Information om salg af føde- og drikkevarer på Roskilde Festival 2016

Transkript

1 Information om salg af føde- og drikkevarer på Roskilde Festival 2016 Ansøgningsfristen er den 1. december Ansøgninger indsendt senest denne dato vil få svar senest den 1. februar Vær opmærksom på, at først når du har modtaget en kvittering via , er din ansøgning modtaget. Start ansøgning: Datoer Roskilde Festival afholdes i perioden lørdag 25. juni lørdag 2. juli Hvilke krav skal handelsboderne opfylde? Roskilde Festival giver kun tilsagn til ansøgere, vi forventer kan opfylde årets målsætning for økologiske indkøb. Alle boder skal i 2016 minimum indkøbe 75 % økologiske varer og målsætningen skal nås både opgjort i kilo og kr. I 2017 er kravet 90 % økologi. Roskilde Festival sikrer hjælp til rådighed for boder, som skal økologiomlægges. Alle boder skal lave økologiregnskab både opgjort i kr. og kilo. Økologiregnskabet afleveres ifm. staderegnskabet. Roskilde Festival forbeholder sig ret til at pålægge enkelte boder at deltage i økologiomlægningsforløb ifm. tilsagn om deltagelse på Roskilde Festival 2016, hvis Roskilde Festival vurderer, at boden ikke på eget initiativ igangsætter tilstrækkelige initiativer. Når vi skriver økologi, skal varen leve op til EU's krav til økologisk produktion og være mærket som dette eller med det danske Ø-mærke. Hvilke øvrige kriterier udvælges madboderne efter? Ud over de økologiske minimumskrav udvælges madboder efter disse kriterier: Bæredygtighed Vi vægter boder, der har en høj andel af lokale produkter i sæson og et godt vegetaralternativ. Pris Kvalitet Realisme Vi vægter boder, der kan levere et måltid (der mætter og af god kvalitet) til en pris, hvor også festivaldeltagere på SU kan være med. Vi vægter boder, der bruger friske råvarer og laver mad fra bunden. Kvalitet er også frisklavet mad, fuldkorn, friske grøntsager og fravær af halvfabrikata. Vi vægter boder, der sandsynliggører, at de kan løfte den store opgave det er at drive en madbod på Roskilde Festival. Almennyttighed Vi vægter boder, der anvender deres overskud til almennyttige, humanitære, sociale, oplysende eller kulturelle formål. Originalitet Vi vægter boder, der har en menu, der skiller sig ud fra det eksisterende udvalg af boder. Vegetarretter Igen i 2016 har Roskilde Festival fokus på klimaet. Det ønsker vi også afspejlet i den mad, vi tilbyder vores gæster. Der er mange muligheder for at reducere CO2-forbruget, når der skal laves mad på festivalen. Kød er en storforbruger af CO2 og derfor vil reduktion af kød være en oplagt mulighed i produktionen af klimavenlig mad. Vi fastholder derfor kravet om, at der i samtlige madboder skal være et vegetarisk alternativ. Alle madboder skal derfor tilbyde mindst en vegetarret (og pommes frites accepteres ikke som en vegetarret ).

