Referat fra bestyrelsesmøde Broager Drenge 29/4 2015 kl. 19.00 Deltagere: Aage, Carsten, Ursus, Tina, Charlotte, Gregers, Flemming, Henrik, John, Lindy, Tine, Flemming J. Ikke til stede: Vicki Elling, Morden Hansen, Bjarne Johansen, Kenn Larsen 2. Godkendelse af dagsorden og referat fra sidste møde Dagsorden og referat blev godkendt. 3. Evaluering af grisefesten Der var god opbakning til grisefesten og det forløb planmæssigt. Der deltog 90-100 mand. Gregers foreslår at grisefesten bliver oprette som konto i blåt medlem, ligesom påskedekorationerne. Ligeledes foreslås det, at juletræssalget også får en konto. Fortsat fremvisning af film og billeder vurderes som værende medvirkende til at trække forældre til. John forslår at flere spejdere får andel i grisefesten, evt. i form at borddækning. Der tales om at aktiviteterne på løbet skal fornyes. Der aftales at der nedsættes et grisefestsudvalg til næste år. 4. Gennemgang af opgaver og aktiviteter Møder: allerede planlagt Knuden: allerede planlagt, næste deadline 4/12 2015 Juletræssalg: 13/12-15, vi får 120 træer i første omgang leveret kl. 9.30. Lørdag d. 28/11-15 sættes der skilt op ved skolen, Flemming kontakter Claus. På dagen sættes køkkenteltet op, hvorfra der sælges gløgg og æbleskiver. Gregers sørger for punge til sælgerne. Alle spejdere møder op til salg. Der kommer ikke en annonce i avisen, men til gengæld vises der i forbindelse med TVSyds vejr hvor der sælges juletræer. Alle spejdere får ti annoncer med hjem, som fordeles ved naboer. Henrik hænger annoncer op i diverse butikker. Alle opfordres til at dele opslag på Facebook. Gløggen varmes af spejdere over bål, John og Carsten er tovholder. Charlotte er tovholder på Gløgg og æbleskiver. Tine sørger for induktionskogeplade. Nytårsparade: 3/1 pigespejderne har opgaven i år Startpakke: Store tørklæder er i restordre, men er undervejs. Billeddokumentation: Aage spørger til, om der kan findes en fotoansvarlig, der får dokumenteret forskellige aktiviteter. Der søges blandt forældre i det kommende nummer af knuden, Flemming laver et skriv. Påskedekorationer: Hentning af mos d. 13/3 16. Salg er den 19/3. Produktionen mandag til onsdag. Tine og Flemming er nye tovholdere. Carsten og Vicky står for klargøring og indkøb. Udvidet spejdermøde mandag og tirsdag for at få flere spejdere med, så arrangeres der fælles mad.
5. Vores økonomi og budget Se bilag, posten tilskud er øget, da der er kommet et ekstra kommunalt tilskud. Gudenåsturen har været en dyr post, som afspejler posten Ture og lejre. Carsten giver en forklaring på udgiften, reelt har turen givet et underskud på ca. 1500 kr. Der kan stadig forekomme justeringer på posterne, i fald der indløber kvitteringer, nogle muligvis kan refunderes fra kommunen. Juletræssalget mangler. Der er ikke søgt mange sponsorater, men der er stadig mulighed for at der kan komme nogen ind. Der bliver søgt om nyt bålsted ved Linak. Der bliver søgt ved både Danfoss og Tuborgfonden. Der har tidligere været tilsidesat et beløb til troppens udlandstur. Der har været tale om en indbetaling over kontingentet. Det er dog ikke lykkedes optimalt. Fremadrettet bliver der indbetalt 50 kr pr halvår til rejser. Der skal fastsættes retningslinjer for udbetaling af pengene. Flemming tager teten. Der skal planlægges til sommerlejren 2017, derfor bliver matrialeposten justeres op, og posten opvarmning og belysning er for nedadgående og skal justeres. Derudover vedtages det at budgettet kører videre. 6. Grupperådsmøde i februar 28/2 Sted og planlægning sted endnu ikke fastlagt. Men planen er at der skal aftales med en landmand, at der bygges en rådssal i halm og små hytter til spejderne at sove i. Der serveres morgenmad til alle forældre. Valg (kasserer, bestyrelsesmedlemmer). Bestyrelsen består af: Funktion Navn Valgt Bemærkninger Formand Flemming Lynge Nielsen 2015-2017 Kasserer Gregers C. Dybdal 2014- På valg i modtager genvalg Best medlem Lone Jørgensen 2015- Indtrådt på Iben Hilmers mandat. På valg Best medlem Charlotte Kronika 2015-2017 Best medlem Henrik Lausen 2014- På valg i modtager genvalg Best medlem Tina Cordsen 2015-2017 Udtræder i. Nyvalg Best medlem Tine Svanberg 2015-2017 Suppleant Vakant Vælges i Der skal altså vælges kasserer, 3 bestyrelsesmedlemmer og en suppleant. Der skal adviseres for nye medlemmer, både på opslagstavlen og i Knuden. 7. Orientering fra korpsrådsmødet Klubliv Danmark er i gang. Ved korpsrådsmødet var der flere lovforslag der blev trukket pga. fejl i lovteksten. Spejdernes Lejr var på besøg for at reklamere for lejren. Korpset har tilmeldt sig FN s børnekonvention og der er blevet uddelt plakater og materiale vedr. dette. Dybbøl Division var aktive på divisionsniveau, da der stadig er en problematik omkring hytten i Dybbøl. Mødet var ikke den store succes.
