NON-FOOD-HANDEL PÅ ROSKILDE FESTIVAL 2015 Ovenpå en yderst vellykket Roskilde Festival 2014 med godt vejr og masser af glade festivalgæster, håber vi at kunne præstere endnu en fantastisk festival, når dørene slås op igen i 2015. En vigtig del af en vellykket festival er udover musikken et bredt udvalg af handelsboder, som sælger mad, tøj, kunsthåndværk, smykker og meget andet. Disse boder er med til at skabe den helt særlige Roskildeatmosfære. Handelsboderne opdeles i food og non-food. Vigtige datoer: 1. marts 2015: Deadline for ansøgning om bod. Medio marts 2015: Svar på ansøgning. 15. april 2015 forfaldsdato for betaling af 1. rate (50%) af bodens pris samt oprydningsdepositum. 15. maj 2015: forfaldsdato for betaling af 2. rate (rest. 50%) af bodens pris. 25. juni 2015 kl. 20.00: Handelsboder på Camping (Ydre Plads) skal have rejst facaden på boderne. 27. juni 2015 kl 16.00: Handelsboder på Camping (Ydre Plads) skal åbne for salg. Campingarealet (Ydre Plads) åbnes for publikum. 27. juni. - 4. juli 2015: Roskilde Festival 2015 afholdes. 30. juni 2015 kl. 12.00: Handelsboder på Festivalpladsen (Indre Plads) skal have rejst facaden på boderne. 1. juli 2015 kl. 17.00: Festivalpladsen (Indre Plads) åbnes for publikum og handelsboderne skal åbne for salg. 5. juli 2015: Kl. 04.00 Handelsboder på Festivalpladsen (Indre Plads) lukker for salg. Kl. 09.00 Nedtagning af handelsboder på Festivalpladsen (Indre Plads) må påbegyndes. Kl. 14.00 Handelsboder på Camping (Ydre Plads) lukker for slag. Kl. 16.00 Nedtagning af handelsboder på Camping (Ydre Plads) må påbegyndes. Kundegrundlaget på Roskilde Festival Med omkring 70-75.000 gæster samt medarbejdere, kunstnere og mediefolk deltager således flere end 100.000 på festivalen, så kundegrundlaget for handlende på festivalen er stort. Den gennemsnitlige festivaldeltager bruger (ud over billetten) ca. DKK 2.850 under festivalen til mad, drikke og diverse indkøb i non-food-boderne. Fokus på forskellighed, kvalitet og bæredygtighed Det er Roskilde Festivals ønske, at vores initiativer inden for miljø, bæredygtig handel og humanitært engagement også afspejles gennem vores samarbejdspartnere, handelsboderne. Samtidig vil vi naturligvis også tilfredsstille publikums ønske om mange typer af boder med så interessante, sjove og forskelligartede varer som muligt. Herudover ønsker vi at kunne tilbyde publikum at komme tilbage til de boder, de har kendt fra tidligere år og glæder sig til at gense igen i 2015. Alle disse kriterier spiller ind som helhed eller hver for sig ved udvælgelsen af boder til Roskilde Festival 2015. Bæredygtighed i din bods sortiment Da Roskilde Festival har stort fokus på bæredygtig handel, er vi meget interesserede i at vide, om nogle af dine varer er bæredygtige. Husk derfor at anføre dette i ansøgningsskemaet med en uddybning af,
hvorledes de kan betragtes som bæredygtige f.eks. hvis der indgår en form for genbrug i produktionen af dine varer, hvis produktionen foregår under godkendte forhold i 3. verdens lande, eller hvis du har et Fair Trade-certifikat eller lignende. Handel med kopivarer Ganske som i det omkringliggende samfund er al handel med uægte varer/kopiprodukter ikke tilladt på Roskilde Festival. Ud over at dansk lovgivning mod sådan handel, strider det også mod Roskilde Festivals eget regelsæt og ønske om at tilbyde vores gæster ærlige produkter. Alle ansøgninger med kopi-produkter vil derfor blive afvist. Ethvert salg af kopiprodukter på festivalens område vil udover en politianmeldelse medføre øjeblikkelig bortvisning og nedlukning af boden. Non-food handelsområder på Festival 2015 På Roskilde Festival 2015 etablerer Handelssektionen følgende handelsområder med non-food-handel: Festivalpladsen/Indre Plads (4 salgsdage: 1. - 4. juli begge datoer inkl.): Bag Tribunen Handelsøen Avalon