Deloitte Statsautoriseret Revisionspartnerselskab CVR-nr. 33 96 35 56 Weidekampsgade 6 Postboks 1600 0900 København C Telefon 36 10 20 30 Telefax 36 10 20 40 www.deloitte.dk Fredericia Kommune Revisionsberetning for 2012 vedrørende Sociale og beskæftigelsesrettede udgifter, der er omfattet af statsrefusion Medlem af Deloitte Touche Tohmatsu Limited
Deloitte Indholdsfortegnelse Side 1. Indledning 1 2. Generelt om revisionens udførelse 1 2.1 Revisionens formål og omfang samt ansvarsfordeling 1 2.2 Almindelige revisionshandlinger 2 2.3 Forretningsgange 2 2.4 Revision af bilagsmaterialet 2 2.5 Revision af personsager 2 2.6 Afsluttende revision af det sociale og beskæftigelsesrettede område 2 2.7 Revision af edb-systemer 3 2.8 Frikommuneforsøg 3 3. Revisors overordnede konklusion og bemærkninger 3 3.1 Misbrug af sociale ydelser 4 3.2 Internt kontrolsystem revisionsbemærkning nr. 1 4 3.2.1 Arbejdsmarkedsafdelingen (Social- og Integrationsministeriet og Beskæftigelsesministeriet) 4 3.2.2 Borgerservice (Social- og Integrationsministeriet) 5 3.3 Konteringspraksis på revalideringsområdet revisionsbemærkning nr. 2 5 3.4 Fleksjobbere ansat i Fredericia Kommune revisionsbemærkning nr. 3 5 3.5 Refusionsopgørelser revisionsbemærkning nr. 4 6 3.5.1 Statsrefusionen herunder integration 6 3.5.2 Særlig dyre enkeltsager 7 3.5.3 LBR (det lokale beskæftigelsesråd) 7 3.6 Systemafstemninger revisionsbemærkning nr. 5 7 4. Resultatet af revisionen 8 4.1 Revisors kommentarer til resultatet af den gennemførte revision 8 4.1.1 Kommentarer vedrørende personsager og øvrige specifikke forhold 8 4.2 Opfølgning tidligere års revisionsbemærkninger 8 4.2.1 Opfølgning på tidligere års revisionsbemærkninger 8 5. Afslutning 9
Deloitte 1 1. Indledning Vi har den 28. juni 2013 afsluttet revisionen af kommunens regnskab vedrørende sociale udgifter, der er omfattet af statsrefusion, og har i tilknytning hertil påtegnet de af kommunen udarbejdede refusions- og tilskudsopgørelser. Revisionen er udført i overensstemmelse med danske revisionsstandarder, revisionsaftale, kommunens revisionsregulativ samt: Bekendtgørelse nr. 1405 af 28. december 2011 om statsrefusion og tilskud samt regnskabsaflæggelse og revision på Social- og Integrationsministeriets, Beskæftigelsesministeriets, Ministeriet for By, bolig og Landdistrikters og Ministeriet for Børn og Undervisnings ressortområder. Bekendtgørelse nr. 890 af 18. september 2009 om midler til de lokale beskæftigelsesråd efter lov om ansvaret for og styringen af den aktive beskæftigelsesindsats 47. Bekendtgørelse nr. 1026 af 24. oktober 2005 om udbetaling af børnefamilieydelse til personer, der ikke er fuldt skattepligtige efter kildeskattelovens 1, mv. og de kommunale revisorers revision af børnefamilieydelsen. Bekendtgørelse nr. 202 af 2. marts 2012 om kommunernes medfinansiering af arbejdsløshedsdagpenge, uddannelsesydelse og befordringsgodtgørelse til de forsikrede ledige (finder anvendelse for opgørelse af medfinansieringsbidrag fra a-dagpengeuge 10 i 2012 og frem). Bekendtgørelse nr. 992 af 14/10 2011 om kommunernes medfinansiering af arbejdsløshedsdagpenge, uddannelsesydelse og befordringsgodtgørelse til de forsikrede ledige (finder anvendelse for opgørelsen af bidrag for a-dagpenge, der vedrører a-dagpengeuge 40 2011 til og med a- dagpengeuge 09 2012). Bekendtgørelse nr. 215 af 1. marts 2012 om forsøgsordninger med frikommuneforsøg efter lov om ansvaret for og styring af den aktive beskæftigelsesindsats, lov om aktiv beskæftigelsesindsats og lov om sygedagpenge. Beretningen omfatter alene de sociale og beskæftigelsesrettede udgifter, som er omfattet af refusion og tilskud, jf. ovennævnte bekendtgørelser. 2. Generelt om revisionens udførelse 2.1 Revisionens formål og omfang samt ansvarsfordeling Vi henviser til revisionsberetningen vedrørende årsregnskabet, hvor revisionens formål, udførelse og omfang, revisors rapportering samt ansvarsfordelingen mellem ledelse og revisor er beskrevet.
