INDKØBSPOLITIK I ALLERØD KOMMUNE 2013
INDHOLDSFORTEGNELSE 1. Indkøbspolitikkens formål og principper 2. Indkøbspolitik og udbudsstrategi 3. Hvem er omfattet 4. Organisering af indkøb i Allerød Kommune 5. Indkøb, konkurrenceudsættelse og controlling 6. Rammeaftaler 7. Eksterne samarbejder 8. It-analyseværktøj 9. Gevinstrealiseringer 10. Konsortier 11. Bekæmpelse af sort arbejde 12. Grønne indkøb, herunder økologi 13. Sociale klausuler og arbejdsklausuler
FORORD Allerød Kommune har siden 2008 sparet store millionbeløb ved at anvende fælles indkøbsaftaler og gennemføre udbud. Jeg tror, at vi alle foretrækker at spare penge på den måde, frem for at finde besparelser i form af nedskæringer og serviceforringelser, der med sikkerhed rammer både borgere og medarbejdere. Fra byrådets side er der derfor fuld opbakning til, at vi fortsætter kursen og konstant søger at optimere vores indkøb af varer og tjenesteydelser. Men fælles indkøbsaftaler handler ikke kun om besparelser. Et andet mål er, at vi med aftalerne frigør kostbar arbejdstid i vores skoler og institutioner, som i stedet kan bruges på kerneydelserne til borgerne. Tilsvarende ønsker byrådet også, at kommunen via sine indkøb gør en aktiv indsats for at mindske miljø-belastningen og dermed sikre en bæredygtig udvikling. Endelig vil jeg understrege, at vi som kommune også meget gerne placerer kommunens indkøb lokalt, når det kan ske på konkurrencedygtige og udbudsretlige vilkår. Med venlig hilsen Erik Lund Borgmester
1. Indkøbspolitikkens formål og principper Formålet med indkøbspolitikken er at fastlægge rammerne for Allerød Kommunes indkøbsvirksomhed således, at den enkelte indkøber har mulighed for at gennemføre de bedste og billigste indkøb til gavn for den indkøbende enhed selv og for Allerød Kommune som helhed. Allerød Kommune ønsker gennem sine indkøb at være en social ansvarlig kommune, der både har fokus på bekæmpelse af sort arbejde, bæredygtighed og arbejdsvilkår - herunder integration af udsatte grupper på arbejdsmarkedet. Prisbevidsthed, kvalitetsbevidsthed, miljøhensyn, økologi, etik m.v. er derfor på dagsordenen, når Allerød Kommune skal købe ind. Den grønne indkøbspolitik skal ses i sammenhæng med, at byrådet ønsker, at Allerød Kommune er drivkraft i en bæredygtig udvikling. Allerød Kommune vil styrke sin miljøindsats ved at fremme grønne indkøb, grønt regnskab/miljøledelse mv. Indkøbspolitikken omfatter køb af varer og tjenesteydelser samt anskaffelser via leje- og leasingaftaler. Ved overvejelser om indgåelse af leasingaftaler henvises til Allerød Kommunes retningslinier herfor. Med det formål at sikre Allerød Kommune de bedste og billigste indkøb, skal der i videst muligt omfang gøres brug af de stordriftsfordele, der ligger i at indgå rammeaftaler med et stort volumen og med én leverandør. Allerød Kommune fremstår i den forbindelse som én samlet juridisk enhed i forhold til de leverandører, der indgås centrale rammeaftaler med. Disse rammeaftaler er obligatoriske og skal således benyttes af alle decentrale indkøbere i forbindelse med indkøb, som falder ind under de produktsortimenter, rammeaftalerne dækker. 2. Indkøbspolitik og udbudsstrategi Indkøbspolitikken opstiller de overordnede rammer for indkøb af varer og tjenesteydelser, dvs. de principielle retningslinjer for, hvorledes indkøb i Allerød Kommune skal gennemføres. 3. Hvem er omfattet Udover Forvaltningen og de kommunale virksomheder, gælder indkøbspolitikken tillige for de selvejende virksomheder med driftsoverenskomst med Allerød Kommune, når der er truffet specifik aftale herom. 4. Organisering af indkøb i Allerød Kommune Allerød Kommune har valgt at organisere sine indkøb under centrale rammeaftaler, der gennemføres af Indkøb og Udbud, men med decentrale indkøbere, der organisatorisk er placeret i den enkelte kommunale virksomhed eller i Forvaltningen. De centrale rammeaftaler indgås efter at have været konkurrenceudsat enten via EU-udbud, hvor dette er lovmæssigt krævet, eller via nationale annonceringer, hvor dette lovmæssigt krævet.
