Indkøbsfællesskabet for Hedensted, Horsens og Odder Kommuner

Transkript

1 Udbudsmateriale Udbudsbekendtgørelse nummer 2016/S Offentligt udbud Genudbud Vintertjenester til Hedensted Kommune, Rute 11 Indkøbsfællesskabet for Hedensted, Horsens og Odder Kommuner

2 Indhold 1 UDBUDSMATERIALETS OPBYGNING... 4 Nærværende udbudsbetingelser... 4 Bilag 1 Underskriftsbilag... 4 Bilag 1a ESPD... 4 Bilag 1b Vejledning til udfyldelse af ESPD... 4 Bilag 2 Tilbudsliste... 4 Bilag 3 Kravspecifikation... 4 Bilag 4 ABService 2003 med Udbyders ændringer og præciseringer... 4 Bilag 5 TAG - Tilbuds- og afregningsgrundlag... 4 Bilag 6 Regulativ for Vintervedligeholdelse i Hedensted Kommune... 4 Bilag 7 Instruks for arbejdets udførelse... 4 Bilag 8 Arbejdsklausuler... 4 Bilag 9 Kontrolklausuler... 4 Bilag 10 Kortmateriale... 4 Bilag 11 Kontrakt... 4 Bilag 12 Konsortieerklæring... 4 Bilag 13 Støtteerklæring UDBUDDET OG UDBUDDETS OMFANG GENERELT UDBYDER UDBYDERS KONTAKTOPLYSNINGER DEN UDBUDTE YDELSE OG OMFANG DELAFTALER OG TILDELING RUTEOPLYSNINGER FORMKRAV UDBYDERS FORBEHOLD TIDSPLAN YDERLIGERE INFORMATIONER OG SPØRGSMÅL SKRIFTLIGE SPØRGSMÅL SPØRGEMØDE BESIGTIGELSE VILKÅR FOR AFGIVELSE AF TILBUD SPROG ALTERNATIVE TILBUD TILBUDSVARIANTER FORMKRAV FRIST FOR AFLEVERING AF TILBUD OG AFLEVERINGSADRESSE VEDSTÅELSESFRIST OMKOSTNINGER I FORBINDELSE MED UDBUDSFORRETNINGEN BETINGELSER FOR DELTAGELSE (UDELUKKELSE OG EGNETHED) GENERELT SÆRLIGT VEDRØRENDE KONSORTIER SÆRLIGT VEDRØRENDE TILFÆLDE HVOR TILBUDSGIVER BASERER SIG PÅ ANDRES FORMÅEN UDELUKKELSESGRUNDE OG EGNETHED TILBUDSGIVERS PERSONLIGE FORHOLD Økonomisk og finansiel formåen Teknisk og faglig formåen TILDELINGSKRITERIUM Side 2 af 18

3 8 TILBUDSGIVERS FORBEHOLD FORTROLIGHED ORIENTERING OM RESULTATET AF UDBUDSFORRETNINGEN TJEKLISTE FOR TILBUDSGIVER Side 3 af 18

4 1 Udbudsmaterialets opbygning Det samlede udbudsmateriale består af følgende dokumenter: Nærværende udbudsbetingelser Bilag 1 Underskriftsbilag Bilag 1a ESPD Bilag 1b Vejledning til udfyldelse af ESPD Bilag 2 Tilbudsliste Bilag 3 Kravspecifikation Bilag 4 ABService 2003 med Udbyders ændringer og præciseringer Bilag 5 TAG - Tilbuds- og afregningsgrundlag Bilag 6 Regulativ for Vintervedligeholdelse i Hedensted Kommune Bilag 7 Instruks for arbejdets udførelse Bilag 8 Arbejdsklausuler Bilag 9 Kontrolklausuler Bilag 10 Kortmateriale Bilag 11 Kontrakt Bilag 12 Konsortieerklæring Bilag 13 Støtteerklæring Tilbudsgiver bedes kontrollere, at Tilbudsgiver via Udbyders hjemmeside har hentet det samlede udbudsmateriale i henhold til ovennævnte oversigt. I det samlede udbudsmateriale indgår desuden evt. rettelsesblad samt spørgsmål og svar. Disse vil løbende blive offentliggjort på hjemmesiden. Materialet på hjemmesiden har forrang ved eventuelle uoverensstemmelser med Tilbudsgivers version. 2 Udbuddet og udbuddets omfang 2.1 Generelt Nærværende udbudsbetingelser gælder for udbuddet af rammeaftale vedrørende levering af vintertjenester på Rute 11 til Hedensted Kommune. Udbuddet gennemføres efter Udbudsloven 1 i henhold til udbudsbekendtgørelse offentliggjort i EU-Tidende 2. Udbuddet gennemføres for Hedensted Kommune i regi af Indkøbsfællesskabet for Hedensted, Horsens og Odder Kommuner (herefter benævnt HHO ). HHO er tovholder for udbudsprocessen, men indgår ikke kontrakt på vegne af Hedensted Kommune. Således vil Hedensted Kommune på egen hånd skulle indgå kontrakt for at kunne aftage de tjenesteydelser der er omfattet af udbuddet. HHO kan dog med bindende virkning agere på Hedensted Kommunes vegne i spørgsmål vedrørende drift eller kontraktretlige emner. HHO er dermed at betragte som en samarbejdsmodel for organisering af fælles - og tværkommunale udbud. Yderligere information om Indkøbsfællesskabet HHO kan findes på hjemmesiden Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud, hvilket indebærer, at enhver økonomisk aktør (tilbudsgiver) kan afgive tilbud. 1 Jf. Lov nr af 15. december 2015, der gennemfører Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2014/24 EU af 26. februar 2014 om offentlige udbud. 2 Supplement til Den Europæiske Unions Tidende. Side 4 af 18

