UDBUD AF VINTERTJENESTE 2014-2018

APRIL 2014 SYDDJURS KOMMUNE UDBUD AF VINTERTJENESTE 2014-2018

ADRESSE COWI A/S Havneparken 1 7100 Vejle TLF +45 56 40 00 00 FAX +45 56 40 99 99 WWW cowi.dk APRIL 2014 SYDDJURS KOMMUNE UDBUD AF VINTERTJENESTE 2014-2018 PROJEKTNR. A050654-001 DOKUMENTNR. A050654-1.01 VERSION 2.0. Ændringer i forhold til rev. 1.0 er markeret med blå overstregning UDGIVELSESDATO 29. april 2014, rev. 2.0: 2. juni 2014 UDARBEJDET ATG KONTROLLERET MAEA/MTTH GODKENDT ATG

3 INDHOLD 1 Bestemmelser om udbud og tilbud 4 1.1 Generelt 4 1.2 Udbudsmaterialet 6 1.3 Spørgsmål til udbudsmaterialet 7 1.4 Tilbudsafgivelse 7 1.5 Udvælgelse 8 1.6 Sideordnede tilbud 12

4 1 Bestemmelser om udbud og tilbud 1.1 Generelt Syddjurs Kommune (i det følgende benævnt "Ordregiver") udbyder ved nærværende udbud udførelse af glatførebekæmpelse og snerydning i vintertjenesten på ca. 420 km kommuneveje samt sideanlæg, buslommer, rastepladser, ca. 60 km stier og fortove. Herudover er der snerydning i 13 områder omfattende kommuneveje, sideanlæg, buslommer, rastepladser mm. samt stier og fortove, hvilke afregnes efter timeforbrug. Arbejdet er udbudt som et offentligt EU-udbud ved udbudsbekendtgørelse fremsendt til Kontoret for Den Europæiske Unions Officielle Publikationer, som er bekendtgjort i TED med nr. 2014/S 086-150504. Dette udbud omfatter 28 entrepriser, i henhold til Bilag 2 Entrepriseoversigten: Veje: Vintertjenesten på veje omfattet af nærværende udbud omfatter henholdsvis snerydning og glatførebekæmpelse med lastbiler og traktorer på kørebaner, inklusive P-pladser, buslommer o.l. 4 entrepriser med lastbiler til Uglatførebekæmpelse og snerydning på kørebaner. Hver af de 4 entrepriser omfatter: - 1 lastbil til kørsel med ordregivers saltspreder og sneplov (Bil_1) og - 1 lastbil til kørsel med ordregivers sneplov (Bil_2) 6 entrepriser med traktorer med egen vogn til kørsel på kørebaner med ordregivers spredere og sneplove. Sideordnede tilbud med lastbil i stedet for traktor kan afgives i henhold til udbudsmaterialet. 13 entrepriser med traktorer til kørsel med egne sneplove.

5 Sideordnede tilbud med lastbiler kan afgives, jf. afsnit 1.6. Stier og fortove: Vintertjenesten på stier og fortove omfattet af nærværende udbud omfatter snerydning og glatførebekæmpelse med traktorer eller redskabsbærer på stier og fortove. 5 entrepriser med traktorer eller redskabsbærer til kørsel med egen spreder, sneplov og kost. Vejene i Syddjurs Kommune er opdelt i 4 klasser. De mest betydende veje er højest klassificeret. Udbuddet vedrører kørsel i fire vinterperioder: 2014/2015, 2015/2016, 2016/2017 og 2017/2018 med mulighed for forlængelse i op til yderligere 2 x 1 vintersæson. En vintersæson defineres fra 15/9 til 30/4 det efterfølgende år. Beredskabsperioden (perioden hvor leverandøren skal stå til rådighed for kørsel i vintertjenesten) defineres fra 15/10 til 15/4 det efterfølgende år. Entreprisernes (ruternes) beliggenhed er angivet på rutekort. Ud over de her udbudte arbejder udføres der vintertjeneste af ordregivers egen organisation og af andre entreprenører. Ordregiver leverer salt, evt. saltlage og evt. grus til anvendelse i entrepriserne. Ordregiver stiller spredere til rådighed på entrepriserne. Hvorvidt ordregiver stiller plove til rådighed på entrepriserne varierer for de forskellige ruter, hvilket fremgår af Entrepriseoversigten, Bilag 2. Tilbudsgiver skal levere og montere alle i udbudsmaterialet krævede beslag, frontplader, stik mm. på de tilbudte køretøjer, for korrekt montering af udstyr. Tilbudsgiver skal levere ladvogne til traktorer, hvor glatførebekæmpelse udbydes til udførelse med traktorer. Såfremt tilbudsgiver skifter køretøj i kontraktperioden, afholder tilbudsgiver alle omkostninger ved fornyet tilpasning. Såfremt tilbudsgiver skifter køretøj i eventuelle forlængelser af kontraktperioden, afholder tilbudsgiveren ligeledes alle omkostninger ved fornyet tilpasning. Rutelængderne er anført i Entrepriseoversigten (Bilag 2), på tilbudslisterne (TBL) og på rutekort. Glatførebekæmpelse udføres til fast pris. Al snerydning samt kombikørsel udføres efter timeprisafregning. Der kan afgives tilbud på én eller flere af de anførte entrepriser. Der skal på tilbudssamlelisten tydeligt anføres det maksimale antal entrepriser, der ønskes overdraget i de enkelte entreprisekategorier.

