Foreløbig version af Brugervejledning til GS1Trade Sync v 0.5 januar 2015 www.gs1.dk/gs1tradesync
Indhold Brugervejledning til GS1Trade Sync:... 4 Logon:... 4 Forsiden:... 5 Opret en Basisenhed:... 6 Første del af produktoprettelsen (Basisenhed):... 6 Hjælpetekst:... 8 Anden del af produktoprettelse (basisenhed):... 21 Hovedinformation... 21 Produktidentifikation... 23 Kontaktinformation... 25 Produktstatus... 27 Produktegenskaber... 28 Prisinformation:... 32 Emballage... 32 Dimensioner:... 34 Opbevaring og håndtering... 35 Farligt gods... 37 Farlige substanser... 39 Oprindelses oplysninger:... 40 Mærkning... 41 Økologiske produkter... 41 Ø-mærket / Statskontrolleret Økologisk... 41 EU s økologilogo... 43 Afgifter og moms:... 44 Pakkehierarkiinformation... 44 Produktets bæredygtighed:... 45 Public/Non-public... 46 Udefineret adgang:... 48 Er du i tvivl om hele eller dele af dit hierarki skal være public/non-public?... 48 Palle uden GTIN:... 50 Fødevarer, drikkevarer og tobak... 51 Generisk information... 51 Side 2 af 90
Marketing information... 51 Ernæringsinformation... 52 Kemikalieinformation... 54 Sikkerhedsdatablad... 54 Lægemiddelinformation... 54 Elektronik:... 55 Tredje del, oprettelse af Emballageenhed (kolli):... 56 Er produktet et display?... 59 Hierarki... 62 Valider... 62 Publicer:... 65 Søg efter et produkt... 67 Rediger et produkt... 68 Ny version (redigering af Start gyldighedsdato)... 69 Oprettelse af sortiment (mix kolli):... 72 Sletning af ikke-publicerede produkter... 76 Sletning af publicerede produkter... 77 Eksporter/download data i PDF, CIN eller HTML... 78 Subskriptioner:... 79 Andre features:... 81 Vægtvariable produkter:... 81 Hjælpetekst:... 82 Flere target markets:... 82 Handelspartnere med specielle data:... 84 Opret skabelon:... 86 Opret produkt efter skabelon:... 87 Side 3 af 90
Brugervejledning til GS1Trade Sync: Logon: For at logge på GS1Trade Sync skal du bruge dette link https://www.gs1tradesync.dk, den bruger og password, som du har modtaget i en mail. Vi anbefaler, at du bruger Internet Explorer version 10 eller 11, Google Chrome eller FireFox. Spørg eventuelt din IT afd. Angiv først det modtagne brugernavn og derefter password for at få adgang til systemet. Klik på log på knappen og vent på at forsiden kommer frem. Side 4 af 90
Forsiden: Forsiden består af en blå menubjælke med dit virksomhedslogo, dit brugernavn, Produkt og Administration. Hvis du har rollen Firma Admin, kan du i menuen vælge mellem Produkt og Administration, hvis du er gæst eller publisher, har du kun Produkt at vælge imellem. Ved at klikke på Administration kan du se og redigere dine virksomhedsoplysninger. Du kan også få en liste over brugere og oprette nye brugere. Hvis du klikker på GS1 Logo/ dit navn kommer følgende detaljer frem: Side 5 af 90
Du kan her skifte sprog, og du kan logge af systemet på den orange knap. Ved at klikke på Produkt kan du søge, oprette nye produkter, oprette skabeloner og få en liste over de datamodtagere, der modtager information om dine produkter. Hvis du vil redigere et produkt, skal du først finde dit produkt under Søg produkt. Denne funktion gennemgås i afsnittet Søg efter et produkt. Skabeloner gennemgås ligeledes i et senere afsnit. Selve oprettelsen af en basisenhed er her opdelt i en første og anden del. Første del omfatter obligatoriske felter, som skal udfyldes uanset produkttype. Anden del indeholder produktspecifikke oplysninger. Tredje del er oprettelse af emballageenhed. Følg vejledningen til hele dit hierarki er færdigt og publiceret. Produktet er ikke tilgængeligt for datamodtagere før det er publiceret. Opret en Basisenhed: Du starter altid med at oprette basisenheden. Basisenheden er den mindste enhed og dermed det laveste niveau i pakkehierarkiet, fx en forbrugerenhed. Basisenheden er basis for at kunne oprette yderligere pakkeniveauer. Klik på Nyt produkt under Produkt for at starte din oprettelse. Første del af produktoprettelsen (Basisenhed): På den side som fremkommer, når du har klikket på Nyt produkt, er alle felter obligatoriske og skal udfyldes for at kunne oprette et produkt. Siden er opdelt i afsnit. Hvert afsnit har en orange overskrift. Alle orange overskrifter kan du finde i venstre side af programmet, når du er kommet længere i din oprettelse. Vi gennemgår hele siden, et felt ad gangen. Side 6 af 90
Hovedinformation er det første menupunkt, som du skal gennemgå. Den lyseblå bjælke til højre omkring skabelon, kommer vi tilbage til i senere afsnit. I det første felt indtastes GTIN på basisenheden. GTIN står for Global Trade Item Number (Stregkode), og er produktets varenummer. Et GTIN kan bestå af 8, 12, 13 eller 14 cifre. Der skal altid indtastes 14 cifre. Udfyld med foranstillede nuller. Hvis det fx er et GTIN-13, skal der sættes et 0 foran. Hvis GTIN ikke er korrekt, eller det er brugt til et andet produkt, kommer en rød boks med fejltekst frem. Brug tabulator eller musen til at komme videre til næste felt. Side 7 af 90
