller der er væsentlig sandsynlighed for, at det vil ske Uændret niveau Forbedret niveau Forværret niveau 3
Etableringen af Fase 1 er nu tæt på afsluttet. Etableringen af en ambulatorie- og forskningsklynge, som indrettes på det tidligere medicinske sengeafsnit 242, forventes afsluttet primo december 2017 og idriftssættes umiddelbart herefter og henover nytåret. Fase 2, Ny sengebygning, kontraheret medio 2015 i totalentreprise er fortsat forsinket. I overensstemmelse med kontrakttidsplanen har MT Højgaard fokuseret på de delydelser, som skal foreligge for at overholde den sanktionsgivende mellemtermin Lukket råhus. Et forhold, som lige nu ser ud til at næsten at overholdes, til glæde for kvaliteten i projektet. Projektet, som siden sommeren 2016 været i udførelsesfasen, har siden opstarten haft svært ved at leve op til egen projekterings- og udførelsestidsplan. Bygherretilsynet vurderer aktuelt forsinkelsen reduceret til 12 ugers forsinkelse. Dette er en forbedring på 9 uger i forhold til forrige rapportering. Forbedringen skyldes primært MT Højgaards valg af præfabrikerede toilet- og badeværelseskabiner, som herved på sigt aflaster arbejdsomfanget i den efterfølgende udførelsesplan. Fase 3, som består af tilpasning af dagkirurgi samt opgradering af ambulatoriefunktioner, er i samarbejde med sygehusets driftsorganisation ved at blive konkretiseret. Det forventes, at der i forlængelse heraf udarbejdes en indstilling til regionen mhb. på anlægsfrigivelse i 1. kvartal 2018 for så vidt angår opgraderingen af det dagkirurgiske område, hvilket er en forsinkelse på 1 kvartal. Arbejderne med renoveringen af facaderne på bygningerne 01 og 02 forløber fortsat tilfredstillende og følger fortsat den samlede hovedtidsplan. Under forudsætning af regionens endelige tilsagn, forventes det at iværksætte facadeetape 5 (sidste etape på eksisterende sengebygning) primo 2018. Den samlede overordnede økonomiske vurdering for de frigivne anlægsopgaver i Generalplanen vurderes forsat som realistiske for at nå i mål indenfor de bevilgede rammer herfor. Fremdriften, i såvel selve Generalplanen som den koordinationsmæssigt tilknyttede facaderenovering, forløber overordnet set fortsat tilfredsstillende. Kvalitetsmål for de igangværende projekter fastholdes. 3 Rapportering I forhold til færdiggørelsestidspunkter, sondres der i nedenstående afsnit imellem to færdiggørelsestidspunkter: Byggeriets færdiggørelse, hvor byggeriet forventes afleveret, og hvor entreprenører og rådgivere er færdige med deres arbejde. Tidspunktet, hvor den nye bygning forventes fuldt implementeret af sygehusdriften. 4
3.1 Byggeriets fremdrift Samlet set forløber realiseringen af Generalplanen i overensstemmelse med den bevilgede investeringsprofil. I Fase 1 er følgende gennemført siden sidste rapportering: Ny ambulatorie- og forskningsklynge (242) Projektet, som udføres i totalentreprise, ligger fortsat indenfor dets bevilling. Byggeriet forventes afsluttet i 4. kvartal 2017. Herefter klargøres projektet til drift, som forventes opstartet i perioden fra 5. december 2017 og frem til medio januar 2018. Årsagen til spændet i idriftsættelsen skyldes driftens ønske om at kunne opretholde behandlingsomfanget undervejs i forbindelse med flytningen. Fælles Akut Modtagelse (FAM) Projektet er idriftsat. Mangler, som konstateres i afhjælpningsperioden, afhjælpes fortsat løbende i et samarbejde mellem entreprenørerne, projektafdelingen og sygehusets driftsorganisation intet nyt siden sidste rapportering. Laboratoriehuset, Dialysen, Nuklearmedicinsk og terapienheden Projekterne er idriftsat, og mangler, som konstateres i garantiperioden, afhjælpes løbende i et samarbejde mellem entreprenørerne, projektafdelingen og sygehusets driftsorganisation. Der er konstateret mangler i form af vandindtrængninger ved facaderne på projekterne Nyt Dialyseafsnit og Laboratoriehuset. Årsagen hertil er under afklaring i samarbejde med totalrådgiveren for projektet. 5
3.1.1 Byggeriets fremdrift, Fase 1 Fremdriften af byggeriet for Fase 1 følger stort set den reviderede investeringsprofil og konkluderes derfor tilfredsstillende. 3.1.2 Byggeriets fremdrift, Fase 2 Ny sengebygning Totalentreprenøren MT Højgaard har siden sidste rapportering etableret råhuset og er godt undervejs med lukningen heraf. Projektet vurderes at have fået gavn af de etagevise gentagelser og har derfor kunnet indhente noget af den indledningsvist tabte tid. MT Højgaard har til glæde for projektet valgt at fokusere på at få lukket råhuset inden vinteren. Et fokus, som har haft den positive effekt, at sanktionsgivende mellemtermin lukket råhus nu ser ud til at være tæt på at kunne overholdes, når denne tillægges aftaleberettigede vejrligsdage. MT Højgaard meddeler, at projektets slutafleveringstermin ultimo juni 2019 overholdes i overensstemmelse med kontrakttidsplanen. I 6
