2-PARTSAFTALE mellem Frederiksberg Kommune og Frederiksberg Kloak A/S om koordinering af klimatilpasnings- og skybrudsprojekter i Frederiksberg Kommune.
1. AFTALEN Aftalen består udover nærværende 2-partsaftale af følgende bilag: Bilag 1: FK + FF Skybrudsorganisation Bilag 2: Projektsekretariatets opgaver 2. DEFINITIONER 2.1. Medfinansieringsprojekter: Klimatilpasningsprojekter, som er ejet af Frederiksberg Kommune eller private, og som er medfinansieret af Frederiksberg Kloak A/S. 2.2. Spildevandstekniske projekter: spildevandstekniske anlæg - fx kloakledninger, bygværker og tunneller, som er ejet af Frederiksberg Forsyning. 2.3. Forbundne projekter: Spildevands-, klimatilpasnings-, og skybrudsprojekter uanset ejerskab - i det omfang de kan påvirke den hydrauliske funktion. 2.4. Skybrudsprojektpakke: Skybruds- og klimatilpasningsprojekter, der er vedtaget i Frederiksberg Kommune til udførsel over en årrække. 3. BAGGRUND OG FORMÅL 3.1 Frederiksberg Kommune har vedtaget en klimatilpasningsplan samt skybrudskonkretiseringsplaner, der via en række konkrete projekter har til formål at håndtere stigende vandmængder som følge af fremtidige klimaændringer, og sikre Kommunen mod fremtidige påvirkninger af skybrud. Planerne omfatter samtlige kommunale skybrudsprojekter på Frederiksberg og danner grundlag for en rammeansøgning til Forsyningssekretariatet. 3.2 Et fortløbende samarbejde og en tværgående koordinering mellem Kommune og Forsyning er en forudsætning for at sikre den sammenhængende hydrauliske funktion i og synergi med øvrige anlægsprojekter i Kommunen og derved sikre en samfundsøkonomisk optimering af investeringen. Afhængigheden af og samspillet med andre kommuner og forsyningsselskaber sikres i de såkaldte 4- og 7-partsaftaler, der er godkendt hos Frederiksberg Kommune og Frederiksberg Forsyning. 4- og 7-partsaftalerne regulerer koordineringen af samarbejdet om gennemførslen af skybrudsprojekterne på tværs af kommune- og forsyningsgrænserne.
3.3 Kommunen forpligter sig til etablering af konkrete anlæg ved prioritering i skybrudsprojektpakker, der vedtages af Frederiksberg Kommune. Kommunen og forsyningen er ved indgåelsen af denne aftale forpligtet til, i videst mulig omfang at inddrage hydrauliske og dermed planlægningsmæssige hensyn i deres anlæg samt i prioriteringen af rækkefølgen af Forbundne projekter. 3.4 Frederiksberg Kloak beslutter løbende igangsættelse af projekter, der har til formål at opfylde de servicemål, der er opstillet for selskabet. I sin planlægning inddrager selskabet dels de overordnede hydrauliske hensyn, dels hensynet til byudvikling. 3.5 Denne aftale fastsætter de overordnede rammer for samarbejdet om det samlede arbejde med at skybrudssikre Frederiksberg. 4. SAMARBEJDET 4.1 Parterne samarbejder om at koordinere udvikling, planlægning, kommunikation, etablering, anlæg og efterfølgende drift og vedligeholdelse af de - i Forbundne projekter - omfattede projektanlæg på de vilkår, der fremgår af denne aftale. Hensigten er således at opnå enighed om, hvilke projekter, som anbefales igangsat med respekt for afsnit 3.4-3.5. 4.2 Parterne er enige om at optimere projektøkonomien i de forbundne projekter bl.a. ved at prioritere løbende indbyrdes koordinering af planlægning og implementering af parternes respektive projektanlæg og de fælles finansierede anlæg. 4.3 Parterne er enige om - i videst muligt omfang - at koordinere projekterne således, at der tages hensyn til begge parters politikker og øvrige anlægsprojekter. 4.4 Parterne deltager i samarbejder med øvrige interessenter om skybrudsplanlægning. Forpligtelser, som opstår i forbindelse med disse samarbejder, inddrages i parternes fælles planlægning. 4.5 Parterne er videre enige om at prioritere og samarbejde om samspillet med byens borgere og erhverv omkring de enkelte projekter samt at sikre, at implementeringen af projekterne sker med mindst mulig gene for byen. 4.6 Parterne skal til stadighed drage omsorg for, at projektet har den fornødne forankring i parternes respektive ledelser således, at processerne afpasses med parternes respektive årshjul og øvrige forpligtelser og at det til stadighed er muligt at træffe de nødvendige beslutninger undervejs i projektet med den hastighed omstændighederne kræver.