5 2.2 Udbyder Udbyder er i forbindelse med nærværende udbud: Hedensted Kommune Fritid og Fællesskab Infrastruktur og Transport Tjørnevej Uldum Hedensted Kommune benævnes i udbudsmaterialet Udbyder. Side 5 af 18

6 Udbudsbetingelser Den 18. maj 2016 Udbudsbekendtgørelsens nummer: 2016/S Genudbud: Vintertjenester til Hedensted Kommune Indkøbsfællesskabet for Hedensted, Horsens og Odder Kommuner Side 6 af 18

7 2.3 Udbyders kontaktoplysninger HHO er ansvarlig for udbuddets gennemførelse på vegne af Hedensted Kommune, og kan således kontaktes såfremt Tilbudsgiver måtte have spørgsmål mv.: Kontaktperson: Jacob Holm Jørgensen adresse: Følgende ses gerne anført på samtlige henvendelser vedr. dette udbud: "Spørgsmål Vintertjenester til Hedensted Kommune - Rute 11. Alle henvendelser vedrørende dette udbud skal ske skriftligt, på dansk, til ovennævnte kontaktperson. 2.4 Den udbudte ydelse og omfang Udbuddet omfatter levering af vintertjenester til Udbyder i form af glatførebekæmpelse, sne- og isrydning og kombikørsel på ruten. Aftalen der indgås dækker vintersæsonerne (beredskabsperioderne) , og Slutdato for kontrakten er sat til 1. maj Der er ikke mulighed for at forlænge aftalen. Aftalen kan ikke opsiges før aftaleudløb, medmindre der er tale om ophævelse eller opsigelse grundet mislighold eller lign. Dette udbud er et genudbud, og omfatter udelukkende Rute 11. Det understreges, at de i kontrakten anførte bodsbestemmelser er indført med formål at sikre, at Udbyder alene i tilfælde af utilfredsstillende præstationer af en leverandør eller dennes underleverandører har mulighed for at motivere Leverandøren til at udføre opgaven på den aftalte måde. Det er således udgangspunktet for enhver kontakt mellem Udbyder og den valgte Leverandør, at samarbejdet sker på basis af dialog, ordentlighed og respekt over for hinanden; for de krav der er stillet af Udbyder og (ved afgivelse af tilbud) accepteret af Leverandøren, samt ikke mindst over for den opgave, hvis korrekte og rettidige udførelse er af stor betydning for lokalsamfundene i Hedensted Kommune. 2.5 Delaftaler og tildeling Nærværende udbud omfatter udelukkende genudbud af Rute 11. Alle veje der er omfattet af Rute 11 er Klasse III-veje. I Bilag 3 Kravspecifikation er angivet kravene vedrørende opgavens udførelse. Der skal ved afgivelse af tilbud anvendes Bilag 2 Tilbudsliste, der skal udfyldes med de tilbudte priser. Der skal afgives tilbud på udførelsen af hele Rute 11. Der kan ikke afgives bud på dele af ruten, og der kan ikke stilles forslag til ændringer af ruten. Der vil blive indgået en kontrakt med én leverandør, således at leverandøren er eneleverandør på Rute 11. Udbyder kan uden videre trække på aftalen i dennes løbetid, idet Udbyders træk på rammeaftalen til enhver tid er afhængig af det skønnede konkrete behov for udførelse af vintertjenester på ruten. Såfremt der anvendes underleverandører til at opnå den krævede kapacitet (materiel og mandskab) til at varetage ruten der bydes ind på, skal hver underleverandør desuden kunne afgive oplysninger om hvor meget materiel og mandskab de stiller til rådighed for opgavens udførelse i form af en støtteerklæring (findes som Bilag 13 Støtteerklæring). Desuden skal der for hver underleverandør udfyldes separat ESPD (se herom afsnit 6.3 Særligt vedrørende tilfælde hvor Tilbudsgiver baserer sig på andres formåen). Ved tvivlstilfælde: Stil skriftlige spørgsmål til materialet eller deltag i spørgemødet (se afsnit 3 Tidsplan). Side 7 af 18

