Governance model for MedCom versionsopdatering med udgangspunkt i hjemmepleje-sygehusstandarder UDKAST opdateret 17. dec. 2013 Indhold Baggrund... 1 Resultatmål med governancemodel... 2 Hvordan opnås målet om en governancemodel?... 2 MedCom opdatering årshjul... 2 Kategorisering af ændringer til MedCom standarder... 3 Procestrin i et opdateringsforløb... 3 Regioner og kommuners kontrakter med leverandører... 4 MedCom samarbejdsmodel faglig afklaring... 4 MedCom governance-model teknisk afklaring... 5 MedCom governancemodel beslutning ny version... 5 Teknisk køreplan for overgang til drift af ny version IT-leverandør... 5 Det videre forløb med udvikling af MedCom governancemodel... 6 Baggrund Erfaringer fra hjemmepleje-sygehusprojektet har gennem MedCom7 og MedCom8 vist, at der er brug for en fast og forpligtende model for hvordan rettelser, ændringsønsker og udviklingsønsker håndteres i forhold til hjemmepleje-sygehusstandarderne. Det gælder også aftalen og måden hvorpå selve versionsopdateringen gennemføres hos alle parter. Siden pilotfasen af hjemmepleje-sygehusprojektet er ændringsønsker og rettelser til hjemmepleje-sygehusstandarderne blev indsamlet. Det faglige grundlag og indholdet i opdateringen var afklaret ved fællesmøde med leverandørerne september 2012, dog uden at den tekniske standardopdatering var udført. Den tekniske standardopdatering var klar ultimo oktober 2012 og blev udsendt til leverandørerne. Da det ikke var muligt at opnå en fælles aftale for alle om overgang, blev styringen af den konkrete versionsopdatering lagt ud til regionerne i samarbejde med tilhørende kommuner, med en overgangsperiode fra 1. april til udgangen af 2013. Der er udbredt ønske om faste årshjul og forpligtende aftaler for parterne, herunder sikring af at leverandørerne kan levere versionsopdateringen. Denne model beskriver samarbejde og forpligtelser i forbindelse med ændringer af MedCom standarder. Det konkrete forandringshjul hos den enkelte leverandør og i regioner og kommuner er ikke medtaget her, I 1
nogle tilfælde vil ændringer have karakter af teknisk tilretning uden behov for arbejdsgangsændringer og dermed heller ikke influere på udarbejdelse af kravspecifikationer. I andre tilfælde kan der være tale om større ændringer, som hos leverandøren vil betyde brugerinvolvering og kravspecifikation. Resultatmål med governancemodel Der er kendt og fastlagt dato (højst 2 årlige) for hvornår en MedCom standard opdateres. Forslag kan være 1. april og 1. oktober. Der er en klar aftale og forståelse af at opdatering af MedCom standard indebærer opdatering i driftsmiljø for de parter som anvender standarden. Der foreligger en konkret teknisk køreplan for versionsopdateringen i driftsmiljøet, herunder krav om bagud kompatibilitet for modtagelse af tidligere version. Hvordan opnås målet om en governancemodel? Arbejds- og styringsmodel for standardopdatering, faser og processer er beskrevet og godkendt af berørte parter og interessenter og MedComs styregruppe. Kommuner og regioner indgår om nødvendigt tillægskontrakter med EOJ og EPJ leverandører, som forpligter leverandøren som en del af programvedligeholdelsen at følge MedComs opdateringshjul. Berørte EOJ og EPJ leverandører godkender governancemodellen. MedCom opdatering årshjul Princippet i MedCom årshjul er en fast dato for frigivelse af opdateret standarddokumentation, og fast dato for opdatering af MedCom standard i driftsmiljøer. Tidsperioden mellem disse 2 datoer er xx måneder og skal være realistisk og accepteret af kommuner, regioner og leverandører. Se også afsnit om kategorisering af MedCom ændringer. MedCom opdatering i EOJ og EPJ systemer og opdatering i kommuner og regioner FAST DATO MedCom standard opdateres Proces med faglig og teknisk afklaring FAST DATO standard dokumentation frigives LÅST 2
Kategorisering af ændringer til MedCom standarder Ønsker om ændringer kategoriseres efter en tyngdemodel, som anvendes i den konkrete planlægning af årshjul. Der udarbejdes en model for kategorisering af ændringer i forhold til ændringens tyngde og betydning i praksis. MedCom kategoriserer de ændringsønsker, der indgår i kommende standardopdatering. Hvem afgør for kategorisering af ændringers tyngde? Dette anvendes på følgende måde i praksis: 1. Alle ændringer som er kategoriseret af typen A, B og C kan gennemføres ved at følge MedComs faste årshjul. 2. Ændringer med kategori D skal aftales og planlægges i samarbejde med kunder og leverandører og vil typisk betyde et forlænget årshjul, fx x 2. Eksempel på model til kategorisering af tyngde Tyngde Kategori Vurdering/konsekvens Eksempel (er) A Rettelser Tekniske rettelser og præciseringer af standarddokumentation B Ændringer Ændring af feltnavne Feltstørrelser XDIS19 navn ændres fra Warning Of Discharge til Notification of Ended Treatment Begrænsning på antal ydelser i XDIS16 fjernes Bemærkningsfelt medicin udvides fra 700 til 3500 karakterer C Ny udvikling Tilføjelse af nye felter Tilføjelse af felt til XDIS19: dato for genoptaget behandling D Ny funktionalitet koblet med standardændringer Omfattende ændring som vil kræve længere tid til implementering, herunder have økonomiske konsekvenser, (ex. vedhæftning af filer) Vedhæftning af filer til indlæggelsesrapport Plejeforløbsplan og udskrivningsrapport Procestrin i et opdateringsforløb Overordnet set er der er 4 trin i et opdateringsforløb 1. Afklaringsforløb før en standardopdatering. 2. Frigivelse af en opdateret standard, som ikke længere ændres. 3
