Boligselskabet BSB Svendborg

Boligselskabet BSB Svendborg Referat af organisationsbestyrelsesmøde mandag den 25. november 2013 kl. 15.00 på Hotel Svendborg, Centrumpladsen 1, 5700 Svendborg Dagsorden: 1 Boligselskabet BSB Svendborg... 3 1.1 Orientering fra formanden... 3 1.2 Bestyrelseshonorar... 3 1.3 Boligselskabets årsregnskab... 4 1.4 Revisionsprotokol... 4 1.5 Bestyrelsens årsberetning... 4 1.6 Boligselskabets budget... 5 1.7 Godkendelse af styringsrapport... 5 1.8 Fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved manglende... 5 1.9 Indstilling af kandidater til Domeas repræsentantskab... 6 1.10 Valg af deltagere til Domeas regionsmøder... 6 1.11 Valg af kredsdelegerede til BL... 7 1.12 Forvaltningsrevision årlig opfølgning... 7 1.13 Udlejningsforhold... 7 1.14 Personaleforhold Generel orientering... 8 1.15 Information om ny Domea prisstruktur... 8 1.16 Domeas Landskonference 2014... 9 1.17 Valg til ejerforeningernes bestyrelse... 9 2 Nybyggeri... 9 2.1 Status vedr. Ryttervej... 9 3 Boligselskabets afdelinger... 10 3.1 Årsregnskaber... 10 3.2 Driftsbudgetter... 10 3.3 LUKKET PUNKT... 12 3.4 Ansøgning til dispositionsfonden Wandallshaven... 12 3.5 Terræn ændringer i Fruerparken... 13 4 Næste møde... 13 4.1 Boligorganisationens efterfølgende ordinære repræsentantskabsmøde... 13 5 Eventuelt... 14 Deltagere fra bestyrelsen: Svend Erik Johansen, formand Lis Neumann, næstformand Britt Berthou Karsten Berg Flemming Pedersen Erik Langkilde Masoum Moradi - Afbud Henrik Nielsen - Afbud Svend Hviid Mogensen Side 1 af 14

Øvrige deltagere: Klavs Hedelund, Markedschef Domea Henning Larsen, Kundechef - Afbud Thomas Holluf, Direktør Domea Erik Lønne Gottfredsen, Regionsdirektør Domea Pernille Poulsen, Servicekoordinator Lars Ole Møller, Ejendomsmester, Domea Domea Boligcenter Svendborg, den 3. januar 2014 Side 2 af 14

1 Boligselskabet BSB Svendborg 1.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Formand Svend Erik Johansen orienterede bestyrelsen om Henning Larsens sygemelding pga. operation af diskusprolaps. Henning Larsen forventes ikke tilbage før engang efter jul. Lars Ole Møller og Pernille Poulsen vil være behjælpelige med spørgsmål med Martin Skytte som backup. Formanden overbragte en hilsen fra Domeas bestyrelsesformand Karin Thomsen. Der var kommet afbud fra Henrik Nielsen (Kommunen), der takkede for tiden i bestyrelsen. Der har været afholdt afdelingsgennemgang og regnskabs/budgetmøder, formanden bad om lidt bedre deltagelse fra resten af bestyrelsen. Formanden gjorde opmærksom på, at det er alt for gamle billeder, der bliver brugt på afdelingsbudgetterne. Der bliver taget nye billeder til foråret i forbindelse med de billeder, der skal tages til afdelingernes skilte og rollups med det nye logo. Der er kommet lakridser og reflekser med logo på, disse medbringes til repræsentantskabsmødet. Der er Boligmesse i SG-Hallen den 23.+24. februar 2014, det kunne være en god ide at deltage med en stand. Pernille Poulsen undersøger hvad det koster at deltage (max 10.000). Der er to ledige lejligheder på 5. Maj Plads der går i tomgang 1.12.2013. Fruerparken/Fruerlunden (7511) har fået valgt en bestyrelse med Birgit Storm som formand. Formanden kommenterede Servicecenterets problem omkring manglende lyd på telefonerne, når de ringer. Fortrolig orientering 1.2 Bestyrelseshonorar Bestemmelserne om det samlede årlige honorar til organisationsbestyrelsen findes i 13 i driftsbekendtgørelsen. For regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2012 udgør det årlige maksimale vederlag til bestyrelsen kr. 74,08 pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder i boligorganisationen og kr. 44,44 pr. lejemålsenhed for boligorganisationens øvrige lejemålsenheder De angivne satser indeksreguleres én gang årligt. Bestyrelsen har tidligere besluttet, at honoraret fordeles ligeligt på bestyrelsens medlemmer, dog således at formanden oppebærer dobbelt honorar. Det indstilles til bestyrelsen at godkende, at honoraret fastsættes til det lovlige maksimumniveau, og at princippet for den interne fordeling af honoraret i bestyrelsen fortsætter uændret i kommende regnskabsår. Den nuværende fordeling med 2 portioner til formanden og 1 til hvert af de øvrige medlemmer fortsætter. Side 3 af 14

