Arkiv- og dokumentstruktur

Publikation 10 Arkiv- og dokumentstruktur IT brugere i byggesektoren Ethvert af byggesagens dokumenter findes nemmere, når det har sin faste plads i en logisk og fælles struktur af mapper og i nødvendigt omfang undermapper

Arkiv- og dokumentstruktur Publikation 10 indhold side Forord 3 Formål 3 Indhold 3 Målgruppe 3 Fremtidig udvikling 3 Indledning 4 Struktur og principper 4 Arkivoversigt 6 Arkiveringsvejledning 7 Filnavngivning 18 Sagsidentifikation 18 Filtype 18 Ansvar 18 Lokalisering 18 Løbenr 18 Version 19 Eksempler 20 Referencer 21 Projektgruppe Denne ibb-publikation er samlet og bearbejdet af: Steen Djursgaard, projektansvarlig Carl Bro A/S Helle Maigaard, projektansvarlig Carl Bro A/S Kristian W. Thomsen Holm & Grut Arkitekter Conny W. Jørgensen, NCC Høringsresultat er indarbejdet af: Nina Budde Hansen Holm & Grut Arkitekter

side 3 Forord Formål Indhold Målgruppe Fremtidig udvikling ibb s formål med nærværende publikation er at definere en branchestandard for arkivering af sagsrelaterede dokumenter. Publikation anviser en fælles systematik for arkivering af sagsdokumenterne i en byggesag, som de involverede parter producerer, fra den første kontakt af bygherre til byggeriet synes 5 år efter aflevering. Arkiv- og dokumentstrukturen anviser så vidt muligt placering af alle tænkelige dokumenter, der kan forekomme på en byggesag anbragt i mapper med et standard nummer/navn. Desuden omfatter publikationen et forslag til fælles filnavngivningsstandard, der baserer sig på arkivstrukturen (dog navngives CAD-filer efter ibb s CAD-manual 2000) Strukturen kan med fordel anvendes både til ringbindsarkiv og digitalt på en virksomheds interne filserver eller på en fælles projektweb, samt på både små og store projekter. I ringbindsarkivet vil standard nummer/navn fremgå af rygskiltene på ringbindene og af teksten på skillebladene inde i ringbindene. På en filserver/projektweb navngives sagens mapper med standard nummer/navn. Anvendes strukturen på projektweb, er det muligt at alle parter deles om samme struktur, idet man med rettigheder styrer hvem, der må hente, aflevere og se filer i de respektive mapper og med brug af ansvarskode i filnavnene, som sikrer filerne mod at overskrive hinanden. Publikationens målgruppe er bygherre, bygherrerådgiver, projekterende og udførende. Hvis du som bruger af nærværende publikation støder på fejl, mangler eller uhensigtsmæssigheder, bedes henvendelse herom rettet til ibb s sekretariat. Det er ibb, der som ejer af arkiv- og dokumentstrukturen, har ansvaret for at vedligeholde og videreudvikle den. Det er ibb s håb, at alle firmaer i byggeriet bidrager til den løbende udvikling, men først og fremmest bruger publikationen, således at alle anvender samme struktur til arkivering af sagsrelaterede dokumenter.

side 4 Indledning Strukturen er forsøgt opbygget, så den kan rumme de fleste og oftest forekommende dokumenter og sagsforløb. Mapperne 1-13 er helliget de til enhver fase i byggesagen hørende aktive dokumenter. Som dokumentation for projektets milepæle (f.eks. faseafslutninger) arkiveres de historiske dokumenter under 14_ARKIV. Er der i den enkelte sag forhold, der skaber behov for en anden inddeling end den i det følgende foreskrevne, tilpasses strukturen efter de i det følgende anvendte principper. En sådan tilpasning kan med fordel indarbejdes i en CAD/ITprojektaftale på samme måde som man dokumenterer afvigelser fra ibb CAD-manual m.v. Struktur og principper Arkiv- og dokumentstrukturen består af to niveauer: Niveau-1, der omfatter 15 hovedafsnit i et sagsforløb, og som tænkes anvendt på små sager eller ved sagsopstart. Niveau-2, der beskriver underinddelingen af niveau-1, som tænkes anvendt, når sager vokser, eller man af andre årsager ønsker en underinddeling af niveau 1 mapperne. Enkelte steder i den uddybende tekst i Arkiveringsvejledningen er der yderligere givet forslag til underinddeling af niveau-2. På en lille sag eller ved sagsopstart - hvor sagen kan rummes i èt ringbind, anvendes mappebetegnelserne fra niveau-1 til teksten på fanebladene samt på mapperne i det digitale arkiv: 01_ BASIS Sagsbasis 02_ AFT Aftaleforhold 03_ OKO Økonomi 04_ MYN Myndigheder 05_ KOR Korrespondance 06_ REF Referater 07_ TEGN Tegninger 08_ BESK Beskrivelse 09_ BRG Beregninger 10_ KS Kvalitetssikring 11_ MILJO Miljø og arbejdsmiljø 12_ BYG Byggeledelse 13_ DV Drift og vedligehold 14_ ARKIV Arkiv 15_ UDG Udgået dokumentation

