Opfordring til at give tilbud (tilbudsmateriale) 1. Udbud af driften af caféen/kiosken (eller noget helt tredje) i nyopført pavillon ved busstoppestedet på Stændertorvet i Roskilde. Roskilde Kommune, Veje- og Grønne områder, Rådhusbuen 1, Roskilde udbyder herved forpagtningen af caféen/kiosken i nyopført pavillon ved busstoppestedet på Stændertorvet. I det kommende omtales bygningen, for nemheds skyld, som caféen/kiosken, men Roskilde Kommune er åbne for andre idéer til anvendelse af denne bygning. Driften af caféen/kiosken udbydes for en periode af 5 år, og kontrakten er uopsigelig fra lejers side i et år efter overtagelsen. Forpagtningskontrakten vil blive genudbudt inden udløbet af perioden.. Forpagter har ikke fortrinsret ved genudbud. 2. Indledning 2.1 I det følgende redegøres der for en række faktiske oplysninger til brug for tilbudsgivernes afgivelse af tilbud, herunder de krav, som Roskilde Kommune, Veje og Grønne områder stiller til indholdet af tilbuddene m.v. Nærværende tilbudsproces foretages ikke som et EU-udbud i henhold til reglerne i EUudbudsdirektiverne, da der ikke er tale om en udbudspligtig ydelse efter direktivet. Processen vil følge beskrivelsen i dette materiale og er nærmere beskrevet under punkt 7. 2.2 Tilbudsmaterialet består af: Dette tilbudsmateriale med tilhørende bilag, jf. bilagsoversigt i afsnit 10 2.3 Enhver tilbudsgiver bærer selv ansvar for at have modtaget samtlige bilag. TILBUDSFRISTEN ER DEN 26. november 2014 Eventuel besigtigelse af lokaliteten bliver den 20. november 2014 kl. 16.00. Tilmelding til deltagelse i besigtigelsen skal sendes til: birgittel@roskilde.dk 3. Ordregiver Roskilde Kommune Veje- og Grønne områder 1
Rådhusbuen 1 4000 Roskilde 4. Om Stændertorvet og caféen/kiosken Om torvet Centralt i Roskilde by ligger det godt 8000 m 2 store Stændertorvet, omkranset af historiske bygninger, som det gamle Sankt Laurentii Kirketårn, Byens Hus (det gamle rådhus, hvor byens borgerlige vielser finder sted), Rådhuskælderen (restaurant) og Det Gule Palæ, som bl.a. rummer Museet for Samtidskunst. Roskilde bys gå- og forretningsgade krydser torvet og en række butikker, en restaurant med udeservering og en bank har entre fra torvet. Torvet ligger 150 meter fra Roskilde Domkirke, som i 1995 blev optaget på UNESCOs Verdensarvsliste, og som tiltrækker mange turister fra hele verden. I perioden april 2014 til december 2015 omlægges Stændertovet. På Stændertorvet afholdes hver onsdag og lørdag torvedag, hvor der bl.a. sælges grønsager, husflid, kunsthåndværk, ost, fisk ol. Derudover vil der på torvet være en mobil pølsevogn. Roskilde kommune påtænker desuden at udbyde andre mobile salgsvogne, som f.eks. en kaffevogn. Omkring den pavillon, som caféen/kiosken er en del af, laves et udemiljø med træer, vandpost, bænke og fritstående stole. Træer og faste bænke plantes/opsættes først i efteråret 2015 Om caféen/kiosk Caféen/kiosken er en lille rund bygning på 13 m 2 under et større halvtag på ca. 75 m 2 med læskærm til ophold/venteplads for bussen. Der er således offentlig adgang til ophold under halvtaget. Busserne som krydser Stændertorvet har busstoppested lige ved caféen. Caféen er under opførsel og forventes færdig i december 2014. Bygningen indeholder et salgslokale, forrum med garderobe og adgang til toilet samt affaldsrum, hvortil der er adgang fra det fri. Bygningen er isoleret, men ikke opvarmet. Der er mulighed for tilslutning til el, vand og afløb. Tegninger er vedlagt udbuddet. 5. Ejerforhold og ledelsesforhold og dialog Pavillonen som caféen/kiosken er en del af, ejes af Roskilde Kommune. Der forventes en løbende, konstruktiv dialog mellem forpagteren og Roskilde Kommune. 6. Væsentlige forudsætninger ved tilbuddet Drift Det er forpagters ansvar at renholde café/kiosk, samt areal under halvtag, for både affald og graffiti. Derudover er det forpagterens ansvar at holde opholdsarealet omkring pavillonen fri for affald, samt at feje fliser i og omkring pavillonen. Roskilde Kommune renholder resten af torvet. 2