8. Orientering fra formand, kasserer, GL og grene Gruppeleder: Et ledermøde afholdt. Referat kommer. Grupperådsmødet blev diskuteret. Der er blevet fremsat en udviklingsplan for Dybbøl division. John Troppen: God energi i gruppen. Tømmerflåde en succes. Ovnprojekt var vellykket, forældre var inviteret og der var god opbakning. Aage har næste møde. Der skal laves egen dolk henover vinteren. Henrik, Knuden: Eftersøger sponsorater til notering i knuden. John Maler har sponseret med 2000. Lindy: Deltager i møder og med hjælp i det omfang det lader sig gøre. Flemming J.: Der har været besøg fra 2 juniorspejdere fra Gråsten, de vil møde når det passer, da de er de eneste juniorer i Gråsten. Planen for vinteren er på plads. Der er overvejelser om at flytte juniormødet, for at de bliver adskilt fra Troppen. I rollen som hyttefar skal der skiftes ruder. Gregers: Har medbragt nogle holdere til diverse papirer til opslag. Carsten, Mini: De er i gang med dolkbevis. Der har været 2 henvendelser om rollen som assistent. 9. Eventuelt Lindy foreslår at spejderne kan sælge pølser på økodagen d. 17/4, hvor der opstilles en grillbod i rafter. Der er positiv stemning. John tager teten.
Det Danske Spejderkorps Driftsregnskab 01-01-2015-31-12-2015 Broager Drengegruppe (5211) Udskrevet 06-12-2015 16:39:16 Driftsregnskab 01-01-2015-31-12-2015 Budgetteret INDTÆGTER Medlemskontingent 33.013,95 40.100,00 Kontigent sidste år 7.000,00 Tilskud fra offentlige myndigheder Foreningstilskud 75.510,00 35.000,00 Kursustilskud 0,00 Lokaletilskud 0,00 Tilskud i alt 75.510,00 35.000,00 Ture og lejre 24.037,00 8.000,00 Arrangementer og aktiviteter 8.814,66 29.000,00 Påske dekorationer 17.160,50 18.000,00 Gaver/støtteforening 3.958,83 15.000,00 Diverse 0,00 Renter 1.700,00 Indtægter i alt 162.494,94 153.800,00 UDGIFTER Korpskontingent 11.500,00 17.100,00 Divisionskontingent 3.576,00 5.000,00 Ture og lejre 42.363,41 9.000,00 Arrangementer og aktiviteter 21.047,32 23.000,00 Troppens Udlandstur 0,00 Hytteleje / Lejrplads 3.802,00 9.000,00 Fælles Spejderlejr 0,00 Kurser 5.600,00 9.000,00 75 års Jubilæum 0,00 Administration 3.517,23 11.800,00 Materiel 18.459,10 23.000,00 Lokaler Lokaleleje 0,00 Skatter, afgifter, forsikringer 8.199,59 10.000,00 Vedligeholdelse og rengøring 18.443,74 8.000,00 Opvarmning og belysning 9.129,21 20.000,00 Lokaler i alt 35.772,54 38.000,00 Udgifter i alt 145.637,60 144.900,00 RESULTAT 16.857,34 8.900,00
Oversigt over opgavefordeling Funktion Navn Ansvar & Opgaver Formand Flemming Lynge Nielsen Tegner Broager Drenge, sponsorater, nøgler, møder, opfølgning, Påskedekorationer Kasserer Gregers C. Dybdal Økonomi Best medlem Lone Jørgensen Startpakke / spejdertøj Best medlem Charlotte Kronika Hyttemor (køkken, viskestykker m.m.) Best medlem Henrik Lausen Knuden / øvrig kommunikation Best medlem Tina Cordsen Best medlem Tine Svanberg Grisefesten / Påskedekorationer / referent Funktion Navn Ansvar & Opgaver Hyttefar Flemming J. Hansen Hyttefar / hyttedag Pionerpatrulje Aage, Leif m.fl. ½ årlig rengøring / diverse opgaver efter aftale Oversigt over planlagte aktiviteter Måned Aktivitet Dato Deadline Bemærkning Ansvarlig December Ledermøde 10/12-15 2015 Januar Februar Marts Juletræssalg 13/12-15 kl. 10.00-14.00 Reklame via. Facebook, forældreintra, samt butikker Flemming N Knuden 1. kvartal 21/12-15 4/12-15 Henrik Nytårsparade 3/1-16 eller d. 10/1-16 Broager Piger Bestyrelsesmøde 13/1-16 Regnskab og budget Flemming N Knuden ekstra 25/1-16 15/1-16 Grupperådsmøde Henrik Gruppetur 20-21/2-16 Lederne Grupperådsmøde 21/2-16 Lederne og Flemming N Bestyrelsesmøde 16/3-16 Konstituerende møde Flemming N Hentning af Påskedekorationer mos 12/3-16 Tine og Flemming N Produktion 14-17/3-16 Salg 19/3-16