Festivalens største, mest centrale og efterspurgte handelsområde på festivalen med placering i umiddelbar forlængelse af Orange Scenes publikumsområde og med særligt men ikke udelukkende fokus på boder med mainstream varesortimenter Handelsområde, som også er meget eftertragtet, med en central beliggenhed på festivalpladsens vestlige del og i nærheden af den nye Avalon-scene med særligt fokus på boder med velkendte modebrands. Handelsområde for publikum i forbindelse til den nye Avalon-scene med plads til non-food-boder med både secondhand og firsthand varesortimenter foruden de nærliggende food-boder. Stald Nord Hyggeligt og velbesøgt handelsområde med tæt beliggenhed til det store handelsområde Bag Tribunen, hvor der er et godt og stort udbud af både food-boder og non-food-boder med skønne, klassiske og farverige festival-varesortimenter med t-shirts, sommerkjoler, solbriller m.m. Stald Syd Centralt, velbesøgt og attraktivt handelsområde, der ligger på festivalpladsens sydlige del og tæt på den meget trafikerede indgang til/fra Camping, og hvor fokus for området i 2015 primært vil være på up-and-coming designere og særlige projekter indenfor bæredygtig produktion.
Camping/Ydre Plads (8 salgsdage: 27. juni 4. juli begge datoer inkl.): Apollo Handelsområde op mod den vestlige indgang til/fra Indre Plads i forbindelse med festivalens Apollo-scene med fokus på boder med mere publikumsaktiverende varesortimenter. I området findes også Roskilde Miniby. Camp. Øst Service- og handelscenter på Camping Øst, som udover non-food-boder med brede varesortimenter også indeholder en række forskellige madboder, merchandisesalg, hæveautomater, ølsalg, pantbod, samaritter-vagt mv. og derfor er særdeles velbesøgt. Camp. Vest Service- og handelscenter på Camping Vest, som udover non-food-boder med brede varesortimenter også indeholder en række forskellige madboder, merchandisesalg, hæveautomater, ølsalg, pantbod, samaritter-vagt mv. og derfor er særdeles velbesøgt. Campingarealerne åbner for publikum lørdag den 27. juni 2015 kl. 16.00 og fra dette tidspunkt vil alle servicefaciliteter samt mad-, drikkevare- og pantboder være åbne. Non-food-boderne i disse handelsområder skal have rejst deres facade torsdag den 25. juni 2015 senest kl. 17.00 og skal åbne for salg senest lørdag 27. juni kl. 16.00 Priser på boder og medarbejderarmbånd Handelsområder i prisgruppe A og C er områder på Festivalpladsen (Indre Plads med 4 salgsdage, hvor boderne skal holde åbent dagligt), mens områder i prisgruppe B er handelsområder på Camping (Ydre Plads med 8 salgsdage, hvor boderne skal holde åbent dagligt). Prisgruppe A Prisgruppe B Prisgruppe C Antal Facademeter (Bodens dybde er altid 6 meter!) Område: Avalon (tidl. Pavilion) Stald Nord Stald Syd Område: Apollo Camping Øst Camping Vest Område: Bag Tribunen Handelsøen 3 DKK 15.190 DKK 17.035 DKK 20.470 4 DKK 17.760 DKK 20.220 DKK 26.300 5 DKK 20.330 DKK 23.405 DKK 29.130 6 DKK 22.900 DKK 26.590 DKK 33.460 7 DKK 25.470 DKK 29.775 DKK 37.790 8 DKK 28.040 DKK 32.960 DKK 42.120 9 DKK 30.610 DKK 36.145 DKK 46.450 10 DKK 33.180 DKK 39.330 DKK 50.780 11 DKK 35.750 DKK 42.515 DKK 55.110 12 DKK 38.320 DKK 45.700 DKK 59.440 Prisen inkluderer min. 4 adgangstegn 4 (2 LM + 2LU) adgangstegn for boder à 3-5 facademeter, 5 (2 LM + 3 LU) adgangstegn for boder à 6-8 facademeter, 6 (2 LM + 4 LU) adgangstegn for boder à 9-11 facademeter og 7 (2 LM + 5 LU) adgangstegn for boder à 12-? facademeter). Bemærk, at disse adgangstegn ikke
