Revisionsberetninger til årsregnskab 2012, revisionens bemærkninger med besvarelser

Revisionsberetninger til årsregnskab 2012, revisionens bemærkninger med besvarelser 2. Revisionsbemærkninger til årsregnskabet 2.1 Generelle bemærkninger Revisionen har ikke givet anledning til generelle bemærkninger, og det er i øvrigt vores opfattelse, at der med udgangspunkt i sidste års revisionsbemærkninger er sket fremskridt på en række områder. Dette ses blandt andet i nedgangen af områdespecifikke revisionsbemærkninger fra 2011 til 2012. 2.2 Områdespecifikke bemærkninger, årsregnskabet generelt (Bemærkninger der fremgår af Revisionsberetning for 2012 vedrørende årsregnskabet) 2.2.1 Opfølgning på tidligere års revisionsbemærkninger revisionsbemærkning nr. 6 Generelle IT-kontroller Rapporterede svagheder i de generelle it-kontroller, jf. afsnit 1.4.1 i beretningen for 2011, er i det væsentligste afhjulpet i 2012, og vi har ikke identificeret nye væsentlige svagheder. Kommunen har i forbindelse med overgangen til KMD Opus gennemgået alle tidligere prismebrugeres rettigheder med henblik på oprettelse i KMD Opus. Vi har dog fået oplyst, at der endnu ikke er etableret en formel De svagheder, som revisionen rapporterede om i sidste års beretning er ifølge revisionen i det væsentligste afhjulpet i 2012. Der var dels tale om it brugeres rettigheder i forhold til kommunens hidtidige økonomisystem, Prisme, som nu er afløst af nyt system, Opus, dels om IT brugeres rettigheder til KMD fagsystemer. Ved overgangen til Opus er samtlige økonomisystembrugere blevet nyoprettet og har fået tildelt rettigheder, der er relevante i forhold til 1

procedure for den fremtidige håndtering af oprettelser, nedlæggelser og periodisk revurdering af brugere i KMD Opus, men at dette arbejde vil blive iværksat i løbet af 2013. Omkostningsdisponering Rapporterede svagheder og risici vedrørende "Opsætning af økonomisystem", "Ledelsestilsyn og dokumentation for udførte kontroller" og "Betalingsfiler", jf. afsnit 1.4.2 i beretningen for 2011, er i det væsentligste også gældende for 2012, men er ifølge det oplyste løst i 2013 ved overgang til KMD Opus. I den forbindelse er vi blevet forelagt nye/ændrede forretningsgangsbeskrivelser til kommunens regulativ "Principper for økonomistyring". Under forudsætning af, at de nye/ændrede forretningsgangsbeskrivelser efterleves for 2013 og fremover, er det vores forventning, at revisionsbemærkningen kan "lukkes" i 2013. Løn Rapporterede kontrolmangler mv. på lønområdet, jf. afsnit 1.4.3 i beretningen for 2011, er i det væsentligste afhjulpet i 2012, og vi har ikke identificeret nye væsentlige svagheder. Der er dog fortsat ikke etableret specifikke og dokumenterede interne kontroller til sikring af, at løn til direktionen og ansatte med adgang daglige jobfunktioner. IT brugeroprettelser skal gå igennem nærmeste daglige leder og skal begrundes ud fra den ansattes behov i forhold til udførelse af arbejdsopgaver. Der arbejdes fortsat på at få procedurer og daglig administration af IT brugere gjort mest mulig hensigtsmæssig for derved bl.a. at sikre, at den enkelte IT brugers rettigheder til enhver tid matcher behov. Rapporterede svagheder og risici påpeget af revisionen i beretningen for 2011 skulle være løst i 2013 med overgang til KMD Opus økonomisystem som revisionen også selv konkluderer. Der er tilbudt undervisningen til samtlige ansatte, der har til opgave at gennemføre ledelsestilsyn og opgaver vedr. ledelsestilsynet er beskrevet i kommunens Principper for økonomistyring. Det er korrekt, at udvidet kontrol af løn til direktion og ansatte med adgang til lønsystemer er et af de områder, som er fravalgt med henblik på at tilpasse ressourcer til opgavemængden i administrationen. Kontrol af de nævnte personalegrupper indgår dog som en del af det almindelige ledelsestilsyn på de pågældende områder. 2