6 Udbudsdokumenter og eventuelle rettelsesbreve vil fremgå på Ordregivers hjemmeside på følgende adresse: www.syddjurs.dk, vælg Erhverv, "Udbud og indkøb" og derefter "Aktuelle udbud, licitationer og annonceringspligter " i listen til venstre. Det er de bydendes eget ansvar at sørge for at holde sig orienteret om eventuelle rettelsesblade eller meddelelser vedrørende udbuddet på hjemmesiden. 1.2 Udbudsmaterialet Udbudsmaterialet består af følgende dokumenter af april 2014: Eventuelle rettelsesblade offentliggjort efter offentliggørelsen af udbudsmaterialet Betingelser for udbud og tilbud (BUT) Særlige Betingelser (SB) Vilkår for lastbiler og traktorer Instruks for lastbiler og traktorer 64 stk. rutekort 34 stk. tilbudslister med tilbudssamleliste (TBL) Tilbuds- og afregningsgrundlag (TAG) Bilag 1, Oversigt Emmisionsstandarder lastbiler og traktorer (vedlagt som særskilt fil) Bilag 2, Entrepriseoversigt (vedlagt som særskilt fil) Bilag 3, Afmærkning af chauffører og maskinfører (vedlagt som særskilt fil) Bilag 4_Lastbil, Oplysningsskema Lastbil og chauffører Bilag 5_Traktor, Oplysningsskema Traktor, plov samt maskinfører Bilag 6_Traktor med vogn, Oplysningsskema Traktor, vogn og maskinfører Bilag 7_traktor til stier/fortove, Oplysningsskema Traktor, spreder, kost, plov og maskinfører

7 1.3 Spørgsmål til udbudsmaterialet Det forudsættes, at de bydende, inden tilbud afgives, har gjort sig bekendt med arbejdets omfang og forholdene på entrepriserne/ruterne. Der afholdes et fælles orienterings- og spørgemøde onsdag den 28. maj 2014 kl. 13.30 på flg. adresse: Syddjurs Kommune Natur og Vejservice Lerbakken 21 Følle 8410 Rønde Tilbudsgiverne vil her blive orienteret om opgaven og få lejlighed til at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. Alle spørgsmål vil blive nedskrevet og indgå i referatet fra mødet, der lægges på Syddjurs Kommunes hjemmeside jf. ovenfor under pkt. 1.1. Spørgsmål, der ikke er mulige at besvare på mødet, vil efterfølgende blive besvaret skriftligt og offentliggjort efter proceduren nedenfor. Tilbudsgiver kan derudover skriftligt stille spørgsmål til nærværende materiale og udbudsforretningen i øvrigt. Spørgsmål, der fremsendes senest den 5. juni 2014 kl. 12.00, vil blive besvaret senest den 9. juni 2014. Spørgsmål, der fremsættes efter den 5. juni 2014 kl. 12.00, vil blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare disse senest den 6. juni 2014. Spørgsmål skal stilles skriftligt til: COWI A/S Ane Toftegård Grosmann pr. mail på: ATG@COWI.DK Skriftlige spørgsmål, svar og eventuelle rettelser vil blive anonymiseret og vil blive offentliggjort som rettelsesblade på Syddjurs Kommunes hjemmeside, jf. afsnit 1.1. 1.4 Tilbudsafgivelse Tilbudsgiveren skal ved tilbudsafgivelsen udfylde tilbudssamlelisten og de relevante tilbudslister samt medsende den i kapitel 1.5 krævede dokumentation. Der kan afgives tilbud på én eller flere af de anførte entrepriser, idet de dertil svarende tilbudslister skal benyttes. Tilbudsgiver skal på tilbudssamlelisten anføre det antal lastbiler og traktorer, der tilbydes (kapaciteten) samt det antal entrepriser, der maksimalt ønskes overdraget. Forbehold

