SoMe-handleplan Aarhus BSS 2015-16

SoMe-handleplan Aarhus BSS 2015-16 BAGGRUND Arbejdet med Sociale Medier (herefter forkortet SoMe) på Aarhus BSS tager udgangspunkt i den profileringsstrategi, der blev vedtaget i foråret 2015. Handleplanen skal skabe sammenhæng og ensartethed på alle SoMe-kanaler på Aarhus BSS og sikre, at kanalerne både i forhold til indhold og rammer lever op profileringsstrategien. Det betyder, at alle SoMe-kanaler på Aarhus BSS skal: Bruge Aarhus BSS-navn og logo korrekt Linke til de officielle Aarhus BSS-universer: Der linkes således som udgangspunkt til bss.au.dk, Aarhus BSS Facebook-side og Aarhus BSS LinkedIn-side Alle nye oprettelser i Aarhus BSS navn skal koordineres med Aarhus BSS Kommunikation for at sikre, at siderne er i overensstemmelse med profileringsstrategien Alle SoMe-kanaler på administrationsniveau gennemgås i henhold til ovenstående principper to gange om året i samarbejde med de ansvarlige. Herudover står Aarhus BSS Kommunikation altid til rådighed i forhold til rådgivning og sparring. Ud over Aarhus BSS officielle FB-sider arbejdes der løbende med kommerciel annoncering af både arrangementer og services over for erhvervslivet samt rekruttering på FB. Handleplanen dækker pt kun over Facebook og LinkedIn, fordi disse kanaler er de mest presserende. Andre kanaler vil blive inkluderet i handleplanen i fremtiden. 1. HANDLEPLAN FOR AARHUS BSS OFICIELLE FACEBOOK SIDE Målgruppe Den primære målgruppe er nuværende danske studerende og alumner, og erhvervslivet er sekundære målgrupper. Der kommunikeres ikke direkte til potentielle studerende, men de er en indirekte målgruppe, fordi de får en oplevelse af livet på Aarhus BSS gennem siden. Udenlandske studerende henvises til FBsiden BSS International Students Aarhus University. Formål FB-siden skal være identitetsskabende for Aarhus BSS. Det betyder, at: FB-siden skal repræsentere en livslang forbindelse til Aarhus BSS, og man skal som følger kunne identificere sig med indholdet, både når man er studerende og alumne. 1

FB-siden skal bidrage til kernefortællingen om vores uddannelsesmiljø og samle, inspirere og interagere med studerende på hele Aarhus BSS. FB-siden skal være et udtryk for, hvad det vil sige at være studerende på Aarhus BSS, og den skal give de studerende en fælles referenceramme og forståelse af, hvad det vil sige at gå på en bred business school. Indhold Siden vil primært fokusere på: Studiemiljø (herunder også henvisninger til #yourniversity) Arrangementer (company dating, alumnearrangementer og lign.) Fagligt indhold (case competitions og lign.) Information fra og om Aarhus BSS som fakultet (ny dekan og lign.) Krisekommunikation (eksempelvis bombetrussel og lign.) Indholdet på Aarhus BSS FB-side skal være fagligt og socialt relevant for målgruppen, og det skal formidles på en relevant og engagerende måde, der sikrer, at indholdet får plads i nyhedsstrømmen hos et stort antal brugere. Redaktionel linje Aarhus BSS Kommunikation udarbejder en content plan, som både har et årshjul med store årlige og tilbagevendende begivenheder og en plan, som uge for uge angiver, hvad der er af planlagt indhold. Aarhus BSS Kommunikation har administratorrettigheder over siden, men alle er velkomne til at byde ind med indhold, og der afholdes løbende ideudviklingsmøder og indhentes inspiration fra bl.a. studieadministration, eksterne relationer, fagmiljøer mv. Formålet med planen er at sikre, at vi ikke konkurrerer med os selv på content, samt at hver enkelt post for bedst mulig reach. For yderligere beskrivelse af stil og tone henviser vi til dokumentet Retningslinjer for, hvordan du agerer som Aarhus BSS på sociale medier. Målbare succeskriterier Målsætning ift. følgere: Ved studiestart 2016 skal 70 pct. af alle dagstuderende på Aarhus BSS følge FB-siden. Målsætning ift. reach (rækkevidde): Opslag skal i gennemsnit nå ud til 6.000 personer. Målsætningen skal indfries gennem: Fokus på relevant indhold af både faglig og social karakter, som engagerer vores følgere. Derved udbredes vores side organisk til deres venner og studiekammerater. 2

