Evaluering af kørselsordninger i Randers Kommune

Evaluering af kørselsordninger i Randers Kommune Randers Kommune Oktober 2010

- 2 - Indholdsfortegnelse INDLEDNING... 3 AFGRÆNSNING AF ANALYSEOMRÅDET... 3 1. NUVÆRENDE ORGANISERING AF KØRSELSORDNINGER I RANDERS KOMMUNE... 4 Forskellige kørselsformer... 4 SAMARBEJDE MED AKTØRER... 5 Samarbejdet med Midttrafik... 5 Samarbejdet med større lokale selskaber... 9 Samarbejdet med mindre, lokale vognmænd/selskaber... 9 ERFARINGER MED KØRSELSORDNINGERNE... 9 Vurdering af individuel handicapkørsel... 9 Vurdering af skolekørsel... 9 Vurdering af lægekørsel... 10 Vurdering af dagcenterkørsel... 10 Konklusion... 10 2. KØRSELSOMRÅDETS SAMLEDE ØKONOMI... 11 ØKONOMI FOR OMRÅDET... 11 Udviklingen i turpriser... 11 Besparelser på kørselsområdet i forbindelse med budget 2011 til 2014... 13 ADMINISTRATIONSOMKOSTNINGER I FORBINDELSE MED DE FORSKELLIGE KONTRAKTER... 13 HENSIGTSMÆSSIG RESSOURCEANVENDELSE... 14 Eksempler fra handicapområdet... 14 Eksempler fra skoleområdet... 14 Andre overvejelser om ændringer af serviceniveauet... 15 Konklusion... 16 3. UDBUD AF KØRSELSOPGAVER... 17 Hvem løfter udbuddet?... 17 4. ORGANISERINGEN AF KØRSELSOMRÅDET I ANDRE KOMMUNER... 19 5. DEN FREMTIDIGE ORGANISERING AF KØRSELSOMRÅDET I RANDERS KOMMUNE... 20 NUVÆRENDE INITIATIVER TIL KOORDINERING... 20 FREMTIDIGE INITIATIVER TIL KOORDINERING... 20 MODEL 1: OPTIMERING AF DEN NUVÆRENDE ORGANISERING AF KØRSELSORDNINGERNE... 20 MODEL 2: KØRSELSKONTOR - KØRSELSOMRÅDET I RANDERS KOMMUNE ORGANISERES SOM EN SELVSTÆNDIG ORGANISATORISK ENHED... 21 MODEL 3: KØRSELS- OG BESTILLINGSKONTOR - KØRSELSOMRÅDET I RANDERS KOMMUNE ORGANISERES SOM EN SELVSTÆNDIG ORGANISATORISK ENHED INKLUSIV EGEN BESTILLING OG ORGANISERING AF DEN KONKRETE KØRSEL... 22 6. KONKLUSION... 24 BILAG 1... 25

- 3 - Indledning Økonomiudvalget besluttede 14. juni 2010 at igangsætte en evaluering af kørselsordninger i Randers Kommune. Hovedformålet med evalueringen er at opstille forskellige modeller for en fremtidig organisering af opgaven. I evalueringen vil indgå følgende: En beskrivelse af den samlede økonomi inden for kørselsområdet. Beskrivelse af de lovmæssige krav til udbud af kørselsordninger, og hvilke muligheder Randers Kommune har for at ændre på kravene i udbudsmaterialet og serviceniveauet overfor borgerne.. Herunder også overvejelser om sammenhængen mellem pris og kvalitet af ydelsen. En kortlægning af den nuværende organisering af kørselsordningerne i Randers Kommune, herunder samarbejdet mellem de forskellige aktører på området. o Dette indbefatter også en vurdering af økonomi, kapacitetsudnyttelse, brugertilfredshed, overholdelse af tidsfrister med mere. Kortlægning af hvorledes sammenlignelige kommuner har organiseret kørselsområdet. Overvejelser over den fremtidige organisering af kørselsordningerne i Randers Kommune, herunder beskrivelse af forskellige modeller for organisering af kørselsområdet i kommunen. Kommissoriet for evalueringen af kørselsordningerne fremgår af bilag 1. Afgrænsning af analyseområdet Den kollektive trafik (bybusserne) og skolebuskørslen indgår ikke i denne evaluering af Randers Kommunes kørselsordninger. Dette skyldes, at der ikke er mulighed for at koordinere denne kørsel med andre former for (taxa)kørsel. For skolebuskørsel og kollektiv trafik er der indgået kontrakter frem til henholdsvis 2015 og 2018 (se nedenstående skema). Der er indgået følgende kontrakt med leverandører om skolebuskørsel og kollektiv trafik: Kontrakt Område Kontraktperiode Mulighed for kontraktforlængelse Midttrafik Skolebuskørsel 1/2-2010 til 31/1-2015 1 års forlængelse. Skal meddeles senest 31/1-2014 Midttrafik Kollektiv trafik - bybusser 1/2-2010 til 31/1-2018 1 års forlængelse. Skal meddeles senest 31/1-2017

- 4-1. Nuværende organisering af kørselsordninger i Randers Kommune I dette afsnit beskrives de forskellige kørselsordninger i Randers Kommune. Desuden beskrives Randers Kommunes samarbejde med de forskellige aktører på området. Forskellige kørselsformer I Randers Kommune er kørsel med borgerne organiseret på forskellig vis. På nogle områder er der indgået kontrakt om fast kørsel (rutekørsel), fx med elever til/fra specialskoler og specialklasser på folkeskolerne, kørsel af elever hjem fra fritidstilbud, kørsel af handicappede til/fra beskæftigelses- og fritidstilbud og kørsel af ældre til dagcentre. Der er for alle disse kørsler tale om faste daglige eller ugentlige kørsler, hvor den samme vognmand som hovedregel kører med de samme brugere hver gang. Der er via COWI-udbuddet fra 2008 indgået kontrakt på variabel kørsel (ad hoc bestilt kørsel) med en række lokale vognmænd. Variabel kørsel er fx kørsel til aflastning og fritidsaktiviteter for børn, der ikke kan sættes på en fast rute. Desuden er det kørsel til lægekontrol og -behandling for børn, sygetransport ( brækket ben -kørsel), afhentning af medicin inden for voksen-handicap området, kørsel til dagtilbud for voksne handicappede. Småbørn til stamme-, fonologi og sproggrupper administreres efter samme ordning. Alt det kørsel, der kan køres på en eksisterende fast rute, søges af hensyn til ønsket om at anvende færrest muligt økonomiske ressourcer, kørt på den faste rute. Der er indgået kontrakt om lægekørsel med Midttrafik. Lægekørslen køres via Midttrafiks variable kørsel, som Midttrafik udbyder og herefter indgår kontrakt med vognmænd om en gang om året. Oversigt over kørselstyper opdelt på forvaltninger, samt hvilke ordninger der køres efter (kontrakt fast kørsel, variabel kørsel mm): Forvaltning/område Kørselstyper Ordning Kultur og Borgerservice Lægekørsel Variabel kørsel på kontrakt Individuel handicapkørsel Lovbestemt at Midttrafik skal varetage opgaven Dagcenterkørsel psykiatriområdet Individuelle bevillinger efter Servicelovens 117 Børn og Skole Kørsel til/fra specialskoler Kontrakt fast kørsel Kørsel til/fra specialklasser på folkeskolerne Kørsel af syge og invaliderede elever ( brækket ben kørsel ) Kørsel af børn til stamme-, sproggrupper mm Kørsel af elever hjem fra fritidstilbud Skolebuskørsel Kontrakt fast kørsel Variabel kørsel på kontrakt Variabel kørsel på kontrakt Kontrakt fast kørsel, variabel kørsel på kontrakt Kontrakt