5. SAMARBEJDETS ORGANISERING Det overordnede ansvar for anbefalinger vedrørende Forbundne projekter varetages af en Skybrudsstyregruppe, som handler på mandat fra henholdsvis Kommunalbestyrelse og bestyrelse. Styregruppen træffer på baggrund af oplæg fra nedsatte arbejdsgrupper beslutninger om projekter vedrørende klimatilpasning og skybrud, idet de overordnede rammer for arbejdet fastsættes af Kommunalbestyrelse og bestyrelse. 5.1 Styregruppen kan igangsætte aktiviteter for at fremme samarbejdet mellem parterne samt etablere arbejdsgrupper om specifikke emner. Styregruppen består af 4 faste medlemmer - 2 fra hver part. Frederiksberg Kommune og Frederiksberg Kloak er repræsenteret i Styregruppen ved de relevante personer, der kan sikre den overordnede fremdrift i arbejdet med klimatilpasning og skybrudshåndtering. Styregruppen mødes efter behov - dog minimum én gang om måneden. 5.2 Parterne nedsætter i fællesskab et Projektsekretariat, der består af 3 gennemgående projektledere: 2 repræsenteret ved Frederiksberg Kommune og én repræsenteret ved Frederiksberg Kloak. De tre projektledere forbereder og deltager i styregruppens møder - som bindeled til arbejdsgrupperne. Hver part udpeger projektlederne. Projektsekretariatet fastsætter selv sin forretningsorden og mødes efter behov - dog mindst hver 2. uge. 5.3 Projektsekretariatet har ansvaret for at følge op på fremdriften i de projekter eller aktiviteter, som styregruppen igangsætter. Projektsekretariatet skal også forberede anbefalinger til, hvilke aktiviteter der skal igangsættes, sikre koordinering med andre kommuner og vandselskaber samt følge op på den overordnede økonomi for det samlede skybrudsprojekt. Projektsekretariatet har således en række overordnede opgaver, der omfatter projekt- og økonomistyring, planlægning og koordinering, tekniske forhold, intern og ekstern kommunikation, dokumentation af gennemførte projekters effekter og øvrige forhold. Projektsekretariatets faste opgaver er oplistet i bilag 2. Ændringer til bilag 2 vedtages af Styregruppen. Parterne udpeger en række ressourcepersoner, der vil være involveret i arbejdet med klima- og skybrudssikring. Denne ressourcegruppe vil være udførende på en række af de opgaver, som varetages af Projektsekretariatet. Projektsekretariatet kan på baggrund af beslutninger i Styregruppen, eller hvis den vurderer det nødvendigt, nedsætte arbejdsgrupper om specifikke emner eller projekter.