Annoncering af selve FB-siden op til studiestart for at engagere de nye studerende, som ikke i forvejen kender siden, samt annoncering af FB-siden over for eksisterende studerende i afgrænsede perioder hen over året. Løbende promovering af udvalgt indhold, hvilket sikrer, at en større procentdel af vores følgerskare ser opslagene. Links til FB-siden på alle andre platforme, der kommunikerer med de studerende. Løbende evaluering af, hvad der virker på målgruppen, samt af siden som helhed. Principper for praksis Aarhus BSS FB-siden er den officielle FB-side for fakultetet. Det er således denne side, der skal peges ind på fra øvrige officielle kanaler, eksempelvis fra nyhedsbreve, infoskærme, bss.au.dk, studieportaler, studieinformation og ruspjecer. Siden vil samle relevant indhold op fra hele organisationen på tværs af platforme. I de tilfælde, hvor indhold er relevant for både Aarhus BSS og AU, laves der lokale versioner tilpasset målgruppen på de to sider eller opslagene deles. Desuden vil Aarhus BSS FB-siden henvise til #yourniversity-universet, når det er relevant for vores studerende. Hashtagget vil blive suppleret med #aarhusbss. FB-sider på administrationsniveau: FB-siderne som ligger et niveau under den officielle Aarhus BSS FB-side skal være målrettede i sit indhold. De skal altså ikke dele indhold fra Aarhus BSS FB-siden, men fokusere på specifikt indhold til sin målgruppe. Det er siderne: BSS Kurser AU Career (navnet forsøges ændret) Aarhus BSS International BSS International Students Aarhus University (navn forsøges ændret) Career Herning (navn forsøges ændret) Career International (navn forsøges ændret) FB-sider på institutniveau: En række institutter har i en dag FB-side og flere kommer formentlig til. Aarhus BSS Kommunikation vil som tidligere nævnt stå til rådighed, hvis der er behov for sparring og rådgivning. Vi henviser til, at alle sider skal overholde de rammer, som er beskrevet i Retningslinjer for, hvordan du agerer som Aarhus BSS på sociale medier, og at alle nye oprettelser koordineres med Aarhus BSS Kommunikation. Øvrige FB-sider: 3

Der findes også mange FB-sider i Aarhus BSS for uddannelser, enheder og hold. Vi har ikke mulighed for at koordinere den store mængde af sider. Siderne skal dog overholde de rammer, som er beskrevet i Retningslinjer for, hvordan du agerer som Aarhus BSS på sociale medier. 2. HANDLEPLAN FOR LINKEDIN Aarhus BSS har i dag to LI-sider. En såkaldt company-page og en såkaldt university-page. Disse sider bliver dog slået sammen til én i løbet af de næste måneder. Derfor er udgangspunktet for handleplanen én samlet Aarhus BSS-side. Målgruppe Målgruppen for Aarhus BSS LI-side kan deles op i fire: Alumner Nuværende medarbejdere (herunder både VIP'ere og TAP'ere) Potentielle medarbejdere Andre, som har en relation til Aarhus BSS eller en interesse i stedet det være sig erhvervsliv/aftagere/alumner Formål LI har funktioner, som gør det muligt at målrette indsatsen over for målgrupperne. Derfor er det også nødvendigt at have målgruppe-specifikke formål. Alumner: LI skal skabe eller bevare en stærk relation til alumner fra Aarhus BSS. Nuværende medarbejdere: LI skal engagere medarbejderne og bruge dem som ambassadører for Aarhus BSS. Potentielle medarbejdere: LI skal bruges aktivt som en platform for employer branding og rekruttering. Øvrige: LI skal gennem deling af relevant indhold positionere Aarhus BSS som en bred business school med højt fagligt niveau og interessante tilbud ift. arrangementer og efter- og videreuddannelse. Indhold Siden vil primært fokusere på: Formidling af forskningsresultater og anden ny viden fra Aarhus BSS Markedsføring af tilbud om eftervidereuddannelse (dette skal laves som segmenteret annoncering, således at vi sikrer, at vi kun rammer relevante målgrupper med vores markedsføring) eller på 4

