Kommunikation og dokumentation via touchskærme på plejecenteret Hybyhus Baggrund Væsentlige dele af ydelserne på plejecentret indbefatter: registrering, dokumentation og kommunikation i samspil mellem borgere, personale og pårørende. Der anvendes mange ressourcer blandt plejecentrets ansatte på at registrere og dokumentere ydelser. For borgerne er det en stor udfordring at få indblik i deres egne forløb og ejerskab af information og data. Ligeledes er det en udfordring at dele information mellem ansatte og borgere. Og i samtykke med borgere, dele viden med pårørende. Der findes forskellige lukkede systemer til kommunikation og opsamling af information, men de integrerer ikke med andre systemer og er oftest ikke i stand til at samle eller dele information på tværs. Som resultat heraf bruges der megen tid på at nedskrive og dokumentere leverede ydelser i omsorgssystemet, ligesom det sluger tid at overlevere information og sikre god kommunikation mellem borgere og personale. Hertil kommer den mere overordnede udfordring, at flere ældre i fremtiden skal plejes af færre personer i arbejdsstyrken. Den udfordring skal løses med øje for kvalitet og tryghed og med en holdning til en fornuftig velfærdsteknologisk udvikling. Der ligger muligheder i at varetage en lang række opgaver via teknologi, for dermed at kunne frigive varme hænder til direkte omsorg og pleje. Fredericia Kommune har med det in mente besluttet at være på forkant med en aktiv indsats på området at være en styrende part i den skitserede udvikling. Formål For at forbedre arbejdet, skabe bedre overblik og reducere tidsforbruget omkring registrering, dokumentation og kommunikation, arbejder vi i dette projekt med udvikling, afprøvning og implementering af en touchskærm i borgerens bolig. Med den løsning opnås en række nye muligheder fx: Personalet kommer ud af kontorerne og ind til beboerne Øget tryghed for personale, beboere og pårørende Øget effektivitet og kvalitet i hverdagens opgaver Nye muligheder for organisering, gennem teknologi og processer Der frigøres tidsmæssige ressourcer Løsningen vil samlet set reducere planlægnings og registreringstiden væsentligt, samtidig med at kvaliteten øges, når indskrivning foretages på stedet, frem for den nuværende akkumulering til indskrivning på kontoret, ved arbejdsdagens afslutning. På skærmen bliver borgerne mindet om aktiviteter, besøg eller lignende, og skal med en simpel berøring af skærmen, kunne komme i dialog med såvel medarbejdere, som venner og familie via sms, email og face to face kontakt via skærmen. Det øger borgernes tryghed og minder dem samtidig om aftaler med tandlæge, fodterapeut eller lignende aktiviteter og gøremål. Projektet har opstillet følgende succeskriterier:
Borgere/pårørende Større grad af selvhjulpenhed hos borgere og pårørende. Personalet bliver efter projektet spurgt om borgere og pårørende er blevet mere selvhjulpne. Succeskriteriet er positive tilkendegivelser fra personalet. Oplevelse af bedre service hos borgere og pårørende. Beboere og pårørende vil blive spurgt mht. deres oplevelse af servicen. Succeskriteriet er en positiv tilkendegivelse fra beboerne og deres pårørende. Personalet Personalet oplever at teknologierne har relevans og støtte op om kerneydelser i arbejdsdagen. Personalet bliver efter projektet spurgt om deres oplevelse af relevans af ny teknologi. Succeskriteriet er en positiv tilkendegivelser fra personalet. Ressourceforbrug Det skal sandsynliggøres at der kan opnås en effektivisering, som udløser reduceret tidsforbrug svarende til på 15 minutter per beboer pr. dag. Der er foretaget tidsstudier af en række arbejdsprocesser før projektets opstart, som sammenholdes med målinger efter indførelsen af skærmene i borgernes boliger. Opskalering af projektet Det skal sandsynliggøres at den udarbejdede løsning er så relevant for driften, at den efterfølgende rulles ud til de øvrige lejligheder på Hybyhus samt øvrige plejecentre i Fredericia Kommune Det kræver en teknisk validering af skalerbarheden i løsningerne. Det kræver en økonomisk validering af løsningerne i relation til en business case.
Om Hybyhus Hybyhus er smukt beliggende ud til Lillebælt. Plejecenteret rummer 84 boliger, fordelt på almindelige plejeboliger, Leve Bo miljøer og demensenheder. Hybyhus er oprindeligt bygget som plejehjem, i 1923. I 2002 blev plejehjemmet ombygget og renoveret, og fremstår i dag som et moderne plejecenter. Lejlighederne er fordelt på 4 etager i 2 bygninger, der er samlet omkring en atriumgård. I atriumgården har Hybyhus, cafeteria, kiosk, frisør, fod og tandpleje. Personale Hybyhus har ansat 5 sygeplejersker, 26 social og sundhedsassistenter, 44 social og sundhedshjælpere, 2 pædagoger, 2 hjemmehjælpere, 1 plejer, 2 husassistenter, 1 ufaglært hjælper og 2 servicemedarbejdere. 87 personer i alt, med ledelsen. Hertil har Hybyhus et varierende antal elever og studerende. Dagligdagens rytmer Der er plejepersonale ansat til at dække døgnets 24 timer, og hjælpen gives ud fra de visiterede ydelser. Hybyhus personalegruppe er tværfaglig og arbejder ud fra kontaktpersonsprincippet, hvor hver enkelt
borger har en kontaktperson, der sammen med borgeren tilrettelægger dagligdagen. I hverdagen er der mulighed for at spise morgenmad i salen, med de øvrige borgere fra huset og brugere af dagcentret. Middagsmad kan spises i atriet, cafeteriet eller i egen lejlighed, alt efter ønske. På hver etage findes en månedskalender med beskrivelse af aktiviteterne i huset. Der er faste dage for gåture og andre ture ud af huset. Tidslinje 21.12.2010 Første møde Forår 2011 Fokusering af formål, mål, leverancer, business case, aftalegrundlag, økonomi, m.v. 07.06.2011 Møde: Projektafklaring 14.06.2011 Kickoff på Hybyhus 21.06.2011 Workshop på Hybyhus 08.07.2011 Aftale underskrevet Juni Aug. 2011 Aug. 2011 Aug Okt. 2011 Okt Nov. 2011 Observation og user stories Baseline: Tidsstudier og procesobservation Brugerinddragelse, procesdesign og teknologisk udvikling Test med brugergrupper og tilretninger 22.11.2011 Klargøring og uddannelse på Hybyhus 23.11.2011 GO LIVE: 8 borgerskærme, 1 personaleskærm og admin.web. 3 funktionaliteter: login med personalekort, opgavestyring og borgerbilleder Nov Dec. 2011 Nov Jan. 2012 Feedback og tilretninger Brugerworkshop og udvikling af Kalender funktion 07.02.2012 GO LIVE: Kalender funktion på Hybyhus
21.02.2012 GO LIVE: Kalender web til pårørende Jan Feb. 2012 Brugerinddragelse og udvikling af Bestillings funktion, til visiterede plejeartikler Medio Feb. 2012 Feb. 2012 Evaluering: Processer, teknologi, økonomi m.v. Tidsplan og rammer for videre samarbejde: Pilotafslutning, drift efter pilot, mulig videre udrulning og udvikling 28.02.2012 GO LIVE: Bestilling af visiterede plejeartikler Kontaktperson i Sekoia: Troels Nilsson projektleder. +45 25 56 24 57 troels@sekoia.dk Kontaktperson i Fredericia kommune: Morten Hoff, chefkonsulent. +45 25 47 13 70 morten.hoff@fredericia.dk