Responsive Summit Case: Novozymes Pia Lauritzen, PhD Telefon: +45 2282 8688 Mail: pia@lauritzen.dk
Forløbet kort Ultimo 2014 blev jeg hyret til at udvikle et interaktivt summit-koncept til Novozymes commercial leadership team under overskriften Opening the Box Primo 2015 lancerede Novozymes President & CEO Peder Holk Nielsen en ny corporate strategy under overskriften Partnering for impact Februar 2015 gennemførte jeg en Partnering Relay (se slide 4) blandt de kommende summit-deltagere (ca. 80 personer), der kædede formålet med det forestående summit sammen med den netop lancerede strategi Ultimo februar 2015 gennemførte jeg en mini-survey blandt udvalgte deltagere med forsk. nationalitet (se slide 12+20) Marts 2015 blev BO/BD Summit afviklet i Snekkersten
Opening the Box Novozymes kontaktede mig, fordi de mente, at det var oplagt at have noget med om spørgsmål på et Opening the Box -summit. Fordi spørgsmål åbner det, man beskæftiger sig med, som de rigtigt sagde. Men spørgsmål er og gør så utrolig meget mere, så frem for at have noget med om spørgsmål endte det med, at jeg i samarbejde med Novozymesprojektgruppen og facilitator Pernille Bøge designede en hel dag med udgangs- og omdrejningspunkt i de spørgsmål, lederne stiller hinanden på tværs af regioner, lande, afdelinger og ansvarsområder i Novozymes commercial leadership team. Et design, der: 1) tog direkte afsæt i min forskning i spørgsmål, 2) sikrede konkrete og relevante drøftelser af NZ s interne og eksterne partnerskaber, og 3) kunne gennemføres uden ekstern facilitering Det eneste konceptet krævede var en Partnering Relay og en Summit Workbook, der guidede deltagerne igennem dagen
Generelt om Stafetanalyse /Q&A Relay (døbt Partnering Relay til anledningen i Novozymes) Stafetanalyse /Q&A Relay er en undersøgelsesteknik, som jeg udviklede og pilottestede i 2008 og fik varemærkeregistreret året efter. Stafetanalyse adskiller sig fra traditionelle analysemetoder ved at fokusere på de spørgsmål, deltagerne stiller hinanden frem for på de svar, de giver hver for sig i fx spørgeskema-, interview- og fokusgruppeundersøgelser Det foregår på den måde, at der sættes stafetter i gang hos alle eller et repræsentativt udpluk af deltagerne, fx 1:5 ansatte/interessenter. Stafetten går ud på, at man skal stille et spørgsmål til en anden i eller omkring den virksomhed eller interessentgruppe, som man er en del af. Deltagerne må selv bestemme, hvem de spørger og hvad de spørger om; deres spørgsmål skal bare være relevant for virksomheden/den overskrift, man er samlet under og vigtigt for spørgeren at få besvaret. Spørgsmål og svar sendes via et digitalt værktøj, der er udviklet til at sikre opsamling og anonymitet Styrken ved Stafetanalyse er, at den både er en kvantitativ og kvalitativ metode. Den kvantitative del består i at kortlægge, hvordan deltagernes spørgsmål fordeler sig på fx regioner, afdelinger, anciennitet, teams og hierarkisk niveau. Derefter foretages en kvalitativ analyse af det samlede data (både spørgsmål og svar), der afdækker de centrale temaer i virksomhedens selvforståelse og kultur. Samlet set giver Stafetanalyse et unikt indblik i de grundlæggende antagelser og uformelle roller og relationer, der regulerer adfærden i den pågældende virksomhed eller interessentgruppe
Partnering Relay i Novozymes Uddrag af kick off mail fra de to EVP er: Partnering Relay your input matters! In preparation for the summit, we will try out something new. We will run an online Partnering Relay starting this week. The Relay is a question and answer exercise where we engage with each other on the topic of Partnering for Impact. We strongly encourage and expect you to engage with your BO & BD colleagues in the Relay. All the BO and BD summit participants are included in the Relay. The input from the Partnering Relay will shape the content of the Opening the Box summit so we count on all of you to make your voice heard. Kollektiv fortolkning af resultatet af Partnering Relay Deltagernesførstemødemed resultatetafpartnering Relay bestodi, at de blevsat sammen med kolleger, der havde stillet spørgsmål inden for det samme tema, som de selv havde. Grupperne fik udleveret alle de spørgsmål og svar, der var givet indenfor derestema, såde kunnedannesig et overblikover ogdrøftevigtige findings med hinanden. Citaterne var desuden trykt på plakater, som det var gruppernes opgave at færdiggøre ved at fremhæve og tilføje citater. Derved arbejdede deltagerne ikke blot med temaer, de selv havde udpeget, de var også ansvarlige for at fortolke, kvalificere og sætte temaerne ind i den rette kontekst...
