RØDOVRE KOMMUNE Beretning nr. 127 Revisionsbesøg i perioden november 2006 til januar 2007 Delberetning for regnskabsåret 2006 175.000
Side 1 Til Rødovre Kommunalbestyrelse Som et led i den løbende revision i perioden fra november 2006 til januar 2007 har vi aflagt revisionsbesøg ved kommunen. 1 Generelt Side 2 1.1 2 Revisionens strategi mv. Redegørelse for den udførte revision - Side 2 Side 4 2.1 Likvide aktiver/kasseeftersyn Side 4 2.2 Regnskabsføring Side 4 2.3 Lønrevision Side 5 2.4 2.5 Lovpligtig revision på det sociale område Specialregnskaber Side 6 Side 8 2.6 3 Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger Revisionens bemærkninger Side 8 Side 9 3.1 Lovpligtig revision på det sociale område Side 9 Om den udførte revision afgives følgende beretning:
Side 2 1 Generelt Revisionen er udført i overensstemmelse med principperne for god offentlig revisionsskik. Beretningen indeholder i afsnit 2 en redegørelse for omfanget af de udførte revisionsarbejder. Herudover er delkonklusioner og forslag til ændrede forretningsgange mv. anført under dette afsnit. I afsnit 3 er anført de bemærkninger, der skal behandles af byrådet og fremsendes til tilsynsmyndigheden. 1.1 Revisionens strategi mv. Vores revisionsstrategi har været tilrettelagt, så revisionen til en hver tid er blevet udført i overensstemmelse med anerkendte revisionsprincipper for revision af kommunale regnskaber og under iagttagelse af gældende lovgivning og andre relevante regler, herunder kommunens revisionsregulativ. Vi har ved revisionen anvendt vores elektroniske værktøjer DataAnalyse og Saldo- Analyse samt i stort omfang systemanalytiske revisionsmetoder som grundlag for at vurdere pålideligheden og kvaliteten af kommunens regnskabsføring og sagsbehandling. Revisionen er udført i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik. Det udførte revisionsarbejde har primært bestået i undersøgelser af, om kommunens forretningsgange og interne kontroller sikrer et betryggende og effektivt grundlag for udarbejdelsen og revisionen af årsregnskabet. Revisionen må derfor først betragtes som afsluttet, når det endelige årsregnskab er revideret. Revisionsplan Revisionsstrategien udmønter sig i en konkret revisionsplan, der er fastlagt på baggrund af en afvejning af væsentlighed og risiko, hvor følgende parametre indgår: w God offentlig revisionsskik, herunder lovgivningsmæssige krav til vores arbejde w Den beløbsmæssige væsentlighed og udgiftsudviklingen w Kvaliteten af de interne kontroller w En overordnet drøftelse med kommunens ledelse om risikofelter, ledelsestilsyn mv. Revisionsplanen er et dynamisk værktøj, som efter behov tilpasses væsentlige ændringer i ovenstående parametre.
Side 3 Lovpligtig forvaltningsrevision Som anført i bemærkningerne til 42 i styrelsesloven omfatter den lovpligtige revision både finansiel revision og løbende forvaltningsrevision. Den løbende forvaltningsrevision udføres sideløbende med den finansielle revision, og udgangspunktet herfor er bl.a. analyser og vurderinger, som udføres til støtte for den almindelige revision af regnskabet. Med baggrund i disse vurderinger og eventuelle usædvanlige udviklingstendenser har vi vurderet, om der administreres hensigtsmæssigt og fornuftigt. Bevæggrunde bag en revisionsbemærkning Vi skal som revisor afgive revisionsbemærkning: w Hvis regnskabets poster ikke er i overensstemmelse med byrådets beslutninger w Hvis der er handlet i strid med gældende love og bestemmelser w Hvis lovligheden af en post eller disposition må anses for tvivlsom w Hvis der ved gennemgang af de etablerede forretningsgange konstateres væsentlige mangler i kontrolmæssig henseende, idet revisionen samtidig kan fremsætte forslag til udbedring af de konstaterede mangler w Hvis de foreskrevne forretningsgange i øvrigt ikke er fulgt
Side 4 2 Redegørelse for den udførte revision 2.1 Likvide aktiver/kasseeftersyn Vi har foretaget uanmeldt kasseeftersyn ved kommunens hovedkasse den 2. november 2006 og den 18. december 2006. Formålet med revisionen var at kontrollere midlernes tilstedeværelse samt foretage en vurdering af, om kommunens forretningsgange på kasse- og likvidområdet er hensigtsmæssige og fungerer tilfredsstillende i kontrolmæssig henseende, og om de er i overensstemmelse med det af byrådet fastlagte kontrolniveau. Konklusion Det er vores vurdering, at de likvide aktiver var til stede på eftersynsdagene, og at området i det væsentligste administreres hensigtsmæssigt og betryggende og i overensstemmelse med interne retningslinier, herunder at der foretages kontinuerlig afstemning af de likvide konti. Vi har alene fremsat mindre forslag til forbedringer til administrationen. 2.2 Regnskabsføring Vi har i forbindelse med beholdningseftersynene efterprøvet, om regnskabsføring mv. er tilrettelagt i overensstemmelse med retningslinierne i kommunens kasse- og regnskabsregulativ, og om regnskabet er undergivet en løbende kontrol. Vi har bedt forvaltningen foretage en afstemning af samtlige likvide aktiver til eksterne oplysninger. Formålet er at kontrollere de likvide aktivers tilstedeværelse, deres tilhørsforhold til kommunen samt anbringelse pr. eftersynsdagen. Vi har gennemgået afstemningerne og påset, at der foreligger dokumentation for de enkelte poster, samt at kontiene er undergivet løbende afstemning, ligesom det er påset, at forvaltningen af de likvide aktiver foregår i overensstemmelse med kasse- og regnskabsregulativets samt styrelseslovens bestemmelser. Forvaltningens afstemninger af obligationer, fejlopsamlingskonto, konti for midlertidigt uanbringelige poster, pantebreve, aktier, andelsbevis mv. er ligeledes gennemgået. Endvidere har vi foretaget en stikprøvevis kontrol af bilagsmaterialet med det formål at påse, om der bl.a. er dokumentation for de afholdte udgifter, om udbetalinger er foregået til rette modtager, om bilagene er forsynet med forskriftsmæssige påtegninger, og om de af Indenrigsministeriet autoriserede konteringsregler er iagttaget.