1.3 Boligselskabets årsregnskab Boligselskabets årsregnskab godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Boligselskabets årsregnskab for perioden 2012/2013 fremgår af regnskabsbogen, der udsendes senest 1 uge forud for mødets afholdelse. Regnskabet udviser et overskud på kr. 19.833. Bemærkninger til årets resultat samt til boligselskabets generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskabet, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Klavs Hedelund gennemgik regnskabet for 2012/2013. Der var et par enkelte rettelser til forsiderne af afdelingsregnskaberne: Femte Maj Plads og Grønnedal har begge fælleslokaler. Lars Ole Møller sørger for rettelserne. Årsregnskabet blev godkendt. 1.4 Revisionsprotokol Revisionsprotokol til årsregnskab for boligselskab og afdelinger godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden 2012/2013 fremgår af regnskabsbogen, der udsendes senest 1 uge forud for mødets afholdelse. Domea har følgende kommentarer til protokollen: Som tidligere nævnt er der supplerende oplysninger om Jægermarken vedr. henlagte midler i forhold til LBF støtte. Af forsigtighedshensyn er årets overskud henlagt på konto 124 andre henlæggelser. Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollen, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Revisionsprotokollen blev godkendt. 1.5 Bestyrelsens årsberetning Bestyrelsens beretning for seneste regnskabsår er optrykt i boligselskabets årsregnskab og suppleres eventuelt med andre skriftlige materialer eller en mundtlig beretning på repræsentantskabsmødet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsberetningen til forelæggelse for repræsentantskabet. Side 4 af 14

Formandens beretning såvel som den skriftlige beretning blev godkendt. 1.6 Boligselskabets budget Boligselskabets budget godkendes endeligt af organisationsbestyrelsen og forelægges repræsentantskabet til orientering. Forslag til budget for perioden 2014/2015 fremgår af regnskabsbogen som udsendes senest 1 uge forud for mødets afholdelse og indeholder udover selve budgettet - en oversigt over den forventede udvikling i boligorganisationens dispositionsfond, arbejdskapital og egen trækningsret. Domea har følgende kommentarer til budgetforslaget: Der budgetteres med en jævn udvikling af omkostninger og indtægter. Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgettet, som herefter forelægges førstkommende ordinære repræsentantskabsmøde til orientering. Klavs Hedelund gennemgik selskabets budget. Karsten Berg orienterede kort om erhvervslejemålene på Femte Maj Plads. Der er indhentet tilbud fra 3 forskellige håndværkere. Det kommer til ca. at koste 1,2 millioner kr. for at sætte dem i stand til 4 gæstelejligheder. Det forventes at stå færdigt maj/juni 2014. 1.7 Godkendelse af styringsrapport Til brug for den løbende styringsdialog er organisationsbestyrelsen forpligtet til at udarbejde og indsende en årlig rapport om boligorganisationens virksomhed til kommunen. Styringsrapporter for boligorganisation og afdelinger er vedlagt. Rapporternes økonomiske oplysninger mv. er opdateret ift. tidligere udarbejdede rapporter, mens det overlades til bestyrelsen at gennemgå og tilpasse de mere kvalitative og politisk betonede oplysninger. Det indstilles, at bestyrelsen gennemgår, tilpasser og godkender styringsrapporterne. Der var enkelte rettelser og tilføjelser til rapporten, som Lars Ole Møller vil får regnskabsafdelingen til at indtaste. 1.8 Fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved manglende huslejebetaling eller manglende opfyldelse af istandsættelsesforpligtigelsen Boligselskabets dispositionsfond skal som udgangspunkt dække afdelingernes tab ved manglende huslejebetalinger eller manglende opfyldelse af istandsættelsesforpligtigelsen. Kommunen kan dog godkende, at udgifterne ikke skal dækkes af dispositionsfonden, hvis boligorganisationens økonomiske situation gør det nødven- Side 5 af 14