forhold til totalentreprenørens udførelsestidsplan afleveret sammen med hovedprojektet vurderer bygherretilsynet, at projektet ligger 12 uger bagud ift. denne. Byggeriet har indtil nu været præget af den megen regn henover perioden med opførelsen af råhuset. Indfrielsen af kontraktkravet om lukket råhus inden 21. november 2017 muliggør udtørring af byggeriet, inden fugtfølsomme byggematerialer indbygges. Et forhold, som bygherretilsynet giver stor opmærksomhed omkring. Dette for på sigt at undgå problemer såsom skimmelsvamp eller tilsvarende afledte potentielle fugtproblemer for byggeriet. MT Højgaards regionsleder for Vestdanmark deltager fortsat efter fælles aftale herom i månedlige status- og vedligeholdelsesmøder med ledelsen for generalplanen suppleret med sygehusledelsen. Dette for at sikre et tilstrækkeligt ledelesmæssigt fokus på byggesagen fremadrettet. Møderne har indtil nu bevirket, at tidsplanen for råhusarbejderne har fået et mere smidigt og optimeret forløb. Imidlertid halter det fortsat med at få indblik i entreprenørens udførelsesmæssige planlægning og de delterminer, som indgår internt heri. Et indblik, som på sigt bliver afgørende for koordineringen af såvel bygherreleverancer og overdragelsesforløb til sygehusdriften. Test og afprøvning: Generelt: I den eksisterende sygehusdrift gennemføres der test og afprøvning af nye arbejdsgange og driftskoncepter for at forberede personalet så godt som muligt på de fremtidige arbejdsgange. Erfaringer fra tidligere projekter, som eksempelvis etableringen af laboratoriehuset og den fælles akutmodtagelse, FAM, viser, at omfanget af arbejdsgangsændringer kan blive for stort og uoveskueligt, hvis det først præsenteres i det øjeblik indflytningen er overstået. Vanerne og ejerskabet hos personalet skal i videst muligt omfang være på plads, inden indflytningen for at arbejdsgangsændringerne er kvalificerede og umiddelbare for den enkelte. Konkret: Bespisningskonceptet: Testforløbet på det medicinske afsnit 272 er afleveret til sygehusdriften. Der er i forbindelse med udviklingen af bespisningskonceptet, som er udviklet i samarbejde med sygehusets produktionskøkken, muliggjort opgradering af kvaliteten i bespisningen i form af et mellemmåltidsprodukt. Det forventes, at patienterne ved tilbuddet om mellemmåltider vil kunne indtage mere ernæring undervejs i patientforløbet og derved opnå et mere optimalt patientforløb. Det er nu op til sygehusdriften at vurdere om konceptet skal udbredes og implementeres til den øvrige del af hospitalet inden udflytning til ny sengebygning. Køkkenets nuværende faciliteter skal suppleres for at kunne producere til det nye koncept. Denne opgradering forventes gennemført og koordineret i forbindelse med renoveringen af facadedeletape 5 i 2018. Behandlerstuen: Testen af stuen er stort set tilendebragt. Der resterer dog ændringer og tilpasninger på inventarniveau. Logistikkoncept: I efteråret 2017 er der gennemført indledningsvise testforløb internt på behandlerstuerne vedrørende et nyt logistikkoncept for den nye sengebygning. Konceptet har indtil nu afdækket hvilke forbrugs- 7
varer, som med fordel kan placeres i umiddelbar nærhed for patienterne i den nye sengebygning og herunder også behovet for forsyningsfrekvenser afledt heraf. Konceptafprøvningen udvides i januar 2018 til også at omfatte varegrupperne i gang- og hoveddepoter svarende til indretningen af samme i den nye sengebygning for derefter at afdække kravene for hoveddepoter og selve varemodtagelsen. Testforløbene på 272 forventes afsluttet i medio 2018 med en indstilling til styregruppen. Medicinkoncept: Konceptet afprøves lige nu i lungemedicinsk afdeling samt SVS apotek. Der er konstateret en del indkøringsvanskeligheder omkring selve robotten samt selve rørtilslutningen efter robotten. Problemerne søges afhjulpet i løbet af 1. halvår af 2018. 