til lønsystemet er korrekt beregnet og udbetalt. Der er ikke interne eller eksterne krav hertil, men det er vores vurdering, at der kan være en øget offentlig bevågenhed omkring aflønningen af den nævnte personkreds. Der er derfor risiko for, at selv mindre væsentlige fejl og mangler vil kunne medføre negativ omtale. Vi skal derfor fortsat anbefale, at der etableres en intern kontrolprocedure, som sikre en dokumenteret gennemgang af lønnen til den nævnte personkreds. Balancen Rapporterede fejl og mangler i balancens regnskabsposter samt anbefalinger hertil, jf. afsnit 1.4.4 i beretningen for 2011, er påbegyndt afhjulpet i 2012, men er ikke afsluttet ved året udgang. Vi har således også ved vores stikprøvevise gennemgang for 2012 konstateret flere statuskonti, som: ikke foreligger dokumenteret afstemt ikke er værdiansat korrekt ikke er tilstrækkeligt sagsbehandlet, f.eks. hvor der henstår uafklarede differencer og manglende afklaring af åbenstående poster, hvoraf nogle er flere år gamle De konstaterede fejl og mangler medfører usikkerhed omkring værdiansættelsen i balancen og den eventuelle afledte driftspåvirkning i driften, ligesom der kan være risiko for økonomiske tab. Vi skal derfor henstille, at den igangværende proces for "oprydning" af statuskonti opprioriteres, og der foretages en dokumenteret kvalitetssikring heraf. Med hensyn til kontrol af løn til ansatte med adgang til lønsystemer skal det tilføjes, at det ren systemteknisk ikke er muligt for den enkelte lønmedarbejder at indberette til eget personnummer. I øvrigt er begge de nævnte grupper af ansatte underlagt samme generelle lønkontroller som alle andre ansatte. Der er igangsat en proces, som skal sikre at samtlige statuskonti foreligger afstemt. Processen er meget højt prioriteret og forventes afsluttet inden udgangen af 2013. Ansvaret for kontrol af, at statuskonti bliver afstemt indgår som en del af ledelsestilsynet. Som en del af den proces, der skal sikre at alle statuskonti underlægges en løbende kontrol/afstemning, vil hver enkel statuskonto blive påført en kode, der viser hvilket område, der har ansvaret for, at der foreligger en afstemning. Revisionen pegede i 2011 beretningen på en række specielt kritiske statuskonti, som ikke var afstemt disse konti er nu blevet behandlet og afstemninger er enten igangsat eller sker nu løbende. Samtlige afstemninger sker ud fra en afvejning af væsentlighed kontra risiko, hvilket vil sige, at konti med mange og store poster afstemmes oftere end konti med få poster. 3

