Udbudsbetingelser for udbud af kantinedrift i Nyropsgade 30 NaturErhvervstyrelsen Side 0 af 13
Indhold Introduktion... 3 Den ordregivende myndighed... 3 Offentliggørelse af udbudsforretningen... 3 Udbudsmaterialets bestanddele... 3 Beskrivelse af den udbudte ydelse og omfang... 3 Kontrolbud... 3 Ordregivers forbehold... 4 Leveringsaftale... 4 Nuværende serviceløsning... 4 Tilbudsgivers omkostninger... 4 Udbudsprocedure... 4 Tilbudsgivers egnethed... 5 Personlige forhold... 5 Arbejdspladsforhold... 5 Oplysning om konsortiedannelse... 5 Serviceattest... 5 Evaluering af tilbudsgivers økonomiske og faktiske formåen... 6 Den økonomiske formåen... 6 Den tekniske formåen... 7 Besigtigelse... 7 Udbudsgrundlag og tilbuddets udformning... 8 Virksomhedsoverdragelse... 8 Alternative bud... 8 Tildeling af kontrakt... 8 Tildelingskriterier... 8 Kvalitet... 8 Afgivelse af tilbud... 9 Tilbudsfrist... 9 Formkrav... 10 Sprog... 10 Afleveringssted... 10 Side 1 af 13
Vedståelsesfrist... 10 Alternative tilbud... 11 Spørgsmål om udbuddet... 11 Meddelelse om ordretildeling... 11 Tidsplan for udbud... 12 Aflysning... 12 Forbehold... 12 Forhandling... 12 Fortrolighed... 13 Side 2 af 13
Introduktion Den ordregivende myndighed NaturErhvervstyrelsen Nyropsgade 30 1780 København V Kontaktperson: Rikke Hye Andersen, fuldmægtig, JURA/Kontraktstyring, indkøb og udbud I det følgende kaldet Ordregiver. Offentliggørelse af udbudsforretningen Nærværende udbudsbetingelser er gældende for udbud af kantinedriften hos NaturErhvervstyrelsen, Nyropsgade 30, 1780 København V. Udbuddet gennemføres efter reglerne om offentligt udbud i henhold til EU s udbudsdirektiv 2004/18/EF. Udbudsmaterialets bestanddele Nærværende udbudsbetingelser Leveringsaftale CSR Kravspecifikation, inkl. tilhørende bilag Tilbudsgivers løsningsbeskrivelse Tro og love erklæring om udelukkelsesgrunde Tro og love erklæring om arbejdspladsforhold Tro og love erklæring om tavshedspligt Tro og love erklæring om gæld til det offentlige Beskrivelse af den udbudte ydelse og omfang NaturErhvervstyrelsen er en styrelse under Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri. Der arbejder ca. 900 medarbejdere i Nyropsgade 30, hvoraf ca. 350-400 medarbejdere i gennemsnit anvender kantinen dagligt. Kontrolbud Ordregiver afgiver ikke kontrolbud. Side 3 af 13
Ordregivers forbehold Ordregiver forbeholder sig ret til at annullere dele af eller det samlede udbud og/eller at gennemføre nye udbud, hvis der er saglige grunde eller forhold, der tilsigter dette. Leveringsaftale Vedlagt udbudsmaterialet er leveringsaftale, som vil være gældende for kontraktforholdet. Nuværende serviceløsning Driften af ordregivers kantine bliver på nuværende tidspunkt udført af ekstern leverandør. Tilbudsgivers omkostninger Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med tilbudsgivning og eventuel efterfølgende kontrahering er ordregiver uvedkommende. Udbudsprocedure Udbudsforretningen gennemføres som et offentligt udbud i overensstemmelse med udbudsdirektivet (direktiv 2004/18), hvilket indebærer, at enhver har ret til at afgive tilbud. Vurderingen af de indkomne tilbud sker i to faser. Fase 1: Der foretages en leverandørvurdering på baggrund af leverandørens egnethed. Dette sker på baggrund af en række udvælgelses kriterier som f.eks. omsætning og referencer. Se også afsnit om teknisk formåen herunder. På den baggrund fastslås det, om tilbudsgiver vurderes egnet som potentiel leverandør. Tilbudsgivere der bedømmes egnet, ud fra de angivne oplysninger, vil herefter overgå til fase 2. Fase 2: Ordregiver foretager herefter en individuel vurdering af de indkomne tilbud på baggrund af de fastsatte tildelingskriterier. På baggrund af vurderingen konkluderes det, med hvilken tilbudsgiver, aftalen bliver indgået med. Ordregiver er ansvarlig for, at udbuddet gennemføres i overensstemmelse med udbudsreglerne, herunder at de grundlæggende principper om gennemsigtighed og ligebehandling respekteres under udbudsprocessen. Tilbudsgiver må derfor påregne, at ordregiver vil afvise tilbud, der er fejlbehæftet eller mangelfuldt. Side 4 af 13