Side 5 Vi har foretaget en gennemgang og efterprøvning af kommunens forretningsgange omkring anvendelse af EAN-nr., attestation og anvisning af elektroniske og indscannede bilag i kommunen. Vi har ligeledes foretaget en vurdering og stikprøvevis kontrol af kommunens system-anvendelse. Herunder har vi vurderet de kontroller og opgavefordelinger, der er foretaget vedrørende fordeling af elektroniske bilag, sikring af rettidig anvisning og behandling af fejlbehæftede bilag mv. Konklusion Ud fra den foretagne gennemgang er det vores vurdering, at regnskabsføringen foretages i overensstemmelse med gældende regler og danner et korrekt grundlag for den løbende økonomirapportering og den senere regnskabsaflæggelse. Vi har alene fremsat mindre forslag til forbedringer til administrationen. 2.3 Lønrevision Med det formål at vurdere, om kommunen har hensigtsmæssige og betryggende forretningsgange, der gør administrationen af udgifterne så sikker og enkel som mulig, har vi gennemgået og vurderet nogle af de væsentlige forretningsgange på området. Ved revisionen af lønninger og vederlag har vi: w Efterprøvet, om lønninger er udbetalt i overensstemmelse med gældende overenskomster, aftaler og vedtægter w Vurderet forretningsgangene for ledelsestilsyn, herunder om der foretages legalitetskontrol i henhold til kommunens kasse- og regnskabsregulativ Konklusion Det er vores vurdering, at der sker korrekt udbetaling af lønninger, samt at der er etableret hensigtsmæssig og betryggende forretningsgange for lønadministration og ledelsestilsyn. Vi kan dog oplyse, at vi ikke har haft mulighed for at afslutte den påbegyndte revision af lønområdet, idet enkelte sagselementer ikke kunne forelægges under revisonsbesøget grundet indscanning af dokumenter samt fysisk flytning af lønkontoret. Vi vil foretage opfølgning på de resterende lønsager ved næstkommende revisionsbesøg.
Side 6 2.4 Lovpligtig revision på det sociale område 2.4.1 Formål Formålet med revisionen er at påse, om overførselsindkomsterne generelt og til enkeltpersoner administreres hensigtsmæssigt og betryggende samt i overensstemmelse med lovgivningen og kommunens regler, således at der kan hjemtages statsrefusion. Revisionen udføres i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik, som det er fastlagt i 3 i lov om revision af statens regnskaber mv. omfattende finansiel revision og forvaltningsrevision. Vi har i forbindelse med revisionsbesøgene orienteret den administrative ledelse om revisionens omfang og resultater såvel generelt som mere detaljeret. 2.4.2 Revisionens omfang I henhold til lov om retssikkerhed og administration på det sociale område er det byrådet, der er ansvarlig for og beslutter, hvorledes kommunen skal planlægge og udføre sin virksomhed på det sociale område og det sundhedsmæssige område. Som et led i revisionen har vi foretaget en gennemgang og vurdering af udvalgte overførselsindkomster med statsrefusion eller -tilskud inden for følgende lovgivning: w Kontanthjælp, aktivering, forrevalidering og revalidering w Fleks- og skånejob, ledighedsydelse og særlig ydelse w Serviceloven w Integrationsloven w Lov om dagpenge ved sygdom og fødsel w Lov om sociale pensioner w Lov om delpension w Børnetilskuds- og børnefamilieydelsesloven w Lov om servicejob w Ydelser efter Boligstøtteloven Valget af områder og personsager sker på grundlag af en forudgående væsentligheds- og risikovurdering.
