Velkomstmappe ectrl Deloitte Birkerød Kongevej 25C 3460 Birkerød Telefon 45 94 50 00
Indholdsfortegnelse HVAD ER ECTRL?... 3 SUPPORT... 3 INSTALLATIONSVEJLEDNING TIL ECTRL... 4 OPRETTELSE OG ADMINISTRATION AF BRUGERE... 22 FØR START... 22 BRUGERADMINISTRATION... 23 HOSTINGTRÆET... 23 OPRETTELSE AF NYE BRUGERE... 25 BRUGERGRUPPER... 25 REGNSKABER... 26 EKSTRA MODULER... 26 KONVERTERING AF DATA, HVORDAN?... 27 HJÆLP TIL SELVHJÆLP... 28 ECTRL.DK /ECTRL.NU... 28 NYHEDSMAIL... 28 SKRIV TIL OS... 28 VIGTIGE NAVNE, TELEFONNUMRE OG ADRESSER... 29 Rev.7/09
Deloitte byder dig velkommen som bruger af ectrl. Vi håber, at du vil få stor glæde af produktet, og vi er sikre på, at det vil opfylde dine behov langt ind i fremtiden. Denne mappes formål er at hjælpe dig godt i gang og besvare de mest almindelige spørgsmål, der måtte opstå, når du går i gang med ectrl. Hvad er ectrl? ectrl er en såkaldt ASP-løsning. Det vil sige et standard virksomhedssystem, der kan benyttes via Internettet. Systemet er baseret på det system, der plejede at hedde Axapta, men som i dag kaldes Dynamics AX. Systemet indeholder alle de moduler, der findes i en fuldt udbygget Dynamics AX-system, plus et modul, AccountPlus, specielt udviklet til at hjælpe økonomifunktionen, AdminPlusmodulet, der bruges til brugeradministration, TimePlus, der er et time/sags-modul og endelig værktøjskassen ServiceHosting, der indeholder bl.a. datakonverteringsværktøj, web-valuta, afsendelsesmodul til elektronisk fakturering, layoutdesigner til at tilpasse bl.a. faktura og kontoudtog, tre forskellige factoring-moduler og meget mere. At systemet tilgås via Internettet betyder, at du kan benytte ectrl overalt i verden, hvor du kan få adgang til en internetforbindelse. Uden for Europa skal du dog påregne lidt længere svartider. Man betaler for de moduler, der er taget i anvendelse, dvs. de moduler, der ligger data i, uanset om der er indgået tillægsaftale om anvendelse eller ej. Betaling for modulerne sker efter musketer-princippet, dvs. hvis et modul er taget i anvendelse i et givent regnskab, betaler alle de brugere, der har adgang til det pågældende regnskab, for anvendelsen af modulet. Der findes, jf. vores prisliste, en mulighed for selvstændige moduler, dvs. moduler, hvor brugeren kun betaler for anvendelsen af en specifik funktionalitet. Support Hvis du efter ibrugtagningen har brug for assistance, kan du enten købe konsulentassistance, eller du kan tegne en supportaftale. Du kan altid kontakte vores support, enten via mail eller på telefonen. E-mail: axaptasupport@deloitte.dk Telefonnummer: +45 70 33 16 16 3
Åbningstider for supporten er: Mandag - torsdag mellem kl. 8.30 og 16.30. Fredag mellem kl. 8.30 og 16.00. Følgende dage er der lukket: Lør-, søn- og helligdage, samt Juleaftensdag, Nytårsaftensdag og Grundlovsdag. Telefonsupport uden supportabonnement Er der ikke tegnet supportabonnement, er alle ydelser fakturerbare fra Deloittes side. Ydelserne faktureres efter de til enhver tid gældende timesatser. Telefonsupport med supportabonnement Såfremt brugeren har gennemgået de relevante kurser, kan der tegnes supportabonnement. Support koster 200 kr. pr. måned pr. bruger på regnskabet. Supportabonnementet tegnes for 1 år ad gangen. Alle forhold er yderligere beskrevet i supportaftale vedr. ectrl, eller på vores hjemmeside www.ectrl.dk/support. Vagtnummer uden for åbningstiderne Det er muligt at få adgang til et vagtnummer, der er bemandet udenfor åbningstiderne, se siden Support på www.ectrl.dk. Installationsvejledning til ectrl Inden du starter på installation af klient-software, skal du sikre dig, at der er åbnet for port 300 0 i en eventuel firewall. Nedenstående viser installationen på en computer med Windows 7. Den kan variere en smule fra computer til computer og kan se anderledes ud med andre styresystemer, men grundlæggende er det samme vejledning. Hvis du har Windows 7 eller Windows Vista på din computer, er det nødvendigt at have administratorrettigheder, når ectrl installeres. Det er derfor nødvendigt at gøre følgende, for at programmet registreres på den rigtige måde: 4
