Referat af bestyrelsesmøde den 17. januar 2008. Mødet blev afholdt i klubhuset Referent: Erik Kudahl Ret.1 Til stede: Afbud: Kenneth Radoor Erik Kudahl Alice Ogstrup Lars Storr Kim Dalsgaard Ole Peter Jensen Pede Steen Jensen Finn Bisgaard Formand Sekretær Forretningsfører Næstformand og Kasserer Bestyrelsessuppleant Uden afbud: Kim Nørrebo Dagsorden: 1) Godkendelse af referat fra sidste møde. 2) Orientering fra formanden, herunder beslutninger truffet i forretningsudvalget. 3) Orientering fra forretningsføreren/administrationen. 4) Orientering fra sekretæren. 5) Regnskab pr. 31/12-2007 til godkendelse. (bilag fremsendes senere) 6) Forslag fra aktieselskabet om firmamedlemskaber. (2 bilag vedlagt) 7) Behandling af udmeldelser, hvor anmodning er sendt efter 1. december 2007. 8) Udarbejdelse af velkomstskrivelse til nye medlemmer. 9) Ansættelseskontrakt til Peter Pro. 10) Status på udarbejdelse af nye scorekort samt baneguide. 11) Kaupthing tur 2008. 12) Aktivitetsdag/match 2008. 13) Greenfeesamarbejde i 2008. 14) Forslag fra Jeff Brown til generalforsamlingsbeslutning. (1 bilag vedlagt) 15) Orientering fra udvalgene. 16) Generalforsamlingen marts 2008, herunder, kandidater til bestyrelsen. 17) Fastlæggelse af møder i 2008 18) Eventuelt.
2 Ad.1 Ad.2 Referatet fra sidste møde 071025 blev godkendt og underskrevet. Referater fra FU gav ikke anledning til spørgsmål. Ad. 3 Der er 17 I aktier tilbage. Grønt regnskab er afleveret. (model let) A/S og Aps s regnskab er godkendt af revisor. Al gl. ferie for greenkeeperstaben vil blive afviklet inden golfsæsonstart. OP tager sig af afklaring omkring kursus for Lars (greenkeeper), så dette kommer til at indgå i en overordnet planlægning. Bestyrelsen er enig i, at det fortsat er Niels H. Graversen, der er bestyrelsens repræsentant i A/S s bestyrelse. Der er konstateret rotter i klubbens baglader. Rotterne ødelægger bl.a. bags. Århus Kommunes rottebekæmpelse er sat på sagen, og medlemmerne vil blive orienteret via mail. Der er nu endelig modtaget en kalkulation over udgifter til retablering efter tyverierne/hærværkene den 8. oktober, 15. oktober og den 13. november 2007. De vil blive fremsendt til forsikringsselskabet i uge 4. Der er lavet en aftale med Viborg Golfklub om bytte i forbindelse med Sponsor/udvalgsmatch, så de spiller gratis hos os, og vi hos dem. (ekskl. restaurationsudgifter). Ad.4 DGU meddelelser er som sædvanligt udsendt til alle relevante personer. Sekretæren henledte opmærksomheden på eventuel tilmelding til repræsentantskabsmødet 2008, om seminar for juniorholdturnering, Regelopdateringsseminar og uddannelse til turneringsleder. 2
3 Ad.5 Regnskab 2007 blev forelagt, gennemgået og godkendt. Peter Bille kan gøre det endeligt færdigt til fremlæggelse for generalforsamlingen. Ad.6 På bestyrelsesmøderne i A/S og ApS har muligheden for etablering af en ny medlemskategori Firmamedlemskab været drøftet. Niels Graversen har udarbejdet et notat vedr. firmamedlemskaber. Forslaget og notatet er fremsendt til mødedeltagerne inden bestyrelsesmødet til drøftelse. Bestyrelsen vil ikke p.t. ændre ved princippet om 1 aktie pr. medlem. Der udarbejdes et forslag til en model for firmamedlemskaber med indskud og ikke med aktiekøb. Ad.7 Klubben har i lighed med sidste år modtaget et antal ønsker om udmeldelse af klubben efter den dato, der er foreskrevet i vedtægterne. Kontoret har i et antal tilfælde foretaget udmeldelse, når den pågældende var junior eller passiv uden aktie. Vi traf den beslutning, at udmeldelse for disse medlemmer accepteres på betingelse af betaling af kontingent for 1. kvartal. Ad.8 Ad. 9 Ad. 10 Ad. 11 Der er behov for en skriftlig informationsskrivelse til nye medlemmer i golfklubben, som er i handicap. Med udgangspunkt i den skrivelse, der er udarbejdet til nye medlemmer uden registreret handicap, har Pede påtaget sig opgaven med at udarbejde et udkast. Ansættelsesdokumenter for trænerstaben gøres færdig hurtigst muligt. Baneudvalget arbejder med oplæg til nyt scorekort og baneguide. Bestyrelsen rykker for færdiggørelse, så de kan være klar til sæsonstart. Bestyrelsen var enige om, med de betingelser som arrangørerne kunne stille med, at sige nej tak til at stille bane m.v. til rådighed i 2008. 3