Deloitte 2 2.2 Almindelige revisionshandlinger Vi har efterprøvet, hvorvidt regnskabet er uden væsentlige fejl eller mangler, og om de dispositioner, der er omfattet af regnskabsaflæggelsen, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter samt indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Vi har endvidere vurderet, om der er taget skyldige økonomiske hensyn ved forvaltningen af de midler, der er omfattet af regnskabet. 2.3 Forretningsgange Ved revisionen af de enkelte områder har vi testet, om de eksisterende forretningsgange med tilhørende kompetencefordelingsplaner og interne instrukser samt sagsbehandling, herunder anvendelse af edb-systemer er hensigtsmæssige og betryggende i kontrolmæssig henseende. 2.4 Revision af bilagsmaterialet Bilagsmaterialet er gennemgået ved stikprøver afhængig af de forskellige områders karakter. Det er herunder påset, om bogføringen er behørigt dokumenteret gennem indtægts- og udgiftsbilag, herunder uddata fra systemer samt, om beløbene er korrekt bogført. Det er ligeledes påset, om bilagene er forsynet med korrekte attestationer og anvisninger, og om udgiftsbilag er kvitterede. 2.5 Revision af personsager Revisionen af personsager er tilrettelagt efter bestemmelserne i revisionsbekendtgørelserne. Vi har ved udvælgelsen af sager lagt vægt på følgende kriterier: Nyetablerede sager Sager af væsentlig økonomisk karakter Sager af væsentlig sagsbehandlingsmæssig, principiel og lokal karakter Sager efter revisionens vurdering. Det er under vores sagsrevision påset, om bevilgede ydelser mv. har været i overensstemmelse med gældende love og bestemmelser. Vi har efterprøvet, om der ved sagsetableringen, og i fornødent omfang ved sagsopfølgning, er indhentet oplysninger fra andre offentlige myndigheder samt arbejdsløshedskasser mv. Det er endvidere vurderet, hvorvidt der har fundet en hensigtsmæssig sagsbehandling sted, herunder om der er taget hensyn til principielle afgørelser truffet af ankeinstanser. I sager, hvor der er ydet hjælp med tilbagebetalingspligt, udlagt underholdsbidrag mv., er det påset, om de derved opståede tilgodehavender er underkastet betryggende administration. Omfang og konklusion på sagsgennemgangen fremgår af bilag 1-4. 2.6 Afsluttende revision af det sociale og beskæftigelsesrettede område I forbindelse med årsafslutningen har vi påset, om de i årets løb trufne dispositioner er kommet rigtigt til udtryk i regnskabet. Vi har foretaget afstemninger, analyser og lignende i det omfang, vi har anset
Deloitte 3 det for nødvendigt for at få bekræftet regnskabets rigtighed. Samtlige konti, hvis enkelte beløb er genstand for personbogføring, er afstemt med det foreliggende registrantmateriale. Vi har påset, at der er afgivet oplysninger til SKAT om de udbetalte skattepligtige ydelser. 2.7 Revision af edb-systemer Af gældende regnskabsbekendtgørelse fremgår det, at " kommunen skal sikre, at der foreligger en uafhængig revisorerklæring om, at det pågældende system fungerer i et edb-miljø med en tilfredsstillende system- og datasikkerhed, og at de interne kontroller i systemerne sikrer en fuldstændig og nøjagtig behandling af godkendte transaktioner " Vi har påset, at der foreligger sådanne erklæringer fra KMD for følgende edb-systemer, som kommunen har anvendt i regnskabsåret: Underholdsbidragssystemet (UHB) kreditor Boligstøtte, boligydelse og boliglån Børneydelsessystemet Dagpenge KMD social pension KMD-aktiv Børne- og voksensystemet. 