side 5 Efterhånden som sagen vokser (eller hvis man fra start kan se, at der bliver brug for yderligere inddeling), vælges de nødvendige mapper fra niveau-2. Niveau-2 mapperne bliver nu undermapper i det digitale arkiv og faneblade i nye ringbind i reolarkivet. Vokser f.eks. mængden af korrespondance, så man ønsker at adskille forfatterne med skilleblade, bliver fanebladet 05_KOR til sit eget ringbind med samme navn. Fanebladene i denne mappe har nu navne som 05-01 Bygherre, 05-02 Bygherrerådgiver, 05-04 Ingeniør Vokser korrespondancen fra Arkitekt herefter, så den kan fylde sit eget ringbind, oprettes ringbindet 05-03_ING. Hvis det vokser, kommer de deraf følgende ringbind til at hedde 05-03-01_ING, 05-03-02_ING etc. Derfor behøver man ikke have alle mapper, når man opretter et sagsarkiv; bare man fastholder nummereringen af mapperne, vil man hele tiden være sikret at strukturen kan udviddes og stadig følge standarden. Mappe nummereringen sikrer at kronologien i sagsforløbet afspejles i arkiv- og dokumentstrukturen, samt at der implementeres en fælles terminologi, så f.eks. mappe 7 altid indeholder tegninger.

Arkivoversigt side 6 01_ BASIS Sagsbasis 01-01_ SAG 01-02_ PP 01-03_ TID 02_ AFT Aftaleforhold 02-01_ UDB 02-02_ LIC 02-03_ BYHK 02-04_ RADK 02-05_ ENTK 02-06_ GARANTI 02-07_ AFL 02-08_ FORSIK 03_ OKO Økonomi 03-01_ BEV 03-02_ BUDGET 03-03_ RATE 03-04_ REGN 03-05_ AFT 03-06_ AC 03-07_ FAK 03-08_ PRO 04_ MYN Myndigheder 04-01_ TIL 04-02_ KOM 04-03_ BRAND 04-04_ FORS 04-05_ OVR 04-06_ FULD 04-07_ LOK 05_ KOR Korrespondance 05-01_ BYH 05-02_ BYR 05-03_ ARK 05-04_ ING 05-05_ ENT 05-06_ LEV 05-07_ OVR 06_ REF Referater 06-01_ BYHM 06-02_ PM 06-03_ PGM 06-04_ OPSM 06-05_ BYGM 06-06_ SM 06-07_ IM 06-08_ BGM 06-09_ SGM 06-10_ SEM 07_ TEGN Tegninger 07-01_ BYH 07-02_ BYR 07-03_ ARK 07-04_ KON 07-05_ VVS 07-06_ EL 07-07_ ENT 07-08_ OVR 07-09_ SYMB 08_ BESK Beskrivelse 08-01_ BPRG 08-02_ RUM 08-03_ MAT 08-04_ BSB 08-05_ ARB Sagsregistrering Projektplanlægning Tidsplan Udbudsmateriale Licitation Bygherrekontrakt Rådgiverkontrakt: Entrepriseaftaler Garanti / sikkerhedsstillelser Afleveringsforretning Forsikringsforhold Bevillinger Budget / tilbudskalkulation Betalingsplan Byggeregnskab Aftalesedler A conto begæringer Faktura Projektøkonomi / intern økonomi Byggetilladelse Kommune Brandmyndigheder Forsyningsselskaber Øvrige myndigheder Fuldmagter Lokalplan Bygherre Bygherrerådgiver Arkitekt Ingeniør Entreprenør Producent/leverandør Øvrige Bygherremøder Projekteringsmøder Projektgennemgangs-møder Opstartsmøder Byggemøder Sikkerhedsmøder Interne møder Brugergruppemøder Styregruppemøder Særlige/emne møder Bygherre Bygherrerådgiver Arkitekt Konstruktionsingeniør VVS og ventilationsingeniør El ingeniør Entreprenør Øvrige Symboler/blokke Byggeprogram Rumskema Materialedata Byggesagsbeskrivelse Arbejdsbeskrivelse 09_ BRG Beregninger 09-01_ ARK Arkitekt 09-02_ KON Konstruktionsingeniør 09-03_ VVS VVS og ventilationsingeniør 09-04_ EL El ingeniør 09-05_ ENT Entreprenør 09-06_ OVR Øvrige 10_ KS Kvalitetssikring 10-01_ PROJ Projektforudsætninger 10-02_ GRUND Projektgrundlag / Grundlagsændringer 10-03_ RISIKO Risiko områder 10-04_ NOGLE Nøgleområder 10-05_ GRANSK Projekt- og procesgranskning 10-06_ KTRL Projekt- og proceskontrol 10-07_ KSDOK KS-dokumentation 11_ MILJO Miljø og arbejdsmiljø 11-01_ MKL Miljøkortlægning 11-02_ MP Miljøprioriteringer 11-03_ MPRG Miljøprogram 11-04_ MS Miljøstatus 11-05_ SIK Sikkerhed & Sundhed 12_ BYG Byggeledelse 12-01_ EO Entreprise- / udbudsoversigt 12-02_ PAB Planlægning af byggeplads 12-03_ TPLAN Tilsynsplan 12-04_ TNOT Tilsynsnotater 12-05_ BS Beskedsedler 12-06_ TF Tekniske forespørgsler 12-07_ MGL Mangellister 12-08_ FOTO Foto/video inspektion 13_ DV Drift og vedligehold 13-01_ DBESK Generel beskrivelse 13-02_ DTEGN Driftstegninger 13-03_ KORT Bygningsdelskort / Driftskort 13-04_ ELO Energiforbrug / energiledelse 13-05_ VEJL Bruger- eller beboervejledning 13-06_ LOG Logbog 13-07_ DPLAN Driftsplan 14_ ARKIV Arkiv 14-01_ EKS Eksisterende materiale 14-02_ REG Registrering, opmåling og fotos 14-03_ PRG Programarbejde / forundersøgelser 14-04_ KONK Konkurrence- / skitseprojekt 14-05_ DEL Delafleveringer 14-06_ DISP Dispositionsforslag 14-07_ PF Projektforslag 14-08_ FORP Forprojekt 14-09_ MYNP Myndighedsprojekt 14-10_ HP Hovedprojekt 14-11_ UDBP Udbudsprojekt 14-12_ ASB Projekt As Build 15_ UDG Udgået dokumentation 15-01_ BASIS Udgået sagsbasis 15-02_ AFT Udgåede aftaleforhold 15-03_ OKO Udgået byggesagsøkonomi 15-04_ MYN Udgået myndighedsmateriale 15-05_ KOR Udgået korrespondance 15-06_ REF Udgåede referater 15-07_ TEGN Udgåede tegninger 15-08_ BESK Udgåede beskrivelser m.v. 15-09_ BRG Udgåede beregninger 15-10_ KS Udgået KS 15-11_ MILJO Udgået miljø/arbejdsmiljø 15-12_ BYGPL Udgået byggeledelse 15-13_ DV Udgået drift og vedligehold

