Arbejdsklausuler og Uddannelsesklausuler i udbud 1 Vejledning til håndtering af Svendborg Kommunes arbejdsklausuler og uddannelsesklausuler 1. Indledning Økonomiudvalget vedtog den 18. juni 2013, at der i forbindelse med udbud af opgaver inden for byggeri og anlæg samt visse tjenesteydelser til private entreprenører/leverandører, skal stilles krav om beskæftigelse af praktikanter og/eller lærlinge. Kravet skal stilles ved udførelsen af opgaver, der findes egnede til at beskæftige praktikanter/lærlinge, det vil sige opgaver af en vis varighed og værdi hvor der benyttes faguddannet arbejdskraft i henhold til erhvervsuddannelserne. Økonomiudvalget besluttede samtidig, at der ved udbud af opgaver inden for byggeri og anlæg samt visse tjenesteydelser skal stilles krav om en arbejdsklausul, der sikrer arbejdstagerne hos hovedentreprenøren/hovedleverandøren samt eventuelle underentreprenører/underleverandører, lønog ansættelsesforhold i henhold til dansk kollektiv overenskomst. Denne vejledning henvender sig særligt til eksterne rådgivere for proceduren i forbindelse med vurdering og gennemførelse af projekter for Svendborg Kommune. Vejledningen skal ses i sammenhæng med Svendborg Kommunes vedtagne retningslinjer for henholdsvis anvendelse af uddannelsesklausuler og arbejdsklausuler i Svendborg Kommunes udbud. Nedenfor følger i kapitel 2 en procedure for vurdering af om en opgave er egnet til at kræve ansættelse af praktikanter og/eller lærlinge. 2. Uddannelsesklausuler I forbindelse med vurderingen af krav om relevant uddannelsesklausul i den udbudte opgave skal proceduren i Retningslinjer for anvendelse af uddannelsesklausuler i Svendborg Kommune følges, heri fremgår bl.a. krav til opgavens varighed og kontraktværdi. Ligeledes skal formuleringer til udbudsmateriale hentes fra retningslinjerne. Kontraktbestemmelsen fremgår af kommunens kontraktbilag for sociale klausuler til bygge- og anlægsarbejder, der skal benyttes ved udbud og kontraktindgåelse. Ved vurdering af det samlede antal årsværk praktikanter/lærlinge for projektet medregnes ikke entrepriser, der ikke opfylder kravet til entreprisens varighed på minimum 6 måneder og omfang, entreprisestørrelse på min. 4 mio. i lønomkostninger og en anlægssum på min. 10 mio. kr. Retningslinjerne udleveres til rådgiver/projektleder af Svendborg Kommune i forbindelse med kontraktindgåelse om totalrådgivning/konsulentbistand ved udbud. 2.1 Udbud af rådgiverydelsen og indgåelse af rådgiverkontrakt
Arbejdsklausuler og Uddannelsesklausuler i udbud 2 Det bemærkes indledningsvist at dette afsnit kun er relevant i tilfælde hvor Svendborg Kommune ikke selv udbyder rådgiverydelsen. Det skal af udbudsmaterialet for rådgiverydelsen fremgå, at rådgiverens ydelser også omfatter håndtering af sociale klausuler i henhold til Svendborg Kommunes retningslinjer, herunder Skøn over det forventede omfang af fagrelevant arbejde samt et skøn over de dertilhørende lønomkostninger. Forslag til krav om antal beskæftigede praktikanter/lærlinge. Kontrol i kontraktens løbetid med entreprenøren/leverandøren i forhold til overholdelse af kontraktklausulen. 2.2 Udarbejdelse af skøn/egnethedsvurdering Projektlederen/rådgiveren skal udarbejde et skøn over de relevante lønomkostninger. Dette skøn skal afleveres til accept inden udsendelse af projektmateriale til kommende bydende tilbudsgivere. Reglerne omfatter alene de udførende fag og således ikke de tilknyttede rådgiverydelser, administration af aftalen eller bygherrens øvrige omkostninger. Alle erhvervsuddannelser tilknyttet de udførende fag betragtes som værende relevante. Som udgangspunkt vurderes potentialet dog at være størst for følgende uddannelser; Tømrer Snedker VVS