Håndter helhedsorienteret kontrol Udmøntning af samarbejdet mellem Udbetaling Danmark og kommunerne Udbetaling Danmark, 9. december 2011 Version 1.4 (godkendt) 1
Uddrag af udkast til UDK-loven side 1 af 2 Samarbejde med kommunen om kontrol og oplysning af tilbagebetalingssager 9. Udbetaling Danmark og kommunen skal på eget initiativ videregive oplysninger til hinanden om borgere, herunder oplysninger om rent private forhold, hvis oplysningerne kan have betydning for den modtagende myndigheds kontrol af, om der kan være sket misbrug med udbetaling af kontante ydelser eller økonomiske tilskud. Udbetaling Danmark skal endvidere videregive oplysninger til kommunen, hvis oplysningerne har betydning for en bopælssag efter lov om Det Centrale Personregister. Oplysningerne kan videregives uden samtykke fra borgeren. 10. Kommunen og Udbetaling Danmark skal efter anmodning videregive foreliggende oplysninger fra egne sager til hinanden om borgere, hvis de er nødvendige for den modtagende myndigheds vurdering af, om der skal påbegyndes en sag om tilbagebetaling af kontante ydelser og økonomiske tilskud, som en borger kan have modtaget med urette og mod bedre vidende. Stk.2. Kommunen har efter anmodning fra Udbetaling Danmark pligt til at forestå hele eller dele af sagsoplysningen i sager om tilbagebetaling af ydelser, som en borger kan have modtaget med urette og mod bedre vidende i sager på Udbetaling Danmarks sagsområde. Kommunen er ved sagsoplysningen for Udbetaling Danmark omfattet af de samme beføjelser til at oplyse sagen, som hvis kommunen havde varetaget opgaven som sit eget sagsområde. Stk.3. Kommunen kan i sager, jf. stk. 1 og 2, henvende sig til borgeren skriftligt eller afholde en samtale med borgeren med henblik på, at borgeren får lejlighed til at bidrage til sagens oplysning og til at udtale sig om oplysninger, som er indhentet i sagen. 11. Udbetaling Danmark og kommunen kan i forbindelse med samarbejdet efter 10 ved indhentning af oplysninger i tilbagebetalingssager efter 11 a, jf. 11 c, stk. 1, nr. 4, i lov om retssikkerhed og administration på det sociale område uden samtykke fra borgeren udveksle nødvendige oplysninger, herunder oplysninger om rent private forhold om den, der får hjælp eller har fået hjælp, dennes ægtefælle eller samlever og andre husstandsmedlemmer. Stk. 2. Ved udveksling af oplysninger, jf. 9, 10, 11, stk. 1, og 12 mister dokumenter, der er interne arbejdsdokumenter i henhold til lov om offentlighed i forvaltning og forvaltningsloven, ikke som følge af udvekslingen deres interne karakter.
Uddrag af udkast til UDK-loven side 2 af 2 Samkøring af oplysninger om bopæls- og familieforhold 12. Udbetaling Danmark kan til brug for generel kontrol uden samtykke fra borgeren samkøre registre med oplysninger om ansøgere og modtagere af social pension, børnetilskud og boligstøtte med registre, der indeholder oplysninger om bopæls- og familieforhold vedrørende ansøgernes eller modtagerens ægtefælle, samlever, tidligere ægtefælle, tidligere husstandsmedlemmer samt personer, der har eller tidligere har haft forældremyndighed over ansøgerens eller ydelsesmodtageres barn. Stk. 2. Oplysninger, der fremkommer, jf. stk. 1, kan indgå i Udbetaling Danmarks vurdering af, hvorvidt en ansøger eller modtager af social pension kan vurderes at være enlig ved behandling af sager efter lov om social pension eller lov om højeste, mellemste, forhøjet almindelig og almindelig førtidspension m.v., samt om en ansøger eller modtager af børnetilskud vurderes at være enlig ved behandling af sager efter lov om børnetilskud og forskudsvis udbetaling af børnebidrag. Oplysninger kan herudover indgå i Udbetaling Danmarks vurdering af, hvem der skal indgå som medlem af husstanden ved behandling af sager efter lov om individuel boligstøtte. Stk. 3. Hvis der ved samkøringen fremkommer oplysninger, der har betydning for kommunens afgørelse om ret til tilskud til daginstitutionsbetaling eller har betydning for kommunens påbegyndelse af en bopælssag efter lov om Det Centrale Personregister, skal oplysningerne uden samtykke fra borgeren videregives til kommunen.