2.8 Frikommuneforsøg Fredericia Kommune er frikommune og dermed omfattet af en række forsøgsordninger efter: Lov om ansvaret for og styring af den aktive beskæftigelsesindsats Lov om aktiv beskæftigelsesindsats Lov om sygedagpenge Forsøgsordningen betyder, at Fredericia Kommune, jf. bekendtgørelse nr. 215 af 1. marts 2012, er undtaget for en række af de i ovennævnte love samt fastsatte regler i forhold til beskæftigelsesindsatsen. Vores revision af Fredericia Kommune er tilrettelagt i overensstemmelse hermed. 3. Revisors overordnede konklusion og bemærkninger Baseret på den samlede revision, som væsentligst omfatter forretningsgange, interne kontrolprocedurer samt procedurer for sagsbehandling, er det vores opfattelse, at de områder, der henhører under ministerierne, generelt administreres i overensstemmelse med gældende regler således, at kommunen i al væsentlighed er berettiget til de beløb, der fremgår af de årlige refusions- og tilskudsopgørelser. Revisio-
Deloitte 4 nen har givet anledning til revisionsbemærkninger og kommentarer, som dog efter vores opfattelse ikke har væsentlige betydning for kommunens refusions- og tilskudshjemtagelse. Der henvises til efterfølgende revisionsbemærkninger samt kommentarer i bilagene til nærværende beretning. 3.1 Misbrug af sociale ydelser Vi har i forbindelse med vores afsluttende revision af kommunen foretaget gennemgang af Borgerservicecentrets rapport vedrørende indsats mod snyd og misbrug med udbetaling af offentlige ydelser. Fredericia Kommunes nedenstående opgørelse over indsats mod misbrug af sociale ydelser Fredericia Kommune har etableret en kontrolgruppe under borgerservicecentret normeret til 2½ medarbejder. År: Antal: Politianmeldt: Årlig besparelse: Tilbagebetalingskrav: Resultat i alt: 2007 32 3 2.565.702 829.108 3.394.810 2008 49 4 3.376.143 764.521 4.140.664 2009 80 12 6.647.915 1.549.753 8.197.668 2010 141 2 8.966.769 2.055.077 11.021.846 2011 138 0 11.174.306 2.688.495 13.862.801 2012 103 1* 7.206.648 3.214.400 10.421.048 Fredericia Kommunen har som et led i forebyggelsen mod misbrug af sociale ydelser iværksat en række initiativer blandt andet en digital selvbetjeningsløsning, hvor borgerne har mulighed for at framelde en række sociale ydelser. 3.2 Internt kontrolsystem revisionsbemærkning nr. 1 3.2.1 Arbejdsmarkedsafdelingen (Social- og Integrationsministeriet og Beskæftigelsesministeriet) Vi har i forbindelse med vores gennemgang af de interne kontroller på jobcentrets område konstateret, at der ikke er udført ledelsestilsyn i det omfang, der er fastsat i jobcentrets interne retningslinjer for ledelsestilsynet. Forholdet er drøftet med jobcentret, der er opmærksom på, at der ikke er gennemført et ledelsestilsyn i det omfang, der er fastsat i de interne retningslinjer. Vi har endvidere drøftet muligheden for at omlægge ledelsestilsynet til et helhedsorienteret ledelsestilsyn frem for den nuværende model, hvor der tages udgangspunkt i emner og kontrolpunkter i forhold til sagsbehandlingen.