Cafeen/kioskens størrelse eller udseende må ikke ændres uden Veje og Grønne områders godkendelse. Åbningstider Caféen/kiosken skal være åbent minimum 50 timer om ugen. Caféen skal være lukket kl. 23, så det følger alle andre udeserveringssteder i Roskilde Kommune. Personale Bortforpagter kan ensidigt med 3 måneders varsel indføje bestemmelse om at: i)forpagter er forpligtiget til ved synlig skiltning i cafeen at oplyse gæster, om hvorvidt forpagter har indgået kollektiv overenskomst, der dækker forpagters ansatte ( mærkningsordning ) og /eller ii)forpagter er for sine ansatte forpligtiget til at sikre at løn, arbejdstid og andre arbejdsvilkår ikke er mindre gunstige end dem, der gælder for arbejde af samme art inden for vedkommende fag på den egn, hvor arbejdet udføres, samt at forpagter er forpligtet til på forlangende indenfor 3 uger at dokumentere hvorvidt kravet er overholdet. Forpagtningsafgift, forbrug og garanti Tilbudsgiver skal i tilbuddet angive en årlig forpagtningsafgift (dog minimum 60.000 kr. om året) Forpagter betaler herudover selv for forbrug af el og vand samt renovation. Bimåler er opsat. Der skal ved indgåelsen af forpagtningsaftalen indbetales et depositum på 50.000 kr. Tidsbegrænsning Café/kioskdriften udbydes for en periode på 5 år, og kontrakten er uopsigelig for lejer i 1. år efter overtagelsen, herefter er der 3 måneders gensidig opsigelse. Forpagter har ikke fortrinsret ved genudbud. Afståelse og fremforpagtning m.v. Forpagter har ikke ret til afståelse og ingen ret til at overdrage forpagtningen, herunder overdrage driften til 3. mand (fremforpagtning). Udvælgelseskriterier Tilbudsgiver har sandsynliggjort at have forudsætninger for at opnå næringsbrev samt nødvendige bevillinger. Tilbudsgiver har godtgjort at have erfaring/kvalifikationer ved drift af café/kiosk eller lignende relevant erfaring mv. (fra egen virksomhed, ansættelse hos andre, uddannelse eller andet). 3
Gæld til det offentlige Tilbudsgiver skal på tro og love erklære, at pågældende ikke har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, jf. bilag tro og love erklæring. Bevillinger Det er en afgørende forudsætning for indgåelse af kontrakten, at forpagter opnår de nødvendige tilladelser og bevillinger. 7. Udvælgelsesprocessen Spørgsmål og besigtigelse Såfremt der er spørgsmål vedrørende processen m.v., kan der rettes henvendelse til Roskilde Kommunes indkøbsafdeling på e-mail: indkob@roskilde.dk med teksten cafe/kiosk i emnefeltet. Ansøgningsfrist Tilbuddet skal være Roskilde Kommune i hænde senest: På følgende e-mail: 26.november 2014, kl. 14.00 indkob@roskilde.dk Tilbud, som er modtaget efter tilbudsfristens udløb, vil ikke blive taget i betragtning. Åbning af bud og evt. afvisning Der vil ikke være mulighed for, at tilbudsgiverne overværer åbningen af tilbuddene. Korrekt afgivet tilbud Roskilde kommune vil vurdere, hvilke tilbud/tilbudsgivere der bedst opfylder følgende kriterier. Åbningstider Vareudbud/menu (Der lægges vægt på en varieret menu, som tilstræber at opfylde Fødevarestyrelsens kostråd). Bud på årlig leje (Den årlige leje skal minimum være 60.000 kr. om året. ) Miljøhensyn, herunder håndtering af affald. Tilbudsgiver har overbevisende godtgjort at kunne/ville leve op til de krav, der stilles i nærværende tilbudsmateriale. 4
Koncept for caféen, kiosken eller lignende. Roskilde Kommune vil gerne have et godt og velbeskrevet bud på, hvad bygningen skal bruges til. Der vil i udvælgelsen blive lagt vægt på, at caféen/kiosken har et udbud, som vil kunne bidrage til at skabe liv i området. Indbydelse til videre drøftelse af tilbud De tilbudsgivere, som vurderes bedst at kunne leve op til udvælgelseskriterier, maksimum 5 bydende, vil derefter enkeltvis bliv indbudt til møde med Roskilde Kommune. Ved dette møde vil tilbudsgiveren og Roskilde Kommune gennemgå tilbudsgiverens ansøgning med henblik på en uddybning af tilbuddet i form af spørgsmål og supplerende oplysninger. På mødet vil der endvidere være mulighed for forhandling om tilbuddets enkelte elementer. Afhængigt af behovet herfor kan Roskilde Kommune efter afholdelse af disse