Brugerguide til Wuxus - For dig som er Vognmand. Opret vogn og chauffør Trin 1 - Opret en vogn Trin 2 - Opret en chauffør Trin 3 - Tildel en chauffør til en vogn Søg og book en vogn Trin 1 - Detaljer Trin 2 - Vælg Vogn Opret en sending Trin 1 Indtast selv booking Trin 2 Send booking link Flådeoversigt Distributionskørsel Mit netværk Trin 1 - Mit Netværk Trin 2 - Opret en gruppe Trin 3 - Invitér partnere Matchmaking Trin 1 - Matchmaking Trin 2 - Godkendte matches Profil Trin 2 - Persondata Trin 2 Din virksomed Dette er en guide, der hjælper dig med at komme godt i gang med at benytte Wuxus system. Guiden viser dig hvordan du opretter og linker dine vogne og chauffører. Dette er meget vigtigt for at kunne benytte funktionerne i systemet. For at bruge Wuxus skal du gå ind på wuxus.com og logge ind. 1
Opret vogn og chauffør Trin 1 - Opret en vogn - For at oprette en vogn, skal du klikke på menuen Vogne og Chauffører. Dette er værktøjet til at administrere vogne, chauffører, og linke dine chauffører op med den specifikke vogn, de skal køre. - For at oprette en ny vogn, skal du trykke på det store plus tegn oppe i venstre hjørne, hvor der står: Tilføj vogn her. Her kan du også trække og flytte rundt på vognene, så de får den ønskede prioritering. - Der vil nu være et pop-up vindue med generel information om din vogn. - Her er alle de relevante kriterier for din vogn. Du kan altid ændre/rette det senere, hvis du har tastet eller valgt noget forkert. - Når du har udfyldt felterne, trykker du på Gem. Pop-up vinduet forsvinder og tager dig tilbage til Vogne og chauffører. - Du vil nu kunne se et billede af den vogn, du lige har oprettet. Næste skridt er at tildele vognen en chauffør. (OBS: Du kan kun tildele én chauffør per vogn!). 2
Hints: - Hvis en bil IKKE skal være synlig i søgningen, kan man sætte Synlig for til Ingen. - Når du tildeler bilen postnumre, bør du liste dem efter hvilken rute, der er mest optimal for bilen. Postnumre separeres med komma. Du kan enten taste enkelte postnumre eller to postnumre med en bindestreg mellem (fx. 7600-7699). Kommaerne inddeler postnumrene i områder, du ønsker automatisk ruteplanlægning indenfor. - Undlad at skrive postnumrene ind efter numerisk rækkefølge medmindre du ønsker at lægge ruten sådan. I ovenstående eksempel er rækkefølgen: 7790,7600-7699,6990,6973,7490-7599,7830 7790,7600-7699,6990,6973,7490-7599,7830 Der laves der automatisk ruteplanlægning inden for hver farve. Sådan fungerer den automatiske opgavefordeling Specifik postnummer: Postnumre til hverdagskørsel: 3
Hvis en vogn tildeles en opgaven med postnummer (f.eks. 1600), der indgår i et interval (f.eks. 1400-2200) tildeles opgaven til denne. Hvis der findes en vogn med det specifikke postnummer (1600) i listen (f.eks. 1570, 1580,1600, 1620), så overtager denne vogn opgaven. Specifikke postnumre vinder over intervaller. Hvis der ikke findes en vogn hvori postnummeret (1600) indgår, lægges opgaven i "Utildelte" på datoen. Postnumre til weekendkørsel Hvis opgaven skal udføres lørdag eller søndag, ignoreres alle hverdagspostnumre! Udvælgelsen foregår nu udelukkende blandt alle vogne, der har valgt "Ja" til at de kører weekend. Fordelingen sker herefter på præcis samme måde som for hverdags postnumre. Det betyder, at weekendture placeres i Utildelte, hvis dine weekendvogne ikke har Ja indtastet under weekendkørsel. Trin 2 - Opret en chauffør - For at oprette en chauffør skal du finde plustegnet med teksten: Opret chauffører her. Dette befinder sig under listen af biler. - Her åbnes et pop-up vindue, og du udfylder felterne. Husk: - Vi anbefaler at benytte chaufførens telefonnummer som brugernavn. 4
- Det øverste felt, kan ikke udfyldes, fordi det er et ID nummer, som Wuxus tildeler. Det tildelte nummer er unikt for den specifikke chauffør i dit firma. - Når du har udfyldt felterne og trykket på Gem knappen, vil pop-up vinduet igen forsvinde og tage dig tilbage til Vogne og xhauffører. Du vil nu kunne se din chauffør. Trin 3 - Link en chauffør til en vogn For at chaufføren kan logge på Wuxus Driver app en, skal han linkes til en vogn. - For at gøre dette skal du trykke på en vogn. - Du kan nu se at vognen er fremhævet med en blå farve. - Du skal nu føre musen henover den ønskede chauffør, og der vil være to ikoner over personen. 5