3.1.3 Byggeriets fremdrift, Fase 3 Ombygning bygning 02, 11 og 12 Fase 3 omfatter etablering og tilpasning af ambulant og dagkirurgisk kapacitet i bygningerne 02, 11 og 12. Der er gennemført analyser for afdækning af ændringsbehovene i de relevante kliniske afdelinger ift. optimeringen af bl.a. dagkirurgiske og ambulante patientforløb. Samlingen af skopiforløbene på det kommende Ambulatorie- og forskningsafsnit, 242 (fase 1) i mere optimerede rammer, frigør i januar 2018 2 skopistuer i det dagkirurgiske center, DKC. Kapaciteten, som herved frigøres i det dagkirurgiske center, muliggør at andele af elektive operationsforløb fremadrettet kan optimeres i et mere kvalitativt patientforløb i et samarbejde med det centrale operationsområde, COP. I dette tænkes især bedre modtagelse og forberedelse af patienterne, men også bedre omklædningsfacilitering. Herudover forventes det, at projektet vil muliggøre en mere standardiseret og deraf fleksibel anvendelse af operationslokalerne og opvågningen. Formålet med projektet, DKC har henover efteråret flyttet sig og heraf også udbyttet af den indledende analyse. Udarbejdelsen af byggeprogrammet er derfor udsat med 1 kvartal til indstilling til regionsrådet februar 2018 mhb. på frigivelse af anlægsbevilling til projektet. Under forudsætning af et positivt regionalt tilsagn vil projektet fortsat herefter kunne udbydes og igangsættes i 2018. Sideløbende med ovennævnte indledes arbejdet med afdækning af det samlede ambulante behov med afsæt i de senere års realiserede data. Nærværende skal indgå i en vurdering af sygehusets placeringer af ambulatorier og specialer i samme. Arbejdet hermed forventes gennemført i første halvår af 2018. Facaderenovering Projekterne under facaderenoveringen af bygningerne 01 og 02 koordineres og planlægges i forhold til både byggeri og sygehusdrift af sygehusets projektafdeling i samarbejde med regionens bygningsafdeling. Projektafdelingen har derfor i samarbejde med den kliniske drift nedsat en koordinationsgruppe, som løbende synliggør og afklarer afhængigheder og risici mellem den kliniske drift og byggeriet. 8
Facaderenovering af bygning 02: Projektets facadeetape 4 af 5 er blevet forsinket med ca. 6 uger ift. den aftalte tidsplan, men forløber i øvrigt som forventet. Forsinkelsen skyldes en fejlleverance af den bærende stålkonstruktion for sydvendte altaner, som er blevet afvist af bygherretilsynet. Konstruktionerne lå på kritisk vej i tidsplanen og i sidste ende af samme. Derfor har det ikke været muligt at kompensere tidsmæssigt internt i projektet, men forholdet får ikke indflydelse på den efterfølgende etape 5. Etape 4 forventes nu først afsluttet medio januar 2018. Udbud af etape 5 af 5 forventes fortsat gennemført primo 2018 under forudsætning af Regionsrådets godkendelse og prioritering af budgettet for udvendig bygningsvedligeholdelse. 3.2 Projektets økonomi Skema 1: Kvartalsstatus på økonomi og byggefremdrift Skema 1: Kvartalsstatus på økonomi og byggefremdrift Årets priser Samlet budget Forbrug og udgiftsbehov Byggeriets fremdrift (stade) Disponeret Forventet Oprindeligt Korrigeret Forbrug til forbrug til resterende Forventet samlet budget budget 30.09.17 30.09.17 forbrug forbrug forbrug Beløb i mio. kr. (a) (b) (c) (d) (e=b+c+d) (a-e) Mio. kr. 3.2.1 Projektets økonomi, Fase 1 Evt. difference: budget og forventet Planlagt færdiggørelsesgrad Realiseret færdiggørelsesgrad Procent Delprojektoversigt Fase 1 244,2 297,0 282,8 8,3 5,9 297,0 0,0 95,2% 95,2% Fase 2 330,1 357,1 136,8 150,1 70,1 357,0 0,0 38,3% 38,3% Fase 3 124,4 71,0 1,3 0,0 69,6 71,0 0,0 1,9% 1,9% Projektorganisationen 0,0 22,9 17,0 0,0 5,8 22,9 0,0 74,5% 74,5% Reserve til regionsrådets disposition Reserve til prisregulering Evt. andre relevante reserveposter I alt investeringsramme 698,7 747,9 437,95 158,4 151,5 747,9 0,0 58,6% 58,6% Oprindelig budget: Budget fra 2. kvartalsrapport 2012 (ikke indexeret). Korrigeret budget: Aktuelt styrende budget, løbende indexeret. Opdateret efter flytningen af dele af FAM fra Fase 3 til Fase 1 og etablering af Projektorganisationen. Budget for Fase 1 er tilført midler til miljøsanering. Budget for Fase 2 er tilpasset byggeprogrammet for sengebygning, incl. tilførsel for af midler til energiklasse 2020. Nye indeks for 2016 og fremadrettet er indarbejdet i ovenstående. Igangværende projekter: Ambulatorie og forskningsklynge (242) Projektets anlægsbudget, som blev frigivet i foråret 2016, er på 15,7 mio. kr. Projektet vurderes at overholde den samlede økonomiske anlægsramme. Udførte projekter: Fælles Akutmodtagelse, FAM Projektet er overdraget til sygehusdriften af projektafdelingen 2. kvartal 2016 og er lige nu i afhjælpningsperioden. Projektet forventes fortsat at overholde den frigivne anlægsramme. Nyt Dialyseafsnit, nuklearmedicinsk enhed, laboratoriehuset og udflytning af terapienheden Projekterne er afleveret, mangelafhjælpningsperioden er overstået, og garantiperioden forløber. 9
