Til bestyrelsen for Institutioner for erhvervsrettede uddannelser og almengymnasiale uddannelser samt almene voksenuddannelser m.v. Kvalitets- og Tilsynsstyrelsen Frederiksholms Kanal 25 1220 København K Tlf. 3392 5000 Fax 3392 5567 E-mail ktst@ktst.dk www.ktst.dk CVR nr. 29634750 Indberetning af årsrapport og revisionsprotokollat for 2012 Kvalitets og Tilsynsstyrelsen har udviklet en digital løsning af regnskabsindberetningen, som træder i kraft med indberetningen af 2012 regnskabet. Den digitale løsning medfører således, at institutionen ikke længere skal indsende årsregnskabet mv. i papirformat til styrelsen. 6. marts 2013 Sags nr.: 061.33N.271 Administrative fællesskaber er ikke omfattet at ovenstående løsning, yderligere information vil blive udsendt. For at kunne indberette materialet med digital signatur skal bestyrelse forinden: udpege en person, der bemyndiges til på bestyrelsens vegne at signere den elektroniske indberetning digitalt. Den bemyndigede person indestår for på bestyrelsens vegne, at det indberettede materiale er fuldstændigt og forefindes på institutionen. Herunder at der på institutionen forefindes et revideret årsregnskab og et tilhørende revisionsprotokollat, der er underskrevet af alle stemmeberettigede bestyrelsesmedlemmer. Vi anbefaler, at bestyrelsen bemyndiger den daglige leder eller en anden person fra institutionens ledelse. foranledige, at der bestilles en medarbejdersignatur via Nets. Vejledning til bestilling er vedlagt som bilag 1. Indberetningen sker via ministeriets regnskabsportal, hvor følgende materiale skal vedhæftes:
2 Årsrapporten for 2012, der er udarbejdet i overensstemmelse med gældende regnskabsbekendtgørelse på området. Revisors revisionsprotokollat, der er afgivet i tilknytning til revisionen af institutionens årsregnskab for 2012. Bestyrelsens stillingtagen til revisors anbefalinger og eventuelle kritiske bemærkninger i revisionsprotokollatet. Institutionens seneste opdaterede regnskabsinstruks Desuden skal følgende indberettes elektronisk som tidligere år: Formålsregnskab for 2012 Vi forventer at kunne åbne regnskabsportalen i anden halvdel af marts. Institutionen vil modtage mail med brugernavn og kodeord, når portalen er åbnet for indberetning. Vi kan allerede på nuværende tidspunkt oplyse om, at brugernavn og kodeord er det samme som tidligere år, dog vil indberetning før meddelelse om åbning af portalen automatisk blive slettet. Fristen for indberetning er senest onsdag den 8. april 2013 Vi gør opmærksom på, at vi ikke imødekommer eventuelle anmodninger om udsættelse af indberetningsfristen. Hvis fristen ikke overholdes igangsættes en rykkerproces, hvoraf det vil fremgå, at styrelsen agter at tilbageholde institutionens tilskud indtil indberetningen er afsluttet. Med venlig hilsen Økonomisk Administrativt Center Kvalitets- og Tilsynsstyrelsen OAC-support@ktst.dk Bilag 1: Vejledning til bestilling af digital signatur.
Kvalitets- og Tilsynsstyrelsen Frederiksholms Kanal 25 1220 København K Tlf. 3392 5000 Fax 3392 5567 E-mail ktst@ktst.dk www.ktst.dk CVR nr. 29634750 Bilag 1: Vejledning til bestilling af digitalsignatur Sådan bestiller man digital signatur 6. marts 2013 Sags nr.: 061.33N.271 Trin 1: Hvem har bestyrelsen bemyndiget til at signere regnskaberne Trin 2: Når personen er udvalgt er der nedenfor skitseret to muligheder. 1. Har den bemyndigede person allerede en digital signatur til erhvervsbrug, behøver I ikke at foretage Jer yderligere. Det gælder uanset om vedkommende har den gamle digitale signatur med nøglefil, NemID medarbejdersignatur med nøglefil eller NemID medarbejdersignatur med nøglekort. Alle tre typer signaturer kan anvendes (men nye der bestilles bør være NemID medarbejdersignatur med nøglekort ). 2. Hvis vedkommende ikke har en digital signatur, skal der bestilles en signatur til vedkommende. Når der bestilles en signatur, skal der bestilles en NemID medarbejdersignatur med nøglekort, som er den nyeste type. Typer af digitale signaturer (Jf. pkt 1 ovenfor): Der findes tre typer af digitale signaturer, som kan anvendes i arbejdsmæssig sammenhæng. Disse kaldes erhvervs signaturer, som er noget andet end den digitale signatur man anvender som privat person til f.eks. at logge på SKAT s hjemmeside.
