Nyt skoleår - Skolepenge

Nyt skoleår - Skolepenge

Indledning... 3 Økonomisystem Nyt skoleår... 3 Terminer... 4 Priser... 4 Abonnement pr. barn... 5 Prognose for abonnementskørsel... 6 Afstemninger inden abonnementskørsel... 7 TEA s Økonomisystem 1.juni 2014 2

Indledning Økonomisystemet er ikke datobestemt ligesom Tea. Dvs. når man har fremskrevet til nyt skoleår, sker der ikke ændringer på de tildelte abonnementer. Abonnementerne skal først redigeres, når den sidste skolepenge opkrævning er foretaget i det gamle skoleår! I forbindelse med fremskrivningen er det muligt at afslutte aktive abonnementer pr. 31.7.20xx. Det vil bl.a. være relevant vedr. 9 klasser. TEA: Skole - Fremskriv - Skoleår Når der fremskrives til et nyt skoleår, er det muligt at afslutte abonnementer pr. 31.7. Hvis abonnementerne skal fortsætte, skal der ikke foretages noget. For 9. Klasser kan det være relevant at afslutte abonnementerne. Det gøres nemt ved at sætte flueben i afslut abonnementer Økonomisystem Nyt skoleår Når den sidste abonnementskørsel er foretaget i det gamle skoleår, skal næste skoleårs skolepenge/ abonnements opkrævning ajourføres. Følgende skal tjekkes/ ajourføres: 1. Terminer 2. Priser 3. Abonnement pr. barn 4. Søskendemoderation 5. Fripladstilskud TEA s Økonomisystem 1.juni 2014 3

Terminer Indstillinger Terminer Alle datoer skal ændres til det nye skoleår Dato 01.08.20xx 01.09.20xx Forfald 05.08.20xx 05.09.20xx osv. Priser Hvis der skal foretages prisændringer gøres flg.: Abonnement Varekatalog: Find den vare som skal ændres. Tast den nye pris Nu ændres prisen på alle de abonnementer som varen indgår i. Prisen er din ratepris x det antal rater som der opkræves i. Når den nye pris er tastet, vil der komme en advarsel om, at abonnementer som benytter varen vil blive opdateret. Hvis den nye pris er ok vælg JA TEA s Økonomisystem 1.juni 2014 4

Tjek evt. abonnementerne for at se, om der opkræves i de måneder du ønsker. (Abonnement Abonnementstyper) Vælg et abonnement. Rediger. Åben Rater For at se hvilke(n) måned (er) der opkræves i. Åben for at se måneden som er afmærket. Abonnement pr. barn Indstil arbejdsdato i TEA 1.8.20xx (Grøn skærm) Når der er fremskrevet til det nye skoleår, skal der kigges på abonnementerne. Måske er barn 1 gået ud af skolen, så barn 2 nu er blevet barn 1 barn 3 er blevet barn 2 eller der er kommet en yngre søster/bror ind på skolen, som skal have moderation. Ved at stå i det nye skoleår (grøn skærm arbejdsdato 1.8.20xx), vil du have et overblik over, hvem der nu er barn 1 barn 2 osv. Gå til Skole Søskende pr. husstand Fjern/slut abonnementer som ikke længere er korrekte. TEA: Skole søskende pr. husstand. Der vises et nyt billede. Det ældste barn er barn 1 Næst ældste barn er barn 2 osv. (på samme adresse/husstand. ) Marker f.eks. alle barn 2 højre-klik fjern abonnement. Hvis der viser sig et abonnement som f.eks. hedder Moderation barn 3, skal dette abonnement fjernes. Det gør du ved at markere abonnementet og flytte det fra venstre mod højre. Tryk fjern. ( Hvis du sætter en slutdato på, vil alle også tidligere abonnementer blive påført ny slutdato. ) Foretag samme øvelse for alle øvrige abonnementer som ikke er relevante mere. Det kan f.eks. være alle 4 klasses elever som ikke længere skal gå i SFO. For at flytte benyt pilene Det er fortsat også muligt at tildele og fjerne abonnementer ved at stå på den enkelte elev / klasse højreklikke og tildele/fjerne abonnement fra elevvinduet. TEA s Økonomisystem 1.juni 2014 5

Prognose for abonnementskørsel Gå til menupunktet vælg terminsdatoen og se prognosen. Du skal være sikker på at det stemmer. Abonnement prognose Sæt flueben i den måned du vil se prognosen for. Vis valgte termin Nu vises total beløbet. Luk terminen op (ved at åbne +) Herefter kommer alle detaljerne. Du har nu mulighed for at afstemme om antal elever der f.eks. har abonnement Skolepenge = antal elever på skolen pr. 1.8.20xx. (Vær dog opmærksom på, abonnementet tæller 2 gange, hvis der er to betaler på samme barn). Hvis det ikke stemmer, skal differencen findes. I eksemplet: Er der 35 elever på skolen Er der 18 SFO i 4. klasse Er der 14 som skal have befordring Er der 9 som skal på kanotur osv. (Åben terminen ved at trykke på + - så vises detaljerne ) Hvis det ikke stemmer (og det ikke skyldes at der er to betalere på samme barn) skal årsagen findes. TEA s Økonomisystem 1.juni 2014 6

Afstemninger inden abonnementskørsel De sædvanlige procedurer vedr. afstemning af skolepenge foretages. D.v.s. udskriv klasseoversigt for at se antal elever pr. 1.8.20xx Udskriv søskende pr. husstand for at se antal 2. barn 3. barn o.s.v. m.h.t. moderationer. Hvis det ikke stemmer, må du tage analyseværktøjet i brug, ved at gå til debitoroversigten, fjerne Filtreringen i bunden af billedet Så alle debitorer bliver synlige. Debitor Debitoroversigt. Marker alt (Ctrl + A) højre-klik vælg Abonnementsoversigt Nu vises et nyt sorteringsbillede. Man kan herefter sortere i kolonnerne. Vælg en blank Slut dato. Vælg. F.eks. kolonnen Aftale Skolepenge. Nu vises en total i bunden afbilledet. F.eks. Kr. 120.000,- prisen for en måneds skolepenge er kr. 1200,-. dvs. der er 100 børn. Antal børn/ opkrævninger pr. aftale kan ses på en nemmere måde: Træk overskriften Aftale op i det mørkegrå felt og slip med musen. TEA s Økonomisystem 1.juni 2014 7

Nu ser billedet herefter sådan ud: Når Aftale kolonnen er trukket op, vil billedet ændre sig. Nu fremgår det hvor mange opkrævninger der er på hver aftale. Der kan fortsat sorteres på datoer. Aftale kolonnen kan sættes på plads igen, ved at tage fat i feltet og sætte den tilbage. Du kan placere den hvor du ønsker. Træk evt. Klasse op i det mørkegrå felt. Elever pr. klasse vises og det kan du sammenholde med klasseoversigten. Du skal dog være opmærksom på, at klassebetegnelsen er de gamle nuværende klassebetegnelser. (Klassebetegnelser pr. 1.8. vises først korrekt når datoen virkelig er passeret. ) Luk op ved at trykke på + - så vises detaljerne. Når det hele stemmer, kan du køre abonnementskørsel for august. Når du har gemt kørslen, vil fakturalinjer som sædvanligt være gemt på fakturalisten. Vigtigt:! Hent dem frem ved at gå til forfaldsdatoen i august. Fakturalinjerne er nu klar til PBS afsendelse og bogføring. Rigtig god sommer! TEA s Økonomisystem 1.juni 2014 8