side 7 Arkiveringsvejledning Biblioteks- og ringbindsnavn Indhold Uddybning 01_ BASIS Sagsbasis 02_ AFT Aftaleforhold 01-01_ SAG Sagsregistrering Omfatter projektoplysninger om f.eks. sags-/ journalnumre, regnskabsnumre, projektnavn samt adresselister over rådgivere, leverandører, entreprenører, konsulenter, myndigheder m.v. 01-02_ PP Projektplanlægning Omfatter dokumenter vedr. både intern og ekstern planlægning af projektet f.eks.: Opgavebeskrivelse, projektorganisation, sagsadministration, kvalitetsplan, miljøplan, drift, planlægning af slutfasen/mangelafhjælpning samt bilag (skabeloner), der i udfyldt stand arkiveres under de respektive mapper i den øvrige struktur. Disse dokumenter kan med fordel samles i ét dokument; en Projektplan 01-03_ TID Tidsplan Herunder udarbejdes og ajourføres Bemandings-, Projekteringstidsplaner mv. med undtagelse af Udførelsestidsplan, der ligger under 12-02_PAB. Det kan være en fordel at oprette undermapper til de forskellige tidsplaner. 02-01_ UDB Udbudsmateriale Herunder udarbejdes: udbudsbreve, tilbudslister, rettelsesblade mv. dog ekskl. tegninger, tidsplan og beskrivelser. 02-02_ LIC Licitation Materiale vedr. alle afholdte licitationer. 02-03_ BYHK Bygherrekontrakt Kontrakt mellem bygherre og totalentreprenør, rådgiver og bygherrerådgiver. Bygherres virksomhedstillæg til ibbs CADmanual samt CAD/IT-projektaftalen med bilag arkiveres her. 02-04_ RADK Rådgiverkontrakt: Kontrakt mellem bygherre/totalentreprenør og rådgiver(e), underrådgiver(e). 02-05_ ENTK Entrepriseaftaler Kontrakt mellem entreprenør og bygherre, samt mellem entreprenør og underentreprenør/leverandør. Herunder arkiveres også indstillinger samt accepter.