Forberedende arbejder for heliport Styregruppen har igangsat supplerende forberedende arbejder hidrørende etablering af en helikopterlandingsplads. Etableringen af en landingsplads indgår ikke i basisbudgettet for Generalplanen. Styregruppen har besluttet, at generalplanens fase 1 indledningsvist afholder omkostningerne for de forberedende arbejder vedrørende etableringen af fundamenter samt rådgivning for samme, idet en senere etablering ville gøre dette betydeligt dyrere. I oktober måned blev der fremsendt en opdateret ansøgning til en fond med afsæt i den regionale budgetaftale om etablering af helikopterlandingsplads vedtaget i regionsrådet i september 2017. Herudover er det aftalt, at der indkøbes rådgivning for udarbejdelse af en ansøgning til trafikministeriet mhb. på etableringstilladelse, der supplerer den allerede foreliggende principielle byggetilladelse. Ansøgningen fremsendes allerede nu for at afdække eventuelle kommentarer fra denne instans. Projektet afventer fortsat enten særskilt bevilling eller ekstern fondsfinansiering herfor, såfremt helikopterlandingspladsen måtte ønskes realiseret. 3.2.2 Projektets økonomi, Fase 2 Ny Sengebygning Projektet har siden sidste rapportering ikke tilkøbt ydelser. Det vurderes, at fase 2, Ny Sengebygning, fortsat har en robust reservepulje. 3.2.3 Projektets økonomi, Fase 3 Ombygning bygning 02, 11 og 12 Der er ikke opstået nye forhold siden sidste kvartalsrapportering for bygning 02, 11 og 12. Derfor foreligger der fortsat ikke nogen konkret redegørelse om forventninger til projektets økonomi på nuværende tidspunkt. Udførte projekter Ombygning 00, Laksen Arbejder vedrørende ombygning af bygning 00, Laksen, er forløbet tilfredsstillende og den samlede anlægsramme er overholdt inkl. reservation afsat til mangelafhjælpning. Intet nyt siden sidste rapportering. Skema 2: Projektøkonomi og udgiftsprofil for hele projektet Årets priser 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 I alt I alt Opr. Indeks (121,7) Andel af total, pct. Mio. kr. Indeks 121,7 124,4 128,3 131,0 132,1 134,9 137,9 139,9 143,1 143,1 143,1 121,7 Delprojektoversigt Fase 1 3,6 12,6 51,5 99,5 47,0 46,4 10,4 19,9 0,0 6,2 0,0 297,0 274,0 41,3% Fase 2 0,0 0,0 0,0 0,4 4,7 20,0 45,6 89,7 112,1 84,4 0,0 357,1 308,3 46,5% Fase 3 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 1,3 0,0 0,0 19,7 49,9 0,0 71,0 60,4 9,1% Projektorganisation 0,0 0,0 0,0 2,9 3,9 3,8 3,7 3,5 2,6 2,6 0,0 22,9 20,4 3,1% I alt investeringsramme 3,6 12,6 51,5 102,8 55,6 71,5 59,6 113,1 134,4 143,1 0,0 747,9 663,1 100,0% Projektets samlede anlægsbudget forventes at kunne fastholdes uden reduktion i kvalitet eller omfang. 10
3.3 Risikovurdering Der gennemføres løbende afværgetiltag for projektets problemstillinger. Overvågningen af planlægnings- og udførelsesarbejdet afdækker løbende nye risikoområder, som skal prioriteres og derefter håndteres i takt med Generalplanens realisering. Der vil derfor mellem kvartalsrapporterne ske en naturlig ændring af risikoemner. Derfor vil tidligere emner være udgået som følge af, at de enten er løst eller minimeret så meget, at de ikke længere vurderes til at skulle indgå i nærværende redegørelse, ligesom nye kan være kommet til. Projektets samlede risikoprofil vurderes siden sidste rapportering at være faldende. Projektet har reduceret risikoen ved tilgangen af de intermediære patienter siden sidst. Figur 3: Projektets hovedrisici Nr. Risikoemne Økonomi Tid Kvalitet Tendens. 3.3.1 Opretholdelse af sikker sygehusdrift i forhold til de mange byggerier som pågår 3 0 0 3.3.2 Øget omfang presser budgettet for ny sengebygning 3 0 0 3.3.3 Forurening, PCB, bly og asbest, tværgående 3 0 0 3.3.4 Koordinering af facaderenovering og byggeri under Generalplanen 3 0 0 3.3.5 Påbud overfor arbejdsgange og bygningsrammer 3 0 0 3.3.6 Dårligt indeklima i trappe- og elevatortårn i ny sengebygning 2 0 0 3.3.7 Forsinkelse af tidsplan, ny sengebygning 0 2 0 3.3.8 For sen lukning af råhus og deraf risiko for indbygning af fugt 0 2 2 Ny Bemærk: Siden afrapporteringen for 3. kvartal 2016 er der udarbejdet en regional retningslinje for scoring af risici for at ensrette betydningen af farvemarkeringen på tværs af regionens projekter (se bilag 2). 