inkluderer adgang til medarbejdercamping det skal bestilles særskilt (se mere info nedenfor). Stadehaver skal således købe billetter i forsalg til alle medarbejdere udover de i prisen medfølgende. Billetprisen udgør i forsalg DKK 1.940 (eksl gebyr) Billetter kan indkøbes via www.roskilde-festival.dk. Vær opmærksom på, at festivalen kan blive udsolgt, og vi anbefaler derfor stadehaver at være ude i god tid. Vi kan ikke garantere medarbejderbilletter efter 1. maj 2015. Kort over Roskilde Festival 2015 1 Stald Nord, 2 Stald Syd, 3 Ved Tribunen, 4 Handelsøen, 5 Pavilion, 6 Camping Øst, 7 Camping Vest Strøm Der opkræves et a conto beløb på DKK 3.500,00 for 5400watt til boden. Oprydningsdepositum Ud over stadepladsbetalingen skal indbetales et oprydningsdepositum på DKK 1.500, som tilbagebetales søndag efter festivalen på Handelskontoret efter skriftlig godkendelse af stadepladsarealets oprydning foretaget af stadehaver selv. Hvis stadepladsen først forlades mandag den 6. juli eller senere, vil depositum blive tilbageført til stadehavers konto ved skriftlig henvendelse til: Helle.Deleuran@roskilde-festival.dk, hvis oprydningen af pladsen vel og mærket er godkendt af non-food.
Medarbejdercamping Der vil være mulighed for køb adgangstegn til medarbejdercamping inkl. adgang til varmt bad. Adgangstegn til medarbejdercamping kan bestilles på hjemmesiden og vil koste DKK 200,00 pr. stk. Alternativt kan disse efterbestilles ved Handelskontoret via nonfoodtrade@roskilde-festival.dk dog senest 30. april 2015. Placering af boder Såfremt du tilbydes en stadeplads på Roskilde Festival 2015, vil du samtidig modtage oplysning om, i hvilket handelsområde din bod placeres. Den helt præcise placering af boden indenfor det pågældende handelsområde oplyses først ved ankomst til Roskilde Festival. Vær opmærksom på, at vi ikke kan garantere, at din bod placeres i det område, som du har ønsket som første prioritet i ansøgningen, men vi tilstræber naturligvis at imødekomme flest mulige ønsker under hensyn til pladsen i områderne og vores vurdering af bodernes mulighed for salg. Flytning af bod til andet område Roskilde Festival er både under planlægning og afvikling en foranderlig størrelse. Ikke alle mål og geografiske forhold er kendt eller kan være kendte, før alt løber af stablen. Derfor forbeholder festivalen sig ret til indtil 30 dage før festivalens start at flytte boders placering til et andet område i forhold til den i kontrakten beskrevne placering. En sådan flytning foretages kun indenfor det overordnede tildelte område dvs. at sådanne flytninger kun foretages fra Camping (Ydre Plads) til Camping (Ydre Plads) eller fra Indre Plads til Indre Plads. Enhver flytning vil skriftligt meddeles stadehaver hurtigst muligt. Nødvendige flytninger af boder til andet overordnet område (fra Ydre til indre Plads eller omvendt), giver stadehaver ret til 20% rabat på den alternative stadeplads pris. Fra Roskilde Festivals side ønsker vi at give vores handlende så god og præcis information som muligt og har et højt ønske om, at sådanne flytninger ikke bliver aktuelle. Erfaringen siger dog, at ingen festival uden uforudsete hændelser. Med overstående ønsker vi derfor at tilkendegive en fast politik fra festivalens side. Etablering af bod Alle udgifter til etablering af boden påhviler stadehaver. Roskilde Festival stiller ikke materiel, telt eller andet til rådighed. Kasseapparat i boden Nye regler hos Skat medfører, at alle stadehavere, der er momsregistreringspligtige, på alle kræmmermarkeder, hestemarkeder, festivaler o.lign. skal have et kasseapparat i boden. Kravet vil dermed omfatte alle kommercielle stadehavere (der er momsregistreringspligtige), men ikke foreninger og organisationer (der ikke er momsregistreringspligtige). Bodens skiltning og facade For at fremme festivalens generelle udtryk indskærpes, at der for alle non-food-boder gælder, at boden skal være udstyret med en facadeskiltning, som på rimelig afstand kan identificere boden ud fra dennes navn. Det er på bodens facade i udgangspunktet kun tilladt at skilte med ansøgers eget brand/navn, som evt. kan være det samme brand som varesortimentet i boden.