Deloitte 5 Formålet med at omlægge ledelsestilsynet til et helhedsorienteret tilsyn er at sikre, at jobcentret får et indblik i den samlede sagsbehandling, og hvor der måtte være områder, som kræver en ekstraordinær indsats, kompetenceudvikling. 3.2.2 Borgerservice (Social- og Integrationsministeriet) Vi har i forbindelse med vores gennemgang af området konstateret, at der ikke er gennemført ledelsestilsyn for områderne i 2012. Forholdet er drøftet med afdelingen, der er enig. Afdelingen har oplyst, at der er etableret en forretningsgang for ledelsestilsyn for 2013. Vi skal dog anbefale, at der gennemføres et ledelsestilsyn for 2012. 3.3 Konteringspraksis på revalideringsområdet revisionsbemærkning nr. 2 Vi har i forbindelse med vores løbende revision for 2012 foretaget en analyse af konteringspraksis på revalideringsområdet for perioden 2011 og 2012. Analysen viser, at der er konteret en forholdsvis stor andel af udgifterne til revalidering på funktion 5.80 grp. 002 revalidering med 30% refusion. I 2011 er der bogført i alt 8.584.120 kr. på funktion 5.80 grp. 002 med 30% refusion, svarende til ca. 43 helårs personer på revalideringsydelse. I 2012 er der bogført i alt 5.101.772 kr. på funktion 5.80 grp. 002 med 30% refusion, svarende til ca. 25 helårs personer på revalideringsydelse. Vi har i forbindelse med vores sagsrevision på revalideringsområdet udtaget et antal sager med henblik på kontrol af konteringen for perioden 2011 og 2012 og har i den forbindelse kunnet konstatere, at de udtagne sager fejlagtig var konteret på funktion 5.80 grp. 002 med 30% refusion mod rettelig funktion 5.80 grp. 012 med 50% refusion. Det er således vores opfattelse, at en forholdsvis stor andel af udgifterne konteret på funktion 5.80 grp. 002 er fejlkonteret og burde være konteret på funktion 5.80 grp. 012. Fejlkonteringerne betyder, at Fredericia Kommune har hjemtaget for lidt i refusion på området. Forholdet er drøftet med afdelingen, der har oplyst, at der er igangsat en gennemgang af revalideringssagerne med henblik på at sikre korrekt kontering og hermed refusionshjemtagelse. 3.4 Fleksjobbere ansat i Fredericia Kommune revisionsbemærkning nr. 3 Vi har i forbindelse med vores revision konstateret, at den anvendte praksis i forbindelse med beregning af løntilskud i forbindelse med borgere ansat i fleksjob i Fredericia Kommune betyder, at der udbetales for meget i løntilskud i de tilfælde, hvor den udbetalte løn er højere end den tilskudsberettigede løn.
Deloitte 6 Forholdet er drøftet med afdelingen, der har oplyst, at der er iværksat gennemgang af samtlige fleksjobsager med henblik på at sikre korrekt beregning og afregning af løntilskud til arbejdsgivere. 3.5 Refusionsopgørelser revisionsbemærkning nr. 4 Vi har i forbindelse med vores revision af kommunens refusionsopgørelser konstaterede, at der ikke foreligger en dokumenterede kvalitetssikring af refusionshjemtagelsen. Forholdet er drøftet med afdelingen, der har oplyst, at der ikke foretaget en egentlig kvalitetssikring af refusionsopgørelserne. Vi skal henstille til, at der udarbejdes en procedure for kvalitetssikring af kommunens refusionsopgørelser. 3.5.1 Statsrefusionen herunder integration Vi har i forbindelse med vores gennemgang konstateret, at der ikke forelå opdeling af de bogførte udgifter på henholdsvis tabt arbejdsfortjeneste og indbetalinger til pensionsordninger i forbindelse med tabt arbejdsfortjeneste under funktion 5.72 grp. 015. Den manglende opdeling har ikke refusionsmæssig betydning, men opdeling skal foretages af registreringsmæssige hensyn. Forholdet er drøftet med afdelingen, der efterfølgende har foretaget fordeling. Integrationsområdet Vi har i forbindelse med gennemgangen konstateret, at den anvendte metode til opgørelse af antallet af helårspersoner i forbindelse med beregning af rådighedsbeløbet ikke var i overensstemmelse med gældende regler. Forholdet er drøftet med afdelingen, der har oplyst, at der er i gang sat en proces forhold til opgørelse af antallet af helårspersoner og beregning af rådighedsbeløbet. Opgørelsen over antallet af helårspersoner og beregning af rådighedsbeløbet er på tidspunktet for revisionens afslutning endnu ikke udarbejdet. Der er i den endelige refusionsopgørelse hjemtaget 50% refusion af driftsudgifterne vedrørende: Driftsudgifter Hjemtaget refusion Integrationsprogrammet 6.758.592 kr. 3.379.296 kr. Introduktionsprogrammet 1.851.408 kr. 925.704 kr. Total 8.610.000 kr. 4.305.000 kr.