2.2.2 Momsrefusion revisionsbemærkning nr. 7 I forbindelse med revisionen har vi identificeret en række områder, hvor kommunen er berettiget til at hjemtage minimum 850 t.kr. mere i momsrefusion for 2012. De konkrete observationer er drøftet med økonomiafdelingen, og vi har anbefalet: at de konkrete fejl for 2012 berigtiges i 2013 at det undersøges, om der er sket flere lignende fejlkonteringer i 2012, og i bekræftede fald, at disse også berigtiges at det undersøges, om der er sket lignende fejlkonteringer tidligere år og i bekræftende fald, at disse også berigtiges Det bemærkes i øvrigt, at observationer relaterer sig til specifikke problemstilling, og at det i øvrigt er vores vurdering, at kommunen i al væsentlighed hjemtager momsrefusion i overensstemmelse med gældende bestemmelser. De mulige momsrefusionsfejl, som revisionen peger på, vil alle blive undersøgt nærmere og såfremt der er tale om reelle fejl, vil disse blive berigtiget i 2013. Samtidig vil der ske en yderligere gennemgang af de områder, hvor revisionen har fundet fejl og det vil blive vurderet hvorvidt en detaljeret kontrol af eventuelle andre konteringsfejl med momsmæssig betydning vil være berettiget. Kommunens nye økonomisystem har en indbygget funktionalitet der betyder, at der kommer en automatisk advarsel, såfremt en bruger forsøger at kontere en regning inkl. moms på en konto i økonomisystemet, der ikke afløfter moms. Områdespecifikke bemærkninger, socialområdet (Bemærkninger der fremgår af Revisionsberetning for 2012 vedrørende Social og beskæftigelsesrettede udgifter, der er omfattet af statsrefusion) 3.2 Internt kontrolsystem revisionsbemærkning nr. 1 3.2.1 Arbejdsmarkedsafdelingen (Social- og Integrationsministeriet og Beskæftigelsesministeriet) Vi har i forbindelse med vores gennemgang af de interne kontroller på jobcentrets område konstateret, at der ikke er udført ledelsestilsyn i det omfang, der er fastsat i jobcentrets interne retningslinjer for ledelsestilsynet. Forholdet er drøftet med jobcentret, der er 3.2.1 For 2013 udarbejdes et årshjul for det første halvår, hvoraf det fremgår hvilke fagelementer, der udtages til ledelsestilsyn. Der er indgået aftale med Deloitte ved Steen Larsen om assistance til udarbejdelse af en metode, der kan håndtere ledelsestilsyn på konkrete fagområder således at man ser på hele sagsbehandlingen 4

opmærksom på, at der ikke er gennemført et ledelsestilsyn i det omfang, der er fastsat i de interne retningslinjer. Vi har endvidere drøftet muligheden for at omlægge ledelsestilsynet til et helhedsorienteret ledelsestilsyn frem for den nuværende model, hvor der tages udgangspunkt i emner og kontrolpunkter i forhold til sagsbehandlingen. over en givende periode. Ledelsestilsynet vil blive håndteret i forhold til den gældende lovgivning på det enkelte område samt det foreliggende administrationsgrundlag. Formålet med at omlægge ledelsestilsynet til et helhedsorienteret tilsyn er at sikre, at jobcentret får et indblik i den samlede sagsbehandling, og hvor der måtte være områder, som kræver en ekstraordinær indsats, kompetenceudvikling. 3.2.2 Borgerservice (Social- og Integrationsministeriet) Vi har i forbindelse med vores gennemgang af området konstateret, at der ikke er gennemført ledelsestilsyn for områderne i 2012. Forholdet er drøftet med afdelingen, der er enig. Afdelingen har oplyst, at der er etableret en forretningsgang for ledelsestilsyn for 2013. Vi skal dog anbefale, at der gennemføres et ledelsestilsyn for 2012. 3.3 Konteringspraksis på revalideringsområdet revisionsbemærkning nr. 2 Vi har i forbindelse med vores løbende revision for 2012 foretaget en analyse af konteringspraksis på revalideringsområdet for perioden 2011 og 2012. Analysen viser, at der er konteret en forholdsvis stor andel af udgifterne til revalidering på funktion 5.80 grp. 002 revalidering med 30 % refusion. 3.2.2 I forlængelse af revisionsgennemgangen har Borgerservice som beskrevet etableret en forretningsgang for ledelsestilsyn 2013. Desuden har Borgerservice foretaget ledelsestilsyn vedr. kontrol af udbetalinger for 2012. Kontrollen kan fremvises hvis behov herfor. Gennemgang af sager på revalideringsområdet er tilrettelagt til at omfatte 310 sager, der har været aktive i hele eller dele af perioden fra 2011 og frem til nu. Der er lavet skema til gennemgang af sagernes aktiviteter. Denne gennemgang vil blive startet i uge 38. Vi tyvstarter nok lidt, idet der er noget tastearbejde, vi kan få lavet af en administrativ 5