side 8 Biblioteks- og ringbindsnavn Indhold Uddybning 02-06_ GARANTI Garanti / sikkerhedsstillelser Garanti/sikkerhedsstillelser fra bygherre, entreprenør(er) mfl. 02-07_ AFL Afleveringsforretning Herunder afleveringsprotokol samt færdigmeldingsdokumentation,1 års gennemgang og 5 års eftersyn samt eventuelle bilag hertil. 02-08_ FORSIK Forsikringsforhold Diverse projektforsikringer. 03_ OKO Økonomi Niveau 2 mapperne herunder, kan om nødvendigt inddeles i entrepriser eller sagens parter. 03-01_ BEV Bevillinger 03-02_ BUDGET Budget / tilbudskalkulation Indeholder også overslag 03-03_ RATE Betalingsplan Plan over tidspunkt for og størrelse af udbetalinger til rådgiver/entreprenør i byggeperioden. 03-04_ REGN Byggeregnskab Byggeriet s økonomiske stade i og efter byggeperioden. 03-05_ AFT Aftalesedler Indeholder også tillægsaftaler 03-06_ AC A conto begæringer Entreprenørens anmodning om udbetaling jf. entrepriseaftalen. 03-07_ FAK Faktura 03-08_ PRO Projektøkonomi / intern økonomi

side 9 Biblioteks- og ringbindsnavn Indhold Uddybning 04_ MYN Myndigheder Korrespondance mellem sagens parter og diverse myndigheder arkiveres under de respektive myndigheder ikke under korrespondance-mappen. Projektspecifikke ønsker om yderligere myndighedsinstanser som f.eks. amt og politi kan oprettes efter behov. 04-01_ TIL Byggetilladelse Byggetilladelse, gravetilladelse m.v. samt approberede tegninger 04-02_ KOM Kommune Herunder andragende, byggetilladelse, grave- /støbetilladelse og færdigmelding 04-03_ BRAND Brandmyndigheder Herunder Flugt- og Beredskabsforhold 04-04_ FORS Forsyningsselskaber Herunder afløbskontor, vand-/varme-/elforsyning 04-05_ OVR Øvrige myndigheder Herunder f.eks. fredningsmyndigheder, miljøkontrol, Arbejds Tilsynet. 04-06_ FULD Fuldmagter Diverse fuldmagter fra bygherre. 04-07_ LOK Lokalplan Herunder tegninger, matrikelkort, BBRmeddelelse, servitutter m.v. 05_ KOR Korrespondance 05-01_ BYH 05-02_ BYR 05-03_ ARK 05-04_ ING 05-05_ ENT 05-06_ LEV 05-07_ OVR Bygherre Bygherrerådgiver Arkitekt Ingeniør Entreprenør Producent/leverandør Øvrige Diverse forsendelseslister, e-mails, fax, notater, breve, mødeindkaldelser, rapporter m.m. arkiveret efter løbenr. og opdelt efter forfatter. Niveau 2 er inddelt efter ét firma pr. part, så f.eks. et ingeniørfirma varetager alle ingeniør-fagene. På sager hvor dette ikke er tilfældet, tilføjes niveau 2 mapper til manglende parter efter retningslinierne i mappe 07_TEGN. Mapperne kan om nødvendigt under opdeles yderligere i faggrupper, f.eks. kan ingeniør underinddeles i konstruktion, VVS og el. Desuden kan undermapperne under opdeles i korrespondancetyper, f.eks. breve (BRV), notater (NOT) og forsendelseslister (FOR).

side 10 Biblioteks- og ringbindsnavn Indhold Uddybning 06_ REF Referater 06-01_ BYHM Bygherremøder Referat af møder mellem bygherre og totalentreprenør/rådgiver. 06-02_ PM Projekteringsmøder Referat af møder mellem totalentreprenør, rådgivere og underrådgivere. 06-03_ PGM Projektgennemgangsmøder Referat af møder mellem totalentreprenør/rådgiver og entreprenører, underentreprenører. 06-04_ OPSM Opstartsmøder Referat af møder mellem totalentreprenør/rådgiver og entreprenører, underentreprenører inden påbegyndelse af bygningsarbejder. 06-05_ BYGM Byggemøder Referat af koordineringsmøder på byggeplads. 06-06_ SM Sikkerhedsmøder Referat af sikkerhedsmøder på byggeplads. 06-07_ IM Interne møder Referat af diverse interne møder. 06-08_ BGM Brugergruppemøder Referat af brugergruppemøder. 06-09_ SGM Styregruppemøder Referat af styregruppemøder. 06-10_ SEM Særlige/emne møder Referat af særlige/emnemøder.