undersiden Modulopbygget MBA, der er en såkaldt showcase, som vi foreslår flyttes fra AU LI-side til Aarhus BSS LI-side. Arrangementer og begivenheder på Aarhus BSS Nyheder om Aarhus BSS som fakultet (ny dekan og lign.) Medarbejdertestimonials og jobfortællinger Jobopslag både TAP og ph.d.-stipendier Medarbejdertestimonials, jobfortællinger og jobopslag vil være at finde under en selvstændig fane på siden kaldet Job. Denne fane drives primært af Aarhus BSS HR og Ph.d. i samarbejde med Aarhus BSS Kommunikation, og den er en del af en employer branding- og rekrutterings-indsats over for potantielle medarbejdere. Redaktionel linje Aarhus BSS Kommunikation udarbejder en content plan, som både har et årshjul med store årlige og tilbagevendende begivenheder og en plan, som uge for uge angiver, hvad der er af planlagt indhold. Aarhus BSS Kommunikation har administratorrettigheder over siden, men alle er velkomne til at byde ind med indhold, og der afholdes løbende ideudviklingsmøder og indhentes inspiration fra bl.a. studieadministration, eksterne relationer, fagmiljøer mv. Sproget på siden er engelsk. Målbare succeskriterier Målsætning ift. følgere: Ved udgangen af 2015 skal vi have 10.000 følgere. Målsætning ift. engagement: Vores opslag skal have et engagement på 1-2 %. Det vil sige, at 1-2 % af vores følgere skal læse artiklen, dele opslaget, kommentere eller like vores opslag. Målsætningen er baseret på erfaringer fra siden samt benchmark fra LI. Målsætningen skal indfries gennem: Opfordring til alumner, medarbejdere og nuværende studerende, der næsten er færdig med deres kandidatuddannelse, om at følge vores side. Det skal ske gennem vores øvrige kommunikationskanaler (ex. nyhedsbreve og FB), tilstedeværelse ved karriere-arrangementer for kandidatstuderende og en teknisk løsning, hvor vi på forhånd laver en template, der sikrer, at målgruppen angiver og følger Aarhus BSS-siden korrekt. LI-rådgivning og uddannelse af VIP er, der dels sikrer, at de angiver Aarhus BSS korrekt i deres profil, og desuden får dem til at interagere med indholdet på siden (eksempelvis kommenterer på opslag om deres egen forskning) eller bidrager med blogindlæg. Korrekt vinkling af relevant indhold til sidens målgrupper. 5

Principper for praksis Aarhus BSS LI-siden er den officielle LI-side for fakultet. Det er således denne side, der skal peges ind på fra øvrige officielle kanaler, eksempelvis fra bss.au.dk, karrierearrangementer og Aarhus BSS alumnearrangementer. Siden vil samle relevant indhold op fra hele organisationen på tværs af platforme. I de tilfælde, hvor indhold er relevant for både Aarhus BSS og AU, laves der lokale versioner tilpasset målgruppen på de to sider eller opslagene deles. 3. HANDLEPLAN TWITTER Hvorfor Twitter? Fordi journalister i stigende grad orienterer sig og følger sager via Twitter. Mediets værdi ligger i aktualiteten og i den korte, nemme og hurtige formidling, som via hashtags tematiseres. Fx kan journalister følge #flygtninge, #dagpengekommission, #osv. Dem vil vi gerne i tale med 1. Primær målgruppe: journalister/medier, forskere og erhvervsliv 2. Sekundære: studerende, alumner og andre med interesse i Aarhus BSS Vores mål er at have 500 følgere i sommeren 2016 og et engagement på 1 %. En stor følgeskare sikrer dog ikke i sig selv høj gennemslagskraft, men øger sandsynligheden for retweets og mentions. Vi koncentrerer arbejdet om, at @Aarhus_BSS får startet de rigtige samtaler og AU s indhold får et godt liv på mediet. Der er en prøvetid på Twitter, som gør, at der går noget tid, før vi får statistikker på vores profil. Derfor kan vi endnu ikke evaluere vores målsætning. Sådan bruger vi Twitter Ved at retweete, henlede opmærksomhed på og understøtte fagligt indhold fra forskere, der er aktive på Twitter. Ved at dele nyheder om forskning og egenproduceret fagligt indhold på helt aktuelle hashtags. Ved at tweete fra store, aktuelle Aarhus BSS-begivenheder, som har interesse for omverdenen. Det gælder arrangementer med en klar ekstern værdi, men også kriser, hvor vi har behov for at få information meget hurtigt og langt ud (som supplement til AU s Twitter). Redaktionel linje Som udgangspunkt bringer profilen tre typer af egenproduceret indhold, som formuleres og formidles i konkret, nøgternt sprog og så vidt muligt ledsages af billeder: Forskningsresultater og faglige nyheder; både de store og de nicheprægede. Det afgørende er, om budskabet fungerer på Twitter, om der er et netværk, som vil dele og et aktivt brugbart hashtag 6

