Kvalitetsprocedure Tilsyn med udenlandske virksomheder Kvalitetsprocedure DT-5 Anvendelsesområde: Detailtilsyn Ansvarlig enhed: AFC, SBT Ikrafttræden: 1. juli 2008 Senest redigeret: 1. januar 2016 Aktuel for tilsynsførende og tilsynssupportere Denne kvalitetsprocedure er rettet til tilsynschefer, tilsynsførende, tilsynssupportere og centerjurister. Kvalitetsproceduren gælder for tilsyn med udenlandske virksomheder uden fast driftssted i Danmark, herunder selvstændige uden ansatte, som leverer én eller flere tjenesteydelser (arbejdsopgaver) i Danmark. Arbejdstilsynet har til opgave at føre tilsyn med, at udenlandske virksomheder overholder den danske arbejdsmiljølovgivning. Desuden har Arbejdstilsynet til opgave at kontrollere, at udenlandske virksomheder har foretaget anmeldelse til RUT (Registret for Udenlandske Tjenesteydere), herunder om anmeldelsen er fyldestgørende og korrekt i forhold til reglerne. Tilsynssupportens opgaver i forbindelse med forberedelse af RUT tilsyn Tilsynssupporten i TC Øst har administratorrollen og skal dagligt gennemgå kandidater til dubletter. I bilag 3 er procedurerne for ATIS beskrevet. Arbejdstilsynet får oplysninger om virksomheden fra andre Arbejdstilsynet har fået oplysninger om, at en udenlandsk virksomhed (muligvis) ikke har foretaget anmeldelse til RUT, eller at de anmeldte oplysninger er mangelfulde eller forkerte. Der kan samtidig være oplysninger om mulig overtrædelse af arbejdsmiljøloven. Oplysningerne kan fx være indgivet af en borger, faglig organisation, en anden myndighed eller hvervgiver og vil typisk komme via online anmeldelse på at.dk, direkte til "Postkasse RUT" eller via Call Centret. Disse henvendelser har deres egen sagstype og registreres i ATIS via "Opret anmeldelse af uden- 1
landsk virksomhed". I forbindelse med oprettelse af anmeldelsen er det er vigtigt at få verificeret, at virksomheden faktisk ikke er anmeldt i RUT, se retningslinjerne i bilag 3. ATIS opretter selv automatisk de besøg, vi er forpligtede til altid at gennemføre, og sender dem til kørselsplanlægningen. For øvrige besøg skal det vurderes, om de skal oprettes manuelt. Den tilsynsførendes forberedelse af tilsyn Tilsyn med de udenlandske virksomheders arbejdsmiljø gennemføres som detailtilsyn, og forberedelsen sker på samme måde som i forhold til danske virksomheder. Der henvises endvidere til den generelle kvalitetsprocedure for detailtilsyn. Virksomheder, der er anmeldt i RUT I kørselsplanlægningen er de relevante oplysninger fra RUT anmeldelsen fx deres arbejdsperiode og lokationen til stede. Arbejdstilsynet får oplysninger om virksomheden fra en borger, en faglig organisation, en anden myndighed eller hvervgiveren Oplysninger fra henvendelsen er tilgængelig i kørselsplanlægningssystemet til brug for tilsynet. Det er væsentligt, at du kører på tilsyn meget kort tid efter henvendelsen. Materialer, der skal med på tilsyn Du skal sørge for at have alt relevant materiale med på tilsynet, dvs.: Pjece, der informerer om Arbejdstilsynet, reaktioner, m.v. Ordliste med oversatte faste udtryk på arbejdsmiljøområdet (B/A samt det grønne område) Danske og oversatte versioner af den særlige besøgsrapport til udenlandske virksomheder Oversat underretningsblanket Oversat folder om anmeldelse til RUT: "Udfører din virksomhed midlertidigt arbejde i Danmark?" Den særlige underretningsblanket ved tilsyn i private hjem. NB! Hvis der er tale om tilsyn med en