8 2.6 Ruteoplysninger Vejstrækning fordelt på rutens nummer og vejklassificering fremgår af nedenstående tabel. Rutens placering i Hedensted Kommune fremgår af Bilag 10 Kortmateriale. Nedenstående estimater udtrykker forventningerne til en gennemsnitlig beredskabsperiode. I beredskabsperioden var der 46 udkald for Rute 11 og i beredskabsperioden var der 20 udkald. Rute nr. Stedangivelser for ruten (se Bilag 10 Kortmateriale) for nærmere detaljer Længde af vejstrækning i meter. Klasse 3 Antal m 2 Antal udkald Estimater Snerydning (timer) kørebane Kombikørsel (timer) Rute 11 Hjortsvang Hammer Aale - Tørring Nord m m Formkrav Tilbuddet inkl. alle bilag skal afleveres skriftligt i ét eksemplar, samt i ét elektronisk eksemplar, enten på en CD-rom eller USB-nøgle. Tilbuddet skal sendes pr. post, med kurér eller afleveres ved personligt fremmøde. Tilbud inkl. alle bilag skal være i lukket forsendelse og skal mærkes med Tilbud Vintertjeneste - EU Udbud 2016/S Må kun åbnes af Indkøbsfællesskabet HHO. Tilbud inkl. alle bilag skal i elektronisk format være kompatibelt med Microsoft Office pakken eller i PDFformat. Bilag 2 Tilbudsliste skal benyttes i forbindelse med tilbudsafgivningen. Alle forhold i udbudsmaterialet skal være indregnet i tilbuddet. 2.8 Udbyders forbehold Udbyder forbeholder sig ret til under udbudsprocessen, inden for de rammer hvor dette er muligt i henhold til udbudsretten, at ændre mindstekrav. Ingen mindstekrav er således at anse som grundlæggende elementer. Den estimerede omsætning er cirkatal, der har baggrund i statistiske oplysninger fra tidligere regnskabsperioder og tjener alene det formål at give et indtryk af det mulige omfang. Alle de angivne mængder kan variere ubegrænset og være forskellige fra år til år i kontraktperioden, afhængig af vejrforholdene i den pågældende periode. Der tages forbehold for kommunalbestyrelsens fortsatte bevilling til det pågældende område i kontraktperioden. Ligeledes tages der forbehold for ændringer i ruten grundet omstruktureringer eller kapacitetstilpasninger, der følger af administrative - eller politiske beslutninger. Udbyder forbeholder sig ret til at besigtige det materiel, der agtes anvendt af den vindende tilbudsgiver for at sikre, at det opfylder kravene til opgavens udførelse. En sådan indledende besigtigelse vil i givet fald finde sted efter meddelelse om agtet tildeling, men før kontraktunderskrift. Ligeledes vil tildeling ske med forbehold for tilfredsstillende fremvisning af: Side 8 af 18

9 Serviceattest udstedt af Erhvervsstyrelsen højest 3 måneder før dato for kontraktunderskrift eller tilsvarende fuldgyldig attestation for overholdelse af de samme forhold. Fremlæggelse af registreringsbevis eller lignende dokumentation, der viser, at virksomheden er registreret hos Skat efter momsloven og kildeskatteloven. Fremlæggelse af dokumentation for gyldig produkt- og erhvervsansvarsforsikring med en forsikringssum på 5 mio. kr. 3 Tidsplan Udbuddet forventes gennemført i henhold til følgende tidsplan: Dato for elektronisk afsendelse af udbudsbekendtgørelse til EU-tidende Frist for tilmelding til spørgemøde , kl kl Spørgemøde, jf. afsnit 4.2 Spørgemøde, der afholdes på følgende adresse: Materielgården Solkrogen Hedensted , kl Frist for spørgsmål til udbudsmaterialet med sikkerhed for svar. Spørgsmål, der modtages efter denne frist, vil dog blive besvaret, såfremt det er muligt, jf. afsnit 4.1 Skriftlige spørgsmål Til og med denne dato kan der ske offentliggørelse af eventuelle supplerende oplysninger og supplerende dokumenter, herunder spørgsmål og svar mm., på Udbyders hjemmeside, jf. afsnit 4.1 Skriftlige spørgsmål , kl Frist for modtagelse af tilbud Uge Gennemgang af tilbud Uge Periode hvor Udbyder kan foretage indhentning af dokumentation for de oplysninger, som fremgår af afsnit 6.4 Udelukkelsesgrunde og egnethed, såvel som yderligere verificering af afgivne tilbud. Uge Tilkendegivelse om foreløbig tildeling af kontrakt henholdsvis afslag til Tilbudsgivere (start på standstill-perioden). Side 9 af 18