- 5 - Social og Arbejdsmarked Kørsel af handicappede børn, fx til/fra fritidstilbud, aflastning, læge, institution Kontrakt fast kørsel, variabel kørsel på kontrakt, institutionens egne busser, bevilling til den enkelte borger Sundhed og Ældre Kørsel af handicappede voksne fx til/fra fritidstilbud, beskæftigelsestilbud, læge, institution Dagcenterkørsel ældreområdet Kørsel til genoptræning efter sundhedsloven Kontrakt fast kørsel, variabel kørsel på kontrakt, institutionens egne busser, bevilling til den enkelte borger Kontrakt fast kørsel Godtgørelse til brugeren for egen befordring Note: Kørsel til genoptræning efter sundhedsloven kan ikke koordineres med anden kørsel, da kørsel foregår i brugerens egen bil. For individuel handicapkørsel er det lovbestemt, at det er det regionale trafikselskab, der skal varetage opgaven. Der er i dag indgået følgende kontrakter om kørsel med vognmænd og Midttrafik: Kontrakt Område Kontraktperiode Mulighed for kontraktforlængelse COWI-udbud med kontrakt til de enkelte vognmænd Midttrafik Midttrafik Specialskolerne: Vesterbakkeskolen, Firkløverskolen, Satellitten i Langå m.fl. Samt kontrakt på variabel kørsel Specialklasser på folkeskolerne mm Specialklasser på folkeskolerne mm 1/8-2008 til 31/7-2012 2*1 års forlængelse. Skal meddeles senest 31/1-2012 1/8-2009 til 31/7-2011 1 års forlængelse. Skal meddeles senest 1/4-2011 1/1-2010 til 31/7-2011 1 års forlængelse. Skal meddeles senest 1/4-2011 1/11-2007 til 1/11- Nej, er allerede blevet 2011 forlænget Kronjyllands Taxabus Dagcenterkørsel på ældreområdet Midttrafik Lægekørsel Fra 1/5-2009 Kan opsiges med 6 måneders varsel Note: De to kontrakter med Midttrafik på kørsel til specialklasser skyldes genudbud pga. manglende konkurrence. Se uddybende forklaring i nedenstående tekst. Samarbejde med aktører Randers Kommune samarbejder med forskellige aktører på kørselsområdet. Det drejer sig om Midttrafik, større lokale selskaber som fx DanTaxi, Randers Taxa og Kronjyllands Taxabus, og mindre lokale vognmænd som fx Dalbyover Taxi, Aabecks busser og Ingelises Taxa. Samarbejdet med Midttrafik Randers Kommune samarbejder med Midttrafik inden for forskellige kørselsområder. Midttrafik varetager administrationen og bestillingen af kørsel hvad angår lægekørsel og individuel handi-

- 6 - capkørsel, der køres som variabel kørsel, samt de faste ruter til specialskolerne og specialklasserne. Midttrafik har fra 1. januar 2007 administreret den kollektive trafik i den midtjyske region. Desuden varetager Midttrafik ifølge loven om trafikselskaber den individuelle handicapkørsel for svært bevægelseshæmmede. Herudover kan region og kommuner vælge at lade trafikselskabet udføre individuel personbefordring, hvilket Randers Kommune har valgt fx i forhold til lægekørsel og de faste kørsler af elever til specialklasserne på folkeskolerne. Midttrafik ledes af en bestyrelse på ni medlemmer. To af medlemmerne udpeges af Regionsrådet og syv medlemmer udpeges af kommunalbestyrelserne inden for trafikselskabets område. I denne valgperiode har Randers Kommune ingen repræsentation i bestyrelsen. Kommunalbestyrelserne i Region Midtjylland vælger et repræsentantskab for trafikselskabet, der består af et medlem fra hver af de 19 kommuners kommunalbestyrelser. For Randers Kommune er valgt byrådsmedlem Kasper Fuhr Christensen. Lægekørsel Randers Kommune har fra 1. maj 2009 indgået en kontrakt med Midttrafik om patientbefordring til læge og speciallæge, i daglig tale lægekørsel. Når Randers Kommune har en borger, der skal køres til læge, indtaster kommunen oplysninger om hente- og afleveringstider i Midttrafiks webbaserede system. Hefter finder Midttrafik den billigste vogn, der kan køre turen. Kommunen afregner med Midttrafik, og Midttrafik afregner med vognmanden. Det er Randers Kommunes vurdering, at samarbejdet mellem Randers Kommune og Midttrafik om lægekørslen efter en indkøringsperiode fungerer tilfredsstillende. Ordningens serviceniveau er forbedret undervejs i kontraktperioden uden omkostninger for Randers Kommune. Før kommunesammenlægningen og frem til 1. maj 2009 var der forskellige ordninger for borgerne med hensyn til lægekørsel. Borgere i Gammel Randers Kommune bestilte en kørsel ved henvendelse til kommunen, der efterfølgende kontaktede Falck. For de øvrige kommuner har den enkelte borger fået en bevilling til selv at rekvirere en taxa til transport til læge direkte ved en privat vognmand. Nogle borgere har derfor oplevet det som en serviceforringelse, at rekvisition af taxa til lægekørsel skal ske via Borgerservice, at der er aftaler om hente- og bringetider, og at borgeren ikke selv kan vælge, hvilken vognmand vedkommende skal køre med. Skolekørsel Randers Kommune indgik en aftale med Midttrafik om at udbyde skolekørslen til specialklasserne på folkeskolerne på i alt 40 ruter, efter Randers Kommunes eget udbud var blevet annulleret på grund af manglende konkurrence. I Midttrafiks første udbud af de 40 ruter, blev der indgået kontrakt på cirka halvdelen af ruterne, mens den resterende del af udbuddet blev annulleret på grund af manglende konkurrence, og herefter genudbudt. Først ved dette genudbud kom der acceptable tilbud på de sidste ruter. En del af effekten ved at løse opgaven i samarbejde med Midttrafik har således været at få etableret konkurrence om prisen på kørsel i Randersområdet. Udbud, koordinering og økonomi Midttrafik har gjort sig overvejelser over de geografiske udfordringer, Randers Kommune har i forbindelse med udbud og koordinering af kørselsopgaver. Da Randers Kommune til flere sider er afgrænset af vand (Mariager fjord, Randers fjord og Kattegat), vil der være færre muligheder for koordinering af kørsel end i kommuner, der ikke har de samme geografiske grænser. Endvi-

- 7 - dere er nogle områder af Randers Kommune tyndt befolket, således der ikke her er store muligheder for at koordinere kørslen. Medvirkende til at kunne koordinere kørslen er, at der til Regionshospitalet Randers er en del taxabefordring af patienter. Denne patientkørsel kan Midttrafik koordinere med fx lægekørslen for Randers Kommune. Når Midttrafik fordeler variabel kørsel til forskellige vognmænd, sker det efter en beregning af, hvilken taxa der er billigst at have til at køre, ud fra den pris som vognmændene har budt ind med. Variabel kørsel fordeles således til vognmændene efter objektive kriterier. Når kommunes udbud sker via Midttrafik kan både bus- og taxavognmænd og personer med en EP-tilladelse (tilladelse til Erhvervsmæssig Personbefordring) byde på opgaven. EP-tilladelser udstedes af Færdselsstyrelsen. Vognmænd, der kører på en EP-tilladelse, har ingen forpligtelse til at holde døgnåbent og kan slukke telefonen om aftenen og i weekenden. Ifølge Transportministeriet er en EP-tilladelse defineret som en tilladelse i henhold til busloven, som alene omfatter motorkøretøjer indrettet til befordring af højst 9 personer, føreren medregnet, i tilknytning til kontrakt med trafikselskab om almindelig rutekørsel. Den kørsel, der udføres for trafikselskaberne på grundlag af en EP-tilladelse, er dels den individuelle handicapkørsel for svært bevægelseshæmmede, dels den samordnede kørsel (fx skolekørsel og lægekørsel). Begge former for kørsel kan også udføres af busser med tilladelse efter busloven og af taxier med taxitilladelse. En vognmand med en EP-tilladelse kan køre rutekørsel for et trafikselskab (fx Midttrafik), når trafikselskabet løfter kommunens udbudspligt. Vognmanden med en EP-tilladelse må imidlertid ikke køre rutekørsel for en kommune, der selv har udbudt kørslen. På baggrund af flere henvendelser fra blandt andet taxabranchen har Transportministeriet tilkendegivet at ville se nærmere på EP-tilladelserne. I forhold til lægekørslen opnås økonomiske fordele ved, at Midttrafik kan koordinere kørslen med sygehuskørslen til regionshospitalet i Randers samt med anden variabel kørsel på tværs af kommunegrænser. Gennemsnitsprisen pr. persontur for de elever, der køres via skolekørselsudbuddet via Midttrafik, har i første halvdel af 2010 været på mellem 108 kr. (for januar måned) til 119 kr. (for maj måned). Den stigende pris pr. persontur skyldes, at der i maj måned var færre elever, der blev kørt med taxa, hvilket giver færre mulighed for koordinering af kørsel med eleverne. Statistikken viser, at over halvdelen af al Midttrafiks kørsel for Randers Kommune er såkaldt kædekørsel, hvor den samme vogn efter at have afleveret en person, kører direkte videre og henter den næste person. Lidt over ¼ af al kørsel er samkørsel, hvor flere personer kører sammen, og endelig er under ¼ af kørslerne solokørsel, hvor der ikke er anden kørsel forbundet. Især samkørslen har været stigende på det seneste. I august 2010 var næsten 40 % af lægekørslen samkørsel, 45 % var kædekørsel og resten var solokørsel. I takt med at flere kommuner og regioner går sammen om at koordinere deres specialkørsler, er det vurderingen, at koordinationsgraden kan øges. Midttrafik har ligeledes opgjort, hvor ofte der er rettidig afhentning og aflevering af patienterne til lægekørsel i Randers Kommune. Af nedenstående graf ses fx, at 99 % af alle patienter blev afhentet rettidigt i deres hjem i september 2010, at,95 % blev afleveret rettidigt i lægehuset, mens 97 % af patienterne blev afhentet rettidigt, når de skulle køres hjem igen fra lægehuset.