De decentrale indkøbere er sammen med den, der er budgetansvarlig på det respektive område, ansvarlig for at indkøbene sker i overensstemmelse med indkøbspolitikken, herunder at der indkøbes under de obligatoriske rammeaftaler. 5. Indkøb, konkurrenceudsættelse og controlling Indkøb og Udbud har det overordnede ansvar for indgåelse af de centrale rammeaftaler, og i tæt samarbejde med fagspecifikke brugergrupper at gennemføre EU-udbud samt større nationale konkurrenceudsættelser. Indkøb til Allerød Kommune skal foretages ud fra saglige kriterier, eksempelvis pris, kvalitet, miljø, leveringssikkerhed og service. Kriterierne afhænger af det konkrete køb, og vurderes specifikt fra indkøb til indkøb. Som led i en økonomisk optimering af Allerød Kommunes indkøb, tages der i forbindelse med den konkrete konkurrenceudsættelse stilling til, hvorvidt det ønskede sortiment/den ønskede produktgruppe, kan gøres smallere og standardiseres uden at det går ud over kvaliteten hvorvidt serviceniveau henholdsvis kvalitetsniveau på indkøb, der konkurrenceudsættes, skal revurderes/tilpasses hvorvidt der skal sortimentstilpasses fra branded produkter til no-name produkter Allerød Kommunes indkøb foretages i overensstemmelse med gældende love og regler, herunder Udbudsdirektivet, Tilbudsloven samt de bagvedliggende principper fastlagt i EU-Traktaten vedrørende ligebehandling, gennemsigtighed, proportionalitet og ikke-diskrimination. Uagtet at værdien af et indkøb/en tjenesteydelse vurderes at ligge under Udbudsdirektivets tærskelværdi og/eller under annonceringspligten, vil indkøbet som hovedregel alligevel konkurrenceudsættes nationalt og decentralt. Indkøb annonceres så vidt muligt på kommunens hjemmeside. Efter indgåelse af centrale rammeaftaler vil den efterfølgende opfølgning og controlling blive foretaget af Indkøb og Udbud med det formål at sikre optimal og korrekt brug af rammeaftalerne. 6. Rammeaftaler En rammeaftale, der indgås mellem Allerød Kommune og en ekstern leverandør, er en rammeaftale, som alle decentrale indkøbere skal benytte. Følgende fordele kan nævnes: Rammeaftaler giver samlet set Allerød Kommune de bedste vilkår al den stund den enkelte leverandør kan kalkulere med en fast omsætning i en fast periode Rammeaftaler bidrager til at sikre og standardisere de ønskede kvalitetsniveauer, herunder sikring af miljøhensyn Rammeaftaler standardiserer indkøbsprocedurerne til fordel for den decentrale indkøbers daglige arbejde Der er mulighed for at indgå flere rammeaftaler inden for samme indkøbsområde, hvor dette skønnes hensigtsmæssigt.