Tilbudsgivers egnethed Tilbudsgiver skal opfylde nedenstående egnethedskrav for, at tilbudsgiver kan anses som værende egnet, og for at tilbuddet vil blive taget i betragtning. Tilbudsgiver skal således være opmærksom på, at manglende eller mangelfulde oplysninger kan medføre, at ordregiver kan være berettiget eller forpligtet til at afvise tilbuddet. Personlige forhold Tilbudsgiver skal angive virksomhedsoplysninger, herunder navn, adresse, CVR-nummer, kontaktperson og kontaktoplysninger. Tilbudsgiver skal vedlægge tro og loveerklæring vedrørende Udbudsdirektivets udelukkelsesgrunde i henhold til artikel 45, stk. 1 og 2, litra a-g, samt gæld til det offentlige på over 100.000 kr., tilbudsgiver skal anvende den vedlagte erklæring. Erklæringen må ikke være ældre end 1 måned regnet fra tilbudsfristen. Arbejdspladsforhold Tilbudsgiver skal afgive tro og love erklæring om arbejdspladsforhold i henhold til bestemmelserne om beskyttelse på arbejdspladsen, og om arbejdsforhold i øvrigt på det sted, hvor ydelsen skal præsteres, jf. bekendtgørelse nr. 937 af 16. september 2004, sammenholdt med udbudsdirektivets artikel 27. Tilbudsgiver skal anvende den vedlagte erklæring. Oplysning om konsortiedannelse Såfremt tilbud afgives af en sammenslutning af flere økonomiske aktører, det vil sige et konsortium eller tilsvarende, skal samtlige oplysninger angives for alle deltagere i sammenslutningen. Det er ikke påkrævet, at hver enkelt økonomisk aktør opfylder ovenstående krav men alene, at sammenslutningen gør. Tilbud fra en sammenslutning af flere økonomiske aktører, det vil sige et konsortium eller tilsvarende, skal vedlægge en erklæring vedrørende fælles befuldmægtiget, som overfor Ordregiver er tegningsberettiget, samt solidarisk direkte og ubegrænset hæftelse. Erklæringen må ikke være ældre end 1 måned regnet fra tilbudsfristen. Serviceattest Side 5 af 13
Ordregiver forbeholder sig ret til at kræve, at den tilbudsgiver, som ordregiver på baggrund af nærværende udbud agter, at indgå rammeaftale med (efter offentliggørelse af udbuddets resultat) over for ordregiver fremlægger dokumentation for ovenstående i form af serviceattest eller tilsvarende indenfor en fastsat tidsfrist. Serviceattesten må ikke være ældre end 3 måneder. Såfremt den vindende tilbudsgiver udgøres af et konsortium, skal hver enkelt konsortiedeltager kunne præstere en serviceattest eller tilsvarende. Evaluering af tilbudsgivers økonomiske og faktiske formåen Den økonomiske formåen Tilbudsgiver skal vedlægge følgende oplysninger om tilbudsgivers økonomiske og finansielle formåen jf. nedenfor. Ordregiver vil foretage en samlet vurdering af tilbudsgivers økonomiske formåen. Omsætning Tilbudsgiver skal vedlægge dokumentation for dennes omsætning, der vedrører den eller de relevante delaftaler som der afgives tilbud på, præsteret indenfor de seneste 2 regnskabsår. Tilbudsgiver skal vedlægge dokumentation for soliditetsgraden for de seneste 2 regnskabsår. Soliditetsgraden defineres som virksomhedens samlede egenkapital divideret med virksomhedens samlede aktiver ganget med 100 (egenkapital/aktiver*100). Såfremt tilbudsgiver udgøres af et konsortium, udregnes soliditetsgraden på baggrund af de deltagende virksomheders samlede egenkapital og aktiver. Tilbudsgiver skal vedlægge dokumentation for likviditetsgraden for de seneste 2 regnskabsår. Likviditetsgraden defineres som tilgodehavender plus likvide beholdninger i procent af den kortfristede gæld (tilgodehavender + likvid beholdning/kortfristet gæld*100). Såfremt tilbudsgiver udgøres af et konsortium, udregnes likviditetsgraden på baggrund af de deltagende virksomheders samlede tilgodehavender, likvide beholdning og kortfristede gæld. Dokumentation for relevant erhvervsansvarsforsikring Tilbudsgiver skal vedlægge dokumentation for, at tilbudsgiver har eller kan få en relevant erhvervsansvarsforsikring. Dokumentationen kan bestå af kopi af policen eller i form af erklæring fra forsikringsselskabet. Med erhvervsansvarsforsikring menes den forsikring, der dækker det erstatningsansvar, som den sikrede pådrager sig under udøvelse af den erhvervsmæssige virksomhed, der er angivet i forsikringspolicen. Såfremt tilbudsgiver udgør et konsortium vedlægger hver enkelt konsortiedeltager dokumentation for relevant erhvervsansvarsforsikring. Side 6 af 13