Elektriker Murer Smed Maler Bygningsmaler Anlægsgartner/planteskoleuddannet gartner Anlægsstruktør Brolægger Bygningsstruktør Kloakrørlægger Gulvlægger For den samlede entreprise angives den skønnede lønudgift og på baggrund heraf vurderes potentialet for praktikanter og/eller lærlinge. Kravene i den konkrete aftale skal være proportionelle i forhold til den opgave der udbydes. Der må således ikke stilles krav om beskæftigelse af et forholdsvis større antal praktikanter og/eller lærlinge, end der sædvanligvis er mulighed for at beskæftige på opgaven. Tilsvarende kan kravet
Arbejdsklausuler og Uddannelsesklausuler i udbud 3 frafaldes eksempelvis for opgaver eller delopgaver, der kræver specialistviden, og dermed ikke hensigtsmæssigt muliggør beskæftigelse af praktikanter og/eller lærlinge. På samme måde vil opgavens organisering have betydning for potentialet og skal indgå i vurderingen. Eksempelvis kan udbud i totalentreprise eller hovedentreprise give bedre mulighed for at beskæftige praktikanter og/eller lærlinge end udbud i en række mindre fagentrepriser. Potentialet må derfor vurderes i forhold til den foreslåede aftalestruktur. Der skal således for hver opgave og aftale anlægges et fornuftigt skøn på baggrund af andelen af fagrelevant arbejde og opgavens organisering. Antal årsværk praktikanter og/eller lærlinge vurderes og beregnes ved anvendelse af nedenstående skematiske systematik, idet der her benyttes et entrepriseeksempel. Det samlede anlægsbudget opdeles i følgende hovedposter; 1. Håndværkerudgifter 2. Øvrige omkostninger 3. Samlet anlægsbudget Håndværkerudgifterne opdeles pr. entreprise og kan for en mere detaljeret vurdering af hver entreprise opdeles yderligere på bygningsdelsniveau. Reserver og hensættelse til uforudsete udgifter medregnes ikke. For hver entrepriser angives den skønnede lønudgift, og på baggrund heraf vurderes potentialet for praktikanter og/eller lærlinge med udgangspunkt i, at det normalt vil være muligt at beskæftige 10 % praktikanter og/eller lærlinge ud af det samlede timetal. Potentialet opgøres som antal årsværk forstået som antallet af helårsstillinger, men kan i praksis være sammensat af flere deltidsbeskæftigede på opgaven. Ved omsætning fra lønudgift til årsværk kan pr. 2014 tages udgangspunkt i en gennemsnitsløn på DKK 400.000 inkl. sociale ydelser og andre omkostninger knyttet til medarbejderen, men uden virksomhedens dækningsbidrag i relation til entreprisen. Skønnet foretages af rådgiveren med baggrund heri. Opgavens potentiale skal derfor findes ved denne formel; ø ø ø 10 %= å æ Her angivet med et eksempel 4.650.000 400.000 10 %=1,163 å æ
Arbejdsklausuler og Uddannelsesklausuler i udbud 4 Nedenstående skematik anvendes, idet skemaet her er udfyldt med fiktive tal; Pos. Omkostningsart Budget i kr. ex moms Entreprisens varighed måneder Netto lønudgift % Netto lønudgift i kr. ex moms Potentiale årsværk lærlinge 1. Håndværkerudgifter 1.1 Nedrivningsentreprise 2.000.000 1,5 1.1.1 Heraf fagrelevant 1.250.000 50 625.000 0,156 arbejde 1.1.2 Heraf specialarbejde 750.000 1.2 Hovedentreprise 18.000.000 10 1.2.1 Heraf fagrelevant 15.500.000 30 4.650.000 1,163 arbejde 1.2.2 Heraf specialarbejde 2.500.000 1.3 Andre arbejder og 1.000.000 leverancer 1.4 Uforudsete udgifter 1.500.000 Håndværkerudgifter 22.500.000 totalt 2. Øvrige omkostninger 2.000.000 3. Samlet anlægsbudget 24.500.000 Rådgiveren skal i hvert tilfælde vurdere entreprisens lønandel af fagrelevant arbejde, i ovenstående eksempel pos. 1.1.1 og 1.2.1 og antal praktikanter og/eller lærlinge, som en andel heraf opgjort i årsværk. Ved vurdering af det samlede antal årsværk praktikanter og/eller lærlinge for projektet medregnes ikke entrepriser, der