Side 7 2.4.3 Forretningsgangene Vi reviderer udvalgte forretningsgange. Det er vurderet, om forretningsgangene er betryggende og hensigtsmæssige, og om de opstillede retningslinier for dokumentations- og kvalitetskontrol, herunder retningslinier for personalemæssig adskillelse, der ikke må fraviges, efterleves. Konklusion Det er generelt vor opfattelse, at de tilrettelagte forretningsgange er betryggende og hensigtsmæssige. 2.4.4 Personsager Vi har revideret et antal personsager jf. gældende regnskabs- og revisionsbekendtgørelser på det sociale område. Ved revision af personsager vægtes helhedsindtrykket. Revisionen omfatter ikke en socialfaglig vurdering, men alene en vurdering af det retlige grundlag i sagerne, og det er påset, at sagsadministrationen foregår som fastlagt i kommunens procedurer. Herunder er der foretaget vurdering af begrundelser i journalnotater og den bagvedliggende dokumentation. Der er ved revisionen af sagerne foretaget kontrol af udbetalingerne for en 3 måneders periode. Herudover følges sagen ved eventuel overgang til øvrige områder, eksempelvis kontanthjælp til aktivering, revalidering til fleksjob etc. Ved gennemgangen af de enkelte sager har vi desuden foretaget kontrol af, at bogførte udbetalinger mv. er sket med hjemmel i gældende love og bestemmelser. Det er endvidere efterprøvet, om der ved sagsbehandlingen er taget hensyn til principielle afgørelser, der er truffet af decisionsmyndigheder og ankeinstanser inden for de forskellige områ-der. Oplysninger til bedømmelse af de enkelte sager er indhentet ved gennemgang af sagsakter. Det er påset, at der i videst muligt omfang foreligger dokumentation for fastsættelse af ydelserne, og at der er etableret en forudgående kontrol af oplysninger om økonomiske forhold, så der ikke med urette udbetales uforenelige ydelser samtidig.
Side 8 Konklusion Vi har på områderne: Integration Pension Personer med orlov til børnepasning konstateret, at sagsadministrationen er sket i overensstemmelse med gældende regler. Vi har på områderne: Kontanthjælp, revalidering og aktivering Fleks-, skånejob og ledighedsydelse Sygedagpenge Delpensioner konstateret, at der forekommer fejl og mangler i sagerne. Der henvises til afsnit 3, Revisionens bemærkninger. 2.5 Specialregnskaber Vi har i forbindelse med den løbende revision foretaget revision af følgende specialregnskaber til andre myndigheder: w Projektregnskab PISK w Årsregnskab 2005 for Fanny Anderssons fond w Afviklingsregnskab 2006 for Fanny Anderssons fond Revisionen af regnskaberne har ikke givet anledning til bemærkninger. 2.6 Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger Den løbende revision har omfattet en opfølgning på tidligere afgivne bemærkninger, herunder en gennemgang af kommunens afgørelser med hensyn til fremsatte bemærkninger og efterlevelse af eventuelle berigtigelser.
Side 9 3 Revisionens bemærkninger Den udførte revision har givet anledning til følgende bemærkning: 3.1 Lovpligtig revision på det sociale område Generelt er det vores vurdering, at de tilrettelagte forretningsgange for administrationen af sociallovgivningen er hensigtsmæssige og betryggende. Dog må vi konstatere, at disse ikke efterleves i fuldt omfang idet vi på områderne: Kontanthjælp, revalidering og aktivering Fleks-, skånejob og ledighedsydelse Sygedagpenge Delpensioner har konstateret, at der forekommer fejl og mangler i sagerne. Disse fejl og mangler kan primært henføres til: Manglende opfølgninger af det individuelle kontaktforløb Manglende økonomiske opfølgninger Konteringsfejl, primært uden refusionsmæssig betyden Manglende udførelse af FKO-kontroller Manglende registreringer i arbejdsmarkedsportalen Vi har drøftet de enkelte forhold med socialforvaltningens ledelse og udleveret detaljeret oversigt over de konstaterede fejl og mangler. Vi har modtaget forvaltningens besvarelse herpå. Det er vores indtryk, at fejlene ikke er enkeltstående, men er et mere generelt udtryk for niveauet for sagsbehandlingen på enkelte områder. Vi kan derfor konkludere, at der forekommer væsentlige fejl på de nævnte områder. Vi har noteret os, at forvaltningen har deltaget aktivt i afklaringen af de konstaterede fejl og allerede forinden revisionens udførelse har iværksat tiltag til udarbejdelse af nye forretningsgange og produktionsplaner, der sikrer en korrekt og ensartet sagsbehandling. Vi henstiller til, at der fortsat arbejdes aktivt med udviklingen af forretningsgangsbeskrivelserne, samt at de konstaterede fejl berigtiges.
Side 10 Hillerød, den 12. marts 2007 KOMMUNERNES REVISION A/S Kenneth S. Andersen / Morten Thufason