4 OCTOBER 2010 INTRODUKTION TIL AURUS AU S REJSE- OG UDGIFTSAFREGNINGS SYSTEM præsen TATION 1 DAGSORDEN Kort om AURUS Krav til rejse-/udgiftsafregningen Kreditkort Hjælp og vejledning Eksempel på en afregning 2 1
KORT OM AURUS AU s Rejse- og UdgiftsafregningsSystem Webbaseret, elektronisk rejse- og udgiftsafregning Standardsystem, Basware TEM (Travel og Expense Management) Mulighed for kreditkort Bilag indskannes og vedhæftes Tidsplan Driftsstart 11. oktober 2010 Velkomstmail med brugernavn og password tilsendes ved driftsstart 3 KORT OM AURUS (2) AURUS anvendes til Rejseafregning dvs. afregning af udgifter afholdt i forbindelse med tjenesterejser Udgiftsafregning dvs. afregning af mindre udgifter (udlæg) betalt kontant eller med kreditkort, hvor leverandøren ikke sender faktura Anmodning om forskud - efter indførelse af kreditkort, bliver behovet for forskud dog meget begrænset. AURUS anvendes IKKE til Rejsebestilling rejser bestilles som hidtil hos Via Travel Afregning af selve rejseudgifterne flybilletter, togbilletter m.v. afregnes som hidtil ved, at Via Travel sender elektronisk faktura til fakturahåndteringssystemet (Evenex) 4 2
ROLLER Rejsende Sekretær Kontrollant Godkender Den rejsende Alle medarbejdere der har brug for at lave en rejseafregning/ udgiftsafregning Sekretær Kan være den rejsende behjælpelig med udfyldelse Kontrollant Skal sikre overholdelse af rejseregler og foretager kontering - ØCS Godkender Skal godkende, at udgiften må trækkes fra det påførte projekt ØCS 5 KRAV TIL REJSEAFREGNING (1) Ingen regler er derfor ændret, det er alene måden hvorpå afregningen foretages. Fra manuel til elektronisk Statens regler for rejser (rejsecirkulæret) er fortsat gældende. SKI aftalerne skal fortsat overholdes. Rejseafregningen foretages senest 14 dage efter hjemkomst Samme oplysninger som altid Samme dokumentationskrav som tidligere Alle udgiftsbilag til afregningen skal nu være indscannede i stedet for vedhæftede 6 3
KRAV TIL REJSEAFREGNING (2) Rejseafregningen foretages senest 14 dage efter hjemkomst Ved manglende afregning vil der blive mulighed for løntræk E-mail advisering til den rejsende Mails tirsdag og fredag Når der er transaktioner på kreditkort samt Når der er sket udbetaling af rejse- eller udgiftsafregning 7 KREDITKORT Hvem kan få kreditkort Fastansatte med min. 18,5 timers ansættelse pr. uge og regelmæssig behov for brug af kreditkort Hvordan får man kreditkort Blanket til kreditkort kan hentes fra ØCS hjemmeside Husk underskrift fra institut-/centerleder Husk stedkode for det institut man tilhører (oversigt på ØCS hjemmeside) Kort og kode bliver sendt til hjemadressen i løbet af ca. 3 uger Der må ikke hæves i kontantautomater i Danmark Undtagelse: udenlandsk valuta i lufthavnen Privat brug af kortet er IKKE tilladt Undtagelse: privatforbrug op til time-/dagpengesatsen på udenlandsrejsen, dog max. 2.000 kr. pr. rejse 8 4
VIDERE HERFRA Driftstart er 11. oktober 2010 Samme dag får alle oprettede, en personlig mail med Brugernavn Førstegangs-password Link til systemet Modtager man ikke en mail så kontakt Sanne Dolmer sanne@science.au.dk Efter denne dato foretages alle afregninger i AURUS det gælder også udgifter, man evt. måtte have haft inden idriftsættelsesdatoen 9 SÅDAN ANVENDES SYSTEMET 10 5
Login side: https://aurus-8000c.asb.dk Her indtastes brugernavn og start login som man har modtages i velkomstmailen 11 Første gang man logger på, bliver man bedt om at ændre sit password Passwordet skal ændres før man får lov til at fortsætte 12 6
Første gang man logger på, bliver man bedt om at ændre password Passwordet skal ændres før man får lov til at fortsætte 13 14 7