ikke opfylder kravet til entreprisens varighed (> 6 måneder) og omfang (> 4 mio. i lønomkostninger og anlægssum på 10 mio. kr.). Hovedentrepriser vurderes samlet, hvorimod fagentrepriser skal vurderes enkeltvis, hvorfor at nedrivningsentreprisen i ovenstående skema ikke er medtaget i vurderingen af opgavens potentiale. Havde nedrivningsentreprisen været en del af hovedentreprisen ville det samlede antal være 1,319 årsværk praktikanter/lærlinge. Hovedentreprisens størrelse fører til, at der skal stilles krav om 1,163 årsværk praktikanter/lærlinge. Det betyder, at der i denne entreprise skal beskæftiges praktikanter/lærlinge i 1,163 X 1924 timer = 2237,6 timer. Det udfyldte skema skal ledsages af rådgiverens kommentarer til vurderingen, herunder hvilket specialarbejde der er opgjort i beregningen, ligesom eventuelle bilag i form af mere detaljerede og fagopdelte kalkulationer vedlægges. Såfremt projektlederen/rådgiveren konkluderer, at opgaven ikke er egnet til beskæftigelse af praktikanter og/eller lærlinge, skal dette dokumenteres. Vurderingen og beregningen vurderes af
Arbejdsklausuler og Uddannelsesklausuler i udbud 5 Center for Ejendomme og Teknisk Service samt Økonomi & Udbud i forbindelse med udbud, og det godkendte antal årsværk praktikanter indarbejdes som krav i udbuddet ved, at uddannelsesklausulen i kontraktbilaget for sociale klausuler tilpasses ud fra kravet om årsværk lærlinge. Samtidig skal det angives relevant sted i udbudsmaterialet, at klausulen kan frafaldes såfremt vindende entreprenør har mere end 10 % lærlinge ansat, jf. afsnit 2.4. Ved opgaver der ikke er egnede til beskæftigelse af praktikanter og/eller lærlinge skal det vurderes om de uddannelsesmæssige hensyn på anden vis kan sikres i den udbudte opgave, f.eks. indsættelse af uddannelsesklausul om en dokumenteret uddannelsespolitik hos entreprenøren/leverandøren. Denne vurdering foretages i samarbejde med Center for Ejendomme og Teknisk Service samt Økonomi & Udbud. Såfremt opgaven findes egnet og er godkendt i Økonomiudvalget skal nedenstående procedure i afsnit 2.3-2.6 følges. 2.3 Tidsforløb Rådgiveren skal ved totalentreprise udarbejde beregningen sammen med udarbejdelse af udbudsmaterialet til totalentreprisen. Ved hoved- og fagentrepriser skal beregningen udarbejdes i forbindelse med projektforslagsfasen/hovedprojektet. Vurderingen i forbindelse med udbud danner grundlag for krav til tilbudsgiverne i udbudsmaterialet. 2.4 Udbud af entreprenør-/leverandørydelsen På baggrund af projektleders/rådgivers skøn over lønomkostninger for relevant arbejde og potentialet for praktikanter og/eller lærlinge, skal det angives i udbudsbekendtgørelsen (ved EUudbud) og i udbudsmaterialet (ved både EU-udbud og nationale udbud) det skønnede antal, der skal være beskæftiget på opgaven. Det skal endvidere fremgå af udbudsmaterialet, at kravet kun kan opfyldes ved nyansættelse af praktikanter og/eller lærlinge og ikke ved, at der overføres allerede ansatte praktikanter og/eller lærlinge hos entreprenøren/leverandøren til den vundne opgave. Det skal som en undtagelse til ovenstående fremgå, at kravet om et bestemt antal praktikanter og/eller lærlinge på opgaven bortfalder hvis entreprenøren/leverandøren ved kontraktstart dokumenterer, at entreprenøren/leverandøren allerede har ansat 10 % praktikanter/lærlinge samlet set i virksomheden inden for den faggruppe, som uddannelsesklausulen vedrører. Af udbudsmaterialet skal det ligeledes fremgå, at den vindende entreprenør/leverandør samtidig med aflevering af arbejdsplan endvidere skal aflevere et udkast til hvordan entreprenøren/leverandøren vil løfte forpligtelsen om beskæftigelse af x antal praktikanter og/eller lærlinge.