Overordnet om processen Processen omhandler oplysning af eksisterende sager med henblik på at træffe afgørelse om : at stoppe en igangværende ydelse ved Udbetaling Danmark at iværksætte en sag om tilbagebetaling af ydelser at politianmelde Dette gælder dels for sager, der kan køre udelukkende i Udbetaling Danmark, og dels for sager, hvor der er behov for at dele oplysninger på tværs af kommunen og Udbetaling Danmark: Processen vedrørende sagsoplysning kan finde sted i borgers kommune såvel som hos Udbetaling Danmark, når der enten afgives faktuelle oplysninger til den anden myndighed jf. 9, eller når den ene myndighed anmoder den anden om oplysninger til eget brug jf. 10 stk. 1. Processen beskriver desuden det forløb, der foregår i kommunen i de tilfælde, hvor Udbetaling Danmark overdrager hele eller den delvise sagsoplysning til kommunen jf. 10 stk. 2 og 3, og som omfatter indhentning af oplysninger fx fra lokale institutioner, pengeinstitutter, arbejdsgivere samt borgeren selv. 4
Samarbejde om helhedsorienteret kontrol Mellem Kommuner og Udbetaling Danmark side 1 af 2 (med ordlyd fra lovudkastet) 9. Udbetaling Danmark og kommunen skal på eget initiativ videregive oplysninger til hinanden om borgere, herunder oplysninger om rent private forhold, hvis oplysningerne kan have betydning for den modtagende myndigheds kontrol af, om der kan være sket misbrug med udbetaling af kontante ydelser eller økonomiske tilskud. Udbetaling Danmark skal endvidere videregive oplysninger til kommunen, hvis oplysningerne har betydning for en bopælssag efter lov om Det Centrale Personregister. Oplysningerne kan videregives uden samtykke fra borgeren. Tjeklister * Undring 10. Kommunen og Udbetaling Danmark skal efter anmodning videregive foreliggende oplysninger fra egne sager til hinanden om borgere, hvis de er nødvendige for den modtagende myndigheds vurdering af, om der skal påbegyndes en sag om tilbagebetaling af kontante ydelser og økonomiske tilskud, som en borger kan have modtaget med urette og mod bedre vidende. Dokumentation Dokumentation Kontakt til/ samtale med borger Analyse af data Sagsbehandlere i centrene Kontrolgruppen i Udbetaling Danmark Borgere Andre myndigheder Udbetaling Danmark Undring * Kommunerne Kontakt til skoler, tandlæger, forsyningsselskaber, postvæsnet og lign. Stk.2. Kommunen har efter anmodning fra Udbetaling Danmark pligt til at forestå hele eller dele af sagsoplysningen i sager om tilbagebetaling af ydelser, som en borger kan have modtaget med urette og mod bedre vidende i sager på Udbetaling Danmarks sagsområde. Kommunen er ved sagsoplysningen for Udbetaling Danmark omfattet af de samme beføjelser til at oplyse sagen, som hvis kommunen havde varetaget opgaven som sit eget sagsområde. Stk.3. Kommunen kan i sager, jf. stk. 1 og 2, henvende sig til borgeren skriftligt eller afholde en samtale med borgeren med henblik på, at borgeren får lejlighed til at bidrage til sagens oplysning og til at udtale sig om oplysninger, som er indhentet i sagen.