digt. En dispensation kan fx være relevant hvis en afdeling, som lider store tab ved fraflytninger selv har de relevante midler, mens at dispositionsfonden er presset på likvider. Domea anbefaler boligselskabet at søge kommunen om fritagelse for dispositionsfondsdækning af tab ved manglende huslejebetalinger eller manglende opfyldelse af istandsættelsesforpligtigelsen, indtil dispositionsfondens indestående når et niveau, hvor afdelingerne ikke længere skal betale et årligt bidrag til dispositionsfonden. Hvis boligselskabet opnår fritagelse, så betyder det ikke nødvendigvis, at afdelingerne selv skal dække deres tab. Organisationsbestyrelsen vil blot være friere stillet til selv at vurdere, hvor støtte fra dispositionsfonden kan gøre størst gavn, i stedet for fx at skulle dække tab i afdelinger, som i øvrigt har en god økonomi. Det indstilles, at bestyrelsen bemyndiger Domea til at søge fritagelse for dispositionsfondsdækning af manglende huslejebetalinger eller manglende opfyldelse af istandsættelsesforpligtigelsen i afdelingerne. Bestyrelsen besluttede at søge Kommunen. 1.9 Indstilling af kandidater til Domeas repræsentantskab De administrerede boligselskaber kan til Domeas repræsentantskab vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog maksimalt 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. En deltagende repræsentant fra boligorganisationen kan gives fuldmagt til at råde over samtlige boligorganisationens stemmer i Domeas repræsentantskab. Boligselskabet BSB Svendborg kan vælge op til 7 repræsentanter. Repræsentanterne vælges af repræsentantskabet efter indstilling fra organisationsbestyrelsen Det indstilles, at bestyrelsen af sin midte indstiller op til 7 repræsentanter til valg til Domeas repræsentantskab for 1 år. De 5 beboerrepræsentanter (Svend Erik Johansen og Svend Mogensen er fødte medlemmer) og de 2 suppleanter indstilles til repræsentantskabet. 1.10 Valg af deltagere til Domeas regionsmøder Hvert år afholdes to regionsmøder i hver af Domeas regioner. Adgangs- og stemmeberettigede på regionsmøderne er 2 medlemmer af organisationsbestyrelsen i hver boligorganisation. Det er tidligere besluttet, at repræsentantskabet udpeger de stemmeberettigede deltagere til regionsmøderne efter indstilling fra organisationsbestyrelsen. Organisationsbestyrelsens indstillinger vil blive forelagt på mødet. Side 6 af 14