10 Uge 29 Udløb af standstill-periode. Forventet kontraktindgåelse Forventet kontraktstart 4 Yderligere informationer og spørgsmål 4.1 Skriftlige spørgsmål Udbyder opfordrer Tilbudsgiver til at stille opklarende spørgsmål, såfremt Tilbudsgiver er i tvivl om forståelsen af krav, kontraktvilkår eller udbudsmaterialet i øvrigt. Såfremt Tilbudsgiver finder, at der er uhensigtsmæssigheder i udbudsmaterialet, opfordres Tilbudsgiver til hurtigst muligt at gøre Udbyder opmærksom herpå. Udbyder vil herefter overveje at ændre det/de pågældende forhold, såfremt det er muligt inden for de udbudsretlige rammer. Det vedlagte Bilag 11 Kontrakt vil være gældende for det udbudte og vil i lighed med de øvrige bilag ang. opgavens udførelse, bodsbestemmelser osv. regulere det efterfølgende kontraktforhold mellem Udbyder og den vindende Tilbudsgiver. Udbyder ser gerne, at spørgsmål opstilles på listeform med angivelse af det sted i udbudsmaterialet, som spørgsmålet vedrører. Spørgsmål sendes til Udbyder pr. til den anførte kontaktperson i afsnit 2.3 Udbyders kontaktoplysninger. Spørgsmål der er modtaget inden d. 9. juni 2016, vil med sikkerhed blive besvaret. Spørgsmål der modtages efter denne dato, besvares kun såfremt det er muligt at besvare spørgsmålene senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål der modtages senere end 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen kan ikke forventes besvaret. Alle spørgsmål vil sammen med svarene på disse blive offentliggjort i anonymiseret form på Udbyders hjemmeside. Herefter indgår spørgsmål og svar som en del af udbudsmaterialet. Tilbudsgiver opfordres derfor til at holde sig orienteret på Udbyders hjemmeside indtil tilbudsfristens udløb. 4.2 Spørgemøde Udbyder afholder et spørgemøde, hvor Udbyder vil besvare spørgsmål om udbudsforretningen og udbudsmaterialet. Spørgsmålene vil, i det omfang det er muligt, blive besvaret på mødet. De spørgsmål, der kræver yderligere afklaring, vil blive besvaret efterfølgende og offentliggjort hurtigst muligt i anonymiseret form på Udbyders hjemmeside, Referat af informationsmødet (indeholdende evt. spørgsmål og svar og andre generelt relevante informationer fra spørgemødet) vil i anonymiseret form hurtigst muligt blive offentliggjort på hjemmesiden. Tilmelding til spørgemødet skal senest ske d til Indkøbsfællesskabet HHO enten på adressen [email protected] eller pr. telefon til Der kan for hver Tilbudsgiver deltage maks. 2 personer. 4.3 Besigtigelse Afgivelse af tilbud forudsætter, at Tilbudsgiver har gjort sig bekendt med ruten og dens beskaffenhed. Side 10 af 18

11 5 Vilkår for afgivelse af tilbud 5.1 Sprog Tilbud skal afgives på dansk og al kommunikation i aftaleperioden skal være på dansk. Dokumentation som kun den vindende Tilbudsgiver skal fremsende i henhold til afsnit 6.1 Generelt kan imidlertid accepteres på engelsk, såfremt der ikke eksisterer danske udgaver. Såfremt Udbyder måtte kræve det, skal Tilbudsgiver sørge for en dansk oversættelse af dokumenterne. Udgifterne forbundet hermed er Udbyder uvedkommende. Eventuelle bilag omfattende produktdatablade, tekniske specifikationer, brochuremateriale eller lignende må gerne være på engelsk, såfremt dokumentationen ikke foreligger på dansk. Såfremt Udbyder måtte kræve det, skal Tilbudsgiver oversætte disse til dansk. Udgifter forbundet hermed er Udbyder uvedkommende. 5.2 Alternative tilbud Der kan ikke afgives alternative tilbud. 5.3 Tilbudsvarianter Selvom Tilbudsgiver har mere end én ydelse, der opfylder Udbyders mindstekrav, kan der i tilbuddet kun bydes ind med én ydelse pr. varelinje. 5.4 Formkrav Tilbuddet skal indeholde de dokumenter og oplysninger, der anmodes om i udbudsmaterialet. Der henvises i den forbindelse til tjeklisten i afsnit 11 Tjekliste for Tilbudsgiver. Der skal afleveres følgende eksemplarer af tilbuddet: 1 eksemplar i papirformat indeholdende det samlede tilbud med bilag. Bemærk, at det samlede tilbud således også skal inkludere ESPD en (se mere herom i afsnit 6.1 Generelt). Der ønskes derudover: 1 eksemplar på USB-nøgle indeholdende det samlede tilbud med bilag i et format, der er kompatibelt med Microsoft Office pakken, eller i pdf-format, dog bør Bilag 2 Tilbudsliste og Bilag 3 Kravspecifikation være vedlagt i uændret filformat, dvs. Microsoft Excel-format. ESPD kan om ønsket vedlægges i xml-format. USB-nøglen bør mærkes med Tilbudsgivers navn. I tilfælde af uoverensstemmelse mellem det skriftlige og det elektroniske materiale gælder det skriftlige materiale. Bilag 2 Tilbudsliste skal benyttes i forbindelse med tilbudsafgivningen. Alle forhold i udbudsmaterialet skal være indregnet i Tilbudsgiverens tilbud. Tilbuddet skal afleveres i forseglet emballage og mærkes med følgende tekst: Side 11 af 18