I 2011 er der bogført i alt 8.584.120 kr. på funktion 5.80 grp. 002 med 30 % refusion, svarende til ca. 43 helårs personer på revalideringsydelse. I 2012 er der bogført i alt 5.101.772 kr. på funktion 5.80 grp. 002 med 30 % refusion, svarende til ca. 25 helårs personer på revalideringsydelse. Vi har i forbindelse med vores sagsrevision på revalideringsområdet udtaget et antal sager med henblik på kontrol af konteringen for perioden 2011 og 2012 og har i den forbindelse kunnet konstatere, at de udtagne sager fejlagtig var konteret på funktion 5.80 grp. 002 med 30 % refusion mod rettelig funktion 5.80 grp. 012 med 50 % refusion. Det er således vores opfattelse, at en forholdsvis stor andel af udgifterne konteret på funktion 5.80 grp. 002 er fejlkonteret og burde være konteret på funktion 5.80 grp. 012. medarbejder før processen, hvor sagsbehandlerne tjekker og regulerer ud fra journalnotater og kendskab i øvrigt. Det er aftalt, at alle sager fra før 1. januar 2013 gennemgås af sagsbehandlerne i Jobcenteret og alle efter denne dato gennemgås af ydelsessagsbehandlerne. Sidstnævnte er gjort, idet disse sager kan rettes op med det samme i KMD Aktiv. Indsamlet information vil sammenholdt med de afholdte udgifter til revalideringsydelse på de pgl. borgere, vil være grundlaget for berigtigelsen. Vi forventer, at gennemgangen kommer til at vare indtil medio oktober 2013 - set ud fra et hensyn til den ordinære drift. Fejlkonteringerne betyder, at Fredericia Kommune har hjemtaget for lidt i refusion på området. Forholdet er drøftet med afdelingen, der har oplyst, at der er igangsat en gennemgang af revalideringssagerne med henblik på at sikre korrekt kontering og hermed refusionshjemtagelse. 3.4 Fleksjobbere ansat i Fredericia Kommune revisionsbemærkning nr. 3 Vi har i forbindelse med vores revision konstateret, at den anvendte praksis i forbindelse med beregning af løntilskud i forbindelse med borgere ansat i fleksjob i Fredericia Kommune betyder, at der Alle sager vedr. 2012 og 2013 gennemgås med henblik på berigtigelse i forhold til evt. forkert refusionsafregning til arbejdsgivere. 6

udbetales for meget i løntilskud i de tilfælde, hvor den udbetalte løn er højere end den tilskudsberettigede løn. Forholdet er drøftet med afdelingen, der har oplyst, at der er iværksat gennemgang af samtlige fleksjobsager med henblik på at sikre korrekt beregning og afregning af løntilskud til arbejdsgivere Der udtages 50 sager som fordeles henholdsvis på private arbejdsgivere samt Fredericia Kommune, som skal forelægges revisionen til kontrol af berigtigelsesmetode/afrapportering. Der er udarbejdet et regneark til brug for berigtigelsen som forelægges revisionen. De 50 sager forventes at være afdækket senest 01. oktober 2013. Det er besluttet i Arbejdsmarkedsafdelingen, at der skal sikres gennemgang af alle de offentlige fleksjobansatte ved Fredericia Kommune skal være gennemgået inden 31. december 2013, således at der sikres korrekt afregning af tilskud for 4. kvartal 2013. Det drejer sig om ca. 150 sager. Refusionshåndteringen har tidligere været henlagt til lønkontoret, hvilket ændres fremadrettet, således at Fredericia Kommune i fremtiden skal anmode via NemRefusion svarende til øvrige arbejdsgivere. Anmodningen vil blive varetaget af lønkontoret, idet de p.t. håndterer alle anmodninger om refusioner på arbejdstagere for de enkelte afdelinger/institutioner Efterfølgende gennemgås refusionssagerne hos private arbejdsgivere hvor gennemgangen forventes afsluttet senest 30. juni 2014. 3.5 Refusionsopgørelser revisionsbemærkning nr. 4 Regneark forelægges revisionen i forbindelse med kontrolgennemgang af de 50 først udtagne sager. 7

