KUBIS årsplan og budget 2015

Københavns Universitets Biblioteksservice KUBIS Universitetsbibliotekaren 19. december 2014 Sagsnr. 2009-012269 DET KONGELIGE BIBLIOTEK KUBIS årsplan og budget 2015

Indhold 1. Service 2. Ressourcer 3. Udvikling 4. Kvalitet 5. Organisation 6. Kompetenceudvikling Bilag a. KUBs budgetudvikling i henhold til FL 2015 b. KUBIS projektportefølje 2015 (pr. 14.11.2014) 2

1. Service 1 KUBIS-bibliotekerne leverer service til KU på basis af KUBIS Strategi 2014-2106 og KUBIS Serviceprofil 2015. Det forventes, at den samlede benyttelse af KB/KUBIS digitale samlinger i 2014 vil stige med ca. 5 % (e-bøger dog 15%) og andrage i alt ca. 13.200.000 (downloads mm), heraf 5.590.000 fra KUBIS e-tidsskrifter og 1.390.000 fra KUBIS e-bøger. 2 Udlånet af trykte bøger fra KB/KUBIS egne samlinger ventes at falde med 5 % og andrage ca. 540.000 enheder. Indlån forventes at stige med 5 % til 43.500 enheder. For så vidt angår personlig service forventes det, at niveauet vil være det samme som i 2014, således at det samlede tal vil ligge på 218.000 servicekontakter (ikke almindelig ekspedition af bøger og tidsskrifter m.m.). Antallet at besøg forventes at være uændret i forhold til 2014 og samlet andrage ca. 1.435.000. Antallet af virtuelle besøg (på hjemmesider) ventes at være uændret i forhold til 2014 og at andrage ca. 1.600.000 besøg Antallet af besøg på KUBIS digitale vejledninger (LibGuides) ventes at stige med 20 % i forhold til 2014 og at andrage ca. 410.000 besøg. Antallet af deltagere i informationskompetencekurser ventes at være uændret i forhold til 2014 og andrage ca. 11.000 deltagere i alt. 2. Ressourcer Det samlede budget for KUBIS andrager for 2015 309 mio. kr., heraf 160 mio. kr. til direkte udgifter, jf. nedenstående tabel. 1 I november 2014 foreligger der naturligvis ikke statistik for hele 2014, og vurderingen af serviceproduktionen i 2014 måder må derfor anslås enten på basis af jan-nov 2014 tallene eller på basis af 2013 tallene. 3

Tabel 1: KUBIS budget 2015 KUB KU KUBIS i alt Direkte udgifter Materialer 45.097.409 18.774.791 63.872.200 Løn 44.080.691 30.154.259 74.234.950 Rammeaftale 2.600.000 0 2.600.000 Øvrige udgifter 2.747.904 4.692.802 7.440.706 I alt 94.526.004 53.621.852 148.147.856 Indirekte udgifter * 102.403.171 58.090.340 160.493.511 Samlet budget 2015 196.929.175 111.712.192 308.641.367 *Indirekte udgifter er beregnet efter samme forhold som i regnskabet for 2013, d.v.s. som 52% af de samlede udgifter. For KU er anvendt regnskabstallene for 2013 (PL-reguleret med 1% for øvrig drift og 1,1% for løn), idet budgettallene for 2015 endnu ikke er modtaget. Som tidligere påpeget udgør prisstigninger på e-tidsskrifterne en betydelig belastning af biblioteksbudgetterne. Ikke mindst Elsevier-licensen udgør en stor økonomisk post i KUBISbudgettet (ca. 22 mio. kr.). Prisstigningen på denne licens er i de kommende år på 3 procent, medens den statslige prisregulering p.t. er på maks. 1 procent, og den indebærer derfor i sig selv en mærkbar forringelse af bibliotekets budgetmæssige situation. KUB-bevillingens andel af KBs samlede budget fremgår af udsnit af FL 2015. Se bilag a. Efter beslutning i november 2014 vil der i 2015 blive gennemført en omlægning af KUs årlige bidrag til universitetsbibliotekets licensportefølje på ca. 13 mio. kr. (ud af ca. 53, hvoraf KUB dækker de resterende ca. 40 mio.). KUs bidrag vil blive fordelt på fakulteterne efter en nøgle med tre elementer: 25 % benyttelse (på basis af proxystatistik), 25 % størrelse (på basis af FTE), og 50 % økonomisk omsætning. 3. Udvikling KUBIS udvikling sker på grundlag af KUBIS Strategi 2014-2016. Den udmøntes i et antal udviklingsprojekter, der fremgår af KUBIS projektportefølje for 2015, jf. bilag b. Denne projektportefølje er dynamisk og udvikler sig i løbet af året. 4