Den tekniske formåen Liste over betydeligste leverancer Tilbudsgiver skal fremsende en liste på de tre mest betydningsfulde leverancer, til forskellige kunder, de seneste 3 år. Referencerne skal være bekræftet at køberen. Tilbudsgiver skal påføre kontaktoplysninger vedrørende de relevante leverancer, og ordregiver forbeholder sig ret til uden videre varsel, at kontakte den pågældende reference. Såfremt tilbudsgiver er et konsortium skal tilbudsgiver fremsende tre referencer samlet for alle konsortiedeltagere. Såfremt tilbudsgiver fremsender mere end tre referencer, vil ordregiver udelukkende forholde sig til de tre øverste på listen. Ordregiver gør opmærksom på, at tilbudsgivere ikke kan forlade sig på underleverandørers og /eller moderselskabers referencer. Såfremt tilbudsgiver fremsender virksomhedsreferencer fra underleverandører og moderselskaber vil ordregiver se bort fra disse i evalueringen. Ordregiver forbeholder sig ret til at kontakte tilbudsgivers referencer og såfremt referencerne ikke har en for ordregiver tilfredsstillende tilbagemelding, ikke at tage tilbudsgivers tilbud i betragtning. Ordregiver vil bede referencerne om at besvare 2 spørgsmål og vægte dem på en skala mellem 1-5, hvor 5 er meget tilfredsstillende og 1 er ikke tilfredsstillende. Ordregiver vil spørge om: - Den generelle tilfredshed med samarbejdet? - Tilfredsheden med ydelsen? Giver en af tilbudsgivers referencer mellem 1-2 på begge spørgsmål, vil ordregiver være berettiget til, ikke at tage tilbudsgivers tilbud i betragtning. Besigtigelse Tilbudsgiver vil have mulighed for at besigtige lokalerne for kantinedrift den 24. marts 2014 kl. 15-16, Nyropsgade 30, 1780 København V. Såfremt tilbudsgiver ikke har mulighed for at deltage, vil det ikke være muligt, at besigtige lokalerne på et andet tidspunkt. Det er ikke et krav, at tilbudsgiver skal have besigtiget lokalerne for at afgive et tilbud. Tilmelding til besigtigelse skal ske til: Rikke Hye Andersen rikand@naturerhverv.dk Senest den 21. marts 2014 kl. 15.00. Mærk e-mail: deltagelse i besigtigelse af kantinelokaler. Side 7 af 13
Udbudsgrundlag og tilbuddets udformning Virksomhedsoverdragelse Tilbuddet skal indeholde alle omkostninger (herunder eventuelle omkostninger til overtagelse af kantinepersonale) iht. Bekendtgørelse af lov om lønmodtagers retsstilling ved virksomhedsoverdragelse (LBK nr. 710 af 20/08/2002), der er forbundet med opgavernes udførelse. Medarbejderspecifikation for de medarbejdere, der forventes omfattet af virksomhedsoverdragelse i henhold til LBK nr. 710 af 20/08/2002 fremgår af leveringsaftalens bilag 2c. Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at der kan blive tale om virksomhedsoverdragelse i to situationer: 1) ved overtagelse af den nuværende entreprenørs medarbejdere, og 2) ved ordregivers udnyttelse af option på servicering i forbindelse med mødeopdækning m.v. Alternative bud Der kan ikke afgives alternative bud. Tildeling af kontrakt Tildelingskriterier Kontrakten vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver det for ordregiver økonomisk mest fordelagtige bud, idet følgende underkriterier, med angivelse af vægtning, lægges til grund for tilbudsvurderingen: Underkriterier Vægtning i procent Kvalitet 60 % Pris 40 % Underkriterierne er angivet i prioriteret rækkefølge. Kvalitet Tilbudsgiver skal som minimum opfylde alle mindstekrav. Ved vurderingen af underkriteriet kvalitet vil der blive lagt vægt på de kriterier der er oplistet i kravspecifikationen. Kvaliteten af tilbudsgivers udførelse af den udbudte opgave vil blive bedømt på grundlag af tilbudsgivers løsningsbeskrivelse. Side 8 af 13