- 8 - Rettidighed ved afhentning og aflevering af patienter til lægekørsel i Randers Kommune: Randers - rettidighed i % 100% 98% 96% 94% 92% 90% 88% 86% 84% 82% 80% jan-10 feb-10 mar-10 apr-10 maj-10 jun-10 jul-10 aug-10 sep-10 Rettidighed ved afhentning i hjemmet Rettidighed ved aflevering på destniation Rettidighed ved afhentning på hjemtransport Midttrafik har også opgjort, hvor mange minutter patienterne i gennemsnit er forsinkede, når de er forsinkede ved afhentning eller aflevering. Som det ses af nedenstående tabel, har de længste forsinkelser været i vintermånederne. I september måned havde den ene procent af patienterne, der oplevede forsinkelser ved afhentningen i hjemmet, en ventetid på gennemsnitlig 5 minutter. Mens de 3 % af patienterne, der havde forsinkelser, når de skulle køres hjem fra lægehuset, havde en gennemsnitlig forsinkelse på 6 minutter ved afhentning i lægehuset. Midttrafiks gennemsnitlige forsinkelser ved afhentning og aflevering i Randers Kommune (opgjort i minutter): Ventetid på hjemadressen Forsinkelse ved aflevering ved lægehuset Ventetid ved afhentning i lægehuset Januar 13 13 10 Februar 8 8 6 Marts 6 10 5 April 8 9 9 Maj 7 10 8 Juni 5 5 9 Juli 6 8 7 August 5 5 4 September 5 4 6

- 9 - Samarbejdet med større lokale selskaber Randers Kommune samarbejder med Randers Taxa, Kronjyllands Taxabus og DanTaxi. Alle selskaber har vundet en eller flere ruter i forbindelse med de forskellige udbud inden for Børn og Skole området. Desuden har Kronjyllands Taxabus kontrakt på ældreområdets dagcenterkørsel. Samarbejdet mellem Randers Kommune og de enkelte selskaber fungerer i dagligdagen fint. Randers Kommune prioriterer en løbende dialog med selskaberne. Samarbejdet med mindre, lokale vognmænd/selskaber I forbindelse med de forskellige udbud af kørselsopgaver har Randers Kommune og/eller Midttrafik indgået kontrakt med forskellige lokale vognmænd. Det drejer sig fx om Dalbyover Taxi, Aabecks busser, Ingelises Taxa og Langå Taxa. Det er Randers Kommunes vurdering, at flere af de lokale vognmænd har oplevet væsentlige ændringer i forbindelse med kommunesammenlægningen og den efterfølgende ændring af kørselsområdet. Fra før kommunesammenlægningen, hvor den lokale vognmand typisk havde al den kørsel, der var lokalt i kommunen, til nu hvor størstedelen af kørslen har været i udbud og ikke nødvendigvis er blevet vundet af en lokal vognmand. De lokale vognmænd har gjort Randers Kommune opmærksom på, at Midttrafik efter deres vurdering ikke altid koordinerer kørslen hensigtsmæssigt, ligesom vognmændene også oplever, at Randers Kommunes forskellige kørselsordninger kan være vanskelige at gennemskue. Endelig er det vognmændenes oplevelse, at de ikke bliver tilbudt ret meget af den variable kørsel, der blev indgået kontrakt på for perioden 1. august 2008 til 31. juli 2012. Randers Kommune er løbende i dialog med flere af de lokale vognmænd. Erfaringer med kørselsordningerne I dette afsnit beskrives forskellige brugeres vurdering af kørselsordningerne i Randers Kommune. Vurdering af individuel handicapkørsel Midttrafik har foretaget en undersøgelse af brugernes tilfredshed med den individuelle handicapkørsel. Handicapkørsel er fritidskørsel til brugere med særlige behov. Brugerne er visiteret til kørslen enten på grund af handicap/sygdom eller nedsat mobilitet og kan altså ikke umiddelbart anvende den ordinære kollektive trafik. 93 % af brugerne udtrykker, at de alt i alt er tilfredse eller meget tilfredse med handicapkørslen. De parametre, der rangerer højest, er chaufførens hjælpsomhed ved ind- og udstigning samt chaufførens venlighed. De parametre, der rangerer lavest, er den besked og information brugeren får, når vedkommende ringer til bestillingskontoret efter 15 minutter, hvis der er forsinkelse, samt at der kan være længere rejsetid, når der også er andre med i den samme kørsel. Vurdering af skolekørsel Efter overgangen til skolekørsel via Midttrafik er tilbagemeldingerne fra skolerne, at kørselsordningen er blevet mindre fleksibel set fra den enkelte skole. Tidligere kunne den enkelte skole kontakte den vognmand, der kørte elever til skolen og orientere om ændringer. I dag indberetter skolen ændringer i kørslen til forvaltningen, der herefter håndterer ændringerne. Dag-til-dagændringer aftales dog direkte mellem forældre og vognmand. Skolerne har fået flere forskellige