Hvis der ønskes at skilte med øvrige brands på bodens facade som forhandles i boden, men som ikke er ansøgers eget brand skal forudbetales et særligt branding-gebyr på 25% oveni bodens pris. Det skal fremgå af ansøgningsskemaet, hvorvidt boden ønskes at skilte med øvrige brands end sit eget. Dersom boden skilter med øvrige brands end sit eget på bodens facade, og der ikke på forhånd er ønsket tilladelse hertil (angivet i ansøgningen), vil boden blive opkrævet det særlige branding-gebyr på 25% på selve festivalen til betaling kontant samt en ekstra afgift på DKK 5.000. Generelt for boderne Stadepladsbetalingen forfalder til betaling således: 50 % af bodens pris, oprydningsdepositum på DKK 1.500 og a conto beløb på DKK 3.500 for 5400 watt skal betales senest den 15. april 2015, og de resterende 50 % skal betales senest 15. maj 2015. Roskilde Festival opstiller miljøtoiletter på bagområderne tilknyttet handelsboderne. Der må ikke placeres campingvogne eller biler bag boden, ligesom disse heller ikke kan bygges ind i boden. Der tildeles én parkeringstilladelse pr. bod det tilstræbes, at p-området ligger indenfor rimelig afstand i forhold til boden. Boden dybde skal være 6 meter. Herudover har boden 1,5 meter bag boden inkluderet i prisen. Foran boden har man lov til, så vidt området foran boden tillader dette, at benytte 1,5 meter til promovering af et mindre udvalg af bodens varer (dog kun indenfor bodens bredde). Af hensyn til tyverisikring skal boden alle dage være bemandet med nattevagt fra lukketidspunkt til åbningstidspunkt alle nætter. Af hensyn til brandfare skal nattevagten være vågen. Boden skal ligeledes være bemandet med nattevagt fra lukketid lørdag den 4. juli kl. 22.00 til søndag den 5. juli kl. 09.00 (Indre Plads) / kl. 12.00 (Camping / Ydre Plads). Svar på ansøgningen foreligger medio marts 2015. Bemærk, at vi har brug for beskrivelse af hele varesortimentet og gør opmærksom på, at kun varer, der indgår i kontraktens sortimentsbeskrivelse, kan sælges på festivalen. Det er vigtigt, at der medsendes fotos (samlet størrelse under 10MB) af varesortiment (og ikke fotos af boden) uanset eventuel tidligere deltagelse på Roskilde Festival. Ansøgninger uden fotos behandles ikke, ligesom henvisninger til fotos på et website ikke accepteres. Evt. vareprøver kan fremsendes sammen med ansøgningen til førnævnte adresse. Fremsendte fotos og eventuelle vareprøver returneres ikke. Ansøgninger modtaget efter den 1. marts 2015 vil blive behandlet, men med væsentligt ringere muligheder for at få tilbudt en stadeplads. Med venlig hilsen Roskilde Festival Non-food, Salg og Partnere