Vejledning til Region Sjællands elektroniske ansøgningssystem Adgang til det elektroniske ansøgningsskema Du skal benytte fondens elektroniske ansøgningsskema, som du finder via linket https://x.regionsjaelland.dk/sites/afp. Dette kræver, at du er logget på regionens netværk med dit Region Sjælland log in og adgangskode. Du kan også udfylde ansøgningen hjemmefra i så fald skal du benytte log in regsj\brugernavn for at få oprettet en ekstern adgang. Kontakt Produktion, Forskning og Innovation (PFI) på telefon 47 32 19 10 eller mail til reg.forsk@regionsjaelland.dk, hvis du ikke har en Region Sjælland login, da vi i særlige tilfælde kan oprette eksterne brugere. Vedhæft en fil I det elektroniske ansøgningssystem skal du udfylde ansøgningsskemaet og vedhæfte en pdf fil med alle dine bilag samlet som én enkelt fil. Du skal navngive din pdf fil med dit fulde navn for eksempel Hans Hansen.pdf. Når du har vedhæftet filen og gemt ansøgningen, vil en ny linje Vedhæftede filer og filens titel blive synlig nederst på ansøgningssiden. Godkendelse fra sygehusledelsen Du skal ikke selv sende din ansøgning til godkendelse hos din lokale sygehusledelse. Det sker helt automatisk herfra, og sygehusledelsen godkender ansøgningerne elektronisk i samme system. Ansøgningsskemaet trin-for-trin Fulde navn her anfører du hele dit navn (inklusive mellemnavne). Køn kryds af, om du er mand eller kvinde. Dette er alene til statistisk brug i forhold til fordeling af forskningsmidler.
Uddannelse markér din uddannelsesbaggrund (mulighed for mere end ét kryds). Stilling her anfører du din stillingsbetegnelse. Region Sjælland e mail vi skal bruge din e mail adresse ved behov for eventuel kontakt ved tvivlsspørgsmål samt ved udsendelse af svarbreve. (Hvis du ikke har en Region Sjælland email, skriv da anden email.) Afdeling (ansættelsessted) anfør den afdeling, du er ansat i (eller ved ph.d./introstipendier den afdeling som projektet planlægges udført i). Vær opmærksom på, at du får skrevet selve overafdelingens navn og ikke nødvendigvis kun specialets afsnitsbetegnelse, skriv fx Medicinsk Afdeling og ikke kun lungemedicinsk afsnit. Sygehus/område (ansættelsessted) markér, hvor du er ansat blandt de listede muligheder. Hvis du markerer området øvrige, skriv da venligst udførligt hvor du er ansat i feltet Afdeling (ansættelsessted) ovenfor. Afdelingsledelsens brugernavne fra Outlook anfør din afdelingsledelses brugernavne fra Outlook, så vi kan kontakte dem, hvis der opstår behov samt ved udsendelse af svarbreve. Du kan eventuelt finde dem via adressebogen til højre for feltet Øvrige projektdeltagere angiv fulde navn, stilling, ansættelsessted (fx både afdeling og sygehus) for samtlige medlemmer af arbejdsgruppen. Øvrige projektdeltagere angiv navn, stilling og ansættelsessted for samtlige medlemmer af arbejdsgruppen (herunder ph.d. vejledere). Speciale/forskningsområde markér dit forskningsområde blandt de liste muligheder. Projekttitel anfør projektets titel (max 20 ord!). Projektets metode markér, hvilken metode projektet anvender. Projektets begyndelsestidspunkt vælg den forventede dato via kalenderfunktionen til højre for feltet. Projektets afslutningstidspunkt vælg den forventede dato via kalenderfunktionen til højre for feltet.
Projektets samlede budget anfør totalbeløbet for projektets samlede budget. Ansøgt beløb total anfør det totale beløb, der søges om i denne ansøgningsrunde. (Bemærk, at du ved ansøgning om medfinansieret ph.d. max kan søge om 507.000 kr, 169.000 kr. i 3 år. Ved introstipendier og post doc ansøgning anføres månedsløn inkl. pension, ferie og ATP gange det antal måneder, der ansøges om.) Forskningsområde markér, hvilke(t) af fondens særligt prioriterede forskningsområder, dit projekt omhandler (sæt X ved en eller flere valgmuligheder) Bilag vedlagt markér, hvilke bilag du vedlægger din ansøgning (kan bruges som huskeliste, da alle de nævnte bilag er påkrævede). Du skal samle dine bilag én samlet pdf fil, som du vedhæfter selve ansøgningsskemaet (se side 1 i denne vejledning). Obs! Er bilagene ikke samlet i én fil, vil du få administrativt afslag på din ansøgning. Gem og Send du har nu lavet hele din ansøgning og gemmer og sender din ansøgning ved at klikke på knappen Gem og Send til højre under det netop udfyldt skema. Er din ansøgning korrekt udfyldt og gemt, vil du nu få vist en kvitteringsside og modtage en kvitteringsmail. Du kan redigere i din ansøgning helt frem til ansøgningsfristen se mere under FAQ sidst i denne vejledning. Din ansøgning vil ikke blive læst, før ansøgningsfristen er nået, selvom den bliver sendt, når du gemmer den. Hvis du mod forventning ikke automatisk får vist oversigten over dine sendte og gemte ansøgninger, er det fordi der er en fejl i dine indtastninger. Prøv at scrolle op i ansøgningsskemaet og se, om der er røde bemærkninger til dine indtastninger. Er dette tilfældet, skal du rette det pågældende felt og derefter gemme og sende igen.