Menuer Der foretages en samlet evaluering, hvor der lægges vægt på kvaliteten af såvel den mad og de menuer, som tilbydes serveret i kantinen, og den mad og de menuer, der tilbydes serveret til gæste- og mødeforplejning, samt den tilbudte receptionsmenu. Økologi Det vil vægte positivt såfremt tilbudsgiver kan levere flere økologiske produkter udover de nævnte i kravspecifikationen. Forarbejdning Det vægter positivt, jo flere produkter tilbudsgiver forpligter sig at lave fra bunden og jo mindre fremstilling og forarbejdsningsgrad der anvendes. Personale / bemanding Det vægter positivt såfremt tilbudsgiver byder ind med et veluddannet personale, herunder vægter det positivt jo mere erfaring tilbudsgivers bemanding besidder og jo højere en uddannelse de har. Pris Tilbudsgiver skal angive sine driftsomkostninger i forhold til opfyldelse af ordregivers priser. Tilbudsgiver skal udfylde skemaet bilag 3, så det er muligt for ordregiver at læse tilbudsgivers budget. Det vægter positivt, jo lavere driftsomkostninger tilbudsgiver kan afholde kantinedriften for. Det vægter positivt jo lavere en pris tilbudsgiver har for optionerne. Afgivelse af tilbud Tilbudsfrist Tilbud skal for at være rettidigt og for at Ordregiver kan tage det i betragtning være Ordregiver i hænde senest: Den 23. april 2014 kl. 12.00 Side 9 af 13
Tilbud der er modtaget efter dette tidspunkt indgår ikke i tilbudsevalueringen. Tilbudsgiver er ansvarlig for at tilbuddet er modtaget i rette tid og til rette sted. Tilbudsgiver har ikke mulighed for at præsentere sit tilbud. Formkrav Tilbud skal afgives i 3 eksemplarer (1 original og 2 kopier) og 1 elektronisk udgave i PDF format på et USB-stik eller tilsvarende med alle nødvendige dokumenter. De originale papireksemplarer skal være underskrevet af en for tilbudsgiver tegningsberettiget. Tilbudsgiver har ikke krav på efterfølgende, at få tilbageleveret sit tilbud. Sprog Tilbud skal være på dansk. Afleveringssted Tilbuddet skal afleveres eller sendes til: NaturErhvervstyrelsen Nyropsgade 30 1780 København V Danmark Att: Rikke Hye Andersen, JURA/KIU Mrk: udbud kantinedrift i Nyropsgade 30 må ikke åbnes Vedståelsesfrist Tilbuddet er bindende for tilbudsgiver og skal vedstås i 6 måneder efter tilbudsfristens udløb. Vedståelsesfristen suspenderes, hvis der indgives klage over nærværende udbud til Klagenævnet for Udbud, indtil klagens endelige afgørelse. Side 10 af 13
Alternative tilbud Tilbudsgiver kan ikke afgive alternative tilbud. Spørgsmål om udbuddet Alle henvendelser forud for tilbudsafgivelsen om spørgsmål til udbudsmaterialet mv. skal rettes skriftligt til Ordregivers udpegede kontaktperson: Rikke Hye Andersen KIU@naturerhverv.dk Cc: rikand@naturerhverv.dk Mrk: Spørgsmål til udbud på kantinedrift i NaturErhvervstyrelsen Spørgsmål der stilles senere end den 10. april 2014 kl. 12.00, vil alene blive besvaret i det omfang besvarelsen kan afgives senest 6 dage før tilbudsfristen. Spørgsmålene vil løbende og i anonymiseret form blive besvaret på NaturErhvervstyrelsens hjemmeside: www. naturerhverv.dk. Meddelelse om ordretildeling Efter tilbudsvurderingen vil ordregiver kontakte såvel den tilbudsgiver, der måtte få ordren tildelt, som de tilbudsgivere, der ikke vil blive indgået aftale med. Efter tildeling af ordren er der i tidsplanen indlagt den obligatoriske stand-still periode på 10 dage, inden der underskrives kontrakt. Det tilstræbes, at der kan underskrives kontrakt i uge 20, 2014 Udbudsforretningen anses først for afsluttet, når kontrakten er underskrevet og forbeholder sig adgang til med saglig begrundelse at aflyse udbuddet. Uanset om kontrakten tildeles andre tilbudsgivere er tilbudsgiver bundet af sit tilbud, indtil ordregiver har indgået kontrakt, men dog ikke længere end vedståelsesfristen på 6 måneder. Omkostninger i forbindelse med udbuddet er ordregiver uvedkommende, herunder såfremt ordregiver på et sagligt grundlag måtte aflyse udbudsforretningen uden kontraktindgåelse. Side 11 af 13