- Det til venstre er til at rette i chaufførens oplysninger. Det til højre er en lille checkboks. Tryk på denne boks for at linke chaufføren til vognen. OBS: Du må kun linke én chauffør til vognen - Fremover når du vælger den pågældende vogn, under Vogne og chauffører vil både vognen og chaufføren være fremhævet i blå. - Chaufføren kan nu logge ind på app en med de informationer, du har indtastet ved oprettelsen, og starte dagen. Du har nu oprettet alt det grundlæggende for at kunne benytte Wuxus som vognmand! 6
Søg Transport Her viser vi dig, hvordan du søger transport via Wuxus. Trin 1 - Detaljer - Her er 3 trin, du skal igennem for at finde den bedst kvalificerede vognmand til jobbet. Her vælger du de kriterier, der er relevante for din søgning. - Når du har tastet noget ind i feltet er det vigtigt, at du vælger et af de forslag, der vises, i en lille fold-ud menu, for at søgningen virker. - I højre side af skærmen kan du tilføje yderligere krav til den vogn, du søger til opgaven. - Når du har indtastet informationerne og trykker Find vogn, bliver du sendt videre til trin 2. 7
Trin 2 - Vælg Vogn - Her ser du i højre side en liste over de vogne, der bedst matcher dine søgekriterier. - Vores database søger efter relevante vogne og indhenter deres tilbud. Svarene bliver vist løbende. Dette kan tage op til 45 sekunder, men du kan udfylde de resterende felter i mellemtiden. Hvis ikke du modtager svar, får du mulighed for at benytte vores samarbejdspartnere. - Til venstre kan du udfylde, hvem der er afsender, og hvem der er modtager. Dette kan udfyldes mens listen af vogne opdateres. Trin 3 - Parter - På det sidste trin kan du se al information vedrørende den oprettede opgave, og du kan nu trykke p Bestil. Herefter kommer et pop-up vindue frem, der bekræfter din bestilling. 8
Opret sending Her viser vi dig, hvordan du opretter en sending fra A til B, og får den kørt af dine chauffører eller sendt den videre til en anden vognmand i dit netværk, hvis du ikke selv kan køre den. Trin 1 - Indtast selv booking - Her kan du selv udfylde detaljerne omkring afsender og modtager, eller få dem auto-udfyldt med dine profildata, hvis du selv er modtager eller afsender. - I bunden kan du sætte dato og tidspunkt for, hvornår din sending skal transporteres. - Under turens basisdata kan du udfylde, hvilken godstype det drejer sig om, hvor meget gods, der skal sendes afsted, vægten på godset og den ønskede pris. - Til sidst kan du vælge, hvilken en af dine chauffører eller anden vognmand i dit netværk, som du vil have sendingen kørt af. 9
Trin 2 Send booking link Du kan også vælge at sende et booking link til dine kunder eller andre vognmænd. Så får de bookingen direkte på Wuxus Platformen uden at du skal bruge tid på at ringe, skrive sms, sende email eller skrive detaljerne ned på papir. - Du kan enten sende link til booking på enten SMS eller via email. Herefter kan modtager vælge at åbne det fra smartphone, tablet eller PC. - Din modtager kan nu oprette sending på præcis samme måde som under Opret sending bliver automatisk linket op med dig som vognmand, så du kan køre ordren. - Efterfølgende vil I begge være i hinandens netværk. Alle data ligger nu gemt i systemet og kan nemt genbruges. 10
Flådeoversigt Her viser vi dig, hvordan du råder over din flåde, med real-time track and trace på alle dine vogne. For at benytte flådeoversigten skal du gå ind på hovedmenu og punktet Flådeoversigt. Under flådeoversigt er der 2 faner: Distribution og Ad hoc. Distributionskørsel Distribution bruges til at håndtere opgaver, der er lagt via batchupload. - Under Min Flåde kan du se alle dine aktive vogne på kortet. - Under hver af dine vogne fremgår tre tal (0/0/0) og et klokkeslæt (00:00). - 1) Det første tal repræsentere hvor mange opgaver, vognen er blevet tildelt for dagen. 2) Det andet viser hvor mange af disse opgaver, der er blevet samlet op og scannet. 3) Det tredje viser antal opgaver, der er blevet afhentet. 11
- Det sidste punkt i listen er Genlevering. Genlevering viser dig hvilke opgaver, der har været forsøgt afleveret, men af en eller anden grund ikke kunne leveres. - Desuden kan du opleve at der fremkommer et punkt, der hedder Utildelte. Dette punkt er kun synligt, når du har modtaget opgaver der ikke er blevet tildelt en vogn. Disse opgaver skal manuelt tildeles en vogn. - Når du vælger en vogn vil listen til højre vise dig en oversigt over de opgaver, der er tildelt den aktuelle vogn. - Når du har valgt en vogn i din oversigt til venstre har du flere muligheder: - Ret rækkefølgen - Omplacer opgave(r) fra en vogn til en anden - Printe en lasteoversigt. Dette er din garanti på, at chaufføren altid har mulighed for at få en underskrift fra modtager samt at notere leveringstidspunktet ned. - Print fragtbrev(e) af en eller flere opgaver - Fjern stop 12