side 11 Biblioteks- og ringbindsnavn Indhold Uddybning 07_ TEGN Tegninger 07-01_ BYH 07-02_ BYR 07-03_ ARK 07-04_ KON 07-05_ VVS 07-06_ EL 07-07_ ENT 07-08_ OVR Bygherre Bygherrerådgiver Arkitekt Konstruktionsingeniør VVS og ventilationsingeniør El ingeniør Entreprenør Øvrige Indeholder gældende tegninger samt tegninger under revision opdelt efter forfatter. Tegnings- og modelfiler navngives som foreskrevet i ibb CAD-manual 2000, dog anbefales det, som på øvrige filer, at der anvendes versionsstyring i tegningsfilnavnet, se side 18. Versionsangivelse i tegningsfilnavnet gør det lettere at finde tilbage til tidligere versioner, og betyder samtidig, at nærværende mappe kan indeholde både gældende tegningsversion og næste tegningsversion samtidig. I praksis gøres det ved, at man ved udgivelse af en tegningsversion, tager en kopi af tegningsfilen, og ændrer filnavnet til næste tegningsversion + f.eks. rev, så man kan se, at denne fil er under revision. Dernæst binder man eventuelle modelfiler til den tegningsfil, der skal udgives. Herved sikrer man sig, at grundlaget for tegningsfilen ikke ændrer sig, når modelfilerne et øjeblik senere ændres. Der anvendes ikke versionsstyring/-angivelse på modelfiler. Modelfilversionerne dokumenteres ved binding til tegningsfilerne. Når tegninger udsendes i f.eks. myndighedsprojekt, arkiveres en kopi af tegningerne/tegningsfilerne sammen under 14_ARKIV. Når en ny version af en tegningsfil udgives, flyttes den tidligere, tegningsversion til 15_UDG. Tegningslisterne placeres forrest i hver mappe, og navngives som tegninger/tegningsfiler med løbenummeret 00 eller 000. Niveau 2 mapperne kan efter behov underopdeles med skitser, visualiseringer, blokke m.v. mens tegnings- og modelfiler ligger direkte under partmappen. Niveau 2 mapper til f.eks. Miljøingeniør, Landskabsarkitekt, Landinspektør, Producent etc. oprettes på de projekter, hvor det skønnes nødvendigt. 07-09_ SYMB Symboler/blokke Symboler/blokke, der er fælles for projektets parter, f.eks. nordpil, tegningshoved m.v.

side 12 Biblioteks- og ringbindsnavn Indhold Uddybning 08_ BESK Beskrivelse 08-01_ BPRG Byggeprogram Udarbejdelse af byggeprogram 08-02_ RUM Rumskema 08-03_ MAT Materialedata Datablade til brug for endelig beskrivelse. 08-04_ BSB Byggesagsbeskrivelse Indhold Indhold jf. BPS publikation B101 Beskrivelsesanvisning - Byggesag. jf. BPS publikation B101 Beskrivelsesanvisning - byggesag. Hvis der på den enkelte sag kræves særlig beskrivelsesstruktur f.eks. i forbindelse med restaurerings- eller ombygningsprojekter, tilrettes nærværende biblioteksstruktur. 08-05_ ARB Arbejdsbeskrivelse Indhold jf. BPS publikation B102 Beskrivelsesanvisning - arbejder. Biblioteket kan eventuelt opdeles i entrepriser 09_ BRG Beregninger Som under 07_TEGN kan mapperne i niveau 2 efter behov suppleres med flere parter, som f.eks. Miljøingeniør, Geotekniker etc. Om nødvendigt kan parts bibliotekerne underinddeles i beregningstyper f.eks. AKUSTIK, VAR- ME, VAND, hvilket vil gøre filnavngivningen mere entydig. 09-01_ ARK Arkitekt Herunder arealberegninger mv. 09-02_ KON Konstruktionsingeniør Herunder konstruktionsberegninger for fundamenter, vægge, dæk mv. 09-03_ VVS VVS og ventilationsingeniør Herunder beregninger for varmetab, tryktab mv. 09-04_ EL El ingeniør Herunder beregninger for lys mv. 09-05_ ENT Entreprenør Herunder beregninger udført af entreprenør. 09-06_ OVR Øvrige Herunder beregninger udført af øvrige parter, f.eks. akustiske beregninger.

side 13 Biblioteks- og ringbindsnavn Indhold Uddybning 10_ KS Kvalitetssikring Herunder arkiveres bilagene fra Projektplanen, firmastandarder eller udbudsmateriale, når de tages i brug. 10-01_ PROJ Projektforudsætninger Inden opgaven igangsættes foretages en grundlagsgranskning, der skal konstatere om projekteringsgrundlaget er fyldestgørende eller indeholder ukomplette, uklare eller modstridende krav eller, der udarbejdes en plan for programmets udførelse i samarbejde med bygherre. 10-02_ GRUND Projektgrundlag / Grundlagsændringer Udarbejdelse og løbende ajourføring af lister over gældende projekt/arbejdsgrundlag med reference til referater, korrespondance mv. f.eks. i form af beslutnings/afklaringslister med angivelse af afklaringsniveau 10-03_ RISIKO Risiko områder Udarbejdelse og løbende ajourføring dokumenter vedr. risikoområder i projektet, d.v.s. konstruktioner som er vanskelige at udføre og/eller ikke mulige at kontrollere efter færdigt udført arbejde. 10-04_ NOGLE Nøgleområder Udarbejdelse og løbende ajourføring af dokumenter vedr. nøgleområder, f.eks. områder bygherren eller brugeren lægger særlig vægt på af funktionelle kvalitetsmæssige eller miljømæssige årsager. 10-05_ GRANSK Projekt- og procesgranskning Herunder arkiveres dokumentation for udført granskning; tegninger, checklister, udførelsesmetoder, granskningsmødereferater etc. 10-06_ KTRL Projekt- og proceskontrol Opfølgning og ajourføring af udbudskontrolplaner, kontrolplaner godkendt til produktion mv. 10-07_ KSDOK KS-dokumentation Modtaget dokumentation fra øvrige parter samt eget materiale efter endt udarbejdelse i 10_KS.