8 Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil medføre, at udbyder har pligt til at se bort fra tilbuddet. Tilbuddet vil således ikke indgå i evalueringen af tilbuddene. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. afsnit 1.3. Alternative bud Der modtages ikke alternative tilbud. Tilbud med øvrige materieltyper end lastbiler, traktorer samt mindre traktorer/redskabsbærere til entrepriserne vil ikke indgå i tilbudsevalueringen. Tilbuddet skal være skrevet på dansk. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud. Tilbud indsendes elektronisk til: COWI A/S, Ane Toftegård Grosmann pr. mail på: ATG@COWI.DK senest mandag den 16. juni 2014, kl. 12.00. Alle sider i tilbuddet bedes mærket med firmanavn, f.eks. stempel eller lign. Tilbuddet skal afgives i danske kr. ekskl. moms, men inkl. alle øvrige afgifter. Tilbudsgiver vil modtage en kvittering for modtagelse af tilbuddet ved indsendelse. Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud frem til den 15. oktober 2014. Åbning af indkomne tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. 1.5 Udvælgelse Forud for tildelingen vil der blandt de konditionsmæssige tilbud blive foretaget en vurdering af tilbudsgiverens egnethed i relation til levering af vintertjeneste. Såfremt den krævede dokumentation ikke medsendes, risikerer tilbudsgiver, at tilbuddet ikke vil blive taget i betragtning, hvorfor tilbudsgivere opfordres til at være opmærksomme på at få samtlige af de efterspurgte oplysninger vedlagt deres tilbud. For at kunne få overdraget en eller flere entrepriser skal tilbudsgiveren i forbindelse med tilbudsafgivelsen angive oplysninger om følgende: Sin retlige form

9 Sin ret til at udføre erhvervet Gæld til det offentlige, Udbudsdirektivets udelukkelsesgrunde samt Arbejdspladsbeskyttelse og arbejdsforhold i øvrigt Sin tekniske og/eller faglige formåen Oplysninger om retlig form Af tilbuddet skal det klart fremgå, hvem der afgiver tilbuddet, herunder om tilbudsgiver er et enkelt firma eller en sammenslutning af firmaer, f.eks. et konsortium eller joint venture. Ved tilbud fra en sammenslutning af firmaer skal der fra samtlige medlemmer i sammenslutningen af firmaer foreligge en skriftlig erklæring om solidarisk, direkte og ubetinget hæftelse for den enkelte entreprises gennemførelse. Desuden skal de juridiske personer hver især angives klart og entydigt, og der skal angives en fælles befuldmægtiget med fuld prokura over for ordregiver, som ordregiver med bindende virkning for sammenslutningen kan indgå aftale med. Retten til at udføre erhvervet Tilbudsgiver skal have ret til at udføre erhvervet på tidspunktet for tilbudsafgivelse. Dette kan dokumenteres ved at anføre sit CVR-nummer (eller tilsvarende) på tilbudssamlelisten og dermed optagelse i Det Centrale Virksomhedsregister (eller tilsvarende register). Gæld til det offentlige, Udbudsdirektivets udelukkelsesgrunde samt Arbejdspladsbeskyttelse og arbejdsforhold i øvrigt Tro og love erklæring om udelukkelsesgrunde om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige samt arbejdspladsbeskyttelse og arbejdsforhold i øvrigt afgives ved udfyldelse af Bilag A, som er vedlagt i udbudsmaterialet som særskilt fil. Erklæring kan tillige afgives ved udfyldelse af tilbudsgivers egen Tro og Love erklæring, forudsat at denne indeholder tilsvarende formuleringer om udelukkelsesgrunde, om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige samt arbejdspladsbeskyttelse og arbejdsforhold i øvrigt. Hvor tilbudsgiver er en sammenslutning af firmaer, f.eks. et konsortium, skal alle deltagerne i sammenslutningen, hver især aflevere den efterspurgte Tro og Love erklæring. Ordregiver vil udelukke leverandører, der er omfattet af udelukkelsesgrundene, i henhold til "Udbudsdirektivets" artikel 45, stk. 2. Ordregiver vil udelukke leverandører, der har en gæld større end 100.000 kr. til det offentlige - medmindre der er stillet sikkerhed for den del af gælden, der overstiger 100.000 kr. senest på accepttidspunktet, eller at der er indgået aftale med inddrivelsesmyndigheden om en afviklingsordning, og denne ordning er overholdt. En Tro og Love Erklæring skal udfyldes, underskrives og vedlægges i tilbuddet, også selv om tilbudsgiver ikke har forfalden ubetalt gæld til det offentlige.