RoomA The Museum
RoomB The MirrorCabinet
RoomC The Global Tour
Feedback fra Novozymes We found the Q&A Relay to be an engaging and effective tool when we used it in connection with a large leadership summit. The tool gave us a simple way to engage participants ahead of the event, while, at the same time, gathering input which we used to design specific sessions at the summit. At the summit, it was eye-opening to work with our question and answer patterns; the innovative display in the workshop opened up for important conversations about our structure, culture and modes of engaging. Thomas Videbæk- Executive Vice President, Business Development, Novozymes It was a non-negotiable for us to get a customized design. We wanted the event to speak to us by starting with our reality -what we are like as a company and the challenges we face. Before we hired Pia, we met with a couple of other consultants but felt that none of them "got it" and "got us." With Pia it was a co-development process where the result was truly customized. I am deeply distrustful of traditional surveys you never end up measuring what you set out to measure. Therefore it was a godsend to find the Q&A Relay tool. The approach gives you an "anti-survey" where there is room for surprises and new learning. For participant it is quick, collaborative and fun. Using the Q&A Relay tool ahead of our large leadership meeting created a buzz. It is fun to ask and answer questions of your smart colleagues! As a global company, we also found the tool useful across national, language and cultural barriers. Knowledge sharing is always a challenge, and this was an innovative way to do it. Our organization became smarter and our teams more connected to each other. Marie Mathiesen - Executive Assistant, Novozymes
Tættere på metoderne Case: Novozymes Ved Pia Lauritzen, ph.d.
The models illustrate question and answer patterns between the various areas, tenure ranges, regions and titlecategoriesin Business Operations and Business Development The sizeof the nodes reflectshowmanyquestionsthe individuals/areas have received The location of the nodes reflectscenter and peripheryin the internal network based on the exchange of questions and answers between individuals/areas The thicknessof the arrowsreflectsthe numberof questionsthathas beensent from oneareato another Tenure ranges Regions Title categories
Ideen med The Q:ACT Wheel The Q:ACT Wheel is a tool that helps people reveal their blind spots and at the same time multiply their approach to a given subject
Blind spots: To see or not to see
Global Ambitionen om at afdække ligheder og forskelle mellem forskellige sprogbrugeres forståelse af og tilgang til partnering blev kompliceret af to forhold: 1. Langt størstedelen af lederne i Novozymes commercial leadership team er som det er tilfældet i mange andre globale virksomheder med hovedsæde i Danmark eller andre vestlige lande hvide mænd i 40 erne med enten dansk eller engelsk som modersmål. Da deltagerne ydermere orienterede sig meget mod headquarter var datamængden fra personer med andre modersmål end dansk og engelsk meget begrænset 2. Det var ikke muligt at indhente data på deltagernes modersmål (da det ville sænke processen betydeligt, hvis vi skulle lægge oversættelsesmekanismer ind imellem spørger og svarer), og al kommunikation i Partnering Relay foregik derfor på engelsk. Det betød, at jeg ikke kunne foretage analyser af de grammatiske udeladelsesmønstre, der ifølge min forskning kan være afgørende for at forstå forskelle mellem (sprog)kulturer Som kompensation for den manglende kulturrelevante data fra Partnering Relay gennemførte jeg en mini survey blandt 20 deltagere fra henholdsvis USA, Brasilien, Canada, Mexico, Indien, Japan, Malaysia, Kina, Belgien, Danmark, Holland, England, Tyskland, Portugal, Spanien og Schweiz, hvor: 1. Deltagerne svarede på deres modersmål, som efterfølgende blev oversat til engelsk af enten dem selv eller professionelle tolke 2. Oversættelserne fulgte de principper, jeg har brugt i min forskning med at oversætte i overensstemmelse med modersmålets grammatik i stedet for engelsk ( volapykoversættelser ) 3. Deltagernes rå citater blev brugt til at illustrere ledelsesteamets mange forskellige udtryk for og forventninger til det samme