TRIN 1: Man starter med at vælge det type dokument man gerne vil afregne Vigtigt: Skal man afregne på et EU projekt, skal man efterfølgende huske, at al originaldokumentation skal sendes til ØCS med opgivelse af rejsenummeret som dokumentet får. 15 TRIN 2: Her indtastes alle stamoplysninger for rejsen Forklaring: Her indtastes det 6 cifrede projektnummer, som angiver hvem som skal betale for rejsen. Har man ikke angivet noget projektnummer vil rejseafregningen blive returneret af kontrollanten. Alle felter markeret med * skal udfyldes Kontostreng: Denne udfyldes af kontrollanten i ØCS. 16 8
Først når man kommer til trin 3 gemmes afregningen og den får et rejsenummer. Dette angives på dokumenterne til EU afregninger. Oversigt: opdateres som man kommer igennem fanebladene 17 TRIN 3: Rejsedage: Her kan man definere, hvordan ens bespisning har set ud. Som udgangspunkt afregnes man som man har fået alle måltider stillet til rådighed. For at rette dette, skal man ind på hver enkelt rejsedag. 18 9
TRIN 3: Kørsler: Har man benyttet egen bil, afregnes denne her. 19 TRIN 3: Kørsler: Har man benyttet egen bil, afregnes denne her. Dette felt skal aldrig bruges. Der arbejdes på at få det fjernet. De indtastede ruter gemmes således at man næste gang man har kørt samme tur, så vil ruten blive husket i rullemenuen, så husk at give den et sigende navn! Alle felter markeret med * skal udfyldes Når turen er indtastet tryk opdater og herefter gem og fortsæt 20 10
TRIN 3: Udgifter: Her indtastes de udgifter/udgiftsbilag ma har haft på rejsen. Her afregnes også kreditkort transaktionerne Oversigt: Nu er oversigten blevet opdateret med kørselsgodtgørelsen 21 TRIN 3: Udgifter: Her indtastes de udgifter/udgiftsbilag ma har haft på rejsen. Her afregnes også kreditkort transaktionerne Alle felter markeret med * skal udfyldes Bilag vedlægges Opdater og tryk Tilbage 22 11
TRIN 3: Udgifter: Her indtastes de udgifter/udgiftsbilag ma har haft på rejsen. Her afregnes også kreditkort transaktionerne. Denne oversigt viser de kontante udlæg Valutakurser: Der skal altid tastes egen valutakurs. Enten ud fra den daglige kurs, eller kursen på bilaget. Bemærk: Der kan være flere udgifter hæftet på samme bilagsdokumentation som indscannes og vedhæftes. 23 TRIN 3: Udgifter: Hent kreditkorttransaktioner Her markeres hvilke transaktioner som skal med på denne rejseafregning 24 12
TRIN 3: Udgifter: Hent kreditkorttransaktioner 25 TRIN 3: Udgifter: Hent kreditkorttransaktioner Bilaget er nu identificerbart sammen med kreditkorttransaktionen 26 13
TRIN 3 Bilag: Her får man overblik over de bilag som man har uploadet 27 TRIN 4: AFSLUTNING Tryk bekræft og send. Rejseafregningen er nu færdig. Vælg altid: NAT, kontrollantgruppen Godkender = din projektadministrator 28 14
GOD FORNØJELSE 29 HJÆLP OG VEJLEDNING På AU s Økonomiportal findes der en række kvik-guides, manualer m.v. med informationer om brugen af systemet og arbejdsgangene http://www.au.dk/fakulteterinstituttermv/adm/budget/oko/menu2/aurusrejseogudgifts afregningssystem/kvikguidestildenrejsende/ På ØCS hjemmeside kan man finde de NAT specifikke informationer http://science.au.dk/services/oko/ Har man yderligere brug for hjælp, kan man spørge på: AURUSHOTLINE@adm.au.dk Er man helt på spanden så kontakt: Lise K. Mortensen, lkm@science.au.dk eller Sanne Dolmer, sanne@science.au.dk 30 15
OPSUMMERING Alle regler er stadig de samme Hovedregel: Elektroniske fakturaer ski aftaler Kontokort kan med fordel anvendes f.eks Silvan, Føtex Rejsebestilling Via Travel fakturaafregning Udlæg skal ned på et minimum. Restauranter vil gerne sende fakturaer. Gamle kreditkort nedlægges. Konferencebestillinger på de nye kreditkort Det er ikke for sent at bestille nye kreditkort Husk bilagsdokumentationen på EU projekter skal sendes til ØCS påført rejsenummer Husk at påføre formål/anledning, deltagerlister ved afregning af møder Husk selv med de nye kreditkort. Dokumentationskravene er stadig de samme! Fremtidige brugeroprettelser skal godkendes i ØCS. Blanketten sendes til Sanne Dolmer, sanne@science.au.dk http://www.au.dk/fileadmin/www.au.dk/da/adm/budget/filer/blanket_adgang_t il_workflow AURUS_.pdf 31 STARTSKUDDER LYDER D. 11. OKTOBER. GOD FORNØJELSE 32 16