De tre typer er: 2 1. Digital signatur med nøglefil, som er den oprindelige signeringsløsning, hvor der installeres et certifikat (en nøglefil) på den enkelte brugers pc. 2. NemID medarbejdersignatur med nøglefil, som var anden generation af digital signatur. Her ligger certifikatet (nøglefilen) ligeledes på den enkelte brugers pc. 3. NemID medarbejdersignatur med nøglekort, som er den nyeste version af digital signatur. Som bruger skal du have et nøglekort, svarende til det du bruger som privat person til at logge på f.eks. SKAT, din bank mm. Den nye funktionalitet i Regnskabsportalen til digital signering af regnskabsindberetningen understøtter alle tre typer signaturer. Trin 3: Hvem skal bestille signaturen? Hvis medarbejdere på institutionen allerede anvender digital signatur i arbejdsmæssig sammenhæng, vil der være udpeget en NemID administrator for institutionen. Med administratorrollen følger bemyndigelsen til at oprette nye NemID medarbejder signaturer og spærre for eksisterende brugere. Det skal derfor gøres klart, hvem der skal være/er administrator på den enkelte institution. Administrator får adgang til en særlig administrationsside på netsdanid.dk. Ved man ikke, om der allerede er en administrator på institutionen, og er der ikke mulighed for at få dette afklaret, kan man gå i gang med at bestille en signatur. Man vil så automatisk i forbindelse med, at man udfylder bestillingen få at vide, hvem der er administrator på institutionen, og administratoren vil automatisk få besked om, at der er én der har ønsket en signatur. Trin 4: Hvordan bestiller man en digital signatur? Når man har afklaret, at der er behov for at bestille en signatur til den der skal signere, fordi vedkommende ikke har én i forvejen, skal der bestilles en signatur. Afhængig af om institutionen allerede bruger digital signering i forvejen eller ej, skal man enten følge vejledning 1 nedenfor (hvis I ikke gør) eller 0 (hvis I gør).
I begge tilfælde modtages efter endt bestilling efter få dage et brev med kode og e-mail med link, hvorefter signaturen kan aktiveres og anvendes. 3 Man kan eventuelt se videovejledningen på virk.dk s hjemmeside for flere informationer: http://www.virk.dk/cms/render/live/da/sites/virk/home/vejledninger /digital-signaturnemid.html Vejledning 1: Institutioner der ikke bruger digital medarbejdersignatur i forvejen Hvis institutionen ikke i forvejen har digital medarbejder signatur, bliver den første der anmoder om oprettelsen af en signatur bedt om at udpege en NemID administrator for institutionen. Med administratorrollen følger bemyndigelsen til at oprette nye NemID medarbejder signaturer og spærre for eksisterende brugere. Det skal derfor gøres klart, hvem der skal være/er administrator på den enkelte institution. Administrator får adgang til en særlig administrationsside på nets-danid.dk. Gå ind på nets-danid.dk/medarbejdersignatur for at bestille den første signatur. Ved bestillingen af den digitale signatur skal der bestilles en NemID medarbejdersignatur med nøglekort. Gennemfør bestillingen og udskriv aftalen. Få den påtegnet af institutionens tegningsberettigede. Indsend bestillingen til net-danid
Vejledning 2: 4 Institutioner der allerede bruger digital medarbejdersignatur i forvejen Hvis din institution allerede har en administrator af NemID medarbejdersignatur skal administrator oprette de medarbejdere, der i forbindelse med den digitale signering af regnskabsindberetningen skal bruge NemID medarbejdersignatur. Hvis man ikke ved, hvem der er administrator gennemføres bestillingen af signaturen og man vil automatisk få at vide, hvem der administrator på institutionen, og administratoren vil automatisk få besked om, at der er én der har ønsket en signatur. Herefter godkender NemID administratoren bestillingen. Såfremt denne vejledning ikke svarer på dine spørgsmål i forbindelse med bestillingen af den digitale signatur, kan der ske henvendelse til OAC-support@ktst.dk Økonomisk Administrativt Center Kvalitet- og Tilsynsstyrelsen OAC-support@ktst.dk