3.3.1 Opretholdelse af sikker sygehusdrift i forhold til de mange byggerier som pågår Flere sygehusdriftsområder er påvirket af byggeri, hvilket betyder øget risiko for især den kliniske drift. Tiltag: Projektafdelingen, som varetager koordineringen af byggeriet og sikrer rettidig involvering af sygehusdriftsorganisationen, har oprettet et koordinerende tværgående risikoudvalg, hvor interessenterne i fællesskab løbende afdækker og synliggør risici og derefter prioriterer passende og nødvendige tiltag, som udmøntes i handleplaner i samarbejde med sygehusdriften for at reducere konsekvenserne heraf. Projektafdelingen har pt. afsat 1 person til dette formål. Løbende undersøges mulighederne for at optimere adskillelsen af hhv. byggeri- og sygehusdrift i egne driftsområder af hensyn til personsikkerheden. Erfaringerne fra nogle af de første projekter i Generalplanen gør, at der er et stort fokus på sikring af mangelfri aflevering til driften. Det forøgede fokus på mangelfri projektaflevering har bevirket, at byggeriet ikke efterfølgende skal ind i de afleverede og nu idriftsatte områder i sygehusdriften for at udbedre fejl og mangler. Den økonomiske konsekvens for byggeriet, hvis risikoen indtræffer, vurderes til ca. 2,5 mio. kr., hvilket er uændret siden forrige rapportering. Den økonomiske risiko er vurderet pga. at nye kommende byggerier er under forberedelse og skal gennemføres på kort sigt. Byggerierne har hver for sig brug for tilgangs- og byggearealer, som vil påvirke sygehusdriften væsentligt i perioden frem mod 2019. Afhjælpnings- og koordinationsom- 11
kostningerne afholder primært udgifter til enten øgede styringsressourcer, forceringsomkostninger, omlægning af installationer, ændrede arbejdstider og -former eller interimsforanstaltninger for bedre at adskille sygehusdrift og byggeri. Status er, at afhjælpningstiltagene løbende vurderes og prioriteres for realistisk at kunne gennemføre projekterne i en snæver tidsramme, hvor projekternes indbyrdes afhængigheder har en tendens til løbende at udfordre en stram hovedtidsplan. 3.3.2 Øget omfang presser budgettet for ny sengebygning Styregruppen for Generalplanen har fremsat et ønske om, at et mindre antal stuer i den ny sengebygning forberedes til at kunne håndtere intermediære patienter på lignende driftsvilkår som intensiv-/intermediærafsnittene, hvor patienterne i dag kan placeres sammen to og to. Dette udfordrer planlægningen i den ny sengebygning, som er udlagt som enkeltsengsstuemiljøer, der i så fald skal kunne sammenlægges parvist. Omfanget forventes at udgøre et omfang op til 2x5 stuer. Tiltag: Ønsket omkring muligheden for parvis drift i sengebygningen er blevet undersøgt. Der foreligger derfor en prissat løsning, som kan integreres på sigt såfremt styregruppen måtte give accept herpå. Alternativ løsning, som skal muliggøre direkte visuel kontakt mellem teamrum og naboliggende sengestuer, er under udarbejdelse Økonomi: Brugerønsket ved inkluderingen af intermediære patienter i dobbeltstuer i ny sengebygning vurderes at ville påvirke projektets økonomi negativt. Risikoen vurderes efter indhentning af tilbud fortsat til 1,5 mio. kr. (300.000 kr. pr. dobbeltstue), hvilket er uforandret i forhold til sidste rapportering. Alternativ løsning undersøges. Det forventes, at prisen herfor vil beløbe sig til 5-700.000 kr. Status: Sygehusdriften er nået frem til, at princippet om ensengs-stuemiljøer kan fastholdes - også for intermediære patienter, som driften i stedet vil placere i sengestuerne i umiddelbar nærhed af teamrummene på de enkelte etager. Supplerende hertil ønskes muligheden for at etablere direkte visuel adgang mellem teamrum og de naboliggende sengestuer undersøgt. Afklaringen heraf forventes at foreligge ultimo januar 2018. Prisen for at skabe en visuel kontakt mellem teamrum og naboliggende sengestuer vurderes at udgøre maksimalt 700.000 kr. 3.3.3. Forurening, PCB, bly og asbest, tværgående I forbindelse med regionens kortlægning af forekomster af PCB i regionens bygninger, er dette konstateret i både den nuværende behandlerbygning (01) og den nuværende sengebygning (02) i indeklimaet. Tiltag: Kortlægning af forureningsomfang for både PCB, asbest og bly er gennemført ved kommende facaderenoveringer (bygning 02 sydvest) og renoveringer. 12