Nogle af projekterne indgår i universitetsbibliotekets afsnit af Det Kongelige Biblioteks Rammeaftale for 2015-2018 med Kulturministeriet. 3 De strategiske mest vigtige udviklingsprojekter i 2015 er følgende: 3.1. Generel service 3.1.1. e-bøger Bibliotekets leverandører af e-bøger fordeler sig på to hovedgrupper, dels en gruppe omfattende de store internationale forlag på det videnskabelige/faglige område, i alt 8-10 forlag (heriblandt er Oxford University Press og Cambridge University Press, hvis produktion er must-have for universitetsbiblioteket), dels en meget stor gruppe af mindre forlag, heraf de danske, hvis produktion samlet set også er nødvendig for universitetsbiblioteket, men ikke på samme prioriteringsniveau som de ovennævnte. For universitetsbiblioteket er den højeste prioritet at få en samlet systematisk dækning af e- bogsporteføljerne fra gruppen af store forlag. Med tilbageførslen af en tidligere udmeldt besparelse på 1,5% til bibliotekets budget, forventes det, at det i løbet af de kommende år vil være muligt at etablere aftaler med hele gruppen af store forlag om systematisk anskaffelse af deres ebogs-porteføljer, enten som samlede pakker eller i form af brugerstyrede anskaffelsesordninger. Tilbage står den anden gruppe af mindre, herunder danske forlag. Universitetsbiblioteket vil ikke af sine nuværende budgetter og med den fortsatte opretholdelse af en komplet procesfunktion for trykte bøger kunne give systematisk dækning af disse forlag. En bevilling på 1,5 mio. kr. af rammeaftalepuljen om året i de næste fire år vil gøre det muligt at indgå aftale med et af de store aggregatorsystemer som har specialiseret i at formidle litteratur fra de mange forskellige små forlag, herunder universitetsforlag samt nogle danske videnskabelige og faglige forlag. 3 De økonomiske midler, som KUM har stillet til rådighed for de pågældende projekter indgår i KUBIS innovationspulje. 5

3.2. Særlig forskerservice 3.2.1. Copyrightservice En rapport om forprojektet vedr. en KUBIS copyrightservice for KU konstaterede, at der var benyttelsesmæssigt grundlag for etablering af en permanent copyrightservice med følgende opgaver: Generel og konkret information om egen ophavsret og andres ophavsret i forbindelse med forskning og undervisning. Vejledning i klarering af rettigheder i forbindelse med forskning og undervisning. Vejledning i forhold til rettigheder ved parallelpublicering, hvis du fx ønsker at uploade dine publicerede artikler på KU s hjemmeside. Herudover rummede rapporten et antal forslag, der vil indgå i det kommende projekt: Samarbejde på tværs i KUBIS-organisationen, herunder med de øvrige forskerservices (Bibliometri, Open Access) Videreudvikling af webguiden om Ophavsret Udarbejdelse af vejledende standarder og skabeloner Deltagelse i eksterne netværk, f.eks. DFFUs (Danske Fag-, Forsknings-, og Uddannelsesbiblioteker) copyrightnetværk Oprettelse og løbende ajourføring af et katalog over henvendelser Markedsføring og roadshows på fakulteter og institutter Forprojektet viste i øvrigt, at en bemanding på et halvt årsværk er tilstrækkeligt i forhold til den konstaterede benyttelse af tjenesten. Projektet gennemføres i samspil med copyrightspecialisterne på Det Juridiske Fakultet. Det er indlejret ved Juridisk Videncenter (Det Juridiske Fakultetsbibliotek) og finansieres med en halv stilling årligt i fire år under KBs rammeaftale med KUM for 2015-2018. 3.2.2. Open Access service Universitetsbibliotekets arbejde med Open Access har været på nedsat blus, medens man afventede overordnede politiske tilkendegivelser og KUs egne planer på området. Nu da disse foreligger, er der baggrund for at genoptage dette arbejde. Dette vil ske i form ef et samarbejdsprojekt med Det Samfundsvidenskabelige fakultet om udvikling af en konkret 6