side 14 Biblioteks- og ringbindsnavn Indhold Uddybning 11_ MILJO Miljø og arbejdsmiljø Herunder arkiveres bilagene fra projektplan, firmastandarder eller udbudsmateriale, når de tages i brug Indhold iht. BPS publikation 121, Håndbog i miljørigtig projektering. 11-01_ MKL Miljøkortlægning Udarbejdelse og ajourføring af dokumenter vedr. miljøpåvirkning og-effekter 11-02_ MP Miljøprioriteringer Udarbejdelse og ajourføring af dokumenter vedr. væsentlige prioriterede miljøpåvirkninger på baggrund af projektgrundlag. 11-03_ MPRG Miljøprogram Udarbejdelse og ajourføring af dokumenter vedr. miljømål og virkemidler 11-04_ MS Miljøstatus Granskning af det udførte arbejde iht. Miljøplanen inkl. materiale fra myndigheder, samarbejdsparter og andre rådgivere. 11-05_ SIK Sikkerhed & Sundhed Udarbejdelse og ajourføring af Plan for sikkerhed og Sundhed, forhold vedr. Arbejdsmiljø mv. jf. BPS publikation B101. 12_ BYG Byggeledelse Herunder arkiveres bilagene fra Projektplanen eller firmastandarder, når de tages i brug samt øvrige dokumenter. Samtlige undermapper kan efter behov underopdeles i entrepriser. 12-01_ EO Entreprise- / udbudsoversigt Oversigt over entrepriser og udbuds datoer m.v. 12-02_ PAB 12-03_ TPLAN Planlægning af byggeplads Tilsynsplan Herunder Udførelsestidsplan, Logistik, Leveranceplaner, sikring af byggeaffald, arbejdspladsvurdering samt øvrige dokumenter vedr. planlægning af byggeperioden. 12-04_ TNOT Tilsynsnotater Navnet kan på de enkelte sager variere mellem tilsynsrapporter og tilsynsnotater. Herunder arkiveres både tilsynsrapporter og oversigten over disse, således at oversigten i ringbindet altid vil sidde forrest.

side 15 Biblioteks- og ringbindsnavn Indhold Uddybning 12-05_ BS Beskedsedler Herunder arkiveres både beskedsedler og oversigten over disse, således at oversigten i ringbindet altid vil sidde forrest. 12-06_ TF Tekniske forespørgsler Entreprenørens spørgsmål til rådgiveren samt rådgiverens svar herpå. 12-07_ MGL Mangellister - fra udførelsesfasen Herunder arkiveres både Forespørgsler og oversigten over disse, således at oversigten i ringbindet altid vil sidde forrest. 12-08_ FOTO Foto/video inspektion Registrering fra byggeplads med foto, video inspektion, m.m. 13_ DV Drift og vedligehold Mappe inddeles i henhold til kontraktgrundlaget, men såfremt dette ikke er specificeret i kontrakt kan mappen inddeles som nedenstående, jf. Ibb publikation 9, Driftsdata.: 13-01_ DBESK 13-02_ DTEGN Generel beskrivelse Driftstegninger 13-03_ KORT Bygningsdelskort / Driftskort 13-04_ ELO Energiforbrug / energiledelse 13-05_ VEJL 13-06_ LOG 13-07_ DPLAN Bruger- eller beboervejledning Logbog Driftsplan

side 16 Biblioteks- og ringbindsnavn Indhold Uddybning 14_ ARKIV Arkiv Nærværende mappe benyttes til arkivering af dokumentsamlinger, der markerer milepæle i projektet og/eller er bilag til kontrakter. Desuden arkiveres her dokumenter, der ikke bearbejdes direkte, men som ligger til grund for resten af projektarbejdet (eksisterende materiale og materiale fra registreringer af bygninger m.v.). Når publiserede dokumenter flyttes hertil fra de øvrige biblioteker, ændres filnavnet ikke. 14-01_ EKS Eksisterende materiale Eksisterende tegninger f.eks. hentet fra kommunens byggesagsarkiv, beskrivelser m.v. fra evt. tidligere projekt 14-02_ REG Registrering, opmåling og fotos 14-03_ PRG Programarbejde / forundersøgelser Arkivering af byggeprogram, miljøprogram m.v. 14-04_ KONK Konkurrence- / skitseprojekt 14-05_ DEL Delafleveringer Kan anvendes til arkivering af tegninger/dokumentationsfiler/ skitser, der ikke er faseafleveringer i forbindelse med projekterings- og udførelsesforløbet. Underopdeles om nødvendigt i mapper, der navngives med 14-06-XX_ afleveringsdatoen. 14-06_ DISP 14-07_ PF 14-08_ FORP Dispositionsforslag Projektforslag Forprojekt 14-09_ MYNP Myndighedsprojekt Det samlede materiale, der sendes til myndighederne for ansøgning om byggetilladelsen. Byggetilladelsen arkiveres under 04_MYN. 14-10_ HP Hovedprojekt