- 10 - taxavognmænd at samarbejde med efter det seneste udbud, idet kørslen er blevet udbudt i mindre pakker, som flere også de mindre vognmænd samt vognmænd udenfor Randers Kommune har kunnet byde på. Da budgettet til skolekørsel er placeret under forvaltningen, oplever skolerne ikke den økonomiske effekt af, at kørslen har været konkurrenceudsat. Vurdering af lægekørsel Borgerservice har foretaget en mindre undersøgelse af lægehusenes tilfredshed med Midttrafiks varetagelse af lægekørslen siden maj 2009. Generelt har lægehusene en middel vurdering af lægekørslen. Enkelte vurderer, at de gamle kørselsordninger var bedre, mens andre vurderer, at det fungerer fint. Lægehusene oplever, at patienterne kommer til lægen til tiden. Mange lægehuse fremhæver, at der er meget ventetid for patienten efter lægebesøget, indtil taxa igen kommer og kører patienten hjem. Det fastsatte serviceniveau siger, at patienterne må have 30 minutters ventetid, samt at Midttrafik må være op til 15 minutter forsinket. Lægehusene oplever det positivt, at de ikke længere skal bruge så meget tid på at ringe efter transport til patienterne, idet det hele er tilrettelagt og klaret på forhånd af Borgerservice. Midttrafik fremhæves for en god betjening, såfremt lægehusene kontakter dem. Det er et problem, at patienterne ikke altid kan huske, hvornår taxaen afhenter dem ved lægen. Patienterne giver udtryk for, at de er glade for den gratis kørsel, men kede af ventetiden, når de skal hjem fra læge. Hjælpsomheden fra chaufførerne opleves som fin. Vurdering af dagcenterkørsel Randers Kommune har indgået kontrakt med Kronjyllands Taxabus vedrørende ældreområdets dagcenterkørsel. Dagcenterkørsel er regelmæssig, der er en høj grad af samkørsel, og der er på de fleste ture behov for liftbusser. Ved opstart af en rute oprettes brugerne i vognmandens planlægningssystem. Passagererne registreres dagligt med henblik på opkrævning af brugerbetaling. Kørslen er skemalagt, med få afvigelser. Det daglige samarbejde mellem center og chauffører fungerer godt. Der kan være tilfælde hvor afløsere ikke fuldt overholder tiderne, men i så tilfælde henvender centret sig til vognmanden. Aktivitetscentrene er generelt tilfredse med det nuværende samarbejde med Kronjyllands Taxabus. Konklusion Som det kan fremgå af ovenstående afsnit, så er kørselsområdet præget af et område med mange forskellige aktører og interesser. Ordningerne opleves desuden forskelligt af forskellige parter, alt efter om man forholder sig til lokale forhold, samlet økonomi, fleksibilitet osv. Generelt er området præget af, at Randers Kommune via udbud af kørslen har defineret serviceniveauet mere præcist, lagt fastere rammer for ordningerne og etableret konkurrence på prisen. Randers Kommune samarbejder med både Midttrafik, store taxaselskaber og mindre taxavognmænd. Uanset hvem Randers Kommune samarbejder med, er det hensigten, at der løbende sker en fortsat styrkelse af samarbejdet og koordineringen af kørslen.

- 11-2. Kørselsområdets samlede økonomi Der er i dette afsnit foretaget en kortlægning af den samlede økonomi for kørselsområdet i Randers Kommune. Som tidligere nævnt er den kollektive trafik, dvs. buskørsel og skolebuskørsel, holdt uden for denne evaluering. Økonomien omhandler befordring af borgere via taxa, med institutionernes egne busser på voksenhandicapområdet, eller der, hvor kommunen betaler buskort ud over den almindelige skolebuskørsel. Økonomi for området Oversigt over budget og regnskab for kørselsområdet i Randers Kommune (i 1.000 kr.): Ordning Regnskab 2008 Regnskab 2009 Budget 2010 Specialskoler 4.559 5.935 4.222 Specialklasser på folkeskoler 9.581 12.698 10.397 Trafikfarlig skolevej (taxa og buskort) 1.282 1.029 1.000 Børn og Familieområdet (fritidstilbud) 1.400 1.435 1.061 Individuel handicapkørsel 1.811 2.789 2.579 Dagcenterkørsel for ældre mm 6.182 7.685 7.903 Genoptræning efter sundhedsloven 491 547 525 Handicappede børn 41 (fritidstilbud, undersøgelser) 6.299 6.356 7.720 Specialbørnehave (Lucernevejens Børnehave) 1.087 1.100 1.050 Voksne handicappede (CSV, dagcentre mm) 1.698 1.725 2.350 Lægekørsel 2.050 1.653 2.319 I alt 36.440 42.952 41.126 De stigende udgifter til kørsel på specialskole- og specialklasseområdet modsvarer væksten i målgruppen for ordningen. Eksempelvis har der på dette område været en stigende udvikling i antallet af børn, som visiteres til et tilbud. Randers Kommune befordrede pr. august 2008 209 elever til specialklasser på folkeskolerne, mens der pr. august 2009 blev befordret 259 elever til specialklasserne på kommunens folkeskoler. På lægekørslen har udviklingen været et fald i udgifterne fra 2,05 mio. kr. i 2008 til 1,653 mio. kr. i 2009. Det skyldes blandt andet, at der er strammet op omkring visitationen til lægekørsel, således der i hvert enkelt tilfælde vurderes, hvorvidt borgeren skal tildeles taxakørsel til læge, eller om borgeren har mulighed for selv at transportere sig eller anvende offentlig transport. Udviklingen i turpriser At koordineringen af offentligt betalt specialkørsel giver en effekt, kan fx ses af priserne for Midttrafiks handicapkørsel i Randers Kommune. Turpriserne (bruttoudgifter) på handicapkørsel, der varetages via Midttrafik, har udviklet sig som følger: År Pris i kr. 2008 297 2009 258 2010 227

- 12 - Note: I 2010 er der tale om en opgørelse for de 6 første måneder i året. Turprisen er den gennemsnitlige pris pr. tur pr. bruger. For lægekørslen, som Midttrafik har udført for Randers Kommune siden maj 2009, er der følgende udvikling i turprisen: År Pris i kr. 2009 134 2010 124 Note: I 2010 er der tale om en opgørelse for de 9 første måneder i året. Turprisen er den gennemsnitlige pris pr. tur pr. bruger. Sammenlignet med 6 øvrige kommuner i Region Midtjylland, som Midttrafik varetager variabel kørsel for, har Randers Kommune på lægekørslen den billigste gennemsnitlige pris pr. tur pr. kunde. Tabel over den gennemsnitlige pris pr. tur pr. kunde for 7 kommuner i Region Midtjylland fra januar til september 2010 (i kr.): Århus Silkeborg Samsø Randers Favrskov Viborg Skive Januar 157 143 128 131 278 142 132 Februar 145 140 108 132 302 135 126 Marts 120 149 128 130 261 134 119 April 128 134 126 127 268 134 134 Maj 137 136 126 126 270 139 140 Juni 99 135 148 124 271 142 144 Juli - 133 135 113 215 128 151 August 134 131 153 112 253 141 141 September 139 139 129 123 288 141 145 Gns. pris for 9 132 138 131 124 267 137 137 måneder Note: For Århus Kommune er det prisen for brækket ben kørsel til skole, der er medtaget i oversigten. Da skolerne har sommerferie i juli, er der ingen kørsel i juli måned. Der skal tages forbehold for at kommunerne ikke har samme volumen og typer af kørsel med i Midttrafiks variable kørsel. Gns. pris. pr. tur pr. kunde Kr. 350 300 250 200 150 100 50 0 Århus Silkeborg Samsø Randers Favrskov Viborg Skive Januar Februar Marts April Maj Juni Juli August September 2010

