BOLIGKONTORET FREDERICIA Referat fra bestyrelsesmøde Onsdag den 5. august 2015, kl. 17.00 i Administrationen Vesterbrogade 4, 7000 Fredericia Indkaldt til mødet: Lis Gregersen, Flemming Lorenzen Verner Zachariassen, Bent Klindt Andersen, Edvin Steiness, Jonna Hansen, Gitte Christiansen, Karin Grønning, Lone Jensen, direktør Finn Muus, Økonomichef Preben Lærche og Driftschef Steffen Møller Borgbjerg Afbud: Ingen Gæster: Ingen Referat 1. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmødet den 10. juni 2015 Indstilling: Til godkendelse. Beslutning: Godkendt. 2. Meddelelser fra Boligselskabernes Landsforening Redegørelse: http://bl.dk/bl-informerer/ 1
3. Meddelelser fra Landsbyggefonden Redegørelse: https://lbf.dk/om-lbf/lbf-orienterer/ 4. Opfølgning på beslutning vedr. udvalgsstruktur Redegørelse: På bestyrelsesmødet den 10. juni 2015 blev en ny udvalgsstruktur besluttet med 6 stående udvalg. Af hensyn til en fælles koordinering vil det være formålstjeneligt at der aftales en møderække hvor der tages hensyn til at der er flere bestyrelsesmedlemmer der er med i mere end et udvalg. Forvaltningsrevisionsudvalg med Lis Gregersen som formand og følgende som udvalgsmedlemmer: Jonna Hansen, Anker Warncke, Verner Zachariassen, Bent Klindt Andersen, Finn Muus, Gitte Madsen og økonomichef Preben Lærche der samtidig er sekretær for udvalget. Kursusudvalg med Gitte Christiansen som formand, og følgende som udvalgsmedlemmer: Lone Jensen, Lis Gregersen, Karin Grønning og Finn Muus der samtidig er sekretær for udvalget Beboerdemokratiudvalg med Jonna Hansen som formand og følgende som udvalgsmedlemmer: Lis Gregersen, Flemming Lorenzen, Solveig Damkjær, Karin Grønning og Finn Muus der samtidig er sekretær for udvalget herudover de allerede tilknyttede formænd fra afdelingerne. Energi og Bæredygtighed med Verner Zachariassen som formand og følgende som udvalgsmedlemmer: Edvin Steiness, Jimmy Andersen, Flemming Lorenzen, Finn Muus og Stefan Weihrauch der samtidig er sekretær for udvalget Bladudvalg med Flemming Lorenzen som formand og følgende som udvalgsmedlemmer: Lis Gregersen, Finn Muus, Steffen Møller Borgbjerg, Anja Paaske, Gitte Madsen Stefan Weihrauch og Bianca Lassen. Redaktør Joan Grønning er sekretær for udvalget. Senior Bo udvalget og kunstudvalget nedlægges. At udefra kommende udvalgsmedlemmer skal være repræsentantskabsmedlem, der ikke modtager honorar. Der vil ligeledes heller ikke være ekstra honorar til formænd og udvalgsmedlemmer. Beslutning: De respektive udvalgsformænd indkaldes til møde med henblik på en planlægning af en møderække. 2
5. Budgetopfølgning for 2015 herunder kapital forvaltning Redegørelse ved økonomichef Preben Lærche: Vedhæftet budget opfølgning pr. den 30. juni 2015. Indstilling: At orienteringen tages til efterretning 6. Ombygning af Syrenparken i afd. 312. Bestyrelsen godkendte at punkt 6 flyttes til lukkede punkter 7. Plan for afholdelse af beboermøder i 2015 / herunder fordeling af dirigenter Redegørelse: Mødeplan er vedhæftet Indstilling: Drøftelse i henhold til fremsendte forslag Beslutning: Godkendt 8. Beslutning vedr. gebyr for pendlere Redegørelse: Gebyr for op notering på venteliste for pendlere. Indstilling: Til drøftelse og beslutning Beslutning: Bestyrelsens holdning er, at man som pendler ikke skal kunne slippe billigere, som det i princippet kan lade sig gøre pt. Ved en passende lejlighed skal gebyret reguleres så det er på linje med øvrige op noteringsgebyrer. 9. Fredericia C projekt Redegørelse: På nuværende tidspunkt arbejdes der fortsat med at få finansieringen på plads med de private investorer. Efter at have afholdt møde med investorerne og Middelfart Sparekasse er der en stor forhåbning om at projektet kan falde på plads primo september måned. Sideløbende bliver der arbejdet med en købsaftale og et fælles sæt vedtægter. Der forhandles med Lægehuset og en lokal restaurant om leje af lokaler. 3