Økonomi: Den økonomiske konsekvens for oprydningen vedr. facaderenoveringen og etableringen af nyt forsknings og ambulatorieafsnit er hhv. prissat og delvist gennemført. Økonomien for oprydningen er gennemført indenfor den hertil afsatte ramme. Status: Afdækningen af omfanget er nu gennemført for hhv. facaderenoveringen samt arealet, der rummer etableringen af forsknings og ambulatorieklyngen (242). Der resterer fortsat en undersøgelse af de øvrige indeliggende etager, men omfanget vurderes til at have et forureningsomfang, som modsvarer de arealer, som nu er undersøgt/renoveret. Afdækningen af dette forureningsomfang forventes afklaret i løbet af 2018 for at kende dette inden projekter for fase 3 initieres. 3.3.4 Koordinering af facaderenovering og byggeri under Generalplanen Efter aftale med styregruppen for Generalplanen skal eksisterende facader på sengebygning og behandlerbygning renoveres i takt med Generalplanen. Endvidere vil beslutningen omkring fremrykning af projekter vedrørende medicotekniske anskaffelser, energioptimering, ud- og indvendig vedligeholdelse forøge den samlede risiko. Ovenstående vil betyde øget byggeri i forhold til sygehusdriften samt koordineringsrisici i forhold til Generalplanen. Tiltag: Det er valgt at organisere facadeudskiftningen under styregruppen for Generalplanen for at sikre tilstrækkelig opmærksomhed omkring koordinationen mellem projektet, sygehusdriften og Generalplanen. Facadeprojektet har endvidere valgt at tilkøbe selve byggeledelsen hos sygehusets projektafdeling for at sikre koordinationen ift. de øvrige projekter. Tilsynsopgaven fastholdes dog ved de eksterne rådgivere ligesom sikkerheds- og sundhedskoordinationsforpligtigelsen. Status: Deletape 4 er under udførelse og er lige nu 6 uger efter etapens egen tidsplan. Den samlede hovedtidsplan for renoveringen fastholdes således at sidste etape afsluttes november 2018. Planlægning af deletape 5 er under forberedelse. Koordineringen heri sker i et tæt samarbejde mellem regionens bygningsafdeling og sygehusets driftsorganisation under koordination af projektafdelingen. Arbejdstilsynet har siden sidste rapportering været på uanmeldt besøg 25. oktober 2017. Formålet var kontrol af bygherreorganisationens ledelsesstruktur, styring og koordination af byggeprojekterne i relation til vilkårene for hhv. sygehusdrift og byggeri. Sygehuset modtog efterfølgende en rapport uden bemærkninger. Den økonomiske konsekvens, hvis risici indtræffer for manglende koordination vurderes i forhold til foregående rapportering fortsat til samlet set at udgøre ca. 2 mio. kr. Omkostningerne vil primært skulle anvendes til interimsarbejder, afværgeforanstaltninger samt styring og koordinering. 3.3.5 Påbud overfor arbejdsgange og bygningsrammer I forbindelse med indflytning i nye omgivelser i større projekter vil omfanget og introduktionen til de nye arbejdsgange kunne påvirke arbejdsmiljøet negativt. 13
Tiltag: I samarbejde med sygehusdriften udføres en række pilotprojekter, der forventes at teste og afprøve især behandlerstuekonceptet (bedsidedokumentation), nyt bespisnings- og logistikkoncept samt overgangene mellem specialer og afdelinger. Det forventes, at pilotprojekterne vil synliggøre konceptrisici for såvel sygehusdriften som byggeriet og deraf muliggøre tilpasninger inden byggeriet afsluttes. Endvidere skal testene give driftsorganisationen mulighed for at uddanne og træne personalet, og derved forberede sygehuset til de nye driftsvilkår i perioden frem til 2019. Projektet finansieres af sygehusdriften, men støttes med planlægningsbistand fra projektorganisationen. Den økonomiske konsekvens vurderes til kr. 3 mio. kr., såfremt risikoen for logistikkonceptet falder uheldigt ud for anlægsprojektet. Status: Testforløb vedrørende arbejdsgange på behandlerstuen samt bespisningskonceptet er nu afsluttet med et for sygehusdriften tilfredsstillende resultat, som også er imødekommende overfor drifts- og anlægsforudsætningerne i den nye sengebygning. Testforløbet på afdeling 272 vedrørende logistik er igang. Der er endnu ikke fundet ændringsbehov i forhold til rammerne i den nye sengebygning, men der er konstateret et stort behov for at se på arbejdsgangene i driften. Hvis arbejdsgangene her ikke ændres, skønnes det at få en større betydning for drifteffektiviseringen i forbindelse med projektet. 3.3.6 Dårligt indeklima i trappe- og elevatortårn i ny sengebygning Ved granskningen af hovedprojekteringsmaterialet er der konstateret en forskellighed i opfattelsen af kontrakten vedrørende krav til kvaliteten af indeklimaet i elevator- og trappetårnet for den nye sengebygning. Med afsæt i udbudsmaterialet vurderer projektafdelingen, at udformningen af trappeog elevatortårnet betinger, en bedre afskærmning overfor solens varmestråling, som afledt kan påvirke indeklimaet for patienter, pårørende og personale negativt. Tiltag: Projektafdelingen har i samarbejde med totalentrepenøren fået synliggjort mulighederne for at skærme bedre mod den udefra kommende varmestråling ved hjælp af indbygningspersienner. Herudover er der tilknyttet en ekstern jurist, som har vurderet, at udfaldet ved en retslig tvist med overvejende sandsynlighed vil falde ud til regionens fordel. Økonomi: Såfremt løsningen ender med at skulle betales af projektet, er merprisen for ovennævnte vurderet til 1,4 mio. kr. Status: Parterne har i samarbejde fået defineret uenigheden. Juridisk arbejdes der fortsat på at forberede sagen til en trediepartsafgørelse. 3.3.7 Forsinkelse af tidsplan, Ny sengebygning Totalentreprenøren har i seneste tidsplansredegørelse meddelt, at byggeriet af den ny sengebygning er væsentligt forsinket. Dette vil betyde, at sygehusets indflytning i nye effektive rammer rummende gode opdaterede forhold for såvel patienter, pårørende og personale må udskydes. 14
