1 Fruering og Vitved Menighedsråd Referat af fællesrådsmøde Tirsdag den 19. januar 2016 Referatet sendes til: MR- medlemmer, kirkeværger, suppleanter, sognepræst, ansatte, regnskabsfører, webbmaster samt lejer af forpagtergårdsboligen. Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden 2 Bemærkninger til referat fra ordinært fællesrådsmøde den 24. november 2015 3 Økonomi, herunder godkendelse af revisionsprotokollater og tidsplan for regnskab 2015 og budget 2017 (bilag) 4 Status på renoveringsprojektet og dræningsprojektet 5 Diskussion af opgaver og evt. nye initiativer i 2016, herunder: a. Det kommende menighedsrådsvalg (bilag) b. Himmelske dage (bilag) c. Kirkegårdskonference (bilag) 6 7 8 d. Menighedsråd på jeres måde / Mere kirke for pengene (bilag) Orientering ved formanden for Vitved Menighedsråd Orientering ved formanden for Fruering Menighedsråd, herunder a. Folkekirkens Nødhjælp b. Møder Orientering ved sognepræsten, herunder: a. Skanderborg Kommune, ansøgning om deltagelse i forsøg om konfirmandundervisning (bilag) b. Tak vedrørende gammel gravsten (bilag) Orientering ved kontaktpersonen 9 10 Orientering ved kirkeværger 11 Orientering ved formanden for præstegårdsudvalget 12 Orientering ved medarbejderrepræsentant 13 Orientering ved folkevalgte kasserere 14 Eventuelt Mødet blev ledet af: Niels Peter Skrubbeltrang Referent: Arne Sørensen Mødedeltagelse: Alle inklusive suppleanterne Vagn Beck og Anders Nielsen var mødt. Mødet blev indledt med at vi sang nr. 252: I sne står urt og busk i skjul Pkt. 1 Godkendelse af dagsorden Dagsordenen godkendt uden bemærkninger. Pkt. 2 Bemærkninger til referat fra mødet 24. november 2015 Referatet blev godkendt uden bemærkninger.
2 Pkt. 3 Økonomi Revisionsprotokollater Revisionsprotokollater fra beholdningseftersyn den 9. december 2015 blev forelagt og underskrevet uden bemærkninger for både Fruering menighedsråd og Vitved menighedsråd. Tidsplan for udarbejdelse af regnskab og budget Regnskab for 2015 skal fremsendes til provstiet senest den 1. april 2016 (vi har MR-møde den 15. marts 2016). Anlægsønsker for 2017 inklusive skitseprojekt, 2018 og 2019, samt driftsønsker over/under 2016 niveau skal indsendes senest den 15. april 2016 (vi har syn den 6. april 2016). Pkt. 4 Status på renoveringsprojektet og dræningsprojektet Renoveringsprojekt Niels Peter takkede alle der havde bidraget til en dejlig og vellykket genindvielse af Fruering kirke og efterfulgt af receptionen i forsamlingshuset. Arrangementerne i kirken forsatte med luciaoptog om eftermiddagen og adventskoncert om aftenen. Der lød en tak til Vitved menighedsråd og personalet ved begge kirker for den ny lampe til prædikestolen, og der vil blive lavet en messingplade med indgravering der limes på lampen. Weekenden blev afsluttet med en kraftig storm, der resulterede i at en række tagsten blæste af, men Vagn og John Vind fik dækket taget af i løbet af mandagen. Færdiggørelse og mangler Gardiner ved prædikestol og orgel + løst gardin til kor. Vedrørende manglende belysning, vil der blive prøvet forskelligt løsninger, små spot monteret på ophæng i kronestang. Skab bag alter udføres med nye fyldninger og males Det vurderes at købe et ekstra pengeskab til opbevaring af dåbsfad Marcelle indhenter tilbud Montering højtalere og ny lydprøve Hynder til bænke i våbenhus Manuel styring til fjernvarme Tætning hoveddør måske bliver det næste projekt en ny dør? Punktet behandles også under punkt 12 Det er et problem med stearindryp ved 2-3 bænker når det blæser! Der blev foreslået at bruge kanallys, måske tænde lysene lidt senere eller sætte blomster i de pågældende lyseholdere. Dræningsprojekt. Ud fra det udarbejdede materiale skal der indhentes tilbud fra tre entreprenører/anlægsgartnere, og derefter træffes endelig beslutning. Marcelle anbefaler projektet, men understreger, at der ikke er garanti for at projektet virker efter hensigten, men pigstensbelægning og dræn vil dog fjerne vand fra væggene. Såfremt projektet bliver vedtaget bliver det først gennemført