- 13 - Besparelser på kørselsområdet i forbindelse med budget 2011 til 2014 I forbindelse med budget 2011 til 2014 er der følgende besparelser på kørselsområdet (i 1.000 kr.): Overskrift 2011 2012 2013 2014 Styrket koordinering og konkurrenceudsættelse af -1.500-1.500-1.500 kommunale kørselsopgaver Bortfald af befordringsudgift til elever fra de tidligere -1.000-1.000-1.000-1.000 modtagelsesklasser Forhøjelse af billetpris på dagcenterkørsel -300-300 -300-300 Individuel konkret vurdering af tilbud om kørsel efter -140-280 -280-280 Servicelovens 117 Note: Minus angiver mindreudgift/merindtægt Administrationsomkostninger i forbindelse med de forskellige kontrakter I forbindelse med kontraktindgåelsen betales der i nogle kontrakter et særskilt administrationsgebyr. For andre kontrakter kan der ikke opgøres et særskilt administrationsgebyr, i stedet indgår leverandørens udgifter til administration i udgiften til den udførte kørsel. Midttrafiks administrationsomkostninger ved den individuelle handicapkørsel var i 2009 på 898.000 kr. Det dækker omkostningerne til løn, almindelige administrative udgifter (fx post), IT, overhead som husleje og stabslønninger med mere. Da det er lovbestemt, at det er det regionale trafikselskab, der skal varetage denne kørselsopgave, kan Randers Kommune ikke indgå kontrakt med andre end Midttrafik. Midttrafik har over for Randers Kommune meddelt, at administrationsbidraget på handicapkørsel vil blive reduceret. Administrationsomkostninger pr. år (i 1.000 kr.): Ordning/kørsel + Leverandør Udgift i 1.000 kr. Lægekørsel (Midttrafik) 155 Skolekørsel (Midttrafik) 242 I alt 397 På lægekørsel, der køres som variabel kørsel, omfatter Randers Kommunes administrationsomkostninger en turafgift på 15,51 kr. pr. tur til Midttrafik. Ifølge Midttrafik går udgiften på 15,51 kr. til dækning af følgende udgifter: Omkostninger til foretagelse af udbud af kørsel, afregning, vognstyring, ledelse og betaling af bidrag til BeKTra (inklusiv løbende bistand, hosting af server, 24 timers teknisk beredskab), udgifter til opfølgning på uddannelse af personale, afklare yderligere behov og indgå i den løbende dialog med Randers Kommune om håndteringen af kørslen. BeKtra (Behovsstyret Kollektiv Trafik) er et non-profit it-driftssamarbejde indgået af Midttrafik, Trafikselskabet Movia, Nordjyllands Trafikselskab, Sydtrafik og Region Midt. BeKTra har ansvaret for drift, vedligeholdelse og udvikling af de it-systemer, der planlægger og koordinerer specialkørsel, som fx handicapkørsel, patientbefordring, lægekørsel, med videre. På den faste skolekørsel betaler Randers Kommune i den nuværende kontrakt 2,86 kr. pr. persontur. Beløbet dækker de udgifter Midttrafik har til servere, support fra systemleverandører, trafikstyring inklusiv opfølgning på forsinkede biler og fejlbestillinger, afregning og fakturering

- 14 - samt support til Randers Kommune. Randers Kommune foretager selv ændringer af kørslen og informerer vognmænd om dette. For de øvrige udbud, hvor der er indgået kontrakt med de enkelte leverandører (vognmænd), er administrationsomkostningerne ikke opgjort særskilt. I stedet må det forudsættes, at den enkelte vognmand/de enkelte selskab har lagt deres udgifter til administration på den afgivne kørselspris. Hensigtsmæssig ressourceanvendelse I forbindelse med kommunesammenlægningen har kørselsopgaven i Randers Kommune fået et betydeligt volumen. Desuden er der et behov for at koordinere kørslen mellem de forskellige forvaltningsområder. Endvidere er der indgået forskellige kontrakter med forskellige leverandører om kørsel. Nedenfor gives eksempler på forskellige initiativer og fokusområder i forhold til koordinering og ressourcebevidsthed inden for kørselsområdet. Eksempler fra handicapområdet Tildeling af ydelser efter 41 er lovbundne. Der er dog en række tolkningsmuligheder, hvor der konsekvent kan gås efter mindsteydelsesprincippet. Handicapafdelingen har igennem de seneste to år forsøgt at opnå besparelser på området ved en strammere tolkning af loven samt ved aktivt at opfordre forældre til selv at stå for kørslen og modtage kørselspenge frem for at anvende taxa. Denne tendens fortsættes. Det vurderes ikke, at der kan foretages yderligere besparelser på området. Der modtages 50 % refusion på 41. Handicapafdelingen har udarbejdet ny procedure for tildeling af taxa. Forældrene skal forud for bevilling af taxa redegøre for, hvorfor det ikke er muligt selv at køre barnet eller benytte offentlige transportmidler. Eksempler fra skoleområdet Der er i 2010 sat fokus på ressourceanvendelsen til kørsel af elever til og fra skole/fritidstilbud. I begyndelsen af 2010 blev der besluttet følgende indsatsområder i forhold til befordringen af elever til og fra skole og fritidstilbud: Hvis forældrene har delt forældremyndighed, og begge forældre bor i kommunen, kan forældrene selv vælge, til hvilket af de to hjem, befordringen af barnet skal ske. Bor kun den ene af forældrene i kommunen, gælder Randers Kommunes befordringsforpligtelse til dette hjem. Eleven befordres fra og eventuelt til den samme hjemadresse hver dag. Der kan ikke befordres til/fra andre adresser end bopælsadressen, et kommunalt fritidstilbud, et aflastningshjem eller lignende. Ændringer i hente- og bringetider skal varsles i god tid. Ved pludselig opstået sygdom hos eleven i skoletiden er det forældrene, der er ansvarlig for at hente eleven på skolen. For elever, der ikke er klar til det aftalte tidspunkt + 5 minutter, må forældrene selv efterfølgende transportere deres barn til/fra skole.

- 15 - Fra 1. august 2010 er der sket en yderligere koordinering af kørslen i Børn og Skole, idet mange hjemkørsler fra fritidstilbud (fx SFO og fritidshjem) koordineres med kørsel til og fra skole. Ifølge folkeskoleloven har kommunen befordringsforpligtelsen, når barnet visiteres til et andet undervisningstilbud end distriktsskolen. Men lovgivningen gør det frit for kommunen at vurdere, om eleven kan befordres via taxa, skolebus, et lokalt offentligt transportmiddel hvor kommunen betaler buskortet, eller kommunen betaler forældrene for at befordre barnet. Fremadrettet vil der i forbindelse med visiteringen af barnet til et specialskole- eller specialklassetilbud samtidig ske en vurdering af, hvilken transport (bus eller taxa) barnet skal have. Nogle måneder efter at eleven er begyndt i specialtilbuddet, vil skolen igen blive bedt om at vurdere, om eleven fortsat skal befordres fx via taxa, eller om eleven vil være i stand til at befordres via bus. Fra 2010 sker visitation til specialtilbud løbende, men der er kun skolestart en gang om året, nemlig til august. Dette vil give en bedre mulighed for at koordinere kørsel og sætte flere elever sammen i taxaen på de enkelte ruter. Endvidere vil det blive præciseret, at elever, der transporteres hjem fra et fritidstilbud, hver dag vil blive hjemkørt på et bestemt tidspunkt (typisk kl. 15.30), der er aftalt for et skoleår af gangen. Således kan hjemkørslen koordineres, og der kan befordres flere elever i den samme taxa. Hvis forældrene ønsker, deres barn skal hjem på et andet tidspunkt end det aftalte, er det forældrenes ansvar at hente barnet. Andre overvejelser om ændringer af serviceniveauet Der er i dag i Randers Kommune politisk fastlagt et serviceniveau der indebærer, at længden af den enkelte elevs transporttid til skole ikke må overstige 1 time, tilsvarende for hjemturen fra skole. I folkeskoleloven og i befordringsbekendtgørelsen er der ikke opstillet krav til hvor lang tid en elev maksimalt må sidde i bussen/taxaen til og fra skole. I de kontrakter, der er indgået om skolekørsel i dag, fremgår det, at eleven maksimalt må sidde 1 time i vognen hver vej. Når der skal indgås nye kontrakter, kunne det overvejes at ændre på serviceniveauet, sådan at eleven måtte sidde maksimalt 1,5 time i vognen hver vej. Andre overvejelser om ændringer i serviceniveauet kunne fx være følgende: Hvilke patientgrupper, borgere, elever med flere, der må køre i den samme taxa. Må elever med brækkede ben fx transporteres i den samme vogn som borgere, der skal køres til et lægehus? Hvor mange personer placeres der på bagsædet af en taxa. Midttrafik har fx som udgangspunkt, at når der køres handicapkørsel, tæller hver person med 1,3. Således kan der kun sidde to personer på et bagsæde, der er indrettet til tre personer. Krav til at det er den samme chauffør, der kører med borgeren hver gang. På de faste kørsler fx skolekørsel stiller Randers Kommune i dag krav om, at der af hensyn til brugerne (fx børn på specialskoler og i specialklasser), køres med den samme chauffør hver gang. I en fremtidig udbudsplan for Randers Kommune skal de forskellige forslag til ændring af serviceniveauet beskrives og overvejes nærmere. Udbudsplanen vil kunne udarbejdes i forlængelse af denne evaluering og sendes til politisk behandling i foråret 2011 jf. afsnit 3.