Hjælpetekst: Hvis du er i tvivl om, hvad der skal stå i et felt, kan du få en hjælpetekst frem ved at køre musen henover feltets overskrift, peg på og hjælpeteksten kommer frem. Næste felt er Landekode for Target Market: I dette felt vælger du target market(s), som produktet skal oprettes til fx Danmark. Du kan vælge flere lande ved at klikke på landet. Vi anbefaler, at man først opretter og validerer til et target market, før man opretter til det næste, da det kan blive uoverskueligt at se, hvilke fejl der hører til hvilket target market, når man skal til at validere. Desuden vil de fleste data, der er ens for de target markets, du opretter til, overføres fra det første til det næste, så du ikke skal taste de samme oplysninger igen. (Ej implementeret endnu) Side 8 af 90
Datoerne er automatisk udfyldt med dags dato. Du kan ændre start- og publikationsdatoerne, hvis du ønsker en anden dato. Start gyldighedsdatoen skal dog ALTID være det samme igennem hele hierarkiet! Start gyldighedsdato betyder: Publikationsdato betyder: Jeres kunder får IKKE adgang til produktdata før publikationsdatoen og kan ikke bruge data før start gyldighedsdatoen. OBS: Hvis du opretter en basisenhed til en allerede eksisterende emballageenhed SKAL start gyldighedsdatoen sættes til samme dato som på emballageenheden! Her skal du angive producentens GLN. Hvis du er producenten, er det dit GLN, som du indtaster. Klik på Tilføj, tast navn eller GLN. HUSK at Gemme. Side 9 af 90
Hvis producenten IKKE fremgår af listen, angiver du producentens GLN og gemmer. Når du når til anden del af oprettelsen, skal du huske at udfylde Navn på produktionsanlægget (producentens navn) under menuen Produkt header. Side 10 af 90
I menupunktet produktidentifikation skal angives, hvilken enhed der er tale om, produktets varemærke og beskrivelse af produktet. Side 11 af 90
I feltet Beskrivelse af enhed vælger du, hvilken type enhed, der er tale om, fx basisenhed. Husk altid at starte med basisenheden og byg pakkehierarkiet ud fra den. Oprettelse af emballageenhed gennemgås i afsnittet Oprettelse af emballageenhed. I feltet Varemærke skal du taste produktets brand eller varemærke. Husk at skrive det på samme måde hver gang, da datamodtager bruger dette som søgekriterie. Vælg altid Ja til basisenhed når du starter et pakkehierarki. På alle andre niveauer i pakkehierarkiet vælger du Nej. Felterne Kort varetekst: Sprogkode, Funktionelt navn og Kort varetekst hører sammen. Først vælger du det ønskede sprog. Derefter skriver du tekst i Funktionelt navn f.eks. Kaffe og i kort varetekst f.eks. Hele kaffebønner, espresso. Hvis du vil have tekst på flere sprog, klikker du på + tilføj ny beskrivelse. Dermed får du tre nye felter, hvor du igen vælger et sprog og indsætter tekst. Du kan slette ved at klikke på x ude til højre for Kort varetekst. Side 12 af 90
I feltet Produktklassifikation skal du angive produktets GPC kode. GPC er en GDSN attribut og klassificerer en varetype. GPC koden er den kode, der sørger for at aktivere regler i systemet, fx hvis det er frostvarer, aktiveres temperatur angivelse. Det kan også være den GPC kode, datamodtagerne har som søgekriterie, når de skal subskribere jeres varer. Hvis du ikke kender produktets GPC kode, så klik på forstørrelsesglasset. Der vil nu komme en liste frem. Side 13 af 90
Find det relevante nummer ved enten at skrive en søgetekst på engelsk eller klik rundt og klik vælg. Du skal altid vælge et nummer fra nederste niveau i kategorien. Når der ikke er en figur man kan åbne yderligere kategorier til, er du på sidste niveau og du kan vælge. I feltet Leverandørens interne varenummer skal du indtaste jeres interne varenummer. Side 14 af 90
I feltet Importklassifikation har du mulighed for at angive tre typer importklassifikation. Der skal indtastes otte cifre under dit valg af importklassifikation. Der må IKKE være punktummer, mellemrum eller andre tegn mellem tallene. Hvis toldtarifnummeret er længere end 8, angives kun de første 8 tal. Klik på + Ny importklassifikation, hvis du har behov for mere end et nummer. I feltet Produktstatus, vælger du, hvilken status dit produkt har. Du skal vælge Ja eller Nej til alle muligheder. Til sidst sætter du datoen for, hvornår varen er disponibel fra. Forbrugerenhed = Dette GTIN sælges ude i butikkerne Forsendelsesenhed = Denne enhed kan sendes alene Bestillingsenhed = Din kunde bestiller på dette GTIN Faktureringsenhed = Din kunde faktureres på dette GTIN Side 15 af 90
