Vejledning til Digital Post DATO 23. oktober 2014 SAGS NR. Indhold Indledning... 1 Medarbejdersignatur... 2 Afvent breve fra Nets DanID A/S... 3 NemID administratoren oprettes som bruger på Virk.dk... 3 Oprettelse af virksomhedens digitale postkasse... 4 Skriv ny besked... 6 Adgang til Digital Post for andre medarbejdere... 6 Myndighedernes adgang til virksomhedens CVRnummer... 7 Tjek jeres virksomhed i CVR-registeret... 7 Opdater kontaktoplysninger på brevpapir, webside etc.... 7 Ordforklaring... 7 Digital Post... 7 e-boks... 7 Indledning 1. november 2013 er det lovpligtigt for alle med et CVR-nummer, at kunne modtage digital post fra det offentlige. Der skal derfor bruges en digital postkasse til at håndtere den sikre digitale kommunikation mellem det offentlige og foreninger og virksomheder. Initiativet gennemføres i regi af Erhvervs- og Vækstministeriet. Erhvervsstyrelsen har i løbet af august 2013 sendt et informationsbrev om lovpligtig postkasse til foreninger og virksomheder med CVR-nummer. Den digitale postkasse får samme status som jeres fysiske postkasse. Det betyder, at I har ansvar for at læse den digitale post, der lander i jeres postkasse. Når I har oprettet jeres postkasse, kan I selv vælge, hvordan posten skal håndteres. I kan fx angive en e-mail adresse eller et mobilnummer, og modtage besked, når der er ny post. Kon takt Sagsansvarlig: Marika Borresen Andersen Sundhedsstaben E-mail: Marika.Andersen@kalundborg.dk Telefon, direkte: 59 53 53 17 Sundhedsstaben Holbækvej 141B 4400 Kalundborg 1/7
Medarbejdersignatur For at kunne oprette og modtage post i Digital Post på Virk.dk er det nødvendigt, at den eller de medarbejdere/frivillige, der skal have adgang til Virk.dk, har en medarbejdersignatur. Der er tre muligheder for signaturer: - NemID medarbejdersignatur med nøglefil - NemID medarbejdersignatur med nøglekort. - NemID medarbejdersignatur på hardware. (Vi vurderer, at det for foreninger vil være mest hensigtsmæssigt at vælge NemID - medarbejdersignatur med nøglekort, fordi denne løsning kun identificerer brugeren via foreningens CVR-nummer. Løsningen svarer til NemID-løsningen til private. Nøglekortet er et lamineret papkort med nøgler (en masse talkoder), som anvendes ved hvert log-in. Du modtager nøglekortet med posten og kan opbevare det i din pung. Du kender det måske fra NemID til private (netbank)). Her kan I bestille medarbejdersignaturer: https://www.nets-danid.dk/ eller https://www.medarbejdersignatur.dk/produkter/nemid_medarbejdersignatur/bestil_nemid/inde x.html?execution=e1s1 Det er gratis at oprette tre medarbejdersignaturer pr. forening. Derefter beregnes betaling. Se priser på https://www.nets-danid.dk/ Den første der bestiller en medarbejdersignatur bliver NemID administrator. NemID administratoren har f.eks. rettigheder til at bestille certifikater til andre medarbejdere/frivillige i Virksomheden/foreningen. NemID administrator er det nye navn for rollen, der også nogle steder kaldes LRA (local Ressource Administrator). I kan godt logge på Virk.dk med en NemID privat, men I kan altså ikke oprette eller gå til foreningens digitale postkasse med NemID privat. I kan heller IKKE bruge den NemID signatur, som en bank har udstedt til f.eks. netbank. Der er mange spørgsmål og svar om medarbejdersignaturer på https://www.netsdanid.dk/. 2/7
Her kan du bestille Medarbejdersignatur. Hvis du allerede har sådan en, men ikke har aktiveret din digitale postkasse, kan du også gøre det her. Afvent breve fra Nets DanID A/S Når du bestiller en NemID medarbejdersignatur med nøglekort, sendes der to forskellige breve fra Nets DanID A/S: - 1 brev der indeholder et nøglekort - 1 brev der indeholder en kode (installationskode). Du skal også modtage et brev, hvori der står: Din virksomhed (forening) har bestilt NEMID medarbejdersignatur til dig. I dette brev kan du læse, hvordan du aktiverer NEMID. Det tager normalt ca. 7-10 dage fra du bestiller din NemID medarbejdersignatur til du har den, men det kan tage længere tid, da presset er stort i dette efterår. Det kan godt virke lidt ulogisk, at koden ikke kommer før nøglekortet. Det skyldes dog, at de to breve af hensyn til sikkerheden sendes separat fra to forskellige afdelinger. Hvilket af dem, der kommer først, afhænger af postvæsenet. Aktiver din NEMID Aktiver din NemID på www.nets-danid.dk/udsted_noeglekort Som bruger-id nummer indtaster du dit NemID-nummer (se dit nummer i brevet). Eksempel 987-654-321 Indtast adgangskode (midlertidig adgangskode, som du har modtaget i separat brev) Du vil blive bedt om at lave en personlig kode. Vælg en kode som du kan huske. En kode som består af både tal og bogstaver (stor og små bogstaver). Du skal bruge dit nøglekort, som du har modtaget i separat brev. Når jeres digitale postkasse på Virk.dk er oprettet, kan der gives adgang til andre foreningsmedlemmer. NemID administratoren oprettes som bruger på Virk.dk For at kunne oprette og modtage Digital Post på Virk.dk, skal mindst én medarbejder 3/7