- 16 - Konklusion Der anvendes ca. 40 mio. kr. om året på kommunal kørsel. I forbindelse med valg af fremtidig organisering af kørselsområdet vil en afgørende faktor være at skabe mulighed for reduktion af udgifterne, også jf. besparelser på kørselsopgaver i Budget 2011-14. Der vil være forskellige muligheder for at opnå besparelser på kørselsområdet i Randers Kommune. Administrationen skal optimeres med fokus på økonomiopfølgning, og man må overveje at samle udbud af kørselsopgaver på tværs af forvaltningsområder for at sikre volumen og koordineringsmuligheder. Endvidere kan det overvejes at udbyde et stort volumen af kørsel på samme tid, ligesom længden af udbudsperioden med fordel kan være længere. I den forbindelse vil det også være nødvendigt at se på harmonisering eller tilretning af serviceniveauet og visitationskravene i de forskellige ordninger.

- 17-3. Udbud af kørselsopgaver I dette afsnit beskrives en række forhold vedrørende udbud af kørselsopgaver. Når kommunen ønsker at løse kørselsopgaven via private leverandører, skal opgaven sendes i EU-udbud, hvis kontrakten overstiger en tærskelværdi på ca. 1,4 mio. kr. Ved indkøb, der ligger mellem 500.000 kr. og op til tærskelværdien skal opgaven annonceres efter tilbudsloven. Kommunen kan samle flere kørselsområder i samme udbud, men må ikke geografisk, tidsmæssigt osv. opdele en naturligt sammenhængende opgave i flere kontrakter for at undgå udbud. I forbindelse med udbud kan der stilles særlige krav til service, miljø mv., så længe konkurrencesituationen opretholdes. Kørselsområder under tærskelværdien og annonceringspligtgrænsen kan administreres sammen med udbudte områder, hvis det skønnes hensigtsmæssigt. Udbudsproceduren kan anvendes for kontrakter under tærskelværdien med det formål at opnå konkurrence på prisen. En begrænsning, hvorved kun fx taxivognmænd hjemhørende i Randers Kommune gives adgang til at byde, ville begrænse konkurrencen om kørslen, og vil derfor være i strid med udbudsreglernes grundlæggende formål om at skabe størst mulig konkurrence. Hvem løfter udbuddet? Randers Kommune har de seneste år haft forskellige kørselsordninger i udbud, enten ved selv at udbyde opgaven, eller ved at Midttrafik har løftet Randers Kommunes udbudspligt. Fordelen ved at placere den variable kørsel hos Midttrafik er, at Midttrafik i forvejen har et stort volumen af variabel kørsel. Midttrafiks nuværende udbud af variabel kørsel fra 1. april 2010 til 31. marts 2011 vurderes til at have et volumen på 140 mio. kr. I Randers Kommune omfatter den variable kørsel lægekørslen og kørsel af syge og invaliderede elever ( brækket ben kørsel), kørsel af børn til stamme- og sproggrupper, kørsel af handicappede børn og voksne til fritidstilbud samt andet periodisk kørsel af kortere varighed. Ud over den variable kørsel, som Midttrafik udfører for kommunerne, er der også kørsel for regionen samt individuel handicapkørsel, der ifølge lovgivningen skal varetages af det regionale trafikselskab i området. Alt andet lige vil det være sådan, at jo større volumen af variabel kørsel, des større mulighed for at koordinere den enkelte kørsel med andre kørsler, enten som samkørsel eller som kædekørsel og des større mulighed for at opnå lavere priser. Midttrafik udbyder variabel kørsel en gang årligt. Såfremt Randers Kommune placerer den variable kørsel hos Midttrafik, vil prisen på variabel kørsel blive konkurrenceprøvet en gang om året. Samtidig giver det mulighed for, at Randers Kommune en gang om året kan vælge at placere mere eller mindre variabel kørsel hos Midttrafik. Endvidere sker fordelingen af variabel kørsel hos Midttrafik efter et objektivt kriterium, nemlig prisen. Hvis Randers Kommune beslutter at placere al variabel kørsel hos Midttrafik, vil alle vognmænd være underlagt de samme kriteri-

- 18 - er for tildeling af kørsel. Udgifterne til selve udbudsrunden for variabel kørsel via Midttrafik deles med de øvrige kommuner og regionen, der er en del af Midttrafiks variable kørsel. I administrationsomkostningerne/turafgiften på 15,51 kr. pr. variabel tur er også indeholdt udgifterne til det årlige udbud. I forhold til den faste kørsel, som fx kørsel af elever til/fra specialskoler, specialklasser og fritidstilbud, dagcenterkørsel på ældreområdet og kørsel af handicappede til beskæftigelsestilbud, er det et mere åbent spørgsmål, hvorvidt der er økonomiske fordele ved at udbudspligten løftes af Midttrafik, i forhold til at Randers Kommune selv udbyder kørslen.uanset om den faste kørsel er udbudt via Midttrafik, eller kommunen selv udbyder kørslen, vil kommunen skulle stå for administrationen og organisering af den faste kørsel. Hvis Midttrafik skal løfte Randers Kommunes udbudspligt på fast kørsel, vil kommunen skulle betale Midttrafik for at gennemføre udbudet. Udbyder kommunen selv kørsel, vil der være udgifter til eventuel ekstern konsulentbistand i udbudsprocessen, ligesom medarbejdere i kommunen vil skulle bruge tid på at arbejde med udbudsmaterialet. Nedenstående beskrives fordele og ulemper ved at det er Midttrafik, der løfter Randers Kommunes udbudspligt på kørselsområdet: Fordele Ulemper Midttrafik løfter kommunens udbudspligt, udarbejder udbudsmateriale mm. Kommunen har økonomiske udgifter til Midttrafiks arbejde med udbudsprocessen Kommunen skal ikke have specialkendskab til udbudsregler, jura mm. og materialet, samt i ud- budsperioden udgifter til Midttrafiks Midttrafik kan indgå kontrakt med administration vognmænd, der har EP-tilladelser. Det kan den enkelte kommune ikke. Kommunen får ikke specialviden vedr. udbud på kørselsområdet. Kommunen får ikke udgifter til ekstern konsulentbistand, ud over de udgifter der er til Midttrafik. Kommunen har ikke den direkte opfølgning i forhold leverandørerne Midttrafik har et stort kørselsvolumen, som Randers Kommunes kørsel kan koordineres med. Objektiv fordeling af variabel kørsel mellem vognmænd. Årlig konkurrenceprøvning af prisen på variabel kørsel. Midttrafiks udgifter til udbudsprocessen deles med regionen og de øvrige kommuner, der samarbejder med Midttrafik. Det foreslås, at der i forlængelsen af denne evaluering af kørselsordningerne bliver udarbejdet en udbudsplan for alle kørselsopgaver i Randers Kommune, der efterfølgende sendes til politisk godkendelse.

- 19-4. Organiseringen af kørselsområdet i andre kommuner Eksempler på andre kommuners organisering af kørselsområdet beskrives i dette afsnit. En rundringning til de øvrige 7-byer (Horsens, Herning, Holstebro, Silkeborg, Skive og Viborg) viser, at kørselsopgaverne i disse kommuner administreres i de enkelte fagforvaltninger, alt efter hvilken lovgivning, kørselsordningerne kan henføres til. Typisk administreres lægekørslen og visse andre ordninger dog af borgerservice. I en række af kommunerne er der arbejdet med og bliver der arbejdet med at koordinere udbud af kørselsopgaverne med det formål at reducere udgifterne. I Aalborg Kommune har man i 2010 oprettet et kørselskontor og samlet al administration af kommunale kørselsordninger i én organisatorisk enhed, således at fagforvaltningerne alene foretager den faglige visitation til kørselsordningerne. Formålet med oprettelsen af kørselskontoret i Aalborg er at effektivisere administrationen og at samle udbuddene, således at der kan opnås en mere rationel planlægning af de faste ruter og generelt opnås lavere priser. Aalborg Kommune har for at opnå højest mulig volumen og koordineringsmulighed valgt at samarbejde med Nordjyllands Trafikselskab (svarende til Midttrafik) både hvad angår fast og variabel kørsel. Det betyder, at Nordjyllands Trafikselskab løfter kommunens udbudspligt på alle kørselsopgaver og står for kontrakt, opfølgning mv. i forhold til vognmændene.