12 FORTROLIGT Tilbud på: Genudbud, Vintertjenester til Hedensted Kommune, Rute 11 Må kun åbnes af Jacob Holm Jørgensen 5.5 Frist for aflevering af tilbud og afleveringsadresse Tilbud skal fremsendes eller afleveres personligt til følgende adresse: Tilbud skal være modtaget på ovennævnte adresse senest den kl Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt vil blive udelukket fra vurdering. Det er Tilbudsgivers ansvar, at tilbud fremkommer rettidigt. Efter anmodning udsteder Udbyder kvittering for modtagelse af tilbud på ovenstående adresse. Bemærk, at tilbud ikke kan afgives pr. . Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbud. 5.6 Vedståelsesfrist Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i sin helhed indtil fire måneder efter udløbet af tilbudsfristen. 5.7 Omkostninger i forbindelse med udbudsforretningen Samtlige omkostninger i forbindelse med tilbudsgivningen påhviler Tilbudsgiver. Modtagne tilbud returneres ikke af Udbyder. Indkøbsfællesskabet HHO Horsens Rådhus, Lok Rådhustorvet Horsens Att.: Jacob Holm Jørgensen 6 Betingelser for deltagelse (udelukkelse og egnethed) 6.1 Generelt Enhver Tilbudsgiver skal udfylde Det fælles europæiske udbudsdokument (herefter benævnt ESPD ) og vedhæfte dette til sit tilbud. ESPD en er vedlagt det øvrige udbudsmateriale som Bilag 1a ESPD. For at Tilbudsgiver kan udfylde sin del af ESPD en, skal Bilag 1a ESPD indlæses i et bestemt elektronisk EU-program. Programmet tilgås via denne adresse For hjælp til udfyldelse af ESPD en henvises til Indkøbsfællesskabet HHO s vejledning Bilag 1b Vejledning til udfyldelse af ESPD. I de tilfælde hvor Tilbudsgiver baserer sig på én eller flere underleverandørers formåen, fx disses uddannelsesmæssige eller faglige kvalifikationer, skal der udfyldes en separat ESPD for hver underleverandør. Side 12 af 18

13 Dokumentet fungerer som et foreløbigt bevis for, at Tilbudsgiver opfylder kriterierne med hensyn til egnethed, udelukkelse og udvælgelse. Såfremt de afgivne oplysninger viser, at Tilbudsgiver er omfattet af en obligatorisk udelukkelsesgrund eller ikke opfylder mindstekravene til egnethed, vil tilbuddet ikke komme i betragtning. Såfremt et tilbud er, eller synes at være, ufuldstændigt eller fejlbehæftet eller hvis der mangler specifikke dokumenter forbeholder Udbyder sig ret til at anmode Tilbudsgiver om at supplere, præcisere eller fuldstændiggøre tilbuddet ved at indsende de relevante oplysninger og/eller den relevante dokumentation. Udbyder kan forlange, at Tilbudsgiver efter tilbudsfristen fremlægger dokumentation for de oplysninger der er afgivet i ESPD. Denne dokumentation skal være Udbyder i hænde uden ugrundet ophold (Tilbudsgiver gøres opmærksom på, at for så vidt angår serviceattest bruger Erhvervsstyrelsen ca. to uger på at imødekomme en anmodning.). Lignende krav til dokumentation gælder for de enheder, som pågældende Tilbudsgiver måtte basere sit tilbud på. Bemærk, at det kun er efter anmodning, at der skal fremsendes anden dokumentation for overholdelse af krav til egnethed end ESPD. Såfremt det efter fremsendt dokumentation viser sig, at de oplysninger Tilbudsgiver har afgivet i ESPD en er urigtige og at Tilbudsgiver ikke opfylder kravene til egnethed, vil det medføre, at Tilbudsgivers tilbud afvises. 6.2 Særligt vedrørende konsortier Såfremt Tilbudsgiver udgør en sammenslutning af virksomheder (dvs. hvor flere virksomheder byder sammen som konsortium) skal særskilt ESPD udfyldes for hver deltager i konsortiet. Der stilles ingen særlige krav til konsortiets retlige form, men der skal blandt konsortiets deltagere udpeges en fælles befuldmægtiget, der tegner alle deltagerne i konsortiet. Endvidere skal deltagerne i konsortiet hæfte solidarisk, direkte og ubetinget for ydelsen og opfyldelse af kontrakten. Konsortiet skal som en del af sit tilbud fremsende udfyldt Bilag 12 Konsortieerklæring. For så vidt angår Tilbudsgiverens egnethed, jf. afsnit Økonomisk og finansiel formåen og afsnit Teknisk og faglig formåen, skal det fremgå af tilbuddet, hvilken deltager i konsortiet, der opfylder et givet mindstekrav, eller om mindstekrav opfyldes i forening. 6.3 Særligt vedrørende tilfælde hvor Tilbudsgiver baserer sig på andres formåen Tilbudsgiver kan basere sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen (Jf. afsnit Økonomisk og finansiel formåen) og/eller tekniske og faglige formåen (jf. afsnit Teknisk og faglig formåen) uanset den retlige karakter af forbindelserne mellem Tilbudsgiver og den eller de enheder, som Tilbudsgiver baserer sig på. Dette kan fx ske, hvor Tilbudsgiver ikke på egen hånd kan overholde Udbyders mindstekrav til egnethed. Baserer Tilbudsgiver sig således på andre enheders økonomiske og finansielle formåen og/eller tekniske og faglige formåen, skal Tilbudsgiveren kunne fremlægge en støtteerklæring eller anden dokumentation, der godtgør, at Tilbudsgiveren faktisk råder over den nødvendige formåen. Støtteerklæringen eller anden dokumentation skal dokumentere følgende: At der foreligger en juridisk bindende aftale mellem Tilbudsgiver og den enhed, som Tilbudsgiveren baserer sig på; At den juridisk bindende aftale medfører, at den enhed, som Tilbudsgiveren sig på, stiller sin økonomiske og finansielle og/eller tekniske og faglige formåen til rådighed for kontraktens opfyldelse, samt At Tilbudsgiveren og den enhed, hvis økonomiske og finansielle formåen Tilbudsgiveren baserer sig på, hæfter solidarisk for kontraktens opfyldelse. Side 13 af 18