Det indstilles, at bestyrelsen udpeger 2 medlemmer af organisationsbestyrelsen til at deltage i det kommende års regionsmøder. Svend Erik Johansen og Lis Neumann er BSB Svendborgs formelle repræsentanter (med stemmeret) 1.11 Valg af kredsdelegerede til BL BL s kredsarbejde er åbent for alle afdelings- og organisationsbestyrelsesmedlemmer, men det er kun de valgte/udpegede delegerede, der er opstillings- og stemmeberettigede på BL s kredsvalgmøder. I henhold til BL s vedtægter kan boligorganisationen vælge/udpege 2 kredsdelegerede pr. påbegyndt antal af 500 boliger i kredsen. Boligselskabet BSB Svendborg kan vælge op til 6 delegerede. Repræsentantskabet har besluttet at overlade til organisationsbestyrelsen at vælge delegerede. Det indstilles, at bestyrelsen vælger op til 6 kredsdelegerede for 1 år. De 6 beboerrepræsentanter repræsenterer BSB Svendborg. 1.12 Forvaltningsrevision årlig opfølgning Boligselskabet er underlagt reglerne om forvaltningsrevision og har i den forbindelse godkendt en række målsætninger med konkrete mål. Der henvises til selskabets årsberetning i årsregnskabet, hvor opfølgning og evaluering på forvaltningsrevision er indarbejdet. Som dokumentation for målsætning om administrativ ledelse vedlægges uddrag af Domeas Mål & Resultater. Det indstilles, at bestyrelsen tager evalueringen til efterretning og godkender at fortsætte med de fastsatte målsætninger og konkrete mål. Evalueringen blev taget til efterretning. 1.13 Udlejningsforhold For de enkelte lejemålstyper i afdelingerne kan ventelisten opgøres som nedenfor. Det bemærkes, at samme ansøger kan tælle med på flere boligtyper og i flere afdelinger. Afdeling Antal boliger Aktive på liste I bero på liste Fraflytnings procent 7501 115 32 368 21 % 7502 264 61 487 10 % 7504 261 51 335 21 % 7508 228 71 463 17 % Side 7 af 14

7511 121 106 447 7 % 7514 38 53 335 26 % 7516 50 40 347 22 % 7517 46 58 319 15 % Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Orientering taget til efterretning. Udlejningssituationen har det sidste halve år været fornuftig, og procenten ligget pænt. 1.14 Personaleforhold Generel orientering Bjarne Madsen er ansat i Jægermarken i tidsbegrænset stilling frem til 31.12.2013. Det kan vise sig nødvendigt at forlænge perioden dette drøftes med afdelingsbestyrelsen. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 1.15 Information om ny Domea prisstruktur Information om ny Domea prisstruktur, og konsekvensen for BSB Svendborg. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Svend Erik Johansen og Lis Neumann har deltaget i møde med formænd på Fyn vedr. den nye prisstruktur. Thomas Holluf orienterede kort om baggrunden for den nye prisstruktur, hvor der differentieres afhængig af afdelingernes størrelse. I dag betaler en afdeling på 20 boliger, det samme i administrationsbidrag (pr. bolig) som en afdeling med 200 boliger, selvom det er markant billigere pr bolig at administrere den store afdeling. Dette bliver der taget højde for i den nye struktur, og den lovede nedsættelse af administrationsbidraget svinger således fra 0% til 35 % afhængig af afdelingens størrelse. For BSB Svendborg der har mange store afdelinger - vil administrationsbidraget således blive 1,4 millioner kr. mindre, end der betales i dag. Der er dog alligevel mulighed for at få nedsat administrationsbidraget yderligere ved at slå nogle af de mindre afdelinger sammen. Dette blev kort diskuteret, men der var enighed om at inddrage afdelingsbestyrelserne i den videre diskussion. Bestyrelsen besluttede samtidig at forlænge 2015 pilotprojektet (samdriften mellem Jægermarken og Toftemarken) til den 1. juli 2014. Bjarne Madsens tidsbegrænsede ansættelse i Jægermarken skal således også forlænges, ligesom det tidligere er besluttet at Lars Ole Møller fortsætter som driftsleder også efter den 1. januar. Side 8 af 14