4 Ad. 12 Ad. 13 Ad. 14 Det bliver den 5. og 6. april 2008. Lars sikrer, det bliver offentliggjort i turneringskalenderen. Greenfeesamarbejde 2008 Vi har indgået greenfee rabat ordninger med nedenstående klubber: Med følgende klubber er der indgået en aftale om 50% greenfee gældende på alle ugens dage. Brønderslev Golfklub, Mollerup Golf Club, Odense Golfklub, Skive Golf Club, Tange sø golfklub, Viborg Golfklub, Aarhus Golf Club, Aabenraa Golfklub. Med følgende klubber er der indgået en aftale om en rabat på Kr. 50,- (juniorer 25,-) gældende på alle ugens dage. Brande Golfklub, Dejbjerg Golfklub, Ebeltoft Golfklub, Give Golfklub, Grenaa Golfklub, Hammel Golfklub, Harre Vig Golfklub, Herning Golfklub, Himmelbjerg Golfklub, Holmsland Klit Golfklub, Ikast Golfklub, Kalø Golf Club, Lemvig Golfklub, Markusminde Golf Club, Morsø Golfklub, Norddjursland Golfklub, Nordvestjysk Golfklub, Nørhald Golfklub, Odder Golfklub, Randers Golfklub, Struer Golfklub, Trehøje Golfklub, Aaskov Golfklub. Med Dragør Golfklub har vi en gensidig aftale om følgende priser: Hverdage 175,- Kr. (Juniorer 90,- Kr.) Lørdag/søndage og helligdage 225,- (Juniorer 110,- Kr.) Med Fredensborg Golf Club er der endnu ikke indgået en aftale, Aben ligger hos Fredensborg Golf Club (sidste år var aftalen en rabat på Kr. 200,- på alle ugens dage, men var næsten ikke brugt). Jeff Brown, medlem 2108, har stillet to forslag til dette års generalforsamling. Han vil gerne selv præsentere dem på generalforsamlingen. Forslag 1. Banen skal være åben for almindelige medlemmer og betalende gæster mindst 11 timer hver weekend (7:00 til 18:00 lørdage og søndage) og banen skal være åben for almindelige medlemmer og betalende gæster mindst 66 weekend timer (7:00 til 18:00 lørdage og søndage) hver kalender måned. I disse timer (11 timer pr. weekend og 66 weekend timer pr. måned) må banen ikke lukkes for nogen grund, hverken intern 4
5 Ad. 15 Ad. 16 (fx: klubturneringer, træning, etc.) eller ekstern (fx: company days, ekstern turneringer, etc.) Forslag 2. Det skal være muligt at starte på hul 10 imellem solopgang og 09:30 hver dag og spille bag 9-en efter bold rende princippet. Dette give dog ingen ret til at fortsætte på front 9-en (hul 1), hvor man skal følge den nugældende procedure. Ad. Forslag 1, finder bestyrelsen at det er en alt for stor begrænsning i råderum for administrationen, for at kunne skabe en god og sund drift af anlægget. Lars laver en statistik over de lukninger af banen, der har været i 2007, og de argumenter bestyrelsen kan have mod forslaget, fremlægges sammen med forslaget ved indkaldelse til generalforsamlingen. Ad. Forslag 2. Det har været til stor gavn for greenkeeperpersonalet og dennes effektivitet, at start på bagni har været forbudt om morgenen. Bestyrelsen kan heller ikke anbefale dette forslag. Turneringsudvalg: Ewan er tilmeldt turneringskursus 1. Master for Turneringskalender 2008 leveres til OP, der herefter administrerer denne for året. Baneudvalg: Teestederne til 5. hul omlægges. Søen ved 4. hul oprenses og udvides. Søen ved 12. hul oprenses. Dræn bagspules ved bl.a. søen på par 3 banen. Handicapudvalg: EGA handicapsystemet 2008 er lagt på klubbens hjemmeside. De betydende ændringer fremgår af 0 på 2. side. Infoudvalg: Der er ønske fra chefgreenkeeperen om, at han selv kan lægge informationer på hjemmesiden. Husudvalg: Der indkaldes snarest til møde i udvalget, så aktiviteter, der kan laves på aktivitetsdagen den 5. april, kan planlægges. Generalforsamlingen ønskes afholdt den 12. eller den 26. marts 2008. Bestyrelsen mener ikke, den kan holdes i egne lokaler. Scandic er optaget disse dage. Lars og Alice undersøger hurtigst muligt alternativer og holder kontakt med OP. Alice og Kim Nørrebo er ikke villige til genvalg. Pede, Erik og Finn er villige til genvalg. 5
6 Ad. 17 Ad. 18 Kenneth ønsker ikke valg til formand. Formandsposten er på valg, Kenneth er ligesom Lars og Kim Dalsgaard ikke på valg. Der skal vælges en formand og 3 bestyrelsesmedlemmer (4, hvis formanden bliver en fra den siddende bestyrelse) samt 2 suppleanter. FU møder afholdes den 1. mandag i måneden. Dvs. næste FU møde er den 4. februar klokken 15.00 i klubhuset. Bestyrelsesmøder afholdes den 2. torsdag i måneden. Dvs. næste bestyrelsesmøde afholdes den 14. februar 2008 klokken 19.00 i klubhuset. Intet af referere. Mødereferat 080117 godkendt: Kenneth Radoor Kim Dalsgaard Lars Storr Pede Steen Jensen Kim Nørrebo Alice Ogstrup Erik Kudahl 6