altså have rollen som NemID administrator og være oprettet som bruger på Virk.dk. Virk.dk er virksomhedernes indgang til det offentlige, og er en portal, der udstiller offentlige selvbetjenings- og indberetningsløsninger. Det er simpelt at oprette sig som bruger på Virk.dk. NemID administratoren logger blot på med medarbejdersignaturen og udfylder en brugerprofil på Virk.dk. Virk.dk-administrationen vil automatisk finde ud af, at denne bruger har NemID administrator rettigheder. Første gang medarbejderen logger på, skal hun oprette en brugerprofil. Når det er gjort, har hun basis-rettigheder på Virk.dk. Oprettelse af virksomhedens digitale postkasse Oprettelse af postkassen sker ved, at NemID administratoren logger på Virk.dk med sin medarbejdersignatur og derefter klikker på boksen Gå til eller opsæt virksomhedens digitale postkasse midt på siden. af Virk.dk. Se billedet nedenfor: Du føres herefter videre til login-billedet: 4/7
Her skal du vælge hvilken form for login du vil bruge, altså hvilken form for kode du har modtaget: nøglekort, nøglefil eller digital signatur. Du taster derefter virksomhedens oplysninger ind og kommer ind på foreningens profil på virk.dk (mit virk): OBS: jeres tekst vil ikke sige "du er logget ind med din private Nemid" 5/7
Her kan I klikke jer videre til den digitale postkasse via boksen i højre side eller via "beskeder", så du kommer til indbakken. Skriv ny besked Når du er kommet ind i indbakken, vælger du "Ny post". I feltet "modtager" skrives der Kalundborg Kommune. Klik på det lille kryds ved siden af teksten ((+)Kalundborg Kommune), så åbner rullemenuen sig. Find "Sundhed" og tryk på krydset ((+)Sundhed) og vælg Sundhedsfremme og forebyggelse. Vedhæft dernæst ansøgningen og eventuelle øvrige papirer. Klik på "vedhæft fil" / "vedhæft dokument". Klik på "gennemse" og find det gemte dokument. Husk til sidst at klikke på "OK" - knappen, ellers vedhæftes dokumentet/ansøgningen ikke. (Du kan selvfølgelig også vælge en anden modtager - denne vejledning tager blot udgangspunkt i en mail til Sundhedsstaben/Frivillighedskonsulenten hos Kalundborg Kommune) Adgang til Digital Post for andre medarbejdere Når jeres virksomheds digitale postkasse på Virk.dk er oprettet, kan der gives adgang til andre medarbejdere. HUSK, at også den der opretter den digitale postkasse, skal give sig selv adgang, hvis I skal kunne se indbakken. For at andre medarbejdere kan få adgang til Digital Post på Vikr.dk kræves følgende: 1. Den ansatte skal have tildelt en medarbejdersignatur 2. Den ansatte skal oprette sig som bruger på Virk.dk. 3. Den ansatte skal have tildelt adgang til indbakken. Adgang til indbakken gives ved, at medarbejderen logger sig på Virk.dk, og klikker på Digital Postkasse. Der vil I få at vide, at hun ikke har rettigheder til at tilgå Digital Post på Virk.dk. Herefter kan hun anmode Administratoren om at blive oprettet i den digitale postkasse. Når 6/7
Administratoren logger på næste gang, kan han se, at en bruger anmoder om at blive Digital Post-bruger. Administratoren kan nu give adgang og tildele en rolle, f.eks. til virksomhedens indbakke eller f.eks. en mappe, hvis virksomheden har valgt at benytte den udvidede funktionalitet. Myndighedernes adgang til virksomhedens CVRnummer Når myndighederne begynder at skrive til jeres virksomhed via Digital Post, er det vigtigt, at de kan finde de digitale kontaktdata, som I ønsker at modtage den digitale post på. Akkurat som den fysiske modtageradresse var vigtig i den analoge verden, bliver CVR og evt. P-nummer i fremtiden myndighedernes adgang til oplysninger om jeres virksomhed. Derfor anbefaler vi følgende: Tjek jeres virksomhed i CVR-registeret Tjek hvordan virksomheden står registeret i CVR-registeret. Myndighederne vil i visse tilfælde have behov for at slå jeres virksomheds CVR og evt. P-nummer op via CVRregisteret. Derfor er det vigtigt, at oplysningerne er opdaterede. I kan få adgang til de oplysninger, som CVR har registeret om virksomheden via www.cvr.dk. Opdater kontaktoplysninger på brevpapir, webside etc. Jo lettere det er for myndighederne at finde jeres virksomheds digitale kontaktoplysninger, des lettere er det for dem at skrive til virksomhedens digitale postkasse. Overvej derfor systematisk at oplyse virksomhedens CVR og evt. P-nummer på steder, hvor myndighederne vil kunne have gavn af dem. Dette vil typisk være på: - Brevpapir - E-mail signatur - Websider Ordforklaring Digital Post Digital Post er navnet på den fællesoffentlige digitale postløsning, hvor digitale meddelelser sendes fra det offentlige til virksomhederne. For virksomheden tilgås den fællesoffentlige digitale postløsning på Virk.dk. Man kan også møde begrebet "brevet sendes som digital post" eller blot "digital post". Her menes et brev sendt til virksomhedens fællesoffentlige digitale postløsning. e-boks e-boks er både en privat IT-leverandør "e-boks A/S", der drifter Digital Post, og en portal på nettet "www.e-boks.dk" hvor virksomheder kan modtage digitale breve fra private og offentlige afsendere. Det er muligt at synkronisere www.e-boks.dk og Digital Post. 7/7