Arbejdsgrupperne er tidsbegrænsede og der besluttes en selvstændig projektorganisering for hver arbejdsgruppe. Arbejdet i hver arbejdsgruppe beskrives med mål og aktiviteter før igangsættelsen. Projektsekretariatet kan vælge at indkalde medarbejdere fra de nedsatte arbejdsgrupper til sine møder i det omfang det er relevant. 5.4 Beslutninger, der vedrører de overordnede rammer, træffes i enighed mellem parterne i Styregruppen. Øvrige beslutninger træffes tilsvarende i enighed i henholdsvis Projektsekretariatet og i arbejdsgrupperne. Væsentlige eller principielle spørgsmål forelægges for Frederiksberg Kloaks bestyrelse og Byog Miljøudvalget i Kommunen. 6. KOMMUNIKATION 6.1 Parterne er enige om løbende at informere hinanden om ethvert forhold, som har betydning for gennemførelse af det samlede projekt. Herunder skal de loyalt udveksle information, data og dokumentation, der er relevant for aftalens opfyldelse. 6.2 Der udarbejdes referat af alle møder mellem parterne, og alle beslutninger skal være skriftlige. 6.3 Parterne er hver især ansvarlige for kontinuerlig og systematisk opdatering i GIS med adgang for begge parter. 6.4 Parterne er enige om - så vidt muligt - at koordinere intern og ekstern kommunikation om arbejdet med klimatilpasning og skybrudshåndtering. Der udarbejdes en fælles kommunikationsplan - både for anlægsprojekter og for øvrige igangsatte aktiviteter 7. OMKOSTNINGSFORDELING 7.1 Lønudgifter til parternes respektive medarbejdere i samarbejdet betales af den part hos hvem, medarbejderen er ansat - med mindre andet aftales. 7.2 Såfremt Frederiksberg Kloak skal arbejde på kommunalt ejede anlæg, deltager selskabet i dette arbejde mod betaling.
7.3 Udgifter i forbindelse med fælles finansierede anlæg fordeles som udgangspunkt mellem parterne efter principperne i typologikatalog, der er et bilag til rammekontrakten. Fællesudgifter til projektering og opgravning m.v. fordeles forholdsmæssigt mellem parterne. Den nøjagtige udgiftsfordeling vil fremgå af projektbeskrivelserne for de enkelte skybrudsprojekter og ansøgningen til Forsyningssekretariatet. 8. EVALUERING 8.1 Parterne er enige om at foretage en løbende evaluering og justering af samarbejdet med henblik på at sikre, at implementeringen af skybrudsplanen til stadighed foregår på den mest hensigtsmæssige måde. 8.2 Projektsekretariatet udarbejder årligt en redegørelse for de planlagte og gennemførte projekter og aktiviteter med eventuelle anbefalinger til forbedringer af organisering, samarbejde eller andet relevant. Styregruppen vurderer om redegørelsen skal føre til ændringer i aktiviteter eller processer, og hvem der skal gennemføre ændringerne. 9. ÆNDRINGER AF SAMARBEJDSAFTALEN 9.1 Enhver generel ændring til eller konkret fravigelse fra samarbejdsaftalens bestemmelser er alene gyldig, såfremt den besluttes ved enighed i Styregruppen. 10. UNDERSKRIFTER Frederiksberg, den Frederiksberg, den For Frederiksberg Kommune: For Frederiksberg Kloak: Jørgen Glenthøj /Torben Kjærgaard Pernille Høxbro / Søren Krøigaard
Bilag 1
Bilag 2 Projektsekretariatet har en række faste opgaver: 1) Udarbejde forslag til projektpakker på baggrund af bl.a. den overordnede rammeansøgning, der årligt vedtages af By- og Miljøudvalget i Frederiksberg Kommune. I den konkrete udførsel af konkretiseringsplanerne udarbejdes pakker med projekter fra planen, som sættes i gang. Selve processerne ift. gennemførsel af projekterne - herunder myndighedsbehandling - følger det i øvrigt fastlagte procedurer. 2) Sikre den gennemgående hydrauliske funktion i de Forbudne projekter uanset ejerforhold. De projekter, der gennemføres, skal følge den overordnede hydrauliske plan. Projektsekretariatet skal sikre, at alle projekter eller aktiviteter overholder denne plan. 3) Drøfte og orientere om spørgsmål vedrørende anlæg, der indvirker på den hydrauliske funktion, planlægning af projekter og myndighedsmæssige udfordringer. Såfremt der opstår spørgsmål vedrørende de anlæg aftalen omfatter, kan disse drøftes i projektsekretariatet. 