Samarbejde om helhedsorienteret kontrol Mellem Kommuner og Udbetaling Danmark side 2 af 2 (med ordlyd fra lovudkastet) 12. Udbetaling Danmark kan til brug for generel kontrol uden samtykke fra borgeren samkøre registre med oplysninger om ansøgere og modtagere af social pension, børnetilskud og boligstøtte med registre, der indeholder oplysninger om bopæls- og familieforhold vedrørende ansøgernes eller modtagerens ægtefælle, samlever, tidligere ægtefælle, tidligere husstandsmedlemmer samt personer, der har eller tidligere har haft forældremyndighed over ansøgerens eller ydelsesmodtageres barn. Stk. 2. Oplysninger, der fremkommer, jf. stk. 1, kan indgå i Udbetaling Danmarks vurdering af, hvorvidt en ansøger eller modtager af social pension kan vurderes at være enlig ved behandling af sager efter lov om social pension eller lov om højeste, mellemste, forhøjet almindelig og almindelig førtidspension m.v., samt om en ansøger eller modtager af børnetilskud vurderes at være enlig ved behandling af sager efter lov om børnetilskud og forskudsvis udbetaling af børnebidrag. Oplysninger kan herudover indgå i Udbetaling Danmarks vurdering af, hvem der skal indgå som medlem af husstanden ved behandling af sager efter lov om individuel boligstøtte. * Undring Dokumentation Kontakt til/ samtale med borger Analyse af data Tjeklister Stk. 3. Hvis der ved samkøringen fremkommer oplysninger, der har betydning for kommunens afgørelse om ret til tilskud til daginstitutionsbetaling eller har betydning for kommunens påbegyndelse af en bopælssag efter lov om Det Centrale Personregister, skal oplysningerne uden samtykke fra borgeren videregives til kommunen. Udbetaling Danmark Undring * Kommunerne Dokumentation Kontakt til skoler, tandlæger, forsyningsselskaber, postvæsnet og lign.
Overordnet om forudsætninger og dokumentets scope Udbetaling Danmark vil tildele og udbetale ydelser efter devisen korrekt udbetaling på korrekt grundlag. Det betyder, at Udbetaling Danmark vil vægte oplysning og kontrol forud for tildeling af ydelser samt behandling af adviser på løbende sager tungt. Disse aktiviteter er ikke beskrevet her, da dette dokuments fokus er på de aktiviteter, der er relevante i forhold til samarbejdet mellem kontrolgrupperne i kommunerne og kontrolgruppen i Udbetaling Danmark. I det følgende gennemgås processerne omkring helhedsorienteret kontrol med udgangspunkt i Udbetaling Danmark hhv. borgerens kommune. Dette er naturligvis lidt for skematisk i forhold til, hvordan processerne kommer til at forløbe i den virkelige verden, som er langt mere dynamisk. Eksempelvis betyder det, at kommunerne for at undgå dobbeltadministration har behov for at processen med at aftale kommunens delvise oplysning af UDK-sager er hurtig, pragmatisk og fleksibel. Det vil i praksis sige, at hvis kommunen ifølge 9 giver oplysninger til UDK, som betyder at UDK ønsker at undersøge, om der kan være sket misbrug, vil en aftale om kommunens delvise oplysning af sagen skulle indgås hurtigt, så det kan ske parallelt med kommunens egen sagsoplysning. Kommunens oplysning af sager sker efter reglerne i lov om retssikkerhed og administration på det sociale område samt efter forvaltningsretlige principper. Kommunen påbegynder evt. en CPR-sag efter CPR-loven. 7