virksomhed inden for bygge- og anlægsområdet, skal du desuden medbringe de særlige oversatte B/A-foldere på området. Gennemførelse af tilsyn Tilsynet gennemføres på samme måde som i forhold til danske virksomheder, og der anvendes samme reaktionstyper som overfor danske virksomheder. Tilsynet er afgrænset til de aktiviteter, den udenlandske virksomhed har i Danmark. Se også den visuelle oversigt. Det er vigtigt, at du hurtigt tager stilling til, om der er behov for tolkebistand. Fremgangsmåden ved anvendelse af tolkebistand er beskrevet i bilag 1. Ved tilsynet udleverer/viser du den oversatte underretningsblanket til virksomheden og orienterer om blankettens indhold. Desuden udleveres pjecen, der informerer om Arbejdstilsynet, reaktioner mv. Ved tilsyn i private hjem skal beboeren have den særlige underretningsskrivelse om, 2
hvorfor Arbejdstilsynet fører tilsyn med arbejde i private hjem. Er beboeren hjemme, informeres han/hun ved tilsynets start om formålet med tilsynet og får udleveret den særlige underretningsskrivelse. Er han/hun ikke hjemme, lægges skrivelsen i postkassen eller et tilsvarende sted. Udfyldelse og aflevering af besøgsrapport Du udfylder en dansk og en oversat version af den særlige besøgsrapport til udenlandske virksomheder. Husk at skrive oplysninger om RUT-nr mv. Den danske version skal scannes ind og lægges på besøgssagen i ATIS. Den oversatte version afleveres til den udenlandske virksomhed. Kan du ikke aflevere besøgsrapporten ved tilsynet, skal du sende, maile eller faxe den efterfølgende til virksomhedens udenlandske adresse. Den udenlandske virksomhed har anmeldt sig til RUT Du gennemfører detailtilsyn med virksomhedens arbejdsmiljø, og du noterer RUT-nummeret på besøgsrapporten. Du møder en udenlandsk virksomhed som led i det almindelige tilsyn Ved tilsyn på arbejdssteder (lokationen), hvor der udføres arbejde af udenlandske virksomheder uden fast driftssted i Danmark, skal du rutinemæssigt føre tilsyn med, om de har foretaget anmeldelse til RUT udover at føre tilsyn med arbejdsmiljøet. Fører du fx tilsyn på en byggeplads, bør du også undersøge, om der eventuelt er flere udenlandske virksomheder på stedet, som kan have pligt til at foretage anmeldelse til RUT. Det kan fx være en mindre virksomhed, som udfører opgaver på byggepladsen. Møder du en udenlandsk virksomhed, som, du umiddelbart vurderer, kan have pligt til at have foretaget anmeldelse til RUT, skal du kontakte tilsynssupporten. Tilsynssupporten undersøger om virksomheden er anmeldt til RUT (via ATIS og virk.dk/rut), og om især oplysningerne om arbejdssted og arbejdsperiode er korrekte. Virksomheden er anmeldt til RUT Oplyser tilsynssupporten, at virksomheden er anmeldt til RUT, gennemfører du detailtilsyn med virksomhedens arbejdsmiljø, og du noterer RUT-nummeret på besøgsrapporten. Virksomheden er anmeldt til RUT men har anmeldt mangelfulde/forkerte oplysninger Oplyser tilsynssupporten, at virksomheden er anmeldt til RUT, men at fx arbejdssted eller arbejdsperioden er helt forkert, gennemfører du detailtilsyn med virksomhedens arbejdsmiljø Du skal skrive virksomhedens RUT-nummer på besøgsrapporten samt notere under nummeret, at der er "forkerte oplysninger". Du skal udlevere den oversatte folder om anmeldelse til RUT: "Udenlandsk virksomhed 3