Arbejdsklausuler og Uddannelsesklausuler i udbud 6 Det skal endvidere fremgå af udbudsmaterialet, at entreprenøren/leverandøren senest samtidig med fristen for aflevering af arbejdsplanen, skal give meddelelse til bygherren/projektledelsen såfremt denne, enten ikke kan finde en praktikant og/eller lærling eller ikke kan godkendes som uddannelsessted. Såfremt entreprenøren/leverandøren ikke kan finde praktikant og/eller lærling, skal projektlederen/rådgiveren formidle kontakt til Svendborg Kommune, der vil bistå entreprenøren/leverandøren med at foreslå praktikanter/lærlinge fra relevant uddannelsesinstitution. I tilfælde af at Svendborg Kommune ikke kan foreslå praktikanter/lærlinge til entreprenøren/leverandøren, er entreprenøren/leverandøren berettiget til at besætte stillingerne på normale vilkår, uagtet at forpligtelsen til ansættelse af praktikanter/lærlinge dermed ikke overholdes. Såfremt entreprenøren/leverandøren af hensyn til f.eks. virksomhedens størrelse ikke kan godkendes som praktikvirksomhed skal projektlederen/rådgiveren formidle kontakt til Svendborg Kommune, der herefter vil tage stilling til om der er mulighed for beskæftigelse af ledige eller krav om andre sociale hensyn. I tilfælde af at entreprenøren/leverandøren generelt ikke er godkendt til praktik af andre årsager, tager projektlederen/rådgiveren i samarbejde med Svendborg Kommune kontakt til entreprenøren/leverandøren, der udbedes en redegørelse for hvad der ligger til grund for den manglende godkendelse. 2.5 Tidsforløb Rådgiveren skal ved totalentreprise udarbejde beregningen sammen med udarbejdelse af udbudsmaterialet til totalentreprisen. Ved hoved- og fagentrepriser skal beregningen udarbejdes i forbindelse med projektforslagsfasen/hovedprojektet. Vurderingen i forbindelse med udbud danner grundlag for krav til tilbudsgiverne i udbudsmaterialet. 2.6 Kontrol i kontraktens løbetid Rådgiver/projektleder sikrer sig ved kontraktindgåelse med entreprenør/leverandør, at der efterfølgende indhentes dokumentation fra entreprenør/leverandør på nyansættelse af de i kontrakten krævede antal praktikanter/lærlinge. På byggemøder/statusmøder skal rådgiveren/projektledelsen sikre sig, at entreprenøren/leverandøren følger planen for praktikant og/eller lærlingebeskæftigelsen i kontraktperioden. Projektlederen/rådgiveren er forpligtet til, at følge op på om potentialet for praktikanter og/eller lærlinge realiseres; dog kan denne forpligtelse uddelegeres til rådgiveren på projektet, såfremt det fremgår af rådgiveraftalen. Opfølgningen skal ske ved, at medtage et særskilt punkt i byggereferatmøder/statusmøder kaldet Bemanding. Under punktet noterer byggelederen antallet
Arbejdsklausuler og Uddannelsesklausuler i udbud 7 af og navnene på de aktuelt beskæftigede praktikanter og/eller lærlinge som en særskilt del af den samlede bemanding. 2.7 Aflevering af opgaven På baggrund af de oplysninger byggeledelsen/projektledelsen modtager på byggemøderne/projektmøderne vedrørende overholdelse af planen for praktikant og/eller lærlingebeskæftigelse, vurderes det om entreprenøren/leverandøren fuldt ud har overholdt denne forpligtelse. Såfremt entreprenøren/leverandøren ikke har beskæftiget det angivne antal praktikanter og/eller lærlinge, sanktioneres der efter de fastsatte bodsbestemmelser i kontrakten. Entreprenøren/leverandøren pålægges en bod svarende til kr. 100.000 pr. manglende årsværk. Boden betales efter påkrav fra Svendborg Kommune. 3. Arbejdsklausuler I forbindelse med vurderingen af krav om arbejdsklausul i den udbudte opgave skal proceduren i Retningslinjer for anvendelse af arbejdsklausuler i Svendborg Kommune følges. Ligeledes skal formuleringer til udbudsmateriale hentes fra retningslinjerne. Kontraktbestemmelsen fremgår af kommunens kontraktbilag for sociale klausuler til bygge- og anlægsarbejder, der skal benyttes ved udbud og kontraktindgåelse. Svendborg Kommune fører løbende liste over virksomheder, der midlertidigt er udelukket fra deltagelse i underhåndsbud samt indbudte licitationer som følge af overtrædelse af kommunens arbejdsklausul. Listen indgår som kontraktvilkår for udførelse af arbejde for kommunen og skal respekteres. Retningslinjer, liste over midlertidigt udelukkede virksomheder samt kontraktbilag udleveres til rådgiveren/projektlederen af Svendborg Kommune i forbindelse med rådgiverudbud samt ved udbud af entrepriser. 