I afsnittet Emballage skal du udfylde, om emballagen er returnerbar (om der er pant på), og i feltet Emballagetype vælges, hvilken emballagetype produktet er pakket i, fx flaske eller karton. Herover vælger du den type emballage, produktet er pakket i, fx flaske eller karton. Side 16 af 90
I afsnittet Dimensioner skal produktets fysiske dimensioner angives. Regler for, hvordan et produkt skal måles og vejes findes i GDSN Package Measurement Rules. I hele GS1TradeSync kan du kun benytte punktum i mål og vægtangivelser, ikke komma! I feltet Mængdevariabelt produkt skal du angive, om dit produkt fx varierer i vægt. I feltet Relevant for prissammenligningsgrundlag vælges Ja eller Nej. Relevant for prissammenligning betyder, at forbrugeren ude i butikken får mulighed for at kunne sammenligne prisen på hyldeforkanten ved at se fx kilo prisen. I feltet Nettoindhold kan du fx angive antal styk eller milliliter. Du kan benytte punktum fx 0.5 centiliter. I de øvrige felter angiver du produktets mål og vægt. GS1 anbefaler, at alle mål indtastes i millimeter og vægt indtastes i gram for at følge GDSN reglerne. Benyt ikke komma eller punktum. Vær opmærksom på at dimensionerne, der angives er korrekte og stemmer overens med jeres eget system. Hvis dit produkt indeholder farlige substanser (kemikalier), skal det angives her i feltet Farlig substansinformation. Vælg NEJ eller IKKE relevant hvis dit produkt er en fødevare. Side 17 af 90
I feltet oprindelsesland angiver du, hvilket oprindelsesland dit produkt har ved hjælp af rullegardinet. I afsnittet Mærkning skal du angive Stregkodetype, og om produktet er prismærket. I feltet Stregkodetype vælger du den type stregkode, der er på produktet fx EAN UCC 13 symbol. Side 18 af 90
Når du opretter et produkt skal feltet Momsangivelse udfyldes. Bemærk at der er to muligheder for Danmark enten Standard 25% eller Momsfri 0%. De øvrige muligheder er til andre target markets. Her skal du afgøre, om dit produkt skal være Public (tilgængeligt for alle) eller Privat (tilgængeligt for specifikke datamodtagere). Hvis du vælger Privat, skal du derefter vælge de datamodtagere, der skal have adgang til produktet. Side 19 af 90
Klik på gem! Nu har du gennemgået første del af produktoprettelsen. Hvis der er fejl og mangler i din oprettelse, vil det fremgå af røde markeringer. Fejlene ses også i en liste øverst på siden. Ret eventuelle fejl og gem før du kan komme videre. Hvis der ikke er fejl, åbnes anden del af oprettelsen. Side 20 af 90
Anden del af produktoprettelse (basisenhed): Du har nu indtastet de mest grundlæggende data til dit produkt, og produktet er gemt i databasen. Du kan derfor vælge at fortsætte din oprettelse nu eller på et senere tidspunkt. Hvordan du finder produktet frem igen gennemgås i afsnittet Søg og rediger. Efter du har gemt første del af produktoprettelsen, er du nu klar til anden del. Menupunkterne til venstre indeholde felter, der kan udfyldes for at færdiggøre oprettelsen. Det markeres med en rød prik ud for det enkelte menupunkt, hvis der er et obligatorisk felt, som skal udfyldes. Gå alle menupunkterne igennem og udfyld de relevante felter. HUSK at gemme før du vælger et nyt menupunkt. Hovedinformation I Hovedinformation fanebladet kan man tilføje flere oplysninger omkring producent(er), varemærke og om produktet er mærket med RFID (Radio frekvens ID) og batchnummer. Feltet Kombinationsprodukt betyder, om produktet er en sampak fx en flaske øl med et drikkeglas eller en pakke blandende sodavands- og fløde is. Der kan angives minimums- Side 21 af 90
bestilling, hvis produktet er en bestillingsenhed, om der er garanti på produktet, og i gennem hvilken handelskanal produktet sælges - fx detailhandlen eller apoteker. Hvis du i producentens GLN har indtastet en virksomhed, der er ukendt, skal du huske at angive producentens navn her. (Er ikke implementeret!) Side 22 af 90
Start gyldighedsdato D8286 (effective date) er den dato, hvor produktet er gyldigt fra, altså hvor den bliver publiceret i systemet, så datamodtagere kan se produktet i systemet. Denne dato kan lige nu IKKE ændres! Vær derfor opmærksom på når du ændrer i et hierarki, at datoen på basisenheden IKKE er nyere end de øvrige niveauer i hierarkiet. Hvis kolli eller displays bliver koblet sammen med en basisenhed, der har en nyere startgyldighedsdato, får du ikke mulighed for at publicere hierarkiet. I Salgskanal kan du angive, hvilken sektor produktet sælges i. Man kan vælge flere. Produktidentifikation Til fanen Produktidentifikation er mange felter allerede udfyldt fra oprettelsessiden. Man kan angive yderligere beskrivelser af produktet. Tryk på firkanten med det grønne flueben. Side 23 af 90