Virksomheden er ikke anmeldt til RUT Oplyser tilsynssupporten, at virksomheden ikke er anmeldt til RUT, gennemfører du detailtilsyn med virksomhedens arbejdsmiljø Du skal skrive "minus RUT-nr" på besøgsrapporten. Du skal udlevere den oversatte folder om registrering i RUT: "Udenlandsk virksomhed Der indsamles under alle omstændigheder de sædvanlige oplysninger på virksomheder, vi fører tilsyn med, dvs. navn på virksomheden, adresse, telefonnummer, e-mail adresse samt dato for påbegyndelse og afslutning af arbejdsopgaven (tjenesteydelsen), hvem der har ansvaret for det konkrete arbejde, hvem kontaktpersonen er, identiteten af de ansatte, som virksomheden har udstationeret m.v. Hvis du på tilsynet får oplysninger, der peger i retning af, hvem der er hvervgiver, skal du ligeledes notere dette. Du kan benytte tjekskemaet ved RUT-overtrædelser til støtte for din indhentelse af oplysningerne. Arbejdstilsynet får oplysninger om virksomheden fra andre I denne situation har Arbejdstilsynet fået oplysninger om, at en udenlandsk virksomhed (muligvis) ikke har foretaget anmeldelse til RUT, eller at de anmeldte oplysninger er mangelfulde eller forkerte. Tilsyn gennemføres på det arbejdssted, som fremgår af de modtagne oplysninger om den udenlandske virksomhed. Virksomheden er anmeldt til RUT men har anmeldt mangelfulde/forkerte oplysninger I denne situation har Arbejdstilsynet fået oplysninger om, at en udenlandsk virksomhed (muligvis) ikke har foretaget anmeldelse til RUT, eller at de anmeldte oplysninger er mangelfulde eller forkerte. Tilsyn gennemføres på det arbejdssted, som fremgår af de modtagne oplysninger om den udenlandske virksomhed. Du gennemfører detailtilsyn med virksomhedens arbejdsmiljø. Er oplysningerne i RUT om fx arbejdssted eller arbejdsperioden helt forkerte, skal du skrive virksomhedens RUT-nummer på besøgsrapporten samt notere under nummeret, at der er "forkerte oplysninger". Du skal udlevere den oversatte folder om anmeldelse til RUT: "Udenlandsk virksomhed Virksomheden er ikke anmeldt til RUT Du gennemfører detailtilsyn med virksomhedens arbejdsmiljø. Du skriver "minus RUT-nr" på besøgsrapporten. Du skal udlevere den oversatte folder om anmeldelse til RUT: "Udenlandsk virksomhed Der indsamles under alle omstændigheder de sædvanlige oplysninger om virksomheder, vi fører tilsyn med, dvs. navn på virksomheden, adresse, telefonnummer, e-mail adresse samt dato for påbegyndelse og afslutning af arbejdsopgaven, hvem der har ansvaret for det konkrete arbejde, hvem kontaktpersonen er, identiteten af de ansatte, som virksomheden har udstationeret m.v. 4
Hvis du på tilsynet får oplysninger, der peger i retning af hvem, der er hvervgiver, skal du ligeledes notere dette. Du kan benytte tjekskemaet ved RUT-overtrædelser til støtte for din indhentelse af oplysningerne. Opsøgende kørsel Opsøgende kørsel udføres i de situationer, hvor du kører rundt i et område, fx en kommune, et villakvarter eller et industrikvarter, for at lokalisere udenlandske virksomheder, som fx udfører bygge-anlægsopgaver. Relevante områder, der skal køres i, udpeges løbende af tilsynschefen på baggrund af tilsynscentrets egne erfaringer, henvendelser fra fx fagforeninger, anmeldelser information fra fx SKAT og lignende. Når du i forbindelse med opsøgende kørsel møder udenlandske virksomheder, som, du umiddelbart vurderer, kan have pligt til at have foretaget anmeldelse til RUT, skal du kontakte tilsynssupporten. Tilsynssupporten undersøger, om virksomheden er anmeldt til RUT (via ATIS og virk.dk/rut), og om især oplysningerne