14 Den virksomhed, der yder støtten, skal oplyse, i hvilken grad der stilles økonomisk og finansiel formåen til rådighed, samt hvilken konkret teknisk og faglige formåen, der stilles til rådighed i forbindelse med kontraktens opfyldelse. Dette vil sige, at den enhed, som Tilbudsgiveren baserer sig på, kan stille en begrænset formåen til rådighed, såfremt Tilbudsgiveren kan påvise rådighed over den specifikke formåen. I det omfang der alene stilles en begrænset formåen til rådighed, er det alene den begrænsede formåen, som kan indgå i vurderingen af Tilbudsgiverens egnethed. Baserer Tilbudsgiver sig på andre enheders uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer og/eller faglige erfaringer vedr. udførelsen af konkrete dele af opgaven, skal de enheder som Tilbudsgiver baserer sig på, ligeledes udføre de relevante dele af kontrakten. Det anbefales, at Tilbudsgiver, ved behov for at give dokumentation, anvender formularen i Bilag 13 Støtteerklæring, da bilaget ved korrekt udfyldelse overholder de krav, som Udbyder stiller. Den virksomhed der yder støtten skal opfylde Udbyders mindstekrav til egnethed og må ikke være omfattet af en udelukkelsesgrund, hvorfor tilbuddet både skal indeholde en udfyldt ESPD for Tilbudsgiveren selv, samt en separat udfyldt ESPD for hver af de enheder (virksomheder), som Tilbudsgiver baserer sig på. Bemærk, at de relevante oplysninger også omfatter oplysningerne i afsnit Tilbudsgivers personlige forhold og afsnit Økonomisk og finansiel formåen og/eller afsnit Teknisk og faglig formåen. 6.4 Udelukkelsesgrunde og egnethed I nærværende afsnit fremgår udelukkelsesgrundene og mindstekravene til Tilbudsgivers egnethed. Bemærk, at de oplysninger, som Udbyder anmoder om, skal angives ved anvendelse af ESPD, jf. afsnit 6.1 Generelt, og anses som en del af tilbuddet Tilbudsgivers personlige forhold Tilbudsgiver skal udfylde de oplysninger, der anmodes om i ESPD Del II: Oplysninger om den økonomiske aktør, A, B og C. Tilbudsgiver skal i ESPD Del III: Udelukkelsesgrunde, A og B erklære ikke at være omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i Udbudsdirektivet 2014/24/EU art. 57, stk. 1 og stk. 2. Tilbudsgiver skal i ESPD Del III: Udelukkelsesgrunde, C erklære ikke at være omfattet af de frivillige udelukkelsesgrunde i Udbudsdirektivet 2014/24/EU art. 57, stk. 4, der i Udbudsloven er gjort obligatoriske. Det drejer sig om: - Interessekonflikt som følge af deltagelse i udbudsproceduren, jf. Udbudsdirektivets art. 57, stk. 4, litra e) - Direkte eller indirekte involvering i forberedelsen af denne udbudsprocedure, jf. Udbudsdirektivets art. 57, stk. 4, litra f) - Afgivelse af urigtige oplysninger, tilbageholdte oplysninger, ude af stand til at fremlægge de dokumenter, der anmodes om, og indhentede fortrolige oplysninger i forbindelse med denne procedure, jf. Udbudsdirektivets art. 57, stk 4., litra h) Økonomisk og finansiel formåen Tilbudsgiver skal i ESPD Del IV,, erklære, at Tilbudsgiver opfylder alle de stillede mindstekrav til udvælgelseskriterierne, dermed alle stillede mindstekrav til økonomisk og finansiel formåen og teknisk og faglig formåen. Tilbudsgiver skal opfylde nedenstående mindstekrav vedr. årsomsætning for hvert af de seneste 2 disponible regnskabsår: Den samlede årsomsætning (nettoomsætning pr. år): Side 14 af 18