Herunder et billede der viser, hvad der forventes at blive skrevet i Funktionelt navn (Kort fortalt hvilken slags vare), Kort vare tekst (beskrivelse af varen) og Varebeskrivelse (Nogen detailhandlere bruger denne til hyldeforkant tekst) Under produktklassifikation er der mulighed for at angive yderligere specifikationer til produktets GPC kode Side 24 af 90
Der er også mulighed for at angive ISBN, ISSN eller et UNSPSC nummer samt mulighed for at informere, om produktet erstatter et andet produkt ved at tilføje den gamle vares GTIN. Kontaktinformation Her kan man oplyse, hvordan forbrugeren kan kontakte leverandøren i tilfælde af spørgsmål omkring produktet. Side 25 af 90
Side 26 af 90
Produktstatus Til fanen Produktstatus kan man angive produktets livscyklus. Oplysninger omkring produktets status er udfyldt tidligere. Det er her, man sætter dato ind, hvis produktet skal slettes eller ikke længere er disponibelt! Side 27 af 90
Produktegenskaber I menupunktet Produktegenskaber er der mulighed for at angive specifikke egenskaber ved dit produkt. Indeholder dit produkt fx alkohol, skal du angive alkohol % og aldersgrænse. Du skal gennemgå alle felterne og udfylde alle dem, som er relevante for dit produkt. Ved at Klikke på Tilføj åbnes flere felter, som kan udfyldes. Er du ved at oprette en fødevare, bliver du krævet at tage stilling til om det er Økologisk eller ej. Side 28 af 90
I feltet D8389 D8390 angives den indholdsangivelse, der står på den fysiske etiket. Dette felt er krævet i Sverige. Side 29 af 90
I ekstern produktinformation har du mulighed for at uploade ekstern information, fx brugervejledning eller URL til billede. Side 30 af 90
På alle fødevarer og drikkevarer skal angives, hvorvidt produktet er økologisk eller ej. Hvis JA, skal felt D8073 (navn på udsteder af certifikat) og D8075 (navn på mærket) angives. Side 31 af 90
Prisinformation: Her kan man indtaste prisinformation. Vi anbefaler at man kun angiver priser hvis produktet er prismærket, fx cigaretter. Emballage Hvis du er i gang med at oprette en palle eller et display, kan du i menupunktet Emballage udfylde palleinformation. Du er ved at oprette en basisenhed, og derfor er det eneste felt, som skal udfyldes under dette menupunkt Emballagemateriale og tilhørende vægtangivelse. Klik gem og fortsæt. Side 32 af 90
Hvis du vælger tilføj emballagemateriale, åbner nedenstående billede. Side 33 af 90
Dimensioner: I menupunktet Dimensioner er der allerede udfyldt information om produktets højde, bredde og dybde. Bemærk at hvis du vælger Ja til Relevant for prissammenligningsgrundlag, skal Relevant indhold for prissammenligning også udfyldes, fx 100 gram. Du kan fx også tilføje drænet vægt. Produkt-nesting er ikke relevant for basisenhed. Side 34 af 90
Opbevaring og håndtering I menupunktet opbevaring og håndtering kan du angive data om opbevaring, holdbarhed og transport. For basisenheder er det relevant at udfylde temperatur- og holdbarhedsoplysninger på fx fødevarer. Palleopbygning, håndteringsinstruktioner og transportoplysninger kan udfyldes på kolli- og palleniveau. Stablingsfaktor er det samme som antal lag. Det vil sige hvor mange produkter må stables oven på hinanden, uden der sker skade på det nederste lag. Side 35 af 90
Side 36 af 90
Farligt gods I menupunktet Farligt gods kan du angive information om produkter med klassifikationen farligt gods. Under + Tilføj forordning kan du angive forskellige regulationskoder, fx flammepunkt. Husk at gemme før du går videre til næste menupunkt. Hvis du trykker på Tilføj farlige informationsdetaljer, får du en ny side, hvor du kan angive flere oplysninger. Under Yderligere information om farligt gods får du en ny side frem, hvor du kan tilføje flere informationer. Side 37 af 90
Side 38 af 90
Farlige substanser: Her angives informationer, hvis produktet indeholder farlige substanser. Hvis du vælger Ja skal du udfylde Faresymbol, R- og S- Sætning. Side 39 af 90
Oprindelses oplysninger: I fanen Oprindelse kan man oplyse, hvor varen er produceret, er opvokset/dyrket/fisket, slagtet, og hvor den sidst er blevet forarbejdet. Side 40 af 90
Mærkning I fanen Mærkning kan man angive, hvilke mærker og symboler varen er mærket med. For fødevarer er det relevant at udfylde, om der er ingredienser trykt på emballagen (1169 attribut), datomærkning og evt. logoer. Økologiske produkter Har et produkt et eller flere økologiske logoer, skal informationerne angives for alle de pågældende logoer. Se 2 eksempler på de følgende sider 2. Ø-mærket / Statskontrolleret Økologisk Vi befinder os her under fanen Produktegenskaber, hvor der angives om et produkt er økologisk eller ej. Her skal der også angives, hvem der er udsteder af certifikatet, samt Side 41 af 90