om arbejdssted og arbejdsperiode er korrekte. Hvis lokationen er korrekt anmeldt i RUT, opretter tilsynssupporten et spontanbesøg. Hvis lokationen ikke er anmeldt i RUT, opretter tilsynssupporten en anmeldelse og derefter et spontanbesøg. Transporttiden til området er almindelig kørselstid, mens tiden, du bruger på opsøgende kørsel i området, skal registreres i den særlige konto i mtime (T122 Social dumping, opsøgende kørsel). Besøg registreres som vanligt se også oversigt over besøgsstatus og tidsregistrering. Besøget gennemføres som beskrevet under Du møder en udenlandsk virksomhed som led i det almindelige tilsyn ". Hvis det viser sig ikke at være en udenlandske virksomhed, men fx udlændinge ansat i en dansk virksomhed, gennemfører du ikke tilsynet, med mindre der er væsentlige overtrædelser af arbejdsmiljølovgivningen. Hvor mange tilsynsforsøg skal du bruge? Der kan være situationer, hvor du ikke kan komme i kontakt med virksomheden på arbejdsstedet (lokationen). I disse situationer skal du gøre følgende (se også den visuelle oversigt): Hvis du ikke er kommet i kontakt med virksomheden, efter du har forsøgt at træffe den på arbejdsstedet (lokationen), har ringet til kontaktpersonen, og der tydeligt ikke foregår noget arbejde, kan du betragte tilsynet som "forsøgt besøgt". Der skal angives en årsag til, hvorfor det ikke var muligt at gennemføre besøget. Hvis du ikke tydeligt kan se, at der ikke foregår arbejde, skal du aflægge endnu et par besøg med henblik på at opnå kontakt. Det besøg, hvor du har konstateret, at der er behov for et nyt besøg, men hvor du ikke har truffet nogen, skal afrapporteres som "forsøgt besøgt" med en årsag til, hvorfor der skal udføres et nyt besøg. I disse tilfælde skal der oprettes et nyt besøg med besøgstypen: "Del af detailtilsyn, udenlandske virksomhed". Dette gøres via opkald til ruteplanlæggeren. 5
SKATs regler om skiltning på byggepladser Du skal ikke føre tilsyn med overholdelse af disse regler, men oplysningerne kan være en hjælp i din indhentning af oplysninger. Byggepladser på privat grund skal have skiltning, så det tydeligt fremgår, hvilke virksomheder der udfører arbejde på byggepladsen. Af skiltet skal fremgå virksomhedens navn og cvr-nummer (RUT-nummer for udenlandske virksomheder). Oplysningerne skal være synlige og let læselige fra offentlig vej. Reglerne gælder ikke. hvis ét af følgende forhold gælder: Entreprisen er på højst 50.000 kr. inkl. moms Arbejdet udføres og afsluttes på én arbejdsdag Skiltning er ikke praktisk mulig, fordi arbejdet sker på en byggeplads ved etagebyggeri i tæt bebygget område Arbejdet strækker sig over længere strækninger eller flere matrikler fx nedlægning af rør og kabler. SKATs regler om skiltning på gulpladebiler Du skal ikke føre tilsyn med overholdelse af disse regler, men oplysningerne kan være en hjælp i din indhentning af oplysninger. Varebiler på gule plader skal have synligt firmanavn eller logo samt cvr-nummer. Oplysningerne skal fremgå af begge sider af bilen og være synlige og letlæselige. Udenlandske biler, der benyttes erhvervsmæssigt i Danmark, skal have synlig dokumentation for den udenlandske bilejers virksomhedsanmeldelse til RUT liggende i forruden. Afrapportering af tilsyn Tilsyn med arbejdsmiljø Både tilsynsførende og tilsynssupport afrapporterer tilsynet efter de almindelige retningslinjer. Breve sendes til virksomhedens udenlandske hjemadresse eller eventuelt som