Program for intern overvågning
Indhold 1 Indledning 2 1.1 "Ledelseserklæring" 2 1.2 Omfattede selskaber 3 1.2.1 Beskrivelse af de omfattede virksomheder 4 2 Overvågningsansvarlig 5 3 Overordnet politik for indgåelse af aftaler 6 3.1 Hvilke aftaler er omfattet 6 3.2 Markedsvilkår 6 3.3 Dokumentation 7 3.4 Opbevaring af dokumentation 8 4 Politik for indgåelse af aftaler indkøb 9 5 Politik for indgåelse af aftaler om bygge- og anlægsarbejder 9 6 Politik for indgåelse af aftaler med kommunal aftalepart 10 7 Politik for indgåelse af koncerninterne aftaler 12 8 Politik for indgåelse af finansielle aftaler 13 8.1 Opgørelse af udeståender med kommuner 13 9 Politik for information om program for intern overvågning 14 10 Politik for kontrol med program for intern overvågning 15 11 Årsberetning 16 12 Overordnede tidsfrister 17 1
1 Indledning Direktionen i Halsnæs Forsyning koncernen har godkendt nærværende program for intern overvågning. Programmet er ligeledes forelagt koncernens bestyrelse til orientering i april 2012. Det interne overvågningsprogram er iværksat i henhold til bestemmelserne herom for vandsselskaber. For at sikre en ensartet forretningsgang i hele koncernen samt tillige sikre generel overholdelse af reglerne ved fællesindkøb er det valgt at det interne overvågningsprogram er gældende for alle koncernens selskaber. Følgende selskaber er således omfattet af det interne overvågningsprogram: Halsnæs Forsyning A/S Halsnæs Spildevandsforsyning A/S Halsnæs Vandforsyning A/S Halsnæs Renovation og Genbrug A/S Halsnæs Varmeforsyning A/S Bestemmelserne omkring det intern overvågningsprogram er ens for alle virksomhederne, men af faglige hensyn er der udpeget forskellige overvågningsansvarlige for de respektive selskaber. 1.1 "Ledelseserklæring" Nærværende program for intern overvågning er etableret i medfør af bestemmelserne i vandsektorloven. Programmet skal i medfør af loven medvirke til, at de omfattede selskaber ved aftaleindgåelse kun varetager egne økonomiske interesser og ikke andre selskabers eller interessenters interesser. Det er i vandsektorloven bestemt, at aftaler skal indgås på markedsvilkår, dog gælder der særlige forhold i kommunalt ejede koncerner om indgåelse af aftaler til kostpris aftaler skal foreligge skriftligt på aftaletidspunktet der gælder særlige regler om aftaler, som indgås ved køb af ydelser fra kommuner. Vandselskaber skal med afsæt i ovenstående udarbejde et internt overvågningsprogram med en beskrivelse af de forholdsregler og procedurer, der kan sikre, at aftaler bliver indgået på de nævnte betingelser. Overvågningen omfatter foruden selve programmets etablering også en efterfølgende kontrol af, at selskabets konkrete aftaler rent faktisk opfylder de nævnte krav. Halsnæs Forsyning koncernen har iværksat følgende tiltag: Etablering af overvågningsprogram med en tilknyttet kontrolprocedure for at sikre aftaleindgåelse på markedsvilkår 2
Procedure for sikring af dokumentation for at væsentlige aftalers priser og vilkår kan dokumenteres. Der udarbejdes på grundlag af programmet en årsberetning, som indeholder En beskrivelse af programmet En beskrivelse af programmets gennemførelse, herunder den foretagne kontrol med overholdelsen af programmet. I medfør af bekendtgørelsen om programmet for intern overvågning skal årsberetningen være ledsaget af en revisorerklæring og endvidere indeholde En oversigt over selskabets udestående mellemværender med kommuner opgjort inkl. renter på tidspunktet for offentliggørelse af årsberetningen, og En oversigt over de mellemværender, der er afviklet helt eller delvist på tidspunktet for offentliggørelse af årsberetningen, jf. bekendtgørelse om afvikling af mellemværender mellem kommuner og vandselskaber. Nærværende program, dets efterlevelse og forankringen i organisationen er vedtaget og godkendt i direktionen. 1.2 Omfattede selskaber Programmet for intern overvågning omfatter i medfør af vandsektorloven følgende selskaber: Halsnæs Vandforsyning A/S Halsnæs Spildevandsforsyning A/S Herudover indgår følgende selskaber i programmet Halsnæs Forsyning A/S Halsnæs Affald A/S Halsnæs Varmeforsyning A/S Det bemærkes, at ingen selskaber har en selvstændig organisation, idet koncernen er organiseret med alle medarbejdere ansat i Halsnæs Forsyning A/S, hvorfra de udlejes til koncernselskaber. Programmet for intern overvågning er således etableret og administreret af Halsnæs Forsyning A/S. 3