efter konfirmationer og inden efteråret. Pkt. 5 Diskussion af opgaver og evt. nye initiativer i 2016 Det kommende menighedsrådsvalg Det blev besluttet at hvert enkelt menighedsrådsmedlem gør sin stilling op med hensyn til genopstilling til valgperiode til næste møde Ændringer i struktur (et menighedsråd?) Tænke på nye kandidater Opstillingsmøder 13. september 2016, der er ens for alle landets sogne Valgudvalg skal i gang, skal være på plads inden sommerferien Selvstændige møder i Vitved og Fruering alternativt at holde de generelle punkter på mødet sammen, opstilling og valg foregår i hver sit lokale denne løsning kan medvirke til
3 at mødeaftenen kan samtidigt kombineres med afholdelse af sognemødet. Der blev foreslået at mødet kan afholdes i forsamlingshuse, på Virring skole, i stalden i præstegården, men ingen konklusion. Valgudvalg Fruering: Legarth, Anne Marie, Eva. Vitved; Ulla, Magda, Preben Der skal inden opstillingsmødet indsendes til provstiet den fremtidige sognestruktur, antal menighedsrådsmedlemmer, o.s.v. Himmelske dage Der var sammen dagsorden udsendt et bilag der fortalte om arrangementet, der finder sted i København i Kristi Himmelfartsferien. Det blev besluttet i begge menighedsråd at der ikke gives et bidrag på 3.000 kr. pr. sogn, og det blev aftalt at det naturligvis er frivilligt at deltage. Kirkegårdskonference Denne afholdes den 10. marts 2016 på Hotel Nyborg Strand. Det koster 1260 kr. pr deltager, og tilmelding senest 1. marts 2016. Konferencen er primært for gravere og kirkegårdsværger. Det blev besluttet at dem der er interesseret kan deltage og hver enkelt skal selv sørge for at blive meldt til. Menighedsråd på jeres måde / Mere kirke for pengene Medsendte bilag: Menighedsråd på jeres måde kan hentes på DAP i den komplette udgave. Vi som menighedsråd skylder os selv at overveje, om der er noget vi kan/skal gøre anderledes, men det kræver en indsats og en forberedelse, og derfor kan det overvejes til næste møde om punktet ønskes behandlet i denne periode eller det udsættes til det nye menighedsråd i 2017. Mere kirke for pengene (også vedlagt som bilag): Der har allerede været afholdt første minikonference i oktober i Aalborg, og dette gentages sandsynligvis. Niels Peter oplyste at det planlægges på provstiniveau. Desuden har der været flere artikler i Kristeligt Dagblod med emnet: Bort med kirkebøvlet og med mulighed for indberetning via Kirkeministeriets hjemmeside. Pkt. 6 Orientering ved formanden for Vitved Menighedsråd Ungdomspræstestillingen i Skanderborg provsti I henhold til provstiets brev dateret den 7. januar 2016 blev afstemningen at 18 menighedsråd med i alt 135 medlemmer stemte for udfasning af stillingen, 3 menighedsråd med i alt 16 medlemmer stemte i mod udfasning af stillingen og 1 menighedsråd med 5 medlemmer stemte blankt. Konklusion: Stillingen udfaset med virkning fra 2017. Udskiftning af taget på Vitved kirke Arkitektfirmaet Frost Larsen har den 16. januar 2016 fremsendt en tilstandsrapport over taget der skal fremsendes til Stiftet via Provstiet med ønsket om at projektet sættes i gang og gennemføres. Udskiftning af defektgulv i koret i Vitved kirke Arkitektfirmaet Frost Larsen har den 19. januar 2016 fremsendt budget på forslag 4, der beløber sig budgetmæssigt til 139.025,00 kr. inklusive moms. Budgettet sendes til provstiet med anmodning om at få godkendt projektet og at det kan finansieres via 5 % midler. Koncert i Vitved kirke den 17. januar 2016 Koncerten med Megabody og Søn, v/frank Damgaard og sønnen Steffen fra Skanderborg var en stor musikalsk oplevelse og en fyldt kirke. Brug af sognenes kapeller Arne informerede om at Vitved menighedsråd havde holdt et internt møde forud for fællesmøde, da menighedsrådet havde modtaget en skrivelse fra pårørende på grund af afslag til at anvende kapellet i forbindelse med en kistebegravelse, som der skulle svares tilbage på. Det blev besluttet, på baggrund af Arnes forslag, at punktet tages op på næste menighedsrådsmøde, og behandles derefter i begge menighedsråd.