- 20-5. Den fremtidige organisering af kørselsområdet i Randers Kommune I dette afsnit beskrives forslag til den fremtidige organisering af kørselsområdet i Randers Kommune. Følgende modeller beskrives nærmere: Model 1: Optimering af den nuværende organisering af kørselsordningerne Model 2: Kørselskontor: Kørselsområdet i Randers Kommune organiseres som en selvstændig organisatorisk enhed Model 3: Kørsels- og bestillingskontor: Kørselsområdet i Randers Kommune organiseres som en selvstændig organisatorisk enhed inklusiv egen bestilling og organisering af den konkrete kørsel Først beskrives dog forskellige nuværende initiativer samt forslag til yderligere effektivisering og koordinering af kørselsområdet i Randers Kommune. Nuværende initiativer til koordinering I Randers Kommune har alle 5 forvaltninger i dag en andel i en eller flere kørselsordninger. Det er derfor relevant at koordinere kørselsopgaven på tværs af forvaltningerne. Der er fra begyndelsen af 2010 sat fokus på koordineringen af kørselsopgaverne internt i Randers Kommune. Der er nedsat en administrativ kørselsgruppe med repræsentanter for alle forvaltninger, der skal sikre, at sager med interesse for flere forvaltninger koordineres og løses i fællesskab. Rettet mod borgerne og leverandørerne er der sket en opprioritering af informationerne om kørsel på www.randers.dk Her kan både borgere og leverandører finde relevante informationer omkring de forskellige kørselsordninger. Fremtidige initiativer til koordinering I forbindelse med koordineringen af kørselsopgaven er det blevet synligt, at der med fordel kunne ske en yderligere koordinering mellem Børn og Skole og Social og Arbejdsmarked, især vedrørende kørsler for elever/børn til/fra specialklasser og fritidstilbud. Endvidere er det relevant at se nærmere på procedurerne for budgetopfølgning i forhold til fx kontrol af regninger for kørsel. Dette skal der arbejdes videre med i administrationen. Endvidere bør det overvejes, hvorledes fx skolerne bliver endnu mere bevidste om brugen af taxa til elever, hvor buskort var et væsentligt billigere alternativ. Model 1: Optimering af den nuværende organisering af kørselsordningerne Den nuværende indsats for at koordinere kørslen internt i Randers Kommune fortsættes i regi af den nuværende kørselskoordinations-gruppe jf. ovenfor. Koordinationsgruppen skal sikre koordineringen på tværs af forvaltningerne, og tilgodese behovet for at de medarbejdere, der arbejder med kørselsopgaven, løbende kan mødes og erfaringsudveksle og koordinere, samtidig med at medarbejderne fortsat organisatorisk er placeret i deres egen fagforvaltning med fortsat tilknytning til det specielle fagområde, institutionerne og brugerne.

- 21 - Koordinationsgruppen skal bestå af en medarbejder fra hver forvaltning, der har kørselsopgaver. Det vil sige i alt 5 medarbejdere, samt en leder, der leder koordineringsmøderne. Fordele ved modellen Sikrer koordineringsmulighederne Aflaster topledelsen for koordineringsopgaven Sikrer tværfaglighed og fleksibilitet Ulemper ved modellen Lang indkøringsperiode i forbindelse med nye tiltag Kan give uklarhed om lederreference i forhold til kørselsopgaverne Sikrer ikke fuld harmonisering af adminstrationen af de forskellige kørselsordninger. Opgaver løses fortsat i hver forvaltning. Model 2: Kørselskontor - Kørselsområdet i Randers Kommune organiseres som en selvstændig organisatorisk enhed Der oprettes en selvstændig organisatorisk enhed under Borgerservice, der tager sig af administration og opfølgning vedrørende kørselsopgaver. Der overføres personaleressourcer fra fagforvaltningerne svarende til den tid, som de enkelte fagforvaltninger i dag bruger på opgaven. Det skønnes, at det netto kræver 2 årsværk fordelt på i alt 3 personer. Enheden skal tage sig af al administration, regnskab, planlægning af ruterne, kontakt til vognmændene, dialog med borgerne/brugerne, bestilling af kørsel, øvrige praktiske ting mm i forhold til kørselsområdet. Den faglige visitation af borgerne til kørsel, vil fortsat være placeret i den enkelte fagforvaltning. Modellen giver en tværgående og entydig administration uden at medføre behov for større investeringer i IT-udstyr eller lignende. Ved at have et samlet kørselskontor sikres bedre muligheder for at effektivisere ressourceanvendelsen til kørsel via optimering af ruteplanlægningen for de forskellige kørsler på tværs af fagområder. Budgetopfølgningen vil ligeledes ske hos en enhed, der har det samlede overblik over området. Endelig vil borgere, institutioner og eksterne samarbejdspartnere få én indgang til Randers Kommune i forhold til alt, der vedrører kørselsområdet. Ingen af de i alt 3 ansatte i kørselsenheden forventes at skulle arbejde med kørselsområdet som hele deres arbejdsområde, men i perioder af året (fx omkring skolestart) vil kørselsopgaverne fylde hele arbejdsdagen.

- 22 - Fordele ved modellen Sikrer koordineringsmulighederne Effektivisering af ressourceanvendelsen til kørsel ved at optimere ruteplanlægningen/de forskellige kørsler Entydig organisatorisk placering af kørselsopgaven Ekspertisen vedrørende kørsel er samlet i en enhed Systematisk budgetopfølgning på alle kørselsordninger Entydig kontaktflade mellem Randers Kommune og borgere, institutioner og eksterne parter Ensartet serviceniveau for borgerne uanset hvilken kørselsordning de er omfattet af Ulemper ved modellen Manglende kontakt og specialkendskab til fagforvaltningen, institutionerne og brugerne. Behov for koordinering og dialog mellem kørselskontoret og fagforvaltningerne for at sikre den konkrete udmøntning af de forskellige lovgrundlag Model 3: Kørsels- og bestillingskontor - Kørselsområdet i Randers Kommune organiseres som en selvstændig organisatorisk enhed inklusiv egen bestilling og organisering af den konkrete kørsel Randers Kommune opretter en selvstændig organisatorisk enhed, der dækker hele kørselsområdet, herunder hjemtager Randers Kommune alle koordinerings- og bestillingsopgaver i forhold til al kommunal kørsel. Enheden placeres organisatorisk i Borgerservice. Det må forventes, at den organisatoriske enhed skal have et væsentligt volumen for at kunne varetage hele organiseringen og bestillingen af kørsel i Randers Kommune. For at kunne dække hele området i hele tidsrummet, hvor der er behov for det (fx mandag til fredag fra kl. 7 til 17), vurderes det, at der er behov for 4 administrative medarbejdere. Desuden vil der være behov for at etablere et IT-system, der kan hjælpe de administrative medarbejdere med til at koordinere kørselen, samt sende informationer ud i vognmændenes biler om den bestilte kørsel (svarende til det system som Midttrafik har i dag).