2 Nye ansøgere Roskilde Festival 2016s behov for nye handelsboder er begrænset til alene at omfatte Roskilde Food Court og et Food Truck-projekt, vi startede i Med mindre man deltog på Roskilde Festival 2015, kan man således ikke ansøge om stadeplads på Festivalpladsen eller på campingarealet. Roskilde Food Court Roskilde Food Court, der blev etableret i Gloria Zone i 2013 med 17 små boder, fortsætter i Publikum kan her opleve et intimt, livligt og eksperimenterende spiserum med stort og anderledes udvalg på lidt plads. I Roskilde Food Court vil vi flytte opfattelse af, hvad festivalmad kan være. Her kan nye madboder og madkoncepter blive afprøvet, uden at det kræver samme store investeringer som at bygge en madbod op fra grunden. Vi gør dette for at sikre en konstant talentudvikling i vores madudvalg og få afprøvet nye koncepter. Roskilde Festival sørger for at bygge en stor del af den nødvendige infrastruktur, og for dette opkræves en fast opstartsfee. Der hører derfor nogle specielle krav med til at have en bod her: Boden må max servere 2 forskellige retter. Boderne bliver små, kun indrettet til salg og produktion. Forvent m2 med en facade på ca. 4 m. Bodernes øvrige faciliteter og bagområder deles med andre stadehavere i Roskilde Food Court. Gas skal anvendes i videst muligt omfang, da el-kapacitet i dette område er begrænset. Både nye og eksisterende stadehavere kan søge med nye bodkoncepter. Der er ikke krav om madservering - det kan altså også være drikkevarer. Samme stadehaver kan godt søge med flere koncepter. Stadepladsbetalingen for stadehavere i Food Court forventes at ligge på ca. kr Ud over stadepladsbetalingen afregnes afgifter efter samme regler som alle andre boder. I stadepladsbetalingen forventer vi at følgende bliver inkluderet: Facadeopbygning og disk En produktionsvask og en personalevask Et vandudtag Strøm begrænset til en samlede maksimal belastning på 7,5 kw Internet og én betalingsterminal Kølelagerplads Tørvarelagerplads Opvaskefaciliteter Personaletoilet Personalerum Kontorfaciliteter Nattevagter Arbejdsborde Grovkøkken Alle øvrige omkostninger afholdes direkte af stadeholderen. Regler som gælder for andre stadehavere mhp. leverandører, timekrav, betaling, deadlines etc. gælder også for stadehavere i Food Court. Food Trucks Roskilde Festival startede i 2014 et mindre Food Truck-projekt på Camping West, som vi arbejder på at udvikle over de kommende år. Kombinationen af sultne og kvalitetsbevidste festivalgæster og Food Trucks, der samlet

3 vil have et bredt udvalg af spændende mad og herudover ikke stille høje krav til bl.a. strømforsyning, mener vi er ideel. Detaljerne er endnu ikke fastlagt, så de to ansøgningsmuligheder (Camping 8 dage og Festivalpladsen 4 dage) kan blive justeret. Etablering af bod Etablering af en bod på camping eller Festivalpladsen kan i sig selv være noget af en opgave. Det er meget tidskrævende og kan volde mange problemer undervejs, hvis opgaven ikke er ordentlig forberedt og planlagt. Alle udgifter til etablering af boden afholdes af den enkelte stadehaver. Etableringsudgifter omfatter bl.a.: leje af telt og gulv køkkeninventar leje af køle- og frysekapacitet leje af miljøtoilet leje af betalingsterminal og installation af internet betaling for forbrug af vand og el installering af vvs og el, som udføres af håndværkere udpeget af Roskilde Festival indkøb af engangsservice hos leverandør udpeget af Roskilde Festival indkøb af varesortiment hos leverandører udpeget af Roskilde Festival udgifter til udsmykning udgifter til lovpligtig arbejdsskadeforsikring tegnet af Roskilde Festival Eller ganske kort, man skal etablere og opbygge en bod på en græsmark, med alle nødvendige faciliteter, så der skal regnes med en stor post til etablering inkl. investering i varesortiment/råvarer, før første portion kan serveres. Leverandører Festivalen indgår hvert år samarbejdsaftaler med forskellige leverandører om levering af samtlige produkter til boderne på Roskilde Festival. Det betyder således, at boderne skal indkøbes deres varer hos disse leverandører: AB Catering Grøn Fokus Hørkram Solhjulet Herudover indgår Roskilde Festival leverandøraftaler inden for visse produkter som f.eks. kaffe, the, kakao, øl, læskedrikke, kildevand, juice, vin, spiritus, engangsservice, chips, saft m.v., som boden skal respektere. En samlet oversigt over disse låste produkter foreligger i januar Udsmykning og skiltning Roskilde Festival ønsker at præsentere en flot, sammenhængende og indbydende plads for publikum. Erfaring viser, at facaden har stor betydning for markedsføring af boden. Roskilde Festival stiller derfor krav til, at