3.1 Udbud af rådgiverydelsen og indgåelse af rådgiverkontrakt Det skal af udbudsmaterialet for rådgiverydelsen fremgå, at rådgiverens ydelser også omfatter håndtering af sociale klausuler i henhold til Svendborg Kommunes retningslinjer, herunder egnethedsvurdering samt biståen ved kontrol med overholdelse af arbejdsklausul, der skal sikre rimelige løn- og arbejdsansættelsesforhold for de medarbejdere hos leverandører og entreprenører, herunder underleverandører/underentreprenører, som leverer ydelser til og udfører opgaver for Svendborg Kommune. 3.2 Egnethedsvurdering
Arbejdsklausuler og Uddannelsesklausuler i udbud 8 Rådgiver gennemfører en egnethedsvurdering af opgaven i forhold til retningslinjerne, herunder en generel vurdering af opgavens varighed og kontraktværdi. Ved bygge- og anlægsarbejder skal der som udgangspunkt altid anvendes arbejdsklausul. Ved tjenesteydelser, herunder driftsopgaver, der udbydes, skal der som udgangspunkt altid anvendes arbejdsklausul. Dog forudsættes altid en individuel egnethedsvurdering, jf. retningslinjerne. Såfremt opgaven vurderes egnet til indeholdelse af en arbejdsklausul indsættes formuleringer til kontraktbestemmelse fra retningslinjerne i kontrakten samt udbudsmaterialet, jf. afsnit 3.3. Ved bygge- og anlægsarbejder er kontraktbestemmelse til arbejdsklausul og formuleringer angivet i kontraktbilag for sociale klausuler, der anvendes. 3.3 Udbud af entreprenør/leverandørydelsen På baggrund af projektleders/rådgivers egnethedsvurdering af opgaven, skal det angives i udbudsbekendtgørelsen (ved EU-udbud) og i udbudsmaterialet (ved både EU-udbud og nationale udbud), at kontrakten indeholder en arbejdsklausul, der skal sikre alle de ansatte, som entreprenøren/leverandøren og eventuelle underentreprenører/underleverandører beskæftiger med henblik på opgavens udførelse, har løn- og ansættelsesforhold, der ikke er mindre gunstige end de løn- og ansættelsesvilkår, som i henhold til kollektiv overenskomst gælder for arbejde af samme art indenfor vedkommende fag eller industri på den egn, hvor arbejdet skal udføres. Arbejdsklausulen indeholder et kædeansvar, der betyder at hovedentreprenøren/leverandøren forpligtes til at sikre ovennævnte vilkår også overfor sine underentreprenører/underleverandører. Det betyder at de forpligtelser der ligger i arbejdsklausulen, kontraktmæssigt placeres hos hovedentreprenøren/leverandøren, der forpligtes overfor sine underentreprenører/underleverandører. 3.4 Kontrol i kontraktens løbetid Projektleder/rådgiver er ansvarlig for at bistå ved kontrol med overholdelse af den i kontraktmaterialet indsatte arbejdsklausul, jf. afsnit 3.3, og er forpligtet til omgående at kontakte Center for Ejendomme og Teknisk Service ved mistanke om uregelmæssigheder og lign. på f.eks. byggepladser. Svendborg Kommune samarbejder med den fynske kontrolenhed under Odense Kommune om det udførende kontrolarbejde. Vindende entreprenør/leverandør af en udbudt opgave skal i forbindelse med kontraktunderskrivelse underskrive kontrakt indeholdende arbejdsklausul / kontraktbilag for sociale klausuler ved bygge- og anlægsarbejder, hvor vedkommende forpligter sig til at overholde arbejdsklausulens bestemmelser. Ligeledes skal der i kontraktbilaget angives oplysninger om bl.a. overenskomstforhold. Der gennemføres løbende en effektiv kontrol i forhold til, at sikre kontrol med at Svendborg Kommunes arbejdsklausul overholdes. Kontrollen gennemføres i samarbejde med den fynske kontrolenhed, der som udgangspunkt foretager den opsøgende kontrol hos leverandører og
Arbejdsklausuler og Uddannelsesklausuler i udbud 9 entreprenører samt foretager egentlige kontrolforanstaltninger med udgangspunkt i arbejdsklausulens bestemmelser, jf. dennes afsnit 2 og 4. Kontrollen er derfor dels opsøgende i forhold til at sikre en dialog med leverandører og entreprenører om arbejdsklausulens forpligtelser, omfang og sanktioner, og dels udførende i forhold til gennemførelse af egentlige kontroller, herunder indhentning af dokumentation samt fysiske kontrolbesøg. Afgørelser om konkrete sanktioner, jf. arbejdsklausulens afsnit 3, gennemføres alene af Svendborg Kommune. Udvalget for Miljø og Teknik Den 2. december 2013 [Opdateret d. 21. januar 2015]