Deloitte 7 Det er aftalt med afdelingen, at vi følger op på forholdet, når beregningen af rådighedsbeløbet foreligger og eventuelt for meget hjemtaget refusion berigtiges i 2013. 3.5.2 Særlig dyre enkeltsager Vi har i forbindelse med vores gennemgang konstateret: at der ikke var foretaget en beregning af refusionsgrundlaget som følge af de nedsatte beløbsgrænser for personer på 18 år og derunder i medfør af bekendtgørelse nr. 873 af 29. august 2012 om statsrefusion i særligt dyre enkeltsager efter lov om social service at der i enkelte sager ikke var foretaget korrekt periodisering af udgifterne Forholdet er drøftet med afdelingen, der er enig i observationerne. Afdelingen har foretaget en ny beregning af refusionen med udgangspunkt i de nedsatte beløbsgrænser i henhold til bekendtgørelse nr. 873. I forbindelse med afslutningen af revisionen udestår der fortsat korrektion af enkelte sager i forhold til korrekt periodisering. Det er aftalt med afdelingen, at sagerne korrigeres i 2013. 3.5.3 LBR (det lokale beskæftigelsesråd) Vi har i forbindelse med gennemgangen af opgørelsen vedrørende LBR konstateret, at den modtagne opgørelse var baseret på bevilgede midler og ikke det faktiske forbrugte midler. Vi har endvidere konstateret, at der ikke forelå regnskaber for alle afsluttede projekter. Forholdet er drøftet med afdelingen, der efterfølgende har fremsendt en opgørelse baseret på de faktiske udgifter samt regnskaber på de enkelte projekter under LBR. 3.6 Systemafstemninger revisionsbemærkning nr. 5 Vi har i forbindelse med vores revision anmodet om dokumentation for afstemning mellem de sociale ydelsessystemer og kommunens økonomisystem for følgende systemer KMD-aktiv Pensionssystemet Børne og ungeydelsessystemet Underholdsbidrags systemet Boligstøtte systemet Sygedagpenge systemet Boliglånsystemet
Deloitte 8 Forholdet er drøftet med afdelingen, som har oplyst, at der ikke foretages afstemninger mellem ydelsessystemerne og kommunes økonomisystem, idet det er bevidst nedprioriteret. Det er endvidere oplyst, at der heller ikke er foretaget en registrantafstemning. Korrekt overførsel af data fra ydelsessystemerne til økonomisystemet er en forudsætning for valide økonomital og herunder også for refusionshjemtagelsen. Efter vores opfattelse er det derfor god regnskabsskik at kunne dokumentere afstemningen heraf, og vi skal henstille til, at afstemningerne foretages. 4. Resultatet af revisionen 4.1 Revisors kommentarer til resultatet af den gennemførte revision I henhold til gældende bestemmelser for revision af områder med statsrefusion skal vi fremdrage forhold af principiel eller økonomisk betydning samt tilfælde, hvor fortolkning af gældende regler giver anledning til tvivl. I det følgende anfører vi de kommentarer, som vores revisionsarbejde har givet anledning til. Kommentarerne kan virke detaljerede, da de enkelte ressortministerier stiller krav til rapporteringen. 4.1.1 Kommentarer vedrørende personsager og øvrige specifikke forhold Der henvises til bilag 1-4. 4.2 Opfølgning tidligere års revisionsbemærkninger Vi har gennemgået kommunens besvarelser af tidligere års fremsatte revisionsbemærkninger til de sociale regnskaber. Det er påset, at byrådets afgørelse med hensyn til de fremkomne bemærkninger er iagttaget, og at eventuelle berigtigelser er foretaget. Med hensyn til opfølgning på ministeriernes decisionsskrivelser henvises til bilag 1-4. 4.2.1 Opfølgning på tidligere års revisionsbemærkninger Social- og Integrationsministeriet Vi har modtaget Social- og Integrationsministeriets decisionsskrivelse for 2011 af 27. marts 2013. Opfølgningen herpå fremgår af bilag 1. Arbejdsmarkedsstyrelsen (Beskæftigelsesministeriet) Vi har modtaget Arbejdsmarkedsstyrelsen decisionsskrivelse af 19. marts 2013. Opfølgningen herpå fremgår af bilag 2.
Deloitte 9 5. Afslutning Som afslutning på den udførte revision har vi påtegnet følgende opgørelser: Anmodning om endelig restafregning af statsrefusion af sociale udgifter Anmodning om statsrefusion for særlig dyre enkeltsager i henhold til servicelovens 176 Anmodning om endelig restafregning vedrørende boliglån for 2. halvår 2012 København, den 15. august 2013 Deloitte Statsautoriseret Revisionspartnerselskab Lynge Skovgaard statsautoriseret revisor STE(Eila) T:\Data\11\160054\2013\160054rb2012 Social.docx