10. Købmagergade skole Redegørelse: Med baggrund i den samlede plan for Købmagergade skole, foreligger der en godkendelse af skema A for boligdelen. Tillæg til betinget skøde med overtagelse d. 1. april 2015 skulle nu være på plads i forhold til støjgrænser for de kitfalsede vinduer. Projektet er sendt i udbud, med afholdelse af licitation den 14. september, kl. 10.00 på Købmagergade skole. Samlet anskaffelsessum kr. 110.011.000 Realkreditlån (rentetilpasningslån) 88% kr. 96.809.680 Kommunelån til fonden 10% kr. 11.001.100 Beboerindskud 2 % kr. 2.200.220 Indstilling: Til orientering 11. IP Schmidts gård Redegørelse: Fredericia Kommune har i skrivelse af den 19. maj 2015 meddelt, at Byrådet på sit møde den 18-05-2015 har godkendt at meddele tilsagn til Boligkontoret Fredericia vedrørende I.P. Schmidts Gård Ved Landsoldaten / Nørre Voldgade om støtte til opførelse af 31 familieboliger, og godkendt en anskaffelsessum på 46,170 mio. kr., og heraf udgør det kommunale grundkapitallån kr. 4,617 mio. Kommunen påtager sig endvidere en kommunal garanti for den del af lånet, som ligger ud over 60 % af ejendommens værdi. Indstilling: Til orientering Beslutning: Godkendt 12. Real Dania det gode Boligliv i Sønderparken Redegørelse: Arkitekten Kristine Jensens tegnestue har rykket Fredericia Kommune for en afklaring af, hvornår vores Real Dania projekt sendes i høring. Sagsbehandleren ved Fredericia kommune har oplyst at projektet først sendes i høring medio eller ultimo august. Fortsat Sagsbehandleren har oplyst at høringsperioden kun får en varighed på 2 uger. Derefter skal vi regne med et 2-3 ugers behandlingstid før vi har en byggetilladelse selvfølgelig afhængig af høringssvarenes karakter. Det betyder, at vi tidligst kan forvente en byggetilladelse medio eller ultimo september. Alle portene sendes i høring på en gang om nabohøringen også omfatter beboerne i Sønderparken er endnu ikke klart, da det er planafdelingen, der definerer interesseområdet og dermed hvilke naboer, der skal høres. Byggesagsbehandleren har lovet at orientere os, så snart der er mere klarhed over datoer og hvem, der skal høres. Herefter må vi fastlægge en dato for informationsmøde. 4
fortsat Indstilling: Til orientering 13. Orientering om reklamekampagnen for Boligkontoret Fredericia Redegørelse: Blev givet af Driftschef Steffen Møller Borgbjerg Indstilling: Til orientering fra udvalget der bestilles flag med det nye logo til alle afdelinger 14. Meddelelser / punkter til beslutning fra formanden Sommerafslutnings arrangementet var en succes som bliver gentaget i kommende år. Den indkøbte grill vil kunne lånes af afdelingerne, Flemming Lorenzen er tovholder. Lis har deltaget i budgetmøder (uden afdelingsbestyrelse) D. 5. august har SALUS (Åbenrå) været på et vellykket besøg for besigtigelse af Sønderparken og Korskærparken. Der er d. 5. august udleveret nøgler til bestyrelsesskabet til bestyrelsesmedlemmerne. Lis og Flemming vil rydde op i de gamle sager Bestyrelsesseminar bliver d. 19. september. 15. Meddelelser og punkter til beslutning fra Direktøren Vores medarbejder Christa Thomsen er desværre afgået ved døden mandag den 20. juli 2015. Sagen håndteres med hjælp fra en psykolog der vil forsøge at give forklaringer på noget af det vi ikke forstår og af den vej hjælpe personalet videre. Finn, Steffen og Preben tager på strategiseminar fra torsdag til fredag den 7. august, hvor temaet blandt andet vil være, hvorledes vi skal løse fremtidens opgaver i forhold til ressourcer m.v. Der er fortsat uenighed i forhold til hvem der ejer spildevandsledningerne Sønderparken og Korskærparken. (Bent Klindt Andersen deltog ikke i drøftelse af dette punkt, idet han som bestyrelsesmedlem i Fredericia Spildevand er inhabil) 5
16. Lukkede punkter 18. Eventuelt Rundtur i Sønderparken med besigtigelse af lejlighed og Aktivitetshuset. Lis Gregersen Flemming Lorenzen Finn Muus Formand Næstformand Direktør Steffen Møller Borgbjerg Referent 6