Kontingent til Menighedsrådsforeningen På DAP ligger en opfordring til indbetaling af medlemskontingent til Menighedsrådsforeningen for 2015, der er på 50 kr. pr. medlem. Indbetaling kan ske til reg. nr. 2264 konto nr. 6278400520 og indbetaling skal ske inden 1. marts 2016. 4 Kirkefondet Der er kommet en indbydelse til temamøde den 1. marts 2016 i helligåndskirken, Torpevænget 1, 8210 Aarhus V. Der vil blive indlæg ved 3 sognepræster og Biskop Henrik Wigh-Poulsen som hovedtaler. Temaaften fra kl. 18.00 til kl. 22.00 inklusive middag og det koster 250 kr. pr deltager. Tilmelding er senest den 20. februar 2016. Eftersom den 20. februar ligger i vinterferien, vil jeg foreslå at dem der er interesseret i at deltage mailer til Legarth senest fredag den 12. februar 2016, og Legarth sørger for tilmelding og betaling. Pkt. 7 Orientering ved formanden for Fruering Menighedsråd Folkekirkens Nødhjælp Sogneindsamling 13. marts 2016 Beslutning: der bliver ikke rettet henvendelse til FDF. Møder Møde i distriktsforeningen den 27. januar 2016 kl. 19.30 i Højvangen Kirkecenter. Næstformand i landsforeningen, provst Carsten Bøgh: Vil vi fortsat have et arbejdende menighedsråd, eller et festudvalg? Tilmelding senest den 24. januar 2016 (DAP). Generalforsamling i Distriktsforeningen den 15. marts 2016 med foredrag ved Henrik Wigh- Poulsen (samme dag har vi MR-møde). Nytårshilsen fra biskoppen på DAP Ikke slette beskeder på DAP? Niels Peter har erfaret at hvis der en læser sletter en besked på DAP så medfører det at beskeden slettes hos alle? Niels Peter vil undersøge dette nærmere. Efterfølgende er det bekræftet, at hvis besked slettes er den slettet for alle. Konklusion er derfor, at ingen sletter beskeder og formændene med mellemrum sørger for oprydning i postkassen. Pkt. 8 Orientering ved sognepræsten Inge-Gerd takkede for julegaven. Konfirmandundervisning Konfirmanderne er begyndt igen i dag (tirsdag) og der kommer nye hold onsdag formiddag og eftermiddag Der har været holdt med skolerne i sidste uge vedrørende planlægning af undervisningen I henhold til vedlagte bilag om Skanderborg Kommunes ansøgning om deltagelse i et rammeforsøg var der først kommet et afslag, men i går (mandag) fik Skanderborg Kommune et ja, hvilket naturligvis er glædeligt, men indtil videre er følges nu planlagte konfirmandundervisning Næste hold konfirmander efter sommerferien vil komme til at blive undervist efter en anden plan som følge af rammeforsøget. Baby salmesang Begynder igen den 24. februar 2016 og kører over 8 gange. Planlægningsmøde mellem præsterne Inge-Gerd oplyste at der netop havde været afholdt planlægningsmøde, der rækker frem til september måned.
5 Fastelavn Der er fastelavnsfamilie gudtjeneste lørdag den 6. februar kl. 14.00 i Fruering og efterfulgt af tøndeslagning og fastelavnsboller i Fruering forsamlingshus. Magda og Preben tilbyder at komme til kl. 13.00. Inge-Gerd sørger for bestilling af varer og Vagn og Legarth sørger for afhentning af varer og bordopstilling. Gospel Der afholdes gospelgudstjeneste søndag den 28. februar 2016. Konfirmanderne møder kl. 9.00 og gudtjenesten er kl. 16.00 Der skal bruges hjælp til morgenmaden kl. 9.00 og igen til kl. 11.00: Preben tilbyder at komme kl. 9.00 Ulla og Eli tilbyder at komme til kl. 11.00 Palmesøndag Fra palmesøndag udstiller konfirmanderne malerier i begge kirker som der er tradition for. Skærtorsdag Det blev aftalt at igen i år at byde på ost og vin i tilknytning til gudtjenesten og der er gudtjeneste som følgende: Fruering kl. 16.00 Vitved kl. 19.30 Menighedsrådsforeningen Næste møde holdes den 7. marts 2016 på Diakonhøjskolen, hvor Jens Rasmussen skal tale om Carl Nielsen og der skal synges Carl Nielsen sange Kirkebladet Inge-Gerd foreslår og ønsker accept på at fra og med 2017 rykker udsendelse af kirkebladet 1 måned i forhold til tidligere udsendelser og det betyder at der udsendes i marts, i juni, i september og i december. Ovennævnte begrundes med at der naturligvis altid