hvilket kvalitetsmærke, der er tale om. Er produktet påført flere forskellige logoer, tilføjer man et nyt felt og angiver den/det pågældende udsteder/kvalitetsmærke. Herefter går man ind under fanen Mærkning, hvor det er muligt at angive, hvilket logo, der fysisk er påført produktet. Her vælges der ud fra en kodeliste, hvilket logo, der er tale om. Det er muligt at angive flere forskellige logoer i samme felt. Der skal vælges Statskontrolleret økologisk Side 42 af 90
EU s økologilogo Vi befinder os her under fanen Produktegenskaber hvor der angives om et produkt er økologisk eller ej. Her skal der også angives, hvem der er udsteder af certifikatet, samt hvilket kvalitetsmærke, der er tale om. Er produktet påført flere forskellige logoer, tilføjer man et nyt felt og angiver den/det pågældende udsteder/kvalitetsmærke. Herefter går man ind under fanen Mærkning, hvor det er muligt at angive, hvilket logo der fysisk er påført produktet. Her vælges der ud fra en kodeliste, hvilket logo der er tale om. Det er muligt at angive flere forskellige logoer i samme felt. Der skal vælges EU s organiske landbrugsprodukt-logo Side 43 af 90
Afgifter og moms: I fanen Afgifter kan man angive punktafgifter, fx kaffeafgift, og om MOMS satsen er Standard =25% eller Momsfri = 0%. Hvis du åbner en afgiftsbox, men ikke udfylder data i den, SKAL du huske at slette den på x, da du ellers får en fejl, når du validerer og publicerer. Pakkehierarkiinformation Er ikke relevant for Basisenheder. Pakkehierarki gennemgås under Opret et kolli og Opret et sortiment. Side 44 af 90
Produktets bæredygtighed: Her angiver man information omkring, hvordan man må skille sig af med sit produkt, hvis der fx er batterier inkluderet, eller hvis det er kemikalier eller medicin. Side 45 af 90
Public/Non-public Her angiver du, om produktet skal være public, eller om det kun er bestemte datamodtagere, der må have adgang til produktet (Er angivet i første del af oprettelsen). Du skal altid angive enten Public eller mindst en datamodtager ellers bliver produktets status Udefineret adgang, når du publicerer = Privat kun til jer. Tryk på den blå knap, hvis produktet skal være public for alle. Bekræft på den grønne knap. Side 46 af 90
Hvis produktet kun skal være tilgængeligt (non-public) for enkelte datamodtagere, skal du vælge Tilføj datamodtager. Vælg en modtager og tryk på den grønne knap. Du kan tilføje flere ved at gentage denne proces. Side 47 af 90
Udefineret adgang: Hvis du glemmer at definere, om produktet er Public eller Non-public når du publicerer, får produktet status Udefineret adgang. Tryk på Rediger og sæt adgang til enten public eller vælg datamodtager(e), se forrige afsnit. Er du i tvivl om hele eller dele af dit hierarki skal være public/non-public? Så start altid fra basisniveauet og spørg: Skal denne kun sælges til en specifik kunde?, eller er det muligt den skal indgå i fx mix kolli til andre kunder?. Gå derefter et niveau højere og spørg det samme. HUSK hvis basisenheden er Privat, så skal alle de andre niveauer også være Privat til samme datamodtager(e). Side 48 af 90
Side 49 af 90
Palle uden GTIN: I tilfælde af at dit produkt pakkes direkte på en palle, som ikke har et GTIN, kan du her angive palleoplysninger. Husk hvis der kun er en basisenhed i hierarkiet, skal der stå JA til bestillings- og faktureringsenhed og forsendelsesenhed under Produktstatus. Pallestablingsfaktor er det antal paller, der må stå oven på hinanden, typisk 1. Side 50 af 90
Fødevarer, drikkevarer og tobak Generisk information I fanen generisk information kan man angive oplysninger om konservering og øvrige oplysninger. Marketing information Under Marketing information kan man tilføje yderligere oplysninger, der ikke allerede er oplyst. Side 51 af 90
Ernæringsinformation Under information har man mulighed for at angive allergener, ingredienser, ernæringsinformation, E-numre mm. Tallene til højre i de grå bokse angiver, hvor mange informationer, der allerede er angivet under fanen. Omkring ernæringsinformation skal man i indgangsbilledet vælge, om informationen gælder et tilberedt eller ikke tilberedt produkt. Side 52 af 90
Hvis man vælger tilberedt, får man nedenstående muligheder. Hvis du vælger IKKE tilberedt, får du et lignende billede, blot UDEN tobaksinformation. Under Kalorieværdi får du mulighed for at indtaste Kcal og Kjo. Angivelse af øvrige 1169 attributter findes i de øvrige faner. Se guide om 1169 på vores hjemmeside www.gs1.dk. Side 53 af 90