Windows Vista: Højreklik på Internet Explorer ikonet og vælg Kør som administrator eller Run as administrator. Windows 7: Højreklik på Internet Explorer ikonet, højreklik på Internet Explorer igen og vælg: Kør som administrator eller Run as administrator. Nu åbnes en browser, hvor du skal gå til hjemmesiden: www.ectrl.dk Følgende valgmuligheder gives: Vælg hvis du ønsker at installere ectrl på dansk. Vælg Login til ectrl på andre sprog hvis installationen skal være på et andet sprog end dansk. Nedenstående sikkerhedsadvarsel kan komme op: 5
Hvis det sker, så klik på sikkerhedsadvarslen og vælg Install This : Så kan selve installationen gå i gang. Vælg Install: Vælg Yes til at hente softwaren ned på din pc: Billedet nedenfor vises, mens softwaren hentes. 6
Nu er softwaren hentet ned på din computer. Den skal nu installeres. Vælg Run i nedenstående billede for at starte installationen: Vælg Next : 7
Marker I accept the terms in the License Agreement og vælg Next : I dette billede skal du indtaste dit navn og dit firma og derefter vælge Next : 8
I skærmbilledet nedenfor kan stien til programmet vælges. Vi anbefaler blot, at acceptere den foreslåede sti og derfor vælge Next med det samme. Alternativt kan du vælge en anden sti ved at vælge knappen Change. Vælg Install, og den vil nu installere programmet på placeringen valgt ovenfor. 9
Efter lidt tid bliver den færdig med installationen, og billedet nedenfor fremkommer. Her vælges blot Finish. Nu er første del af installationen færdig. Der er dog en opgradering som skal hentes, og den starter derfor på endnu en installation. I første billede svarer du bare Yes til at hente denne opgradering. 10
Her vælges Run for at køre denne opgraderingsinstallation: Nu skal placeringen af denne fil vælges. Det anbefales dog at lade systemet bestemme placeringen, da det kun er en midlertidig placering. Vælg derfor Next : Sæt installationen i gang med Next : 11
Marker I accept the terms in the license agreement som før, og vælg Next : I nedenstående billede anbefales det igen at vælge den foreslåede sti til programopdateringen. Dette gøres ved at vælge Next : 12
Vælg Install for at selve installationen skal ske: Nu er installationen i gang. Når den er færdig kommer følgende billede op, hvor der blot vælges Finish : 13
Måske dukker følgende sikkerhedsadvarsel op. Hvis det er tilfældet vælges blot Run, da du ønsker at starte det netop hentede program. Nu åbnes ectrl og du skal indtaste dit brugernavn og password for at få de sidste ting sat rigtigt op, inden du kan gå i gang med at bruge programmet. 14
På nogle pc er vil nedenstående besked dukke op nu. Hvis det er tilfældet vælges OK. Nedenstående skærmbillede vil også komme op, og her vælges i stedet Cancel. Nu burde disse to skærmbilleder ikke dukke op igen, når du logger på ectrl efterfølgende. 15
I nedenstående skærmbillede er det vigtigt, at du vælger OK, da der mangler, at blive installeret nogle filer. Det er kun første gang du logger på, at du vil blive bedt om dette. Denne fejlbesked kan nu risikere at komme frem, og der vælges Close the program. Følgende billede følger efter og her vælges OK. 16
Og endnu et billede følger efter, hvor der også vælges OK. De burde ikke give problemer igen. Nu er ectrl installeret og er klar til brug. Når du fremover vil logge på ectrl, går du blot ind på hjemmesiden www.ectrl.dk og vælger: Så kommer du til login-billedet hurtigt og nemt. Anvender du Windows 7 eller Vista, så er det vigtigt at du læser nedenstående efter installationen. Vejledning til opsætning af ectrl med local-config-file Hvis du ønsker, at sætte en genvej op til at køre ectrl, kan dette gøres ved at installere en lokal konfiguration. (ectrl skal være installeret inden du gennemfører denne vejledning.) Først skal du gemme lokal-config-filen på din computer (f.eks. på skrivebordet Desktop), så du senere kan finde den igen. Du finder filen på www.ectrl.dk ectrl Installationsvejledning Efter installationen. Du gemmer filen ved højreklik på filen, vælg Save Target As og vælg placeringen. 17