Klavs Hedelund foreslog at informere om både 2015 og den nye prisstruktur på et møde for alle afdelingsbestyrelser, og dato er efterfølgende bestemt til den 9. januar 2014. 1.16 Domeas Landskonference 2014 Domeas Landskonference afholdes i dagene 13. og 14. juni 2014 på Nyborg Strand, så sæt allerede nu kryds i kalenderen. Selskaberne opfordres til i god tid at sikre, at der i de enkelte afdelinger og/eller via arbejdskapitalen er afsat passende midler til de valgte og ansattes deltagelse i konferencen. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Arbejdskapitalen betaler, også for de ejendomsmestre der ønsker deltagelse. Almene Boligdage, der afholdes i Bella Centeret, betaler afdelingerne for hver især. 1.17 Valg til ejerforeningernes bestyrelse Det indstilles, at bestyrelsen vælger repræsentant til ejerforeningernes bestyrelse. Svend Erik Johansen blev valgt. 2 Nybyggeri 2.1 Status vedr. Ryttervej Hovedentreprenøren Carsten Knudsen er godt i gang med byggeriet, men er desværre blevet lidt forsinket i forhold til deres arbejdstidsplan. Jordarbejdet gik helt efter planen, da der var rigtig fint vejr. Stormen i mandags gjorde dog, at forsinkelsen blev lidt mere udtalt, idet et par af de op murede indervægge blæste omkuld, og det er nødvendigt at bestille nogle nye overliggere. På den samlede tidsplan skulle det dog ikke få betydning. Rejsegilde planlægges til at finde sted, når vinduer og tagkassetter er monteret, så det kan finde sted i tørvejr. Mere herom senere. Af hensyn til tidsplanen, skal der træffes de nødvendige afgørelser senest uge 49, hvorfor der forventes indkaldt til møde inden længe. I forhold til budgettet var det nødvendigt at spare nogle ting væk i forhold til udbudsmaterialet i første omgang for at sikre, at der er budget til uforudsete udgifter. Under udgravning til fundamenter, er der truffet blød bund et par steder, og det koster ca. kr. 50.000,-, som ikke er i budgettet, men kan indeholdes i de uforudsete udgifter. Alt i alt går det godt det virker som om, de involverede parter er interesseret i at levere et godt projekt. Side 9 af 14

Orientering om status på Ryttervej herunder ansøgning til Domeas kunstfond og BSB Svendborgs dispositionsfond om kunstgave. Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning, og at Bestyrelsen behandler ansøgning til Domeas kunstfond. Der er lidt forsinkelser pga. stormen, ellers kører projektet planmæssigt. Bestyrelsen blev enig om, at søge Domeas kunstfond et beløb af 40.000 kr. Dispositionsfonden giver kr. 25.000 til kunstværket. DGV Galleriet leverede sidste gang kunsten, og bestyrelsen ønskede at bruge DGV Galleriet igen. 3 Boligselskabets afdelinger 3.1 Årsregnskaber Boligafdelingernes årsregnskaber godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet. Afdelingernes årsregnskaber for perioden 2012/2013 fremgår af regnskabsbogen. Afdelingernes regnskaber udviser følgende resultater: Afdeling 7501: overskud på kr. 396.372 Afdeling 7502: overskud på kr. 310.309 Afdeling 7504: overskud på kr. 23.353 Afdeling 7508: overskud på kr. 1.794.361 Afdeling 7511: overskud på kr. 599.083 Afdeling 7514: overskud på kr. 253.981 Afdeling 7515: overskud på kr. 156.915 Afdeling 7516: overskud på kr. 72.437 Afdeling 7517: underskud på kr. 53.676 Afdeling 7522: overskud på kr. 314.777 Afdeling 7524: overskud på kr. 228.598 Bemærkninger til årets resultat samt til afdelingernes generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen. Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes årsregnskaber. Afd. 7508 har fået 1,5 million kr. tilbage i skat, derfor kommer det store overskud. Afd. 7517 underskud fremkommer af den traktor, de har måtte anskaffe. PP sender stamdata for afdelingerne fra regnskabsbogen til formænd/ejendomsmestre for evt. rettelser. Bestyrelsen godkendte afdelingernes årsregnskaber. 3.2 Driftsbudgetter Boligafdelingernes driftsbudgetter godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse på afdelingsmøder. Side 10 af 14