7. Eksterne samarbejder Med henblik på at udvikle Allerød Kommunes indkøbsvirksomhed, deltager Indkøb og Udbud i relevante indkøbsfaglige samarbejder med andre offentlige myndigheder. Allerød Kommune er medlem af Indkøbsfællesskab Nordsjælland (IN) i hvilket etablerede indkøbsfællesskab, der i alt deltager 12 nordsjællandske kommuner. I det omfang det er fagligt relevant, benytter Allerød Kommune Statens og Kommunernes Indkøbs Service (SKI) udbudte rammeaftaler. 8. It-analyseværktøj Indkøb og Udbud benytter et it-analyseværktøj, der bidrager til at skabe et samlet overblik over Allerød Kommunes forbrugs- og indkøbsmønstre Dette værktøj sikrer, at Indkøb og Udbud har et præcist overblik over Allerød Kommunes indkøbsdata og dermed kan foretage en kvalificeret prioritering af de udbudspligtige områder. Værktøjet benyttes endvidere til at foretage controlling på Allerød Kommunes eksisterende rammeaftaler og sikrer dermed, at Allerød Kommune betaler de korrekte priser i henhold til de konkurrenceudsættelser, der er gennemført. Arbejdet med controlling bliver endvidere understøttet af et brugervenligt e-shop modul. 9. Gevinstrealiseringer Indkøb og Udbud gevinstrealiserer efter hver afsluttet konkurrenceudsættelse, og eventuelle gevinster tilfalder kommunekassen fra det tidspunkt, hvor rammeaftalen træder i kraft. 10. Konsortier Mindre og mellemstore virksomheder, der ønsker at deltage i konkurrenceudsættelser vedrørende større opgaver, opfordres til at overveje at gå sammen om at løfte opgaven, eksempelvis ved at indgå i en samarbejdsrelation (konsortium). 11. Bekæmpelse af sort arbejde Allerød Kommune har nul-tolerance overfor leverandører, der ikke indeholder A-skat og arbejdsmarkedsbidrag for medarbejdere eller på anden måde unddrager det offentlige skatter og afgifter. Allerød Kommune vil skærpe indsatsen mod sort arbejde ved fx at stille dokumentationskrav i de kontrakter og aftaler, som indgås med eksterne leverandører. Alle konstaterede brud på kommunens politik omkring bekæmpelse af sort arbejde vil blive anmeldt til relevante myndigheder, herunder SKAT og politiet. 12. Grønne indkøb, herunder økologi Allerød Kommune vil gøre en aktiv indsats for at mindske miljøbelastningen og sikre en bæredygtig udvikling bl.a. via miljørigtige indkøb. Dette vil samtidig betyde, at det vil være attraktivt at udvikle og levere miljøvenlige produkter og serviceydelser til Allerød Kommune.
Miljørigtige indkøb drejer sig grundlæggende om at prioritere produkter, der fremstilles på den mest miljøvenlige måde distribueres på den mest miljøvenlige måde belaster miljøet mindst muligt ved brug har lavest muligt energiforbrug (jf. Elsparefondens indkøbsvejledning) har lavest mulige indhold af sundheds- og miljøbelastende stoffer eller stofgrupper er økologiske (fødevarer) har god kvalitet og lang holdbarhed kan bortskaffes på den mest miljøvenlige måde I forbindelse med indgåelse af rammeaftaler stiller Allerød Kommune konkrete miljøkrav til de produkter, hvor det vurderes relevant, og der vil altid skulle foretages en konkret vurdering fra indkøb til indkøb. Herudover stilles retningslinjer for grønne indkøb for specifikke varegrupper. 13. Sociale klausuler og arbejdsklausuler I forbindelse med udbud skal sociale klausuler altid overvejes, og hvor det er muligt og hensigtsmæssigt, skal der indgå specifikke krav til kommende leverandører. Omfang og type af sociale klausuler afhænger af det konkrete indkøb/den konkrete tjenesteydelse, der konkurrenceudsættes, men hvor det er muligt, vil Allerød Kommune fx stille krav om, at leverandører ansætter elever eller indgår praktikaftaler. I forbindelse med konkurrenceudsættelser, og hvor det er relevant, indsættes arbejdsklausuler om at løn, arbejdstid og arbejdsvilkår i øvrigt ikke må være mindre gunstige end dem, der gælder for arbejde af samme art inden for vedkommende fag eller industri på den egn, hvor arbejdet udføres, i henhold til kollektive overenskomster, jf. ILO s konvention nr. 94 om arbejdsklausuler.