DL-møde DL-møde... 1 1. Bordet rundt og status på aktiviteter... 3 2. Status på økonomi... 4 3. Status på LF... 4 5. Status på udvalgsarbejde... 4 6. Nyt fra international... 4 7. Akutte problemer og andre beslutninger... 5 8. Evt.... 56
Onsdag d. 29. april kl. 18.00 Tilstede DL: Karin Kjær Madsen, Claus Warmdahl, Anders Kristiansen, Frederikke Blemings, Natascha Wermuth Iermiin Kontor: Sara Rønning-Bæk og Stefan Wachmann Referent: Sara Rønning-Bæk
1. Bordet rundt og status på aktiviteter a) Fra sidste møde: Med udgangspunkt i årshjulet og HB forretningsorden diskuteres fremtidige processer, fokusområder og procedurer. Det er ikke muligt at finde en arbejdsweekend inden sommer. Derfor forslår Karin at finde en weekend efter sommer. Anders foreslår evt. en eftermiddag bare en dag i sommeren. Det foreslås at bruge møderne i DL til arbejdet med et årshjul samt kommunikation. B: Anders og Karin sætter sig sammen og kommer med et udkast for proces om udarbejdelsen af årshjul og retningslinjer (generelle processer). Claus udarbejder en bruttoliste over scenarier, hvor retningslinjer er hensigtsmæssige. b) Fra sidste møde: Anders præsenterer oversigt med arbejdsdeling mellem DL medlemmer (hvem følger op på hvilke udvalg) til mulig brug Oplægget leder til en snak om fordelingen af udvalg, og der er bud på at ændre delingen hvert år, alt efter hvem, der sidder i daglig ledelse, så den følger kompetencerne for de personer bedst muligt. B: Vi tager fordelingen op igen, når der er valgt en næstformand, men nu tager vi udgangspunkt i den fordeling, som blev aftalt ved sidste DL møde. c) Opdatering af status mht. forsikringer v. Anders Sara har ikke modtaget en police på netbanksforsikring på kontoret, men ellers skulle alt omkring forsikringen være i orden. Erhvervsforsikringen siger vi fra til og bruger IHI. Retshjælp har vi også takket nej til d) Claus og Natascha fremlægger et udkast til en mere detaljeret agenda for arbejdsweekend Nedprioriteret, da det først bliver efter sommer e) Sara og Stefan om arbejdet på sekretariatet Opgaverne og prioriteringerne gennemgås kort. B: Det besluttes at købe en fastnet-tlf og at bruge sharepoint til vores fildeling. Claus præsenterer brugen af sharepoint næste gang. Til DL-næste møde skal der laves en vagtplan over sommeren for DL. Anders hjælper med at få computeren til at virke igen. f) Claus mail: Stab har skrevet om godtgørelse selvom lokalforeningen har fået midler til arrangementet. Claus vil gerne diskutere i HB om man kan bede om godtgørelse for det de har bedt om.. På HB ønskes på sigt en drøftelse af hvilke retningslinjer, skal være for de økonomiske retningslinjer udvalgene kan arbejde inden for, når de prioriterer pleje til ledere, stabe mv. Specifikt ønskes her en drøftelse af om der kan købes særlig forplejning på udvalgsbudget ifm. en weekend hvor lokalforeningen får tilskud til forplejning, da dette kan ses som dobbeltbetaling/tilskud.
B: Det tages med på næste HB møde. Claus tager den under økonomi. 2. Status på økonomi Få medlemmer mangler at betale for programmer. Der er en del medlemmer, der mangler at betale kontingent. Der ryger remindere ud næste uge. Betina har overtaget vores bogføring, og det fungerer godt. De fleste bilag kommer elektronisk 3. Status på LF Ny formand i Nordsjælland: Søren Løland. Generelt set går det godt. 4. Nyheder til hjemmesiden og kommunikation generelt. a) Kommunikation Årskriftet ligger klar til upload til hjemmesiden. Hjemmesiden er opdateret med grafikker, men der arbejdes stadig på højtryk for at få de sidste ting ordnet. Hjemmeside: Claus informerer om, at han vil tilbyde HB at lave en hjemmeside. Han har lavet udkast til en form, og processen omkring indhold. 5. Status på udvalgsarbejde Nataschafortæller om Mosaik, der lige nu forsøger at sprede budskabet. Interchange kører rigtig godt efter udskiftningen. Det glæder alle i DL IPP er glade og holder en IPP på Amager næste år. De har kontakt til Amager lokalforening og mange der vil involveres. 6. Nyt fra international a) Valg til governing board Anders orienterer kort. Der er pt. ingen opstillede kandidater. b) Youth in Action Natacha og Josefine tager afsted og kommer med et oplæg efter omkring deres output. Anders vil opfordre til at der lavet et oplæg på stormødet, såfremt det giver mening ift. udbyttet. c) Nyt fra Regional Meeting Det regionale møde kommer til at hedde BEAM. Der blev talt om at oprettet en regional fond, hvor alle fees stiger med 1 pund, der går til en fælles pulje, der skal bruges på at ressourcesvage CISV lande kan få støtte til at deltage i det internationale/regionale samarbejde. HB spørges om det er noget Danmark vil stemme for.administrationen af det bliver styret gennem IO. Det overvejes
desuden at den internationale rejseforsikring skal gøres obligatorisk for alle CISV lande, for at gøre administrationen simplere ift. at checke at alle er tilstrækkeligt forsikrede. Dette vil i så fald resultere i en mindre fee-stigning. Vi har bedt International om at undersøge muligheden for at få tilføjet et punkt til forsikringen om at dække erstatningsleder. Derudover afventer vi melding fra International. Denne forsikring dækker en lang række andre hændelser, end den vi har nu. Global Hosting plan er opdateret ift. CISV Danmarks internationale aktivitetsplan. I 2016 skal vi muligves hoste en RTF på Amager. d) RTF Procedure (kort opdatering) Anders udarbejder et dokument for RTF procedure, hvor det fremgår hvorledes dette koordineres fremover, og hvilke træninger der kan søges af hvem, mv. Udvalg bestemmer selv over de pladser de har budgeteret med, løse ansøgninger håndteres af DL. e) Opdatering ift. børneattester mv. Det bliver digitaliseret fra 1. august, hvor det så skal indtastes fra kontoret. Kenneth vil nedskrive procedure. f) EJBM Natascha orienterer kort om afholdelse af den nordiske weekend. 7. Akutte problemer og andre beslutninger 8. Evt. a) Ekstraordinær generalforsamling + Næstformand Sara og Karin ordner mad (65kr pr. person pr. måltid). Stefan orienterer om, at han ikke kommer. b) Forberedelse af HB mødet i maj + gennemgang af dagsorden Vi gennemgår kort input til dagsorden. c) Orientering om Dossier Solutions og kontakt med Janne Sonnenborg Karin informerer om, at Janne kunne være god at spørge til Kommunikationsudvalget. B:DL bliver enige om at spørge hende og måske tage den allerede nu på HB mødet d) Hjælp til Aalborg ifm. deres børneby Risk Manager har haft nogle transportomkostninger i forbindelse med løsningen af problemerne, der har været deroppe. RM og Børnebyudvalget er inde over. B: De kan godt få dækket omkostningerne forbundet med at løse problemerne.