Omtale af forskere i store medier - både tweets og retweets - for at signalere gennemslagskraft nationalt og internationalt. Store events på Aarhus BSS, der har samfundets interesse Presserende nyheder om Aarhus BSS (fx kriser) Rådgivning om og nyheder på Aarhus BSS Twitter Vi rådgiver gerne forskere, der via en personlig Twitter-konto ønsker at give sin forskning og faglighed en mere håndholdt, personlig og aktuel vinkel, og/eller at komme mere direkte i kontakt med interessenter og beslutningstagere på mange niveauer i samfundet. Har man noget, som man gerne vil have på Aarhus BSS Twitter, kan man skrive en mail til Peter Harmsen (peterharmsen@au.dk) eller Andreas G. Jensby (jensby@au.dk). 4. YOUTUBE Målgruppe Primært nuværende og kommende studerende både danske og udenlandske. Formål Aarhus BSS YouTube-kanal tjener flere funktionelle formål men primært følgende tre: At være bibliotek for videoer produceret i Aarhus BSS-regi til brug på sociale medier eller til indlejring på BSS-websiderne Give Aarhus BSS en profil på YouTube, hvor YouTube-brugere kan finde videoer med Aarhus BSSrelateret indhold Være markedsføringsværktøj med henblik på at drive trafik ind på vores web-platforme Opbygning af kanalen Aarhus BSS YouTube-kanal hænger sammen med AU s YouTube-kanal på den måde, at AU er ejer over Aarhus BSS-YouTube-kanalen. Dette betyder udelukkende, at man skal være logget ind på AU s YouTubekonto for at kunne oprette nye administratorer. Bortset fra dette har Aarhus BSS fuld råderet over kanalen. Alle institutter får deres egen playliste inden på kanalen. Derved bliver hvert enkelt institut synligt. Principper for praksis Alle videoer produceret i Aarhus BSS-regi skal på YouTube-kanalen, fordi de tilsammen tegner et billede af, hvad det vil sige at læse på Aarhus BSS. 7

Guidelines for hvordan man uploader og tagger videoer findes i retningslinjer for, hvordan du agerer som Aarhus BSS på sociale medier. Sprog Der vil både være dansk og engelsk indhold, fordi der er med mange underenheder, hvor indholdet grupperes med sektioner/playlister (som eks. på AU s YouTube-kanal). Derved opnår vi synergieffekt mellem de forskellige enheders indhold, men vi får samtidig overblik over vores kanal/indhold. Principper for praksis Aarhus BSS har governance over YouTube-kanalen og ansvar for, hvilke redaktører der har adgang, samt at disse redaktører har det rette kendskab til at uploade videoer. Har man videoer, som man gerne vil have på YouTube, kontakt Susie Munk susiemunk@au.dk 5.HANDLEPLAN SNAPCHAT Målgruppe Der vil som et pilotprojekt blive taget udgangspunkt i internationale udvekslingsstuderende som den primære målgruppe. Med tiden vil vi udvide og bruge den til danske studerende også. Formål Snapchat skal understøtte identiteten på Aarhus BSS. Det betyder, at: Snapchat skal videreformidle den autentiske fortælling om Aarhus BSS via her- og- nu billeder Snapchat skal benyttes til specifik information til målgruppen - både fagligt og ikke-fagligt Selvom udvekslingsstuderende blot er på Aarhus BSS i fem måneder, er meningen med snapchatfunktionen, at de kan tage følelsen af Aarhus BSS med hjem Alt dette i et forsøg på at skabe et personligt forhold til målgruppen Indhold Snapchat vil primært fokusere på: Studiemiljø (både Aarhus BSS, Aarhus Universitet og Aarhus som by sidstnævnte fordi den i første omgang henvender sig til udvekslingsstuderende) Arrangementer (informationsmøder og sociale arrangementer) 8

