Notat Til: Fra: Strukturudvalget KRONPRINSESSEGADE 28 1306 KØBENHAVN K TLF. 33 96 97 98 FAX 33 36 97 50 DATO: 7. marts 2014 Emne: Lokaler Advokatsamfundets lokaler 1. Lokalesituation i dag. Advokatsamfundets sekretariat beskæftiger i dag 51 medarbejdere. Ejendommen er på i alt 2.088 m2, hvoraf Voldgiftsinstituttet råder over 395 m2. Advokatsamfundet råder netto over: 1.457 m2 placeret på stueetage, 1. 2. og 4. etage, som anvendes til er, møderum, bibliotek, kantine og køkken. 194 m2 kælder der anvendes til, forsendelse, trykkeri, kopiering, arkiv 40 m2 loft der anvendes til arkiv 6 p-pladser Derudover lejer Advokatsamfundet i dag 4 opbevaringsrum (i alt 36 m2) hos Shurgard til opbevaring af møbler mm. Kontorlokalerne anvendes som en- eller tomandser, jfr. vedhæftede oversigt, hvor der, ved angivelse af initialer på medarbejderne, angives hvem der sidder i hvilke lokaler. Størrelsen på lokalerne varierer, men en del af lokalerne er ganske små, hvilket vil sige 6-7m2. Flere af de lidt større er på f.eks. 15 m2 deles af to medarbejdere. En oversigt med angivelse af de enkelte lokalers areal vedlægges. Der er 5 mødelokaler: Rådssal, Lille rådssal, Grå sal, Kantinen og Mindestuen. 1
Derudover findes der mødebord i enkelte af lokalerne. I januar måned 2014 er mødelokalerne blevet anvendt som det fremgår her: Uge 2 Uge 3 Uge 4 Uge 5 Rådssal 2 2 1 2 Lille rådssal 3 4 4 4 Mindestuen 3 3 3 5 Grå sal 1 Kantinen 2 1 Torbens 2 1 3 4 Nicolais 2 1 2 Lars 1 1 Maria Elenas 1 2 5 3 Hannes 2 1 2. Lokalebehov i m2 hvis det opgøres uafhængigt af nuværende lokaler. 2.1 Generelt: Det har betydelig relevans for opgørelse af behovet for m2, hvor stor en del af nettoarealet, der kan anvendes til lokaler EDC har oplyst, at i moderne byggeri beregner man generelt ca. 20-25 m2 pr. medarbejder i lokaler incl. fællesarealer. I en ejendom som Advokaternes Hus må der beregnes et tillæg til dette på 50%, da ejendommen ikke oprindeligt er indrettet som lokaler. Det vil sige, at i en ejendom som Advokaternes Hus vil man beregne ca. 30-37 m2 pr. medarbejder. Der kan dog være flere faktorer der spiller ind når man skal opgøre behovet for en virksomhed, f.eks. krav til arkiv, trykkeri, bibliotek mv. Da Advokatsamfundet råder over ca. 1.700 m2 og da medarbejderskaren i dag udgør 51 medarbejdere, har hver medarbejder i snit godt 33,33 m2 til rådighed. 2.2 Kontorlokaler: Alle lokaler er i dag fuldt udnyttet. I mange af lokalerne sidder både 2 og 3 medarbejdere trods lokalernes beskedne størrelse. Studenterne flytter rundt fra dag til dag for at finde dagens ledige pladser. Flere af erne er indrettet så de både er og mødelokale. Et af de helt små er er indrettet i et tidligere kopirum, således at scanning af al indkommende post i dag foregår fra dette lokale. 2
2.3 Kantine og fællessamlingslokale: Kantinen anvendes til at spise frokost i, og da alle medarbejdere ikke spiser samtidigt, rækker pladsen fint til dette. Til fælles morgenmøder hvor alle medarbejdere skal være til stede samtidigt, er det knapt med plads i kantinen, der bl.a. også egner sig dårligt til fremvisninger med brug af lærred. 2.4 Øvrige behov: Der er behov for reception til modtagelse af gæster, garderobe, trykkeri/kopieringsfaciliteter, opbevaring/arkiv, bibliotek, post/forsendelsesrum, aflåste opbevaringsrum til it-udstyr mv. 2.5 Konklusion: Hvis Advokatsamfundet indretter sig i moderne lokaler, vil man formentlig kunne tage udgangspunkt i et minimumsareal på ca. 1.300 m2, mens man i ældre byggeri ikke vil kunne huse Advokatsamfundets sekretariat på et mindre areal end det nuværende i Kronprinsessegade 28. 