Mit netværk Styrken i Wuxus er netværket. Du kan med fordel invitere vognmænd til platformen og tilføje dem i dit netværk. Så kan du nemt benytte dem til at udføre dine transportopgaver uden at skulle ringe eller skrive. De vognmænd, du inviterer til platformen, bliver tilføjet til dit netværk, når de har oprettet sig som brugere. Vil du gøre dine kunder opmærksomme på Wuxus Platformen, kan du sende dem en invitation på samme måde. De bliver dog ikke automatisk tilføjet til dit netværk. OBS: Vognmanden skal ikke først godkende videresendte opgaver. Du skal derfor sikre, at du har en aftale med vognmanden, inden du opretter og sender opgaver til ham! Trin 1 - Mit Netværk - Til at starte med vil du blive præsenteret med en oversigt vognmænd og kunder, der er i dit netværk. (For nye brugere vil denne side naturligvis være tom) Her har du muligheden for at oprette forskellige grupper. I højre side af skærmen kan du se tre små ikoner: ét til at redigere, ét til at slette og ét til at tilføje andre vognmænd, der også benytter Wuxus. Trin 2 - Opret en gruppe For at oprette en gruppe klikker du i højre side på +Gruppe. Der kommer et lille pop-up vindue, hvor du navngiver gruppen og vælger en farve (farven hjælpe dig med at holde overblik over dine grupper). 13
Trin 3 - Tilføj andre vognmænd og kunder For at kunne bruge netværksdelen af systemet, er det vigtigt, at du overvejer, hvad dine grupper skal hedde, da gruppemedlemmer vil kunne se navnet. Når gruppen er oprettet, kan du tilføje andre firmaer, som du er i kontakt med. Vær dog opmærksom på, at dette sker uden den tilføjedes samtykke. Du tilføjer ved at klikke på ikonet til højre, der ligner et hoved med et plus i nedre hjørne. Ved at klikke her bliver du taget til menupunktet Søg i Wuxus netværket, hvor du har mulighed for at søge efter andre firmaer i Wuxus database. - Når du har fundet det du søger, vil du kunne tilføje dem til en af dine grupper ved at klikke på det lille grønne plustegn, hvor du nu skal krydse de grupper af, den valgte kontakt skal tilmeldes til. Invitér partnere Under menupunktet Invitér partnere har du muligheden for at invitere andre vognmænd og mulige kunder til at benytte Wuxus. 14
Bemærk, at når du inviterer en vognmand eller kunde, vil du automatisk blive tilføjet til deres netværk, når de har accepteret invitationen. Du kan dog ikke selv se, at du er blevet tilføjet til netværket. - I det første felt skal du indtaste kundens e-mail adresse. - I det næste felt oplyser du, hvem der er din kontakt hos den vognmand eller kunde, du ønsker at invitere. Du kan udfylde det sidste felt med en hilsen og evt. en opfordring til at benytte Wuxus. - Til sidst trykker du på den grønne knap Send Invitation. 15
Matchmaking Med Matchmaking kan du finde en liste over transportkøbere på platformen, som du godt kunne tænke dig at køre for. Herefter kan du sende en invitation til dem om at linke op i dit netværk. Listen angiver også, hvis en transportkøber har vist interesse i at bruge dig til sine transportopgaver. Trin 1 - Matchmaking - Du indtaster det postnummer du ønsker at se transportkøbere fra samt hvor langt, de må ligge fra det postnummer. - Tryg Søg for at søge efter transportkøbere på platformen, der matcher dine indtastede kriterier. - Du vil nu se alle transportkøbere, som matcher dine kriterier. Tryk på Invitér for at sende en anmodning om at linke op til kunden. Ønsker du at trække invitationen tilbage, trykker du på Fjern invitation - Når transportkøber accepterer din invitation vil I automatisk blive linket op i hinandens netværk. OBS: Transportkøber kan på samme måde sende en invitation til dig. Da vil du i oversigten se, at han har sendt dig en invitation. Trin 1 - Godkendte matches Her finder du et overblik over alle de vognmænd, som du er matchet med på systemet. Du kan se dine aktive aftaler og evt. aftaler, som du har annulleret. 16
- Du kan se detaljerne for den pågældende vogn eller uploade dokumentation på jeres aftale i form af billede eller pdf. Du kan annullere jeres match ved at trykke på Fjern invitation. 17
Profil Her kan du rette dine indstillinger for platformen, din profil og din virksomhed. Trin 1 - Persondata - Her kan du ændre sproget for platformen, dit navn, lave en beskrivelse af din profil samt ændre dit kodeord. Trin 2 Din virksomhed - Her ændrer du oplysningerne omkring din virksomhed. 18