Indholdet på Aarhus BSS Snapchat skal være fagligt og socialt relevant for målgruppen, og det skal formidles på en relevant og engagerende måde. Redaktionel linje Aarhus BSS Kommunikation udarbejder en content plan med indhold, tidsplan og ideer. For yderligere beskrivelse af stil og tone henviser vi til dokumentet Retningslinjer for, hvordan du agerer som Aarhus BSS på sociale medier. Målbare succeskriterier Målsætning ift. følgere: Ved studiestart 2016 skal 50 pct. af alle indrejsende udvekslingsstuderende på Aarhus BSS følge Aarhus BSS Snapchat. Målsætning ift. reach (rækkevidde): Opslag skal i gennemsnit årligt nå ud til 200-250 udvekslingsstuderende (fordi vi i første omgang fokuserer på den omtalte målgruppe). Målsætningen skal indfries gennem: Fokus på relevant indhold af både faglig og social karakter, som engagerer vores følgere. Derved udbredes vores Snapchat organisk til deres studiekammerater og potentielle indrejsende studerende fra hjemmeuniversitet. Annoncering af selve Snapchatten i Introugen for at engagere de nye studerende, som ikke i forvejen kender funktionen. Løbende promovering af udvalgt indhold, hvilket sikrer, at en større procentdel af vores følgerskare ser opslagene. Evaluering af funktionen som helhed. Udarbejde statistik over hvor mange, der åbner de snaps, som Aarhus BSS formidler, og hvor mange der responderer tilbage. 6.HANDLEPLAN INSTAGRAM Målgruppe Primært studerende, da mediet er udbredt og brugt blandt netop dem. Sekundære målgrupper er potentielle studerende, medarbejdere og andre med interesse for Aarhus BSS. Formål At vise billeder af livet på Aarhus BSS, det kan være både store og små begivenheder. Billederne skal i modsætning til på Facebook fortælle en selvstændig historie og ikke generere trafik videre ind på vores andre platforme i form af links. Til gengæld skal profilen også bruges til at promovere hashtags, som de 9

studerende kan bidrage til med billeder på deres egne profiler, som vi så kan samle op og videreformidle på Facebook og derved videregive de studerendes fortælling om Aarhus BSS. Redaktionel linje Det er kun få personer med administratorrettigheder, men både Kommunikation og Career & Alumni har adgang, da profilen er en fælles profil for hele Aarhus BSS. Det vil altså sige, at profilen Aarhus_BSS er den eneste Instagram-profil for administrationen på Aarhus BSS. Målbare succeskriterier 500 følgere ved udgangen af 2016 Min. 10 likes på egne billeder Udbredt brug af vores #hashtags i vores målgruppen Principper for praksis Billederne skal være autentiske frem for professionelle og blankpolerede. Billederne skal tagges i overensstemmelse med strategien for brug af hashtags på Aarhus BSS, hvor vi altid bruger tre hashtags 1) #Yourniversity 2) et aktuelt (fx AUjul) og 3) #AarhusBSS. På den måde kobler vi os på Yourniversity, men bruger samtidig #AarhusBSS til at vise historien om livet på Aarhus BSS. (se retningslinjer for, hvordan du agerer som Aarhus BSS på sociale medier for yderligere information). Har du begivenheder, som er relevante at få på Instagram kontakt venligst Dennis Arnsbæk på dear@au.dk eller Susie Munk på susiemunk@au.dk. 10