Find og start (dobbeltklik) programmet AxConfig.exe på en af følgende to placeringer: C:\Programmer\Navision\Axapta Client\Bin C:\Program Files\Navision\Axapta Client\Bin Se evt. følgende skærmbillede: Tryk på knappen Manage og vælg Import. 18
Find filen, du hentede ned før og åben den: Vælg OK : 19
Skriv dit brugernavn i feltet User (det begynder wj og er på 5 karakterer i alt). BEMÆRK, at der som en del af stien i System directory og Log directory står Program Files. Denne sti vil ofte virke, men nogle gange skal dette laves om til Programmer. Det kommer an på dit Windows system. Disse stier kan manuelt laves ved at vælge Gennemseknappen for enden af hvert felt. Hvis stien er et problem på din pc, vil du typisk få en fejlbesked, når du åbner ectrl som siger: Illigal directory structure og at stien C:\Program Files\... osv. ikke eksisterer. Tryk nu på knappen Apply og derefter på OK. 20
Nu startes ectrl (Axapta) ved at starte programmet Navision Axapta, der som standard ligger under dine programmer: Fremtidig brug af ectrl Har du ikke tidligere valgt automatisk at køre generelle opdateringer fra Microsoft Corporation, vil ectrl komme op med nedenstående billede, hver gang du logger på. Du vil nu igen blive spurgt, om du vil "køre" dette program. Såfremt det ønskes at køre generelle opdateringer fra Microsoft Corporation, kan dette spørgsmål en gang for alle besvares ved først at klikke på knappen "Flere indstillinger". 21
Herefter markeres den øverste tekst "Kør altid software fra Microsoft Corporation". Klik derefter på knappen "Kør". I fremtiden vil du ikke mere blive spurgt, om du vil køre denne software. Oprettelse og administration af brugere Før start Når ectrl åbnes, er der oprettet én brugergruppe med mindst én bruger. Når der oprettes nye brugere, tildeles automatisk et bruger-id/navn til brugeren. ID et/navnet er alfanumerisk og består af 5 karakterer. Ved oprettelsen tildeles brugeren et password, som vælges af den person, der opretter, og som bør ændres af brugeren første gang, man åbner ectrl. Dette gøres ved at åbne menuen Værktøjer, og her vælge Indstillinger. Herefter kommer man til siden med sin adgangskode. Ved at vælge adgangskoden kan man overskrive den. Du vil blive bedt om at bekræfte koden. Nu er det vigtigt, at du husker koden, og at du er opmærksom på, at den udløber efter 3 måneder. Du vil blive adviseret, hver gang du logger på i 21 kalenderdage inden udløb. 22
Brugeradministration I ectrl administreres brugernes rettigheder ikke direkte. I stedet oprettes brugergrupper, som får tildelt relevante rettigheder. Før man opretter flere brugere, er det derfor vigtigt nøje at overveje, hvilke brugergrupper der skal oprettes. Her vil man normalt oprette en brugergruppe for hver ansættelsesgruppe hos kunden. Under oprettelsen tilknyttes den relevante profilskabelon til brugergruppen. Kundens brugere har selvfølgelig ikke adgang til andre kunder og deres regnskaber. Hostingtræet Hostingtræet under menuen AdminPlus er det centrale værktøj i administration af brugergrupper, brugere og regnskaber. Første gang man åbner hostingtræet, ses et skærmbillede, der minder lidt om nedenstående: 23
24
Oprettelse af nye brugere Ønskes oprettelse af en ny bruger i samme brugergruppe, vælges knappen "Dan Hosting objekt" i hostingtræet. Denne knap skifter funktion efter, hvor man står i hostingtræet. Når man trykker på knappen, kommer der en guide op, der hjælper med oprettelsen af den nye bruger. Bemærk, at passwordet er alfanumerisk og skal være på mindst 8 karakterer, se nedenstående skærmbillede: Brugergrupper Ønskes en ny brugergruppe med nye rettigheder, stiller man sig tilsvarende på brugergruppeniveau i Hostingtræet, herefter skifter "Dan Hosting objekt"-knappen funktion til Dan ny Brugergruppe. Under oprettelsen tilknyttes den relevante profilskabelon til brugergruppen. 25