10 Teknisk og/eller faglig formåen: Tilbudsgivere, der ikke råder over det nødvendige materiel ved tilbudsgivningen, men agter at anskaffe dette, skal vedlægge tilbuddet en erklæring om, at man vil anskaffe det nødvendige materiel, såfremt man får tildelt en kontrakt. Det skal endvidere fremgå af erklæringen, at tilbudsgiveren er i besiddelse af det nødvendige materiel senest en måned inden kontraktstart, således at det kan blive monteret med det nødvendige udstyr, så køretøjet er klar til kørsel efter de fastsatte tidsfrister m.v. Ved tilbuddet skal vedlægges udfyldt Bilag 4_Lastbil, Oplysningsskema Lastbil og chauffører og/eller Bilag 5_Traktor, Oplysningsskema Traktor, plov samt maskinfører og/eller Bilag 6_Traktor med vogn, Oplysningsskema Traktor, vogn og maskinfører og/eller Bilag 7_traktor til stier/fortove, Oplysningsskema Traktor, spreder, kost, plov og maskinfører, afhængig af hvilke entreprise(r), der afgives tilbud på. Der skal udfyldes ét oplysningsskema for hvert stk. tilbudt køretøj. Afgives der tilbud på f.eks. en lastbilentreprise med 2 lastbiler og 1 traktorentreprise til snerydning, skal der udfyldes 2 stk. Bilag 4_Lastbil, Oplysningsskema Lastbil og chauffører og 1 stk. Bilag 5_Traktor, Oplysningsskema Traktor, plov samt maskinfører. Oplysningsskemaerne skal udfyldes omhyggeligt med oplysninger om det tilbudte materiel og chauffører. Undlades oplysninger eller overholder oplysninger om materiel ikke kravene i henhold til udbudsmaterialets krav iht. "Vilkår, kap. 3.6", risikerer tilbudsgiver, at tilbuddet ikke vil blive taget i betragtning. Såfremt tilbudsgiver i henhold til Udbudsdirektivets artikel 48, stk. 3 henviser til andres ressourcer, herunder koncerninterne selskaber eller samarbejdspartnere/underleverandører, skal der medsendes dokumentation for, at tilbudsgiver kan råde over disse ressourcer, f.eks. i form af en underskrevet erklæring fra den pågældende virksomhed, der henvises til. Tildeling Tildelingskriteriet er "laveste pris". Der kan afgives tilbud på flere entrepriser end tilbudsgiverne har kapacitet til. Leverandøren skal på tilbudssamlelisten anføre det antal køretøjer, der tilbydes (kapaciteten) samt det antal entrepriser, der maksimalt ønskes overdraget. Tildelingen sker under hensyntagen til det antal entrepriser, tilbudsgiveren maksimalt ønsker overdraget, og i øvrigt som beskrevet nedenfor: 1. Tildelingsrækkefølgen af entrepriserne Tildeling af entrepriserne sker i følgende rækkefølge: 1. Entreprise nr. 1 2. Entreprise nr. 2 3. Entreprise nr. 3 4. Entreprise nr. 4