15 Det er et mindstekrav, at den samlede årsomsætning for hvert af de anførte regnskabsår er minimum DKK Hvis oplysningerne vedrørende omsætning ikke er til rådighed for hele den periode der anmodes om, angives den dato hvor virksomheden blev etableret eller den økonomiske aktør startede sin virksomhed. Desuden skal Tilbudsgiver opfylde nedenstående mindstekrav hvis Tilbudsgiver har en årsomsætning for det seneste regnskabsår. Egenkapital: Det er et mindstekrav, at egenkapitalen (ultimo året) for det anførte regnskabsår er minimum DKK Vindende Tilbudsgiver skal forud for kontraktunderskrift fremlægge bevis for gyldig erhvervs- og produktansvarsforsikring med en forsikringssum på minimum DKK 5 mio. Dokumentationen skal ikke vedhæftes tilbuddet. Som dokumentation for den samlede årsomsætning, egenkapital og soliditetsgrad skal Tilbudsgiver efter anmodning og efter tilbudsfristen fremsende følgende: Revisorpåtegnede årsregnskaber for Tilbudsgivers 2 seneste afsluttede regnskabsperioder. Hvis den samlede årsomsætning og egenkapital ikke fremgår af årsregnskaberne, da skal Tilbudsgiver indsende et dokument hvoraf årsomsætningen, egenkapitalen og soliditetsgraden med revisorattestering fremgår. Attesteringen skal være af registreret eller statsautoriseret revisor Teknisk og faglig formåen Tilbudsgiver skal opfylde nedenstående mindstekrav til den tekniske og faglige formåen: Referencer: Det er et mindstekrav, at Tilbudsgiver har relevant erfaring i form af mindst én sammenlignelig reference inden for de seneste 3 år. Ved sammenlignelige leverancer forstås opgaver med vintertjeneste med lastbil. Det er uden betydning om referencerne er til offentlige eller private virksomheder. Tilladelse til at udføre erhvervet ved anvendelse af lastbil. Eventuelle underleverandører skal ligeledes opfylde kravet. Dokumentationen for ovenstående skal ikke vedhæftes tilbuddet: Som dokumentation for Tilbudsgivers referencer skal Tilbudsgiver efter anmodning og efter tilbudsfristen fremsende følgende: Underskrevet referenceliste. Udbyder forbeholder sig ret til at kontakte de anførte referencer med henblik på bekræftelse af oplysningernes rigtighed. Referencelisten skal indeholde en beskrivelse af de betydeligste leveringer inklusive datoer og kundens navn (samt kontaktperson hos kunden). Herudover skal Tilbudsgiver angive størrelsesordenen af referencen (enten i omsætning i danske kroner eller ved beskrivelse af de ydelser der er leveret og omfanget og varigheden heraf). Som dokumentation for Tilbudsgivers tilladelse til at udføre erhvervet skal Tilbudsgiver efter anmodning og efter tilbudsfristen fremsende følgende: Nummer på køretilladelse for hvert køretøj, der agtes anvendt til udførelsen af opgaven. Side 15 af 18

16 7 Tildelingskriterium Identifikation af det økonomisk mest fordelagtige tilbud vil ske ved anvendelse af tildelingskriteriet Pris. Kontrakten tildeles til den Tilbudsgiver, der afgiver tilbuddet med den laveste pris. Det enkelte Tilbuds pris opgøres på baggrund af det beløb der ved korrekt udfyldelse af Bilag 2 Tilbudsliste står ud for Total tilbudssum. Såfremt der er uoverensstemmelse mellem et skriftligt og et elektronisk eksemplar, vurderes der på det skriftlige eksemplar. Såfremt der i en skriftlig version er fejl i udregningen af summerne, vurderes der på de enhedspriser der er indført for de enkelte linjer ganget med det estimeret antal enheder plus de faste omkostninger for de to honorarer, hvilket giver Total tilbudssum. 8 Tilbudsgivers forbehold Det understreges, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet medfører, at Udbyder har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der ikke vedrører grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har Udbyder ret til at se bort fra tilbuddet, eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke kan prissættes, har Udbyder pligt til at se bort fra tilbuddet. Såfremt Tilbudsgiver tager forbehold over for mindstekrav i kravspecifikationen vil tilbuddet blive anset for ukonditionsmæssigt og derfor blive forkastet af Udbyder. Tilbudsgiverne opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet inden for fristen. Tilbudsgiver bør nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at Udbyder er berettiget og/eller forpligtet til ikke at lade tilbuddet indgå i tilbudsvurderingen. Udbyder fraråder Tilbudsgiver at vedlægge eller henvise til Tilbudsgiverens almindelige salgs- og leveringsbetingelser eller lignende. Sådanne salgs- og leveringsbetingelser vil typisk indeholde bestemmelser, der reelt indebærer et forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, således at Udbyder vil være forpligtet til at forkaste det pågældende tilbud. Afgivelse af tilbud indebærer automatisk, at Tilbudsgiver garanterer, at samtlige mindstekrav opfyldes. Dette gælder dog ikke, såfremt det af tilbuddet konkret kan udledes, at ét eller flere mindstekrav ikke opfyldes. 9 Fortrolighed Tredjemand kan begære og opnå aktindsigt i dokumenterne i dette udbud, herunder indkomne tilbud og hele eller dele af kontrakten i henhold til Forvaltningslovens eller Offentlighedslovens almindelige regler om aktindsigt. Anmodes Udbyder om aktindsigt, vil Tilbudsgiver så vidt muligt blive hørt, inden Udbyder træffer afgørelse om hvilke dele af tilbuddet, der måtte være undtaget fra aktindsigt. Udbyder vil dog under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, der følger af lovgivningen. Side 16 af 18