Konsekvenserne herved vurderes foreløbig til ikke at omfatte anlægsøkonomi og kvalitet, men udelukkende at være tidsmæssige. Det vil kunne komme på tale at lave midlertidige kompenserende tiltag for at afbøde effekten af udskydelsen fsva. arbejdsmiljø og patient-/pårørendekvalitet. Endvidere vil effekten af mere optimerede arbejdsgange blive udskudt tilsvarende. Tiltag: Varsel af dagbod iht. kontrakt. Økonomi: Entreprenøren har fremsat krav på merbetaling med afsæt i ringere vilkår for arbejdspladsens indretning ift. kontraktvilkårene. Et forhold som der ikke er enighed om. Kravet er juridisk risikovurderet og risikoen for et potentielt tab hertil vil blive afsat i projektets risikopulje. Status: Dialog er indledt med entreprenørens ledelsesansvarlige. Dette for at sikre et tilstrækkeligt beslutningsniveau, som kan beslutte optimeringsmuligheder internt hos entreprenøren, som strækker sig ud over det ledelsesmandat, som ligger forankret lokalt i projektet. Heri eksempelvis at tilstrækkelig tilknytning af ressourcer og kompetencer, som kan være fremmende for at tidsplanen atter kommer tilbage på sporet, rettidigt afdækkes og prioriteres. Der har kunnet konstateres positive ændringer i tilgangen til tidsplanen efter tilknytningen af entreprenørens ledelsesansvarlige. Opgaven for parterne er nu at fastholde fokus og fortsat indhente tabt tid. 3.3.8 Risiko for fugtproblemmer, Ny sengebygning Totalentreprenøren har i forbindelse med opførelsen af råhuset opført dette således, at bygningen har været blottet for vejrliget. Derved har bygningsdelene som sandwichfacadeelementer og huldæk akkumuleret en ikke uvæsentlig mængde af vand. Dette skaber en risiko for følgeskader for byggeriet. Konsekvens: Ringere kvalitet i form af skimmelsvamp og korrossion i byggeriet. Tid: øget udtørringsperiode. Tiltag: Indledningsvist sikre, at præmissen omkring lukket råhus er opnået. Efterfølgende monitorere omfanget af vandets indflydelse på kvaliteten af sandwichfacadeelementerne mv., som har stået blottet i opførelsesforløbet. Dette for at afdække et potentielt behov for at ihværksætte midlertidige kompenserende tiltag. Økonomi: Entreprenøren er pligtig til at opføre byggeriet korrekt. Imidlertid er der igangsat tiltag i form af øget kontrol af kvaliteten af byggeriet. Den øgede kontrol hertil vurderes til kr. 1.400.000. Status: Kontrolomfanget inkluderes i bygherretilsynets kontrolplaner og opfølgning gennemføres heraf via projektledelsen. Risici afklaret siden sidste rapportering Ingen 15
3.4 Kvalitet og indhold Gældende styringsmanual er godkendt af Regionsrådet den 28. november 2016. 3.4.1 Kvalitet og indhold, Fase 1 Den fælles akutmodtagelse, FAM, er udført med 63 enkeltstuemiljøer med direkte adgang til bad og toilet. Stuerne er indrettet som behandlerstuer, som muliggør, at det meste af patientens behandling kan gennemføres på stuen uden unødvendig flytning af den enkelte patient udover radiologiske undersøgelser. Regionsrådets beslutning omkring fastholdelse af intensiv-/intermediærområdets nuværende størrelse og placering, og i stedet konvertere det nuværende sengeafsnit 242 til etablering af ambulatorier i umiddelbar sammenhæng med et forsknings- og læringsmiljø i nærheden af den fælles akutmodtagelse, forventes at muliggøre et smidigere, men mere accelereret patientforløb for især akutambulante patienter. 