4 madhandlende på festivalen gør en indsats for det visuelle udtryk og udsmykning. De specifikke udsmykningskrav vil fremgå af handelskontrakten. Presenning- eller bannerfacader godtages ikke, da de ikke giver samme kreative identitet til boden. Eksempler på flotte og kreative facadeløsninger: Placering og plantegning Sammen med ansøgningen skal medsendes en målfast plantegning over arealets indretning og med angivelse af mål på de forskellige enheder (bredde x dybde). Eksempel på god plantegning: Placeringer af de enkelte boder kan ikke oplyses, før indretning af områderne er fastlagt. Den præcise placering inden for det enkelte handelsområde vil forventeligt foreligge i april/maj. Kun ansøgninger med målfast plantegning vil blive behandlet. Søger du om deltagelse i Roskilde Food Court, er du fritaget for krav om plantegning.

5 Adgangstegn/timekrav Roskilde Festival stiller uden beregning de nødvendige adgangstegn til rådighed for bodens frivillige dog under betingelse af, at timekravene overholdes. Boder på Indre Plads (4 åbningsdage 29. juni 2. juli): Timekravet er 24 timer, dog udgør timekravet for frivillige på 60 år og derover 18 timer. Boder på Ydre Plads/Camping (8 åbningsdage 25. juni 2. juli): Timekravet er 32 timer, dog udgør timekravet for frivillige på 60 år eller derover 24 timer. Som udgangspunkt må maksimalt 10 % af bodens frivillige må være i alderen år. Ingen frivillige må være under 15 år. Betaling til Roskilde Festival Alle stadehavere skal betale en afgift til Roskilde Festival af deres bruttofortjeneste efter dette princip: Omsætning Råvarer-forbrug Bruttofortjeneste Afgift til Roskilde Festival (i dette eksempel 21 % af bruttofortjeneste) Øvrige etablerings- og driftsomkostninger -yy.yyy Nettoresultat xx.xxx For kommercielle og private stadehavere fastsættes som udgangspunkt en minimumsafgift (dog ikke år 1), som foreninger/organisationer er fritaget for. Salg af øl, vin og spiritus er omfattet af en stykafgift og dermed betales ikke afgift af bruttofortjenesten. Den specificerede afgiftsoversigt kan du se som bilag sidst i dette dokument. Overholdelse af deadlines Papir- og administrationsarbejdet for en handelsbod er både stort og tidskrævende. En masse papirer og bestillingsblanketter skal i perioden marts juni udfyldes. Der udarbejdes en deadlineoversigt til alle medvirkende således, at alle kan se, hvornår hvilke blanketter skal udfyldes. Stormøder I forbindelse med Festival 2016 afholdes tre stormøder. Møderne ligger i henholdsvis februar, maj og september med deltagelse af alle madhandlende. Foreninger, organisationer og private alle kan søge En stor del af de medvirkende foreninger og organisationer har været hentet fra Roskilde og omegn og det er stadig vores opfattelse, at foreninger og andre fra lokalområdet skal ligge højt på listen over medvirkende samarbejdspartnere forudsat, at disse kan og vil levere den kvalitet, som Roskilde Festival ønsker. Det betyder dog ikke, at Roskilde Festival er lukket land for private, og gennem en del år har kommercielle/private stadehavere stået for en del af boderne netop fordi disse har kunnet tilbyde festivalens publikum nogle kvalitetsprodukter, som ingen andre kunne. Såfremt man som forening/organisation aldrig har deltaget på Roskilde Festival, skal foreningens/organisationens vedtægter vedhæftes ansøgningen. Yderligere information Yderligere information kan fås hos Roskilde Festival, Havsteensvej 11, 4000 Roskilde, tlf eller info@roskilde-festival.dk. Med venlig hilsen ROSKILDE FESTIVAL