Vi har i forbindelse med vores revision af kommunens refusionsopgørelser konstaterede, at der ikke foreligger en dokumenterede kvalitetssikring af refusionshjemtagelsen. Forholdet er drøftet med afdelingen, der har oplyst, at der ikke foretaget en egentlig kvalitetssikring af refusionsopgørelserne. Vi skal henstille til, at der udarbejdes en procedure for kvalitetssikring af kommunens refusionsopgørelser. Udover den generelle bemærkning vedr. kommunens refusionsopgørelser har revisionen afgivet nogle specifikke bemærkninger til de enkelte refusionsopgørelser. 3.6 Systemafstemninger revisionsbemærkning nr. 5 Vi har i forbindelse med vores revision anmodet om dokumentation for afstemning mellem de sociale ydelsessystemer og kommunens økonomisystem for følgende systemer KMD-aktiv Pensionssystemet Børne- og ungeydelsessystemet Underholdsbidrags systemet Boligstøtte systemet Sygedagpenge systemet Boliglånsystemet Forholdet er drøftet med afdelingen, som har oplyst, at der ikke foretages afstemninger mellem ydelsessystemerne og kommunes Det er korrekt, at der ikke foreligger en dokumenteret kvalitetssikring af refusionsopgørelserne på det sociale område. Ved udarbejdelse af refusionsopgørelser gennemgås disse dog for eventuelle åbenlyse fejl før indsendelse til centrale myndigheder. Ligeledes kontrolleres via den løbende budgetopfølgning, hvorvidt hjemtagen statsrefusion stemmer overens med forbrug på refusionsberettigede driftskonti. En yderligere dokumenteret kontrol skønnes ikke at skabe merværdi i forhold til de ressourcer, der skulle afsættes til opgaven. Samtlige specifikke bemærkninger til refusionsopgørelser er, som beskrevet i revisionsberetningen, afklaret med revisionen under deres besøg i kommunen. Der er tidligere gennemført en såkaldt systemafstemning, det vil sige overordnet tjek af, at samtlige udbetalinger fra fagsystemer også registreres i kommunens økonomisystem. I forbindelse med en tidligere reduktion af administrationen blev opgaven med disse systemafstemninger meldt ind som en mulighed for at spare på ressourcer i administrationen. Der er således tale om et bevidst fravalg, vurderet ud fra nytteværdien af denne opgave. Det skal understreges, at det som sådan ikke vil være muligt at gennemføre en udbetaling via et fagsystem uden at denne også registreres i økonomisystemet. Den fejlmulighed, der kunne være, er at udbetalinger registreres på mellemregningskonti og ikke i kommunens driftsregnskab. Dette 8

økonomisystem, idet det er bevidst nedprioriteret. Det er endvidere oplyst, at der heller ikke er foretaget en registrantafstemning. skulle dog gerne opdages via jævnlig afstemning af samtlige mellemregningskonti, en proces, der allerede er igangsat. Korrekt overførsel af data fra ydelsessystemerne til økonomisystemet er en forudsætning for valide økonomital og herunder også for refusionshjemtagelsen. Efter vores opfattelse er det derfor god regnskabsskik at kunne dokumentere afstemningen heraf, og vi skal henstille til, at afstemningerne foretages. 9