Profilskabeloner, der kan anvendes til brugergrupperne. Regnskaber Hvis virksomheden har mere end ét regnskab, kan et nyt regnskab let dannes. Nu stiller man sig på Virksomhedsniveau i Hostingtræet, og knappen "Dan Hosting objekt" vil nu skifte funktion til dannelse af et nyt regnskab. Også her er der en guide, der hjælper med dannelsen. Det er nu nødvendigt at tilknytte profilskabelonerne for det nye regnskab for hver brugergruppe dette sker ikke automatisk. De vil som standard stå til Ingen adgang. Ekstra moduler Alle AX-modulerne ligger på ectrl, så man ikke skal bestille software eller licenskoder eller andet, hvis man ønsker at anvende flere moduler. Anvendelsen sker ved, at man blot går i gang med at bruge det ønskede modul. Det er nok en god ide med lidt uddannelse inden, men alt kan bruges uden videre. Der er en økonomisk konsekvens ved at påbegynde anvendelsen af nye moduler, idet den månedlige faktureringskørsel undersøger, om der er lagt data ned i nogle nye moduler. Ligger der data, går vi ud fra, at anvendelsen er startet, og der kommer en månedlig regning på det antal brugere, der er registreret for den pågældende virksomhed. Prislisten omfattende alle modulerne kan rekvireres hos Deloitte. 26
Nedenstående er et skærmbillede med alle modulerne listet. Konvertering af data, hvordan? Når man starter med at bruge et nyt system, kan det ofte være en stor fordel at få alle sine data fra det tidligere system med over i det nye. I ectrl findes der nogle meget stærke værktøjer til indlæsning af data fra andre systemer. Der findes en række standarddefinitioner til en lang række af de mest almindelige systemer på det danske marked. Dette betyder ofte, at indlæsning af data i ectrl kan bringes på plads meget hurtigt under forudsætning af, at kvaliteten af data fra det gamle system er ok, og at der ikke er ændret i strukturen af data. Det er muligt selv at få adgang til datadefinitionerne og gå i gang med at læse data ind, eller man kan få professionel assistance fra en systemkonsulent fra Deloitte til hele eller dele af arbejdet. Se også hjemmesiden for oplysninger om konvertering gennem anvendelse af skabeloner. 27
Hjælp til selvhjælp Vi vedligeholder en række tips og tricks omkring systemet. Disse ligger på www.ectrl.dk og er i øvrigt tilgængelige direkte fra ectrl. Tryk på globussen oppe til højre i skærmbilledet, når du er på ectrl. ectrl.dk /ectrl.nu Deloitte har to websites på Internettet for at give adgang til opdaterede informationer. ectrl.dk er for danske brugere, på dansk, ectrl.nu er primært til start af ectrl. Nyhedsmail Tilmeld dig vores nyhedsmail på ectrl.dk Nyhedsmail, så modtager du en mail, når der er aktuel information om ectrl, indeholdende vejledninger og tips og tricks i systemet. Skriv til os Det er vigtig for Deloitte, at ectrl løbende udvikler sig. Såfremt der måtte være ønsker til produktet - det være sig ændringer til standarden, nye faciliteter eller nye moduler/områder, der måtte have relevans, så send venligst en e-mail til axaptasupport@deloitte.dk med en fyldig beskrivelse. Vi vil så tage det med i vores fremtidige overvejelser. 28
Vigtige navne, telefonnumre og adresser For at komme i kontakt med Deloitte kan følgende benyttes: E-mails: axaptasupport@deloitte.dk som er til vores supportfunktion. Telefonnumre: Deloitte: +45 45 94 50 00 Support: +45 70 33 16 16 Husk, at det koster penge at bruge support, hvis man ikke har abonnement! Der kan sendes post til følgende adresse: Deloitte Birkerød Kongevej 25 C 3460 Birkerød Kontakt via mail: itsolutions@deloitte.dk 29