Afdelingernes driftsbudgetter for perioden 2014/2015 vedlægges som bilag. Domea har følgende kommentarer til budgetterne: Generelt: Der har i næsten alle afdelingerne været et overskud der skyldes, at diverse driftsforhold har været gunstige for afdelingerne, bl. a. tilbagebetaling af ejendomsskat. Dette har igen i år været medvirken til en moderat lejestigning. Afdeling 7501: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 7.462,000 og indebærer en lejeregulering på 1.68 % pr. 01.07. 2014. Budgettet forventes godkendt på afdelingsmøde den 28.01 2014. Til budgettet kan i øvrigt bemærkes, at afdelingens Afdeling 7502: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 12.651.000 og indebærer en lejeregulering på 2,22 % pr. 01.07. 2014. Budgettet forventes godkendt på afdelingsmøde den 04. 03 2014. Til budgettet kan i øvrigt bemærkes at afdelingens Afdeling 7504: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 15.393.000 og indebærer en lejeregulering på 1,52 % pr. 01.07. 2014. Budgettet forventes godkendt på afdelingsmøde den 05.02 2014. Til budgettet kan i øvrigt bemærkes at afdelingens Afdeling 7508: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 13.681.000 og indebærer en lejeregulering på 1,99 % pr. 01.07 2014 Budgettet forventes godkendt på afdelingsmøde den 06. 02 2014 Til budgettet kan i øvrigt bemærkes at afdelingens Afdeling 7511: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 7.774.000 og indebærer en lejeregulering på 1.22 % pr. 01.07 2014. Budgettet forventes godkendt på afdelingsmøde den 12.02 2014. Til budgettet kan i øvrigt bemærkes at afdelingens Afdeling 7514: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 3.198.000 og indebærer en lejeregulering på 1,49 % pr. 01.07 2014. Budgettet forventes godkendt på afdelingsmøde den 13.02. 2014. Til budgettet kan i øvrigt bemærkes at afdelingens Afdeling 7515: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 4.383.000 og indebærer en lejeregulering på 1,57 % pr. 01.07 2014. Budgettet forventes godkendt på afdelingsmøde den 03.02 2014. Til budgettet kan i øvrigt bemærkes at afdelingens Side 11 af 14

Afdeling 7516: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 3.165.000 og indebærer en lejeregulering på 1,95 % pr. 01.07 2014. Budgettet forventes godkendt på afdelingsmøde den 25.02 2014. Til budgettet kan i øvrigt bemærkes at afdelingens Afdeling 7517: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 3.3.37.000 og indebærer en lejeregulering på 2,91 % pr. 01.07 2014. Budgettet forventes godkendt på afdelingsmøde den 27.02 2014. Til budgettet kan i øvrigt bemærkes at afdelingens Afdelingen havde et underskud der skyldes merforbrug på konto 115 til nødvendigt køb af traktor. Afdeling 7522: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 8.416.000 og indebærer en lejeregulering på 1,53 % pr. 01.07 2014. Budgettet forventes godkendt på afdelingsmøde den 11.02 2014. Til budgettet kan i øvrigt bemærkes at afdelingens Afdeling 7524: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 2.447.000 og indebærer en lejeregulering på 1,29 % pr. 01.07 2014. Budgettet forventes godkendt på afdelingsmøde den 26. 02 2014. Til budgettet kan i øvrigt bemærkes at afdelingens Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes driftsbudgetter for kommende regnskabsår. Afd. 7502 rettes budgettet til forventes godkendt i stedet for er godkendt. Thomas Holluf pointerede at BSB Svendborg følger en god økonomi, at det er værd at fortælle videre til afdelingsbestyrelserne. Bestyrelsen godkendte driftsbudgetterne under forudsætning for afdelingsmødernes efterfølgende godkendelse. 3.3 LUKKET PUNKT 3.4 Ansøgning til dispositionsfonden Wandallshaven Der har længe været et ønske om større badeværelser til meget plejekrævende beboere i afdelingen. I nogle af lejemålene er der mulighed for at nedlægge bryggers og sammenlægge dette med eksisterende toilet. I første omgang vil der være tale om at få støtte til at udarbejdelse at tegninger og projektmateriale til brug for en evt. tilbudsgivning. Side 12 af 14