1.2.1 Beskrivelse af de omfattede virksomheder De omfattede virksomheder er selskabsretligt organiseret med Halsnæs Forsyning A/S som moderselskab for koncernens øvrige selskaber De enkelte selskaber kan nærmere beskrives ved følgende: Halsnæs Forsyning A/S Selskabet ejes 100 % af Halsnæs Kommune. Selskabets funktion er at eje aktier i de underliggende driftsselskaber. Alle koncernens ressourcer er placeret i selskabet og der er aktivitet ved udlejning og salg af medarbejder, driftsmidler og ydelser til driftsselskaberne.. Halsnæs Spildevandsforsyning A/S Selskabet sørger for transport af spildevand samt rensning heraf i dele af Halsnæs Kommune. Halsnæs Vandsforsyning A/S Selskabet sørger for indvinding og distribution af vand i dele af Halsnæs Kommune med udganspunkt i Frederiksværk. Halsnæs Varmeforsyning A/S Selskabet sørger for produktion og distribution af varme i dele af Halsnæs Kommune primært i Frederiksværk by. Halsnæs Affald A/S Selskabet sørger for afhentning af renovationsaffald i Halsnæs Kommune samt drift af genbrugsstationer i Halsnæs Kommune. 4
2 Overvågningsansvarlig Det er besluttet, at der udpeges overvågningsansvarlige, med ansvar for etableringen af programmet for intern overvågning, den løbende kontrol, udarbejdelse af årsberetning m.v. De overvågningsansvarlige refererer direkte til direktionen. De overvågningsansvarlige skal med iværksættelsen af programmet for intern overvågning godkende indgåelsen af samtlige aftaler for de omhandlede selskaber. Ansvaret for overholdelse af indkøbsprocedurer og -politikker samt programmet for intern overvågning påhviler den enkelte medarbejder. Herunder ansvaret for udarbejdelse af dokumentation m.v. samt indhentelse af godkendelse hos den overvågningsansvarlige. De overvågningsansvarlige er opdelt på koncernens enkelte selskaber ud fra nedenstående opdeling: Finn Ellegaard: Knud Karlsen: Ivor Jørgensen: Halsnæs Spildevandsforsyning A/S Halsnæs Affald A/S Halsnæs Varmeforsyning A/S Halsnæs Vandforsyning A/S Halsnæs Forsyning A/S 5
3 Overordnet politik for indgåelse af aftaler Efter vandsektorloven skal selskabernes aftaler om køb og salg indgås skriftligt på markedsvilkår. Endvidere skal de aftaler, der er omfattet af reglerne i bekendtgørelse 1468 af 16. december 2009 om kommunal administration for visse vandselskaber, være prissat til kostpris indtil slutningen af 2012. Formålet med, at aftaler skal indgås på markedsvilkår, og at dette skal overvåges internt, er at sikre det grundlæggende princip, at vandselskabets aftaler alene skal varetage selskabets egne interesser og ikke indebærer diskriminering af kunder eller leverandører. Virksomhederne skal drives omkostningseffektivt, og reglerne om intern overvågning skal forhindre, at der overføres midler til interesseforbundne virksomheder gennem accept af for høje priser ved indkøb eller for lav prissætning af vandselskabets egne produkter. Interesseforbundne virksomheder er selskaber, der er økonomisk forbundet, eller virksomheder, der har en gensidig økonomisk interesse knyttet til deres aktiver, f.eks. ejendomme. Halsnæs Kommune er som ejer at betragte som en økonomisk interesseforbunden part. Virksomheder med ledelsesmæssigt personsammenfald eller andre personalemæssige bindinger er ikke nødvendigvis direkte økonomisk interesseforbundne. Men ved indgåelse af aftaler kan det være relevant også at tage højde for sådanne forhold for at sikre sig imod varetagelse af uvedkommende hensyn. 3.1 Hvilke aftaler er omfattet Aftaler om køb og salg af varer, tjenester, finansielle ydelser som f.eks. lån, udlån og garantistillelse samt bygge- og anlægsarbejder, er omfattet af den interne overvågning. Der sondres ikke mellem, om en aftale indgås med en ekstern eller koncernintern part. Det har ingen betydning, om salgsaftaler vedrører selskabets kerneydelser eller eventuelle tilknyttede aktiviteter. 