side 17 Biblioteks- og ringbindsnavn Indhold Uddybning 14-11_ UDBP Udbudsprojekt Det materiale som danner grundlag for bygherrekontrakt/rådgiverkontrakt/entrepriseaftale. Eksemplar af det udsendte udbudsprojekt: tegninger, beskrivelser, tidsplaner, udbudsbrev, tilbudslister, rettelsesblade mv. 14-12_ ASB Projekt As Build Tegningsmateriale og beskrivelse oprettet så det svarer til det byggede. 15_ UDG Udgået dokumentation Udgåede/annullerede dokumenter arkiveres her når ny version af det enkelte dokument udgives. Når dokumentfilerne flyttes hertil fra de respektive arbejdsbiblioteker, ændres filnavnet ikke! 15-01_ BASIS 15-02_ AFT 15-03_ OKO 15-04_ MYN 15-05_ KOR 15-06_ REF 15-07_ TEGN 15-08_ BESK 15-09_ BRG 15-10_ KS 15-11_ MILJO 15-12_ BYGPL 15-13_ DV Udgået sagsbasis Udgåede aftaleforhold Udgået byggesagsøkonomi Udgået myndighedsmateriale Udgået korrespondance Udgåede referater Udgåede tegninger Udgåede beskrivelser m.v. Udgåede beregninger Udgået KS Udgået miljø/arbejdsmiljø Udgået byggeledelse Udgået drift og vedligehold

side 18 Filnavngivning Følgende afsnit viser hvordan arkivstrukturens mappenavne med fordel kan anvendes til navngivning af filer. Navngivningsreglerne gælder ikke for tegnings- og modelfiler, der fortsat navngives efter retningslinierne i ibb CAD-manual 2000. Sagsidentifikation Filtype Ansvar Lokalisering Løbenr Hver sag gives en unik kode (evt. benyttes sagsnummeret), så filer på forskellige projekter let kan holdes adskilt. Sagsidentifikationen sikre herved mod utilsigtet overskrivning af filer fra andre sager, og giver desuden den fordel, at oprydning i vildfarne filer bliver lettere. Sags ID et bør dog være så kort som muligt. Filtypen er lig med den navnet på den mappe/det faneblad dokumentet arkiveres under. Dog gælder der for tegnings- og modelfiler samt enkelte andre dokumenter særlige forhold, som angivet Figur 1, side 19. Uanset at der på det enkelte projekt kun er valgt at anvende niveau 1 mapper, anvendes mappenavnene fra niveau 2 mapperne altid til filnavngivningen som illustreret i eksemplerne, side 20. Herved implementeres filnavngivningen hurtigere og arkivstrukturen kan vokse uden at filerne skal omdøbes, når de placeres dybere i mappestrukturen. Som ved tegnings- og modelfilnavngivningen angives i filnavnet ansvarskode. Derved sikres mod utilsigtet overskrivning af andre parters filer, når der udveksles digitalt via mails eller ved brug af projektweb, hvor strukturen med fordel kan deles af de implicerede parter. Bygningsnummer, ejendomsnummer m.v. Anvendes kun hvis det er relevant på den enkelte sag. Giver mulighed for 999 af hver dokumenttype for hver part. 000 reserveres til eventuelle dokumentoversigter, herefter nummereres fortløbende indenfor hver fil-/dokumentkategori. Løbenummeret kan med fordel anvendes til underinddeling af en parts dokumenter, hvis en part udfører flere opgaver, mellem hvilke der ønskes skelnet.

side 19 F.eks. kan VVS-ingeniøren under sin funktion have Ventilation og Sprinkler, hvilket i tegnings- og modelfilnavngivningssystemet klares ved temakoderne hhv. 57 og 581. I de øvrige filer kan tilsvarende reservere løbenumrene 000-399 til VVS-ingeniøren, løbenumrene 400-699 til Ventilation og de resterende løbenumre 700-999 til sprinkler. Derved minimeres behovet for oprettelsen af et væld af parter i arkivstrukturen. Version Version følger dokumentets revisionsbogstaver. Således har første udgivelse af dokumentet ingen version, hvorefter revisionerne navngives fortløbende alfabetisk Er der behov for foreløbige versioner af dokumentet, skal disse navngives fortløbende numerisk, men så snart alfabetiske versioner har været anvendt, kan der ikke genoptages anvendelse af numeriske versioner. Begrebet kan med fordel indføres ved navngivning af tegningsfiler. SAGSIDENTIFIKATION Dokumentnr.: SAG_ BRV - A - 3-999 - X FILTYPE Mappenavnene fra arkivoversigten med undtagelse af tegnings- og modelfilnummerering samt f lgende filtyper: BRV = Brev, fax, e-mail FOR = Forsendelsesliste(kan med fordel ogsâ anvendes til faxforsider) NOT = Notat, eksternt INOT = Notat, internt RAP = Rapporter SKIT = Skitser ANSVAR A = Arkitekt B = Bygningsejer/Bygherre C = Styring, regulering og overvâgning (CTS/SRO) E = El G = Generel projektinformation, projektleder I = Landinspekt r K = Konstruktionsingeni r L = Landskabs- og havearkitekt M = Milj ingeni r O = Reserveret P = Producent, leverand r R = BygherrerÂdgiver U = Udf rende V = VVS-ingeni r X = Reserveret Y = Myndigheder LOKALISERING LÿBENR.: VERSION.: Figur 1 Filnavngivningsnøgle