Open Access Service, ved siden af de øvrige særlige forskerservices og i tæt samspil med disse. Den konkrete service vil fokusere på publiceringsydelser (parallelpublicering = Grøn Open Access, retro Open Access publicering, og Golden Open Access publicering), samt Vejledning og undervisning af fakultetets medarbejdere i Open Access spørgsmål. En tilsvarende service ydes i dag for Det Natur- og Biovidenskabelige Fakultet, forankret i enheden Forskningsdokumentation på fakultetsbiblioteket på Frederiksberg Campus. 3.2.3. Bibliometrisk service Med udgangen af 2014 afsluttedes et projekt vedr. kompetenceudvikling af en gruppe af universitetsbibliotekets medarbejdere i bibliometrisk service. I 2015 går universitetsbiblioteket videre med etablering af et konkret servicetilbud til fakulteter og institutter om levering af en samlet årlig bibliometrisk analyse, udviklet i samspil med pågældende fakultet hhv. institut. Denne service vil være gratis. Herudover udvikles et servicetilbud (imod betaling) vedr. bibliometriske analyser af centre samt enkeltforskere, f.eks. i forbindelse med ansættelser. Fakultetsbibliotekerne vil endvidere integrere bibliometrisk analyse i deres ph.d.- undervisning, samt vejledning vedr. personlig bibliometrisk analyse som led i deres generelle forskerservicetilbud. Herudover arbejder universitetsbiblioteket med bibliometriske analyseredskaber. Dels er fakultetsbiblioteket på Frederiksberg Campus i færd med udvikling af et bibliometrisk analyseredskab, SciMetrics, der skal kunne levere grafiske fremstillinger af data fra især CURIS vedr. publiceringsaktiviteten på det Natur- og Biovidenskabelige fakultet. Servicen skal foreløbig fungere på fakultets- og institutniveau, og systemet skal kunne levere opdaterede analyser af publiceringsaktiviteten på fakultetet ud fra en række udvalgte parametre, og dermed kunne levere beslutningsstøttende data til Direktionen og institutledelserne. Dels vil universitetsbiblioteket i foråret 2015 undersøge de vigtigste bibliometriske analyseredskaber på markedet (bl.a. SciVal fra Elsevier og Incite fra Thomson/Reuters) med henblik på anskaffelse og ibrugtagning i løbet af 2015. 7

3.3. Særlig studenterservice 3.3.1. Beriget studiemiljø Udviklingen af moderne biblioteksbaserede studiemiljøer går hurtigt i retning af learning commons og information commons, maker spaces, hacker spaces, og innovation centers, med fokus på informationsteknologiske og teknologiske nydannelser, der stilles til brugernes rådighed inden for særlige fysiske rammer. Hertil kommer state-of-the-art IT-udstyr og programmeller, der understøtter studenternes fælles læringsaktiviteter og dermed gruppearbejdet som studieform. Et projekt på dette område skal endvidere tage sigte på at undersøge mulighederne for integration af andre akademiske tjenester med bibliotekstjenester i det fysiske biblioteksrum, som ventes at blive en af de kommende udviklingsveje for universitetsbiblioteker. En bevilling på samlet 1 mio kr. af KBs rammeaftalepulje for 2015-2016 vil gøre det muligt at indrette sådanne miljøer i form af 6 labs ved tre fakultetsbiblioteker(det Humanistiske, Det Samfundsvidenskabelige, og Det Natur- og Sundhedsvidenskabelige Fakultetsbibliotek / Nørre Campus): med fokus på temaerne innovation (makerspace, fablab), dataanalyse og -visualisering, nye læringsformer (active learning, peer to peer learning), og digital humanities. 3.3.2. Biblioteksunderstøttelse af virtuel og blended læring Universitetsbiblioteket har i 2014 gennemført et projekt med biblioteksunderstøttelse af virtuel og blended læring, med konkret fokus på to virtuelle sommerskolekurser ved Det Juridiske Fakultet: Disaster law and policy, og WTO: law, policy and negotiations. På basis af de positive erfaringer fra forsøget konkluderede projektrapporten følgende med hensyn til biblioteksstøtte til virtuel undervisning: Biblioteket kan understøtte underviserne i forberedelse af kurserne Biblioteket kan understøtte ved spørgsmål om ophavsret Biblioteket kan understøtte ved at sikre alle studerende fjernadgang Biblioteket kan understøtte ved at samle relevante ressourcer i et virtuelt bibliotek Biblioteket kan understøtte ved at producere egne vejledninger til de studerende Biblioteket kan understøtte ved online undervisning og vejledning Biblioteket kan styrke sin synlighed overfor de studerende Biblioteket kan udvide sin kontaktflade og øge egen kompetenceudvikling På denne baggrund har KUBIS-LG besluttet at fortsætte projektarbejdet med biblioteksstøtte til virtuel og blended læring og vil i 2015 gennemføre et nyt projekt på et nyt fag, som 8