er meget travlt omkring juletiden og det betyder at tiden til udarbejdelse af bladet, der udkommer i februar er meget presset i januar måned. Desuden indeholder februar nummeret blandt andet kirkegårdstakster, statistik over anvendelse af kirkerne m.m. Der var enighed om at dette ønske skal opfyldes og at Inge-Gerd selv sørger for at oplysningen bliver bekendtgjort når det bliver aktuelt. Pkt. 9 Orientering ved kontaktpersonen Stilling kirke er lukket i perioden 4. januar 2016 12. februar 2016, og det betyder at der henvises til Fruering og Vitved kirker Der holdes det årlige P-møde med de ansatte hvor menighedsrådet skal være repræsenteret onsdag den 3. februar 2016 kl. 10.00 Magda deltager fra menighedsrådene. Pkt. 10 Orientering ved kirkeværger Vagn Ove Würtz har fremsendt en venlig mail dateret den 2. januar 2016, der udtrykker glæde ved at se af gamle og sløjfede gravstene var opstillet så smukt, og der i blandt hans forældres. Ovennævnte oplevelse er en tilfældighed, da vi netop har besluttet at gamle gravstene skal fjernes og sendes til genbrug! Der var enighed om på menighedsrådsmødet at fastholde beslutningen om at fjerne gamle gravstene. Ulla Tidligere omtalte flytning af urne fra Vitved til Ry er sket og i god forståelse med pårørende
6 Der er udsendt 10 hjemfaldne gravstedsbreve Ullas forslag om nedsættelse af et udvalg til behandling af general anvendelse af kapellet blev udsat til efter punktet har været drøftet på næste menighedsrådsmøde Pkt. 11 Orientering ved formanden for præstegårdsudvalget a. Jørgen informerede om at Inge-Gerd har fået ændret sin afregningsmodel fra tidligere at skulle betale et fastbeløb udstedt af kirkeministeriet og uafhængigt af forbruget til nu at betale efter forbrug fordeling mellem privat boligareal og tjenestelige arealer. Oprindelig model medførte at Inge-Gerd betalte hovedparten af den samlede varmeregning. Præstegårdsudvalget var indstillet på at indgå en aftale med tilbagevirkende kraft, men dette vil blev underkendt ifølge Stiftet. Der er nu indgået en aftale med en mindre kompensation og så må vi afvente om denne løsning giver os som menighedsråd en anmærkning. b. Afskærmning på eksisterende kørerampe hos Kim er ikke lavet endnu og mureren rykkes. Pkt. 12 Orientering ved medarbejderrepræsentant a. Holger takker for julegaver til de ansatte. b. Problemet med at uvedkommende anvendte og opholdte sig på graverkontorets toilet er tilsyneladende ophørt, hvilket betyder at aftalte video overvågning sættes i bero. c. Holger påpeger problemet med døren i våbenhuset i Fruering, at enten skal der fjernes tætningslister hvilket medfører at døren ikke slutter tæt alternativt er stor risiko for at den automatiske dørlukning ikke finder sted. Holger kan ikke påtages sig ansvaret for kirkens inventarer hvis ikke døren kan aflåses. Menighedsrådet var indforstået med at det ikke kan være Holgers ansvar når det det er blevet påtalt. Det blev aftalt at Holger fjerner tætningslister således at døren kan lukke automatisk. d. Gittas fagforening har Gitta kan tilbydes kursuser under vinterfyringen og menighedsrådet kan få refunderet kursusudgifter. Det blev aftalt at Holger arbejder videre med sagen. e. Alexander (medhjælper på kirkegården) kommer 1 gang om ugen i et par timer og det fungerer godt. f. Holger påpeger at traktoren fortsat ikke altid er lige stabil. Det blev aftalt at Holger hjemtager et tilbud og der ansøges finansiering via 5 % midlerne. g. Vibeke oplyste at der er fejl i de nye kirkegårdstakster i Vitved, der er forskel på GIAS oplysninger og udmeldte fra provstiet? Holger oplyste at taksterne er korrekte i Fruering. Forskellen må da ligge i at der er tale om to forskellige provstier (Skanderborg provsti og Søndre provsti). Vibeke tager kontakt til provstiet. Pkt. 13 Orientering ved folkevalgte kasserere Ingen bemærkninger. Pkt. 14 Eventuelt Det blev besluttet som et forsøg at vi på næste menighedsrådsmøde begynder mødet med at spise. Mødet sluttede kl. 21.30