4) Sikre at de enkelte projekter, uanset ejerforhold, koordineres med øvrige anlægsprojekter i Frederiksberg Kommune og selskaberne i Frederiksberg Energi Koncernen. Projektsekretariatet følger op på de forbundne anlæg også i forhold til projekter, der kan have en indirekte betydning for disse. 5) Koordinere grænseoverskridende skybrudsprojekter med tilstødende kommuner, vandselskaber, ledningsejere og øvrige interessenter samt møder i 7- og 4- partssamarbejdet samt andre relevante fora. 6) Koordinere ekstern kommunikation af det samlede skybrudsprojekt. Projektsekretariatet drøfter kommunikation vedrørende parternes projekter og særligt relateret til at fremme accepten af disse blandt borgere og virksomheder. 7) Afklare spørgsmål om private medfinansieringsprojekter i forhold til den samlede skybrudsplan. 8) Afklare behovet for anvendelsen af nye løsningstypologier jf. typologikataloget. Såfremt der opstår behov for at definere nye typologier, sørger projektsekretariatet for en grundig proces, der fører til en generel accept af den nye typologi. 9) Afklare spørgsmål vedrørende omkostningsfordelingen i medfinansieringsprojekter. Det vil være den enkelte projektgruppe, som udarbejder fordelingsnøgle i forhold til omkostningsfordeling. Såfremt der er usikkerheder, som skal afklares, sker dette først i Projektsekretariatet.
10) Afklare væsentlige ændringer i planlagte eller implementerede projekter eks. i forbindelse med nye typologier eller væsentligt ændrede forudsætninger. Projektsekretariatet drøfter væsentlige ændringer til projekter på baggrund af oplæg fra arbejdsgruppen. Formålet er at afklare ændringens konsekvens(er). 11) Afklare behovet for igangsættelse af nye projekter. Projektideer drøftes i projektsekretariatet, der kan beslutte nedsættelse af en arbejdsgruppe med henblik på at forberede projektbeskrivelse, budget m.v. 12) Vurdere forespørgsler om nedlæggelse af eksisterende projekter. Såfremt der er et ønske om, at et af de forbundne projekter ikke længere skal bestå, drøftes konsekvenserne i Projektsekretariatet herunder spørgsmålet om erstatningskapacitet. 13) Afklare væsentlige spørgsmål om drift- og vedligeholdelse af medfinansieringsprojekter og opfyldelse af servicemål. Projektsekretariatet sikrer, at der er klare beskrivelser af drift og vedligeholdsforpligtelser, og at disse modsvarer de aftalte kapacitetskrav. Såfremt der er udeståender vedrørende anlæggenes drift, der ikke kan afklares i arbejdsgruppen, kan spørgsmålet behandles i projektsekretariatet med henblik på afklaring. 14) Afklare øvrige spørgsmål af betydning for gennemførelse af det samlede skybrudsprojekt. 15) Foretage løbende evaluering af de gennemførte projekter og samarbejdet mellem parterne. Erfaringsopsamling og evaluering danner udgangspunkt for at projektsekretariatet enten igangsætter justeringer af processer eller procedurer af egen drift eller forelægger oplæg til ændringer for styregruppen. De faste opgaver for projektsekretariatet kan suppleres med forslag til nye eller ændrede opgaver, som forelægges styregruppen. 16) Sørge for løbende dokumentation af de hydrauliske og økonomiske effekter af de gennemførte projekter. Projektsekretariatet sørger for, at der er data tilgængelige fra de gennemførte projekter, som dokumenterer både projektets faktiske hydrauliske effekt samt omkostninger til drift og anlæg. 17) Koordinere fælles Klimatilpasning/spildevandsplan(er), samt bidrage til øvrige relevante planer i og uden for Kommunen. Projektsekretariatet sørger for drøftelse af relevante planer for at sikre at målet om en sammenhængende hydraulisk løsning for Frederiksberg er reflekteret i både kommunale planer og i Frederiksberg Kloaks strategier.