3.2 Markedsvilkår En aftale er indgået på markedsvilkår, hvis selskabet forud for kontraktindgåelse har undersøgt markedet for at opnå den bedste kombination af pris og kvalitet ved køb og salg af varer og tjenester. Aftaler, der har overholdt forskrifterne for udbud i tilbudsloven eller EU s udbudsdirektiver, anses for at være indgået på markedsvilkår. Aftaler, som ikke er udbudspligtige skal kunne sandsynliggøres at være indgået på markedsvilkår (priser, betalings- og leveringsbetingelser). Der skal ved indgåelse af ikke-udbudspligtige aftaler ske en afsøgning af markedet, så aftalernes priser og vilkår kan afstemmes med de almindeligt forekommende betingelser i markedet og ikke bliver ugunstige for selskabet 6
Særlig dokumentationspligt - 100 tkr. Der hviler en særlig dokumentationspligt på aftaler med en økonomisk værdi på mere 100 tkr. Ved økonomisk værdi forståes den samlede mulige økonomiske værdi af en aftale. Det vil sige den umiddelbare kontraktsum og de mulige økonomiske konsekvenser af aftalen, eksempelvis ved misligholdelse. Ovenstående skal ske således at Halsnæs Forsyning overfor Forsyningssekretariatet kan dokumentere, hvordan indgåelsen af hver enkelt købs- eller salgsaftale er begrundet. For ikke-udbudspligtige aftaler, hvis værdi ikke overstiger 100 tkr., skal der foreligge en kort skriftlig begrundelse fra den aftaleansvarlige, som sandsynliggør, at aftalen er indgået på markedsvilkår. Opdeles en sammenhængende aftale i mindre aftaler, som hver især ikke overstiger 100 tkr., skal disse betragtes som sammenhængende aftaler, og underlagt samme dokumentationskrav som aftaler som overstiger 100 tkr. Den overvågningsansvarlige kan foretage kontrol af ikke-udbudspligtige aftaler, som ikke overstiger 100 tkr. Der kan indgås rammeaftaler, således at løbende indkøb der foretages på aftalen kun skal godkendes en gang. 3.3 Dokumentation Ved indgåelse af aftaler gælder følgende. Dokumentation for aftaleindgåelse forelægges snarest muligt efter aftaleindgåelse for den overvågningsansvarlige. Den som indgår aftalen har ansvaret herfor. Til brug for den overvågningsansvarliges godkendelse af en aftale skal følgende foreligge: Kort beskrivelse og specifikation af aftalens indhold - Art - Omfang - Særlige specifikationer Pris og vilkår - dokumentation for markedsvilkår - Hvis aftalen er udbudspligtig, anses udbud for tilstrækkelig dokumentation - Hvis ikke udbudspligtig, skal selskabet kunne dokumentere, at indgåelsen af de enkelte aftaler er begrundet. - Hvis ikke udbudspligtig, og værdien af aftalen ikke overstiger 100 tkr., så skal indkøberen over for den overvågningsansvarlige sandsynliggøre, at indkøbet sker på markedsvilkår. - Er aftaler opdelt i mindre aftaler, og overstiger disse tilsammen 100 tkr., betragtes disse som en sammenhængende aftale 7
Skriftlig aftale 3.4 Opbevaring af dokumentation Den overvågningsansvarlige skal opbevare kopi af modtagen dokumentation og have kopi af og opbevare de underskrevne aftaler. Der etableres en mappe for hvert selskab, hvori dokumentationen opbevares i datoorden. Mapperne forefindes i administrationen. 8
4 Politik for indgåelse af aftaler om indkøb Aftaler indgås i henhold til gældende aftaler i de enkelte ledelsesområder. Ansvar Den der foretager vareindkøb har ansvaret for, at de aftalter der er indgået på de enkelte ledelsesområder overholdes og at dokumentationen til den overvågningsansvarlige frembringes. Dokumentation I henhold til programmet for intern overvågning skal der foreligge følgende dokumentation, førend en aftale kan godkendes af den overvågningsansvarlige: Specifikation af indkøbet - Art - Omfang - Særlige specifikationer Pris og vilkår - Dokumentation for markedsvilkår - Hvis udbudspligtig, anses udbud for tilstrækkelig dokumentation - Hvis ikke udbudspligtig, skal selskabet kunne dokumentere, at indgåelsen af de enkelte aftaler er begrundet. - Hvis ikke udbudspligtig, og værdien af aftalen ikke overstiger 100 tkr., så skal Y over for den overvågningsansvarlige sandsynliggøre, at indkøbet sker på markedsvilkår. - Er aftaler opdelt i mindre aftaler, og overstiger disse tilsammen 100 tkr., betragtes disse som en sammenhængende aftale Skriftlig aftale - Den overvågningsansvarlige tilsendes dokumentation for aftaleindgåelse Opbevaring af dokumentation Den overvågningsansvarlige skal opbevare kopi af modtagen dokumentation og have kopi af og opbevare de underskrevne aftaler. Der etableres en mappe for hvert selskab, hvori dokumentationen opbevares i datoorden. Mapperne forefindes i administrationen. 9