Tidsplan for udbud Offentliggørelse af udbudsmateriale 12. marts 2014 Besigtigelse af lokaler 24. marts 2014 kl. 15-16 Frist for spørgsmål 10. april 2014 Tilbudsfrist 23. april 2014 kl. 12.00 Underretning om tildelingsbeslutning Uge 18 2014 Kontraktunderskrivelse Uge 20 2014 Leveringsaftalen træder i kraft 1. juni 2014 Ordregiver forbeholder sig ret til at foretage ændringer i tidsplanen. Aflysning Indtil udbuddet er afsluttet med indgåelse af kontrakt, vil udbuddet kunne aflyses af Ordregiver. Forbehold Enhver tilsigtet eller utilsigtet uoverensstemmelse mellem udbudsmaterialet og tilbud har karakter af forbehold, herunder uoverensstemmelser i form af manglende opfyldelse eller besvarelse af krav ifølge kravspecifikationen eller kontraktudkast. Ordregiver er berettiget til at afvise ethvert tilbud med forbehold til udbudsmaterialet, medmindre der er tale om et åbenbart bagatelagtigt forbehold. Ordregiver er forpligtet til at afvise tilbud med forbehold overfor grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller andre forbehold. Mindstekrav anses altid for grundlæggende elementer, hvorfor tilbud med forbehold overfor mindstekrav afvises som ukonditionsmæssigt. Kontrakten skal indgås på grundlag af den vedlagte leveringsaftale, hvorfor tilbudsgivers eventuelle øvrige tilføjelser til leveringsaftalen vil blive anset som forbehold. Tilbudsgiver opfordres til ikke at tage forbehold, da forbehold indebærer betydelig risiko for, at tilbuddet ikke vil blive taget i betragtning. Hvis tilbudsgiver alligevel vælger at tage forbehold, bedes tilbudsgiver udtrykkeligt angive forbeholdet og redegøre for, hvorfor forbeholdet er taget. Forhandling Side 12 af 13
Ordregiver kan ikke i traditionel forstand forhandle med tilbudsgiver, idet ordregiver skal holde sig indenfor de rammer for forhandling, der er givet i vejledning om i en erklæring fra Rådet og Kommissionen i forbindelse med direktiv 93/37/EF (EFT nr. L 111/114 af 30/4 1994): Rådet og Kommissionen erklærer, at fremgangsmåderne ved offentligt eller begrænset udbud udelukker enhver form for forhandling med ansøgere eller bydende om grundlæggende elementer i kontrakterne, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning, og der må navnlig ikke forhandles om priser; der må kun finde drøftelser sted med ansøgere eller bydende, når det sker med henblik på at præcisere eller supplerer indholdet af deres bud eller de ordregivendes myndigheders krav, og i det omfang, dette ikke giver anledning til forskelsbehandling. Der gælder således snævre grænser for drøftelser med tilbudsgivere, og tilbudsgiver bør derfor drage omsorg for, at deres tilbud er udformet således, at kontrakten i princippet vil kunne indgås uden forudgående drøftelser mellem ordregiver og tilbudsgiver. Det er derfor nødvendigt, at tilbuddene behandler alle relevante forhold, og er præcise i enhver henseende, og herunder indeholder alle de nødvendige oplysninger inklusive priser. Fortrolighed Tilbudsgiver skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, som måtte komme til tilbudsgivers kendskab i forbindelse med nærværende udbud. Udbudsmaterialet skal behandles strengt fortroligt, og tilbudsgiver er ikke berettiget til at anvende dette materiale eller den viden, der opnås, i nogen anden sammenhæng. Efter afslutning af udbuddet er ordregiver berettiget til at kræve udbudsmaterialet returneret, og tilbudsgiver er i så fald forpligtet til at tilintetgøre / slette enhver kopi heraf, medmindre tilbudsgiver har en legitim interesse i at besidde en kopi heraf. Side 13 af 13