Kemikalieinformation I menupunktet Kemikalie- og lægemiddelinformation kan du angive yderligere sikkerhedsoplysninger om dit produkt. Sikkerhedsdatablad Her kan du angive yderligere sikkerhedsoplysninger om dit produkt. Du kan fx angive GHS information og Faresætning. Husk at gemme. Lægemiddelinformation Her kan du angive medicininformation Side 54 af 90
Elektronik: I denne fane kan du angive batteriinformation. Du har nu oprettet en basisenhed. Det næste, der gennemgås er oprettelse af en emballageenhed. Øverst på siden klikker du på + Opret næste pakkeniveau. Et nyt skærmbillede vises. Side 55 af 90
Tredje del, oprettelse af Emballageenhed (kolli): Alle relevante data skal indtastes på samme måde, som du gjorde, da du oprettede basisenheden. GTIN, Target market og producentens GLN indtastes. I feltet Antal enheder i produkt, angives antal basisenheder i emballagen. I menupunktet Produktidentifikationer skal du huske at vælge en anden enhed end basisenhed, fx Emballageenhed. Du vælger en anden enhed under Beskrivelse af enhed. Side 56 af 90
Under menupunktet Produktklassifikation indtastes Leverandørs interne varenummer. Under menupunktet Produktstatus skal alle felter udfyldes med Ja eller Nej. Under menupunktet Mærkning angives Stregkodetype og Ja eller Nej til Prismærkning. Under menupunktet Emballage markeres om emballagen er returner bar, og hvilken emballagetype emballageenheden har. Under menupunktet Dimensioner angives mål og vægt på emballageenheden, ligesom du angav på basisenheden. Side 57 af 90
Husk at gemme. Dernæst åbnes 2. del,og du skal gennemgå menupunkterne til venstre, hvor der er en rød markering. Side 58 af 90
Emballageinformation: Her skal du angive, hvilken palletype emballageenheden pakkes på. Er produktet et display? Hvis enheden er pakket i et salgsklar-display, der kan sættes ude på butikshylden angives JA. Under dimensioner åbnes nye felter til angivelse af displayets dimensioner Side 59 af 90
Under Opbevaring og håndtering skal du huske at taste antal lag, antal kolli pr palle og stablingsfaktor. Under pakkehierarki kan du se, at antallet i kolli allerede er overført, og man kan se, hvilken basisenhed der er koblet til. Side 60 af 90
Produktsammensætning (ikke krævet). Her kan du angive, hvordan basisenhederne er pakket i kollien, fx 2 i dybden og 5 i bredden. Hvis emballageenheden pakkes på palle uden GTIN, kan du her angive pallevægt og dimensioner. HUSK stablingsfaktor (hvor mange paller må stables oven på hinanden). Side 61 af 90
Hierarki Når du har været alle relevante faner igennem, kan du inden du validerer og publicerer tjekke dit hierarki ved at vælge knappen Hierarki. Herunder viser billedet en baseunit(basisenhed) og en case, der indeholder 10 base unit. Du kan vælge forskellige niveauer i hierarkiet blot ved at klikke på en af de røde bokse. Derved får du informationerne frem på det pågældende GTIN. Valider Du kan nu trykke valider Side 62 af 90
Du får nu en liste over de produkter, der skal valideres Tryk på Valider. Du vil nu enten få en accept eller et valideringsresultat om, at der er en fejl, der skal rettes, inden hierarkiet kan valideres. Hvis der er fejl, du ikke lige kan finde, så hent Excel arket Hvor finder jeg Feltet på vores hjemmeside www.gs1.dk under services, GS1Trade Sync, Guides og dokumentation. Her kan du søge efter D-nummeret på det felt der henvises til i fejlen. Side 63 af 90
Hvis valideringen går igennem uden fejl, kan du publicere hierarkiet. Side 64 af 90
Publicer: Nu er pakkehierarkiet klart til at blive publiceret. Klik på knappen Publicer. Vælg Publicer. Side 65 af 90
Nu er hierarkiet publiceret! Først bliver status blå indtil produktet er registreret i Global Registry. Når den skifter til grøn Publiceret er produktet tilgængelig for datamodtagere. Der kommer nye ikoner Udskriv og Rediger. Udskriv ses kun på højeste niveau i pakkehierarkiet (kolli eller palle). Side 66 af 90
Søg efter et produkt Når du skal finde et produkt, som du skal færdiggøre eller redigere, skal du vælge Produkt i den blå bjælke og dernæst søg produkt. Du kan søge et produkt ved at indtaste et GTIN husk at der skal indtastes 14 cifre sæt foranstillede 0 hvis du har et GTIN-13 eller GTIN-8 - eller brandnavn og klik på forstørrelsesglasset. Vælg udvidet søgning ved at klikke på de tre prikker. Hvis du vælger udvidet søgning, får du flere søgemuligheder. Du kan bruge de forskellige søgekriterier eller klikke på den blå søgeknap og få alle produkterne vist. Side 67 af 90