- 23 - Fordele ved modellen Sikrer koordineringsmulighederne Effektivisering af ressourceanvendelsen til kørsel ved at optimere ruteplanlægningen/de forskellige kørsler Entydig organisatorisk placering af kørselsopgaven Ekspertisen vedrørende kørsel er samlet i en enhed Systematisk budgetopfølgning på alle kørselsordninger Entydig kontraktflade mellem Randers Kommune og borgere, institutioner og eksterne parter Ensartet serviceniveau for borgerne uanset hvilken kørselsordning de er omfattet af Randers Kommune har den direkte kontakt til leverandørerne Sparede udgifter til Midttrafiks administration af kørsel (pt. 0,4 mio. kr. pr. år) Ulemper ved modellen Manglende kontakt og specialkendskab til fagforvaltningen, institutionerne og brugerne. Behov for koordinering og dialog mellem kørselskontoret og fagforvaltningerne for at sikre den konkrete udmøntning af de forskellige lovgrundlag Udgifter til indkøb og drift af IT-system mm, der kan koordinere kørsel og sende information ud i vognmændenes biler (Der er ikke mulighed for at købe sig ind hos BeKtra) Variabel kørsel bliver dyrere, pga. manglende volumen at koordinere kørslen med Kommunen skal anvende økonomiske og personalemæssige ressourcer til afholdelse af udbudsrunder også på variabel kørsel Forøgede udgifter til administrative medarbejdere i kørsels- og bestillingskontoret Vognmændene vil skulle investere i IT udstyr i bilerne for at kunne kommunikere med Randers Kommunes kørsels- og bestillingskontor Skønnede merudgifter og indtægter til driften af et kommunalt kørsels- og bestillingskontor (i 1.000 kr.): Udgift Indtægt Kontorhold, kompetenceudvikling og løn til medarbejdere i kørsels- og +950 bestillingskontoret IT driftsudgifter +300 Midttrafiks administrationsudgifter -400 Midttrafiks udgifter til udbud -200 Merudgifter i alt +650 De samlede årlige merudgifter ved at drive et kommunalt kørsels- og bestillingskontor skønnes at beløbe sig til 650.000 kr. Eller dobbelt så dyrt som hvis Midttrafik administrerer kørslen. Derudover vil der være engangsudgifter til IT anlægsinvestering på skønsmæssigt minimum 1 mio. kr. samt eventuelle udgifter til ekstern konsulentbistand ved de enkelte udbudsrunder på skønnede 250.000 kr. pr. udbudsrunde.

- 24-6. Konklusion Evalueringen viser, at der er mange forskellige kørselsordninger i kommunen og at der er forskelle i måden, hvorpå de administreres. Iværksættelsen af tværgående koordinering mellem forvaltningerne har medvirket til at løse visse problematikker, men der vurderes at være behov for, at opgaverne vedrørende kørsel koordineres og samles yderligere med det formål at harmonisere og effektivere administration af ordningerne, budgetopfølgning, ruteplanlægning, udbud mv. Det anbefales desuden, at Randers Kommune får udarbejdet en samlet udbudsplan for hele kørselsområdet. Udbudsplanen vil kunne udarbejdes i forlængelse af denne evaluering og sendes til politisk behandling i foråret 2011. Indtil udbudsplanen er på plads, anbefales det, at de to nuværende kontrakter med Midttrafik om skolekørsel forlænges i 1 år, så de løber frem til udgangen af juli 2012. Såfremt de to kontrakter ikke forlænges, skal Randers Kommune i efteråret 2010 igangsætte en proces for et udbud af kørsel til specialklasser på folkeskolerne, der skal være afsluttet i løbet af foråret 2011. Dermed vil denne kørsel ikke i 2012 kunne indgå i et større udbud af kørsel i Randers Kommune. Dagcenterkørsel på ældreområdet har kontraktudløb 1. november 2011, og kan ikke umiddelbart forlænges. Det anbefales, at forvaltningen her får bemyndigelse til at finde en måde at organisere dagcenterkørslen på i perioden fra 1. november 2011 til 1. august 2012, således at dagcenterkørslen fra 1. august 2012 kan indgå i et samlet udbud af fast kørsel. Dermed vil alle kontrakter om kørsel for skolebørn, børn i dagtilbud, dagcenterkørsel på ældreområdet, handicappede børn og voksne samt al variabel kørsel udløbe på samme tid, nemlig ved udgangen af juli 2012. Herefter vil der være mulighed for at udbyde alle kørselsordninger i Randers Kommune på samme tidspunkt. Dette forventes at kunne medvirke til at opfylde målet om en besparelse på 1,5 mio. kr. i 2012, 2013 og 2014 ved styrket koordinering og konkurrenceudsættelse af kommunale kørselsopgaver, som er beskrevet i budgetforliget for 2011 til 2014.

- 25 - Bilag 1 Kommissorium for evaluering af Randers Kommunes kørselsordninger Det foreslås, at der foretages en evaluering af Randers Kommunes kørselsordninger. Kørselsordningerne omfatter de områder, hvor Randers Kommune befordrer borgerne med taxa eller bus, enten fordi borgerne har et lovmæssigt krav på det, eller fordi kommunen har besluttet at have dette serviceniveau overfor borgerne. Kommunal kørsel er i dag delt på fem forvaltningsområder. Direktionen vedtog 10. september 2009 at styrke koordineringen af arbejdet omkring de forskellige kørselsordninger både internt i kommunen og i forhold til fx Midttrafik, Taxinævnet og hele taxabranchen. Der blev sat følgende mål for koordineringsopgaven: Styrke samarbejdet indadtil og udadtil omkring kommunal kørsel Koordinere sagsbehandling og kommunikation omkring kommunal kørsel i forhold til samarbejdspartnere og politisk niveau Etablere et effektivt og kompetent samarbejde omkring tværgående emner inden for kommunal kørsel Skabe overblik over opgaveplacering, lovgrundlag og økonomi. Skabe en enklere indgang til kommunen i forhold vedrørende kommunal kørsel Der er på den baggrund nedsat en kørselsgruppe på tværs af forvaltningerne. Gruppen har udarbejdet overbliksdokumenter vedrørende kørselsordninger og kontaktpersoner, og det formidles på www.randers.dk. Der er desuden afholdt møder med Randers Taxa, Dantaxi, de politiske medlemmer af Taxinævnet, og der er aftalt møde med Midttrafik og landtaxavognmændene. Der foreslås iværksat en egentlig evaluering af kørselsområdet med det hovedformål at opstille forskellige modeller for fremtidig organisering af opgaven. Et af formålene med evalueringen af kørselsordningerne er at få et samlet overblik over området. Et område hvor Randers Kommune bruger cirka 100 mio. kr. om året, heraf tegner den kollektive bustrafik sig for 2/3 af udgifterne. Desuden er formålet at skabe grundlag for den bedst mulige organisering af kørselsområdet tilpasset behovet i Randers Kommune. I evalueringen af Randers Kommunes kørselsordninger skal følgende indgå: En beskrivelse af den samlede økonomi inden for kørselsområdet Beskrivelse af de lovmæssige krav til udbud af kørselsordninger (fx krav om EU-udbud), og hvilke muligheder Randers Kommune har for at ændre på kravene i udbudsmaterialet og serviceniveauet overfor borgerne, i forhold til kørsel der ikke er lovbundet. Herunder også overvejelser om sammenhængen mellem pris og kvalitet af ydelsen En kortlægning af den nuværende organisering af kørselsordningerne i Randers Kommune, herunder samarbejdet mellem de forskellige aktører på området (Midttrafik, landtaxavognmænd, DanTaxi og Randers Taxa) o Dette indbefatter også en vurdering af økonomi, kapacitetsudnyttelse, brugertilfredshed, overholdelse af tidsfrister med mere Kortlægning af hvorledes sammenlignelige kommuner har organiseret kørselsområdet Overvejelser over den fremtidige organisering af kørselsordningerne i Randers Kommune, herunder beskrivelse af forskellige modeller for organisering af kørselsområdet i kommunen o Model 1: Optimering af den nuværende organisering af kørselsordningerne o Model 2a: Kørselsområdet i Randers Kommune organiseres som en selvstændig organisatorisk enhed

- 26 - o Model 2b: Kørselsområdet i Randers Kommune organiseres som en selvstændig organisatorisk enhed inklusiv egen bestilling og organisering af den konkrete kørsel Klaus Christiansen er projektleder på opgaven, og styregruppen består derudover af Rasmus Bak-Møller (Kultur og Borgerservice) og Bitten Laursen (Børn og Skole Sekretariatet). Der vil blive inddraget medarbejdere fra andre forvaltninger med henblik på belysning af forhold, hvor de besidder kompetencen. Arbejdet med evalueringen af kommunens kørselsordninger forventes at kunne afsluttes ultimo september 2010. Det anbefales, at Direktionen herefter drøfter evalueringen, hvorefter evalueringen fremsendes til økonomiudvalget.