side 20 Eksempler Her følger nogle eksempler på placering og navngivning af udvalgte dokumenttyper. Sagsidentifikation: ibb Lokalisering: 10 Dokumenttyper Arkiveres under Filnavn lille sag (kun 1 niveau) Stor sag (2 niveauer) (Ekskl. filtype/extension) CAD/IT-projektaftale, 3. gældende version 02_AFT 02-03_BYHK ibb_byhk-g-10-004-b Akivoversigt (bilag til CAD/IT-projektaftale) Arkiveringsvejledning (bilag til CAD/IT-projektaftale) 02_AFT 02-03_BYHK ibb_byhk-g-10-005-a 02_AFT 02-03_BYHK ibb_byhk-g-10-006-a Projektplan, første gældende version 01_BASIS 01-02_PP ibb_pp-g-10-001 Ventilationsrapport, 8. foreløbige version 05_KOR 05-04_ING ibb_rap-v-10-003-8 Arkitektnotat, første gældende version 05_KOR 05-03_ARK ibb_not-a-10-013 Forsendelsesliste fra bygherre 05_KOR 05-03_ARK ibb_for-b-10-063 Internt bygherrenotat, første foreløbige version 05_KOR 05-01_BYH ibb_not-b-10-011-1 Sikkerhedsmødereferat nr. 17 06_REF 06-06_SM ibb_sm-u-10-017 Konstruktionsdetajle, flere etager 07_TEGN 07-04_KON ibb-t-k-10-x-5-3b Byggeprogram 08_BESK 08-01_BPRG ibb-bprg-r-10-001 Granskningsmødereferat 10_KS 10-05_GRANSK ibb_gransk-g-10-003 Plan for Sikkerhed og Sundhed 11_MILJO 11-05_ARBM ibb_arbm-a-10-001 Oversigt, tilsynsnotater fra VVS ingeniør 12_BYG 12-04_TNOT ibb_tnot-v-10-000-c Registreringsfoto 14_ARKIV 14-01_REG ibb_reg-a-10-053 Annuleret bemandingstidsplan 15_UDG 15-01_BASIS ibb_tid-a-10-004-1

side 21 Referencer ibb CAD-manual 2000 ibb publikation 9, Driftsdata BPS publikation 97, Kvalitetsstyring af teknisk rådgivning og bistand BPS publikation B100 Beskrivelsesstruktur BPS publikation B101 Beskrivelsesanvisning - byggesag BPS publikation B102 Beskrivelsesanvisning - arbejder BPS publikation 106, Kvalitetssikringsblanketter med eksempler BPS publikation 121 Håndbog i miljørigtig projektering

ibb IT brugere i byggesektoren for virksomheder, som kræver CAD/IT værktøjer med produktivitetsforøgelse ibb er en praktisk og resultatsøgende forening for CAD/IT brugere i byggesektoren. Det er ibb s vigtigste opgave at styrke CAD/IT kompetencen inden for projektering, fremstilling, udførelse og drift af byggeri ved at fremme og formidle god CAD/IT praksis at skabe og implementere fælles standarder for CAD/IT-samarbejde i byggeriet at øge udbyttet af informationsteknologi ibb blev stiftet i 1988 af 60 danske rådgivende arkitekt- og ingeniørvirksomheder. Cirka 550 virksomheder med henved 4.000 CAD-brugere og fra alle fag i dansk byggeri er medlemmer, og endnu flere anvender ibb s lagstruktur, som derved danner de facto standard i dansk byggeri. Yderligere information fås på foreningens web-side eller ved henvendelse til foreningens sekretariat: ibb Postbox 141 Gregersensvej, 2630 Taastrup Telefon 7220 2260 Fax 7220 2240 e-mail ibb@ibb.dk www.ibb.dk

Arkiv- og dokumentstruktur Pr. tradition systematiseres, navngives og arkiveres byggesagens dokumenter efter hvert firmas eget system. Men jo mere, byggeriets parter deler hinandens data og jo mere, der arbejdes på et fælles digitalt sagsbibliotek, desto større behov er der for en fælles systematik. ibb publikation 10 anviser en fælles systematik for arkivering digitalt eller på papir af dokumenterne i en byggesag, som de involverede parter producerer fra den første kontakt af bygherre, og til byggeriet synes 5 år efter aflevering. Arkiv og dokumentstruktur Pris kr. 625,00 inkl. 25% moms ISBN 87-989496-0-8