møder, inden for en kort frist, udbede sig yderligere materiale og oplysninger. Tildeling af kontraktefter endt afholdelse af møderunden med de indbudte tilbudsgivere vil Roskilde Kommune afgøre, hvilken tilbudsgiver der indgås forpagtningskontrakt med. Ansvarsforbehold Det understreges, at Roskilde Kommune ved indgåelse af forpagtningskontrakten ikke har taget stilling til udstedelse af næringsbrev, ligesom udstedelse af alkoholbevilling træffes selvstændigt af bevillingsmyndigheden på grundlag af ansøgning fra tilbudsgiver. Roskilde Kommune påtager sig som udbyder ikke ansvaret for, at den tilbudsgiver, der er indgået kontrakt med, kan opnå de nødvendige tilladelser. Det skal enddvidere understreges, at Roskilde Kommunes kendskab til tilbudsgivers økonomiske forhold, budgetudkast mv. i forbindelse med udbuddet ikke medfører nogen form for ansvar for rentabiliteten af café/kiosdriften eller andet, ligesom oplysningerne i tilbudsmaterialet om omsætning er givet uforbindende. 8. Oplysninger om materiale der skal fremsendes sammen med afgivelse af tilbud Tilbuddet skal være vedlagt udfyldt erklæring om ubetalt gæld til det offentlige jf. bilag tro og love erklæring. Fremsendelse af tilbud Tilbud skal fremsendes til Roskilde Kommunes indkøbsafdeling på e-mail: indkob@roskilde.dk med teksten cafe/kiosk i emnefeltet.: Forpligtigelse af tilbud 5
Det angivne tilbud er bindende for tilbudsgiver, indtil 3 måneder efter ansøgningsfristen, med mindre tilbuddet er endelig afslået af Roskilde Kommune. 9. Supplende oplysninge og spørgsmål til tilbudsmatereialet Såfremt der efter tilbudsgivers opfattelse er uklarheder i tilbudsmaterialet eller i det øvrige materiale opfordres man til at rette henvendelse til Roskilde Kommunes indkøbsafdeling på e-mail: indkob@roskilde.dk med teksten cafe/kiosk i emnefeltet. 10. Bilag der er vedlagt dette tilbudsmateriale Bilag 1 Tegning af café/kioskbygning Bilag 2 Tro og love erklæring 6
! "
Tro og Love-erklæring Undertegnede tilbudsgiver erklærer på tro og love i henhold til lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997, om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger, at virksomhedens ubetalte, forfaldne gæld til det offentlige på tidspunktet for aflevering af tilbud Udgør DKK Ved enkeltmandsvirksomhed erklæres det i øvrigt, at indehaveren ligeledes ikke har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige overstigende 100.000 kr. Dato og underskrift Det erklæres på tro og love, at tilbudsgiver ikke er omfattet af de Udbudsdirektivets artikel 45, stk. 1 anførte udelukkelsesgrunde: At undertegnede ikke er dømt for deltagelse i en kriminel organisation som defineret i art. 2, stk. 1 i Rådets fælles aktion 98/742/RIA. At undertegnede ikke er dømt for bestikkelse som defineret i henholdsvis art. 3 i Rådets retsakt af 26. maj 1997 og art. 3, stk. 1 i Rådets fælles aktion 98/742/RIA At undertegnede ikke er dømt for svig som omhandlet i art. 1 i konventionen om beskyttelse af De europæiske Fællesskabers finansielle interesser. At undertegnede ikke er dømt for hvidvaskning af penge som defineret i art. 1 i Rådets direktiv 91/308/EØF af 10. juni om forebyggende foranstaltninger mod anvendelse af det finansielle system til hvidvaskning af penge. Endelig erklæres det på tro og love, at tilbudsgiveren ikke er omfattet af de Udbudsdirektivets artikel 45, stk. 2, anførte udelukkelsesgrunde. Udelukkelsesgrundende omfatter følgende situationer: at virksomheden er eller er begæret taget under konkurs, likvidation eller tvangsakkord uden for konkkurs, ikke er i betalingsstandsning eller befinder sig en anden lignende situation. at virksomheden ved en retskraftig dom i henhold til dansk lovgivning er dømt for et strafbart forhold, der rejser tvivl om virksomhedens faglige hæderlighed at virksomheden ikke har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i Danmark, og at virksomheden ikke har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter i henhold til lovgivningen i Danmark. Virksomhedens/selskabets navn: CVR. nr.: Dato: Stempel og underskrift: