Spørgsmål og svar 2. udsending Spørgsmål 6: Indkøbsaftale (spørgsmål 3 fra 1. udsending) Det fremgår jf. 3.6.1 og bilag 3, at Dragør Kommune er bundet af indkøbsaftaler, som udløber hhv. 31. marts 2007 og 30. september 2007. Ønsker Dragør Kommune, at leverandøren bestiller de hjælpemidler, der er omfattet af indkøbsaftalerne, til Dragør Kommunes lager (Dragør Kommune fastholder ejerskab)? Eller skal leverandøren indkøbe på disse aftaler, og Dragør Kommune efterfølgende lejer hjælpemidlerne? Dragør Kommune ønsker, at leverandøren foretager bestilling, af de hjælpemidler, som er omfattet af indkøbsaftalerne. Hjælpemidlerne indgår efterfølgende som kommunens ejendom. Efter indkøbsaftalernes udløb ønsker Dragør Kommune at kunne leje hjælpemidler af leverandør. At leverandøren foretager bestilling indebærer, at leverandøren administrerer aftalen. Leverandøren får således fuldmagt til at bestille hos leverandøren efter de krav/den konfiguration, der stilles af personalet i kommunen. Men der gives ikke indsigt i de underliggende aftaler. Arbejdsgange for hjælpemidler ombefattet af Dragør Kommunes indkøbsaftaler bliver som følger: 1. Terapeut ønsker levering af hjælpemiddel efter bestemt konfiguration 2. Terapeut bestiller hjælpemidlet hos leverandøren 3. Leverandøren undersøger, om hjælpemidlet findes i Dragør Kommunes eje (på lager) 4. Såfremt hjælpemidlet skal indkøbes, bestiller leverandør hjælpemidlet via Dragør Kommunes indkøbsaftaler 5. Indehaver af indkøbsaftale sender efterfølgende regning direkte til Dragør Kommune 6. Levering af hjælpemidlet sker med mindre andet aftales hos leverandør (til stregkodning, samling o.l.). Spørgsmål 7: Antal brugere på hjælpemiddelområdet Kan kommunen oplyse, hvilke kriterier en borger bliver registreret som værende aktiv? Og hvad var antallet af aktive borgere for samme tid 2005? En borger er aktiv i systemet, når vedkommende er blevet oprettet. Dvs. sagen forbliver aktiv, indtil borgeren enten flytter eller dør. I 2005 var der 660 aktive sager. Det kan tilføjes, at gennemsnittet i 2005 af igangværende sager var pr. måned 121 sager, og der blev afsluttet 72 sager om måneden. I de første 8 måneder af 2006 er gennemsnitstallet 119 aktive sager og 80 afsluttede sager. Spørgsmål 8: Ejerskab/leje af hjælpemidler Vil det kunne forekomme, at Dragør Kommune ønsker at eje standardhjælpemidler, der indkøbes efter en aftale med en leverandør er indgået (desuagtet om indkøbet sker via leverandøren eller kommunens nuværende indkøbsaftaler). Eller kan kommunen bekræfte, at kommunalt ejerskab af hjælpemidler alene gælder for de hjælpemidler, som kommunen allerede i dag besidder.
Leverandøren er opmærksom på det forhold, som er anført af kommunen under udbudsmaterialets afsnit 3.3. vedr. at kommunen kan vælge selv at indkøbe større hjælpemidler og hjælpemidler til børn efter behov. Indkøb via de nuværende indkøbsaftaler er til eje. Alt andet er leje. Dragør Kommune forventer, at børnehjælpemidler almindeligvis indgår i aftalen. Men Dragør Kommune tager forbehold for specielle hjælpemidler (store hjælpemidler som senge, lifte og transportkørestole) til aflastnings- og plejehjem i større mængder (ved udskiftninger). Spørgsmål 9: Hjælpemidler, der er ved bruger på overdragelsestidspunkt Vedr. afsnit 2. Det er uklart, om leverandøren kan fakturere kommunen for de faktiske afholdte omkostninger (timepris og udgifter til reservedele mv.) i forbindelse med, at et af kommunens hjælpemidler repareres for, at det kan optages i hjælpemiddelordningen, eller om leverandøren alene kan søge sig godtgjort via de angivne servicepakker. Dette ønskes uddybet nærmere. I forlængelse heraf Hvem skal opretholde udgifterne til reservedele i forbindelse med 1. gangs reparationer af de af kommunen ejede hjælpemidler dette uagtet at et hjælpemiddel har været underlagt en service/reparation, mens det har været ude hos en Dragør borger? Udgangspunktet, når et hjælpemiddel ejes af Dragør Kommune, er servicepakkerne. Dvs. leverandør skifter reservedel/reparerer, og Dragør Kommune betaler for selve reservedelen samt servicepakke. Kan reparationen ikke klares på en af servicepakkerne, skal sagen forud for reparation drøftes med Dragør Kommune. Spørgsmål 10: Nyindkøb af hjælpemidler Kan kommunen oplyse og definere nærmere, hvad der skal forstås ved et større hjælpemiddel. Med et større hjælpemiddel tænker Dragør Kommune på hjælpemidler, der bruges på aflastnings- og plejehjem som standardhjælpemidler. Det vil primært dreje sig om senge, lift og transportkørestole. Spørgsmål 11: Nærdepot Det står anført, at leverandøren for begge nærdepoter (plejehjem) vil få stillet et kælderlokale til rådighed. Skal leverandøren påregne at blive faktureret for udgifter til varme, el, mv.? Kan det oplyses, om det er muligt at komme til kælderfaciliteterne via elevator? Skal nærdepoternes hjælpemiddelbeholdning bestå af kommunens hjælpemidler, eller er der tale om hjælpemidler, som forventes lejet hos leverandøren? Hvis der er tale om at det skal være kommunens hjælpemidler, skal opfyldning ske primært med kommunens egne hjælpemidler? Leverandøren får for begge nærdepoter stillet kælderlokaler til rådighed uden vederlag. Leverandøren vil derfor ikke blive faktureret for udgifter til varme, el, husleje o.l. Det er for begge kælderlokaler muligt at komme til lokalerne via elevator. Indholdet af nærdepoterne skal primært bestå af Dragør Kommunes egne hjælpemidler, sekundært lejede hjælpemidler fra leverandøren. Spørgsmål 12: Indhold af servicepakke Hvad skal der forstås ved af-/demontering af teleslynge mv.? Hvilke opgaver er indeholdt i afmonteringen?
Servicepakke 1: Skal det forstås sådan, at leverandøren forventeligt skal kunne opsætte 3 greb på 20 minutter? Servicepakke 2: Skal det forstås sådan, at leverandøren forventeligt skal kunne opsætte 6 greb på 40 minutter? Skal det forstås sådan, at leverandøren forventeligt skal kunne opsætte en fuld aluminiumsrampe, m. gelænder, mv. på 60 minutter? Af-/demontering af teleslynge består i at tage ledninger ud af apparater og tage apparaterne med. Der kan eventuelt være tale om at demontere ledninger, hvis ledninger ikke er aftagelige. Det vurderes af af- /demontering af taleslynge tidsmæssigt er servicepakke 1. Vedr. servicepakke 1: Det forventes, at 3 greb er indeholdt i servicepakke 1 med mindre særlige forhold som eksempelvis vanskeligt underlag gør sig gældende. Bestilleren (terapeuten) bestiller servicepakke 1 eller 2 afhængig af opgavens omfang. Vedr. servicepakke 2: Det forventes, at 6 greb er indeholdt i servicepakke 2 med mindre særlige forhold som eksempelvis vanskeligt underlag gør sig gældende. Bestilleren (terapeuten) bestiller servicepakke 2 eller 3 afhængig af opgavens omfang. Vedr. servicepakke 3: Det forventes, at en fuld aluminiumsrampe er indehold i servicepakke 3 med mindre særlige forhold gør sig gældende eksempelvis at rampen er lang. Bestilleren (terapeuten) bestiller servicepakke 3 eller efterfølgende timepris afhængig af opgavens omfang. Spørgsmål 13: Nødkald Har Dragør Kommune mulighed for udlevere det aftalemateriale, der ligger til grund for aftale mellem Dragør Kommune og firmaet Comax, og/eller har Dragør Kommune mulighed for at oplyse om leverandøren, under henvisning til udbudsmaterialet, må tage kontakt til Comax og kan en kontaktperson i denne sammenhæng oplyses? Det er Dragør Kommunes generelle politik ikke at udlevere aftalemateriale med 3. mand forud for kontraktindgåelse. Det er derfor ikke muligt at videreformidle materialet eller kontaktperson ved Comax. Såfremt leverandøren er i stand til at løfte dette område, vil efterfølgende forhandlinger præcisere indholdet. Dragør Kommune gør opmærksom på, at dette område ikke er indeholdt som krav i udbudet. Spørgsmål 14: Bilag 4: Ansættelse af kommunalt personale Kan Dragør Kommune oplyse, hvilke forhold der er indeholdt i "alle arbejdsgiverudgifter". Er det muligt at få udleveret de gældende ansættelseskontrakter for de to medarbejdere? Kan kommunen oplyse, om der har været andre medarbejdere tilknyttet de i udbuddet indeholdte opgaver? Kan kommunen under hensyntagen til sidstnævnte spørgsmål oplyse, om kommunen har været fuldt ud tilfredse med den kvalitet og service, som er blevet leveret af de pågældende personer? Der er i alle arbejdsgiverudgifter indeholde følgende poster: Løn, ATP-bidrag, AER-bidrag og pension (15,5 % for håndværker, 13,48 for servicemedarbejder). Det er Dragør Kommunes generelle politik, at der ikke udleveres ansættelseskontrakter forud for en gældende aftale. Derfor er det desværre ikke muligt udlevere de gældende ansættelseskontrakter for de to medarbejdere. Der har i udgangspunktet ikke været tilknyttet andre medarbejdere end de opgaver, som er beskrevet i udbudet. De to medarbejdere har dog haft tilknyttet ledelse. I spidsbelastninger fx ferie og sygdom har nogle opgaver omkring dørtrin og greb været bestil hos lokale håndværkere. Større hjælpemidler bliver kørt med
eksternt transportfirma, og en af kommunens depotmedarbejdere køre med for at garanterer korrekt opsættelse. I henhold til Dragør Kommunes generelle politik kan kommunen desværre ikke udtale sig om medarbejdernes opgavehåndtering forud for en gældende aftale. Spørgsmål 15: Diskette Leverandøren har ikke fået udleveret en diskette indeholdende bilag 6 s skemaer. Hvis en diskette vil indeholde andet materiale end det der allerede er fremsendt pr. mail, ønskes denne fremsendt. Dragør Kommune beklager, at der er en fejl i udbudsmaterialet. Alt materialet er blevet sendt på mail, og der er ikke udarbejdet en diskette til brug for skemaer. Disse er i bilag 6, som er tilgængeligt i word-format i det udsendte materiale Spørgsmål 16: Opsigelsesfrist Det står anført, at der er en opsigelsesfrist på 8 måneder. Hvordan hænger denne sammen med kontraktudkastets 15 stk. 2, hvor der står, at Dragør Kommune kan opsige kontrakten, hvis kommunen bliver lagt sammen med Tårnby Kommune? De 8 måneders opsigelsesfrist er gældende uanset en eventuel sammenlægning med Tårnby Kommune. Spørgsmål 17: Udgifter til transport- og vognmandsudgifter Vedrører posterne de totale interne og eksterne udgifter til transport- og vognmandsudgifter eller er der alene tale om udgifter til eksterne leverandører? De opgjorte udgifter er udgifter til ekstern transport. Den interne transport er ikke opgjort, idet Dragør Kommune selv udleverer hjælpemidler (mindre hjælpemidler, som kan transporteres i en Citroën Berlingo). Udgifterne til ekstern transport hidrører således større hjælpemidler. Spørgsmål 18: Lovpligtige serviceeftersyn og øvrige services for lifte Hvor i tilbudslisten skal priserne for lovpligtige serviceeftersyn og øvrige services for lifte anføres? Dragør Kommune beklager, at der ikke er indsat en kolonne til priser for lovpligtige serviceeftersyn på eksempelvis loftlifte, mobile- og stålifte og trappelifte i bilag 6. Det er muligt, at prisen indsættes i en ekstra kolonne i skemaet(højreklik i skemaet, indsæt kolonne), skrives i bemærkningsfeltet eller vedlægges som ekstra bilag. Spørgsmål 19: Bilag 5: Fakturering Kan Dragør Kommune oplyse, hvad der skal forstås ved passusen: Dragør Kommune ønsker, at når der er tale om levering af et hjælpemiddel, medhæftes en elektronisk kopi af følgeseddel/kvittering på levering. Dragør Kommune beklager, at der har indsneget sig en fejl. Der bør stå: Dragør Kommune ønsker, at når der er tale om levering af et hjælpemiddel, fremsendes en elektronisk kopi af følgeseddel/kvittering på levering. Det betyder, at der sammen med første opkrævning medsendes kopi af følgeseddel/kvittering på levering.
Spørgsmål 20: Tænkt forløb Det ønskes bekræftet, at leverandøren ikke skal udfylde siden "Tænkt forløb, 1 år". Bilag 7, Fingeret portefølje med tilhørende tænkte forløb skal ikke udfyldes. Bilaget er vedlagt som illustration over Dragør Kommunes fremgangsmåde i vurderingen af Bedste pris. Spørgsmål 21: Kontrakt Er det tænkeligt, at Dragør Kommune, i forlængelse af 15 stk. 2, kunne være interesseret i at tilføje en passus til kontrakten, der også går den anden vej a la: Såfremt Dragør Kommune i kontraktperioden bliver sammenlagt med Tårnby, kan aftalen udvides til også at omfatte den tilsvarende opgave ved Tårnby kommune, såfremt der kan opnås enighed om dette kommunerne og leverandøren imellem. Dragør Kommune beklager, men en sådan passus kan ikke tilføjes kontrakten. Dragør Kommune kan ikke udtale sig på Tårnby Kommunes vegne. Spørgsmål 22: Tilbudsliste, produkter og kvalitet Dragør Kommune har anmodet om at få hjælpemidler tilbudt indenfor tre kvaliteter. Har kommunen mulighed for at uddybe kriterierne for dette nærmere. Er der således tale om: - holdbarhed / genbrugsværdi - funktionsmuligheder - indstillingsmuligheder - pris - omfanget af muligt tilbehør og reservedele - hensyn til produktionsforhold - mv. Til eksemplificering: Der kan ikke ud fra en faglig vurdering siges at være en naturlig sammenhæng mellem pris og kvalitet. Det er derfor nødvendigt, at få en nærmere præcisering af kommunens behov, således der kan ske en fuldstændig målrettelse mod de af kommunen anførte tildelingskriterier. Af nedenstående ses en række spørgsmål til de af kommunen anførte produkter: # Type Spørgsmål Svar 1. Højdeindstillelig seng Sengehest til 1 eller 2 sider? Skal den altid monteres på sengen som standard konfiguration? Skal der være madrasstyr på sengen som standard? Hvor mange kg er den maximale bruger belastning? Skal der være indbygget en madrasforlænger? Standard konfiguration Sengehest 2 siden Madrasstyr Min 145 kg. Indbygget madrasforlænger 2. Mobil personløfter Er der kun behov for én størrelse løfteåg? Standard ja, men der kan være brug for andre. 3. Mobil ståløfter 4 Stationær
personløfter 5. Liftsejl 6. Mobil bade- og toiletstol Højdeindstillelig? Maksimum brugerbelastning? Ja 120 kg. 7. Badebænk Sædebredde maksimum? Maksimum brugerbelastning 8. Toiletforhøjer 2 bredder mellem 40 og 60 cm. 120 kg. 9. Arbejdsstol Maksimum brugerbelastning? Standard mellem 55kg og 120kg 10. Madras stadie 0-1 11. Madras stadie 3 12. Siddepude stadie 0-1 Min og max bredde? Min og max dybde? Maksimum brugerbelastning? 13. Siddepude stadie 3 Min og max bredde? Min og max dybde? Maksimum brugerbelastning? 14. Vendelagner og vendetæpper Vaskbare? Forskellige størrelser? 15. Rollator med 4 hjul Maksimum brugervægt? Max udvendig bredde? 16. Manuel krydskørestol Max vægt? Kun en hjulstørrelse? Maksimum bruger vægt? Sædebredde min og max? Sædebredde min og Max? Sidepuderne skal kunne passe til stole/ kørestole i forskellig bredde. Pude til kørestol sædebredde 40 dybde 45 skal kunne klare vægt mellem 45 og 65 kg Sædebredde 55 og dybde 50 120 kg Sidepuderne skal kunne passe til stole/ kørestole i forskellig bredde. Pude til kørestol sædebredde 40 dybde 45 skal kunne klare vægt mellem 45 og 65 kg Sædebredde 55 og dybde 50 120 kg Ja, skal kunne gøres rent Gerne 100 kg max udvendig bredde 62 cm min indvendig bredde 42cm max 9 kg vægt. Mulighed for flere hjulstørrelser indenfor mindst en af kvaliteterne. 100 kg Bredde min38cm max 50cm Dybde min 40cm max 48cm
Sædehøjde min og max? Levering med pude? Type? Inkontinens betræk? 17. Manuel komfortstol Maksimum bruger vægt? Sædebredde min og max? Sædebredde min og max? Sædehøjde min og max? Levering med pude? Type? Inkontinens betræk? Højdejusterbar skubbehåndtag/bøjle? Højde 38cm 50cm ex pude Pris inkl. kørestolens standardpude ex kørestolens standart pude, hvis der bestilles en aflastningspude af en eller anden art. 120kg. Bredde 40cm 50 cm Dybde 40 cm 50 cm Højde inkl. standardpude 40cm 55cm (gå højde) ja 18. El-kørestol, manuel styring 19. Forhøjerklodser Tommelfingergreb eller firefinger greb? Begge dele er acceptable. Overordnet er produktets prisniveau en væsentlig del af vurderingen, men også funktion og kvalitet (specielt produktets holdbarhed) spiller væsentlige roller. Dvs. det er en kombination af pris, funktion og kvalitet, som udgør kriterier for vurdering. Der henvises i øvrigt til kolonne Svar i ovenstående skema. Spørgsmål 23: Kalkulationsmodel Hvor skal leverandøren anføre en kalkulationsmodel for fastsættelse af lejepriser (også jf. problemstillingen vedr. kvaliteten af hjælpemidler i ovenstående spørgsmål)? Svar Dragør Kommune beklager, at der ikke er indsat en kolonne til kalkulationsmodel i bilag 6. Såfremt en kalkulationsmodel haves, er Dragør Kommune interesseret i kendskab til denne. Det er muligt, at modellen indsættes i en ekstra kolonne i skemaet (højreklik i skemaet, indsæt kolonne), skrives i bemærkningsfeltet eller vedlægges som ekstra bilag.