6 BILAG: Afgifter til Roskilde Festival 2016 Bruttofortjenesteafgift på salg af levnedsmidler og forbrugsvarer For deltagelse som stadehaver betales som udgangspunkt en bruttofortjenesteafgift. Ved bruttofortjeneste forstås den totale omsætning (inkl. eventuelle meal vouchers) med fradrag for det direkte vareforbrug (varekøb reguleret for lagerforskydninger) samt engangsservice og pantværdi af krus solgt til publikum. Ved direkte vareforbrug forstås selve råvarerne, men ikke f.eks. køkkenudstyr, gas, arbejdstøj, installationer mv., der er nødvendig for bodens produktion og drift. Bemærk at vareindkøb foretaget hos leverandører, der ikke er anført på Roskilde Festivals leverandørliste, ikke vil kunne fradrages under vareforbrug (altså før beregning af bruttofortjenesteafgift) med mindre Roskilde Festival skriftligt har givet dispensation hertil. Under Roskilde Festival opkræves et acontobeløb. Bruttofortjenesteafgiften forfalder til betaling senest den 1. september 2016 og udgør ved: eller flere betalende gæster: 21% betalende gæster: 24% betalende gæster: 22% betalende gæster: 25% betalende gæster: 23% Færre end betalende gæster: 26% Stykafgift på salg af Tuborg-produkter, vin, spiritus og cigaretter Alle Tuborg-produkter (læskedrikke, kildevand, øl, cider mv.), vin, spiritus og cigaretter er belagt med en særlig stykafgift, hvorfor det ikke betales bruttofortjenesteafgift heraf. Udsalgspris og afgift på disse produkter fastsættes af Roskilde Festival. Under Roskilde Festival opkræves et acontobeløb. Opgørelse af stykafgiften beregnes af Roskilde Festival på baggrund af leverandørernes indberetning og udsendes i august Afregning af stykafgiften skal ske samtidig med indsendelse af staderegnskabet senest den 1. september Eventuelt restlager afgiftsfritages ikke. Nettofortjenesteafgift Såfremt der er færre end betalende gæster, skal stadehaver udover bruttofortjenesteafgift betale en nettofortjenesteafgift. Nettofortjenesteafgiften udgør ved: betalende gæster: 20% betalende gæster: 56% betalende gæster: 32% betalende gæster: 68% betalende gæster: 44% Færre end betalende gæster: 80% Ved nettofortjeneste forstås omsætning med fradrag af direkte vareforbrug (varekøb reguleret for lagerforskydninger), engangsservice, pantværdi, bruttofortjenesteafgift til Roskilde Festival, stykafgift samt dokumenterede øvrige for bodens drift nødvendige omkostninger, herunder eventuel nødvendig bespisning af medarbejdere i festivaldagene. Omkostninger til generel administration (bl.a. drifts- og lønomkostninger) kan ikke fradrages. Endvidere kan fradrages investeringer og afskrivninger efter følgende regler: Investeringer for beløb ud over kr pr. enhed skal afskrives over 5 år. Det pointeres, at en investering opfattes som en funktionsdygtig enhed. F.eks. kan en reol anskaffet til en pris af over kr ikke splittes op i smådele, men skal afskrives over 5 år, uanset om den handlende deltager i 5 på hinanden følgende festivaler. Anvendes anskaffelserne tillige ved andre arrangementer, skal afskrivningen beregnes forholdsmæssigt for antal dage i brug på Roskilde Festival 2016 i forhold til det samlede antal dage i brug i året Endelig kan fradrages omkostninger til personalet før og efter festivalen, dog maksimalt kr. 75 pr. frivillige. Såfremt nettofortjenesteafgift skal betales, forfalder denne til betaling ved påkrav, dog senest den 1. september ooo--- Udgangspunktet for afgiftsberegningen er festivalens officielle tal over betalende gæster. Antallet af betalende gæster opgøres i antal 4-dagesbilletter og antal 1-dagsbilletter. Ved fastlæggelse af antal betalende gæster til afgiftsberegning tæller 1-dagsbilletter 1/