FAQ Kan jeg søge hvis jeg ikke har et Region Sjælland brugernavn og login? Kontakt PFI på telefon 47 32 19 10 eller reg.forsk@regionsjaelland.dk som i særlige tilfælde kan oprette eksterne brugerkonto til det elektroniske ansøgningssystem. Kan jeg gemme min ansøgning og redigere i den? Ja! Du kan gemme det udfyldte skema og den vedhæftede fil ved at trykke på diskette ikonet øverst i venstre hjørne under fanebladet Rediger. Dog skal obligatoriske felter være foreløbigt udfyldt (fx med et X), før du kan gemme din ansøgning. Du behøver altså ikke lave hele din ansøgning på én gang. Når din ansøgning er blevet gemt, vil du modtage en kvitteringsmail, der også indeholder en vejledning til, hvordan du kan genåbne og redigere din ansøgning. Du modtager kun kvitteringsmailen første gang, du gemmer og sender din ansøgning. Du kan redigere din ansøgning helt frem til ansøgningsfristen husk at gemme efter hver redigering! Din ansøgning vil ikke blive læst før ansøgningsfristen er nået. Kan jeg printe min ansøgning? Du kan printe dit udfyldte ansøgningsskema ved at trykke på print ikonet øverst oppe under fanebladet Rediger. Kan jeg eftersende bilag? Nej. Eftersendte bilag vil ikke indgå i bedømmelsen af ansøgningen. Du kan redigere i din ansøgning helt frem til ansøgningsfristen og dermed også rette i dine bilag. HUSK at samle dine bilag i én samlet pdf fil, som du vedhæfter din ansøgning ellers vil du få administrativt afslag på din ansøgning. Modtager jeg en kvittering, når jeg har sendt min ansøgning? Du vil modtage en kvittering, når du har klikket på Gem og send, hvor det fremgår, at din ansøgning er modtaget i PFI. Af kvitteringen vil det desuden fremgå, hvornår du kan forvente svar på din ansøgning. Du vil kun modtage denne ene kvittering og ikke en endnu en kvittering når du gemmer/sender en sidste gang.
Kan jeg gå ind og se min gemte ansøgning? I kvitteringsmailen vil du modtage et link til den gemte ansøgning. Ønsker du at redigere i din ansøgning, skal du blot klikke på rediger ikonet med papir og blyant for at komme ind og rette i din ansøgning. Hvis du ved en fejl er kommet til at oprette mere end én ansøgning til det samme projekt, skal du i oversigten over gemte ansøgninger klikke i boksen til venstre ud for ansøgningen og derefter klikke på slet emne i værktøjslinjen øverst på siden. Kan jeg søge til drift og andre udgifter under puljerne medfinansierede phd stipendier, introstipendier, og post doc? Nej. Du kan kun søge til lønudgifter. Ved ansøgning om medfinansieret ph.d. kan du max søge om 507.000 kr, 169.000 kr. i 3 år. Ved introstipendier og post doc ansøgning anføres månedsløn inkl. pension, ferie og ATP gange det antal måneder, der ansøges om. Kan ansøgningen indsendes på engelsk? Ja. Er der et særligt budgetskema jeg skal bruge til mit budgetbilag i ansøgningen? Nej. Du udarbejder selv et budget, der tydeligt angiver projektudgifter og hvilke projektdele/budgetposter, der ansøges om. Er der en skabelon til tilsagnsbrev fra vejleder (ved phd) eller godkendelse af orlovsmulighed (ved intro go post doc)? Nej. Der findes ikke en skabelon for disse tilsagn og godkendelser. Kopi af email korrespondancer kan godtages. Hvis du har spørgsmål til ansøgning eller udfyldelse af ansøgningsskemaet, så ring til PFI på telefon 47 32 19 10 eller send en mail til reg.forsk@regionsjaelland.dk