e-mail, hvis dette er oplyst. Afgiver du forbud, skal du, når du afrapporterer besøget, indtaste dato for, hvornår virksomhedens arbejde ophører på arbejdsstedet, da det styrer autogenereringen af skærpet tilsyn, der skal gennemføres som følge af forbuddet. Det styrer ligeledes offentliggørelse på hjemmesiden af, at virksomheden er under skærpet tilsyn. Tilsynssupporterens opgave i forbindelse med RUT Har virksomheden overtrådt reglerne ved ikke at være anmeldt til RUT, eller er anmeldelsen urigtig eller mangelfuld, skal du oprette en "Grov overtrædelse RUT" på tilsynssagen, så det kan vurderes, om der skal rejses en straffesag mod virksomheden. 6
Når der oprettes en orientering i ATIS, og den gemmes, bliver der automatisk oprettet en "Grov overtrædelse RUT", en orientering, der skal sendes til den udenlandske virksomhed, og en indberetning, der skal sendes til SKAT. I notatet "Grov overtrædelse RUT" skal du skrive alle de oplysninger, som den tilsynsførende har indsamlet om den udenlandske virksomhed, som formodes at burde være anmeldt til RUT. Du skal herunder skrive alle relevante data på virksomheden, hvilken form for arbejde den udførte, dato for påbegyndelse og afslutning af arbejdsopgaven, hvem der har ansvaret for det konkrete arbejde, hvem kontaktpersonen er, identiteten af de ansatte, som virksomheden har udstationeret m.v.. Du skal også notere den tilsynsførendes eventuelle oplysninger om hvervgiveren. Notatet "Grov overtrædelse RUT" skal således indeholde alle de oplysninger, der er nævnt i tjekskemaet ved RUT-overtrædelser. Du kan eventuelt benytte skemaet som støtte for udarbejdelse af notatet. Arbejdstilsynet skal indberette til SKAT, at virksomheden ikke er i RUT. Du skal derfor skrive alle de informationer, den tilsynsførende har indsamlet, fx navn, land og hvor vi har mødt dem. Er du bekendt med yderligere oplysninger, fx ydelsens start- og slutdato eller antallet af (formodede) udstationerede medarbejdere, skriver du det i fritekstfeltet. Den udenlandske virksomhed skal skriftligt orienteres om, at Arbejdstilsynet har konstateret en overtrædelse af udstationeringsloven, og at en sådan overtrædelse kan medføre en bøde. Når notatet "Grov overtrædelse RUT" journaliseres, oprettes der automatisk en Grov overtrædelsessag, der skal behandles som vanligt, jf. bilag 4. Registrering af flere besøg Besøges virksomheden (lokationen) flere gange, skal du oprette et nyt/flere nye besøg på sagen, der registreres som "RUT tilsyn, del af Detailtilsyn", se også oversigt over besøgsstatus og tidsregistrering. Videregivelse af oplysninger til anden myndighed Hvis du som tilsynsførende bliver opmærksom på forhold, der giver anledning til mistanke om overtrædelse af andre regler end dem Arbejdstilsynet fører tilsyn med, fx udlændingelovgivningen, fødevarelovgivningen eller skattereglerne, skal du tage kontakt til en tilsynschef i dit tilsynscenter og forklare, hvad der er konstateret. Tilsynschefen skal herefter videregive oplysningerne til den relevante myndighed, jf. kvalitetsprocedure G-302 om indberetning til andre myndigheder. Kontroltilsyn Kontroltilsyn prioriteres og gennemføres efter de almindelige retningslinjer, jf. kvalitetsprocedure om detailtilsyn, kontrolbesøg. Der gennemføres efter fællesaktionerne genbesøg på de arbejdssteder, hvor der på aktionsdagen konstateredes mangelfulde forhold vedr. AMO og APV, og hvor der ikke blev reageret under aktionen. 7