17 10 Orientering om resultatet af udbudsforretningen Med henblik på indgåelse af kontrakt modtager samtlige tilbudsgivere hurtigst muligt og samtidigt meddelelse om, hvem Udbyder har til hensigt at indgå kontrakt med. Denne meddelelse sendes pr. til den kontaktperson, som Tilbudsgiveren har anført i ESPD Del II, A. Bemærk, at meddelelsen kun sendes elektronisk. Kontrakt forventes herefter indgået med den vindende tilbudsgiver efter udløbet af standstill-perioden. Meddelelsen til den vindende tilbudsgiver om, at deres tilbud er det vindende tilbud, er ikke et bindende tilsagn om at ville indgå kontrakt. Endelig og bindende aftale anses således ikke for indgået, før kontrakten er underskrevet ubetinget af alle kontrakten parter, ligesom Udbyder ikke anser udbudsforretningen for afsluttet før dette tidspunkt. 11 Tjekliste for Tilbudsgiver Følgende huskeliste er ment som en hjælp til Tilbudsgiverne for at gøre det mere overskueligt at aflevere et tilbud, der opfylder de nødvendige formkrav. Ansvaret for at aflevere et komplet tilbud påhviler dog til enhver tid Tilbudsgiver. Formkrav Krav til materiale Beskrivelse Afleveringssted: Tilbud skal sendes pr. post, med kurér eller afleveres personligt til: Indkøbsfællesskabet HHO Horsens Rådhus, lokale Rådhustorvet Horsens Att.: Jacob Holm Jørgensen Tilbud indleveres i: 1 eksemplar i papirformat af det samlede tilbud inkl. alle bilag. Der ønskes derudover et eksemplar på USB-nøgle. Se desuden afsnit 5.4 og afsnit 5.5 for yderligere information herom. Bilag Dokumentation Bemærkninger Bilag 1 Underskriftsbilag Bilag 1a ESPD Bilag 2 Tilbudsliste Underskriv og medsend bilaget. Følg Bilag 1b Vejledning til udfyldelse af ESPD. Udfyld de krævede felter i ESPD og medsend det udfyldte bilag. Udfyld de krævede felter og medsend det udfyldte bilag. Side 17 af 18

18 Bilag 3 Kravspecifikation Bilag 4 ABService 2003 med Udbyders ændringer og præciseringer Bilag 5 TAG - Tilbuds- og afregningsgrundlag Bilag 6 Regulativ for Vintervedligeholdelse i Hedensted Kommune Bilag 7 Instruks for arbejdets udførelse Bilag 8 Arbejdsklausuler Bilag 9 Kontrolklausuler Bilag 10 Kortmateriale Bilag 11 Kontrakt Bilag 12 Konsortieerklæring Bilag 13 Støtteerklæring Bilaget er til Tilbudsgivers orientering og skal ikke medsendes tilbuddet. Bilaget er til Tilbudsgivers orientering og skal ikke medsendes tilbuddet. Bilaget er til Tilbudsgivers orientering og skal ikke medsendes tilbuddet. Bilaget er til Tilbudsgivers orientering og skal ikke medsendes tilbuddet. Bilaget er til Tilbudsgivers orientering og skal ikke medsendes tilbuddet. Bilaget udgør en integreret del af aftalen mellem vindende tilbudsgiver og Ordregiver, og underskrives i forbindelse med kontraktindgåelse. Bilaget skal ikke medsendes tilbuddet. Bilaget udgør en integreret del af aftalen mellem vindende tilbudsgiver og Ordregiver, og underskrives i forbindelse med kontraktindgåelse. Bilaget skal ikke medsendes tilbuddet. Bilaget er til Tilbudsgivers orientering og skal ikke medsendes tilbuddet. Bilaget er til Tilbudsgivers orientering og skal ikke medsendes tilbuddet. Kontrakten vil blive udfyldt af Udbyder ved tildeling af kontrakt. Såfremt Tilbudsgiver afgiver tilbud som et konsortium skal alle deltagere i konsortiet udfylde konsortieerklæringen og denne skal medsendes tilbuddet. Såfremt Tilbudsgiver baserer sig på en anden virksomheds formåen kan Tilbudsgiver fremsende dokumentation for rådighed over støtten sammen med tilbuddet eller fremsende denne dokumentation efter anmodning fra Udbyder efter tilbudsfristen. Side 18 af 18