Procesbeskrivelse håndter helhedsorienteret kontrol Udbetaling Danmark 2012 Kommunerne 2012 Bemærkninger Initiering af helhedsorienteret kontrol Følgende begivenheder kan igangsætte forløbet omkring helhedsorienteret kontrol: 1. Udbetaling Danmark modtager en underretning om undring på en eksisterende sag fra en kommune, jf. Udkast til Udbetaling Danmark loven 9. 2. En borger henvender sig med sin undring om, hvorvidt en anden borger modtager ydelser uretmæssigt. 3. Udbetaling Danmark opdager unormalitet i en eksisterende sag på en UDK-ydelse. 4. Udbetaling Danmark modtager en underretning eller oplysninger fra en anden myndighed fx SKAT Mulig orientering af anden part, jf. 9 Udbetaling Danmark vurderer ud fra sagens art og oplysningens karakter, om borgers kommune skal orienteres jf. Udkast til Udbetaling Danmark loven 9. Hvis kommunen skal orienteres, afgiver Udbetaling Danmark de faktuelle oplysninger, som kan have betydning for en eller flere af kommunens ydelser eller økonomiske tilskud til borgeren samt hvis oplysningerne har betydning for en bopælssag efter lov om Det Centrale Personregister. Følgende begivenheder kan igangsætte forløbet omkring helhedsorienteret kontrol: 1. Kommunen modtager en underretning om undring på en eksisterende sag fra Udbetaling Danmark, jf. Udkast til Udbetaling Danmark loven 9. 2. En borger henvender sig med sin undring om, hvorvidt en anden borger modtager ydelser uretmæssigt. 3. Kommunen opdager unormalitet i en udbetalingssag på en kommunal kontantydelse. 4. Kommunen modtager en underretning eller oplysninger fra en anden myndighed fx SKAT Kommunen vurderer ud fra sagens art og oplysningernes karakter, om Udbetaling Danmark skal orienteres jf. Udkast til Udbetaling Danmark loven 9. Hvis Udbetaling Danmark skal orienteres, afgiver kommunen de faktuelle oplysninger, som kan have betydning for en eller flere af Udbetaling Danmarks ydelser til borgeren. En unormalitet kunne for eksempel være en periode uden indtægt, at bo længe hos sin ekssvigerfamilie eller på en c/o-adresse etc. Kommunen kan kontakte Udbetaling Danmark mhp. at finde ud af, om der er relevante oplysninger på nogle af borgerens sager i Udbetaling Danmark længere tilbage i tid end 3 måneder og vice versa. For at undgå dobbeltadministration har kommunerne behov for at aftaler om kommunens oplysning af UDK-sager kan træffes hurtigt, pragmatisk og fleksibelt. Det vil i praksis sige, at hvis kommunen ifølge 9 giver oplysninger til UDK, som betyder at UDK ønsker at undersøge, om der kan være sket misbrug, vil en aftale om kommunens delvise oplysning af sagen skulle indgås hurtigt, så det kan ske parallelt med kommunens egen sagsoplysning. 8
Procesbeskrivelse håndter helhedsorienteret kontrol Udbetaling Danmark 2012 Kommunerne 2012 Bemærkninger Egen oplysning og eventuel anmodning hos anden part om oplysninger, jf. 10, stk. 1 På baggrund af egen undring eller den eksterne henvendelse om undring fra en borger om en anden borger, kommunen eller anden myndighed, foretager Udbetaling Danmark sin egen sagsoplysning ved som udgangspunkt at tjekke egne sager og opslag i egne registre. I forbindelse med sagsoplysningen vurderer Udbetaling Danmark omfanget af behov for almindelige sagsoplysninger fra kommunen. Hvis det skønnes nødvendigt, anmoder Udbetaling Danmark kommunen om oplysninger jf. 10 stk. 1. Når kommunen har afgivet oplysninger jf. 10 stk. 1, vurderer Udbetaling Danmark sagen og beslutter, om sagen skal henlægges, eller om sagen skal undersøges yderligere. På baggrund af egen undring eller den eksterne henvendelse om undring fra en borger om en anden borger, Udbetaling Danmark eller andre myndigheder, foretager kommunen sin egen sagsoplysning ved at tjekke egne sager, opslag i egne registre og ved at indhente oplysninger efter reglerne i lov om retssikkerhed og administration på det sociale område, forvaltningsretlige principper og påbegynder evt. en CPR-sag jf. CPR-loven. I forbindelse med sagsoplysningen vurderer kommunen omfanget af behov for sagsoplysning fra Udbetaling Danmark. Hvis det skønnes nødvendigt, anmoder kommunen Udbetaling Danmark om oplysninger jf. 10, stk.1. Når Udbetaling Danmark har afgivet oplysninger jf. 10, stk. 1 vurderer kommunen sagen og beslutter, om sagen skal henlægges, eller om den skal undersøges yderligere (i eget regi). Hvis der kører en parallel sag i kommunen, skal aftalen indgås på en sådan måde, at kommunen kan oplyse UDK-sagen samtidigt med oplysningen af eventuelle kommunale sager for at undgå dobbeltadministration. 9