bygger videre på de indhøstede erfaringer. Projektet bør iværksættes i større skala med flere studerende og i et længere tidsrum end et sommerkursus. 3.3.3. Døgnåbning Som en del af opfølgningen af brugerundersøgelserne 2013 arbejder universitetsbiblioteket med fleksible åbningstider, der tager hensyn til periodisk skiftende behov hos de studerende. Som et særligt projekt gennemføres i december-januar 2014/2015 et forsøg med døgnåbning i et af fakultetsbibliotekerne, det vil sige Det Samfundsvidenskabelige Fakultetsbibliotek, hvis centrale placering er velegnet til dette formål. Den konkrete ordning er drøftet med Studenterrådet. En rapport om forsøget vil blive forelagt for Biblioteksudvalget i maj 2015. 3.3.4. Opkobling af DISKURS og DIAS til KUs digitale opgavesystem Projekterne DISKURS (digital specialesamling) og DIAS (digital samling af andre studenteropgaver) er nu veletablerede men har svært ved at løfte sig, så længe der ikke er etableret løbende forbindelse til fakulteternes speciale og opgavesystemer. Med udviklingen af en digital opgaveordning for KU og et digitalt system til forvaltning deraf opfyldes en vigtig forudsætning for at den samlede digitale opgavesamling, omfattende både DISKURS og DIAS, kan komme til at fungere efter hensigten. Der er i 2014 etableret samarbejdet med KUs centrale enhed for dette område, og forventningen er, at det i løbet af 2015 vil være muligt at skabe forbindelse mellem KUs nye digitale opgavesystem og DISKURS/DIAS, således at nye specialer/opgaver (under forudsætning af den studerendes tilladelse) fødes automatisk over i den digitale samling, som vel at mærke ikke er en arkivsamling, men en formidlingssamling med adgang for alle interesserede. 3.4. DEFF-projekter Udover disse projekter bør også særskilt nævnes deltagelse i nogle projekter under DEFF (Danmarks Elektroniske Fag- og Forskningsbibliotek): Informationskompetence i det virtuelle læringsmiljø MOOCs som platform for biblioteksservice 9

samt formentlig et projekt vedr. Mendeley 4 og evt. andre projekter. Endvidere deltager KB forventeligt i DEFF projekter vedr. Open Access, forskningsdata og digital publicering, som KUBIS vil bidrage til, når de sættes i værk. Udover de fælles KUBIS-projekter (se bilag 2) har hvert KUBIS-bibliotek sin egen portefølje af lokale projekter. 4. Kvalitet Universitetsbiblioteket arbejder løbende med kvalitetssikring og kvalitetsudvikling, på basis af afsnit III i KUBIS Serviceprofil. I 2015 vil der især blive arbejdet med følgende: 4.1. KUBIS brugerundersøgelse 2015 I henhold til Serviceprofilen gennemføres der omfattende brugerundersøgelser hvert andet år. I 2013 faldt undersøgelsen sammen med KUs trivselsundersøgelse, der gentages i 2014. KJUBIS-undersøgelsen omfatter en del flere spørgsmål, end det er muligt at stille i KUundersøgelsen, så universitetsbiblioteket har fortsat brug for at gennemføre egne undersøgelse for at ajourføre og udvikle sit kendskab til brugsmønstrene og biblioteksbehovene i KU-brugergruppen. Endvidere vil der blive gennemført en række kvalitetsprojekter. Af disse er de vigtigste: 4.2. Deltagelse i KBs flerårige projekt vedr. udbud og implementering af næste generations biblioteks- og discovery-system Forberedelsen af dette projekt videreføres i 2015 i samarbejde med Statsbiblioteket. 4 Mendeley is a desktop and web programme for managing and sharing research papers, discovering research data and colaborating online. (Wikipedia) 10