5 Politik for indgåelse af aftaler om bygge- og anlægsarbejder Aftaler indgås i henhold til gældende indkøbsprocedurer og procedurer for udbud. Ansvar Den der foretager vareindkøb har ansvaret for, at de aftalter der er indgået på de enkelte ledelsesområder overholdes og at dokumentationen til den overvågningsansvarlige frembringes. Dokumentation I henhold til programmet for intern overvågning skal der foreligge følgende dokumentation, førend en aftale kan godkendes af den overvågningsansvarlige: Specifikation af indkøbet - Art - Omfang - Særlige specifikationer Pris og vilkår - Dokumentation for markedsvilkår - Hvis udbudspligtig, anses udbud for tilstrækkelig dokumentation - Hvis ikke udbudspligtig, skal selskabet kunne dokumentere, at indgåelsen af de enkelte aftaler er begrundet. - Hvis ikke udbudspligtig, og værdien af aftalen ikke overstiger 100 tkr., så skal Y over for den overvågningsansvarlige sandsynliggøre, at indkøbet sker på markedsvilkår. - Er aftaler opdelt i mindre aftaler, og overstiger disse tilsammen 100 tkr., betragtes disse som en sammenhængende aftale Skriftlig aftale - Den overvågningsansvarlige kan ikke godkende en aftale, førend der foreligger et skriftligt udkast. Opbevaring af dokumentation Den overvågningsansvarlige skal opbevare kopi af modtagen dokumentation og have kopi af og opbevare de underskrevne aftaler. Der etableres en mappe for hvert selskab, hvori dokumentationen opbevares i datoorden. Mapperne forefindes i administrationen. 10
6 Politik for indgåelse af aftaler med kommunal aftalepart Såfremt aftaleparten er en kommune, gælder særlige vilkår, ud over de som er beskrevet i de foregående politikker. Det skal ved sådanne aftaler sikres og beskrives, hvorvidt aftalen indgås i medfør af bekendtgørelse nr. 1468 af 16. december 2009 - bekendtgørelse om kommuners varetagelse af visse administrative opgaver for vandselskaber. Aftaler, som i medfør af bekendtgørelsen indgås med en kommune, må alene indgås på basis af kostpris. Kommunen skal dokumentere, at den aftalte pris alene er kostprisen. Kommunen skal dokumentere dette ved fremlæggelse af en revisorerklæring. 11
7 Politik for indgåelse af koncerninterne aftaler Koncerninterne aftaler er omfattet af de samme krav som ved indgåelse af aftaler med eksterne parter. Som Kommunalt ejet koncern gælder særlige vilkår for indgåelse af aftaler om ydelser fra serviceselskaber, idet disse alene må indgås på basis af kostpris. Ved indgåelse af større aftalekomplekser skal de enkelte aftaleelementer kunne dokumenteres særskilt i henhold til de foranstående politikker. 12
8 Politik for indgåelse af finansielle aftaler Finansielle aftaler, herunder lån, udlån, kassekreditter, mellemregninger, indgåelse af finansielle instrumenter etc. er omfattet af det interne overvågningsprogram. Den økonomiansvarlige har ansvaret for, at der udarbejdes en dokumentation for at finansielle aftaler er indgået på markedsvilkår, såvel med eksterne som interne aftaleparter. Eksterne aftaler dokumenteres ved indhentelse af sammenlignelige tilbud fra andre finansielle aktører. Interne aftaler dokumenteres ved indhentelse af lignede tilbud fra eksterne aktører Den økonomiansvarlige har ansvaret for dokumentationen og sandsynliggørelsen af, at finansielle aftaler indgås skriftligt og på markedsvilkår. Ved indgåelse af finansielle aftaler vil selskabets direktør tillige skulle godkende aftalen. I det tilfælde hvor aftalen kræver underskrift af selskabets tegningsberettigede skal disse godkende aftalen. 8.1 Opgørelse af udeståender med kommuner Den økonomiansvarlige skal i forbindelse med afrapportering af selskabets økonomi overfor bestyrelsen sikre at: Udestående mellemværender med kommuner opgjort inkl. renter Oversigt over helt eller delvist afviklede mellemværender med kommuner foreligger. 13