3. Proces med udvikling af opdateringen hos leverandører af it-systemerne. 4. Opdatering til drift hos kommuner og regioner. Under disse forløb er der flere procestrin: Faglig afklaring: Ændringsønsker meldes ind til MedCom MedCom logger ændringsønsker og kategoriserer disse. Ændringsønsker og status er tilgængelig på MedCom.dk Ændringsønsker behandles fagligt på møder i forum hjemmepleje-sygehusgruppen, evt. også KKR digitaliseringsnetværket, samt i leverandørgruppen. Modne forslag som har opnået bred konsensus omkring vil indgå i kommende standardopdatering. Teknisk afklaring: MedCom opdaterer teknisk standarddokumentation Standarddokumentation sendes i høring hos leverandører Evt. rettelser fra leverandørhøring indarbejdes Standarddokumentation frigives- låst version Opdatering i EOJ og EPJ systemer: EOJ og EPJ leverandører udvikler opdateringen i EOJ og EPJ systemer o I denne proces kan indgå brugerinddragelse og kravsspecifikation afhængig af ændringens omfang. MedCom tester og certificerer hos it-leverandør Opdatering til drift i kommune og sygehussystemer: EOJ og EPJ leverandører frigiver version til kommuner og regioner MedCom test i driftsmiljø Kommuner og regioner slår opdatering til på aftalt dato Regioner og kommuners kontrakter med leverandører Kommuner og regioner indgår om nødvendigt tillægskontrakter med EOJ og EPJ leverandører, som forpligter leverandøren som en del af programvedligeholdelsen at følge MedComs opdateringshjul. MedCom samarbejdsmodel faglig afklaring Baggrund: 4
På møder i hjemmepleje-sygehusgruppen opnås faglig konsensus omkring de ønsker og behov der er for ændringer. Der tages hensyn til regionale og lokale forskelle og ligheder. Ud fra hvad der bedst tilgodeser alles behov træffes en beslutning om en ændring gennemføres eller ej. Eksempel på praktisk håndtering af dette: Region Midt ønsker at feltet til Dosisdispenseret medicin genbestilt skal fjernes fra udskrivningsrapporten. Det skyldes at det i Region Midt er direkte imod de gældende retningslinjer at sygehuspersonale skal gøre dette. Omvendt er det et krav i Region Hovedstaden at sygehuspersonalet sørger for dette ved udskrivning. Derfor gennemføres ændringen ikke, men EPJ systemleverandør kan evt. blænde feltet så det ikke forvirrer den kliniske medarbejder. På møder i hjemmepleje-sygehusgruppen, samt på leverandørmøder og fællesmøder for begge grupper indgår ændringer som et fast punkt på dagsroden. Der foreligger til hvert møde en tydelig oversigt over ændringer som er afklarede til kommende version, samt hvilke ændringsforslag, som fortsat er i afklaringsfase. MedCom governance-model teknisk afklaring 1. Når indhold i ny versionsopdatering er konsolideret indarbejder MedCom versionsændringer i standarddokumentationen. Versionen er tilgængelig på MedComs database for standarder SVN i kladdeformat. 2. Leverandører kvalificerer dokumentationen ved review og evt. rettelser tilføjes. 3. MedCom dokumentationen fryses og flyttes til SVN releases. Dette skal ske på aftalt dato jf. MedCom årshjul. Af standarddokumentationen fremgår tydeligt hvornår versionen træder i kraft i drift. MedCom governancemodel beslutning ny version MedComs hjemmepleje-sygehusgruppe deltager i MedCom samarbejdet på mandat fra de regionalkommunale samarbejdsorganisationer vedr. it-samarbejde under sundhedsaftalerne og er dermed beslutningsdygtige mht. faglige ændringer til MedCom standarder. Ændringer til kommende version gennemføres som led i aftale om at følge proces for MedCom årshjul, når kategorien af ændringer er A, B, C. For ændringer af kategorien D aftales overgangen evt. med forlængelse af årshjul x 2. Teknisk køreplan for overgang til drift af ny version IT-leverandør 1. Leverandørerne opdaterer MedCom standard i it-system 2. MedCom tester og certificerer opdateringen hos it-leverandør 3. Leverandørerne frigiver MedCom opdatering i versions release af it-systemet (ønsket at det er isoleret fra andre meget store versionsændringer) 5
4. MedCom foretager i samarbejde med region og en kommune test og certificering på versionen i drift miljø. 5. MedCom versionsopdatering aktiveres som en option i drift systemet på den aftalte overgangsdato. Det videre forløb med udvikling af MedCom governancemodel Dette udkast er tilrettet efter en drøftelse på møde i hjemmepleje-sygehus gruppen den 12.dec. 2013. Drøftes i MedComs relevante brugergrupper, MedComs koordineringsgruppe, MedComs styregruppe, NSI, RSI, KKR digitaliseringsnetværk. 6