4.3. Ændring af præsentationsrækkefølgen af bibliografiske poster i Rex-søgninger Mange bøger og tidsskrifter er i KB/KUBIS-systemet anskaffet til flere af bibliotekerne. P.t. vises katalogposterne i en ret uhensigtsmæssig rækkefølge, hvor de første poster er dem, hvor bøgerne ikke kan hjemlånes (fra Nationalbiblioteket og en del nogle institutbibliotekssamlinger), medens de sidste poster er dem, hvor bøgerne kan hjemlånes (universitetsbibliotek/fakultetsbiblioteker). Projektet tager sigte på at ændre denne rækkefølge, således at brugerne først ser de bøger/eksemplarer, der kan hjemlånes, før de bøger/eksemplarer, der ikke kan. 5. Organisation 2015 ventes at blive det første år i KUBIS efterhånden 7-årige historie uden organisatoriske ændringer. Til gengæld forestår en udskiftning på chefposten, idet universitetsbibliotekaren går på pension i sommeren 2015, og en ny universitetsbibliotekar ventes at tiltræde pr. 1. august. 6. Kompetenceudvikling I 2014 har 48 medarbejdere, der beskæftiger sig med undervisning, været på et særligt kursusforløb. Erfaringerne fra dette forløb vil blive brugt fremadrettet i arbejdet med undervisning. Forløbet blev muligt på baggrund af støtte fra Kompetencesekretariatet. Biblioteket vil i 2015 fortsætte arbejdet med at få udbredt kendskabet til og benyttelsen af de interne kurser som Det Kongelige Bibliotek og som KU udbyder, ligesom der vil blive sat fokus på de e-læringskurser, som udbydes via læringsportalen Campus. Kurserne skal sikre at bibliotekets medarbejdere tilegner sig de kompetencer, der er nødvendige for den fremtidige serviceaktivitet. Kendskabet til udbuddet at kurser øges bl.a. ved udsendelse af nyhedsbreve. Af særlige initiativer kan nævnes, at der i samarbejde med KU er planlagt kurser om Absalon, der skal udbrede kendskabet til Absalon hos bibliotekets medarbejdere, og dermed gøre dem i stand til at servicere de studerende og underviserne også på denne platform. 11

Bilag a Udsnit af Finanslovsforslag 2015: 12

Bilag b: KUBIS Projektportefølje 2015 (14.11.2014) Farver: grøn=forløber efter plan; gul= forsinket i.f.t. oprindelig slutdato; rød=annulleret; blå=afsluttet 2015 eller 2016 Nr Navn Ejer Afsluttes Ny afsl.dato Projektbl. godk A. Generel service A-01 KUBIS Brugerundersøgelse 2015 MCS 2015-12-31* A-02 LOOCKS / Portico (Langtidsbevaring af e-ressourcer) IRB 2015-12-31* A-03 Præsentationsrækkefølge i Rex OHO 2015-12-31* A-05 Introfilm til KUBIS (Lego) CULA 2015-12-31* A-07 Programmet Atlas IT / kursusudvikling ABOF 2015-12-31* A-08 Markedsføringsvideospots ABOF 2015-12-31* A-16 E-bøger: Aggregatorordning og danske forlag IRB 2018-12-31* A-17 BYOD (Bring your own device) sessions CULA 2015-12-31* B. Særlig forskerservice B-01 Copyrightservice MS 2018-12-31* B-02 Videospots om forskerservicetilbud ABOF 2015-12-31* B-03 Udvælgelse og (evt.) anskaffelse af bibliometrisk analyseredskab MCS 2015-06-30* B-10 Udvikling af bibliometrisk service MGA 2015-12-31* B-11 Open Access Service CULA 13

C. Særlig studenterservice C-01 DEFF E-læring / 1: Infokompetence i virtuelt læringsmiljø KSHA C-02 DEFF E-læring / 2: MOOCs som platform for biblioteksservice KSHA C-03 Beriget studiemiljø MCS 2016-12-31* C-04 Døgnåbent, forsøg med CULA 2015-01-31* Ja C-05 DISKURS-3 (opkobling til STADS) KSHA 2015-12-31* C-06 Informationssøgningskurser via webinars MS 2015-12-31* C-07 KUBIS startside for nye studerende CULA 2015-12-31* D. Særlig underviserservice D-01 Biblioteksunderstøttelse af virtuel og blended læring CULA/JF 2015-01-31* I alt Noter A-01 Aflyses, hvis KU gennemfører ny trivselsundersøgelse i 2015 A-02 Gennemføres enten som DEFF-projekt eller som KUBIS-projekt. Projektblanket først når klarhed om DEFF-bevilling A-03 Udformning af projektet afventer beslutning om anskaffelse af Aleph 22. Projektblanket venter herpå 14