Du vælger produktet ved at klikke på det blå GTIN. Rediger et produkt Hvis produktet IKKE har været publiceret, kan du rette og tilføje de data, du vil. Hvis det er et produkt, der allerede er publiceret, skal du klikke på knappen Rediger. Knappen Rediger kommer kun frem på produkter, der er publiceret. Alle de felter, der må ændres, bliver nu åbnet for redigering. Når du er færdig, skal du huske at validere igen ved at klikke på Valider -knappen. OBS: Når du åbner et produkt for redigering, skal du huske, at når du validerer/publicerer bliver hele hierarkiet valideret. Hvis der er fejl eller mangler i de øvrige niveauer i hierarkiet, skal de også rettes inden du får lov at validere/publicere. Side 68 af 90
Du har nu to muligheder enten change by refresh eller correct. 1) Vælg correct, hvis du skal rette fejl i produktoplysninger, der normalt ikke er tilladt at rette ifølge Regler for tildeling af GTIN. 2) Vælg change by refresh, hvis du skal opdatere produktoplysninger, hvis det tillades ifølge Regler for tildeling af GTIN. Nu kan du vælge Valider. Det samme gør du i publicer. Du har nu gennemgået søg- og redigerfunktionen i GS1Trade Sync. Ny version (redigering af Start gyldighedsdato) Hvis du skal koble en ny basisenhed til en allerede oprettet emballageenhed, kan du få en fejl at start gyldighedsdatoen skal være nyere eller lig med basisenhedens. Start med at publicere basisenheden uden emballageenheden. Du skal evt. rette produktstatus til JA på fakturerings- og bestillingsenhed for at kunne dette. Side 69 af 90
Dernæst finder du emballageenheden frem, men i stedet for at trykke Rediger trykker du nu på ny version Hvis du har en Afventer version, skal du slette den, før du trykke ny version. Et vindue åbner: Datoen i Effective Date skal enten stå som dags dato eller den dato, din basisenhed har. De to firkanter til højre beskriver blot, hvilket produkt du er ved at lave en ny version af. Tryk Done. Nu er start gyldighedsdatoen ændret Side 70 af 90
Og du kan nu tilføje din basisenhed under pakkehierarkiinformation og evt. andre data, der skal tilføjes eller rettes. Side 71 af 90
Oprettelse af sortiment (mix kolli): Nu skal du i gang med at oprette et sortiment. Det er vigtigt, at alle de basisenheder, der indgår i sortimentet er oprettet og publiceret. Hvis det er gamle produkter, er det en god idé at opdatere data og publicere dem igen, INDEN du går i gang med sortimentet. Husk at når du opretter et sortiment, skal start-gyldighedsdatoen være den samme eller nyere i forhold til start-gyldighedsdatoen for basisenhederne. For at oprette et sortiment skal du i Beskrivelse af enhed vælge Display (mixkolli) eller Mixmodul. Du skal oprette et sortiment på samme måde, som du oprettede en basisenhed. Udfyld felterne i Produktidentifikation. I menupunktet Produktklassifikation skal der vælges en GPC kode på samme måde, som du valgte i forbindelse med oprettelse af basisenheden. Husk at et sortiment ikke kan indeholde forskellige GPC koder. I menupunktet Produktstatus skal du sætte status til bestillingsenhed og faktureringsenhed. Husk også at et sortiment ikke kan være en forbrugerenhed. Under menupunktet Mærkning vælges Stregkodetype, og om produktet er prismærket. Desuden vælges Emballagetype. Under menupunktet Dimensioner udfyldes højde, bredde og vægt for sortimentet. Vær opmærksom på at angive bruttovægt korrekt, og at dybden er større end bredden. Bruttovægt er lig det samlede antal basisenheders bruttovægt, som indgår i sortimentet, inklusive lastbæreren. Husk også at højde og bredde altid skal være større end højde og bredde på basisenheden. Side 72 af 90
Husk at gemme. Når du har gemt første side, skal du gå menupunkterne igennem i venstre side, hvor der er røde markeringer Det er vigtigt at have styr på produktets pakkehierarki. I menupunktet Pakkehierarkiinformation skal du udfylde antallet af forskellige basisenheder og det totale antal basisenheder i sortimentet. (Skulle gerne ske automatisk når du udfylder antal i felt D8270 + GTIN i felt D8249). Herunder et eksempel med 4 forskellige basisenheder med i alt 240 enheder. Side 73 af 90
Her tilføjer du det totale antal basisenheder pr. GTIN Husk at Gemme! Tjek hierarkiet er oprettet korrekt ved at klikke på ikonet hierarki. Side 74 af 90
Når du har indtastet alle data, vælger du Valider. Du kan publicere, når der ikke vises nogen fejl. Side 75 af 90
Sletning af ikke-publicerede produkter Varer og versioner, der IKKE er publiceret, kan du selv slette. Husk at starte øverst i hierarkiet, da man ikke kan slette en basisenhed, hvis der er tilknyttet kolli og/eller paller før disse også er slettet. Hvis du har flere varer, der skal slettes, åbner du produktlisten og markerer og trykker slet IKKE implementeret endnu! Side 76 af 90