9 Politik for information om program for intern overvågning Det skal sikres, at alle medarbejdere med ansvar i forhold til programmet for intern overvågning informeres om programmet og er bekendt med deres ansvar, for dets overholdelse. Dette skal sikres ved følgende tiltag: Der udleveres kopi af programmet til de relevante medarbejdere Der afholdes et eller flere årlige informationsmøder/workshops omkring programmet. Disse afholdes af den overvågningsansvarlige og skal indeholde - En overordnet gennemgang af programmet - Eksemplificering af dokumentationskrav Ved nyansættelse skal der foretages en individuel orientering om programmet samt ansvar i medfør heraf. 14
10 Politik for kontrol med program for intern overvågning Den økonomiansvarlige har ansvaret for kontrollen med program for intern overvågning. Løbende kontrol De overvågningsansvarlige foretager, jf. politikkerne, en løbende kontrol ved aftaleindgåelse. Aftaler med en længere løbetid, eksempelvis vareindkøbsaftaler, skal årligt underlægges en kontrol af, om aftalen er tidssvarende. Det vil sige, om aftalen svarer til de aktuelle markedsvilkår. De overvågningsansvarlige skal påse, at den årlige revurdering gennemføres, jf. nedenstående. Den aftaleansvarlige skal udarbejde en dokumentation for, hvorvidt aftalen stadig må anses at være indgået på markedstidssvarende vilkår. Herunder anbefale, om aftalen skal genforhandles eller opsiges med henblik på indgåelse af en ny aftale. Opfølgende kontrol Der foretages en opfølgende kontrol på allerede indgåede aftaler. De overvågningsansvarlige skal årligt baseret udtage 5 aftaler til opfølgende kontrol. Der skal ligeldes baseret på posteringer i bogholderiet tages 5 posteringer til kontrol for korrekt indgåelse af aftaler. De overvågningsansvarlige meddeler den aftaleansvarlige, at aftalen er udtaget til opfølgende kontrol, og det påhviler herefter den aftaleansvarlige at dokumentere, at effektueringen af aftalen sker i overensstemmelse med den indgåede aftale. Den aftaleansvarlige skal fremlægge kopi af eventuelt projektregnskab, modtagne fakturaer med tilhørende specifikation og øvrig dokumentation, som de overvågningsansvarlige måtte anmode om. Rapportering Den økonomiansvarlig skal årligt udarbejde en rapport til ledelsen, som beskriver den aktuelle status på programmet for intern overvågning. Rapporteringen omfatter: Oversigt over godkendte aftaler Oversigt over ikke-godkendte aftaler samt begrundelse herfor Oversigt over gennemførte løbende kontroller Oversigt over modtagne indrapporteringer om ændrede forhold i indgåede aftaler Oversigt over gennemførte revurderinger af aftaler med længere løbetid Oversigt over afholdte informationsmøder samt individuelle orienteringer Oversigt over mellemværender med kommuner samt afviklede mellemværender. 15
11 Årsberetning Den økonomiansvarlige skal udarbejde en årsberetning, som indeholder: En beskrivelse af programmet En beskrivelse af programmets gennemførelse, herunder den foretagne kontrol med overholdelsen af programmet En oversigt over selskabets udestående mellemværender med kommuner opgjort inkl. renter på tidspunktet for offentliggørelse af årsberetningen, og En oversigt over de mellemværender, der er afviklet helt eller delvist på tidspunktet for offentliggørelse af årsberetningen, jf. bekendtgørelse om afvikling af mellemværender mellem kommuner og vandselskaber. Årsberetningen skal bilægges en revisorerklæring omkring programmets etablering og de gennemførte kontroller. Årsberetningen for et kalenderår indsendes den 1. maj i det efterfølgende kalenderår. 16
12 Overordnede tidsfrister Årsberetning Den økonomiansvarlige skal fremsende udkast til årsberetning direktionen som led i udarbejdelsen af koncernens årsregnskab i samarbejde med koncernens revisor. 17