Det indstilles, at bestyrelsen behandler ansøgningen til dispositionsfonden om støtte til tegninger og projektmateriale. Da beløbet ikke overstiger mere end kr. 11.000, bevilger dispositionsfonden ikke midler til projektet. Afdelingen har midler til selv at finansiere. 3.5 Terræn ændringer i Fruerparken Afdelingen finder det nødvendigt med en snarlig omlægning af flisearealerne bag Fruerparken 1-9, da et evt. skybrud kan give store skader på bygningerne. Afdelingen har afsat midler i budget 2014 2015 kr. 170.000 gældende fra den 1. juli 2014. Afdelingen anmoder derfor om udlæg fra arbejdskapitalen der tilbagebetales den 1. juli 2014. Det indstilles, at bestyrelsen godkender udlæg fra arbejdskapitalen til omlægning af flisearealerne. Bestyrelsen besluttede at låne afdelingen kr. 136.000 til 1. juli 2014, og at projektet kan sættes i gang. Lars Ole Møller undersøger hvornår der kan være opstart. Afdelingsmødet tager beslutning om at få posten rykket frem til indeværende år i stedet, da afdelingen selv er økonomisk rustet til at betale. 4 Næste møde 4.1 Boligorganisationens efterfølgende ordinære repræsentantskabsmøde Der er tilmeldt 32 repræsentanter plus deltagere fra administrationen. Tinus Lassen (sekretariatschef) er blevet bedt om at varetage dirigentrollen. De fremsatte forslag blev gennemgået og drøftet, og bestyrelsen gjorde sin stilling op i forhold til de enkelte forslag. Svend Erik Johansen modtog bestyrelsens fulde opbakning til at søge genvalg på formandsposten. Bestyrelsen blev enige om at foreslå Leo Jørgensen (Jægermarken) og Trine Kyed (Hjerteparken) som suppleanter. Der blev aftalt følgende møder: 20. december kl. 10.00: Bestyrelsesmøde 9. januar kl. 18.00: Informationsmøde afdelingsbestyrelser 19. marts kl. 15.00: Bestyrelsesmøde 18. juni kl. 15.00: Bestyrelsesmøde 24. september kl. 15.00: Bestyrelsesmøde 24. november kl. 15.00: Bestyrelsesmøde 27. november kl. 17.00: Repræsentantskabsmøde Side 13 af 14

5 Eventuelt Klavs Hedelund orienterede om henvendelse fra Svendborg Kommune, der er meget bekymrede over den fremtidige udlejningssituation i Svendborg, nu hvor renoveringen i Skovparken er helt færdigt og der aktuelt står 140 tomme boliger. Kommunen anmoder derfor BSB Svendborg om at sikre, at erfaringer fra Skovparken inddrages i den videre proces i Jægermarken/Toftemarken, så vi minimerer risikoen for at en tilsvarende situation opstår her efter helhedsplanens gennemførelse. Emnet tages op på det kommende bestyrelsesmøde. Mødet slut kl. 19.45 Referatet godkendt: Svend Erik Johansen Formand Referatet er tilsendt: Organisationsbestyrelsen Tinus Lassen Øvrige deltagere Svendborg den 03.01.2014 LIJ/KLH Side 14 af 14