Sletning af publicerede produkter Hvis varen er publiceret/udgivet kan den kun slettes ved at man i skærmbilledet Produktstatus og indsætter Dato for sletning D8139 eller Slutdato for fremstilling D8324. Førstnævnte anvendes, hvis produktet aldrig har været solgt. Sidstnævnte, når produktet har været solgt. Derpå gemmer og publicerer du data igen. HUSK at hvis du sætter slet-dato på en basisenhed, skal du også sætte slet-dato på evt. kolli og displays, hvor denne basisenhed indgår. Datoen bliver meldt ud til de datamodtagere, der har subskriberet varen, når dato for sletning bliver publiceret. Varen kan ses i dit system, indtil den bliver fysisk slettet efter 48 måneder fra poolen (regler om genbrug af GTIN). I Nødstilfælde er proceduren at sende en mail til GS1Tradesync@GS1.dk, der så vil hjælpe med sletning. Det er en meget omstændelig og tidkrævende proces at slette varer i Global Registry, og vi kan kun sende data, der skal slettes en gang pr. uge. Derefter tager det ca. en uge, før sletningen er en realitet. Side 77 af 90
Udskriv/Eksporter/download data i PDF, CIN eller HTML Hvis du vil eksportere de indtastede data til en af ovennævnte formater, skal du først åbne Produktlisten Helt ude til højre på varelinjerne er der er et ikon, der ligner en sky på højeste niveau i hierarkiet. Når du peger på skyen med musen, får du de tre muligheder Vælg det ønskede format og dokumentet bliver downloaded og åbner på skærmen. Side 78 af 90
Subskriptioner: I menupunktet Produkt, har du mulighed for at se, hvilke virksomheder, der har sat subskriptioner op på dine produkter. Klik på den grå pil. Derved får du en liste over datamodtagere. Hvis du vælger en af datamodtagerne, får du en liste over hvilke produkter, de har mulighed for at hente. Hvis du har udenlandske kunder, skal du kigge under fanen Ekstern. Side 79 af 90
Vælg den datapool kunden tilhører. En liste over leverandører i den valgte datapool, der har sat subskription op ses til venstre. Vælg den leverandør hvis subskriptioner du vil se. Ud for produkterne kommer der forskellige ikoner frem. De grønne flueben betyder de er modtaget uden fejl. Et papir ikon betyder, der er fejl. Tjek disse varer igennem! Det bliver senere mulighed for at klikke på papirikonet for at få fejllisten frem. Side 80 af 90
Andre features: Vægtvariable produkter: Når du opretter vægtvariable produkter, skal du under afsnittet vælge JA i feltet Mængdevariabelt produkt D8297. Når du har sagt JA, vil du i 2. del af vareoprettelsen se et felt under dimensioner, der hedder Variabel vægt: Afvigelsesprocent Her angiver du, hvor meget vægten max afviger. Side 81 af 90
I de øvrige vægt- og dimensionerfelter angiver du gennemsnits- vægt og mål. Hjælpetekst: Hvis du er i tvivl om, hvad der skal stå i et felt, kan du ved at føre musen henover feltets overskrift og pege på få hjælpeteksten frem. Flere target markets: Hvis dit produkt skal oprettes til flere markeder, kan du enten på første side i oprettelsen vælge alle de lande produktet skal oprettes til, eller vente til side 2 i oprettelsen. På side 2 gør du følgende: Side 82 af 90
Tryk på pil ned til højre for Dannebrog. Dermed åbner en dropdown med Danmark og ved siden af et felt med Tilføj nyt marked. Tryk på tilføj. Vælg land i dropdown og tryk på den blå knap. Du kan angive flere lande med samme procedure. Vælg Sverige for at komme ind i produktdata. Alle globale data fra Danmark er overført til den Svenske profil, så nu skal du blot gå igennem og udfylde de specielle svenske informationer. Du kan finde en guide til det svenske marked på vores hjemmeside. Side 83 af 90
Handelspartnere med specielle data: Hvis du i et target market har handelspartnere, der fx skal have mulighed for at få produkter før andre, kan du oprette disse under hvert target market. Tryk på tilføj handelspartner. Side 84 af 90
Tast GLN eller firmanavn på partneren og tryk på den blå knap. Tryk på Coop Denmark for at åbne produktdata. Side 85 af 90
Du kan nu ændre fx disponibel dato eller andre data, som er forskellig fra de oprindelige data og de data, som COOP skal modtage. HUSK at valider og publicer når du er færdig med dine ændringer. Opret skabelon: Hvis du skal oprette mange varer, hvor indholdet ligner hinanden, kan du spare tid hvis du opretter en skabelon først, som du så kan bruge med standardinformationen i til alle produkterne. Under Menupunktet Produkt, vælger du Opret ny skabelon. Side 86 af 90
Giv skabelonen et sigende navn fx shampoo, basisenhed. Husk at gemme En skabelon åbner. De felter, der er markeret med en rød cirkel er felter, der normalt er krævet, når man opretter et produkt. Husk at gemme på hver side! Noget information behøver du ikke udfylde i skabelonen, men kan vente til du opretter det rigtige produkt. Opret produkt efter skabelon: Når du skal oprette en vare efter en skabelon, kan du gøre det på 2 måder. Side 87 af 90