3. Økonomi 3.1 Generelt: Der er mange faktorer der spiller ind hvis man skal se på, hvad prisen er for at leje et erhvervslejemål på andre lokaliteter end Kronprinsessegade 28. Den allervigtigste faktor for huslejen er beliggenhed, fordi beliggenhed giver tilhørsforhold, samt understøtter organisationens identitet. Huslejen i de eksklusive områder er større. Den næst vigtigste faktor er lejemålets stand og indretning. Huslejen for lejemål, der er dårligt vedligeholdt er noget lavere end tilsvarende lejemål i området. Dette gælder uanset om området i øvrigt betragtes som eksklusivt. Det spiller en rolle om der er fleksible indretningsmuligheder (f.eks. til både enkeltrum og flermandser), spildarealer, om der er god adgang til offentlig transport, parkeringsmuligheder, mødefaciliteter, arkivmuligheder mm. Uanset de mange individuelle faktorer og når man også ser bort fra hvad der er i udbud pt. kan der angives nogle spænd for hvor lejeprisen må antages at ville ligge i de forskellige bydele. Ved kontakt til EDC og jf. Colliers MarkedsPULS 4. kvt. 2013, er følgende priser tilvejebragt. 3.2 Prisspænd for konkrete bydele/områder: 3
M2-priser excl. driftsudgifter. Placering/stand Bedste Middel Under Pris for middel stand og 1.500 m2 København City 1.700 1.300 1.000 1.950.000 Øvrige København 1.000 900 700 1.350.000 Forstæder Nord 1.350 1.000 900 1.500.000 Forstæder Syd 950 800 650 1.200.000 3.4 Samlet økonomisk betragtning Forestiller man sig således at leje et lejemål på 1500 m2 til en leje på 1.300 kr. bliver den månedlige husleje ca.162.500 kr. I dag har vi udgifter til ejendomsskatter på godt 32.000 kr. om måneden. Der skal således kalkuleres med øvrige besparelser på godt 130.000 om måneden for at huslejen ville være tjent ind. Der kan måske påregnes besparelser på udvendig vedligeholdelse, elevatorservice og klimaanlæg. Det afhænger af forhandling i forbindelse med lejeaftalens indgåelse, på hvilke vilkår lejeaftalen evt. indgås. Øvrige ejendomsudgifter som el, vand, varme, rengøring, vagt, forsikring, indvendig vedligeholdelse skal derimod fortsat betales af lejer. Nogle steder kan der være mulighed for at opnå en besparelse som følge af stordrift på nogle specifikke områder, hvis man eksempelvis kan dele rengøring og kantine med naboerne. Det kan typisk aftales med udlejer om lejen er med eller uden moms. 3.5 Øvrige omkostninger i forbindelse med en flytning Udgifter til salg af nuværende domicil Udgifter til flytning, f.eks. flyttefirma, dage hvor der ikke kan arbejdes Indretning af nye lokaler, istandsættelse, møbler mv. Flytning af telefoni, it mm. 4
Betaling af depositum ved indflytning 3.5 Konklusion: Det kræver en tilbundsgående analyse at få et fuldt overblik over hvilke omkostninger der er forbundet med en flytning, og hvilke muligheder der evt. er for at spare udgifter ved at leje sig ind i et andet domicil. Umiddelbart skal der dog hentes besparelser for ca. 130.000 om måneden for at salg, og flytning til nyt domicil, kan anses som en økonomisk fordel. For at undgå de mange udgifter, der er forbundet med en flytning, kan man også tænke sig, at der regnes på den situation, hvor Advokatsamfundet sælger ejendommen i Kronprinsessegade med ret til fortsat at bebo domicilet i en fastsat årrække. 5