3.4.2 Kvalitet og indhold, Fase 2 Sengebygningen forventes fortsat opført med den forudsatte kvalitet og antal sengestuer. Indretningen og kvaliteten af de nye sengestuer samt blodprøvetagningsrum, som skal bygges i den nye sengebygning, opføres i mock up versioner i det nuværende driftsområde 272. Derved muliggøres test og afprøvning af de vedtagne nye driftskoncepter såsom logistik-, bespisnings-, behandlerstuekoncepter som på sigt forventes at fremme den gode patientdialog og personalets arbejdsmiljøforhold. Sygehusets ledelse får samtidigt sammen med personalet en mulighed for at træne og uddanne sig til en ny hverdag, når den nye sengebygning er færdig. I forhold til bespisningskonceptet er det lykkedes at udvikle konceptet således, at man fremadrettet kan tilbyde bespisning, som tager et udvidet hensyn til de småt spisende, der vil kunne bidrage positivt til patientforløbet for de patienter, som har et længerevarende forløb. Behandlerstuekonceptet udviklet i Fase 1, FAM fastholdes som princip for stuer i Fase 2, Ny Sengebygning. Dette muliggør den gode dialog mellem patienterne og det kliniske personale. Patienterne forventes derfor bedre at kunne følge med i, hvad der skrives i journalerne, se prøveresultater fra hhv. scanninger, prøver mm. Endvidere etableres der pårørendeforhold, hvor der er inkluderet overnatningsmulighed for en pårørende. Endvidere er bad- og toiletforholdene, som udføres for hver stue/patient, indrettet således, at dette fremmer graden af selvhjulpenhed for patienterne, men stadig muliggør gode arbejdsforhold for personalet. Der arbejdes fortsat på en stuestandardisering på tværs af specialerne, som sikrer mulighed for en mere dynamisk tilgang til, hvor patienterne bedst placeres i forhold til ressourcer og kompetencer. Dette stiller indledningsvist højere krav til basisindretningen. Gevinsten i fleksibiliteten vurderes som værende væsentlig for at sikre optimeret sygehusdrift. 16
Forberedelsesarbejderne for etableringen af en helikopterankomstmulighed pågår. Forberedende anlægsarbejder udføres for at minimere omkostningerne for på sigt at etablere en helipad på sygehuset. I forbindelse med bygherretilsynets gennemgang af MT Højgaards tilsynsplaner og materialer er der konstateret mangler. Manglerne har været af en sådan kvalitet og omfang, at bygherretilsynet har øget og skærpet kontrollen med entreprenøren. 3.4.3 Kvalitet og indhold, Fase 3 Bedre og mere effektive forhold for administrationen er etableret i forbindelse med renoveringen af hovedadministrationsbygningen benævnt Laksen. En renovering, som har muliggjort en bedre og mere optimeret arealudnyttelse. Projektet angående dagkirurgiske forløb, men også øvrige elektive operationsforløb, forventes at give patienterne mere nutidige modtageforhold. Især er der fokus på at opnå en bedre diskretion i forbindelse med modtagelse, omklædning og tilbagemeldingerne efter operation. Herudover skal projektet søge at løse en mere standardiseret tilgang omkring OP og opvågning lokalt i DKC, som vil muliggøre, at patientforløbene kan bookes og gennemføres mere fleksibelt. 4 Generelle principper Der henvises til de generelle principper i rapporteringen for kvalitetsfondsprojekterne. Der foreligger dog følgende afvigelser: Bevilling til Projektorganisationen for Byggeri er inkluderet i Generalplanens budget og forbrug. 17
Bilag 1. Tidsmæssig fremdrift Fase 1 Byggeprogram og projektering 2015 2016 2017 2018 2019 2020 Status J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D Udbud Udførelse Implementering Fase 2 Byggeprogram Udbud Projektering Udførelse 0 Implementering Fase 3 Byggeprogram. og projektering Udbud Udførelse Implementering Fase 1: Fase 2 Fase 3 Fælles akutmodtagelse (FAM) Ny sengebygning Ombygning af administrationsbygning (2014/15) Ambulatorie & Forskningsklynge Diverse renoveringer og ombygninger Overdragelse til SVS drift 18
Bilag 2: Scoring af risici Vurdering af konsekvens 0 1 2 3 4 Økonomi i %-sats af den samlede byggesum eks. afsluttede projekter/faser Tid %-sats af byggeperiode 0% 0,10% 0,40% 0,70% 0,70% Der er ingen ekstra udgift under 400.000 kr. under 1,4 mio kr. under 2,5 mio. kr. over 2,5 mio. kr. 0% 3% 7% 12% Der er ingen forsinkelse under 1 måned under 3 måneder under 4 måneder Over 4 måneder eller kritiske ibrugtagelsesdato bliver overskredet Kvalitet Ingen betydning for opfyldelse af ekspertpanelets forudsætninger Risikoen har en lille betydning for opfyldelse af ekspertpanelets forudsætninger. Det vil dog ikke give kritiske bemærkninger Risikoen har en betydning for opfyldelse af ekspertpanelets forudsætninger. Dette kan give kritiske bemærkninger Risikoen har væsentlig betydning for opfyldelse af ekspertpanelets forudsætninger. Det vil give kritiske bemærkninger og kan få betydning for bevilling Risikoen har kritisk betydning for opfyldelse af ekspertpanelets forudsætninger. Dette vil få betydning for bevillingen. Eksempel: Løsningen bliver ikke bedre end løsningen end i det gamle sygehus. Vurdering af sandsynlighed Under 5% Under 15% Under 25% Under 50% 50% - 100% 19