11 5. Entreprise nr. 5/5A 6. Entreprise nr. 6/6A 7. Entreprise nr. 7/7A 8. Entreprise nr. 8/8A 9. Entreprise nr. 9/9A 10. Entreprise nr. 10/10A 11. Entreprise nr. 11 12. Entreprise nr. 12 13. Entreprise nr. 13 14. Entreprise nr. 14 15. Entreprise nr. 15 16. Entreprise nr. 16 17. Entreprise nr. 17 18. Entreprise nr. 18 19. Entreprise nr. 19 20. Entreprise nr. 20 21. Entreprise nr. 21 22. Entreprise nr. 22 23. Entreprise nr. 23 24. Entreprise nr. 24 25. Entreprise nr. 25 26. Entreprise nr. 26 27. Entreprise nr. 27 28. Entreprise nr. 28 2. Entrepriser med kun ét tilbud. Hvis der kun er 1 tilbud på en eller flere entrepriser, tildeles den enkelte entreprise under iagttagelse af den oplyste kapacitet for hver enkelt tilbudsgiver og den resterende kapacitet. Ordregiver kan vælge at aflyse en eller flere entrepriser med kun 1 tilbud på grund af manglende konkurrence eller hvis den afgivne pris er urealistisk i forhold til markedsprisen for den pågældende ydelse.' 3. Entrepriser med flere end 1 tilbud. Entrepriserne vil blive tildelt, efter at entrepriser med kun 1 tilbud er tildelt, i henhold til ovenstående rækkefølge og under hensyntagen til det antal entrepriser, som tilbudsgiveren maksimalt ønsker overdraget. Tilbudssummer for entrepriserne nr. 5-10 kan direkte sammenholdes med tilbudssummer for de sideordnede tilbud på entrepriserne nr. 5A-10A jf. kapitel 1.6. Ved enslydende priser er tildelingsrækkefølgen den på tildelingslisten anførte rækkefølge af tilbudsgivere. Rækkefølgen er bestemt af, i hvilken rækkefølge de indkomne tilbud er modtaget. Eksempel A: En leverandør byder på entreprise 1 samt entreprise 2 og er billigst på begge entrepriser i forhold til øvrige tilbudsgivere. Leverandøren ønsker dog kun 1

12 entreprise overdraget og bliver således tildelt entreprise 1, som er den første entreprise i entrepriserækkefølgen. Den efterfølgende entreprise 2 bliver så tildelt til den leverandør, der er andenbilligst på entreprisen, idet det billigste tilbud på entreprise 2 ikke kan tildeles til den lavestbydende, fordi dennes kapacitet er opbrugt. Eksempel B: Tildelingen af f.eks. entreprise 5/5A sker ved direkte sammenligning af de sideordnede tilbudte summer på entreprise 5 og 5A. Alle tilbud på både entreprise 5 og 5A sammenlignes og entreprisen tildeles til tilbudsgiveren med det billigste tilbud, hvad enten det er et tilbud med traktor og vogn eller med lastbil. Resultat af tildelingen. Hvor der er flere tilbud på samme entreprise, tildeles entreprisen derfor ikke i alle tilfælde, tilbuddet med den laveste pris. Hvor entreprisen ikke tildeles tilbuddet med den laveste pris, vil entreprisen blive tildelt tilbuddet med den næstlaveste pris, evt. den tredje-laveste pris etc., under iagttagelse af den oplyste kapacitet for hver enkelt tilbudsgiver. 1.6 Sideordnede tilbud Sideordnede bud med lastbil i stedet for traktor med vogn til glatførebekæmpelse og snerydning modtages på visse entrepriser jf. "Sideordnede tilbud" i Tilbudslisten. Sådanne tilbud skal for alle forhold opfylde de krav, der er anført for den udbudte opgave. Tilbudslister mærket SIDEORDNEDE - TILBUD skal benyttes. Mængden af udbudte timer på de sideordnede tilbudslister er korrigeret på grund af anden kørselshastighed, således: Kørehastighed lastbil: 50 km/t. Kørehastighed traktor: 30 km/t. Øget effektivitet/fleksibilitet ved kørsel på mindre veje m.v. med traktor (vendinger, snævre passager o.l.): 25 %. EKSEMPEL: Timer for opgaveløsning med lastbil = 20 timer. Timer for opgaveløsning med traktor = 20 / 30 x 50 x (1 25 %) = 25 timer. Dette betyder, at der ved sideordnede tilbud, principielt skal "leveres" 25 % flere timer med traktor end med en lastbil, og tilsvarende 25 % færre timer ved sideordnede tilbud med lastbiler end med traktorer. Det korrigerede timeantal er anført på TBL for "SIDEORDNEDE - TILBUD". Herved kan tilbudssummer for entrepriserne nr. 5-10 direkte sammenholdes med entrepriserne nr. 5A-10 A.

13 Tilbud med rendegravere, gummihjulslæssere og lignende på vejentrepriserne indgår ikke i tildelingen. Tilbudsgivers tilbud skal være gældende, uanset om denne tildeles en eller flere af det ønskede antal delaftaler. Tilbuddet skal afgives i danske kr. ekskl. moms, men inkl. alle øvrige afgifter.