Procesbeskrivelse håndter helhedsorienteret kontrol Udbetaling Danmark 2012 Kommunerne 2012 Bemærkninger Anmodning om at kommunen vil forestå hel/delvis sagsoplysning, jf. 10, stk. 2 og/eller stk. 3 Hvis der er behov for yderligere oplysninger, anmoder Udbetaling Danmark kommunen om at overtage sagen og forestå hel/delvis sagsoplysning. Dette betyder, at kommunen jf. 10, stk. 2 og 3 overtager ansvaret for at undersøge sagen og skal kontakte eksterne parter og/eller borgeren. Formålet er her at tilvejebringe relevante oplysninger, der kan indgå i vurderingen af sagen. Det kan fx være oplysninger, der er nødvendige for Udbetaling Danmarks vurdering af, om borgeren er reelt enlig og har givet de rette oplysninger om sin økonomi. -> Se næste slide Kommunens sagsoplysning jf. aftale med Udbetaling Danmark for detaljer. Kommunen modtager en anmodning fra Udbetaling Danmark om oplysning og overtager sagen og forestår hel/delvis sagsoplysning. Hvis der er anmodet om oplysninger efter Udkast til Udbetaling Danmark loven 10 stk. 2, indhenter kommunen oplysninger fra skole, daginstitution m.v. efter reglerne i lov om retssikkerhed og administration på det sociale område, forvaltningsretlige principper og påbegynder evt. en CPRsag. Kommunen klargør til indhentning af oplysninger. Hvis der er anmodet om oplysninger efter 10 stk. 1 og 2, kan kommunen indkalde borger til samtale med henblik på, at borgeren kan bidrage til sagens oplysning og til at udtale sig om oplysninger, som er indhentet i sagen. Når kommunen ad den ene eller anden vej har indhentet oplysningerne, dokumenteres disse og journaliseres i kommunen. Afslutningsvis afgiver kommunen oplysningerne til Udbetaling Danmark. 10
Procesbeskrivelse håndter helhedsorienteret kontrol Udbetaling Danmark 2012 Kommunerne 2012 Bemærkninger Vurdering og afgørelse af sag Udbetaling Danmark vurderer de indkomne oplysninger og beslutter om sagen skal henlægges. Hvis betingelserne er til stede for tilbagebetaling træffer Udbetaling Danmark afgørelse om tilbagebetaling efter eventuel partshøring af borgeren. Borgeren orienteres om evt. databehandling i forbindelse med partshøring. Dette sker i koordination med kommunen, såfremt de også har en sag. Udbetaling Danmark træffer afgørelse om hvorvidt ydelsen fremadrettet skal stoppes eller ændres. Alt efter sagens udfald kan det blive aktuelt, at Udbetaling Danmark anmelder sagen til politiet. Udbetaling Danmark vurderer om der i løbet af sagen er dukket nye oplysninger op, som skal videregives til kommunerne jf. 9 Hvis betingelserne er til stede for tilbagebetaling træffer kommunen afgørelse om tilbagebetaling efter eventuel partshøring af borgeren. Borgeren orienteres om evt. databehandling samtidigt med partshøringen. Dette sker i koordination med Udbetaling Danmark, såfremt de også har en sag. Kommunen træffer afgørelse om, hvorvidt ydelsen fremadrettet skal stoppes eller ændres. Alt efter sagens udfald kan det blive aktuelt, at kommunen anmelder sagen til politiet. Kommunen vurderer om der i løbet af sagen er dukket nye oplysninger op, som skal videregives til UDK jf. 9 Løbende vurderinger Udbetaling Danmark vurderer løbende, om der er grundlag for en politianmeldelse. Udbetaling Danmark vurderer løbende, om der i løbet af sagen dukker nye oplysninger op, som skal videregives til kommunen jf. 9. Kommunen vurderer løbende, om der er grundlag for en politianmeldelse. Kommunen vurderer løbende, om der i løbet af sagen dukker nye oplysninger op, som skal videregives til Udbetaling Danmark jf. 9. 11